DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
1.0 TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menerangkan cara-cara mengendalikan urusan bersara pilihan bagi staf di Universiti Putra Malaysia.
2.0 SKOP
Skop prosedur ini meliputi persaraan pilihan staf UPM yang berjawatan tetap yang memilih Skim Pencen. Tafsiran Pencen adalah merujuk Akta Pencen 1980 (Akta 239) dan Panduan Urusan Persaraan dan Pencen –Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
- Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan
1980 (Akta 227 & 239)
- Peraturan Pencen 1980, Perintah Am Bab A
- Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1991- Persaraan
Pilihan Sendiri
- Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1992- Pindaan
Kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1991
- Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003- Panduan Urusan
Persaraan dan Pencen
- Buku Undang-undang Pencen Di Malaysia
- Buku Panduan Perkhidmatan UPM
- Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2003 – Pemberian
Wang Gantian Cuti Rehat (GCR).
- Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2004 – Pemberian
Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)
- Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2008- Tawaran Opsyen
Pelanjutan Umur Persaraan Wajib Kepada 58 Tahun
- Fail Peribadi staf
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
- Rekod Kenyataan Perkhidmatan/Rekod Cuti
- Rekod Pengumpulan GCR
OPR/PEND/GP03/GCR Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (GCR)
OPR/PEND/GP03/KPC Garis Panduan Rekod Kenyataan Perkhidmatan/ Rekod Cuti
OPR/PEND/GP03/PPL Garis Panduan Percantuman Perkhidmatan Lepas
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
e-IHRAMS : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia
Ops Pencen : Modul Pengurusan Operasi Pencen
JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam
KB : Ketua Bahagian
PT : Pegawai Tadbir
PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
UPM : Universiti Putra Malaysia
BPR : Badan Pencegah Rasuah
GCR : Gantian Cuti Rehat
5.0 TANGGUNGJAWAB
Pendaftar, Ketua Bahagian adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan apabila staf akan bersara.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
6.0 CARTA ALIR Mula Terima Surat Permohonan Terima Borang dan Semak Sedia Dokumen Dan HantarTerima Penyata Faedah Persaraan Daripada JPA
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.8 7.7 Hantar Borang
Hantar Maklumat Ke Agensi Luar/ UPM Terima Kelulusan Daripada JPA Tamat 7.11 Terima Borang/ Surat Kelulusan/ Perakuan Pengsahan
Terima Makluman Pembayaran Wang Ganjaran Daripada JPA
7.10 7.9 Pemberhentian Gaji Lengkap Tidak Lengkap 7.12
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.0 PROSES TERPERINCITindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Surat Permohonan
7.2.1 Terima surat permohonan persaraan pilihan daripada staf dan memastikan staf tersebut memenuhi syarat-syarat berikut:
(a) Sekurang-kurangnya lapan (8) bulan sebelum tarikh persaraan atau kurang bagi kes-kes tertentu; (b) Tempoh perkhidmatan tidak kurang sepuluh (10)
tahun yang boleh di masukira; dan
(c) Anggota berpencen yang telah berumur empat puluh (40) tahun.
PT/PT(P/O)
7.3 Hantar Borang
7.3.1 Hantar Borang Maklumat Untuk Bersara Pilihan
(OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03) dan Borang
Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03) kepada bakal pesara.
