4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Profil dan Sejarah PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero)
Gambar 4.1
Pada akhir abad ke-19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia mulai mengalami peningkatan.Melalui pembangunan pembangkit listrik untuk keperluan sendiri di beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik gula dan teh.Hingga kemudian pada pertengahan tahun 1942-1945 Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II, sehingga terjadi peralihan pengelolaan perusahaan-perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang.
Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP) berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia.
Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno kemudian membentuk Jawatan Listrik dan Gas, yang berada di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik saat itu adalah sebesar 157,5 MW. Setelah itu pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) dengan bidang usaha penyediaan listrik, gas dan kokas.. Tetapi pada tanggal 1 Januari 1965 BPU-PLN dibubarkan, diikuti pembentukan 2 (dua) perusahaan Negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.
Pada tahun 1972, Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17 status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum. Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik, maka sejak taun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) sesuai Akta nomor 169 pada tanggal 30 Juli 1994 dari Sutipto S.H. Notaris, Jakarta.
Sesuai dengan UU Nomor 30 Tahun 2009, PLN tidak lagi sebagai PKUK namun sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang 100% sahamnya dimiliki oleh Negara Republik Indonesia dan bertugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum hingaa sekarang.58
4.1.2 Visi dan Misi PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero)
Setiap perusahaan tentu memiliki Visi dan Misi yang menunjukkan bahwa setiap perusahaan memiliki karakter dan arah tujuan pencapaian perusahaan masing-masing. Berikut visi dan misi yang dimiliki oleh PT. PLN (Persero):59 Visi :
Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
Misi :
1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasaan pelanggan, anggota perusahaan, dan Pemegang Saham.
2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. 4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
4.1.3 Motto dan Nilai-Nilai Luhur Perusahaan Motto
“Listrik Kehidupan Yang Lebih Baik (The Electricity For A Better Life)”
Nilai – nilai luhur Perusahaan
Sejak awal berdiri, perusahaan telah menanamkan nilai-nilai budaya yang kuat dalam menjalin hubungan yang berkesinambungan dengan para pemangku kepentingan.
Falsafah Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki falsafah perusahaan atau nilai – nilai luhur yang ditanamkan pada perusahaan. Pada PT. PLN (Persero) terdapat 4 falsafah perusahaan yaitu sebagai berikut :
1) Saling Percaya
Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesame anggota perusahan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik dan kompetensi dari pihak – pihak yang saling berhubungan dalam penyelenggaraan praktik bisnis yang bersih dan etis.
2) Integritas
Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan kejujuran, keselarasan antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.
3) Peduli
Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memelihara kualitas kehidupan kerja yang berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan dijiwai kepekaan setiap permasalahan yang dihadapi Perusahaan serta mencari solusi yang tepat.
4) Pembelajar
Sikap anggota perusahaan untuk selalu berani mempertanyakan kembali system dan praktik pembangunan, manajemen dan operasi, serta berusaha menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaharuan Perusahaan secara berkelanjutan.60
4.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan
Sesuai Undang – Undang RI No. 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan dan berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, rangkaian kegiatan usaha Perusahaan adalah :61
1. Menjalankan usaha penyediaan tenaga listrik yang mencakup: Pembangkitan tenaga listrik.
Penyaluran tenaga listrik. Distribusi tenaga listrik.
Perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik. Pengembangan penyediaan tenaga listrik.
Penjualan tenaga listrik.
2. Menjalankan usaha penunjang listrik yang mencakup : Konsultasi ketenagalistrikan.
Pembangunan dan pemasangan peralatan ketenagalistrikan. Pemeriksaan dan pengujian peralatan ketenagalistrikan. Pengoperasian dan pemeliharaan peralatan ketenagalistrikan.
60 Company Profile PT. PLN (Persero), Hal 9 61 Ibid, Hal 4
Laboratorium pengujian peralatan dan pemanfaatan tenaga listrik. Sertifikasi peralatan dan pemanfaatan tenaga listrik.
Sertifikasi kompetensi tenaga teknik ketenagalistrikan. 3. Kegiatan-kegiatan lainnya mencakup :
Pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya alam dan sumber energi
lainnya untuk tenaga listrik.
Jasa operasi dan pengaturan (dispatcher) pada pembangkitan,
penyaluran, distribusi dan retail tenaga listrik
Industri perangkat keras, lunak dan lainnya di bidang ketenagalistrikan. Kerja sama dengan pihak lain atau badan penyelenggara bidang
ketenagalistrikan di bidang pembangunan, operasional, telekomunikasi dan informasi terkait dengan ketenagalistrikan.
Usaha jasa ketenagalistrikan.
4.1.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero)
Struktur organisasi merupakan aspek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan dalam menentukan dan melihat cara kerja suatu organisasi. Dan dengan adanya struktur organisasi dapat tergambar dengan jelas bagian dan sub bagian. wewenang masing-masing serta hubungan koordinasi antar bagian pada organisasi tersebut.
Perusahaan dapat mencapai prestasi kerja yang baik dengan pola sistem kerja yang baik, dimana fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi telah tertata dengan pelaksanaan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang telah diuraikan pada keterangan dari keputusan direksi dalam sebuah pedoman perusahaan.
4.1.6 Profil Komunikasi Korporat (Corporate Communication) PT. PLN (Persero) Kantor Pusat
Bidang Komunikasi Korporat PLN mengambil peran untuk mewujudkan tujuan komunikasi perusahaan PLN yang tertuang pada Keputusan Direksi PLN tentang Pedoman Pelaksanaan Komunikasi Perusahaan. Bahwa komunikasi korporat dapat memastikan terlaksananya pengelolaan komunikasi perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal untuk tercapainya kinerja perusahaan, terciptanya citra positif, tercapainya sikap penerimaan dan dukungan stakeholders terhadap keberadaan dan kondisi perusahaan dan juga terciptanya transparansi perusahaan untuk mewujudkan GCG.
