Pertemuan 1
Pengertian Manajemen Perkantoran dan Ruang Lingkup Manajemen Kantor
A. Pendahuluan
B. Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran C. Kegiatan Manajerial dalam kantor
D. Lingkup dan Fungsi pekerjaan Kantor E. Evaluasi
A. Manajemen Perkantoran Dewasa ini telah berkembang cukup pesat, dari yang sebelumnya hanya menyangkut tata usaha dan administrasi, kini berkembang lebih kompleks seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang sangat mempengaruhi dan membantu peran dari manajemen kantor.
Setiap orang atau individu yang akan bergabung dalam sebuah organisasi perlu mengetahui manajemen perkantoran, sebagai kegiatan penunjang yang sangat penting dalam sebuah organisasi.
Kegiatan perkantoran dewasa ini telah berkembang, tidak saja sebagai tempat berkumpulnya orang2 yang bekerja menyelesaikan tugas surat menyurat saja namun sudah merupakan sebuah sistem manajemen yang meliputi berbagai sub sistem seperti pengelolaan personil atau sdm, pengelolaan peralatan yang digunakan, prosedur tata kerja dimana berbagai macam data diolah, didistribusikan dan disimpan dengan cara-cara dan peralatan modern yang lebih efisien dan profesional.
B. Pengertian Kantor dan manajemen perkantoran
Kata ‘Kantor’ itu sendiri berasal dari bahasa belanda ‘Kantoor’ yang berarti ruang kerja ; ruang berkumpul ; ruang dimana terjadi aktivitas – aktivitas pekerjaan.
Kantor sebagaimana diungkapkan oleh J.C. Denyer (1974) merupakan tempat menjalankan usaha atau kegiatan dimana sebuah organisasi mempunyai kepentingan, tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai, baik itu kantor pemerintah maupun swasta.
Pengertian kantor dapat juga menunjuuk satuan/ unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pucuk pimpinan.
Namun sebelum kita mengetahui apa itu manajemen perkantoran, kita perlu mengetahui apa itu administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran adalah cabang dari ilmu administrasi. Administrasi perkantoran atau kegiatan tata usaha dapat didefinisikan sebagai segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Agar kegiatan administrasi perkantoran itu bisa berjalan dengan lebih baik diperlukan adanya kegiatan manajerial (office management). Jadi Administrator dalam menjalankan kegiatan administrasi perlu berpikir secara administratif dan juga berpikir secara manajerial.
Berpikir secara administratif artinya berpikir bagaimana mengatur dan menjalankan penyelenggaraan apa yang dikehendaki oleh organisasi secara keseluruhan,
Dan berpikir secara manajemen yaitu bagaimana cara mengerahkan dan memanfaatkan berbagai sumber daya, baik manusia maupun bukan manusia dengan berdasarkan perencanaan sampai pada pengendalian untuk mencapai tujuan tertentu.
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan”
Sedangkan Prajudi mendefinisikan manajemen kantor secara lengkap terdiri dari unsur-unsur :
1. Establishment, yakni berupa gedung, ruang dan peralatan. 2. Office Personel, yaitu terdiri dari personil kantor.
3. Office Operation, yaitu operasi pekerjaan tata usaha.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan berbagai hal yang berkaitan dengan pelayanan kantor. Pelayanan Kantor yang dimaksudkan adalah segenap pekerjaan kantor yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya tujuan pokok apapun.
Jadi sasaran manajemen kantor tidak hanya pekerjaan kantor yang sifatnya tulis menulis, akan tetapi telah mencakup berbagai unsur seperti office personnel, office space, komunikasi kantor, metode perkantoran, keuangan, manajemen kearsipan dll.
C. Kegiatan manajerial dalam kantor
Setiap organisasi baik itu pemerintah maupun swasta, baik itu organisasi profit maupun non-profit membutuhkan kepemimpinan dan pengrahan dalam semua jenjang dan aspek untuk mencapai tujuannya.
Orang yang bertugas memimpin dan mengerahkan semua potensi yang dimiliki perusahaan dikenal dengan manajer. Biasanya seorang manajer itu bertanggung jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan semua potensi yang dimiliki perusahaan.
Kegiatan manajemen terlihat jelas di beberapa tingkatan manajemen dalam setiap organsasi dari majamen atas – manajemen bawah.
Tanggung jawab dari masing-masing jenjang kepemimpinan sangat tergantung kepada jenis pekerjaan yang dijalankan dan macam tanggung jawab yang dibebankan pada masing-masing jabatan.
Manajemen. Bawah/Lini Manajemen Menengah
Ketrampilan manajerial :
1. Pimpinan yang berada pada tingkat atas (Top Management) adalah orang-orang yang memikul tanggung jawab atas berhasilnya misi organisasinya. Dan oleh karena itu mereka harusmempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya. Sebagai pimpinan mereka wajib menentukan kebijaksanaan yang menggariskan tentang arah, Tujuan dan sarana yang akan dicapai.
