I. PENDAHULUAN
Dalam rangka penyesuaian terhadap perubahan mekanisme pengiriman data DP-2 (Data Perorangan Polri) maupun dalam proses UKP Anggota Polri yang semula melampirkan berkas (hardcopy) menjadi format elektronik (softcopy) dan dalam rangka tertib administrasi dan akurasi data CB / Data Perorangan Pegawai Negeri pada Polri di lingkungan Polda Bali sesuai dengan aslinya agar terciptanya pelayanan administrasi personel di lingkungan Polda Bali secara efektif dan efisien, maka dipandang perlu untuk mengatur tata cara perekaman data serta format/struktur penamaan file hasil perekaman meliputi:
A. Perekaman Data.
Perekaman data (lembar ijazah, petikan kenaikan pangkat, petikan jabatan dll) dilakukan dengan menggunakan scanner dengan format output JPG (Join Photographic Experts Group).
B. Tempat Penyimpanan
Hasil Perekaman data seluruhnya dapat disimpan dalam bentuk folder (tempat penyimpanan) sesuai dengan NRP/NIP masing-masing personel seperti berikut :
NRP / NIP Nama Lengkap
C. Penamaan file hasil perekaman data.
untuk mempermudah proses kelengkapan, pengelolaan serta perawatan data maka diperlukan format/struktur penamaan hasil perekaman scanner tersebut sebagai berikut:
X---X_XXXX_XX.JPG Keterangan:
NRP/NIP
Garis bwah (underscore) Kodefikasi Dokumen Garis bwah (underscore) Halaman Dokumen
Batas nama dan ekstensi file (tanda titik) Ekstensi file (JPG)
Contoh penulisan nama file elektronik untuk ijazah SD halaman pertama:
85052117_0101_01.JPG
Keterangan:
Halaman 1 (identitas) Garis bawah (underscore) Ijazah SD
Garis bawah (underscore) NRP anggota Polri
/2. 85052117 …………
85052117_0101_02.JPG
Keterangan:
Halaman 2 (transkip nilai) Garis bawah (underscore) Ijazah SD
Garis bawah (underscore) NRP anggota Polri
II. DATA PERORANGAN PEGAWAI NEGERI PADA POLRI (DPP/CB) YANG HARUS DISCAN 1. ASLI IJAZAH PENDIDIKAN UMUM
NO IJAZAH DIK UM FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Ijazah SD (sederajat)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0101_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0101_02.JPG 2. Ijazah SMP (sederajat)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0102_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0102_02.JPG 3. Ijazah SMA (sederajat)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0103_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0103_02.JPG 4. Ijazah DIPLOMA (apabila memiliki)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0104_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0104_02.JPG 5. Ijazah S1 (apabila memiliki)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0105_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0105_02.JPG 6. Ijazah S2 (apabila memiliki)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0106_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0106_02.JPG 7. Ijazah S3 (apabila memiliki)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0107_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP_0107_02.JPG 2. ASLI PETIKAN PENDIDIKAN KEPOLISIAN
NO IJAZAH DIKPOL FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Ijazah Tamtama
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0201_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP_0201_02.JPG 2. Ijazah Brigadir
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0202_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP_0202_02.JPG
/3. NO. …….
NO IJAZAH DIKPOL FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 3. Ijazah SEPA/PPSS/SIPSS
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0203_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP_0203_02.JPG 4. Ijazah AKABRI/ AKPOL
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0204_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP_0204_02.JPG
5. Petikan CPNS/CAPEG NIP_0205_01.JPG
6. Petikan PNS 100%
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP_0206_01.JPG b. halaman perubahan pangkat dan
gaji (Hal.2)
NIP_0206_02.JPG 7. Petikan SKEP/KEP pengangkatan dan
penggajian pertama lulusan Tamtama/Bintara Polri
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0207_01.JPG b. halaman perubahan pangkat dan
gaji (Hal.2) NRP_0207_02.JPG
8. Petikan SKEP/KEP penggajian dan penempatan pertama perwira Polri lulusan AKABRI/AKPOL /SEPA/
PPSS/SIPSS
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0208_01.JPG b. halaman perubahan pangkat, gaji
dan penempatan (Hal.2) NRP_0208_02.JPG 9. Petikan SKEP/KEP menjadi Perwira
Polri melalui alih golongan SETUKPA/SECAPA/SIP
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP_0209_01.JPG b. halaman perubahan pangkat, gaji
dan penempatan (Hal.2)
NRP_0209_02.JPG 10. Petikan SKEP/KEP KNP PNS dalam
golongan III melalui UDKP/UDPI NIP_0210_01.JPG 11. Petikan Keputusan Presiden menjadi
Perwira Polri;
NRP_0211_01.JPG 12. Petikan SKEP/KEP Penempatan
Pertama bagi lulusan Tamtama / Bintara.
NRP_0212_01.JPG
3. ASLI IJAZAH PENDIDIKAN PENGEMBANGAN UMUM
NO IJAZAH DIKBANGUM FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Ijazah UDPI
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP_0301_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NIP _0301_02.JPG
/4. NO. …….