Maka dengan menimbang peranan komunikasi korporat tersebut, PLN melakukan perubahan organisasi melalui Peraturan Direksi yang jatuh pada tanggal 18 Agustus 2015 dengan membenntuk Satuan Komunikasi Korporat yang membawahi bidang Public Relations dan Corporate Social Responsibility. Sebelumnya fungsi kerja komunikasi korporat berada di bawah Sekretariat Perusahaan. Berikut adalah bagan susunan organisasi pada Satuan Komunikasi Korporat:
BAGAN SUSUSAN ORGANISASI SATUAN KOMUNIKASI KORPORAT
Kepala Satuan Komunikasi Korporat Manajer Senior Public Relations Manajer Senior Corporate Social Responsibility
Gambar 4.3 : Sumber Laporan Komunikasi Korporat
Kegiatan komunikasi perusahaan diarahkan ke internal dan eksternal perusahaan. Karena itu Bidang Komunikasi Korporat memiliki dua bagian yaitu:
a) Bagian Public Relations yang lebih banyak menjalin komunikasi dengan stakeholders eksternal perusahaan
b) Bagian Hubungan Internal yang lebih banyak menjalin komunikasi dengan stakeholders internal perusahaan
Manajer Senior Public Relations
Deputi Manajer Deputi Manajer
Hubungan Masyarakat
Hubungan Internal
Gambar 4.4 : Sumber Laporan Komunikasi Korporat
Dapat dilihat bahwa peran dan fungsi dari Satuan Komunikasi Korporat PT. PLN (Persero) membawahi bidang CSR (Corporate Social Responsibility) dan Public Relations adalah bertanggung jawab membangun hubungan baik dengan media, melakukan hubungan komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal, mengelola media komunikasi internal dan ekternal perusahaan dan menyebarkan informasi kepada publiknya.
4.1.7 Tanggung Jawab dan Tugas Pokok Pemegang Jabatan Pada Satuan Komunikasi Korporat
Sesuai keputusan Direksi pada tanggal 3 September 2015 tentang Susunan Organisasi, Tanggung Jawab, dan Tugas Pokok pada Satuan Komunikasi Korporat PT PLN (Persero), berikut uraian tanggung jawab dan tugas pokok pemegang jabatan pada satuan komunikasi korporat adalah:62
Kepala Satuan Komunikasi Korporat, bertanggung jawab memimpin,
menyusun rencana, melaksanakan, mengevaluasi dan melakukan pembinaan
62 Lampiran Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0040.P/DIR/2015, Tentang Uraian Tanggung Jawab dan Tugas Pokok Pemegang Jabatan pada Satuan Komunikasi Korporat
fungsi komunikasi Komunikasi Korporat meliputi tetapi tidak terbatas pada fungsi komunikasi perusahaan, public relations / hubungan masyarakat, hubungan dengan media, hubungan komunikasi pihak internal dan eksternal, Corporate Social Responsibility (CSR), Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), dengan tugas pokok:
a. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kebijakan dan strategi pengelolaan komunikasi eksternal dan hubungan masyarakat (Public Relations) termasuk didalamnya upaya untuk meningkatkan citra dan reputasi Perusahaan.
b. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kebijakan dan strategi pengelolaan komunikasi internal perusahaan termasuk didalamnya mengelola media dan event perusahaan.
c. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kebijakan dan strategi pengelolaan media komunikasi internal dan eksternal perusahaan termasuk didalamnya mengelola website, penerbitan, media audio perusahaan.
d. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kebijaka dan strategi pengelolaan Corporate Social Responsibility (CSR) dan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), termasuk didalamnya pemberdayaan masyarakat dan program kepedulian social perusahaan. e. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi sinkronisasi program
CSR dan PKBL antara Kantor Pusat, Unit Induk dan Anak Perusahaan serta mengkaji dampaknya bagi Perusahaan.
f. Memastikan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi kegiatan CSR dan PKBL telah dipublikasikan kepada stakeholder eksternal dan internal serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan CSR dan PKBL.
Kepala Satuan Komunikasi Korporat, dibantu oleh Manajer Senior
Corporate Social Responsibility, dan Manajer Senior Public Relations.
1. Manajer Senior Corporate Social Responsibility, bertanggung jawab
menyusun strategi dan melaksanakan Program Kemitraan dan Bina LIngkungan (PKBL) oleh unit-unit Program Corporate Social Responsibility (CSR), dengan tugas pokok :
a. Menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi kebijakan, sistem dan prosedur, pedoman pelaksana Corporate Social Responsibility (CSR) dan Bina Lingkungan.
b. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan dan pembinaan program Kemitraan Bina Lingkungan (PKBL) dengan skala nasional maupun yang melibatkan lembaga / institusi pemerintah pusat, LSM, Lembaga Pendidikan dan Media Massa.
c. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi program-program Corporate Social Responsibility (CSR) dengan skala nasional maupun yang melibatkan lembaga / institusi pemerintah pusat, LSM, Lembaga Pendidikan dan Media Massa.
2. Manajer Senior Public Relations, bertanggung jawab menyusun strategi
sesuai kewenangannya, monitoring dan mendokumentasikan opini public, melakukan analisa opini public terhadap kebijakan perusahaan, menyelenggarakan berbagai program dan memberikan pelayanan informasi yang memuaskan untuk menjalin hubungan harmonis dengan publik, dengan tugas pokok :
a. Menyusun dan mendistribusikan informasi dan berita (news release) untuk kepentingan publik melalui media massa.
b. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi kepada publik sekaligus menyalurkan opini publik kepada perusahaan serta mengorganisir konferensi pers dan wawancara.
c. Melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi pendokumentasian kegiatan perusahaan.
d. Menyusun dan memproduksi informasi melalui media internal dan eksternal.
e. Membina dan mensupervisi pelaksanaan fungsi public relations yang dilakukan oleh unit.
4.2 Hasil Penelitian
Pada bagian ini peneliti akan menguraikan hasil penelitian yang diperoleh berdasarkan hasil wawancara mendalam (Indepth Interview) dengan Key Informan dan Informan yang telah dipilih oleh peneliti. Key Informan dari penelitian ini adalah Agung Murdifi selaku Manager Senior Public Relations PT PLN (Persero) Kantor Pusat dan Ida Wardhani selaku Deputy Manager Internal Relations PT PLN (Persero) Kantor Pusat, informan lainnya yaitu Suriadi Madia selaku
Manager Rayon PLN Sidayu, Jawa Timur dan Intan Nugraha Putri selaku Assistant Analyst Communication PLN Disjaya.
