PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS
SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI
Ita Ernala Kaban
1ABSTRACT
One of the steps to accomplish usiness transformation program and to minimize threates from other competitors is by utilizing information system and information technology as maximum as possible. The utilization of technology in a good and correct manner is expected to be able to give optimal value and benefit for an enterprise. Therefore, a strategic plan to realize the information system and information technology is essential in order that the mission and vision of the enterprise can be accomplished.
Keywords: strategic plan, information system, information technology
ABSTRAK
Salah satu cara untuk menjelaskan program transformasi bisnis dan sekaligus meminimasi adanya ancaman dari pesaing lainnya adalah dengan memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi secara maksimall. Pemanfaatan teknologi secara baik dan benar diharapkan akan dapat memberikan manfaat dan nilai yang optimal bagi perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya rencana strategis penerapan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan. Tujuannya agar kegiatan penerapan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan selaras dengan visi dan misi perusahaan.
Kata kunci: rencana strategis, sistem informasi, teknologi informasi
1
PENDAHULUAN
Abad ke-21 merupakan sebuah masa yang penuh dengan perubahan, persaingan, dan kompleksitas. Masa ini merupakan suatu masa yang membentuk masyarakat industri berteknologi modern yang menekankan pada kemampuan dalam memanfaatkan informasi, globalisasi, infrastruktur yang terintegrasi, dan sumber daya yang kreatif dan inovatif. Sistem informasi/Teknologi Informasi diyakini sebagai pendukung utama tercapainya tujuan perusahaan di abad ke-21 ini. Dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer, baik hardware maupun software, jaringan, komunikasi, maka perusahaan perlu untuk membuat atau mengubah strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang disesuaikan dengan perubahan bisnis dan kebutuhan organisasi, disesuaikan dengan strategi bisnis, sehingga organisasi memperoleh keuntungan kompetitif dari SI/TI.
Dalam rangka memberikan pelayanan jasa terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui profesionalisme, perusahaan kemudian menyusun rencana pengembangan yang difokuskan kepada pendekatan pasar melalui upaya penajaman strategi perusahaan dengan fokus ‘satu pengelola pelanggan’ dan ‘total solusi’. Rencana pengembangan ini disebut sebagai Pengembangan Rencana Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI).
PEMBAHASAN
Penerapan rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi dapat memberikan kesuksesan bagi perusahaan yang mengembangkannya. Beberapa faktor penting yang mendukung kesuksesan tersebut sebagai berikut.
1. Fokus terhadap eksternal bukan internal; Dengan cara melihat kepada pelanggan, pesaing, supplier, dan bahkan pada industri lain yang memiliki hubungan serta kemiripan dengan usaha yang dijalankan perusahaan di negara lain.
2. Menghasilkan nilai tambah, bukan pengurangan biaya; Meskipun muncul dampak pengurangan biaya dalam menjalankan bisnis perusahaan, prinsip ‘doing it better, not cheaper’ merupakan hal utama dalam perusahaan. Hal itu konsisten dengan kebutuhan perusahaan untuk membedakan dirinya dengan para pesaing dalam hal ‘produk yang lebih baik dan layanan yang lebih baik’.
4. Memahami pelanggan dan mengetahui apa yang pelanggan lakukan atas produk atau jasa; Bagaimana mereka memperoleh value dari produk/jasa tersebut dan masalah yang dihadapinya dalam mendapatkan value tersebut.
5. Inovasi berdasarkan bisnis, bukan berdasar teknologi; Tekanan yang dihadapi perusahaan sering mendorong adanya perubahan dalam perusahaan tersebut. Pendorong utama perubahan tersebut harus didasarkan atas bisnis yang dilakukan perusahaan, bukan berdasar adanya teknologi. Kegagalan utama dalam memanfaatkan teknologi informasi karena pimpinan lebih memahami teknologi dan memiliki visi bisnis yang tidak baik. Kesuksesan didasarkan atas pemahaman teknologi yang cukup dan pemahaman yang baik tentang pelanggan.
6. Pengembangan secara bertahap, bukan implementasi aplikasi total secara sekaligus. Banyak contoh menunjukkan bahwa keberhasilan pemanfaatan teknologi informasi dilakukan secara bertahap. Jika suatu pengembangan telah berhasil dilakukan maka langkah berikutnya adalah melaksanakan kegiatan selanjutnya yang telah direncanakan.
7. Menggunakan informasi yang diperoleh dari sistem untuk mengembangkan bisnis perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan studi kasus yang pernah dilakukan mengenai rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi, dampak pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi terhadap perusahaan akan menghasilkan sistem strategis yang dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) jenis sebagai berikut.
