Karfindo
STMIK Indonesia Padang Jl. Khatib Sulaiman Dalam No. 1, Padang
Email : karfindo@gmail.com
ABSTRAK. PT. Kilang Lima Gunung selama ini dalam pencatatan data-data kepegawaian, alokasi karyawan, perencanaan biaya karyawan, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan dan paket-paket peningkatan kemampuan karyawan dan lain sebagainya, belum tersimpan dalam suatu database dan hanya disimpan dalam bentuk file-file print yang kemudian di arsipkan, sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data pegawai. Untuk mengatasi masalah tersebut haruslah diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola data secara lebih baik. Sistem yang ada saat ini pada PT. Kilang Lima Gunung dinilai masih kurang efektif dan untuk mengatasinya maka dirancanglah sebuah modul human resource (HR) dengan konsep entreprise resource planning. Modul human resource ini memiliki submodul personal management yang meliputi data-data kepegawaian, administrasi karyawan, administrasi penggajian, dan penerimaan karyawan baru, organizational management seperti deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan, time management seperti jadwal kerja dan personel development seperti pengelolaan pelatihan. Dari submodul human resource maka data-data pada PT.Kilang Lima Gunung semuanya disimpan dalam database terpusat dan akan dikelompokkan sesuai dengan submodul yang ada, serta akan memudahkan bagian personalia dalam pengurusan data-data kepegawaian.
Kata kunci: Human resource, Enterprise Resource Planning
ABSTRACT. PT Kilang Lima Gunung as long as it is in the recording of data on employment, the allocation of employees, employee cost planning, work schedule, attendance, recording the presence of employees, training needs, training and management packages increase the ability of employees and so on, has not been stored in a database and is only saved in the form of print files in the archive, which was then so complicate data management company in the conduct of employees. To resolve the issue should be required of a system which can manage data better. Systems that exist today in PT Kilang Lima Gunung judged still less effective and to address it then nearly a module human resource (HR) with the concept of the entreprise resource planning (ERP). Human resource module has a submodul personal management which includes data on staffing, employee administration, payroll administration, and revenues new employees, organizational management, such as a job description and terms of employment, such as time management and personnel development work schedules such as the management of training. Submodul human resource of the data on PT Kilang Lima Gunung everything stored in the database will be centered and grouped in accordance with the existing, as well as submodul will make it easier for the Human Resource Department in maintaining staffing data.
Keywords: Enterprise Resource Planning, Human Resource
PENDAHULUAN
Dukungan teknologi informasi terhadap bisnis diwujudkan dalam sekumpulan sistem yang terdiri atas sistem informasi dan infrastruktur pendukungnya. Saat ini banyak
sekali ditawarkan paket-paket solusi untuk mendukung kebutuhan bisnis. Salah satu solusi yang cukup gencar ditawarkan adalah paket untuk mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan atau yang umum dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP).
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan. ERP ini memiliki modul-modul paket ERP seperti keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, sumber daya manusia, dan modul-modul lainnya.
Dari semua modul paket ERP tersebut ternyata modul tentang sumber daya manusia lah yang lebih penting untuk di perbaiki dan di kembangkan, karena sasaran jangka panjang perusahaan tidak dapat dicapai tanpa dimilikinya karyawan yang kompeten, memiliki etos kerja yang baik, mampu bekerjasama dan senantiasa menerapkan prinsip pembelajaran berkelanjutan dalam setiap aktivitas kerjanya, sehingga perusahaan dapat terus berkembang dan maju seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi. Oleh karena itu sumber daya manusia adalah faktor penting dalam mendukung keberhasilan bisnis.
Untuk itu dilakukanlah penelitian terhadap PT.Kilang Lima Gunung. PT. Kilang Lima Gunung selama ini dalam pencatatan data-data kepegawaian, alokasi karyawan, perencanaan biaya karyawan, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan dan paket-paket peningkatan kemampuan karyawan dan lain sebagainya, belum tersimpan dalam suatu database dan hanya disimpan dalam bentuk file-file print yang kemudian di arsipkan, sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data-data kepegawaiannya. Untuk mengatasi masalah tersebut haruslah diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola data secara lebih baik.
Dalam penelitian ini, permasalahan dibatasi pada perancangan modul human resource (HR) yang meliputi bagian personal management, organization management, time management, personel development dengan menggunakan konsep enterprise resource
planning (ERP) pada PT. KILANG LIMA GUNUNG yang berbasiskan web.
