Pengertian Audit Manufacturing. Rerangka Kerja untuk Audit. Manufacturing. Ruang Lingkup Audit. Manufacturing. Langkah-Langkah Audit.

Kerangka Isi

Standar Kompetensi

Mahasiswa mampu menelaah dan menilai sistem manajemen perusahaan (Auditee) untuk mencapai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi (3E) operasi serta memberi rekomendasi tindakan yang realitas kepada manajemen.

Kompetensi Dasar

Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian audit manufacturing, rerangka kerja untuk audit manufacturing, ruang lingkup audit manufacturing, langkah-langkah audit manufacturing, membuat contoh pelaksanaan audit manufacturing...

Indikator Hasil Belajar

Nilai hasil belajar ≥ 70 (tujuh puluh) atau minimum B

1.1 Pengertian Audit Manufacturing

Setiap perusahaan industri perlu melakukan audit manufacturing, untuk dapat meyakinkan apakah fungsi manufacturing perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan

Audit Manufacturing

Pengertian Audit Manufacturing

Ruang Lingkup Audit Manufacturing Rerangka Kerja untuk Audit

Manufacturing

Contoh Pelaksanaan Audit Manufacturing Langkah-Langkah Audit

Manufacturing

uapaya yang tepat dan memadai untuk mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus memberikan saran untuk meningkatkan keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut.

Dalam bidang manufacturing, sasaran yang diharapkan adalah tepat jumlah, tepat mutu, tepat dari hasil produksi/operasi, dan dengan biaya rendah. Oleh karena itu pelaksanaan audit manufacturing dalam suatu perusahaan haruslah menunjang pencapaian sasaran tersebut.

Berdasarkan penyataan tersebut, maka Audit manufacturing adalah merupakan pengujian- pengujian atas ketaatan atas kebijakan yang telah digariskan dalam bidang operasional, efisiensi dalam menyelenggarakan unpaya untuk mencapai tujuan di bidang operasional perusahaan, dan efektivitas dari pencapaian tujuan tersebut; Atas dasar pengujian tersebut, sehingga dapat dirumuskan temuan dari audit manufacturing; selanjutnya atas dasar temuan tersebut, harus dicari dan dirumuskan saran untuk memperbaiki kelemahan yang ditemukan.

Dalam lingkup manufacturing tercakup semua kegiatan yang terkait dalam usaha untuk mentranformasikan masukan (input) berupa tenaga dan keahlian, bahan dan peralatan, dana serta informasi, menjadi keluaran (output) berupa barang atau jasa. Transformasi masukan menjadi keluaran dapat diilustrasikan pada ilustrasi berikut:

Gambar 5.1: Transformasi masukan menjadi keluaran

Berdasarkan gambar di atas sistem transformasi informasi selalu berinteraksi dengan lingkungan baik lingkungan bisnis maupun lingkungan luar perusahaan. Sebagai contoh perubahan kondisi ekonomi menyebabkan manajer operasi merevisi perkiraan permintaan dan pada akhirnya merekrut lebih banyak tenaga kerja dan memperbesar kapasitas produksi.

Energi Lingkungan

Material Barang atau jasa

Tenaga kerja Modal Informasi

Informasi dari Umpan balik informasi untuk mengendalikan Luar Teknologi proses dan Masukan proses

Demikian pula apabila terjadi penurunan mutu kapasitas produksi, mutu produk manajer operasi akan mengkaji ulang prpsedur pengendalian mutunya sehingga membawa kembali sisten transformasi ke ujung yang benar.

Pelaksanaan audit pada fungsi manufacturing (masukan) ditujukan untuk memperoleh keyakinan bahwa pengadaan, penyimpanan, administrasi dan penggunaan masukan yang telah dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan fungsi manufacturing dari perusahaan tertentu telah memenuhi ketaatan, ekonomis, efektivitas, dan efisiensi.