1. Sistem strategis yang men-sharing informasi yang dimilikinya kepada para pelanggan dan supplier perusahaan melalui sistem berbasis teknologi informasi dan sekaligus mengubah pola hubungan antara perusahaan dengan mereka.
2. Sistem strategis yang menghasilkan pemanfaatan informasi terintegrasi secara lebih efektif dalam proses organisasi yang bernilai tambah.
3. Sistem strategis yang memungkinkan organisasi untuk mengembangkan, menghasilkan, memasarkan, dan mendistribusikan produk atau jasa yang dihasilkannya berdasarkan informasi yang dimilikinya.
4. Sistem strategis yang memberikan informasi kepada pihak eksekutif perusahaan untuk keperluan pengembangan dan penerapan strategi perusahaan.
1. Pendefinisian peran strategis sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan sesuai visi, misi, dan values perusahaan.
2. Rencana pengembangan program kerja pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi, termasuk di dalamnya inovasi bisnis perusahaan yang dapat dikembangkan dengan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi.
3. Rencana pengembangan tata kelola sistem informasi dan teknologi informasi (Information Technology Governance).
4. Rencana pembangunan institusi serta pengorganisasian yang dibutuhkan dalam membangun, mengembangkan, dan menjalankan sistem informasi dan teknologi informasi di perusahaan.
5. Perencanaan application architecture, information architecture, database architecture, hardware, and infrastructure platform, termasuk di dalamnya perencanaan Information Technology Security dan Disaster Recovery.
6. Rencana pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dalam konteks pendayagunaan sistem informasi dan teknologi informasi.
Metode yang digunakan untuk mendapatkan rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi adalah sebagai berikut.
1. Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture)
Enterprise Architecture (EA) yang merupakan salah satu disiplin dalam bidang Sistem Informasi yang memiliki definisi, seperti berikut.
1. Deskripsi misi para stakeholder yang mencakup parameter informasi, fungsionalitas, lokasi, organisasi, dan kinerja. Arsitektur enterprise menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan sistem.
2. Pendekatan logis, komprehensif, dan holistik untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem yang bersama.
3. Basis aset informasi strategis yang menentukan misi, informasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk melaksanakan misi dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi.
Arsitektur enterprise memiliki empat komponen utama, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur informasi (data), arsitektur teknologi, dan arsitektur aplikasi. Sehubungan dengan keempat komponen itu, produk arsitektur enterprise adalah berupa grafik, model, dan/atau narasi yang menjelaskan lingkungan dan rancangan enterprise.
1. Dengan datangnya era e-bisnis, dengan aplikasi front-end yang berorientasi ke pelanggan, terdapat kebutuhan untuk menghubungkan sistem tersebut ke sejumlah sistem back-end. Hal itu menimbulkan kebutuhan bagi arsitektur enterprise untuk menetapkan bagaimana mencapai integrasi aplikasi ini.
2. Arsitektur enterprise dapat dimanfaatkan untuk menghindari aplikasi yang berfokus ke organisasi dan menyediakan kemampuan serta layanan dalam cara yang lebih seragam dan ekonomis. Peranan arsitektur enterprise dalam perencanaan teknologi strategis dapat memberikan manfaat untuk sisi bisnis dalam organisasi, bukan hanya sisi teknologi.
2. EA Framework dan EA Proses
EA Framework mengidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan untuk mendeskripsikan arsitektur enterprise, mengorganisasikan jenis informasi dalam struktur logis, dan mendeskripsikan hubungan antara jenis informasi tersebut. Informasi dalam arsitektur enterprise sering dikategorikan dalam model atau sudut pandang arsitektural.
Dalam mengembangkan arsitektur enterprise, perlu diadopsi atau dikembangkan sendiri suatu EA framework untuk arsitektur enterprise. Terdapat berbagai macam framework yang dapat dimanfaatkan untuk pengembangan arsitektur enterprise, seperti: Zachman Framework, Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF), DoD Architecture Framework (DoDAF), Treasury Enterprise Architecture Framework (TEAF), The Open Group Architectural Framework (TOGAF), dan lain-lain.
Dalam pengembangan atau pengelolaan produk arsitektur enterprise, terdapat berbagai proses/metodologi yang dapat diadopsi. Contoh EA Proses, misalnya: DODAF Six Step Process, Enterprise Architecture Planning (EAP) oleh Steven Spewak yang berbasis pada Zachman Framework, Building Enterprise Information Architecture: Reengineering Information Systems oleh Melissa A. Cook yang juga berbasis pada Zachman Framework, Practical Guide to the Federal Enterprise Architecture yang berbasis pada Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF), dan TOGAF Architecture Development Method (ADM).