Adapun tujuan penelitian ini antara lain :
1. Untuk menghasilkan suatu sistem pengelolan data kepegawaian yang lebih teratur dan tersimpan dalam suatu database.
2. Untuk menghasilkan suatu sistem yang menyimpan dan memberikan informasi mengenai seluruh karyawan sehingga dapat dianalisa oleh manajer.
3. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat menginformasikan analisis pekerjaan seperti membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan itu) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).
4. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat menghitung kehadiran dan kedisplinan karyawan.
5. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang karyawan yang membutuhkan pelatihan. 6. Untuk menghasilan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang jaminan keselamatan kerja kepada para karyawan.
TINJAUAN PUSTAKA Software Engineering
Banyak orang menyamakan istilah perangkat lunak (software) dengan program komputer. Sesungguhnya, pandangan itu terlalu dangkal. software tidak hanya mencakup program, tetapi juga semua dokumentasi dan konfigurasi data yang
berhubungan, yang diperlukan untuk
membuat agar program beroperasi dengan benar (Ian Sommerville,2003).
Engineering atau rekayasa adalah
aplikasi terhadap pendekatan sistematis yang
berdasar atas ilmu pengetahuan dan
matematis serta aplikasi tentang produksi terhadap struktur, mesin, produk, proses atau sistem (Politeknik Telkom,2008).
Pengertian software engineering sendiri adalah suatu disiplin ilmu yang membahas
semua aspek produksi software, mulai dari
tahap awal yaitu analisa kebutuhan
pengguna, menentukan spesifikasi dari kebutuhan pengguna, disain, pengkodean, pengujian sampai pemeliharaan sistem
setelah digunakan (Aunur Rofiq
Mulyanto,2008).
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP singkatan dari tiga eleman kata,
yaitu Enterprise (perusahaan atau
organisasi), Resource (sumber daya) dan
Planning (perencanaan). Tiga kata ini
mencerminkan sebuah konsep yang
berujung kepada kata kerja, yaitu planning, yang berarti bahwa ERP menekankan
kepada aspek perencanaan (Wawan
Dhewanto Falahah,2007).
Modul-modul paket ERP (Wawan Dhewanto Falahah,2007) adalah:
a. Modul Keuangan Pada modul ini akan membahas tentang semua
fungsi manajemen keuangan
perusahaan, yang akan dibahas
seperti financial accounting,
controling, investment management, treasury, dan enterprise controling. b. Modul Penjualan dan Distribusi Pada
modul ini ditujukan untuk
mendukung aktivitas penjualan dan distribusi, yang akan dibahas seperti master data management, order
management, warehouse
management, shipping, billing,
pricing, sales support,
transportation, dan foreign trade. c. Modul Produksi Pada modul ini
ditujukan untuk mendukung proses produksi atau manufacturing, yang akan dibahas seperti material and
capacity planning, shop floor
control, quality management,
repetitive manufacturing, cost
management, engineering data
management, engineering cost
control, configuration management, lot control, dan tooling.
d. Modul Sumber Daya Manusia Pada
modul ini ditujukan untuk
mendukung terciptanya karyawan yang berkualitas, yang akan dibahas
seperti personel management,
organizational management, payroll accounting, time management, dan personel development.
e. e.Modul Pemeliharaan Sarana
Produksi Pada modul ini mencakup semua aspek perawatan pabrik atau peralatan dan terintegrasi dengan modul-modul lainnya, yang akan
dibahas seperti preventive
maintenance control, equipment
tracking, component tracking, plant maintenance calibration tracking, plant maintenance warranty claim tracking.
f. Modul Manajemen Kualitas Pada
modul ini akan membahas sistem
manajemen kualitas meliputi
dukungan atas implementasi kontrol kualitas diseluruh proses dalam perusahaan, yang akan dibahas seperti quality planning, quality inspection, dan quality control.
g. Modul Manajemen Material Pada
modul ini akan membahas
bagaimana mengoptimasi semua
proses yang terkait dengan
perecanaan, pengadaan dan
pembelian material, yang akan
dibahas seperti pre purchasing
activities, purchasing, vendor
evaluation, inventory management, invoice verification and material inspection.
