135
SISTEM INFORMASI PENCATATAN INVENTARIS BARANG PADA BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH (BPBD) KAB.
SORONG SELATAN
Rohayati Arifin2, Nuraida Latif2, Supardi3 Sistem Informasi, STMIK AKBA 1 Teknik Informatika, STMIK AKBA 2,3
Email : [email protected]1, [email protected]2
ABSTRAK
Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kab. Sorong selatan, masih dikelola dengan cara manual yaitu menggunakan Microsoft excel untuk mengelola data peminjaman barang, kondisi barang dan seluruh inventaris yang ada dalam kantor BPBD, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam memberikan laporan jika sewaktu-waktu dibutukan. Maka penelitian ini akan memberikan solusi yang berbentuk sebuah aplikasi yang dapat membantu kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kab. Sorong Selatan dalah hal mengelola data inventaris. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pencatatan inventaris barang (SIPIB) pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kab. Sorong Selatan berbasis web menggunakan metode Dynamic Systems Development Method (DSDM), yang diharapkan dapat memudahkan pegawai dalam pembuatan laporan inventaris barang. Penerapan metode Dynamic System Development Method yang diharapkan dapat memudahkan dalam perancangan sistem informasi pencatatan inventaris barang pada kantor BPBD Kab. Sorong Selatan. Data yang akan di olah dalam penelitian ini diperoleh melalui wawancara, dokumentasi dan tinjauan pustaka. Hasil pengujian yang dilakukan berupa pengujian Black Box dengan cara membagi kuesioner kepada 30 responden yaitu pegawai kantor BPBD dan penduduk kab sorong selatan yang akan menggunakan sistem ini, maka menghasilkan nilai pengujian 64.01%.
Kata Kunci: Dynamic System Development Method (DSDM), Blackbox, web..
ABSTRACT
Office of the Regional Disaster Management Agency (BPBD) Kab. South Sorong, is still managed manually by using Microsoft excel to manage data on borrowing goods, condition of goods and all inventory in the BPBD office, resulting in difficulties in providing reports if needed at any time. So this research will provide a solution in the form of an application that can help the Regional Disaster Management Agency (BPBD) Kab. Sorong Selatan is about managing inventory data. This study aims to design an information system for recording inventory of goods (SIPIB) at the Regional Disaster Management Agency (BPBD) Kab. Sorong Selatan is web-based using the Dynamic Systems Development Method (DSDM), which is expected to make it easier for employees to make inventory reports. The application of the Dynamic System Development Method which is expected to facilitate the design of an information system for recording inventory of goods at the BPBD Kab. South Sorong. The data to be processed in this study were obtained through interviews, documentation and literature review. The results of the tests carried out are in the form of Black Box testing by distributing
135
136
questionnaires to 30 respondents, namely BPBD office employees and residents of South Sorong Regency who will use this system, resulting in a test value of 64.01%.
Keywords: Dynamic Systems Development Method (DSDM), Blackbox, web..
1. PENDAHULUAN
Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kab. Sorong Selatan merupakan suatu instansi pemerintahan yang cukup aktif dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam aktivitas pekerjaan setiap hari dan dilengkapi dengan fasilitas yang mendukung, namun sistem untuk mengelola data inventaris barang BPBD Kab. Sorong Selatan saat ini masih dengan cara manual menggunakan Microsoft excel.
Dimana pegawai kantor BPBD harus melakukan penginputan barang menggunakan Microsoft excel, selain data peminjaman dan kondisi barang, seluruh inventaris yang ada dalam kantor BPBD semuanya didata dan diinput oleh pegawai kantor BPBD dalam bentuk Microsoft excel. Kondisi barang dalam bentuk Microsoft excel itu dilaporkan setiap bulan dan setiap tahun ke bagian kepala bidang, pada saat pelaporan pegawai harus mencari data-data yang ada. Jika sewaktu-waktu ada data yang dibutuhkan maka kesulitannya adalah pegawai BPBD harus mencari satu persatu file yang ada yang pernah disimpan, mengakibatkan proses pengelolahan data dinilai tidak efektif dan efisien untuk membuat laporan inventaris dengan baik serta akurat.
