PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
PENGALAMAN SAAT MONEV INTERNAL KE UNIT KERJA DI
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
SURTINAH *
*Universitas Lancang Kuning,
----Abstract
PENDAHULUAN Universitas Lancang Kuning (Unilak) merupakan salah satu Universitas yang berada di Provinsi Riau, dan merupakan Universitas yang sudah memiliki akreditasi B . Dalam perjalanannya untuk meraih nilai akreditasi Institusi tersebut banyak kendala yang kami hadapi. Terutama dari kalangan akademisi yang belum memahami arti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Perguruan Tinggi. Mereka tidak mengetahui bahwa keberhasilan SPMI
berkorelasi positif terhadap Akreditasi Institusi. Sesuai dengan Pasal 53 UU Dikti, antara lain berbunyi SPMI adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom atau mandiri untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Dan sesuai dengan Pasal 52 ayat (2), Unilak sudah membuat suatu ketetapan yang harus dilaksanakan, dan akan evaluasi terhadap pelaksanaan ketetapan tersebut. Dari hasil evaluasi akan dialkukan pengendalian dan selanjutnya akan
dilakukan peningkatan. Unilak selalu melakukan sosialisasi terhadap suatu ketetapan, dan selalu meminformasikan apa yang akan dilakukan, mensosialisasikan hasil yang diperoleh, dan menindaklanjuti hasil yang perlu untuk diperbaiki. Pada kenyataannya semua yang sudah
disosialisasikan belum dapat dimengerti oleh sebagian besar civitas academica Unilak, sehingga hal-hal yang seharusnya tidak perlu terjadi dapat terjadi dan nyata adanya. Hal ini dapat
dimaklumi, karena SPMI di Unilak aktif diberlakukan menjelang akreditasi institusi pada tahun 2014 yang lalu. Sehingga seluruh dokumen pendukung akreditasi mengacu pada standar BAN-PT, dan secara otomatis mengacu pada standar SPMI dikti. Dan hal ini yang membuat kejutan-kejutan pada sebagian civitas academica yang merasa terganggu kenyamanannya dalam bekerja. Selama ini
pekerjaan mereka berjalan tanpa ada hambatan walau dokumen standar yang diwajibkan tersebut tidak tersedia. Mereka menganggap Unilak memaksakan kehendak untuk menyediakan dokumen yang dimaksud agar dapat menjatuhkan sanksi kepada mereka berdasarkan hal tersebut di
atas. Untuk melaksanakan SPMI tersebut Unilak mengrimkan 29 tenaga pendidik untuk mengikuti pelatihan sebagai auditor, dan memperoleh sertifikat yang dapat digunakan sebagai auditor internal. Auditor inilah yang akan menjalankan fungsinya untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja Unit kerja di lingkungan Unilak. MONEV INTERNAL NON
Mutu (BPM) Unilak satu bulan menjelang jadwal monev dilaksanakan ke seluruh Fakultas dan seluruh Unit kerja yang ada di lingkungan Unilak. BPM juga melampirkan daftar periksa yang akan dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh seluruh auditee. Sebulan sebelum jadwal monev BPM mengundang seluruh auditor yang akan ditugaskan, dan mengundang seluruh Ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas. Maksud pertemuan ini adalah untuk
menyetukan persepsi terhadap dokumen dan implementasi terhadap dokumen yang akan diperiksa. Kepada seluruh UPM dipesankan agar mensosialisasikan hasil pertemuan tersebut di unit kerjanya masing-masing. Pada kesempatan itu juga jadwal kegiatan dan auditor yang ditugaskan ke unit kerja diberikan agar auditee mempersiapkan seluruh dokumen yang akan dievaluasi. Pada saat jadwal monev tiba, maka seluruh auditor yang ditugaskan menuju ke tempat yang sudah ditentukan sesuai dengan jadwal dan lokasi yang diberikan. Namun tidak semua auditee
menyambut baik tim auditor tersebut. Ada beberapa pimpinan fakultas dan pimpinan unit kerja yang merasa keberatan dengan monev yang dilakukan terhadap kinerja mereka.Kejadiannya seperti ini; Tim auditor yang siap melakukan monev terhadap salah satu Dekan melaporkan ke BPM, bahwa dekan tidak bersedia di monev, karena menurut dekan bahwa mereka sebagai koordinator ditingkat fakultas yang mengkoordinir seluruh unit kerja yang di monev, kenapa mereka harus dimonev juga ? ketua Tim audit tidak berani melakukan monev di unit kerja Dekan. Namun monev tetap dilakukan terhadap unit kerja di bawah dekan yaitu Wakil Dekan I, Wakil Dekan II, dan seterusnya. Namun ironinya apa yang dikatakan Dekan bahwa dia yang mengkoordinir unit kerja di bawahnya, ternyata tidak ada apa-apanya. Semula ketua tim monev menganggap bahwa unit yang dipimpin oleh dekan tersebut sudah bagus melaksanakan dan menyiapkan dokumen yang dimaksud, ternyata apa yang disebutkan oleh Dekan tidak ada, sehingga disimpulkan bahwa fakultas tidak melaksanakan ketetapan yang diputuskan oleh Unilak. Ternyata setelah diselidiki Dekan fakultas merasa bahwa BPM tidak berhak untuk melakukan monev terhadap kinerja fakultas, karena mereka tidak mengetahui kedudukan BPM itu dimana berdasarkan struktur organisasi di