Submodul Manajemen Sumber Daya Manusia
Beberapa submodul yang biasanya terdapat pada modul manajemen sumber
daya manusia (Wawan Dhewanto
a. Personel Management: meliputi
data-data kepegawaian misalnya
master data karyawan, administrasi karyawan, administrasi penggajian,
penerimaan karyawan baru,
perjalanan dinas, pensiun, dan sebagainya.
b. Organizational Management:
meliputi struktur organisasi, alokasi
karyawan, deskripsi pekerjaan,
skenario perencanaan, perencanaan biaya karyawan, dan lain-lain.
c. Payrol Accounting: meliputi
gross/net akuntansi, fungsi history, kemampuan multi-curency, solusi atas masalah internasional dan sebagainya.
d. Time Management: meliputi
perencanaan kerja shift, jadwal kerja,
absensi, pencatatan kehadiran
karyawan.
e. Personel Development: perencanaan
jenjang karir, perbandingan profil,
penilaian kualifikasi dan
kompentensi, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan, dan
paket-paket peningkatan kemampuan
karyawan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari beberapa submodul human
resource maka data-data pada PT.Kilang
Lima Gunung semuanya disimpan dalam
database terpusat dan akan dikelompokkan
sesuai dengan submodul yang ada, serta akan memudahkan bagian personalia dalam pengurusan data-data kepegawaian. Untuk data-data kepegawaian seperti informasi data seluruh karyawan, proses penerimaan karyawan baru, disimpan dalam suatu
database yang akan memudahkan dalam
melakukan pencarian informasi karyawan, untuk proses administrasi penggajian, apabila data absen, data lembur dan data peminjaman di masukkan maka secara otomatis gaji karyawan akan ditampilkan sesuai dengan rumus penghitungan gaji yang
ada, bagian ini masuk kedalam submodul personel management.
Untuk data deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan juga akan disimpan dalam
database, bagian ini masuk kedalam
submodul organizational management.
Untuk proses absensi karyawan, seperti
jadwal kerja lembur dan pencatatan
kehadiran karyawan penghitungannya akan dilakukan secara otomatis setelah data absen selesai dimasukkan, bagian ini masuk kedalam submodul time management.
Untuk data karyawan yang sudah tidak aktif bekerja lagi atau karyawan yang sudah pensiun maka perhitungan pesangon yang diterima oleh karyawan bisa dilakukan otomatis setelah data pensiun dimasukkan sesuai dengan rumus perhitungan yang telah ditetapkan, untuk usul pelatihan bagi karyawan dan hasil pelatihannya akan tersimpan dalam database bagian ini masuk
kedalam submodul organizational
management.
Class Diagram
Class diagram memberikan
gambaran hubungan antara tabel-tabel yang ada dalam database. Masing-masing class memiliki attribute dan metoda atau fungsi sesuai dengan proses yang terjadi.
Activity Diagram
Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus.Activity diagram menggambarkan bagaimana aktivitas yang terjadi dalam sistem yang akan dirancang. Activity diagram sama seperti halnya flowchart yang menggambarkan proses yang terjadi antara aktor dan sistem.
Activity Diagram HRD
Activity diagram HRD
menggambarkan segala aktivitas yang bisa dilakukan HRD terhadap sistem yang dimulai dengan melakukan login terlebih dahulu barulah bisa memilih aktivitas yang akan dilakukan melalui menu-menu pilihan yang ada
Activity Diagram HRD Activity Diagram Kasir
Activity diagram kasir
menggambarkan segala aktivitas yang bisa dilakukan kasir terhadap sistem yang dimulai dengan melakukan login terlebih dahulu barulah bisa memilih aktivitas yang akan dilakukan melalui menu-menu pilihan yang ada.
Activity Diagram Kasir Tampilan Halaman Login
Halaman ini digunakan untuk proses login HRD atau kasir sebelum dapat mengakses berbagai macam menu yang tersedia sesuai dengan hak akses.