Proses wawancara dilakukan kepada keempat narasumber dengan metode wawancara langsung maupun tidak langsung, hal ini dilakukan dikarenakan jarak dan juga permintaan peneliti kepada narasumber karena hanya sebagai pembanding dan data pendukung atas penyataan yang diungkapkan oleh key informan. Pada proses wawancara mengalami sedikit kendala ketika ingin melakukan wawancara kepada key infoman, hal ini karena narasumber memiliki jadwal yang cukup padat dengan agenda rapat dan lainnya, maka dari itu wawancara dilakukan di hari yang berbeda namun pada tempat yang sama karena narasumber kedua memiliki agenda rapat yang tidak bisa ditinggalkan. Dengan hal tersebut peneliti terus mendatangi dan akhirnya memiliki waktu untuk melakukan wawancara kepada narasumber secara langsung yang dilakukan di PLN kantor pusat, Lantai 3.
Selain itu, kendala lainnya juga dihadapi peneliti saat ingin mewawancarai informan dikarenakan jarak.Peneliti memang memilih salah satu informan yaitu karyawan PLN yang bekerja di daerah jawa timur, karena peneliti ingin membandingkan apakah informasi tetap sampai kepada karyawan yang berada diluar daerah.Sedangkan informan kedua berada di daerah banten, namun wawancara kepada kedua nya dilakukan secara tidak langsung melalui telephone.Namun peneliti merasa tidak mempengaruhi keefektifan hasil dari wawancara.
Hasil penelitian juga diperoleh dari data sekunder yaitu hasil laporan komunikasi korporat pada tahun 2015. Maka diperoleh hasil penelitian yang akan diuraikan sebagai berikut:
4.2.1 Strategi Komunikasi Internal Komunikasi Korporat (Corporate Communication) PT PLN (Persero) Kantor Pusat
Pada bagian profil mengenai divisi Komunikasi Korporat (Corporate Communication) PT PLN (Persero) Kantor Pusat telah dijelaskan bahwa Komunikasi Korporat PLN (Corporate Communication) mengambil peran untuk mewujudkan tujuan komunikasi perusahaan PLN salah satunya adalah memastikan terlaksananya pengelolaan komunikasi perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal untuk tercapainya kinerja perusahaan.
Dan pada bulan agustus 2015, divisi Komunikasi Korporat mengalami perubahan secara struktural yang pada awalnya tergabung dalam satu kesatuan dengan sekretaris perusahaan namun saat ini telah menjadi satuan unit sendiri. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Key Informan Ida Wardhani selaku Deputy Manager Internal Relations mengenai bagaimana divisi Komunikasi Korporat PLN kantor pusat terbentuk yaitu:
“Sebelumnya kami berada dibawah sekretaris perusahaan sebagai manajer senior komunikasi korporat dengan nama bidang komunikasi korporat.Perubahan ini dilakukan untuk meningkatkan fungsi dan peran
komunikasi korporat untuk menjadi satuan yang lebih baik dalam mencapai tujuan komunikasi perusahaan.”63
Dengan fungsi dan peran yang secara struktural mengalami perubahan dengan dilepasnya ikatan yang sebelumnya menjadi satu kesatuan dengan sekretaris perusahaan, maka saat ini divisi/unit satuan komunikasi korporat memiliki tanggung jawab dan perannya sendiri.
Menurut hasil wawancara dengan Manager Senior Public Relations Bapak Agung Murdifi yang bergabung dengan PLN sejak tahun 1994 menjelaskan mengenai tanggung jawab dan peran dari Corporate Communications PT PLN (Persero) yaitu :
“Tanggung jawab dan tugas pokok komunikasi korporat dilaksanakan oleh kepala satuan komunikasi korporat dengan dibantu oleh saya sebagai manajer senior public relations juga dengan manajer senior corporate social responsibility, tugasnya ialah yang berkaitan dengan fungsi komunikasi perusahaan sedangkan peran komunikasi korporat PLN ini tentu untuk meningkatkan citra dan reputasi perusahaan, dimana peran utama ini didukung oleh peran komunikasi yang baik antara perusahaan dengan karyawannya agar informasi dan pesan yang disampaikan tidak ada kekeliruan khususnya kepada masyarakat atau pelanggan.”64
Mendukung pernyataan Bapak Agung Murdifi diatas, Ibu Ida Wardhani juga mengungkapkan mengenai tanggung jawab dan tugas pokok dari unit/divisi satuan komunikasi korporat PLN sebagai berikut:
63 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
64 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
“Secara umum, kami bertanggung jawab untuk menyusun, mengelola dan juga melaksanakan pembinaan fungsi komunikasi koporat seperti hubungan masyarakat, hubungan dengan media, hubungan komunikasi pihak internal dan eksternal, juga mengenai CSR dan program kemitraan dan bina lingkungan (PKBL). Namun pada bidang pulic relations, hubungan internal, dan CSR tentunya memiliki tugas dan perannya sendiri.”65
Berdasarkan tanggung jawab, tugas pokok dan peran yang telah ditetapkan pada divisi Komunikasi Korporat PLN, peneliti tertarik melihat dan mendeskripsikan permasalahan lebih dalam tentang bagaimana pelaksanaan strategi komunikasi internal di dalam divisi Komunikasi Korporat (Corporate Communication) PT PLN (Persero) kantor pusat.
Pada strategi komunikasi internal yang sebelumnya telah dilaksanakan oleh divisi corporate communication yakni seperti yang diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi, sebagai berikut:
“Sebelumnya kami sudah menggunakan strategi dengan berkomunikasi melalui media surat menyurat atau dengan media-media tradisional dan seiring berkembangnya teknologi kami memanfaatkan cara lainnya. Dengan hadirnya teknologi era digital maka kami memanfaatkannya.Secara umum strategi kami ialah dengan mengembangkan komunikasi berbasis data, menjadikan para anggota perusahaan sebagai pelaku komunikasi, menyusun strategi komunikasi perusahaan dan mengoptimalkan media internal perusahaan agar pesan dan informasi tersampaikan kepada teman-teman karyawan PLN.”66
65 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
66 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
Berdasarkan hasil wawancara diatas, maka dari itu ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan khususnya dalam pelaksanaan strategi komunikasi perusahaan, yaitu dengan memperhatikan khalayak yang akan dituju, pesan yang akan disampaikan, dan media yang akan digunakan selama pelaksanaan tersebut.