Unilak. Kasus kedua adalah pada saat melakukan monev ke salah satu unit kerja di Unilak. Pimpinan unit kerja menghubungi kepala bagian monev yang ada di struktur BPM, menanyakan apa pangkat dan golongan tim auditor yang akan melakukan monev di unit kerjanya. Sehingga tim monev yang pangkat dan golongannya masih berada di bawah pangkat dan jabatan auditee tidak ada yang berani melakukan monev ke unit kerja tersebut. Sehingga saya yang secara kebetulan memiliki pangkat dan golongan yang paling tinggi di Unilak dan memiliki sertifikat auditor yang ditugaskan untuk mengaudit pimpinan Fakultas dan pimpinan unit kerja tersebut. Seharusnya hal ini tidak terjadi kalau pimpinan Fakultas dan pimpinan Unit kerja mengerti tentang pentingnya monev internal tersebut, siapapun dan apapun pangkat dan jabatannya itu tidak perlu
dipermasalahkan. Bila dibandingkan dengan perguruan tinggi di Jawa yang pada umumnya sangat menyadarai akan pentingnya monev internal ini alangkah mudahnya pekerjaan ini
dilaksanakan. Unilak berharap bahwa dalam waktu dekat seluruh Fakultas dan Unit kerja menganggap bahwa monevin merupakan suatu kebutuhan bukan suatu hal yang
menyengsarakan. Berpengalaman dari kejadian tersebut di atas maka pimpinan Unilak
mengeluarkan suatu kebijakan tentang pangkat dan golongan kandidat auditor yang akan mengikuti pelatihan sebagai auditor. Pangkat dan golongan memang memiliki peran yang sangat penting dalam melaksanakan tugas, karena orang-orang akan merasa lebih senang bila diberi tugas oleh pejabat yang lebih tinggi pangkat dan golongannya. Bila selama ini pimpinan suatu lembaga menetapkan kepala/ketua suatu unit kerja berdasarkan atas kedekatan dan yang lainnya, maka untuk ke depannya hal seperti ini tidak boleh terjadi lagi. Pengalaman lain yang kami alami adalah setelah monev internal dilakukan maka akan diperoleh hasil yang akan dilaporkan kepada Rektor. Hasil yang diperoleh untuk monev internal tersebut diharapkan lebih bagus dari tahun sebelumnya, namun harapan tinggal harapan, kenyataannya yang diperoleh adalah harapan yang tidak sesuai dengan kenyataan. Satu bulan Sebelum monev dilakukan, BPM melakukan sosialisasi dan ada kegiatan pelatihan dalam membuat dokumen yang akan dimonev. Selruh contoh
hasilnya jauh dari harapan, sehingga BPM berinisiatif untuk memberikan bimbingan langsung ke fakultas dengan mewajibkan seluruh unit kerja di fakultas dari mulai dekan sampai ke unit kerja paling rendah untuk hadir dan membawa note book masing-masing. BPM memberikan pelatihan dan memberikan tugas untuk dikerjakan pada saat itu juga, sampai dokumen yang dimaksud selesai, langsung dicetak dan dijadikan dokumen masing-masing peserta. Sedangkan cara mengevaluasinya diberikan contoh, dan cara menganalisanya bila laporan yang dibuat membutuhkan suatu analisa dalam menyimpulkannya. Cara Penanggulangan1. Melalui BPM saya menyarankan kepada pimpinan Unilak agar BPM langsung di bawah koordinator Rektor. Sehingga segala sesuatu yang menyangkut urusan tentang peningkatan mutu Unilak langsung atas komando Rektor
berdasarkan saran dari BPM. Dan hal itu dilaksanakan oleh pimpinan Unilak.2. Pimpinan Unilak membuat suatu kebijakan berdasarkan hasil ketidak sesuaian yang ditemukan pada waktu monev. Setelah kebijakan tersebut dilaksanakan, maka terlihat perubahan yang nyata, dimana dekan fakultas dan pimpinan unit kerja yang enggan untuk dimonev menjadi lebih terbuka dan lebih luwes menerima auditor. dan mereka merasakan bahwa ternyata monev yang dilakukan oleh BPM sangat bermanfaat bagi mereka dalam melaksanakan SPMI di tingkat fakultas. Kekurangan yang ditemukan pada saat monev, segera dapat ditindaklanjuti untuk segera dilengkapi.3. Tim auditor yang ditugaskan ke unit kerja agar disesuaikan pangkat dan golongannya, minimal pangkat dan golongan berada di atas auditee.4. Mengundang pakar yang paham tentang SPMI, dan memberikan pencerahan kepada seluruh civitas academica. PENUTUP Dari
pengalaman di atas, maka disimpulkan bahwa;1. BPM harus berada di bawah koordinator Rektor.2. Tim Auditor adalah orang yang sudah memiliki jabatan fungsional minimal
Lektor.3. Pangkat dan Golongan juga perlu dipertimbangkan dalam menentukan
