1.0 Tujuan
Sebagai petunjuk pelaksanaan proses penambahan, pengurangan, penangguhan dan pembatalan ruang lingkup sertifikat.
2.0 Ruang Lingkup
Mencakup tanggung jawab dan metode yang digunakan oleh LSPro AGS dalam proses penambahan dan pengurangan ruang lingkup sertifikat yang diminta oleh klien serta apabila sertifikat klien harus ditangguhkan atau dibatalkan penggunaannya.
3.0 Acuan
PM 7 : Persyaratan Proses 4.0 Tanggung Jawab
Operational Manager bertanggung jawab atas pelaksanaan proses penambahan, pengurangan, penangguhan dan pembatalan ruang lingkup sertifikat.
5.0 Definisi
5.1. Penambahan ruang lingkup sertifikat adalah penambahan ruang lingkup sertifikat ke dalam SPPT SNI yang telah diterbitkan, dapat berupa penambahan merek dan atau penambahan jenis atau tipe produk untuk SNI yang sama.
5.2. Pengurangan ruang lingkup sertifikat adalah pengurangan ruang lingkup sertifikat dari SPPT SNI yang telah diterbitkan.
5.3. Penangguhan dan pembatalan adalah penangguhan dan pembatalan yang dilakukan sebagai akibat sistem dan atau produk tidak memenuhi persyaratan standar.
6.0 Prosedur
6.1. Penambahan Ruang Lingkup Sertifikat
1. Klien mengajukan surat permohonan untuk penambahan ruang lingkup sertifikat menggunakan FR 7.2.1.a sesuai dengan Persyaratan Permohonan Sertifikat Produk – DP 7.2.
2. Operational Manager mengidentifikasi tanggal terbit sertifikat yang akan ditambah dan tanggal audit terakhir, untuk menetapkan metode evaluasi.
3. Evaluasi penambahan ruang lingkup sertifikat mencakup :
a. Pengambilan dan pengujian contoh produk bila audit sertifikasi kurang dari 6 (enam) bulan.
b. Penilaian sistem manajemen mutu, pengambilan dan pengujian contoh produk bila audit sertifikasi telah melewati 6 (enam) bulan. Pelaksanaan audit dilakukan dengan penambahan pemeriksaan sistem dan pengendalian mutu produk sesuai permohonan.
4. Penambahan ruang lingkup sertifikat yang dilakukan bersamaan dengan resertifikasi, mekanisme pelaksanaannya sesuai dengan pelaksanaan sertifikasi.
5. Panitia Teknis melakukan peninjauan hasil evaluasi sesuai butir 3 di atas dan merekomendasikan keputusannya apakah diterima atau ditolak kepada General Manager.
6. Berdasarkan rekomendasi Panitia Teknis dan data – data klien yang ada maka General Manager memutuskan diterbitkan atau tidaknya sertifikat produk baru sesuai ruang lingkup yang diminta.
7. Untuk produk SNI wajib, LSPro AGS melaporkan kepada Direktur Jenderal Pembina Industri, Kepala BPPI, Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat terhadap diterbitkan atau ditolaknya penambahan ruang lingkup.
8. Operational Manager melengkapi Direktori Produk yang Disertifikasi dan dipublikasikan dalam web LSPro AGS berdasarkan informasi data klien dan amandemen sertifikat produk yang diterbitkan.
9. Sertifikat produk yang lama selanjutnya ditarik dan diganti dengan sertifikat produk baru yang masa berlakunya sesuai dengan tanggal sertifikat produk yang lama.
6.2. Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikat
1. Klien mengajukan permohonan kepada LSPro AGS untuk pengurangan ruang lingkup sertifikat dari SPPT SNI yang telah diterbitkan menggunakan FR 7.2.1.a.
2. Operational Manager menyiapkan sertifikat produk baru sesuai ruang lingkup yang diminta pemohon untuk ditandatangani General Manager.
3. Untuk produk SNI wajib, LSPro AGS melaporkan kepada Direktur Jenderal Pembina Industri, Kepala BPPI, Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat terhadap pengurangan ruang lingkup.
4. Sertifikat produk yang lama selanjutnya ditarik dan diganti dengan yang baru dan masa berlakunya sesuai dengan sertifikat yang lama.
