BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Piutang usahamerupakan salah satu akun yang sangat penting, karena akun piutang usaha berhubungan langsung dengan laba yang akan diperoleh oleh perusahaan. Piutang usaha dapat menimbulkan resiko bagi perusahaan, yaitu resiko kerugian piutang. Apabila semakin banyak piutang yang dapat tertagih, maka semakin banyak pula laba yang dapat diperoleh, namun apabila pelanggan tidak dapat membayar tagihan sampai jatuh tempo, maka perusahaan akan mengalami kerugian piutang yang bisa berdampak fatal bagi kelangsungan perusahaan.
Karena piutang usaha ini menjadi bagian terbesar dari aktiva lancar serta bagian terbesar dari total aktiva perusahaan, maka piutang usaha memerlukan kebijakan yang baik dari manajemen dan pengelolaannya. Manajemen perlu melakukan tindakan atau kebijakan dalam pengelolaan data pelanggan termasuk piutang, penagihan piutang, perlakuan pencatatan piutang tak tertagih, sehingga besarnya piutang yang tidak dapat ditagih sesuai dengan catatan perusahaan. Pengelolaan perusahaan yang kurang baik akan merugikan perusahaan karena akan berimbas pada perolehan laba dan pada akhirnya dapat mengurangi pendapatan. Bagi banyak perusahaan, proses penagihan adalah suatu pos yang mempunyai perananpenting karena proses ini adalah merupakan tahapan dimana pos piutang akan dikonversi menjadi uang kas yang selanjutnya digunakan proses operasi perusahaan pada waktu yang akan datang.Jumlah pelanggan yang banyak membuat pengendalian pun harus dilakukan secara efektif dan secara terus-menerus agar proses penagihan piutang perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu pengendalian internal terhadap piutang usaha ini sangat penting diterapkan.
Pengendalian internal perusahaan merupakan salah satu cara yang digunakan untuk meningkatkan efektivitaas dan efisiensi, menjaga aset dan memberikan informasi yang akurat serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan.Perusahaan harus dapat menjamin bahwa pelanggan mampu melaksanakan pembayaran atas penjualan jasa yang diberikan, dan juga harus dapat menjamin bahwa uang tunai hasil penagihan yang diterima petugas perusahaan dari kreditur benar-benar mengalir ke kas perusahaan.Oleh karena itu, penagihan piutang perusahaan harus mengandung pengendalian intern yang baik.
Penelitian terdahulu telah membahas mengenai masalah pengendalian intern piutang.
Penelitian sejenis dilakukan oleh Oki Pranata Simamora yang hasil penelitiannya diketahui bahwa :
Perusahaan belum menerapkan pengendalian intern piutang dengan baik karena tidak mempunyai satu fungsi yang secara khusus menangani penjualan kredit.Otorisasi pemberian penjualan kredit kepada pelanggan telah dilakukan oleh kabag pemasaran tanpa didasari informasi yang akurat mengenai kemampuan membayar dari pelanggan.Akibatnya besar kemungkinan perusahaan memberikan penjualan kredit kepada pelanggan yang kemampuan membayarnya rendah.1 Dalam penelitian yang dilakukan sekarang berjudul Pengendalian Intern Piutang pada PT Karya Murni Perkasa di Kota Medan.Perbedaan penelitian inidengan penelitian terdahulu adalah objek penelitian yang berbeda dan Persamaan dalam penelitan ini adalah meneliti pengendalian intern piutang usahanya.PT Karya Murni Perkasa Medan merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontraktor seperti konstruksi bangunan, jembatan, jalan dan irigasi.Selain itu PT Karya Murni Perkasa juga melakukan penyewaan alat-alat berat seperti traktor dan truk.Aktivitas usaha PT Karya Murni Perkasa ini melakukan penjualan jasa secara kredit, sehingga PT Karya Murni Perkasa memiliki piutang usaha yang jumlahnya cukup besar.
1 Oki Pranata Simamora,Skripsi :Pengendalian Intern Piutang pada PT Sinar Sosro Medan:
Universitas HKBP Nommensen, Fakultas Ekonomi, Medan, 2017.