4.2.2.1 Analisis Khalayak
Dalam suatu proses komunikasi, perlu dilakukan analisis khalayak agar komunikator mengetahui dengan pasti siapa khalayak yang menjadi audience-nya. Berdasarkan hasil wawancara peneliti dalam mengetahui perusahaan yang menjadi subyek penelitian ini ialah perusahaan besar yang bertanggung jawab kepada seluruh masyarakat di Indonesia dalam penyediaan tenaga listrik.Dengan tanggung jawab yang besar tersebut, perusahaan tentunya memiliki jumlah karyawan yang banyak dan tersebar. Dan jumlah khalayak sasaran penyebaran informasi tersebut diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi selaku Manager Senior Public Relations, yaitu:
“Jumlah pegawai yang tersebar di unit/cabang Indonesia mencapai 41.000 ribu orang pada Desember 2015”67
Selain itu, adapun komposisi pegawai PLN berdasarkan jenjang pendidikan, jenis kelamin dan kelompok usiasebagai berikut:
JENJANG
PENDIDIKAN JUMLAH PEGAWAI
≤D1 23692
D2 100
67 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
D3 6775
S1 9459
S2 969
S3 5
TOTAL 41000
Sedangkan pengelola komunikasi yang tergabung dalam divisi komunikasi korporat ini memiliki jumlah anggota sebagai berikut, menurut Bapak Agung Murdifi:
“Kurang lebih sekitar 35 orang staff pada bagian Humas, Hubungan Internal dan CSR”68
Dengan sekian banyak jumlah karyawan pada PT PLN (Persero) yang terdiri dari karyawan di kantor pusat, 7 Anak Perusahaan dan di 47 unit bisnis/cabang seluruh Indonesia yang terbagi dalam beberapa regional yang berbeda, maka Corporate Communication PT PLN (Persero) di kantor pusat melakukan proses
68 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
JENIS KELAMIN JUMLAH PEGAWAI
LAKI-LAKI 34554 PEREMPUAN 6446 TOTAL 41000 KELOMPOK USIA ≤ 25 26 - 30 31 - 35 36 - 40 41 - 45 46 - 50 > 50 TOTAL JUMLAH PEGAWAI 8.220 7.354 2.936 1.199 4.175 5.934 11.182 41000 Gambar 4.4: Sumber Laporan Komunikasi Korporat
analisis khalayak yang ditugaskan kepada bagian Hubungan Internal seperti yang diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi, sebagai berikut:
“Ada bagian staff hubungan internal yang melakukan analisis khalayak tersebut.”69
Proses analisis khalayak dilakukan dengan membicarakan hal tersebut bersamaan dengan staff yang lainnya. Sedangkan menurut hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani mengenai proses analisis khalayak ini dilakukan yakni sebagai berikut:
“Kami melakukan analisis khalayak ini untuk menghindari kesalahan target audience yang tuju, namun kami sudah melakukan pemetaan kelompok karyawan berdasarkan pada regional nya masing-masing.”70
Dari ungkapan diatas, untuk menghindari adanya kesalahapahaman dan ketidaksesuaian, maka divisi komunikasi korporat PT PLN (Persero) kantor pusat tidak terlepas dari adanya komunikasi dengan divisi lain, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi:
“Tentunya, kami harus melakukan komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain. Karena, kami juga perlu data dari mereka tentang suatu kegiatan atau aktivitas, dan tentunya program-program mereka secara pro aktif harus kami internalisasikan dan publikasikan baik itu secara internal maupun eksternal.”71
69 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
70 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
71 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
Komunikasi yang dilakukan kepada divisi lain terkadang dilakukan untuk pemenuhan informasi yang nantinya akan menjadi sebuah bentuk laporan atau berita dan disampaikan kepada karyawan juga para pemangku jabatan di perusahaan secara internal maupun eksternal. Adapun bentuk komunikasi yang dilakukan dengan divisi lain melalui media komunikasi internal seperti yang diungkapkan lagi oleh Bapak Agung Murdifi:
“Bentuk komunikasinya bisa secara langsung maupun tidak, tertulis atau lisan itu dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisinya saja.Karena saat ini teknologi pun sudah semakin canggih ya jadi tanpa bertatap muka langsung, kita sudah bisa melakukan komunikasi dan menyampaikan pesan atau informasi terpenting saat itu juga. Media yang kami gunakan untuk jembatan penyampainya bisa melalui media perorangan seperti whatsapp, telepon atau media sosial yang diikuti oleh seluruh karyawan baik dari divisi manapun, seperti facebook yaitu PLNkita, media-media ini menurut kami sudah sangat membantu proses komunikasi di perusahaan dan tentunya akan kami tingkatkan lagi.”72
Dengan peran dan tanggung jawab divisi komunikasi korporat dalam pencapaian tujuan komunikasi perusahaan, segala informasi dan pesan memang tidak keseluruhan dipublikasikan melalui unit tersebut. Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi, sebagai berikut:
“Tidak seluruhnya informasi dan pesan melalui kami, seperti ketentuan remunerasi pegawai misalnya dapat disampaikan secara langsung melalui
72 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
unit yang terkait karena memang sudah ada bagian nya secara struktural.”73
Namun jika informasi yang dibuat secara umum untuk para pegawai/karyawan di unit/cabang perusahaan yang tersebar dilakukan secara serentak dengan informasi yang sesuai dan sama. Hal ini diungkapkan oleh Ibu Ida Wardhani:
“Ya Tentu saja kami memberikan informasi yang sama jika isi pesan dan target audience nya yang dituju juga sama.”74
Isi dan pesan yang akan disampaikan kepada khalayak yang telah ditentukan dan disesuaikan oleh komunikator seperti informasi yang ditujukan kepada karyawan perusahaan, tentunya informasi berkaitan dengan korporat baik berupa pemberitahuan, kebijakan atau aturan, program korporat atau yang lainnya. Jika komunikator telah menentukan informasi tersebut untuk seluruh karyawan, maka baik karyawan di unit pusat atau cabang akan mendapatkan informasi yang sama.
