Kata Pengantar. Manual Book Pengajuan Dokumen Paperless Kepegawaian PNS Pemerintah Kabupaten Pohuwato versi 3

(1)

(2)

Puji dan syukur dipanjatkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya sehingga buku panduan ini dapat diselesaikan. Buku panduan ini merupakan bagian dari pelaksanaan Penggunaan Aplikasi penerapan layanan kepegawaian melalui aplikasi Sistem Elektronik Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terpadu (SEPAKAT) Pemerintah Kabupaten Pohuwato.

Sesuai Instruksi Bupati Pohuwato Nomor : 167/Ins/BKPP/801-III Tanggal 3 Maret 2020 Perihal Penerapan Layanan Kepegawaian berbasis Paperless di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pohuwato, maka Setiap PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pohuwato WAJIB mengajukan dokumen kepegawaiannya secara elektronik ke Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Pohuwato, melalui pengelola kepegawaian di instansi masing-masing.

Berdasarkan hal ini, maka Modul Layanan Pengajuan Dokumen pada Aplikasi Sistem Elektronik Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terpadu (SEPAKAT) Pemerintah Kabupaten Pohuwato terus dikembangkan dan didukung dengan beberapa fitur panduan yang baru, diantaranya menu FAQ, menu alur layanan, termasuk Manual Book ini sebagai penyempurnaan dari Modul Layanan Pengajuan Dokumen.

Maksud dan tujuan dari pengembangan Modul Layanan Pengajuan Dokumen ini adalah memberikan kemudahan dalam rangka terintegrasinya layanan kepegawaian secara elektronik, mempermudah proses manajemen layanan dan penyimpanan dokumen Pegawai Negeri Sipil, sehingga terlaksananya layanan yang optimal, efektif dan efisien serta semua Pegawai Negeri Sipil dapat memperoleh kemudahan dalam mengakses data dan informasi tentang layanan kepegawaian yang dibutuhkannya.

Buku Manual Layanan Pengajuan Dokumen ini mempunyai peran penting bagi pengguna, terutama sebagai acuan dalam operasional sistem. Secara umum, buku panduan ini terbagi atas Ketentuan Dokumen Elektronik serta Dashboard Sistem Pengelola Kepegawaian Unit Kerja, yang berisikan gambar dan panduan pengisian untuk memudahkan pengguna sistem aplikasi.

Akhir kata, semoga buku panduan ini dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Kata Pengantar

(3)

3

Manual Book Pengajuan Dokumen Paperless Kepegawaian PNS Pemerintah Kabupaten Pohuwato | versi 3

COVER ... 1

KATA PENGANTAR ... 2

DAFTAR ISI ... 3

KETENTUAN DOKUMEN ELEKTRONIK ... 4

1. Pendahuluan ... 4

2. Pengertian ... 5

3. Jenis Dokumen Kepegawaian ... 7

4. Standarisasi dan Syarat Dokumen Elektronik ... 8

CARA PENGAJUAN DOKUMEN ... 9

1. Pengajuan Dokumen Oleh PNS ... 10

2. Pengajuan Dokumen Oleh Pengelola Kepegawaian ... 12

Daftar Isi

(4)

1. Pendahuluan

Sejak diundangkannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 sebagaimana telah diubah dengan UU 19 tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) maka dapat diketahui bahwa jenis data elektronik seperti tulisan, foto, suara, gambar merupakan informasi elektronik sedangkan jenis informasi elektronik seperti tulisan, foto, suara, gambar yang disimpan pada flash disk yang dapat dibuka melalui perangkat komputer merupakan dokumen elektronik.

Pengalihan data tertulis ke dalam bentuk data elektronik telah diatur sebelumnya dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, pada Bagian Menimbang huruf f dinyatakan bahwa "kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik”.

Syarat sahnya dokumen elektronik ialah apabila menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UU ITE, khususnya dalam Pasal 6 UU ITE yakni “informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan”. Selain itu, terdapat pula kekhususan dalam penyelenggaraan sistem elektronik dan transaksi elektronik.

Tata Naskah Kepegawaian PNS elektronik adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik atau digital.

Menurut Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011, Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

Pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS disimpan dalam bentuk dokumen fisik dan image document (file elektronik). Pengelolaan tata naskah kepegawaian secara elektronik di Kabupaten Pohuwato dilakukan menggunakan apikasi Sistem Elektronik Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terpadu (SEPAKAT).

Mekanisme kerja berbasis teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat ditawar lagi mengingat hal tersebut sudah tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik sudah menjadi keharusan dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel.