Pelaksanaan audit terhadap proses ditujukan untuk memperoleh jumlah pekerjaan yang dilakukan, tingkat produktivitas, mutu proses pengerjaan, waktu pengerjaan, saat batas waktu yang diperlukan, dan biaya yang dikeluarkan.

Pelaksanaan audit terhadap keluaran ditujukan untuk memperoleh keyakinan bahwa standar jumlah, mutu, waktu, dan biaya yang telah ditetapkan dapat dipenuhi dengan data yang dapat diyakini/dipercaya, serta bila terjadi perubahan (penurunan atau kenaikan), apakah dilakukan atas dasar atau alas an yang tepat dan telah memperoleh otorisasi pimpinan yang berwenang.

Disamping itu, dalam operasi pengendalian mutu melalui umpan balik merupakan hal yang mendasar, agar tercipta produk yang diinginkan. Operasi menggunakan informasi umpan balik ini agar kebutuhan masukan dan teknologi proses mencapai keluaran yang diinginkan adalah tanggung jawab menajer

1.2 Rerangka Kerja untuk Audit Manufacturing

Menurut KW Platt dan MJ Gregori memberikan suatu model/rerangka audit manufacturing seperti ilustrasi berikut:

Gambar 5.2: Rerangka Kerja untuk Audit Manufacturing

1.3 Ruang Lingkup Audit Manufacturing

I. Perencanaan produksi:

1. Jadwal Produksi Induk

 Bagaimana menerjemahkan ramalan penjualan jadwal produksi sehingga dapat memenuhi kebutuhan konsumen.

 Jadwak produksi optimal yang meminimalkan biaya persediaan dan biaya set up produksi.

 Tingka persediaan optimal

 Meminimalkan over time dan idle time resources.

 Penilaian terhadap total biaya produksi atas jadwal produksi induk yang dibuat yang tercermin pada anggaran produksi.

2. Penilaian atas Idle capacity Indikator:

What the market wants

 Features

 Quality

 Delivery

 Flexibility

 Price

How the system Performs

 Features

 Quality

 Delivery

 Flexibility

 Cost Opportunities and

Threats

The Existing Manufacturing System

 Facilities

 Capacity

 Span of process

 Processes

 Human resources

 Quality

 Control policies

 Suppliers

 New products

What do we need to do to improve?

The revised manufacturing strategy

Rencana produksi bulan yang bersangkutan

Loading = x 100%

Kapasitas produksi aktual/normal

Dengan memperhatikan feasibility study dan rencana jangka panjang maka dapat dilakukan penilaian atas % idle capacity yang terjadi.

3. Achievement Rate (AR) Indikator:

Keluaran aktual yang dicapai per bulan

AR = x 100%

Rencana produksi yang dibuat sebelum bulan ini

 Bagaimana tindakan manajemen dalam melakukan pengendalian dan penyesuaian terhadap deviasi antara rencana produksi dengan aktual yang dicapai.

 Faktor eksternal/internal apa yang menyebabkan tidak tercapainya rencana produksi dan bagaimana manajemen dapat mengendalikan faktor-faktor itu?

1. Inventory Level (IL) Indikator:

Unit persediaan pada akhir bulan

IL = x 100%

Produksi bulanan

 Bagaimana kebijakan manajemen dalam menentukan tingkat persediaan sehubungan dengan metoda pengendalian persediaan yang harus mempertimbangkan faktor- faktor:

 Lead time

 Inventory carrying cost

 Ordering cost

 Resiko kekurangan persediaan

 Safety stock.

2. Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi

 Adakan indikasi terjadinya bottleneck dalam lini produksi.

 Bagaimana keseimbangan loading operator dan mesin dalam lini produksi (over loading/under loading)

3. Tingkat Utilisasi (TU) Mesin dan Tenaga Kerja, Indikator:

Man/Machine hour used

TU = x 100%

Man/Machine hour available

 Apa yang menyebabkan tingkat utilisasi mesin/orang rendah, apakah kesalahan terletak pada production schedule atau karena ada trouble mesin dan lain-lain.