4.2.1.2 Pesan
Bentuk pesan atau informasi yang disampaikan melalui divisi komunikasi korporat PLN pusat dapat berupa aktivitas, program, pengumuman, aturan atau bahkan tips dari pegawai/karyawan yang mengirimkan melalui media yang telah tersedia. Hal ini didukung dari penyataan Bapak Agung Murdifi:
“Isi pesan atau informasi yang kami publikasikan atau sebarkan kepada karyawan bersifat umum seperti kegiatan, program-program perusahaan,
73 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
74 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
kebijakan atau aturan, pengumuman, bahkan tips dari para karyawan yang mengirimkannya melalui media Unit Note.”75
Penyataan berikut juga didukung oleh Ibu Ida Wardhani, sebagai berikut:
“Segala aktivitas dan kegiatan tentunya semuanya kami sampaikan kepada karyawan PLN, karena dengan begitu mereka tidak salah mengkomunikasikan nya lagi kepada pelanggan atau masyarakat.”76
Sedangkan, mengenai proses pesan atau informasi tersebut dapat sampai kepada seluruh karyawan di unit/cabang PLN yang tersebar juga disampaikan oleh Ibu Ida Wardhani, sebagai berikut:
“Untuk pengelolaan dan pengemasan pesan dan informasi dilakukan oleh bidang komunikasi korporat PLN pusat, yang nantinya akan dipublikasikan kepada karyawan PLN. Sumber dari pesan dan informasi itu sendiri didapat dari para pejabat PLN, dari karyawan dan sumber lainnya yang sudah kami pilih.”77
Salah satu bentuk informasi yang disampaikan oleh karyawan kepada divisi Komunikasi Korporat PLN Pusat dilakukan oleh Ibu Intan Nugraha, sebagai karyawan di unit PLN Disjaya yang memang berada dalam satu peran dan tugas sama pada bidang komunikasi perusahaan. Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Intan Nugraha, yaitu:
“Untuk di kantor unit, saya biasanya mengirim dalam bentuk misalnya release. Atau kalau informasi – informasi kegiatan yang bukan dalam
75 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
76 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
77 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
bentuk release, bisa via whatsapp aja atau melalui surat. Tapi kalau misalnya release atau kegiatan biasanya melalui email ke kantor pusat.” 78 Hal ini memang dilakukan sebagai strategi internal yang mereka gunakan ialah dengan berusaha untuk memberdayakan seluruh anggota perusahaan sebagai pelaku komunikasi yang menyampaikan pesan-pesan perusahaan ke lingkungannya. Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Suriadi Madia:
“Kadang – kadang saya juga membuat liputan kegiatan untuk korporat.”79
Selain itu, dalam proses penyampaian informasi perlu adanya metode yang dilakukan oleh divisi Komunikasi Korporat agar pesan dan informasi yang akan dipublikasikan terlihat lebih menarik untuk karyawan, Hal ini diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi:
“Tentunya ada metode khusus dalam pengemasannya, dari segi tata letak, design dan bahasa penyampaiannya perlu diperhatikan.”80
Pesan dan informasi tersebut memang harus dikemas dengan baik agar para karyawan perusahaan lebih tertarik untuk membacanya. Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Ida Wardhani sebagai berikut:
“Kami sebagai pengelola tentunya ingin pesan dan informasi kami dapat menarik bagi karyawan, jadi kami mengemas pesan dengan desain-desain
78 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
79 Hasil wawancara dengan Bapak Suriadi Madia (Manager Rayon PLN Sidayu, Area Gresik, Jawa Timur), pada Jum’at, 12 Mei 2016 pukul 15:00 WIB
80 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
yang menarik agar pesan dan informasi tersebut tersampaikan, tetapi balik lagi pada isi pesan yang seperti apa yang akan disampaikan.”81
Isi pesan atau informasi yang akan disampaikan yang didapat dari berbagai sumber juga perlu persetujuan dari Dewan Eksekutif pada suatu perusahaan yang nantinya akan di kemas oleh divisi komunikasi korporat dan dipublikasikan kepada khalayak yang dituju.
Karyawan pada suatu perusahaan memang merupakan aset penting untuk mencapai suatu tujuan perusahaan bersama. Maka dari itu, informasi dibutuhkan bagi seorang karyawan sebagai pemenuhan informasi dan membantu proses kerja karyawan, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Intan Nugraha sebagai berikut:
“Untuk sejauh ini, informasi yang saya terima sudah mencukupi untuk proses kerja saya, karena banyak media yang dapat saya gunakan untuk mengetahui atau mendapatkan berbagai informasi mengenai PLN dari para karyawan atau staff lainnya juga.”82
Maka dari itu, informasi sangatlah penting untuk proses kerja karyawan pada suatu perusahaa. Seperti yang diungkapkan oleh Informan Bapak Suriadi Madia mengenai pentingnya informasi bagi karyawan, sebagai berikut:
“Informasi jelas sangatlah penting, karena sebagai perusahaan yang besar dan luas maka setiap perkembangan dan pergerakan korporat perlu
81 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
82 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
diketahui pegawai yang bekerja di dalamnya, contoh aturan baru, direksi atau pejabat baru dan lainnya.”83
Hal ini juga diungkapkan oleh Informan lain yang merupakan karyawan PLN Disjaya (Distribusi Jakarta Raya dan Banten) yaitu Ibu Intan Nugraha. sebagai berikut:
“Informasi memang penting bagi karyawan terutama bagi PLN dengan satu nama tapi bidang kerja nya luas banget.Karena masyarakat umum tidak tahu mana orang pembangkitan, distribusi. Yang dia tahu bisa tanya mengenai cara bayar listrik gimana, atau dari isu-isu yang beredar karena PLN perusahaan milik negara, jadi menurut saya informasi itu sangat penting banget untuk karyawan PLN.”84
Tentunya dalam sebuah proses tidak terlepas dari suatu kendala yang akan dihadapi, berikut penuturan dari Ibu Ida Wardhani mengenai hambatan atau kendala apakah yang dihadapi perusahaan dalam proses penyampaian informasi kepada karyawan di tahun 2015.
