1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar BelakangMeningkatkan kualitas dan menjamin mutu terhadap produk yang dihasilkannya penting bagi sebuah organisasi. Menurut Webster Dictionary mutu menggambarkan tingkat keunggulan dari suatu produk atau jasa. Sehingga untuk memastikan dan menjamin bahwa produk dan atau jasa yang dihasilkan mempunyai kualitas atau mutu yang baik, setiap organisasi perlu mengukur sudah seberapa baik manajemen proses organisasi diterapkan.
Merujuk pada standar ISO 9001:2015, klausul 9 membahas tentang evaluasi kinerja (performance evaluation) yang mana organisasi harus menetapkan apa yang perlu dipantau dan diukur, organisasi harus menentukan cara yang akan dilakukan dalam pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, organisasi harus menentukan waktu dilakukannya pemantauan dan pengukuran, serta bagaimana hasil pemantauan dan pengukuran di analisis dan di evaluasi. Hasil evaluasi kinerja ini menjadi landasan awal bagi organisasi untuk menentukan langkah selanjutnya atau tindakan apa yang perlu dilakukan dalam melakukan perbaikan atau peningkatan. Hal ini turut serta dijelaskan dalam klausul 10 yaitu peningkatan (improvement) dimana organisasi perlu menetapkan dan menentukan peluang untuk melakukan peningkatan dan menerapkan tindakan yang perlu dilakukan sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Kerangka kerja maturity
model dapat digunakan organisasi untuk mengukur seberapa efektif dan efisien
organisasi bekerja melalui kemampuan manajemen prosesnya. Maturity model merupakan suatu paramter yang dapat digunakan organisasi untuk mengetahui tingkat kematangannya, sehingga organisasi tersebut dapat melakukan peningkatan dan perbaikan untuk memperoleh tingkat kematangan selanjutnya (Becker et al., 2009).
CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) merupakan perusahaan yang mengolah rempah-rempah asli Indonesia menjadi minuman tradisional khas Jawa Barat seperti bandrek dan bajigur yang dipasarkan dalam bentuk serbuk siap seduh. Perusahaan yang berlokasi di Cimahi, Jawa Barat ini selalu berupaya agar produknya dapat diterima dan dinikmati oleh masyarakat luas. Perbaikan terhadap rasa, kemasan (packaging), hingga berinovasi dengan menciptakan minuman
2
tradisional dengan berbagai macam varian merupakan hal yang sudah dilakukan sampai saat ini. Maka dari itu, untuk memastikan dan menjamin bahwa produk yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik, CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) perlu mengukur sudah sejauh mana tingkat kematangan manajemen proses yang diterapkan dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’. Tingkat kematangan tersebut dapat diketahui melalui analisis kondisi aktual terkait manajemen proses pada proses produksi minuman tradisonal ‘Hanjuang®’. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Humas CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK). Berikut merupakan kondisi aktual proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ apabila ditinjau dari maturity level.
Tabel I. 1 Kondisi Aktual Proses Produksi Minuman Tradisional ‘Hanjuang®’ Berdasarkan Maturity Model
Maturity Level
Kondisi Aktual Proses Produksi Minuman Tradisonal ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) Evidance Level 1 : Initiate Proses dan aktivitas belum terdefinisi secara jelas dan pasti, sehingga proses dan aktivitas yang dilakukan masih berubah-ubah
tergantung siapa yang mengerjakan (ad hoc & Chaotic).
CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ sudah melewati level 1. Hal ini dikarenakan proses produksi sudah di deskripsikan dan ditetapkan. Kemudian proses produksi dilakukan secara konsisten dengan menerapkan sistem produksi make-to-order
dan sedikit make-to-stock
1. Struktur Organisasi CV. CINTEK 2. Dokumen Data Karyawan dan Bagiannya 3. Proses Bisnis 4. Dokumen Data Penjualan
3
(30% dari total produksi per-bulannya).
Level 2: Managed Proses dan aktivitas sudah dikelola secara terus-menerus dan membangun
lingkungan
pekerjaan yang stabil. Namun, belum terdapat prosedur yang jelas dalam menjalankan
aktivitas.
CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ juga sudah melewati level 2. Hal ini dikarenakan proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ berlangsung secara stabil, aktivitas produksi sudah terdefinisi dengan jelas. Terbukti dengan adanya struktur organisasi perusahaan, SOP (Standard Operational Procedure) dan proses bisnis.
1. SOP yang meliputi: a. Struktur Organisasi
Produksi
b. Uraian Tugas Pekerjaan c. Flowchart Produksi d. Deskripsi Prosedur Proses 2. Struktur Organisasi CV. CINTEK Level 3: Standardized
Proses dan aktivitas sudah terdefinisi, terdapat prosedur yang menjadi panduan dalam melakukan aktivitas. CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ sudah memiliki proses
standar yang
terdokumentasi dalam SOP dan dalam proses produksinya mengacu pada standar PIRT (Pangan Industri Rumah Tangga) yang tersertifikasi. Akan
1. Sertifikat PIRT yang meliputi: a. Minuman Bandrek (No. P-IRT: 2133277010139-20) b. Minuman Kopi (No. P-IRT: 2133277020139-20) c. Minuman Rempah (No. P-IRT: 2133277030139-20) d. Minuman Teh
4
tetapi, pengukuran untuk mengetahui performansi proses belum dilakukan sepenuhnya.
(No. P-IRT:
2133277040139-20)
Hasil analisis menggunakan maturity model menunjukkan bahwa tugas akhir ini dapat dimulai dari maturity level 3 yaitu Standardized karena di samping perusahaan sudah memiliki standar untuk proses produksi namun, pengukuran terhadap performansi proses belum sepenuhnya dilakukan.
Maka dari itu, evaluasi menggunakan Business Process Maturity Model (BPMM) diperlukan untuk mengetahui lebih lanjut sudah sejauh mana CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’. Organizational Process Management (OPM) merupakan salah satu area proses pada maturity level 3 (standardized) yang dipilih peneliti untuk menjadi fokus area pada tugas akhir ini. OPM bertujuan untuk mengembangkan proses standar yang meliputi aset proses, pengimplementasian, dan peningkatan berdasarkan kelemahan dan kekuatan organisasi. Hasil evaluasi akan menunjukkan praktik mana saja yang sudah dan belum di implementasikan oleh CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ berdasarkan specific goals dan specific practice area proses OPM serta dilakukan usulan perbaikan terhadap specific practice yang belum memenuhi penilaian maximum sehingga dapat meningkatkan persentase tingkat kematangan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisonal ‘Hanjuang®’ pada area proses Organizational
Process Management (OPM).
I.2 Perumusan Masalah
Evaluasi tingkat kematangan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas proses dalam memproduksi produk yang dihasilkannya. Berdasarkan latar belakang masalah, berikut merupakan perumusan masalah pada tugas akhir ini.
5
a. Apa yang menyebabkan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ baru mencapai level 3 –
standardized maturity model ?
b. Bagaimana tingkat kematangan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ apabila ditinjau berdasarkan
maturity model ?
c. Bagaimana usulan perbaikan dalam memenuhi maturity level 3 – standardized area proses Organizational Process Management (OPM)?
I.3 Tujuan Tugas Akhir
Berdasarkan perumusan masalah yang telah ditetapkan sebelumnya, maka tujuan dilakukannya tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
a. Mengetahui praktik apa saja yang belum dan sudah diimplementasikan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ berdasarkan specific goals dan specific practice area proses Organizational Process Management (OPM).
b. Mengukur tingkat kematangan proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) berdasarkan
maturity model.
c. Membuat usulan perbaikan untuk memenuhi maturity level 3 –
standardized area proses Organizational Process Management (OPM).
I.4 Batasan Tugas Akhir
Pembatasan suatu masalah dilakukan agar tugas akhir yang dilakukan di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) lebih terarah dan tujuan tugas akhir akan lebih mudah tercapai. Adapun batasan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
1. Tugas akhir hanya berfokus pada proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK).
2. Organizational Process Management (OPM) adalah area proses yang dipilih untuk melakukan tugas akhir.
3. Tugas akhir hanya dilakukan sampai tahap evaluasi dan usulan perbaikan untuk specific practice yang belum memenuhi penilaian maximum.