Piutang usaha yang dimiliki PT Karya Murni Perkasa Medan adalah Piutang Usaha Konstruksi, piutang usaha konstruksi ini terjadi akibat adanya penjualan jasa, dimana penjualan jasa tersebut dilakukan kepada pihak lain atas dasar kontrak dan piutang ini merupakan hasil dari kegiatan normal perusahaan. Piutang usaha Konstruksi ini merupakan bagian yang terbesar dari jumlah piutang yang ada dalam perusahaan. Besar jumlah piutang yang dimiliki oleh PT Karya Murni Perkasa Medan maka akanbesar pula resiko yang akan dialami oleh perusahaan. Oleh sebab itu, dalam melakukan pengendalian internal atas piutang usaha, maka yang harus menjadi pusat perhatian adalah bagaimana pengamanan yang akan efisien dan efektif dilakukan atas piutang usaha, baik dari lingkungan perusahaan, penentuan resiko, informasi dan komunikasi yang dilakukan, serta pemantauan atau pengawasan terhadap piutang usaha.
Dari uraian diatas, penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh guna untuk mengetahui bagaimana sebenarnya pengendalian intern piutang usaha pada PT Karya Murni Perkasa Medan, sehingga penulis tertarik untuk mengangkat sebuah skripsi dengan judul “ Pengendalian Intern Piutang pada PT Karya Murni Perkasa di Kota Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Penulis merumuskan apa yang menjadi permasalahan dalam peneitian ini, yaitu“Bagaimana penerapan pengendalian intern piutang pada PT Karya Murni Perkasa Medan ?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah untuk mengetahui penerapan pengendalian intern piutang pada PT Karya Murni Perkasa Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dalam pengendalian intern piutang pada PT Karya Murni Perkasa Medan.
2. Bagi universitas diharapkan dapat menjadi literature/acuan dalam penelitian selanjutnya.
3. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengendalian intern piutang.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Piutang
Sebagian besar piutang biasanya timbul sebagai akibat dari transaksi-transaksi penjualan barang atau penyerahan jasa, pemberian pinjaman, pesanan-pesanan yang diterima atau saham dan surat berharga lain yang akan diterbitkan, klaim atas ganti rugi dari perusahaan asuransi, dan sewa atas aktiva yang dioperasikan oleh pihak lain. Istilah piutang sudah menjadi daya tarik dalam mempromosikan perusahaan tersebut dalam menarik perhatian para pelanggannya .Istilah kredit dalam jual beli kini sering sekali menjadi taruhan untuk bersaing demi merebut pasar.
Dalam hal ini, tentu perusahaan harus berhati-hati dalam memberikan atau menjalankan daya tarik tersebut, agar tidak terlalu larut dengan menjual barang dengan kredit tanpa memikirkan investasi atau kecukupan modal yang akan digunakan.
Dwi Martani mendefinisikan piutang sebagai berikut:
Piutang merupakan klaim suatu perusahaan pada pihak lain. Hampir semua entitas memiliki piutang kepada pihak lain baik yang terkait dengan transaksi penjualan/pendapatan maupun merupakan piutang yang berasal dari transaksi lainnya.2
Hery mendefinisikan piutang sebagai berikut:
Piutang mengacu pada sejumlah tagihan yang akan diterima oleh perusahaan (umumnya dalam bentuk kas) dari pihak lain, baik sebagai akibat penyerahan barang dan jasa secara kredit (untuk piutang pelanggan yang terdiri atas piutang
2 Dwi Martani, et. al., Akuntansi Keuangan Menengah: Berbasis PSAK, Buku Satu: Salemba Empat, Jakarta, 2014, hal. 193.
usaha dan memungkinkan piutang wesel), memberikan pinjaman (untuk piutang karyawan, piutang debitur yang biasanya langsung dalam bentuk piutang wesel danpiutang bunga), maupun sebagai akibat kelebihan pembayaran kas kepada pihak lain (untuk piutang pajak).3
Dari definisi piutang yang telah dikemukakan tersebut memberikan kesimpulan bahwa piutang merupakan tagihan terhadap perorangan, badan usaha atau pihak ketiga lainnya sebagai suatu perkiraan dan penyelesaiannya dilakukan dengan penerimaan sejumlah uang.Tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau penyerahan jasa kepada pelanggan, pada umumnya merupakan sebagian besar dari modal kerja perusahaan.Sebagai akibat masalah pengendalian dan kebijakan kredit, serta pengumpulan piutang merupakan salah satu faktor yang perlu mendapatkan perhatian serius oleh manajemen.