“Secara general tidak mengalami kendala, namun bagi daerah-daerah yang remote (jauh di luar jangkauan) misalnya belum tersedianya jaringan internet atau mungkin batasan kapasitas pengiriman dokumen melalui email. Tapi kami usahakan bagi unit yang jauh dapat menggunakan media komunikasi tradisional seperti surat.”85
Bapak Suriadi Madia juga berpendapat yang sama mengenai hambatan yang dirasa pada saat menerima atau mengirimkan informasi, yaitu:
83 Hasil wawancara dengan Bapak Suriadi Madia (Manager Rayon PLN Sidayu, Area Gresik, Jawa Timur), pada Jum’at, 12 Mei 2016 pukul 15:00 WIB
84 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
85 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
“Menurut saya, dalam menerima informasi sudah mudah apalagi bisa diakses mobile, cuma kendala biasanya kalau ada masalah di server email atau website tetapi biasanya cuma sehari sudah normal kembali.”86
Namun penuturan dari Ibu Intan Nugraha justru tidak menganggap itu sebuah hambatan tetapi merupakan tantangan dalam tugas dan kewajiban unit yang berperan sebagai jembatan penyampaian informasi.
“Kalau mengirimkan infomasi, menurut saya bukan hambatan tetapi kadang-kadang ada tantangan dalam mengumpulkan informasi tersebut.Kalau dari akses jaringan tidak ada kendala.”87
Maka dari itu, dalam pengolahan isi pesan atau informasi dibutuhkan sumber data-data yang terkumpul yang didapat secara akurat agar informasi dapat disampaikan kepada para karyawan secepatnya.
4.2.1.3 Media
Media merupakan alat yang dapat digunakan untuk menyalurkan pesan dari komunikator kepada komunikan, atau pengirim dengan penerima nya.Dan pada suatu perusahaan media komunikasi digunakan untuk menjalin komunikasi yang baik antara atasan bawahan antara karyawan dan antara perusahaan dengan publiknya.
Dengan perkembangan teknologi ada beragam jenis media yang muncul, seperti media digital yang kian berkembang di era modern saat ini.Media-media
86 Hasil wawancara dengan Bapak Suriadi Madia (Manager Rayon PLN Sidayu, Area Gresik, Jawa Timur), pada Jum’at, 12 Mei 2016 pukul 15:00 WIB
87 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
digital dimanfaatkan untuk memberikan kemudahan kepada para penerima nya dengan dapat diakses kapan dan dimana saja.
Seperti penuturan yang dikatakan oleh Ibu Ida Wardhani, sebagai berikut:
“Ya, karena media digital saat ini sudah berkembang dan dapat dimanfaatkan dengan baik bagi siapapun dan dengan adanya media tersebut kami juga sangat terbantu untuk proses penyampaian informasi dengan cepat dan dapat diakses kapanpun.”88
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Intan Nugraha:
“Menurut saya, untuk media digital sebenarnya efektif.Tapi bagi yang memang mau memanfaatkannya, jadi bagi sebagian pihak di dalam tubuh organisasi, media komunikasi nya sudah cukup efektif karena kita banyak berkomunikasi baik itu lokal maupun nasional aksesnya juga gampang.Namun kembali lagi bagi yang mau memanfaatkannya, karena masih ada sebagian yang belum tertarik untuk membaca atau belum memiliki kemauan walaupun dari segala usaha tetap saja ada yang masih belum mengetahui atau mengaksesnya.”89
Maka dalam pelaksanaan komunikasi internal yang telah dijalankan oleh perusahaan melalui media-media komunikasi internal perusahaan, maka terdapat beberapa pendapat mengenai pelaksanaan tersebut. Seperti penuturan yang diungkapakan oleh Bapak Suriadi Madia mengenai pelaksanaan komunikasi internal perusahaan yang sudah dijalankan melalui media yang tersedia, sebagai berikut:
88 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
89 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
”Selama ini sudah banyak media komunikasi utamanya online yang berkembang dan sangat membantu tapi komunikasi secara langsung terkadang masih efektif utamanya di unit pelaksana, untuk saling sharing dan bercanda kalau di Sidayu ada pertemuan setiap hari selasa yang wajib dihadiri oleh seluruh pegawai, selain briefing yang dilaksanakan setiap pagi.”90
Penyataan yang diatas menjelaskan bahwa media komunikasi digital atau elektornik cukup efektif dimanfaatkan dalam perusahaan dalam hal penyampaian informasi kepada anggota-anggota perusahaan.Hal ini karena media digital sangat mudah digunakan pada zaman teknologi yang telah berkembang pesat.
Sesuai dengan keputusan direksi No. 418.K/DIR/2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Komunikasi Perusahaan, terdapat strategi komunikasi perusahaan salah satunya ialah strategi internal yang terdiri atas:
1. Mengembangkan komunikasi berbasis data
2. Menyelaraskan pengelolaan komunikasi perusahaan dengan menyusun strategi komunikasi perusahaan
3. Memberdayakan seluruh anggota perusahaan sebagai pelaku komunikasi yang menyampaikan pesan-pesan perusahaan ke lingkungannya
4. Mengoptimalkan media komunikasi internal
5. Memanfaatkan kegiatan spiritual, budaya dan olahraga (SBO)
Maka dari itu, ketiga komponen strategi yang telah diuraikan diatas media merupakan komponen strategi yang sangat dimanfaatkan oleh perusahaan hal ini
90 Hasil wawancara dengan Bapak Suriadi Madia (Manager Rayon PLN Sidayu, Area Gresik, Jawa Timur), pada Jum’at, 12 Mei 2016 pukul 15:00 WIB
seperti pada rencana atau strategi internal yang memang telah disusun oleh perusahaan untuk mengoptimal media internal perusahaan sebagai media komunikasi internal pada perusahaan.