Kemajuan teknologi saat ini sangat mendukung untuk menciptakan sebuah sistem berbasis online yang bisa membantu mengatasi permasalahan yang terdapat pada kantor BPBD kab. Sorong Selatan saat ini, sehingga proses pengelolaan data inventaris bisa dikelola secara efektif serta
menghasilkan laporan inventaris dengan cepat dan akurat.
Metode yang digunakan dalam Perancangan ini yaitu metode Dynamic System Development Method (DSDM).
DSDM adalah sebuah kerangka kerja yang didasari pada Rapid Application
Development (RAD). DSDM
memprioritaskan keterlibatan pemakai secara berkesinambungan dengan melakukan pendekatan pengembangan secara berulang serta bertambah tanggap terhadap suatu perubahan, untuk membangun sebuah sistem perangkat lunak yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis tepat waktu dan tepat anggaran. Sehingga diusulkan sebuah aplikasi inventaris barang pada kantor (BPBD) Kab. Sorong Selatan yang diharapkan dapat mengurangi kesalahan yang dapat terjadi pada waktu melakukan pencatatan inventaris barang, transaksi permohonan peminjaman barang, serta dapat menyediakan suatu informasi yang akurat dan dapat dijadikan sebagai suatu landasan bagi pimpinan instansi pemerintahan, dalam mengambil suatu keputusan untuk kepentingan instansi pemerintahan kedepannya.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Definisi sistem, informasi, sistem informasi Sistem merupakan kumpulan unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi secara bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Sutabri 2004).
Sistem merupakan kelompok /grub dari subsistem /bagian komponen apapun,
137 baik fisik maupun nonfisik yang saling
berhubungan antara satu dengan yang lain serta bekerja sama secara harmonis dalam mencapai satu tujuan tertentu (Susanto 2017).
Informasi merupakan hasil dari data yang telah diklasifikasikan, diolah ataupun diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses dari pengambilan suatu keputusan.
Informasi merupakan hasil pengelolaan data dari satu ataupun dari berbagai sumber yang kemudian diolah, sehingga dapat memberikan nilai, arti dan manfaat (Karman dan Akbar, 2019).
Informasi merupakan hasil dari pengelolaan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu dalam mengambil suatu keputusan. (Narsahid, Dkk , 2015:56)
Sistem informasi merupakan sekumpulan perangkat keras serta perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang bermanfaat, Menurut Bodnar dan Hopwood (Kadir, 2013:23).
2.2 Pengertian Inventaris
Inventarisasi merupakan suatu proses pencatatan barang-barang milik kantor perusahaan. Barang tersebut adalah barang yang digunakan oleh perusahaan atau di kantor yang menyertakan harga, jumlah, jenis serta keadaannya (Soemarsono,1994).
2.3 Dynamic System Development Methode (DSDM)
Dynamic System Development Method (DSDM) adalah suatu kerangka kerja yang awalnya didasari pada Rapid Application Development (RAD) yang menetapkan metode incramental dan iteratif, serta memprioritaskan keterlibatan pengguna/user secara berkelanjutan dengan melakukan pendekatan pengembangan secara berulang dan bertambah tanggap terhadap perubahan, untuk membangun suatu sistem perangkat lunak yang
memenuhi kebutuhan bisnis tepat waktu serta tepat anggaran. Metode ini sangat ideal untuk dipergunakan ketika suatu software dituntut untuk fokus serta mementingkan tampilan yang mudah dan dari aspek kegunaannya yang baik dari produk tersebut. (Rusdiana, 2018:85)
Dynamic System Development Method (DSDM) memfasilitasi suatu kerangka kerja untuk mengembangkan fungsi dengan cara yang lebih baik, memberikan fungsionalitas secara efektif dan efisien, serta memenuhi kebutuhan yang nyata dari suatu proyek.