Perkiraan yang berhubungan dengan piutang antara lain adalah pendapatan atas penjualan barang atau jasa.Pelaksanaanpenagihan piutang yang berhasil akan mendatangkan penerimaan pembayaran berupa uang, barang ataupun jasa. Jika telah dibayar secara keseluruhan akan mengakibatkan klaim terhadap seseorang atau badan usaha telah sesuai dan perkiraan piutang menjadi saldo nihil atau nol. Penagihan piutang yang tidak menghasilkan penerimaan pembayaran akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan sendiri.
2.2 Faktor yang Mempengaruhi Jumlah Piutang
Piutang merupakan aktiva yang penting dalam perusahaan dan dapat menjadi bagian penting yang besar dari likuiditas perusahaan.Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh beberapa faktor.Riyanto menyatakan faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya piutang tersebut diantaranya adalah seperti berikut:
1. Volume Penjualan kredit
2. Syarat pembayaran penjualan kredit 3. Ketentuan tentang pembatasan kredit
3Herry, Akuntasi Aset, Liabilitas, dan Ekuitas: Grasindo, Jakarta, 2014, hal. 29.
4. Kebijakan dalam penagihan piutang 5. Kebiasaan Pembayaran pelanggan.4
2.3 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi metode pencatatan piutang dilakukan sebagai berikut:
1. Metode konvensional.
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang.
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping).
4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.5 1. Metode konvensional
Dalam metode ini postingkedalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam jurnal.
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang
Dalam metode ini, media diposting kedalam kartu piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu
Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang, faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan.
4. Metode Pencatatan dengan menggunakan komputer
Pencatatan piutang dengan komputer yang menggunakan batch sistem yaitu dimana dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting untuk memutihkan catatan piutang.
4 Bambang Riyanto, Dasar Dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Keempat, Cetakan Kesepuluh : BPFE, Yogyakarta, 2010, hal. 85.
5Mulyadi, Sistem Akuntansi, Cetakan Kedua: Salemba Empat, Jakarta, 2016, hal. 210.
2.4 Prosedur Penagihan Piutang
Sehubungan dengan pengendalian intern piutang maka penulis perlu mengemukakan prosedur penagihan piutang. Jadi dalam suatu proses terdapat bagian-bagian terlibat misalnya dalam prosedur penagihan piutang.Prosedur penagihan piutang merupakan kewajiban dari prosedur pemberian kredit. Piutang timbul dari pemberian kredit, oleh karena itu kedua proses ini mempunyai hubungan yang erat sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya bahwa piutang yang sudah jatuh tempo akan ditagih. Penagihan piutang yang jumlahnya sedikit akan lebih muda dan sederhana namun jika jumlah piutang yang akan ditagih dalam jumlah yang banyak, tentunya diperlukan suatu penanganan yang khusus agar tercipta pengendalian intern yang memadai atas penagihan piutang.
Selanjutnya, menurut Mulyadi prosedur penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan.
2. Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3. Bagian Penagihan memberikan cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur.
4. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kas .
5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6. mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada Bagian Kasa debitur.
7. Bagian Kasa menyetorkan cek kebank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cektersebut ke bank debitur.6
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat pemberitahuan yang diterima dari debitur bersama dengan cek.Salah satu bentuk surat pemberitahuan dari debitur adalah tembusan bukti kas keluar atas pembayaran hutangnya.
Perusahaan perlu meminta agar salah satu dari tembusan bukti kas keluar tersebut diserahkan
6Ibid,hal. 411.
kepada bagian penagihan untuk diserahkan kekasir bersama uang hasil tagihan.Kemudian bukti kas keluar diserahkan kebagian akuntansi, sehingga dapat digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang pada catatan akuntansi.