 Bagaimana upaya manajemen dalam meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan mesin?

4. Follow up Anggaran Produkasi vs Aktual Biaya Produksi

 Bagaimana manajemen menentukan anggaran produksi.

 Dimana terjadi penyimpangan dan bagaimana manajemen mengatasinya?

 Apakah jadwal produksi induk tidak layak, sehingga aktual biaya produksi menyimpang terlalu jauh?

5. Manajemen Informasi Sistem (MIS) Produksi

 Bagaimana sistem pelaporan pada bagian produksi?

 Apakah laporan yang ada dapat menggambarkan keadaan yang ada (penyimpangan/prestasi) bagian produksi, sehingga memudahkan pihak manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan.

 Arus dokumen

 Bagan distribusi pelaporan.

II. Quality Control

1. Tingkat kualitas produksi per periode, Indikator:

Total unit yang reject per bulan

Rejection rate = x 100%

Total produksi aktual per bulan

Total unit yang dikembalikan pelanggan

Service rate = x 100%

Total unit yang dikirim

Total unit yang di rework per bulan

Badness = x 100%

Total produksi aktual per bulan 2. Sampling Plan

i. Apakah sampling plan sudah mempertimbangkan risiko produsen, risiko konsumen, dan biaya pemeriksaan.

ii. Apakah rejection rate dan service rate yang tinggi disebabkan oleh karena sampling plan yang buruk.

3. Penerapan Total Quality management (TQM)

 Apa perusahaan sudah dapat menerima/menerapkan TQM

 Apakah tujuan dan konsep dasar tentang TQM sudah dapat dipahami oleh seluruh tingkat manajemen.

 Bagaimana koordinasi pelaksanaan QCC, efektif atau tidak.

 Bagaimana peranan fasilitator dalam membina QCC

4. Peta Kontrol

Apakah fungsi peta kontrol sebagai alat pengendalian proses dan alat untuk mengestimasi kemampuan dari proses sudah dapat dipahami dan diterapkan.

5. Standar Spesifikasi Geometris/Kualitas Produk

Penilaian kewajaran atas batas-batas tolerasi dan keinginan konsumen atau spedifikasi produk.

III. Produktivitas dan Efisiensi

1. Produktivitas Tenaga Kerja (PTK), Indikator:

V

PTK =

D x J

V =Volume produksi yang dihasilkan D =Total direct labour

J =Jumlah jam kerja produktif (termasuk over time)/orang diluar waktu sakit, absen, cuti, break down machine, material shortage dan no loading delay.

Apakah manajemen senantiasa melakukan program MEPI (Measurement Evaluation Palnning Improvement) produktivitas.

2. Efisiensi dan Produktivitas bahan, Indikator:

Standar pemakaian bahan per unit

Efisiensi = x 100%

Aktual pemakaian bahan per unit Jumlah keluaran yang dihasilkan

Produktivitas = x 100%

Jumlah bahan yang dipakai

Bagaimana uapaya manajemen dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas bahan.

IV. Metoda dan Standar Kerja 1. Waktu Baku (Standard Time)

Sudahkah waktu baku penyelesaian pekerjaan ditetapkan dengan cara/metoda yang benar yaitu tingkat kepercayaan dan ketelitian yang cukup baik bagi kepentingan penjadwalan produksi, penentuan kapasitas produksi, penilaian performa sistem kerja dan lain-lain.

2. Sistem Kerja

 Apakah cara kerja/gerakan kerja sudah efisien yaitu dapat meminimalkan waktu penyelesaian, beban kerja baik secara faal (fatique) dan psikologis.

 Bagaimana dengan perancangan sistem kerja setempat maupun secara kesluruhan, apakah sudah dapat memaksimalkan produktivitas kerja.

 Bagaimana dengan keadaan lingkungan tempat kerja yang dihubungkan dengan keselamatan, keamanan dan kenyamanan dalam bekerja.