Berikut ini Tahapan-tahapan Dynamic System Development Method (DSDM).
a) Feasibility Study
Dalam fase ini merupakan tahapan awal dalam kesesuaian proyek. Pada tahapan ini yaitu dimana kesesuaian DSDM akan dinilai, dilihat dari jenis proyek, organisasi serta masalah orang, keputusan akan dibuat apakah DSDM akan digunakan atau tidak, maka dari itu akan menghasilkan laporan kelayakan, sebuah prototipe kelayakan, serta garis rencana global yang mencakup rencana pembangunan ataupun log resiko.
b) Business Study
Pada tahapan ini akan dilakukan analisa karateristik dari sisi bisnis dan teknologi. Pendekatan utama yaitu pengadaan lokakarya, dalam hal ini pengguna ahli berkumpul dan menghasilkan hal-hal yang relevan dari sistem dan menyetujui skala proritas dalam pengembangan. Menghasilkan daftar proritas kebutuhan, defenisi dari wilayah bisnis, defenisi arsitektur sistem serta garis besar rencana prototype.
c) Functional Model Iteration
Tujuan dari fase ini yaitu untuk memberikan model fungsional yang terdiri dari kedua prototype software yang bekerja dan model statis. Pada fase ini dapat menghasilkan pengelolahan informasi yang diperoleh dalam penelitian bisnis. Pada fase ini menghasilkan model fungsional dan non
138
fungsional, time box plan, dan functional model review records.
d) Design and Build Iteration
Pada fase ini menyempurnakan prototype fungsional yang dikembangkan pada langkah 3 untuk memenuhi kebutuhan fungsional. Secara utama pada fase ini mengembangkan sistem yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna/user.
e) Implementation Phase
Fase ini meliputi transisi dari lingkungan pengembangan terhadap lingkungan operasional. Tahapan ini bertujuan untuk menempatkan sistem yang diuji ke dalam ruang lingkup pengguna/user serta melatih setiap individu untuk menggunakannya.
3. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
3.1. Metode Analisis
Pada tahap ini dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan diusulkan menggunakan metode analisis PIECES yaitu performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service
3.2. Metode Perancangan Sistem
Perancangan yang digunakan adalah melakukan identifikasi terhadap masalah yang ada pada kantor BPDB Kab Sorong Selatan dengan cara mengumpulkan data dan informasi dari pihak kantor terhadap masalah yang dihadapi dan mendengarkan permintaan (requirement) tentang sistem seperti apa yang dinginkan sesuai dengan kebutuhan. Setelah melakukan identifikasi kemudian merancang sistem yang dibuat dengan beberapa tahapan yaitu membuat alur sistem, menampilkan model fungsional dari sistem yang diusulkan, design and Iteration dan terakhir implementation phase.
3.3. Pengujian Sistem
Pengujian sistem yang digunakan adalah Black Box Testing. Pengujian ini berfokus pada sisi fungsionalitas, khususnya pada input dan output pada aplikasi apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Metode ini digunakan untuk dapat mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar atau layak untuk digunakan. Adapun hal- hal yang diujikan dalam penelitian ini yaitu 1. Pengujian Login Admin/Pupsalops
Tabel 3.1 Pengujian Login Admin Data
masukan
Yang diharapkan
Hasil
Halaman login
Berhasil masuk ke halaman beranda web
admin/pupsalops
Berhasil
2. Pengujian Halaman Barang Keluar Tabel 3.2 Pengujian Halaman barang
Keluar Data
masukan
Yang diharapkan
Hasil Halaman
barang keluar
Berhasil
menampilkan data barang keluar serta dapat menambahkan, mengedit dan menghapus data
Berhasil
3. Pengujian Halaman Barang Kembali Tabel 3.3 Pengujian Halaman Barang
Kembali Data
masukan
Yang diharapkan
Hasil
Halaman barang kembali
Berhasil
menampilkan data barang kembali serta dapat menambahkan, mengedit dan menghapus data
Berhasil
139 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Implementasi Sistem
Setelah melewati proses analisis dan perancangan sistem maka selanjutnya adalah proses pembuatan system. Setelah melewati proses pembuatan system maka didapatkan system informasi pencatatan inventaris barang pada kantor BPBD Kab.
Sorong Selatan. Adapun proses pembangunan sistem di bangun berdasarkan hasil analisa dan perancangan sebelumnya terhadap system dan hasil yang didapatkan adalah :
1). Sistem informasi pencatatan inventaris barang digunakan untuk mencatat semua data barang pada kantor BPBD Kab. Sorong Selatan
2). Dalam system pengelolaan pencatatan barang terdapat akses login yang digunakan untuk masuk ke dalam halaman utama
3). Sistem informasi pencatatan inventaris barang pada kantor BPBD digunakan untuk mencatat inventrais barang , dimana admin/ pupsalops, Kabid, dan penduduk berperan sebagai aktor.