Namun cukup banyak perusahaan mengabaikan pentingnya surat pemberitahuan dari debitur, sehingga dasar pencatatan berkurangnya piutang hanya didasarkan pada tembusan daftar tagihan yang hanya diotorisasi oleh bagian penagihan. Dalam prosedurnya, bagian penagihan menerima daftar tagihan dari bagian akuntansi, kemudian mendatangi pelanggan yang terdaftar dalam daftar tagihan. Jika pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian penagihan akan membuat paraf atas nama debitur pada daftar tagihan, yang kemudian diserahkan kembali ke bagian akuntansi. Berdasarkan daftar tagihan yang diparaf oleh bagian penagihan, maka bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas dari piutang.Keadaan tersebut mengandung kelemahan karena dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan menjadi kurang andal, yang berarti catatan akuntansi perusahaan menjadi kurang andal.
2.5 Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern 2.5.1 Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern sering berbeda antara satu penulis dengan penulis lainnya.Hal ini disebabkan oleh perbedaan pola berpikir dan sudut peninjauannya.Pengendalian intern mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi.Pengendalian intern merupakan alat manajemen dalam melakukan tugasnya.Pengendalian intern membantu manajemen untuk menilai organisasi yang ada serta operasi yang dilakukan perusahaan.Semuanya ini bertujuan untuk mencegah dan menghindari timbulnya kesilapan, kecurangan dan penyelewengan.
Menurut Mei Hotma Mariati Munthe ”Pengendalian intern merupakan proses untuk
mencapai tujuan tertentu atau merupakan rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan.7
Valery G. Kumaat menyatakan:
Pengendalian internal yaitu suatu keadaan dimana terdapat sistem akuntansi yang memadai, sehingga menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang sahamkreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain, yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.8
Dari uraian tersebut memberikan pengertian, bahwa pengendalian intern memberi perlindungan atas harta milik perusahaan, meningkatkan efisiensi kerja serta mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digantikan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan untuk menjamin keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ditetapkan manajemen.
Pengendalian intern suatu entitas atas laporan keuangan kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi yang terkandung dalam laporan keuangan interim, atau dalam kedua laporan tersebut.
Pengendalian intern ditujukan untuk melindungi keamanan harta milik perusahaan, menjamin ketelitian, serta kebenaran dan keterandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi perusahaan serta mendorong dipatuhinya semua kebijakan manajmen yang telah digariskan.Jadi pengendalian intern itu lebih menekankan tujuan yang hendak dicapai.
7Mei Hotma Mariati Munthe, Sistem Informasi Akuntansi: Fakultas Ekonomi Universitas HKBP Nommensen, Medan, 2016, hal. 96.
8Valery G. Kumaat, Internal Audit: Erlangga, Jakarta, 2016.
2.5.2 Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern menurut Sofia Prima Dewi adalah sebagai berikut:
1. Mengamankan aset
2. Mendorong karyawan mengikuti kebijakan perusahaan 3. Meningkatkan efisiensi operasi
4. Memastikan catatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan.9
Menurut tujuannya, pengendalian intern dibagi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif(Internal administrative control).Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) yang
merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif(Internal administrative control) ialah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan efektivitas dipatuhinya kebijakan manajemen.Tujuan pengendalian intern adalah bersifat positif, maksudnya ialah dapat mencapai tujuan dalam batas-batas penghalang.Pengendalian intern juga dapat berubah dalam pembentukan rencana baru.Pengendalian intern mensyaratkan umpan (feed forward) yaitu bahwa tujuan, rencana, kebijakan dan standart ditetapkan dan bertanggung jawab
terhadap pencapaian tujuan, pengendalian intern didasarkan pada konsep umpan balik (feed back) dalam menilai pelaksanaan dan mengusulkan tindakan koreksi untuk menjamin
tercapainya tujuan.Prosedur rinci yang digunakan manajemen untuk mengendalikan operasi perusahaan disebut pengendalian intern (internal control).
9Sofia P D. et al..Pengantar Akuntansi: In Media, Bogor, 2017.