Dalam pelaksanaan pekerjaan ini, EA Framework yang digunakan adalah Zachman Framework sedangkan EA Prosesnya adalah Enterprise Architecture Planning (EAP).
3. Framework Zachman
matriks enam baris dan tiga kolom. Framework itu kemudian diperluas dan diformalisasi oleh Sowa dan Zachman pada tahun 1992 dalam tulisannya yang berjudul ”Extending and Formalizing the Framework for Information Systems Architecture” di IBM Systems Journal. Perluasan yang dilakukan berupa penambahan tiga kolom. Framework Zachman untuk arsitektur enterprise dapat diilustrasikan, seperti pada Gambar 1.
(Sumber: http://www.zifa.com)
Gambar 1 Framework Zachman untuk Arsitektur Enterprise
Keenam baris pada Gambar 1 menyajikan enam perspektif, sebagaimana yang dipandang oleh perencana, pemilik, perancang, pembangun, dan functioning enterprise. Penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Perencana: yang menetapkan objek dalam pembahasan; latar belakang, lingkup, dan tujuan enterprise.
3. Perancang: perantara antara apa yang diinginkan (pemilik) dan apa yang dapat dicapai secara teknis dan fisik.
4. Pembangun: pengawas/pengatur dalam menghasilkan produk/jasa akhir.
5. Subkontraktor: bertanggung jawab membangun dan merakit bagian dari produk/jasa akhir.
6. Functioning enterprise: wujud nyata dari produk/jasa akhir.
Keenam kolom pada Gambar 1 menyajikan fokus (abstraksi atau topik) dari arsitektur enterprise, yaitu data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Enam fokus itu masing-masing berkaitan dengan pertanyaan dasar: apa, bagaimana, di mana, siapa, kapan, dan mengapa. Pertemuan antara baris dan kolom pada Gambar 1 disebut sebagai sel. Isi dari setiap sel dapat berupa satu atau beberapa artefak (objek atau deskripsi penyajian arsitektural) yang berhubungan dengan baris dan kolom yang terkait.
Framework Zachman adalah pendekatan klasifikasi artefak arsitektur enterprise yang diterima sebagai standar de-facto. Framework Zachman sendiri bukanlah metodologi untuk mengembangkan arsitektur enterprise (meskipun banyak yang cenderung memandangnya sebagai metodologi). Framework Zachman hanyalah framework untuk mengategorikan artefak arsitektur enterprise. Framework Zachman dapat dimanfaatkan untuk menentukan apakah suatu metodologi meliputi semua aspek dalam arsitektur enterprise atau aspek apa saja yang dicakup oleh suatu metodologi.
4. Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning)
(Sumber: http://www.zifa.com)
Gambar 2 Cakupan EAP dalam Framework Zachman
Per m ulaan
Rencana I m plem ent asi
Lapisan 1
Lapisan 2
Lapisan 3
Lapisan 4
Gambar 3 Komponen dan Lapisan EAP
Penjelasan Gambar 3:
1. Lapisan 1 ( Di mana kita memulainya)
a. Inisiasi perencanaan: mempersiapkan pelaksanaan proyek EAP (seperti: membuat rencana kerja, memastikan komitmen manajemen, dan lain-lain).
2. Lapisan 2 (Di mana kita sekarang)
a. Pemodelan bisnis: menghimpun pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis.
b. Sistem dan teknologi saat ini: mendefinisikan sistem dan teknologi yang ada saat ini sebagai dasar untuk rencana migrasi jangka panjang
3. Lapisan 3 (Di mana kita ingin berada di masa mendatang)
a. Arsitektur data: mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk melangsungkan bisnis.
b. Arsitektur aplikasi: mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
c. Arsitektur teknologi: mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan untuk aplikasi yang mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
Ketiga arsitektur itu didefinisikan secara berurutan dimulai dari arsitektur data kemudian arsitektur aplikasi, dan terakhir arsitektur teknologi.
4. Lapisan 4 (Bagaimana kita mencapainya)
Dalam pelaksanaan EAP, Spewak memberikan pedoman untuk berpegang pada prinsip 80/20. Prinsip 80/20 artinya tidak ada rencana yang sempurna; kelengkapan dan akurasi sebesar 80% dalam setiap fase EAP dapat dianggap cukup baik untuk menghasilkan arsitektur dan rencana yang memadai. Dengan demikian, EAP terhindar dari tingkat kedetailan yang berlebihan yang tidak bermanfaat untuk perencanaan dan menghabiskan waktu.