(5)

5

Manual Book Pengajuan Dokumen Paperless Kepegawaian PNS Pemerintah Kabupaten Pohuwato | versi 3 2. Pengertian

Dalam buku panduan ini, yang dimaksud dengan :

a. SEPAKAT adalah Sistem Elektronik Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terpadu, yakni sebuah Sistem Informasi yang dibangun oleh BKPP Kabupaten Pohuwato untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam rangka mendukung layanan administrasi Kepegawaian secara elektronik, bersifat webbased sehingga bisa diakses dimanapun dengan menggunakan jaringan internet.

b. SISTEM INFORMASI adalah rangkaian informasi dan data mengenai Aparatur Sipil Negara yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.

c. TEKNOLOGI INFORMASI adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi serta komunikasi.

d. TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS sampai dengan rnencapai batas usia pensiun, berupa Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian. e. DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang

ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.

f. FILE DOKUMEN KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK adalah tempat penyimpanan dan pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur dalam bentuk media elektronik berupa image document.

g. ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat-surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang yang disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.

h. IMAGE DOCUMENT adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang disimpan dalam media elektronik dan dapat diakses dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya.

i. PAPERLESS adalah arsip PNS/CPNS Kabupaten Pohuwato yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik melalui proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner.

j. SCANNER adalah sebuah alat pemindai salah satu perangkat input pada komputer, merupakan suatu alat yang berfungsi untuk menduplikat objek layaknya seperti mesin fotokopy ke dalam bentuk digital.

k. UPLOAD DOKUMEN adalah suatu cara untuk mengirim file dokumen pdf dari komputer pribadi ke sebuah sistem Server. File atau Data ini akan digunakan dalam semua proses layanan kepegawaian yang dibutuhkan.

(6)

l. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS AKTIF adalah Jenis Dokumen yang masih akan dipakai dan digunakan secara terus menerus dalam layanan kepegawaian.

m. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS SEMI AKTIF adalah Jenis dokumen yang frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak terlalu digunakan lagi pada sebuah area lingkup layanan kepegawaian, tetapi masih dibutuhkan untuk area lingkup layanan kepegawaian yang lain.

n. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS INAKTIF adalah Jenis dokumen dimana pemanfaatannya tidak lagi dirasakan dalam pekerjaan layanan kepegawaian, tetapi masih menjadi bahan referensi layanan kepegawaian yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

o. DOKUMEN DIGITAL SUBMISSION adalah Jenis dokumen dimana pemanfaatannya hanya sekali pakai dalam layanan kepegawaian.

p. PDF adalah Portable Document Format yang digagas sebagai salah satu penunjang dalam kegiatan membuat hingga mengedit dokumen. Format PDF digunakan untuk merepresentasikan dokumen dua dimensi yang meliputi teks, huruf, citra dan grafik vektor dua dimensi.

q. DPI adalah Dots Per Inch, Sesuai namanya, DPI digunakan untuk mengukur seberapa banyak titik dalam satu inci gambar. Untuk menentukan resolusi sebuah gambar atau file PDF. Gambar yang memiliki resolusi rendah memiliki ukuran DPI sebesar 150 atau kurang. Gambar dengan resolusi sedang memiliki ukuran antara 200 DPI hingga 300 DPI. Gambar yang memiliki resolusi tinggi dianggap punya ukuran 600 DPI atau lebih.

r. ACC adalah Status Dokumen Kepegawaian Elektronik yang telah dinyatakan Memenuhi Syarat dan akan digunakan dalam setiap proses layanan kepegawaian.

s. BTL adalah Berkas Tidak Lengkap. Status yang menunjukkan dokumen kepegawaian elektronik belum lengkap sesuai syarat. Misalnya, PNS wajib upload SKP untuk 3 tahun terakhir, yang di ajukan hanya 2 dokumen SKP. t. TMS adalah Tidak Memenuhi Syarat. Status yang menunjukkan dokumen

kepegawaian elektronik tidak sesuai syarat dan tidak dapat digunakan dalam proses layanan kepegawaian.

u. VERIFIKATOR adalah personil yang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan, penyetujuan atau penolakan atas setiap pengajuan dokumen kepegawaian elektronik.

v. LOGIN adalah suatu Proses untuk masuk ke dalam sebuah layanan online yang berisi nama dan password

w. LOGOUT adalah istilah dalam hal keamanan komputer, yakni proses keluar guna memutus akses ke sistem komputer maupun layanan tertentu.