2.6 Komponen Pengendalian Internal COSO
Kerangka kerja pengendalian internal yang digunakan oleh sebagian besar perusahaan A.S dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organizations (COSO). Menurut Hery Komponen pengendalian internal COSO meliputi:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian resiko
3. Aktivitas pengendalian
4. Informasi dan komunikasi akuntansi 5. Pemantauan.10
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para kreditur dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti pentingnya bagi entitas tersebut.
Inti dari keberhasilan dalam pengendalian entitas secara efektif terletak pada sikap manajemen. Jika manajemen puncak sangat fokus terhadap pengendalian, maka anggota entitas lainnya juga akan bersikap demikian.
Lingkungan pengendalian berkaitan dengan:
1) Aspek integritas, nilai-nilai moral
2) Komitmen terhadap kompetensi sumber daya manusia 3) Filosofi manajemen dan cara operasi
4) Partisipasi komite audit
10Hery, Auditing dan Asurans: Grasindo, Jakarta, 2016, hal. 134
5) Struktur organisasi
6) Praktik dan kebijakan sumber daya manusia ,dan
7) Perhatian serta pengarahan manajemen terhadap entitas dan karyawan 2. Penilaian Resiko
Merupakan tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko terkait penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi.Sebagai contoh, jika perusahaan sering mengalami kesulitan dalam menagih piutang usaha, maka perusahaan harus menyelenggarakan pengendalian yang memadai untuk mengatasi risiko lebih saji piutang usaha.
3. Aktivitas Pengendalian
Hal ini merupakan kebijakan dan prosedur untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko telah diambil guna mencapai tujuan entitas. Kebijakan dan prosedur tersebut terdiri atas:
a. Pemisahan tugas
b. Otorisasi yang tepat atas transaksi c. Dokumen dan Catatan yang memadai d. Pengendalian fisik atas aset dan catatan
e. Pemeriksaan independen atau verifikasi internal 4. Informasi dan komunikasi akuntansi
Informasi yang andal dan relevan harus diidentifiasi, direkam, diolah dan dikomunikasikan dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang tepat untuk membantu orang- orang dalam suatu entitas dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Komunikasi mengandung arti adanya proses penyebaran atau pengaliran informasi ke berbagai arah , seperti:
dari atas kebawah (top down), dari bawah ke atas (bottom up), menyamping (horizontal), atau menyilang (acroos), dari dala ke luar (in-outward), atau dari luarke dalam (out-inward).
5. Pemantauan
Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian atas mutu pengendalian internal secara berkesinambungan (berkala) oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian telah berjalan sebagaimana yang diharapkan, dan dimodifikasi sesuai dengan perkembangan kondisi yang ada dalam perusahaan. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
2.7 Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Piutang
Prinsip pengendalian intern didasarkan pada pembagian tugas dan pemisahan wewenang antara pegawai, maka sering orang mengira bahwa prinsip tersebut tidak dapat diterapkan dalam perusahaan yang kecil yang mempunyai pegawai yang jumlahnya terbatas.Prinsip pengendalian intern yang diterapkan pada suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya adalah berbeda-beda tergantung beberapa faktor seperti operasi dan besarnya perusahaan. Dengan demikian menurut Oloan Simanjuntak dan Magdalena Judika Siringoringo, prinsip-prinsip pengendalian terdiri dari 5 prinsip pokok pengendalian intern antara lain:
1. Dibentuk Pertanggungjawaban (Establishment of Responsibility) 2. Pembagian Tugas Harus Jelas (Segretion of Duties)
3. Prosedur Dokumentasi Harus Ada (Documentation Procedure) 4. Pengendalian secara Fisik, Mekanik, dan Elektronik Harus Ada
5. Verifikasi Internal yang Independen Harus Ada (Independen Internal Verification).11
1. Dibentuk Pertanggungjawaban (Establishment of Responsibility)
11 Oloan Simanjuntak dan Magdalena Judika Siringo ringo, Pengantar Akuntansi: Universitas HKBP Nommensen, Medan, 2015, hal. 1.
Pengendalian akan efektif jika hanya satu orang yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Pembentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi dan persetujuan atas suatu transaksi. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggungjawab akan kesalahan tersebut.
2. Pembagian Tugas harus jelas (Segretion of Duties) Ada dua prinsip umum yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Tanggung jawab atas pekerjaan harus diberikan kepada individu yang berbeda
b. Tanggung jawab untuk memelihara pencatatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk menjaga fisik aset.