PT/PT(P/O)
7.4 Terima Borang Dan Semak
7.4.1 Terima Borang daripada bakal pesara dan cop penerimaan seperti berikut:
(a) Borang Maklumat Untuk Bersara Pilihan
(OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03); (b) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03);
(c) Salinan Kad Pengenalan pesara dan tanggungan; (d) Salinan Sijil Nikah/Sijil Pendaftaran Perkahwinan; (e) Salinan Sijil Beranak/Sijil Daftar Anak Angkat; (f) Salinan Buku Bank/Penyata Akaun Semasa;
(g) Salinan Sijil Kematian bagi pasangan /Sijil Perceraian;
(h) 1 keping gambar pesara bersaiz paspot;
(i) Surat Tawaran Belajar di IPTA/IPTS bagi anak yang di bawah tanggungan pesara;
PT/PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
(j) Surat pengesahan dari Hospital Kerajaan dan gambar bagi anak yang cacat (Orang Kurang Upaya) (gambar ukuran poskad); dan
(k) Borang Perisytiharan Harta – JPA(T)1/03 November 2008;
7.5 Hantar Maklumat Ke Agensi Luar/UPM
7.5.1 Dapatkan maklumat daripada agensi luar untuk perkara-perkara berikut:
(a) Surat Tapisan Keutuhan BPR – Cawangan
Pendaftaran Rahsia, Bahagian Pencegah Rasuah (Pegawai Sokongan Gred 27 ke atas dan Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional sahaja). (b) Surat Arahan Potongan Pencen/Ganjaran Pinjaman
Perumahan - Bahagian Pinjaman Perumahan (Jika ada).
(c) Borang (C.P.22B-Pin.2/94) – untuk dimajukan kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) - Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan.
7.5.2 Dapatkan maklumat dan kelulusan daripada UPM untuk perkara-perkara berikut:
(a) Maklum balas bertulis daripada Seksyen Latihan Dalam Akademik sekiranya ada kes-kes pecah kontrak;
(b) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03) staf kepada Bahagian Perundang-Undangan bagi tujuan perakuan dan pengesahan;
(c) Borang akuan berhutang ke Pejabat Bendahari;
i) Borang Akuan Hutang
(Kew.293c-Tab.4-Pin.1/82)
ii) Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan (C.P.22B-Pin.4/05).
(d) Surat permohonan kebenaran kelulusan persaraan pilihan kepada Naib Canselor; dan
(e) Rekod Kenyataan Perkhidmatan dan Rekod
Kenyataan Cuti.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.6 Terima Borang/ Surat Kelulusan/Perakuan Pengesahan7.6.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan pada
dokumen seperti langkah 7.5. Borang Akuan Berhutang yang lengkap seperti di langkah 7.7 daripada Pejabat Bendahari.
Jika lengkap input maklumat staf yang terkini dalam modul Ops Pencen dan terus ikut langkah 7.7, jika tidak lengkap ikut langkah 7.3.
PT/PT(P/O)
7.7 Sedia Dokumen Dan Hantar
7.7.1 Sedia dan hantar dokumen yang lengkap persaraan pilihan ke JPA tidak lewat daripada tiga (3) bulan sebelum tarikh persaraan pilihan yang dipohon seperti berikut:
(a) Borang Maklumat Pesara (JPA.BP.SPPP.B01a);
(b) Borang Maklumat Tanggungan
(JPA.BP.SPPP.B03);
(c) Borang Sijil Akuan Berhutang/ Tidak Berhutang (JPA.BP.UMUM.B01);
(d) Borang Laporan Pengesahan Pakar Perubatan
Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat
Anggota/Gambar berukuran poskad bagi anak
cacat (Orang Kurang
Upaya)(JPA.BP.UMUM.B04)(Jika berkenaan);
(e) Rekod Kenyataan Perkhidmatan dan Rekod
Kenyataan Cuti;
(f) Salinan sijil nikah/surat cerai; sekiranya tiada, surat akuan sumpah (nikah);
(g) Salinan Kad Pengenalan staf dan suami/isteri; (h) Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21
tahun dan tiada had umur bagi anak cacat;
(i) Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama,
nombor Kad Pengenalan dan Nombor akaun bank;
(j) Surat Tapisan Keutuhan BPR;
(k) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03);
(l) Surat kelulusan persaraan pilihan daripada Naib Canselor; dan
PT/PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
(m) Surat pecah kontrak sekiranya ada.
Sesalinan dokumen berkenaan dihantar kepada bakal pesara bagi tujuan makluman dan simpanan.