(7)

7

Manual Book Pengajuan Dokumen Paperless Kepegawaian PNS Pemerintah Kabupaten Pohuwato | versi 3 3. Jenis Dokumen Kepegawaian

Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pegawai dan disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing atau dikirimkan melalui Menu Layanan Pengajuan Dokumen. Berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang Aparatur Sipil Negara.

Ketentuan jenis dokumen kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil yang harus diajukan melalui Menu Layanan Pengajuan Dokumen Aplikasi SEPAKAT, beserta format nama file, ukuran dan keterangan dokumen dapat dilihat melalui :

a. Menu Layanan Pengajuan Dokumen, atau pada menu di halaman login pengajuan dokumen, atau pada link di bawah ini:

sepakat.pohuwatokab.go.id/paperlesskepegawaian

b. Atau dapat dilihat melalui Dashboard pengelola kepegawaian masing-masing unit kerja saat melakukan login, terdapat pada menu Dokumen Paperless dan akan tampil pada saat pengelola kepegawaian mengajukan dokumen elektronik PNS di unit kerjanya.

(8)

Ketentuan dokumen kepegawaian elektronik akan berubah dan terus bertambah sesuai dengan kebutuhan layanan kepegawaian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4. Standarisasi dan Syarat Dokumen Elektronik

Sebagai dokumen yang akan digunakan nanti dalam setiap layanan administrasi kepegawaian, dokumen yang diajukan oleh setiap Pegawai Negeri Sipil harus memiliki kriteria dan standarisasi serta sesuai syarat dokumen yang telah ditentukan, agar dapat digunakan pada Aplikasi Maleo Kantor Regional XI Badan Kepegawaian Negara Manado dan Aplikasi DOCUdigital Badan Kepegawaian Negara.

Ketentuan ini diatur dengan tujuan sebagai panduan dan/atau pedoman bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pengelola Kepegawaian Unit Kerja di lingkungan Kabupaten Pohuwato dalam mengajukan dokumen kepegawaian elektronik.

Kriteria, standarisasi dan syarat dokumen kepegawaian elektronik yang diajukan melalui aplikasi SEPAKAT adalah sebagai berikut :

1. Dokumen yang discan adalah DOKUMEN ASLI, jika ketentuan dokumen asli tidak dapat dipenuhi, maka boleh mengajukan scan fotokopi dokumen dengan syarat :

a. Dokumen tidak kotor dan bersih dari coretan;

b. Tampilan scan dokumen dalam posisi tegak lurus dan tidak miring dan/atau halaman tidak terpotong sebagian;

c. Hasil scan dokumen jelas dan jika di zoom tidak blur dan tidak buram.

2. Dokumen elektronik berformat file PDF dengan ukuran masing-masing dokumen elektronik sesuai ketentuan pada nomor 3 Jenis Dokumen Kepegawaian dengan resolusi minimal 150 dpi;

3. Jika dokumen memiliki halaman / bagian belakang, maka dibuat multipage atau digabungkan halaman depan dan belakangnya dalam 1 (satu) file;

4. Dokumen yang diajukan telah melalui verifikasi Tahap I ditingkat Sub Bagian Kepegawaian / Pengelola Kepegawaian unit kerja masing-masing; 5. Pengelola kepegawaian menjamin otentifikasi dokumen elektronik dengan

tidak mengesampingkan dan menyatakan tunduk pada ketentuan pasal 35 UU Nomor 11 tahun 2008 sebagaimana diubah dengan UU 19 tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), “Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum melakukan manipulasi, penciptaan, perubahan, penghilangan, pengrusakan Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dengan tujuan agar Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik tersebut dianggap seolah-olah data yang otentik”.

(9)

9

Pengajuan seluruh dokumen Kepegawaian secara elektronik pada awalnya dilakukan secara mandiri oleh Pegawai Negeri Sipil. Terhitung Mulai Tanggal 1 Maret 2021 alur layanan pengajuan dokumen kepegawaian diubah. Hal ini dilakukan atas dasar evaluasi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Pohuwato terhadap kinerja pengelola kepegawaian :

1. Banyaknya dokumen paperless kepegawaian yang diajukan Pegawai Negeri Sipil secara mandiri tidak sesuai standar dan ketentuan dokumen elektronik yang baik dan benar;

2. Fungsi Pengelola Kepegawaian sebagai verifikator level 1 dokumen paperless kepegawaian di masing-masing unit kerja tidak berjalan sesuai SOP pengajuan dokumen, padahal ketersediaan dokumen kepegawaian sebagai Sumber Informasi Autentik dan terpercaya yang harus dikelola secara andal dan profesional oleh pengelola kepegawaian unit kerja.

