SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD

(1)

RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2 TARIKH APRIL 2007 NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

MUKA SURAT 1 dari 11 JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS

WILAYAH

MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR

PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN

5.2 PENERANGAN CARTA ALIR

RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN

1.0 Pengemukaan Permohonan

Jurutera perunding C & S (pemohon) perlu mengemukakan permohonan ke SYABAS. Untuk cadangan pembangunan yang memerlukan jumlah keperluan sehari 50,000 liter sehari dan lebih, maka permohonan sistem bekalan air luaran hendaklah dikemukakan di Jabatan Pembangunan, Ibu Pejabat manakala untuk jumlah yang kurang daripada 50,000 liter sehari maka permohonan perlu dikemukakan ke Unit Perancangan & Pembangunan Syabas wilayah berkenaan.

Pemohon

2.0 Penerimaan Permohonan

Permohonan yang dihantar dengan tangan akan diterima di kaunter Pembangunan dan akan disemak oleh Pembantu Tadbir atau Juruteknik Pentadbiran (HQ) dan pembantu tadbir (Wilayah) berdasarkan Borang Semakan BA1/3b/i/Bhgn I.

Permohonan yang diterima secara pos, akan disahterima oleh pembantu tadbir/ Juruteknik Pentadbiran (HQ)/ Pembantu Tadbir (Wilayah) serta melengkapkan dan melampirkan borang BA1/3b/i/Bhgn I. Permohonan tersebut akan direkod ke dalam EDPLAS sebelum dimajukan kepada Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah).

Pembantu Tadbir /Juruteknik pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir (Wilayah)

(2)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

2.1 Permohonan TIDAK LENGKAP

Bagi permohonan yang diterima dengan tangan, sekiranya permohonan yang disemak di kaunter tidak lengkap, maka permohonan akan dikembalikan terus kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya.

Untuk permohonan yang diterima secara pos yang didapati tidak lengkap, Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah) akan menyediakan surat BAS e/3b/i/Bhgn I dan diserahkan pembantu tadbir untuk ditaip.

Setelah surat BAS e/3b/i/Bhgn I disemak maka surat tersebut akan dikepilkan bersama Borang Semakan Kaunter BA1/3b/i/Bhgn. I dan diserahkan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk ditandatangani. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah)

Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah)

3.0 Permohonan LENGKAP

Permohonan akan disahterima. Pembantu Tadbir atau Juruteknik pentadbiran (HQ) / pembantu tadbir (Wilayah) akan memasukkan data ke dalam sistem EDPLAS. Pada masa yang sama bil untuk yuran pemprosesan pelan yang dikemukakan bersama permohonan akan dikeluarkan kepada pemohon.

(3)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

3.1 Sekiranya pengemukaan permohonan adalah melalui serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan kepada pemohon dan pemohon perlu membuat pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk resit pembayaran tersebut hendaklah diserahkan kembali kepada Pembantu Tadbir atau Juruteknik Pentadbiran (HQ) dan Pembantu Tadbir (Wilayah) untuk dikepilkan bersama-sama dengan permohonan pelan yang dikemukakan sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.

Pemohon / Pembantu Tadbir / Juruteknik Pentadbiran (HQ) &

3.2 Untuk permohonan yang diterima secara pos, Bank Draf yang diterima untuk caj proses plan akan diuruskan pembayarannya oleh pembantu tadbir atau juruteknik (HQ) atau Pembantu Tadbir (Wilayah) yang mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter bayaran. Pembayaran ini akan dibuat secara berkelompok iaitu sekali dalam sehari.

Pembantu Tadbir / Juruteknik Pentadbiran (HQ) &

(4)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

3.3 Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit pembayaran asal yang telah siap disediakan.

Sekiranya pihak perunding ingin mengambil sendiri resit asal pembayaran, maka resit tersebut akan disimpan dan semasa resit tersebut diambil, maka butir-butir diri penerima akan dicatat dalam Buku Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke Bahagian Pentadbiran / Seksyen Pentadbiran untuk di pos.

Pembantu (Wilayah)

3.4 Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama permohonan pelan yang dikemukakan sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.

4.0 Pemprosesan Permohonan

Semakan terperinci akan dibuat berdasarkan Senarai Semakan Teknikal BA2/3b/i/Bhgn I oleh Jurutera (HQ) atau Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan keperluan garis panduan SYABAS dipatuhi.

Permohonan tersebut beserta borang BA2/3b/i/Bhgn I kemudian akan diserahkan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.

Jurutera (HQ) &

Juruteknik (Wilayah)

(5)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

4.1 Permohonan Tidak Memenuhi Keperluan

Sekiranya permohonan masih tidak memenuhi keperluan, maka surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn I akan ditaip oleh pembantu tadbir mengikut ulasan yang disediakan oleh jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah).

Setelah surat ulasan tersebut disemak, surat tersebut dimajukan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk ditandatangani dan permohonan akan dikembalikan kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

4.2 Permohonan Memenuhi Keperluan

Sekiranya semua keperluan teknikal dipatuhi atau hanya terdapat pindaan-pindaan kecil mengikut pertimbangan Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah) pada pelan sistem bekalan air yang dicadangkan, maka surat caj pembayaran SKP, BAS b/3b/i/Bhgn. I untuk pembayaran Sumbangan Kos Pembangunan (SKP) beserta Borang Akujanji, BA3/3b/i/Bhgn.I akan disediakan oleh jurutera (HQ)/juruteknik (Wilayah) termasuk ulasan-ulasan untuk pindaan –pindaan kecil.