NO IJAZAH DIKBANGUM FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 2. Ijazah UDKP
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP _0302_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NIP _0302_02.JPG 3. Ijazah DIKLATPIM TK IV
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP _0303_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NIP _0303_02.JPG 4. Ijazah DIKLATPIM TK III
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP _0304_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NIP _0304_02.JPG 5. Ijazah DIKLATPIM TK II
a. halaman Identitas (Hal.1) NIP/NRP _0305_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NIP/NRP _0305_02.JPG 6. Ijazah SETUKPA/SECAPA/SIP
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0306_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0306_02.JPG 7. Ijazah SELAPA/SESPIMMA
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0307_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0307_02.JPG 8. Ijazah PTIK
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0308_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0308_02.JPG 9. Ijazah SESPIMMEN
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0309_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0309_02.JPG 10. Ijazah LEMHANAS
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0310_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0310_02.JPG 11. Ijazah SESPATI
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP _0311_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP _0311_02.JPG 4. ASLI IJAZAH PENDIDIKAN PENGEMBANGAN SPESIALISASI
NO IJAZAH DIKBANGSPES FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Ijazah Dikjur (pertama)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0401_01.JPG b. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP _0401_02.JPG 2. Ijazah Dikjur (kedua)
c. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0402_01.JPG d. halaman Transkip Nilai (Hal.2) NRP/NIP _0402_02.JPG 3. dan seterusnya … ..
/5. ASLI. …….
5. ASLI KEPUTUSAN KENAIKAN PANGKAT (KNP)
NO PETIKAN KNP FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Petikan KNP (pertama)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0501_01.JPG b. halaman perubahan pangkat dan
gaji (Hal.2)
NRP/NIP_0501_02.JPG 2. Petikan KNP (kedua)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0502_01.JPG b. halaman perubahan pangkat dan
gaji (Hal.2) NRP/NIP_0502_02.JPG
3. Petikan KNP (ketiga)
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0503_01.JPG b. halaman perubahan pangkat dan
gaji (Hal.2) NRP/NIP_0503_02.JPG
4. dan seterusnya …
6. ASLI KEPUTUSAN JABATAN
NO PETIKAN JABATAN FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Petikan Surat Keputusan /
Keputusan jabatan NRP/NIP_0601_01.JPG 2. Surat perintah pelaksanaan jabatan
(sprinlakjab) NRP/NIP_0602_01.JPG
7. ASLI PETIKAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB):
NO PETIKAN/SPEMB KGB FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Petikan Keputusan Kenaikan Gaji
Berkala untuk anggota Polri
NRP_0701_01.JPG 2. Petikan Surat Pemberitahuan
Kenaikan Gaji Berkala untuk PNS Polri
NIP_0702_01.JPG
8. ASLI PETIKAN DAN PIAGAM TANDA JASA/PENGHARGAAN
NO PETIKAN DAN PIAGAM TANHOR FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Tanhor Bintang Bhayangkara
Pratama
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0801_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0801_02.JPG
/6. NO. …….
NO PETIKAN DAN PIAGAM TANHOR FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 2. Tanhor Bintang Bhayangkara
Nararya
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0802_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0802_02.JPG 3. Tanhor Satyalancana 32 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0803_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0803_02.JPG 4. Tanhor Satyalancana 24 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0804_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0804_02.JPG 5. Tanhor Satyalancana 16 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0805_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0805_02.JPG 6. Tanhor Satyalancana 8 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0806_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0806_02.JPG 7. Tanhor Satyalancana Bhakti
Pendidikan
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0807_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0807_02.JPG 8. Tanhor Satyalancana Jana Utama
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0808_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0808_02.JPG 9. Tanhor Satyalancana Ksatria
Bhayangkara
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0809_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0809_02.JPG 10. Tanhor Satyalancana Karya Bhakti
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0810_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0810_02.JPG 11. Tanhor Satyalancana Operasi
Kepolisian
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0811_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0811_02.JPG 12. Tanhor Satyalancana Bhakti Buana
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0812_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0812_02.JPG 13. Tanhor Satyalancana Bhakti Nusa
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0813_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0813_02.JPG 14. Tanhor Satyalancana Bhakti Purna
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP_0814_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP_0814_02.JPG
/7. NO. …….
NO PETIKAN DAN PIAGAM TANHOR FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 15. Tanhor Satyalancana Dharma Nusa
a. Petikan Kepres (Hal.1) NRP/NIP_0815_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NRP/NIP_0815_02.JPG 16. Tanhor Satyalancana Karya Satya
30 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NIP_0816_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NIP_0816_02.JPG 17. Tanhor Satyalancana Karya Satya
20 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NIP_0817_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NIP_0817_02.JPG 18. Tanhor Satyalancana Karya Satya
10 tahun
a. Petikan Kepres (Hal.1) NIP_0818_01.JPG b. Piagam Tanhor (Hal.2) NIP_0818_02.JPG
9. ASLI SURAT NIKAH/CERAI/RUJUK (NCR)
NO BUKU NCR FORMAT PENULISAN NAMA FILE
Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Berkas asli surat nikah/cerai/rujuk
a. halaman Identitas (Hal.1) NRP/NIP_0901_01.JPG b. Kutipan Akta Nikah (Hal.2)
dan seterusnya ...