4.2.2 Media komunikasi internal yang digunakan oleh PT PLN (Persero) Kantor Pusat
Pada bagian ini peneliti akan memberikan bentuk media komunikasi internal yang digunakan oleh PT PLN (Persero) dan dikelola oleh divisi Komunikasi Korporat PLN selama tahun 2015.
Media komunikasi internal dalam suatu perusahaan atau organisasi digunakan untuk mengkomunikasikan suatu informasi kepada stakeholders perusahaan mengenai berbagai kegiatan, aktivitas, program, memo, berita dan lainnya.
Tujuan adanya pengelolaan media komunikasi internal ini ialah sebagai bentuk pemenuhan informasi stakeholders perusahaan baik internal maupun eksternal karena kebutuhan informasi pada suatu perusahaan sangatlah penting terutama bagi karyawan. Karena hal ini dilakukan sebagai bentuk pengetahuan karyawan mengenai perusahaan, informasi mengenai berbagai kegiatan, perkembangan perusahaan dan hal yang terjadi saat ini pada suatu perusahaan agar tidak adanya kesalahapahaman antara karyawan ataupun sebaliknya.Oleh karena itu divisi satuan komunikasi korporat PLN membuat media komunikasi internal yang sangat beragam dan menarik untuk karyawan perusahaan, agar informasi dan pesan tersampaikan dengan baik.
Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Agung Murdifi mengenai media-media yang digunakan oleh Komunikasi Korporat PLN, sebagai berikut:
“Kami gunakan media-media yang mudah diakses oleh teman-teman karyawan PLN, seperti Newsletter, Facebook PLNKita, Majalah Fokus, Email Korporat dan masih banyak lagi.”91
Dalam mengkomunikasikan informasi perusahaan kepada para karyawan, divisi komunikasi korporat mengelola media komunikasi baik cetak, online, social media maupun komunikasi yang melibatkan bidang komunikasi atau hubungan masyarakat di unit-unit PLN. Kegiatan komunikasi dua arah ini dilakukan oleh manajemen, dan dapat dikatakan sebagai salah satu media komunikasi internal seperti kunjungan manajemen ke unit-unit, pertemuan manajemen dengan pegawai dan video conference.
Bentuk media yang digunakan, peneliti membaginya dalam tiga kategori, yaitu kategori new media dengan berbagai perkembangan teknologi, media cetak, dan forum diskusi atau pertemuan.
New Media/
Digital Media Cetak
Media Forum Diskusi/Pertemuan
Email/Email
Blast Majalah Fokus
Bincang Pagi (Coffee Morning) Media Sosial: Facebook PLNkita Newsletter Koordinasi Regional Unit Note
91 Hasil wawancara dengan Bapak Agung Murdifi (Manager Senior Public Relations, pada hari Kamis, 14 April 2016 pukul 11:00 WIB
Berikut bentuk media komunikasi internal yang terprogram dan berjalan di tahun 2015 dan dikelola oleh Komunikasi Korporat PLN berdasarkan kategori:
NEW MEDIA / DIGITAL
1. E-mail/E-mail Blast
E-mail Blast adalah sarana untuk mengirim pesan email secara massal ke daftar penerima sekaligus. Divisi Komunikasi Korporat PLN menggunakan media e-mail blast untuk melakukan mengirimkan informasi kepada pegawai. Untuk newsletter dan majalah fokus versi digital juga dapat dipublikasikan melalui e-mail blast atau ee-mail korporat tersebut.
2. Social Media: Facebook PLNkita
Salah satu media sosial yang digunakan oleh PT PLN (Persero) ialah facebook, dengan tampilan yang friendly tanpa adanya batasan kuota yang mengikuti, akses yang lebih mudah dan cepat disbanding mengakses website, dan dapat mengunggah foto, video dan artikel dalam jumlah yang tak terhingga. Maka
dengan fitur dan akses yang mudah, maka informasi yang akan disampaikan dapat diterima dengan cepat dan dapat menjangkau luas pengguna nya.
Divisi komunikasi korporat PLN berperan sebagai pengelola atau admin akun facebook PLNkita yaitu untuk memposting informasi, meng-approve friendrequest (terbatas untuk pegawai PLN), menanggapi komentar user, memfilter postingan dari pegawai, serta maintenance tampilan laman PLNkita.
MEDIA CETAK
1. Majalah Fokus
Majalah fokus PLN ini dimanfaatkan untuk menyampaikan informasi berupa kegiatan perusahaan ke seluruh karyawan dengan gaya penulisan yang singkat, padat, dan jelas dengan komposisi materi teks sekitar 60% dan ilustrasi/foto sekitar 40%. Majalah fokus dibuat dalam versi cetak sebanyak 5000 eksemplar per edisi dan versi PDF dan distribusikan ke seluruh unit/cabang PLN. Untuk versi PDF dikirimkan melalui email fokus@pln.co.id kepada seluruh pemilik akun korporat.
Cover Majalah Fokus Edisi Mei 2015
2. Newsletter PLN Kita
Newsletter merupakan media cetak yang dikelola oleh Komunikasi Korporat PLN yang nantinya akan didistribusikan ke semua pegawai dengan cepat melalui elektronik media. Isi dari newsletter PLNKita ini ialah mengenai berita-berita penting dan menarik bagi pegawai dan informasi nya juga bisa bersifat pemberitahuan atau pengumuman.
Newsletter ini di distribusikan ke seluruh pegawai melalui akun email korporat pln-kita@pln.co.id, yang saat ini tercatat ada sekitar 49.769 akun email PLN se- Indonesia yang aktif.
DISKUSI / PERTEMUAN
1. Bincang Pagi
Kegiatan bincang pagi atau yang biasanya disebut coffee morning merupakan sebuah kegiatan komunikasi dua arah yang dirancang khusus oleh PLN.
Melalui kegiatan ini manajemen dan pegawai dapat berkomunikasi langsung secara semi-formal tidak seperti acara/rapat pertemuannya pada umumnya.