3. Standard Operating Procedure (SOP)

Apakah pengaturan kecepatan mesin sudah sesuai dengan kemampuan fisik operator yang menjalankan dan sampai sejauh mana operator mentaati SOP tersebut.

V. Maintemance 1. MIS Maintemance.

i. Apakah laporan pemeliharaan sudah cukup memadai, bagaimana dengan data catatan histories dari mesin-mesi kritis.

ii. Apakah MIS yang sudah ada sudah dapat menjamin kemungkinan diterapkanya Preventive Maintemance Policy

2. Preventive Maintemance

 Apakah perusahaan sudah menjalankan Preventive Maintemance, dalam bentuk apa?

 Sehubungan dengan Preventive Maintemance, bagaimanakah Maintemance scheduling mereka. Apakah sudah mempertimbangkan biaya maintemance, alokasi wakru man powernya, tidak mengganggu rencana produksi lain.

3. Pedoman Maintemance

Apakah sudah ada pedoman seperti Maintemance procedures guide, Maintemance trouble shooting guide, Maintemance check sheet dan lain-lain untuk mesin-mesin kritis

4. Prosedur Permintaan Kerja

 Apakah prosedur permintaan kerja pemeliharaan yaitu dalam rangka meminimalkan biaya dan maintemance time.

 Bagaimana dengan ketersediaan suku cadang dan prosedur permintaan suku cadang, apakah sudah ada pengendalian intern yang baik.

 Bagaimana dengan availability sistem produksi yang didukung oelh sistem pemeliharaan.

VI. Organisasi Manajemen Produksi 1. Tujuan/sasaran Departemen Produksi

 Apakah tujuan departemen sudah sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

 Apakah tujuan ini sudah dipahami betul oleh kepala seksi (bagian).

 Bagaimana prestasi departemen, dikaitkan dengan sasaran yang hendak dicapai.

2. Penilaian Struktur Organisasi

 Rentang pengendalian

 Tingkat sentralisasi

 Koordinasi dan jalur komunikasi

 Tingkat formalisasi

 Kompleksitas vertical/horizontal

 Rasio administratif

 Tingkat spesialisasi fungsional 3. Tingkat Absensi Pegawai

Indikator:

B +C

AP = x 100%

D – E

B = manhour sakit/ijin pada bulan yang bersangkutan C = manhour alpa pada bulan yang bersangkutan D = manhour tersedia pada bulan yang bersangkutan E = manhour cuti pada bulan yang bersangkutan 4. Turn Over ( TO) Pegwai

Indikator:

Jumlah karyawan keluar per bulan

TO = x 100%

Jumlah karyawan pada bulan yang bersangkutan VII. Plant Lay Out

Beberapa criteria penilaian terhadap lay out yang ada, antara lain:

 Fleksibilitas lay out

 Efektivitas dan efisiensi material flow pattern

 Minimal material handing oleh direct labour

 Minimal jarak material handling

 Minimal frekuensi perpindahan material

 Penggunaan ruangan yang ekonomis

 Pengaturan tata letak gudang yang efisien

 Penilaian metoda dan alat material handling

 High turn over material/WIP

 Keselamatan dan keamanan kerja

 Dan lain-lain.

VIII. Value Analysis (VA)/Value Engineering (VE)

 Sudah adakah program VA/VE di perusahaan

 Bagaimana efektivitasnya dan hambatan-hambatan apa yang dihadapi dalam penerpannya.

 Berapa besar biaya yang dapat dihemat.

1.4 Langkah-Langkah Audit Manufacturing

Kegiatan audit manufacturing dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Merumuskan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya audit manufacturing.

2. Menentukan ruang lingkup audit manufacturing.

3. Melakukan audit pendahuluan untuk mendapatkan data dan informasi yang bersifat umum tentang obyek audit.

4. Menyusun program dan prosedur audit manufacturing.

5. Melaksanakan audit manufacturing yang telah ditetapkan sesuai dengan program dan prosedur audit yang mencakup pengumpulan dan pemeriksaan data serta mengadakan wawancara.