Dimana aktor memiliki peran masing- masing, Kabid hanya dapat melihat data inventaris, sedangkan admin/pupsalops dapat mengelolah data, dan penduduk dapat mengisi form permohonan peminjaman
4.2 Pembahasan
Tampilan interface pada system pencatatan barang pada kantor BPBD Kab.
Sorong Selatan sebagai berikut:
1. Tampilan Login
Untuk menjalankan webserver Sistem Informasi Pencatatan Inventaris Barang, terlebih dahulu kita harus membuka web browser lalu pada address bar ketikkan http://localhost/SIPIB dan akan tampil
halaman login seperti terlihat pada gambar 1 :
Gambar 1. Halaman login
Halaman login pada gambar 1 merupakan form yang tampil pertama kali untuk masuk ke dalam sistem, login ini digunakan untuk semua user admin/pusalops, penduduk dan kabid.
2. Halaman Dasboard
Ketika login berhasil, maka akan tampil gambar 2 berikut :
Gambar 2. Dasboard admin
3. Halaman kondisi barang
Halaman kondisi, admin/pupsalops dapat menambahkan kondisi barang yang ada dan dapat mengedit atau menghapus data kondisi barang pada gambar 3 ;
Gambar 3. Halaman Kondisi Barang
140
4. Halaman barang keluar
Halaman barang keluar pada gambar 4, admin/pupsalops dapat menambahkan data barang keluar jika ada permintaan dari penduduk Kab. Sorong Selatan yang ingin mengajukan permohonan peminjaman barang yang telah disetujui.
Gambar 4. Halaman barang keluar
5. Halaman barang Kembali
Halaman barang kembali pada gambar 5 admin akan melakukan penginputan data barang kembali jika ada masyarakat yang ingin mengembalikan barang.
Gambar 5. Halaman barang Kembali
6. Halaman Peminjaman penduduk
Halaman peminjaman penduduk pada gambar 6, Penduduk Kab. Sorong Selatan dapat mengisi form permohonan peminjaman jika ingin melakukan peminjaman inventaris barang BPBD kab.
Sorong Selatan.
Gambar 6. Halaman Peminjaman Penduduk
7. Halaman Kabid
Halaman kabid menampilkan semua data inventaris yang ada setiap bulannya agar kabid mudah dalam memonitoring data inventaris barang, pada gambar 7.
Gambar 7. Halaman Kabid
4.3. Pembahasan hasil Kuisioner
Pengujian sistem dilakukan untuk mengukur tingkat kelayakan sistem yang dibuat sesuai dengan rancangan yang digambarkan. Berikut ini tabel pengujian dengan 30 responden.
Tabel 3.4. Data jawaban hasil kuisioner
N o
Pertanya an
Jawaban Nilai Ju
mla A B C D 4 3 2 1 h 1 Apakah
sistem memiliki tampilan yang menarik ?
21 8 1 0 84 24 2 0 110
2 Apakah sistem dapat mengel olah data dengan
24 6 0 0 96 18 0 0 114
141
cepat ?
3
Apakah user merasa aman menggun akan sistem ?