5. Klien tidak berhak lagi untuk mengedarkan dan menggunakan tanda SNI pada produk yang ruang lingkupnya sudah tidak tercantum dalam sertifikat yang baru.
6.3. Penangguhan dan Pembatalan Ruang Lingkup Sertifikat
1. Klien yang telah mendapat sertifikat dapat dikenakan penangguhan / pembatalan karena kriteria berikut :
a. Klien melakukan perubahan yang menimbulkan ketidaksesuaian terhadap ketentuan SNI.
b. Hasil surveilan menunjukkan bahwa kesesuaian produk terhadap ketentuan SNI yang diacu tidak dapat dipertahankan dan ketidaksesuaian yang terjadi tidak dapat diatasi dalam jangka waktu yang ditentukan.
c. Penyalahgunaan SPPT SNI dan atau Tanda SNI yang tidak segera diatasi oleh perusahaan dengan melakukan tindakan koreksi / perbaikan yang tepat.
d. Pengaduan terhadap perusahaan yang dapat dibuktikan penyimpangannya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi Produk.
e. Penyimpangan lainnya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi Produk.
f. Tidak dapat memenuhi kewajiban persyaratan sertifikasi baru karena adanya revisi standar.
2. Pelaksanaan
a. Apabila klien termasuk dalam salah satu kriteria butir 6.3.1 di atas maka Operational Manager menyampaikan surat pemberitahuan penangguhan sertifikat ─ FR 7.11.3 yang sudah ditandatangani oleh General Manager kepada klien.
3. Apabila terdapat perubahan skema sertifikasi yang disampaikan oleh Pemerintah, maka waktu penangguhan sertifikat dikonsultasikan oleh General Manager melalui surat ke KAN untuk menetapkan waktu penangguhan yang ditetapkan.
4. Operational Manager memeriksa dan mempelajari sebab – sebab yang dapat mengakibatkan penangguhan sertifikat karena perubahan skema sertifikasi dari pemerintah.
5. Bila diperlukan, General Manager menugaskan Tim Evaluasi untuk melakukan verifikasi terhadap perbaikan yang sudah dilakukan oleh perusahaan.
6. Operational Manager menyiapkan Surat Tugas kepada Panitia Teknis ─ FR 7.11.1 untuk dilakukan peninjauan ulang terkait hasil evaluasi perbaikan oleh klien.
7. Panitia Teknis melakukan Rapat Tinjauan Ulang terhadap sertifikat klien dan memberikan Rekomendasi di dalam Laporan Hasil Rapat Tinjauan Ulang Panitia Teknis ─ FR 7.11.2
8. Berdasarkan rekomendasi Panitia Teknis, Operational Manager menyiapkan Surat Pembatalan Sertifikat ─ FR 7.11.3 atau Surat Pengaktifan Kembali SPPT SNI ─ FR 7.11.4 yang ditandatangani oleh General Manager.
9. Untuk produk SNI wajib, surat pemberitahuan keputusan pembatalan sertifikat ditembuskan kepada Direktur Jenderal Pembina Industri, Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat.
10. Klien yang Sertifikat Produknya dibatalkan tidak berhak lagi untuk menggunakan Sertifikat Produk dan Tanda Kesesuaian SNI.
11. Untuk produk yang diketahui berbahaya atau melanggar terhadap standar yang berlaku, tembusan surat keputusan disampaikan kepada pihak yang berwenang dan bertanggung jawab untuk melaksanakan penarikan produk yang beredar.
7.0 Lampiran
7.1. Permohonan SPPT SNI ─ FR 7.2.1.a
7.2. Surat Tugas Tim Perumus Perubahan yang mempengaruhi ─ FR 7.11.1 Sertifikasi
7.3. Laporan Hasil Rapat Tinjauan Ulang Panitia Teknis ─ FR 7.11.2 7.4. Surat Pengurangan – Penangguhan – Pembatalan ─ FR 7.11.3
Penggunaan Tanda SNI
7.5. Surat Pengaktifan Kembali Sertifikasi ─ FR 7.11.4 8.0 Distribusi
Asli General Manager
8.1. Management Representative 8.2. Operational Manager
8.3. Business & Development Manager 8.4. Support Manager