6. Mengolah dan menganalisis hasil temuan.

7. Membuat laporan ikhtisar temuan yang penting dan saran perbaikan.

1.5 Contoh Audit Manufacturing Produksi Barang

AUDIT PENDAHULUAN

Tujuan Audit: Untuk mendapatkan data dan informasi yang bersifat umum tentang obyek audit, dan yang berhubungan dengan produk yang dihasilkan.

Prosedur audit:

1. Pelajari kembali permanent file dan current file periode sebelumnya

2. Pelajari kembali masalah pokok yang ditentukan dalam audit pada periode sebelumnya dan rekomendasi yang telah diberikan.

3. Lakukan pembicaraan pendahuluan dengan pimpinan unit organisasi yang akan diaudit, khususnya pimpinan manufacturing, serta jelaskan tujuan umum dan cara audit yang akan dilakukan.

4. Kumpulkan data dan informasi mengenai: struktur organisasi auditee, prosedur dan ketentuan yang berlaku, dan data lain yang relevan.

AUDIT PADA MANUFACTURING BARANG TERTENTU

Tujuan Audit: Untuk mendapatkan keyakinan bahwa produksi yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana, atau jika terjadi penyimpangan telah dilakukan usaha untuk memperbaikinya.

Prosedur audit:

1. Dapatkan dan pelajari rencana kerja atau target produksi barang tersebut.

2. Jika ada perubahan, dapatkan dan pelajari addendumnya 3. Dapatkan laporan produksi barang itu selama periode berjalan.

4. Bandingkan laporan produksi aktual dengan rencana produksi, kemudian lakukan analisis perbedaannya.

5. Dapatkan penjelasan atau alas an mengenai terjadinya penyimpangan yang besar 6. Diskusikan temuan yang diperoleh dengan pimpinan yang kompeten

7. Buat ikhtisar atas temuan yang penting.

AUDIT PADA PENGADAAN BAHAN BAKU

Tujuan Audit: Untuk mendapatkan keyakinan bahwa pengadaan bahan baku atas dasar kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

Prosedur audit:

1. Pelajari prosedur penerimaan dan pembongkaran bahan baku yang diangkut dan diterima.

2. Pelajari prosedur dan standar pengukuran bahan baku di alat angkut dan gudang.

3. Saksikan cara pengukuran bahan baku dalam alat angkut sebelum dan sesudah pembongkaran.

4. Periksa kalau terdapat penggunaan alat-alat ukut, apakah alat-alat ukut yang dipakai memiliki serifikat kalibrasi yang sah.

5. Dapatkan penjelasan atau alas an atas penyimpangan kebijakan dan prosedur 6. Diskusikan temuan yang diperoleh dengan pimpinan yang kompeten.

7. Buat ikhtisar atas temuan yang penting.

Penutup

Audit manufacturing dapat membantu menunjukkan yang berikut:

1. Di mana terdapat masalah dalam produksi.

2. Apa kelemahan dan kekuatan yang nyata

3. Bagaimana efektifnya fungsi produksi menanggulangi tekanan dari dalam dan luar perusahaan.

Rangkuman

Audit manufacturing adalah merupakan pengujian-pengujian atas ketaatan atas kebijakan yang telah digariskan dalam bidang operasional, efisiensi dalam menyelenggarakan unpaya untuk mencapai tujuan di bidang operasional perusahaan, dan efektivitas dari pencapaian tujuan tersebut; Atas dasar pengujian tersebut, sehingga dapat dirumuskan temuan dari audit manufacturing; selanjutnya atas dasar temuan tersebut, harus dicari dan dirumuskan saran untuk memperbaiki kelemahan yang ditemukan.