Walau bagaimanapun, pemohon perlu membuat pembetulan terhadap pindaan-pindaan kecil tersebut sebelum Surat Kelulusan Sistem Bekalan Air Luaran, BAS c/3b/i/Bhgn. I dikeluarkan kepada pemohon.

(6)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

4.3 Surat SKP yang telah disemak oleh Pengurus (HQ) dan Ketua Unit (Wilayah) akan dimajukan kepada Ketua Jabatan Pembangunan / Ketua Wilayah untuk ditandatangani sebelum dikeluarkan kepada pemohon.

Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Ketua Jabatan Pembangunan /

Ketua Wilayah

5.0 Pembayaran SKP 40%

Pemohon perlu membuat pembayaran minimum 40%

daripada jumlah keseluruhan SKP sebelum sebarang kelulusan pelan dapat dikeluarkan. Manakala baki pembayaran SKP pula perlu dibayar di SYABAS Wilayah berkaitan sebelum pemasangan meter.

Pemohon hendaklah mengemukakan bank draft atas nama SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD untuk pembayaran SKP minimum 40% di kaunter Jabatan Pembangunan atau Unit Perancangan &

Pembangunan bersama-sama permohonan yang telah lengkap.

Pemohon

5.1 Sekiranya pengemukaan bank draft adalah melalui serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan kepada pemohon dan pemohon perlu membuat pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk resit pembayaran tersebut hendaklah diserahkan kembali kepada Pembantu Tadbir atau juruteknik (HQ) dan Pembantu Tadbir (Wilayah) untuk dikepilkan

(7)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

bersama-sama dengan permohonan pelan yang dikemukakan sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.

5.2

Untuk bank draft yang diterima secara pos, bil untuk caj SKP akan diuruskan pembayarannya oleh pembantu tadbir atau juruteknik pentadbiran (HQ) dan Pembantu Tadbir atau Juruteknik (Wilayah) yang mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter bayaran.

Pembayaran ini akan dibuat secara berkelompok iaitu sekali dalam sehari.

5.3 Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit pembayaran asal yang telah siap disediakan.

Sekiranya pihak perunding berhajat untuk mengambil sendiri resit asal pembayaran, maka resit tersebut akan disimpan dan semasa resit tersebut diambil, maka butir-butir diri penerima akan dicatat dalam Buku Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke Bahagian Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran (Wilayah) untuk di pos.

(8)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

5.4 Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama permohonan pelan yang dikemukakan dan sistem EDPLAS akan dikemaskini oleh pembantu tadbir atau juruteknik pentadbiran (HQ) dan pembantu tadbir (Wilayah) sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.

5.5 Pemprosesan Permohonan

Semakan akhir akan dibuat oleh Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan pemohon telah membuat pembetulan terhadap pindaan-pindaan kecil yang dinyatakan dalam surat BAS b/3b/i/Bhgn. I.

Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah)

5.6 Masih Tidak Memenuhi Ulasan.

Untuk permohonan yang masih tidak memenuhi keperluan SYABAS, surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn.I dan surat ulasan tersebut diserah kepada Pengurus (HQ) atau Ketua Unit (Wilayah) untuk disemak.

Setelah surat BAS a/3b/i/Bhgn I disemak maka surat tersebut diserahkan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk ditandatangani. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah)

(9)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

6.0 Permohonan memenuhi ulasan

Permohonan yang telah lengkap akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pelan JKP1/ JKP2/ JKP3 dengan menggunakan Borang JKP1/2/3 yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah) dan diserah kepada Pengurus (HQ)/ Ketua Unit (Wilayah).

Pembentangan dibuat oleh Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) dalam mesyuarat JKP berkaitan.

& Ahli JKP berkaitan.

6.1 Permohonan TIDAK LULUS

Sekiranya keputusan JKP berkaitan tidak meluluskan permohonan tersebut, maka surat ulasan BAS d/3b/i/Bhgn. I akan disediakan oleh Jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah) berdasarkan ulasan dan keputusan JKP untuk ditaip oleh pembantu tadbir.

6.2 Surat ulasan yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah) akan diserah kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.

Setelah disemak, surat tersebut dimajukan kepada Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk ditandatangani bagi pihak atau merangkap pengerusi JKP yang telah diadakan. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Ketua Jabatan / Ketua Wilayah

(10)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

6.3 Permohonan LULUS

Sekiranya JKP berkaitan meluluskan permohonan tersebut, maka surat kelulusan BAS c/3b/i/Bhgn.I akan disediakan oleh Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah) yang bertanggungjawab untuk ditaip oleh pembantu tadbir.

Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah

6.4 Surat kelulusan yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah) beserta pelan susunatur akan diserah kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.

Setelah disemak, surat dan pelan tersebut dimajukan kepada Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk ditandatangani bagi pihak atau merangkap pengerusi JKP yang telah diadakan. Pelan susunatur perlu dicop lulus & ditandatangani.

Ketua Jabatan / Ketua Wilayah

7.0 Penyerahan Surat

Surat kelulusan / ulasan akan difax kepada Perunding atau pemaju. Surat asal akan dihantar ke Bahagian Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran (Wilayah) untuk dipos. Sekiranya penerima mengambil sendiri permohonan di Jabatan / Unit Perancangan &

Pembangunan maka penerima dikehendaki melengkapkan butir-butir diri didalam Buku Rekod Pengambilan Dokumen / Resit. yang disediakan.

Pembantu Tadbir

(11)

NO. PINDAAN 0

S

YARIKAT

B

EKALAN

A

IR

S

ELANGOR

S

DN

B

HD

WILAYAH

7.1 Sesalinan surat kelulusan yang telah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau Ketua Wilayah akan diberikan kepada pembantu tadbir untuk dikemaskini dalam sistem EDPLAS.

Pembantu Tadbir