Halaman Login Tampilan Halaman Data Bagian
Halaman ini memberikan informasi mengenai seluruh bagian yang ada di perusahaan. Pada halaman ini terdapat menu seperti tambah, ubah, dan hapus bagian
Halaman Data Bagian Tampilan Halaman Hasil Seleksi
Halaman ini digunakan oleh HRD untuk melihat informasi menganai calon karyawan yang lulus dalam proses seleksi.
login no lihat gaji lihat absen manajemen pinjam tambah ubah hapus lihat lihat lihat logout lihat pensiun lihat
yes kasir manajemen penerimaan login tambah ubah tambah hapus lihat manajemen bagian tambah ubah tambah hapus lihat manajemen syarat tambah ubah tambah hapus lihat manajemen gaji tambah ubah tambah hapus lihat manajemen pinjam tambah ubah tambah hapus lihat manajemen absen tambah ubah tambah hapus lihat lihat gaji lihat manajemen deskripsi tambah ubah tambah hapus lihat manajemen usul tambah ubah tambah hapus lihat manajemen karyawan tambah ubah tambah hapus lihat manajemen laporan tambah ubah tambah hapus lihat lihat profil lihat manajemen pensiun tambah ubah tambah hapus lihat logout no yes
Halaman Hasil Seleksi Tampilan Halaman Data Gaji
Halaman ini digunakan oleh HRD untuk melihat data gaji. Pada halaman ini terdapat menu ubah data gaji.
Halaman Data Gaji
Tampilan Halaman Peminjaman Karyawan
Halaman peminjaman karyawan
adalah halaman yang digunakan oleh HRD
untuk melihat informasi mengenai
peminjaman karyawan.
Halaman Peminjaman Karyawan
Tampilan Halaman Usul Pelatihan
Halaman ini digunakan oleh HRD untuk melihat data karyawan yang akan diusulkan melakukan pelatihan
Halaman Usul Pelatihan Tampilan Halaman Pensiun
Halaman Pensiun adalah tampilan halaman yang digunakan oleh HRD untuk melihat karyawan yang telah pensiun. Pada halaman ini terdapat menu untuk tambah, ubah, hapus, dan detail pensiun
Halaman Pensiun SIMPULAN
Dari penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut yaitu dengan menerapkan konsep ERP pada bagian personalia PT. Kilang Lima Gunung :
1. Data-data karyawan dapat tersimpan
dalam suatu sistem database
2. Dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut calon karyawan.
3. Dapat dengan mudah memberikan
kompensasi kepada karyawan untuk kerajinan dan pekerjaan yang telah dilakukan.
4. Dapat dengan mudah memproses
kehadiran karyawan.
5. Dapat dengan mudah memproses
jumlah gaji yang diperoleh oleh karyawan.
6. Dapat dengan mudah memilih
karyawan untuk diberikan
kesempatan melakukan pelatihan dan
pengembangan yang diperlukan
kepada karyawan.
7. Dapat dengan mudah memproses
jumlah pesangon yang diterima oleh karyawan yang akan pensiun.
DAFTAR RUJUKAN
[1] Agus Saputra dan Feni Agustin. 2011.
Pemrograman CSS Untuk Pemula.
Cirebon: Penerbit ELEX MEDIA KOMPUTINDO.
[2] Anhar. 2010. Panduan Menguai PHP
dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta
Selatan: Penerbit MEDIA KITA.
[3] Dessler, Gary. 2006. Manajemen
Sumber Daya Manusia Edisi
Kesepuluh Jilid 1. Jakarta: Pernebit PT
INDEKS.
[4] Dessler, Gary. 2009. Manajemen
Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Penerbit PT.INDEKS.
[5] Falahah, Wawan Dhewanto. 2007.
Enterprise Resource Planning
Menyelaraskan Teknologi Informasi
dengan Strategi Bisnis. Cirebon:
Penerbit INFORMATIKA.
[6] Hakim, Lukmanul. 2008. Membongkar
Trik Rahasia Para Master PHP.
Yogyakarta: Penerbit LOKOMEDIA. [7] Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database
Menggunakan MySQL. Yogyakarta:
Penerbit ANDI.
[8] Kadir, Abdul. 2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database
MySQL.Yogyakarta: Penerbit ANDI.
[9] Munawar.2005. Pemodelan Visual
dengan UML. Jakarta: Pernebit
GRAHA ILMU.
[10] Mulyanto, Aunur Rofiq, dkk. 2008.
Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta:
Penerbit DIREKTORAT
PEMBINAAN SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN.
[11] Nugroho, Adi. 2005. Rational Rose
untuk Pemodelan Berorientasi Objek.
Bandung: Penerbit INFORMATIKA.
[12] Sommerville, Ian. 2003. Software
Engineering: Rekayasa Perangkat
Lunak jilid 1 edisi 6. Jakarta: Penerbit