26 4 0 0 104 12 0 0 116
4 Apakah sistem menyedia kan informasi yang akurat?
24 6 0 0 96 18 0 0 114
5 Apakah sistem menggun akan warna yang sesuai ?
22 7 1 0 88 21 2 0 109
6 Apakah pengguna merasa aman terhadap informasi pribadi?
21 9 0 0 84 27 0 0 108
7 Apakah sistem cepat dalam mendown load file ?
26 4 0 0 104 12 0 0 116
1. Analisa Pertanyaan Pertama pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan pertama adalah 110. Nilai rata-ratanya 110/7=15,71 presentasenya nilainya 15.71/4x100=
39.27%
2. Analisa Pertanyaan kedua pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan kedua adalah 114. Nilai rata-ratanya 114/7=16.28 presentasenya nilainya 16.28/4x100%=
40.7%
3. Analisa Pertanyaan ketiga pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan ketiga adalah
116. Nilai rata-ratanya 116/7=16.57 presentasenya nilainya 16.57/4x100%=
41.42%
4. Analisa Pertanyaan keempat pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan keempat adalah 114. Nilai rata-ratanya 114/7=16.28 presentasenya nilainya 16.28/4x100%=
40.7%
5. Analisa Pertanyaan kelima pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan kelima adalah adalah 109. Nilai rata-ratanya 109/7=15.57 presentasenya nilainya 15.57/4x100%=
38.92%
6. Analisa Pertanyaan keenam pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan keenam adalah 108. Nilai rata-ratanya 108/7=15.42 presentasenya nilainya 15.42/4x100%=
38.55%
7. Analisa Pertanyaan ketujuh pada tabel 4.7 dapat dilihat bahwa jumlah nilai dari 30 responden untuk pertanyaan ketujuh adalah 116. Nilai rata-ratanya 116/7=16.57 presentasenya nilainya 16.57/4x100%=
41.42%
Berdasarkan hasil diatas maka diperoleh rata- rata presentase nilai responden untuk pertanyaan kuisioner yaitu :
((39.27+40.7+41.42+40.7+38.92+38.55+41 .42))/7 x 100% = 64.01%.
5. SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil perancangan dan implementasi sistem informasi pencatatan inventaris barang (SIPIB) pada kantor BPBD Kab. Sorong Selatan disimpulkan bahwa Sistem Informasi Pencatatan Inventaris Barang (SIPIB) dirancang menggunakan tahapan pada metode Dynamic System Development Method (DSDM), sehingga proses perancangan
142
dilakukan secara bertahap pada setiap tahapan yang ada pada DSDM.
Berdasarkan hasil pengujian system dinyatakan berhasil dirancang, dengan pengujian yang telah dilakukan, maka nilai presentase 64.01% dari 30 responden, sehingga dinyatakan bahwa sistem ini dapat berjalan dengan baik dan dapat mengelola data dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Anisah, & Kuswaya. (2017).
Analisisdanperancangan sistem informasi pengelolahan data pengeluaran, penggunaan bahan dan hutang dalam pelaksanaan proyek pada PT.BANAMBA PITRATAM.
Simetris, 509.
Arifin, R., & Latif, N. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar.
Inspiration: Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 10(1), 68-76.
Ayu, F., & Permatasari, N. (2018).
Perancangan Sistem Informasi Pengelolahan Data Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada divisi HUMAS PT. PEGADAIAN. Intra- tech, 16.
Karman, J., & Akbar, J. (2019). Sistem Informasi Keamanan Data Organisasi KAMMI Komisariat Sebiduk Semare Kota LUBUKLINGGAU Berbasis Web Menggunakan Metode Vigenere
Chipper. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 13.
Kesuma, C., Kristiani, Y., & Isnaini, F.
(2018). Sistem Infromasi Pendaftaran Pernikahaan Berbasis Web Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Bayumas. Evolusi, 18-29.
Latif, N., & Awaliah, N. (2020).
Implementasi Sistem Informasi Geografis Layanan Publik Lingkup Kota Pare-Pare Berbasis Web. Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Komputer Universitas Al Asyariah Mandar, 6(2), 55-59.
Latif, N., Disa, S., Ratnawati, R., Halid, A., Sumardin, A., Muniar, A. Y., &
Wisda, W. (2021). Pelatihan Pemanfaatan Sistem Informasi Pelaporan Retribusi Sampah:-. Jurnal Abdidas, 2(4), 737-742.
Nursahid, Riasti, B., & Purnama, B. (2015).
Pembangunan Sistem Informasi Penilaian Hasil Belajar Siswa Sekolah Menegah Atas (SMA) Negeri 2 Rambang Berbasis Web.
Indonesia Journal On Networking and Security, 56.
Putra, D., & Andriani, R. (2019). Unified Modelling Language (UML) dalam Perancangan Sistem Informasi Permohonan Pembayaran Restitusi SPPD. Teknoif, 33.
Raharjo, B. (2016). Modul Pemrograman Web (HTML, PHP, DAN MYSQL).
Bandung: Modula.