Disamping itu, mereka harus melakukan pembinaan, pengarahan dan bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama pada pimpinan tingkat menengah (Midle Management). Atas dasar beban tugas pekerjaan tersebut, maka pada pimpinan tingkat atas banyak diperlukan keterampilan administrative/management (administrative/managerial skill), dan sedikit menggunakan keterampilan teknik (technical skill).
Majaer tingkat atas harus memiliki ketrampilan membuat ide, konsep dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian dijabarkan dalam rencana kerja untuk diwujudkan.
2. Bagi manajer yang berada pada tingkat menengah, mereka ini merupakan penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas dengan keperluan pimpinan tingkat bawah. Dalam hubungan ini mereka memerlukan kecakapan dan keterampilan untuk menterjemahkan kebijaksanaannya itu secara terperinci, sehingga dengan mudah dapat menjadi pedoman atau petunjuk dalam pelaksanaan tugas oleh pimpinan tingkat bawah. Menurut Henry Fayol, bagi pimpinan tingkat menegah ini sangat memerlukan keterampilan administrative / management atau humanity skill lebih besar disbanding dengan keterampilan teknis.
pelaksanaan kerja dengan memberikan petunjuk, bimbingan dan pengendalian kerja operasional secara terus menerus kepada bawahannya.
Kemampuan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, pembukuan dsb.
Dalam pengertian ini berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan/jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan administrasi/manajemen (KA/M), dan semakin berkurang memerlukan keterampilan teknis (K.T), sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang didalam suatu organisasi maka ia semakin lebih banyak memerlukan keterampilan teknis dan kurang memerlukan keterampilan administrasi/ manajemen.
Fungsi-fungsi manajemen dalam Pekerjaan Kantor
Kegiatan manajerial dalam pekerjaan kantor dapat diidentifikasi melalui fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam kegiatan kantor. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dapat dilihat pada kegiatan kantor antara lain adalah :
1. Perencanaan
Mengkoordinir berbagai macam proses informasi seperti komunikasi, manajemen record (data) surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman, pemenuhan perlatan lainnya serta pemeilihan dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengroganisasian
Penetapan dasar-dasar organisasi kantor dalam perencanaan hubungan kerja diantara para pegawai dilengkapi dengan peralatan fisik , guna mencapai produktivitas yang maksimum.
3. Pelaksanaan
mutu kerja karyawan meningkat, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu ekstern dan intern yaitu diantara karyawan dan pimpinan.
4. Pengawasan
Penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi kantor, diikuti dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan aktivitas, persiapan dan penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
Semua fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya. Di dalam manajemen kantor, seorang manajer bertanggung jawab untuk perencanaan, pengorganisasian dari semua kegiatan kantor sampai kepada pelaksanaan dan pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi yang dipimpinnya.
Ketika kegiatan perkantoran belum berkembang seperti sekarang ini, fungsi manajemen kantor terbatas hanya pada urusan kepegawaian dan tugas-tugas tata usaha saja, namun ketika terjadi perkembangan manajemen, manajemen perkantoran pun mempunyai peran yang lebih besar, sehingga mengakibatkan berkembangnya metode-metode perkantoran yang baru dalam pengelolaan kantor bahkan sampai kepada pengelolaan informasi dalam perkantoran. Akan tetapi perlu diingat bahwa tugas perkantoran yang lama seperti komunikasi lisan maupun tulisan, pembuatan laporan, sistem akuntansi masih digunakan walaupun dalam bentuk yang sudah di modifikasi atau sudah lebih modern, seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi.
Sementara jika rincian secara umum ruang lingkup bidang kerja manajemen perkantoran meliputi hal berikut ini :
Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran (luas, jumlah, penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan,
pemindahan, pemeliharaan)
Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dll
Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan, pemeliharaan perabotan furniture perlengkapan kanor (meja, kursi dll)
Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaanm pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin Ketik, Komputer, Printer, Mesin Hitung, Pelengkapan Kebersihan dll
Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak.
Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil kerja, “sisdur” (sistem dan prosedur) kerja, analisis statistic dll.
Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir,perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan dll
Executive Controls, Kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasa, setarlisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis dll
Mengingat demikian luasnya ruang lingkup tugas manajemen perkantoran dan tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana, maka persyaratan pokok untuk seorang dalam jabatan sebagai manajer perkantoran disamping memiliki pengalaman, tentunya masih dibutuhkan aneka persyaratan lainnya seperti penidikan dan pelatihan, kemampuan dan keperibadian tertentu, ada tidak kurang dua belas basic qualification yang harus dimiliki oleh seorang office manager antara lain :
1. Executive ability, kemampuan pejabat pemimpin 2. A practical Background, latar belakang praktek 3. Managerial Training, latihan manajerial
4. Ability to express oneself, kemampuan mengungkapkan diri 5. An open attitude, sikap terbuka
6. Curiosity, keingintahuan 7. Creativeness, kreativitas
9. Sales ability, kemampuan menjual gagasan 10. Patience, kesabaran
11. Emotional control, pengendalian emosi 12. Co-operativeness, kemampaun kerja sama