3. Prosedur Dokumentasi harus ada (Documentation Procedure)
Dokumen sebagai bukti transaksi harus memenuhi syarat dalam prosedur dokumentasi.
Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:
a. semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (Pre-numbered) yang tercetak serta semua dokumen harus dipertanggung jawabkan
b. Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi (journal) disampaikan ke bagian akuntansi untuk meyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.
4. Pengendalian secara Fisik, Mekanik, dan Elektronik harus ada
Untuk menyelenggarakan pegendalian internal yang memadai, asset dan catatan harus dilindungi.Jika tidak diamankan sebagaimana mestinya, asset dapat dicuri, diselewengkan, atau disalahgunakan. Demikian juga dengan catatan, jika tidak dilindungi secara memadai, catatan bisa dicuri, rusak atau hilang yang dapat sangat mengganggu proses pencatatan akuntansi dan operasi normal bisnis perusahaan. Pengendalian ini sangat penting karena akan meningkatkan akuntansi dokumentasi.
5. Verifikasi Internal yang Independen harus ada (Independen Internal Verification) Guna menciptakan engendalian yang efektif perlu dibentuk bagian verifikasi yang bertugas me-riview, merelokasi, serta menjaga pengendalian internal agar lebih efektif.Untuk menciptakan pengendalian internal yang efektif, verifikasi internal harus dilakukan sebagai berikut.
a. Verifikasi harus dilakukan secara periodik atau mendadak
b. Verifikasi harus dilakukakan oleh karyawan (petugas) yang independen.
c. Saran disampaikan kepada manajer untuk dilakukan tindakan koreksi.
2.8 Pengendalian Intern atas Piutang Usaha
Berbicara mengenai pengendalian internal atas piutang usaha, maka sesungguhnya yang menjadi pusat perhatian kita adalah bagaimana pengamanan yang efisien dan efektif dilakukan atas piutang usaha, baik dari segi pengamanan atas perolehan fisik kas, pemisahan tugas (termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit) sampai pada tersedianya catatan akuntansi yang akurat.Setiap pengajuan kredit yang dilakukan oleh calon pembeli haruslah diuji atau dievaluasi terlebih dahulu kelayakan kreditnya.Bagian penjualan tidak boleh merangkap bagian kredit.Persetujuan pemberian kredit hanya boleh dilakukan oleh manajer kredit.Manajer penjualan tidak memiliki otorisasi atau wewenang untuk menyetujui proposal kredit pelanggan.
Apabila bagian penjualan merangkap bagian kredit, maka dikhawatirkan (terutama apabila komisi penjualan ditetapkan berdasarkan pada besarnya omset penjualan) seluruh proposal kredit (tanpa kecuali) yang diajukan calon pembeli akan langsung disetujui tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu. Dalam hal ini kemungkinan besar resiko akan muncul terutama terhadap calon pembeli dengan peringkat kredit yang buruk.
Dalam praktek, ketiadaan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi kredit, ditambah lagi dengan kurang tepatnya dasar perhitungan komisi, seringkali menimbulkan peluang terjadinya tindakan kecurangan. Tidak mustahil, karyawan bagian penjualan akan berusaha memperbesar komisi penjualan dengan cara yang tidak benar, dimana oknum bagian penjualan akan membuat seolah-olah penjualan barang dagangan kepelanggan sungguhan terjadi, padahal penjualan tersebut dilakukan secara fiktif (barang tidak dijual ke pelanggan sungguhan namun disembunyikan). Nanti, begitu komisi diperoleh, oknum karyawan tadi akan mengembalikan barang yang telah disembunyikannya, seolah-olah telah terjadi retur dari pembeli.