Tahapan Pelaksanaan
Secara skematis, tahapan pelaksanaan dapat dilihat pada Gambar 4 berikut.
Gambar 4 Tahapan Pelaksanaan
Berdasarkan Gambar 4, tahapan pelaksanaan yang perlu dilakukan sebagai berikut.
1. Desk study, berupa kajian atas pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk keperluan strategis perusahaan. Kegiatan desk-study ini dilakukan secara paralel yang meliputi:
a. Studi atas Zachman Framework dan Enterprise Architecture Planning. b. Studi tentang rencana strategis bisnis perusahaan.
Zachman Framework
Enterprise Architecture
Planning
Potret sumber daya informasi
perusahaan
Gap Analysis
Rencana strategis SI/TI
2. Survey dan Interview, terhadap kegiatan dan proses bisnis di lingkungan perusahaan. 3. Observasi, terhadap pemanfaatan sumber daya informasi (data, sistem aplikasi,
teknologi, personel, dan fasilitas) di perusahaan.
4. Gap Analysis, berupa penilaian dan pembandingan antara status sumber daya informasi saat ini dengan arsitektur ideal yang telah dikembangkan.
5. Pengembangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi selama jangka waktu 3 (tiga) hingga 5 (lima) tahun ke depan.
6. Pengembangan rencana implementasi yang meliputi:
a. Penentuan prioritas pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan di perusahaan.
b. Pembangunan institusi yang menjadi bertanggung jawab atas tata kelola teknologi informasi di perusahaan.
c. Pengembangan sumber daya manusia yang sesuai dengan konteks pendayagunaan sistem dan teknologi informasi.
d. Penetapan prakiraan kebutuhan biaya untuk keperluan investasi pengembangan sumber daya informasi perusahaan.
PENUTUP
Pada dasarnya, manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi perusahaan adalah sebagai berikut.
Manfaat Internal
1. Diperolehnya suatu rumusan rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang sesuai dengan visi, misi, dan strategi bisnis perusahaan yang dapat digunakan untuk kegiatan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi secara menyeluruh dan terpadu di lingkungan perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan.
2. Adanya prioritas pengembangan program kerja sistem informasi/teknologi informasi secara lebih tepat dan berdaya guna yang disertai dengan penyiapan dukungan infrastruktur teknologi, sumber daya manusia, dan manajemen organisasi yang tepat, termasuk di dalamnya inovasi bisnis perusahaan yang dapat dikembangkan melalui pemanfaatan SI/TI.
3. Diperolehnya hasil pemetaan sumber daya SI/TI yang menggambarkan kemampuan dan posisi sumber daya informasi yang ada dan posisi perannya dalam mendukung strategi bisnis perusahaan.
5. Diperolehnya suatu rencana pengembangan institusi pengelola SI/TI di perusahaan yang akan menjadi penanggung jawab dalam kegiatan pembangunan, pengembangan, dan pengoperasian sistem dan teknologi informasi di perusahaan.
6. Diperolehnya suatu rencana pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dalam konteks pendayagunaan sistem dan teknologi informasi.
Manfaat Eksternal
1. Memungkinkan para pelanggan dan konsumen perusahaan untuk mendapatkan layanan data dan informasi yang mereka perlukan secara lebih baik dan lebih cepat. Kemungkinan itu muncul karena rencana Arsitektur Informasi perusahaan didasarkan atas proses bisnis perusahaan secara utuh dan terpadu yang mengutamakan pada meningkatnya value yang diterima oleh pelanggan dan konsumen tersebut.
2. Memungkinkan perusahaan yang menjadi partner perusahaan untuk ikut memanfaatkan infrastruktur teknologi informasi yang akan dikembangkan oleh perusahaan. Sehingga aliansi bisnis yang terjadi antara perusahaan dan perusahaan partner akan semakin lebih kokoh dan kuat.
3. Memungkinkan perusahaan yang menjadi supplier perusahaan untuk ikut memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi perusahaan sehingga kebutuhan sumber daya yang diperlukan oleh perusahaan dapat dipenuhi oleh para supplier secara lebih cepat dan tepat.
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. http://www.zifa.com, diakses tanggal 7 Desember 2005.
Cassidy, Anita. 1998. A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. St. Lucie Press.
Harmon, Paul. 2004. “Enterprise Architecture.” Business Process Trends. Vol. 2 No. 1, Januari.
IBM. 1981. Business System Planning: Information Systems Planning Guide. New York: IBM Corporation.
Spewak, Steven H. 1992. Enterprise Architecture Planning (Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology). John Wiley & Sons, Inc.