6 I.5 Manfaat Tugas Akhir
Adapun manfaat dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Perusahaan
a. CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dapat mengetahui praktik apa saja yang belum dicapai untuk selanjutnya dapat diimplementasikan dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’, sehingga dapat meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu dan meningkatkan tingkat kematangan perusahaan.
b. Dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’, CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) memiliki panduan untuk mengukur dalam mengevaluasi sistem manajemen mutu atau manajemen prosesnya berdasarkan maturity model.
2. Bagi Peneliti Selanjutnya
Tugas akhir ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan terkait bagaimana cara untuk mengetahui tingkat kematangan suatu organisasi menggunakan pendekatan Business Process Maturity Model (BPMM). I.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada tugas akhir ini diuraikan sebagai berikut: Bab I Tinjauan Pendahuluan
Latar belakang merupakan sub bab pertama pada bab ini yang memuat alasan yang mendasari perlu dilakukannya tugas akhir ini. Hal tersebut dikarenakan pengukuran terhadap performansi proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) belum dilakukan sepenuhnya, sehingga pada tugas akhir ini dilakukan evaluasi tingkat kematangan perusahaan untuk mengetahui sudah sejauh mana CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’. Perumusan masalah berupa penentuan penyebab CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ baru mencapai level 3-standardized dan bagaimana tingkat kematangan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ apabila ditinjau
7
berdasarkan maturity model. Tujuan tugas akhir ini dilakukan adalah untuk mengetahui praktik apa saja yang belum dan sudah diimplementasikan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam memproduksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ berdasarkan specific
goals dan specific practice area proses Organizational Process Management (OPM), mengukur tingkat kematangan proses produksi
minuman tradisional ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) berdasarkan maturity model, serta membuat usulan perbaikan. Batasan masalah tugas akhir hanya berfokus pada proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’ di CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dengan area proses yang akan di evaluasi adalah
Organizational Process Management (OPM) dan tugas akhir hanya
dilakukan sampai pada tahap evaluasi dan usulan perbaikan. Kemudian terdapat manfaat yang peneliti harapkan dari tugas akhir ini terdiri dari manfaat bagi perusahaan dan pembaca peneliti selanjutnya. Serta sistematika penulisan yang memaparkan isi dari setiap bab pada tugas akhir.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi berbagai literatur yang berkaitan dan mendukung terhadap pemecahan permasalahan yang penulis angkat sebagai topik dan objek dari tugas akhir meliputi Produksi, Business Process Maturity Model (BPMM) - OMG, Maturity Level, Organizational Process Management (OPM), dan ISO 2009:2015.
Bab III Metodologi Penyelesaian Masalah
Bab ini menjelaskan alur pengerjaan tugas akhir dengan rinci yang meliputi perancangan kerangka pemecahan masalah dan perancangan sistematika pemecahan masalah mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, usulan perbaikan, analisis hasil usulan perbaikan, serta kesimpulan dan saran.
Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pada bab ini peneliti melakukan pengumpulan data yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan pada tugas
8
akhir ini adalah data hasil wawancara dan proses bisnis eksisting, sementara untuk data sekunder terdiri dari specific goals dan specific
practice area proses OPM, business process maturity model assessment
serta requirements ISO 9001:2015 klausul 9.1.3 dan 10.3. Selanjutnya pengolahan data dilakukan dengan menentukan gap untuk masing-masing specific practice area proses OPM berdasarkan hasil wawancara.
Bab V Analisis dan Hasil
Pada bab ini hasil dari gap identification dilakukan analisis dan scoring untuk menggambarkan tingkat kematangan kondisi eksisting CV. Cihanjuang Inti Teknik dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’. Setelah itu, dilakukan saran perbaikan untuk memperbaiki proses serta meningkatkan tingkat kematangan CV. Cihanjuang Inti Teknik (CINTEK) dalam mengelola proses produksi minuman tradisional ‘Hanjuang®’.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Bab ini menjelaskan kesimpulan yang memuat pernyataan singkat berdasarkan aktivitas dan hasil tugas akhir, serta menjawab perumusan masalah dan tujuan dilakukannya tugas akhir. Kemudian pada bagian saran, peneliti memberikan usulan bagi perusahaan berdasarkan hasil pengolahan data yang sudah dilakukan sebelumnya dengan harapan agar usulan yang diberikan dapat memberikan perubahan yang lebih baik bagi perusahaan.