NRP/NIP_0901_02.JPG
10. ASLI SURAT AKTA LAHIR & KARTU KELUARGA
NO SURAT AKTA DAN KK FORMAT PENULISAN NAMA FILE Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Kutipan Akta Kelahiran NRP/NIP_1001_01.JPG
2. Kartu Keluarga NRP/NIP_1002_01.JPG
3. KTP (Kartu Tanda Penduduk) NRP/NIP_1003_01.JPG
11. ASLI KPI/S DAN ASABRI
NO KARTU FORMAT PENULISAN NAMA FILE
Join Photographic Experts Group (JPG) 1. Kartu Penunjukan Istri/Suami NRP/NIP_1101_01.JPG
2. Kartu ASABRI NRP/NIP_1102_01.JPG
/8. 12. SMK / SKP…….
12. SMK / SKP
NO KARTU FORMAT PENULISAN NAMA FILE
Join Photographic Experts Group (JPG) 1. SMK Semester I Tahun ... NRP/NIP_1201_01.JPG
2. SMK Semester II Tahun ... NRP/NIP_1202_01.JPG
3. SKP Tahun ... NRP/NIP_1203_01.JPG
4. Dan Seterusnya ...
13. ASLI FOTO TERBARU
NO FOTO FORMAT PENULISAN NAMA FILE
Join Photographic Experts Group (JPG) 1. foto terbaru berwarna ukuran 4X6
pakain PDH:
a. Anggota Polri berlatar belakang Merah untuk Perwira, dan Kuning untuk Brigadir/tamtama;
b. PNS Polri berlatar belakang Biru.
NRP/NIP_1301_01.JPG
14. DATA-DATA LAIN YANG DIANGGAP PERLU
NO FOTO FORMAT PENULISAN NAMA FILE
Join Photographic Experts Group (JPG)
1. BPJS NRP/NIP_1401_01.JPG
2. SIDIK JARI NRP/NIP_1402_01.JPG
3. NPWP NRP/NIP_1403_01.JPG
4. KTA NRP/NIP_1404_01.JPG
5. dan seterusnya ...
III. ALUR PENGUMPULAN DATA ELEKTRONIK DPP/CB
1. Masing-masing personel agar mengumpulkan berkas dan menscanner data masing-masing dengan nama file sesuai dengan format penulisan yang telah ditentukan;
2. Data tersebut data dikumpulkan di masing-masing satker/satwil dan dapat dikirimkan ke Subbagmutjab Baghbinkar Ro SDM Polda Bali sebagai bahan inforpers.
Denpasar, Januari 2017
a.n. KEPALA KEPOLISIAN DAERAH BALI KARO SDM
Drs. SUNGKONO
KOMISARIS BESAR POLISI NRP 65030625 taud : ...
Paraf :
1. Konseptor/ Paur Mutjab :
2. Kasubbagmutjab :
3. Kasubbag Renmin :
a. berkas awal yang terdiri dari:
1) surat permohonan menjadi Pegawai Negeri pada Polri beserta lampirannya;
2) hasil pemeriksaan psikologi, kesehatan dan kesamaptaan;
3) prestasi pendidikan dilengkapi dengan surat keterangan yang diperoleh selama pendidikan;
4) foto kopi ijazah Pendidikan Umum dan Pendidikan Polri;
5) foto kopi Petikan Skep/Kep Pengangkatan Pertama;
6) foto kopi Petikan Skep/Kep Penempatan Pertama;
7) foto kopi Petikan Skep/Kep hukuman dan penghargaan;
8) foto kopi surat penghadapan.
b. Berkas lanjutan/lengkap yang terdiri dari:
1) foto kopi petikan Skep/Kep jabatan;
2) foto kopi petikan Skep/Kep kenaikan pangkat;
3) foto kopi petikan Skep/Kep pemindahan/mutasi;
4) foto kopi Sprin pelaksanaan jabatan;
5) foto kopi Skep/Kep Kenaikan Gaji Berkala (KGB);
6) foto kopi Skep/Kep Penyesuaian gaji;
7) Riwayat Hidup Singkat dan Riwayat Hidup Lengkap;
8) foto kopi ijazah jenis pendidikan Polri yang pernah diikuti;
9) foto kopi ijazah/Surat Keterangan Pendidikan, kursus dan penataran di luar Polri yang diikuti;
10) foto kopi surat nikah/cerai/rujuk;
11) foto kopi Skep/Kep hukuman dan ganjaran;
12) foto kopi Kartu penunjukan Istri/Suami;
13) foto kopi akte Kelahiran;
14) foto kopi Tanda Jasa Penghargaan;
15) data-data lain yang dianggap Perlu.