Pemenuhan semua dokumen Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Kabupaten Pohuwato secara elektronik ini untuk mewujudkan : SATU DOKUMEN UNTUK SEMUA LAYANAN KEPEGAWAIAN. Sebagai dokumen yang akan digunakan nanti dalam setiap layanan administrasi kepegawaian, maka Pegawai Negeri Sipil tidak akan dimintai berkas berulang-ulang setiap melakukan layanan kepegawaian seperti pengurusan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, cuti, dan layanan kepegawaian lainnya.

Agar terhindar dari kesalahan dalam pengajuan dokumen elektronik serta untuk meminimalisir kesalahan penyimpanan dokumen kepegawaian elektronik PNS, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Jangan menggunakan Handphone saat mengirimkan atau mengupload dokumen elektronik, sebaiknya menggunakan Perangkat Komputer;

2. Ubah nama file dokumen sesuai petunjuk yang ada, file yang tidak sesuai kaidah penulisan nama file akan ditolak secara otoamtis oleh sistem;

3. Ukuran masing-masing file sesuai ketentuan dengan resolusi diatas 150 dpi. File yang melebihi dari ukuran yang telah ditentukan akan ditolak secara otomatis oleh sistem;

4. Hanya 1 ekstensi file yang boleh diupload, yakni ekstensi PDF;

5. Jika dokumen memiliki halaman belakang, atau terdiri dari beberapa halaman, maka digabungkan dalam 1 file atau dibuat multi page;

6. Tidak semua jenis dokumen yang ada dalam kamus file harus dipenuhi, disesuaikan dengan ketersediaan dokumen yang dimiliki oleh Pegawai Negeri Sipil.

(10)

1. Pengajuan Dokumen Oleh PNS

Pengajuan dokumen elektronik Pegawai Negeri Sipil diajukan dengan cara sebagai berikut :

a. Siapkan semua dokumen kepegawaian yang dimiliki dan telah dipindai (scan) dalam bentuk file PDF;

b. Periksa kembali nama setiap dokumen. Dokumen harus sesuai dengan ketentuan dan format penulisan nama file;

c. Menyerahkan dokumen elektronik kepada pengelola kepegawaian unit kerja masing-masing untuk diverifikasi;

d. Melakukan pengecekan status dokumen yang telah diajukan melalui aplikasi SEPAKAT oleh pengelola kepegawaian, pada menu Layanan Cek Data Pengajuan Dokumen.

e. Cara melakukan pengecekan status dokumen adalah sebagai berikut : - Buka browser (google chrome atau mozilla firefox) di perangkat

Komputer atau Labtop;

- Ketik pada pencarian google :

- Tampilan pencarian di google, klik link : sepakat.pohuwatokab.go.id

atau klik Cek Layanan Dokumen Paperless (tanda panah biru)

- Akan tampil halaman Cek Layanan Dokumen Paperless

(11)

11

- Masukkan NIP pada halaman pencarian dan klik tombol Lacak Dokumen;

- Halaman status dokumen akan ditampilkan, yang berisi Status Dokumen dan Catatan Verifikator

- Keterangan Status Dokumen terdiri dari : : Memenuhi Syarat

: Berkas Tidak Lengkap : Tidak Memenuhi Syarat

- Selain berisi status dokumen, juga terdapat tanggal diverifikasinya dokumen elektronik beserta nama verifikator dan catatan hasil verifikasi;

- Jika status dokumen ACC, maka seluruh layanan kepegawaian dapat diproses sesuai ketentuan, Jika berstatus BTL atau TMS harap menghubungi pengelola kepegawaian masing-masing unit kerja untuk perbaikan dokumen, dan segera ajukan kembali perbaikan dokumen melalui pengelola kepegawaian.

- Klik tombol Reset yang terletak di bar kanan atas untuk kembali ke halaman pencarian atau klik tombol Beranda untuk kembali ke halaman Layanan Kepegawaian.

(12)

2. Pengajuan Dokumen Oleh Pengelola Kepegawaian

Pengajuan dokumen elektronik oleh Pengelola Kepegawaian unit kerja diajukan dengan cara sebagai berikut :

a. Buka browser (google chrome atau mozilla firefox) di perangkat Komputer atau Labtop;

b. Ketik URL pada bar atau di pencarian google :

c. Akan tampil halaman aplikasi SEPAKAT

d. Kemudian pilih halaman atau klik Layanan Kepegawaian (tombol berwarna merah)

(13)

13

e. Akan tampil halaman Layanan Kepegawaian Secara Elektronik

f. Pilih atau klik Layanan Pengajuan Dokumen

g. Setelah memilih Layanan Pengajuan Dokumen akan muncul halaman pop up : Layanan Cek Data dan Paperless Upload Dokumen

(14)

i. Akan tampil halaman login pengelola kepegawaian, masukkan username dan password, lalu klik tombol Masuk.

j. Masuk pada halaman dashboard pengelola kepegawaian.