Seperti yang kita ketahui, penerapan pengendalian internal memang tidak terlepas dari biaya-biaya tambahan yang harus dikorbankan perusahaan. Dalam hal ini, ingat kembali bahwa perusahaan pada dasarnya harus mempertimbangkan atau membandingkan antara besarnya biaya tambahan yang akan dikeluarkan (dalam rangka efektifnya pemisahan tugas) dengan manfaat yang akan diperoleh. Atas dasar pertimbangan cost dan benefit tadi, apabila perusahaan pada akhirnya lebih memilih untuk merangkap kedua fungsi (antara fungsi persetujuan kredit dengan fungsi penjualan), maka dasar perhitungan komisi haruslah berdasarkan pada tingkat kolektibilitas piutang, bukan omset penjualan. Artinya komisi penjualan akan dihitung berdasarkan pada besarnya piutang usaha (yang ditimbulkan dari penjualan kredit) yang telah berhasil ditagih atau dikonversi menjadi uang kas.
Akan tetapi, secara normatif jika kita berbicara mengenai pemisahan tugas (dalam kaitannya dengan pengendalian internal atas piutang usaha), maka harus adanya pemisahan fungsi antara bagian persetujuan kredit, bagian penjualan, bagian pencatatan (akuntansi) dan bagian penagihan.Fungsi persetujuan kredit dan fungsi pembukuan memegang peranan sebagai
pengecek keabsahan penjualan.Karyawan yang menangani pencatatan piutang usaha tidak boleh ikut terlibat dalam aktivitas penagihan.
2.9 Kontraktor Pelaksana
Hendra Susanto dan Hediana Makmur mengemukakan :
Kontraktor pelaksana/penyedia jasa adalah orang/badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat yang ditetapkan.Kontraktor/penyedia jasa dapat berupa badan usaha atau orang perseorangan yang berbadan hukum atau sebuah badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan konstruksi.12
Dari definisi yang telah dikemukakan tersebut memberikan kesimpulan bahwa kontraktor adalah suatu badan hukum atau badan usaha yang dikontrak atau disewa untuk menjalankan proyek pekerjaan berdasarkan isi kontrak yang dimenangkannya dari pihak pemilik proyek yang merupakan instansi/lembaga pemerintahan, badan hukum, badan usaha, maupun perorangan yang telah melakukan penunjukan secara resmi. Aturan-aturan penunjukan, target proyek ataupun order/pekerjaan yang dimaksud tertuang dalam kontrak yang disepakati antara pemilik proyek (owner) dengan kontraktor pelaksana.
2.10 Tahap Kegiatan dalam Proyek Konstruksi
Kegiatan konstruksi ialah kegiatan yang harus melalui suatu proses yang panjang dan didalamnya dijumpai banyak masalah yang harus diselesaikan. Disamping itu, didalam kegiatan konstruksi terdapat suatu rangkaian yang berurutan dan berkaitan.Wulfram I. Ervianto mengemukakan tahap kegiatan dalam proyek konstruksi sebagai berikut:
1. Tahap Studi Kelayakan 2. Tahap Penjelasan 3. Tahap Perancangan
12 Hendra Susanto dan Hediana Makmur, Auditing Proyek-Proyek Konstruksi: Andi, Yogyakarta, 2013.hal 12.
4. Tahap Pengadaan/Pelelangan 5. Tahap Pelaksanaan
6. Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan13 1. Tahap Studi Kelayakan
Tahap ini bertujuan meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungannya.
2. Tahap Penjelasan
Tujuan tahap penjelasan (briefing) ini adalah mendapatkan penjelasan dari pemilik proyek mengenai fungsi proyek dan biaya yang diizinkan sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat tafsiran biaya yang diperlukan.
3. Tahap Perancangan
Tahap perancangan (design) ini bertujuan melengkapi penjelasan proyek dan menentuan tata letak, rancangan, metoda konstruksi, dan taksiran biaya agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak wenang yang terlibat.Tahap ini juga mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk gambar rencana dan spesifikasi, serta melengkapi semua dokumen tender.
4. Tahap Pengadaan/Pelelangan
Tahap pengadaan/pelelangan ini bertujuan untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana yang akan melaksanakan kontraktor lapangan.
5. Tahap Pelaksanaan
13Wulfram I. Ervianto, Manajemen Proyek Konstruksi: Andi, Yogyakarta, 2005.hal 15.
Tahap pelaksanaan (contruction) ini bertujuan mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh konsultan peencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan.
6. Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan
Tahap pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance and start up) ini bertujuan menjamin kesesuaian bangunan yang telah selesai dengan dokumen kontrak dan kinerja fasilitas sebagaimana mestinya.Selain itu pada tahap ini juga dibuat suatu catatan mengenai konstruksi berikut petunjuk operasinya dan melatih staf dalam menggunakan fasilitas yang tersedia.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Subjek Penelitian
Subjek penelitian ini adalah PT Karya Murni Perkasayang bertempat di jalan Sei Musi, No. 21 A/15, Kecamatan Babura Sunggal, Kota Medan dengan judul Pengendalian Intern Piutang pada PT Karya Murni Perkasa di Kota Medan. PT Karya Murni Perkasa ini bergerak dalam bidang memproduksi aspal hotmix dan menjalankan usaha konstruksi bangunan, jembatan, jalan dan irigasi.
3.2 Jenis dan Data Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif kualitatif yaitu menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek penelitian untuk mencoba menganalisa kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh dilapangan.Dengan demikian penelitian ini akan menganalisis pengendalian intern terhadap piutang.
Data dalam penelitian ini menggunakan data sekunder.Data Sekunder diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi atau sudah diolah oleh perusahaan yang meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, prinsip-prinsip pengendalian interndan pengendalian intern terhadap piutang usaha PT Karya Murni Perkasa.
3.3 Pengumpulan Data 1. Dokumentasi
Dokumentasi yakni penelusuran dan perolehan data yang diperlukan melalui data yang telah tersedia.Biasanya berupa data statistic, agenda kegiatan, produk keputusan atau kebijakan, sejarah dan hal lainnya yang berkait dengan penelitian.
Dokumentasi yang diperoleh dari dokumen-dokumen internal perusahaan yang terkait dengan lingkup penelitian ini, meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, prinsip- prinsip pengendalian intern dan pengendalian intern terhadap piutang usaha PT Karya Murni Perkasa.
2. Wawancara
Cholid Narbuko dan H. Abu Achmadi mengemukakan :
Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan.14
Wawancara dilakukukan secara lisan, yakni dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian, seperti wawancara kepada bagian yang berfungsi dalam menangani piutang pada PT. Karya Murni Perkasa.
3.4 Metode Penelitian 1. Penelitian Kepustakaan
Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari dan menelaah pustaka yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi. Penelitian ini dilakukan berdasarkan kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang dianalisis serta bahan-bahan lain seperti materi perkuliahan.
2. Penelitian Lapangan
Penelitian lapangan dilakukan dengan meneliti secara langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan.Penelitian ini dilakukan melalui wawancara dengan pihak-pihak dalam perusahaan yang berwenang tentang pengendalian intern piutang.
14Cholid Narbuko dan H. Abu Achmadi, Metode Penelitian: Cetakan Kesebelas, Bumi Aksara, Jakarta, 2010, hal. 83
3.5 Metode Analisis Data
Data yang dikumpulkan dianalisis secara deskriptif dan komparatif.
1. Metode Analisis Deskriptif
Metode deskriptif adalah metode penelitian untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian, sehingga berkehendak mengadakan akumulasi data dasar.Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat, serta fenomena yang diselidiki.Metode analisis deskriptif akan menghasilkan gambaran umum dari objek yang diteliti, dengan cara mengumpulkan, menguraikan, mengklasifikasikan serta menginterprestasikan data yang diperoleh.
2. Metode Analisis Komparatif
Penelitian komperatif adalah sejenis penelitian deskriptif yang ingin mencari jawaban secara mendasar tentang sebab akibat, dengan menganalisis faktor-faktor penyebab terjadinya ataupun munculnya suatu fenomena tertentu.Dalam penelitian ini analisis komperatif dilakukan dengan menganalisis pengendalian intern piutang yang diterapkan serta mengidentifikasi kelemahan yang mungkin terdapat pada sistem tersebut, dimana kelemahan tersebut dianggap menjadi penyebab terjadinya fenomena yaitu besarnya kredit yang tidak lanca pada perusahaan.kelemahan tersebut diidentifikasi dengan cara membandingkan sistem yang diterapkan pada perusahaan dengan sistem yang seharusnya menurut sistem yang berlaku umum.