7.8 Terima Kelulusan Daripada JPA
7.8.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan surat
kelulusan permohonan persaran pilihan sendiri daripada JPA yang menyatakan No Rujukan Pencen Pesara dan dimasukkan kedalam fail pesara (sampul kecil).
PT/PT(P/O)
7.9
Teri Terima Penyata Faedah Persaraan daripada JPA
7.9.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan makluman penyata yang menunjukkan amaun pencen bulanan dan amaun wang ganjaran yang akan diterima oleh pesara.
PT/PT(P/O)
7.10 Pemberhentian Gaji
7.10.1 Proses pemberhentian bayaran gaji pesara wajib satu (1) bulan sebelum tarikh persaraan di dalam Sistem e-IHRAMS.
(a) Sedia Penyata Pemberhentian Gaji untuk
dikemukakan ke Pejabat Bendahari dan
memaklumkan kepada Pesara/Ketua
PTJ/Pembantu Tadbir berkenaan.
PT/PT(P/O)
7.11 Terima Makluman Pembayaran Wang Ganjaran Daripada JPA
7.11.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan sesalinan surat makluman tentang pembayaran ganjaran pesara yang telah dimasukkan ke akaun pesara (melalui kredit bank/ cek) daripada JPA.
PT/PT(P/O)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
8.0 REKOD KUALITIBil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. Sampul Kecil Peribadi Pegawai (No. Staf)
Sampul Kecil
Maklumat Pesara JPA. BP. SPPP. B.01 a (yang telah dilengkapkan)
Maklumat Tanggungan JPA. BP. SPPP. B03 (yang telah dilengkapkan)
Borang Maklumat/Dokumen untuk Bersara Pilihan- (OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03) yang telah dilengkapkan
Notis Perlepasan/Pengasingan Caruman Kerajaan di Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan JPA. BP. SPP B04 (yang telah dilengkapkan)
Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang JPA. BP. UMUM. B01 (yang telah dilengkapkan) Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota JPA. BP. UMUM. B04 (jika berkenaan) Perisytiharan Harta Borang JPA (T)1/03 (yang telah dilengkapkan)
Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti
Salinan Sijil Nikah/Surat Cerai; sekiranya tiada, Surat Akuan Sumpah (nikah) Salinan Kad Pengenalan Staf dan Suami/isteri
Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had bagi anak cacat Salinan dokumen Bank yang menunjukkan nama, nombor kad penganalan dan nombor akaun bank
Surat permohonan persaraan pilihan dari staf
Surat kelulusan dari Naib Canselor sijil penyelesaian cukai pendapatan (C. P. 22B- Pin. 2/94) (yang telah dilengkapkan) Borang Akuan Hutang (Kew. 293c- Tab. 4- Pin. 1/82) (yang telah dilengkapkan) Surat Tapisan Keutuhan BPR- Cawangan Pendaftaran Rahsia, Bahagian Pencegah Rasuah (jika berkenaan)
Surat Arahan Potongan Pencen/Ganjaran Pinjaman Perumahan- Bahagian
Perumahan (jika ada)
Sedia penyata pemberhentian gaji dan memaklumkan kepada Pejabat Bendahari Penyata bayaran GCR
PT (P/O) Pegawai Tadbir Seksyen
Pengesahan, Cuti & Persaraan Setelah terima pembayaran ganjaran, sampul kecil disimpan ke bilik fail Pendaftar
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai RekodTanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/PEND/(No. Staf) Fail Peribadi
PT (P/O) PT Bilik Fail
Sepanjang tempoh perkhidmatan
Pendaftar
3. UPM/PEND/3.9 Bhg.4
Bersara Dari Perkhidmatan UPM Senarai staf bersara Pilihan
PT (P/O) PT Seksyen Pengesahan, Cuti & Persaraan Kekal Pendaftar 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan KB Pengurusan Sumber Manusia WP 03/01/2011