Ruang lingkup audit bidang produksi: 1. Perencanaan produksi terdiri dari:1) jadwal Produksi induk, 2) Penilaian atas idle capacity, 3) achievement rate (AR), 4) inventory level (IL), 5) Perencanaan keseimbangan lintas produksi, 6) tingkat utilisasi (TU) mesin dan tenaga kerja, 7) follow up anggaran produkasi vs aktual biaya produksi, 8) manajemen informasi sistem (MIS) produksi; 2. Quality control terdiri dari:1) tingkat kualitas produksi per periode, 2) sampling plan, 3) penerapan total quality management (TQM), 4) peta control, 5) standar spesifikasi geometris/kualitas produk; 3. Produktivitas dan efisiensi terdiri dari:1) produktivitas tenaga kerja (PTK), 2) efisiensi dan produktivitas bahan, 4. Metoda dan standar kerja terdiri dari:1) waktu baku (Standard Time), 2) sistem kerja, 3) standard operating procedure (SOP);

5. Maintemance terdiri dari:1) MIS maintemance, 2) pedoman maintemance, 3) preventive maintemance, 4) prosedur permintaan kerja; 6. Organisasi manajemen produksi terdiri dari:1) tujuan/sasaran departemen produksi, 2) penilaian struktur organisasi, 3) tingkat absensi pegawai, 4) turn over ( TO) pegwai; 7. plant lay out; 8. value analysis (VA)/value engineering (VE).

Audit manufacturing dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Merumuskan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya audit manufacturing.

2. Menentukan ruang lingkup audit manufacturing.

3. Melakukan audit pendahuluan untuk mendapatkan data dan informasi yang bersifat umum tentang obyek audit.

4. Menyusun program dan prosedur audit manufacturing.

5. Melaksanakan audit manufacturing yang telah ditetapkan sesuai dengan program dan prosedur audit yang mencakup pengumpulan dan pemeriksaan data serta mengadakan wawancara.

6. Mengolah dan menganalisis hasil temuan.

7. Membuat laporan ikhtisar temuan yang penting dan saran perbaikan

Uji Kompetensi

1. Apa yang dimaksud audit manufacturing?

2. Apa sasaran pelaksanaan audit manufacturing berdasarkan transformasi masukan menjadi keluaran?

3. Jelaskan langkag-langkah audit manufacturing, dan setiap langkah berikan contohnya.

2. Jelaskan ruang lingkup audit bidang produksi?

Daftar Pustaka

A.H Millichamp, 1993, Auditing, An Instructional Manual for Accounting Students, Sixth Edition, ELBS with DP Publication.

Amin Widjaja Tunggal, 1992, Management Audit-Suatu Pengantar, PT Rineka Cpita.

Amin Widjaja Tunggal, 2007, Dasar-Dasar Audit Manajemen, Harvarindo.

Amin Widjaja Tunggal, 2000, Audit Manajemen Kontemporer, Edisi Revisi, Harvarindo, Jakarta.

Arens, Alvin. A., Randal J. Elder, and Mark S. Beasley, 2003, Auditing and assurance services:

An Integrated approach (9th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education, Inc.

Arens & Loebbecke, 1996, Auditing, edisi Indonesia, Salemba Empat.

Bayangkara, IBK. 2011, Audit Manajemen. Edisi Keenam. Salemba Empat. Jakarta.

Bayangkara, IBK, 2008, Audit Manajemen Prosedir dan Implementasi. Jakarta. Salemba Empat, Jakarta.

Hamilton, Alexander, 1986, Management Audit: Maximizing Your Company Efficiency and Effectiveness. Alexander Hamilton Institute.

Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, 2004, Standar Profesi Audit Internal, Jakarta.

Sukrisno Agoes, 2011, Auditing (Pemeriksaan Akuntan) 0leh Kantor Akuntan Public, Edisi 4, Penerbit Salemba Empat.

Sukanto Reksohadiprodjo & Indriyo Gitosudarmo, 1996, Manajemen produksi, BPFE.