Keterangan Dashboard pengelola kepegawaian :

1. Menu Layanan Kepegawaian, pin biru di menu sidebar menandakan bahwa pengelola kepegawaian sedang login di menu yang bertanda dan tidak diijinkan membuka menu layanan kepegawaian yang lain;

2. Menu wellcome, dapat dihilangkan dengan mengklik tanda silang (x); 3. Menu Pengumuman, berisi pemberitahuan terbaru tentang informasi

kepegawaian;

4. Log Sistem, berisi catatan aktivitas pengelola kepegawaian mulai dari login sistem sampai dengan logout;

2 3 4 1 5 6 7 8

(15)

15

5. Menu pengelola kepegawaian, yang berisi :

6. Rekap dokumen paperless unit kerja, berisi jumlah dokumen yang diajukan, jumlah dokumen belum diperiksa, jumlah dokumen memenuhi syarat, BTL dan TMS;

7. Riwayat Usul Layanan, berisi riwayat usul layanan yang diajukan oleh Pengelola Kepegawaian dan status layanan;

8. Logout (keluar) sistem.

k. Untuk mengajukan dokumen kepegawaian elektronik, klik Dokumen Paperless, lalu pilih menu Upload Dokumen.

k. Akan tampil halaman Upload Dokumen, silahkan input NIP (tanpa spasi) PNS yang akan diupload dokumennya, lalu klik tombol

Surat Dinas Elektronik tentang Kepegawaian

Daftar Jaga Layanan Kepegawaian. Daftar ini

ditampilkan otomatis oleh system Jumlah layanan kepegawaian yang diajukan dan informasi perbaikan layanan

Menu Download format-format kepegawaian, seperti DPCP, Laporan Perkawinan Pertama, dll

(16)

l. Jika PNS tidak berada di unit kerja Pengelola Kepegawaian, maka akan tampil konfirmasi : Pegawai Tidak Terdaftar di Unit Kerja Anda

m. Jika NIP sesuai makan akan tampil halaman Konfirmasi Data, berisi informasi Nama PNS yang dicari berdasarkan NIP, Status Data Simpeg dan Status Dokumen Paperless PNS yang bersangkutan. Laporan Status Data ini otomatis dari Sistem Informasi.

(17)

17

n. Silakan Lanjutkan dengan menekan tombol

o. Akan tampil halaman Uplaod Dokumen Elektronik

p. Untuk mengupload dokumen, silakan klik halaman yang berwarna merah.

q. Saat melakukan klik di area Letakan file dokumen kepegawaian disini, akan tampil halaman Pilih file dokumen PNS di perangkat komputer / Labtop.

(18)

r. Silakan cari folder di komputer / labtop yang berisi dokumen kepegawaian elektronik. Setelah ditemukan, tekan cltr+A pada keyoboard, kemudian klik open. Perlu diperhatikan, agar file langsung masuk ke aplikasi, penamaan file harus sesuai format dan ukuran file sesuai ukuran yang telah ditentukan.

s. Setelah semua file masuk ke aplikasi, silakan klik tombol refresh

t. File berhasil di upload dengan status Dalam Antrian TU. Tampilan file yang berhasil di upload ke aplikasi adalah sebagai berikut :

(19)

19

u. Status dokumen : Dalam Antrian TU, akan berubah setelah dilakukan verifikasi tahap 2 oleh Verifikator yang ada di BKPP Pohuwato. Tampilan dokumen setelah diverifikasi adalah sebagai berikut :

v. Keterangan untuk Status dokumen BTL dan TMS, dapat dilihat oleh Pengelola Kepegawaian dengan cara menekan tombol atau

(20)

w. Akan tampil pop up Keterangan untuk status dokumen BTL atau TMS

x. Selesai

Jika ada dokumen terbaru dari PNS di unit kerja pengelola kepegawaian yang berasal dari luar Badan Kepegawaian, seperti Ijazah, Perubahan Data Keluarga, dan lain-lain dapat langsung diupdate oleh pengelola kepegawaian dengan tahapan dan cara yang dimulai dari huruf a sampai dengan x.

Manual book ini akan diupdate, jika ada perubahan atau penambahan fitur pada Layanan Pengajuan Dokumen Aplikasi SEPAKAT. Semoga bermanfaat.

(21)