Newsletter yang terbit pada tahun 2015
Kegiatan Bincang Pagi di Auditorium PLN Kantor Pusat
Topik pembahasan yang dibicarakan sangat beragam, mulai dari perkenalan direksi, pembahasan kinerja korporat, informasi terbaru/khusus di perusahaan.Kegiatan ini dilakukan selama 2015 dengan seluruh pegawai di PLN Kantor Pusat, maupun di unit-unit PLN melalui video conference yang dilaksanakan di Auditorium PLN Kantor Pusat.
2. Koordinasi Regional
Koordinasi regional merupakan pertemuan yang diadakan untuk menjamin kepastian informasi yang akan disampaikan kepada publik.
Maka perlu adanya koordinasi antar Unit Induk atau Unit Pelaksana karena terdapat lebih dari satu Unit pada satu wilayah Regional. Dan pada tahun 2015, terdapat 3 kali pertemuan salah satunya dilakukan pada Kamis, 30 Juli 2015 bertempat di PLN Kantor Pusat dengan tema pembahasan mengenai “Persiapan Focus Group Discussion Subsidi Listrik Tepat Sasaran”.
3. Unit Note
Unit Note merupakan salah satu media tulisan dari para pegawai mengenai pengalaman, tips atau solusi dalam menghadapi permasalah yang terjadi di lapangan. Berikut beberapa edisi/tanggal, penulis, unit serta judul catatan unit note yang ditulis oleh karyawan, sebagai berikut:
Kegiatan Koordinasi Regional pada Persiapan FGD Subsidi Listrik Tepat Sasaran
No EDISI/Tanggal PENULIS UNIT Distribusi /Wilayah JUDUL 1 031/ 06 Januari Bustani Hadi Wijaya Assitant Engineer Pemeliharaan Distribusi,
Area Situbondo PLN Disjatim
Borgol Karet Sebagai Solusi Penurunan Gangguan
2 032/
13 Januari Hery Surjadi
Manajer Rayon Bangil,
Area Pasuruan PLN Disjatim Perang Padam Ala Perang Kemerdekaan
3 033/
20 Januari Yanuar
Manajer Rayon Toboali,
Area Bangka PLN S2JB Gardu Distribusi Bukan WC Umum
4 034/ 27 Januari Sugeng Wibowo Supervisor Elektrikal, PLN PUSHARLIS Unit Workshop dan Pemeliharaan (UWP) I PLN PUSHARLIS
Modifikasi Tiang Kayu Besi Hindari Korosi Air Laut
5 035/
03 Februari Ardi Muslim
PLT. Manajer Rayon Labuhan Haji, Area Subulussalam PLNWIlayah Aceh Transformasi Kinerja dan Pengawasan Eksekusi di Rayon Labuan Haji
Namun sebelum tulisan ini dipublikasikan, divisi komunikasi korporat berperan sebagai redaksi Unit Note untuk mereview, mengedit, mendesain sehingga tulisan layak muat. Unit Note menjadi bacaan rutin bagi para pegawai di seluruh Indonesia yang dipublikasi setiap hari selasa melalui email unitnote@pln.co.id. Hal ini dilakukan dengan harapan agar tulisan-tulisan ini menjadi motivasi semangat kerja pegawai satu dengan yang lain.
Dari beberapa media tersebut terdapat pembagian pesan dan informasi yang dilakukan, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Ida Wardhani sebagai berikut:
“Untuk pembagian pesan dan informasi di media internal keseluruhan hampir sama, tetapi untuk beberapa media tertentu memang ada TOR (term of reference) nya seperti untuk majalah fokus, newsletter kami melakukan
pemilihan pesan yang tepat pada media tersebut tetapi untuk media-media sosial pesan dan informasi nya bersifat umum seperti kegiatan internal perusahaan, pengumuman yang dapat disampaikan atau dipublikasikan hari itu juga.”92
Selain itu, Informan Ibu Intan Nugraha juga menambahkan media lainnya yang biasa dipakai untuk menyebarkan dan memperoleh informasi, misalnya media perorangan.Media perorangan seperti telepon, sms, aplikasi chatting seperti whatsapp, juga digunakan sebagai media komunikasi sehari-hari yang mudah digunakan namun terdapat beberapa keterbatasan dalam penggunaan nya. Seperti yang diungkapkan nya sebagai berikut:
“Karena saya di humas unit, jadi saya juga tergabung dengan whatsapp grup komunikasi korporat se-PLN Indonesia, dari sana saya juga dapat banyak informasi yang nantinya akan dipublikasikan secara umum dan luas kepada seluruh karyawan PLN”93
Keefektifanbeberapa media tersebut pun dirasa cukup membantu dalam proses penyampaian informasi yang akan disampaikan kepada seluruh karyawan PLN baik di kantor pusat maupun di unit/cabang perusahaan.
Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Ibu Intan Nugraha sebagai karyawan di PLN, ia menyatakan bahwa media sosial seperti facebook kini juga memberikan manfaat dan kelebihannya dalam menyampaikan informasi dengan baik dengan aksesnya yang mudah pula, seperti pernyataan berikut:
92 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
93 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
“Saya sering membaca informasi melalui media perusahaan seperti media sosial facebook, kalau media sosial pasti semua karyawan follow. Karena facebook merupakan salah satu channel komunikasi internal PLNyang dapat diakses kapanpun dan dimanapun dapat melalui mobile phone juga jadi sangat efektif karena terdapat akun grup close yang hanya dapat diikuti oleh karyawan PLN saja”94
Hal ini sesuai dengan penuturan dari Ibu Ida Wardhani, sebagai berikut:
“Sejauh ini media – media internal kami sudah cukup efektif, seperti newsletter yang kami publikasikan setiap minggu masih terus berjalan hingga saat ini, majalah fokus kami publikasikan setiap bulan juga cukup memberikan informasi mengenai kegiatan perusahaan baik di pusat maupun unit-unit PLN kepada seluruh karyawan, unit note juga selalu kami broadcast melalui email korporat, dan media sosial seperti facebook juga sangat membantu proses penyebaran informasi dengan cepat dan mudah sedangkan untuk media komunikasi langsung seperti pertemuan/rapat kami laksanakan sesuai agenda yang ditentukan.”95
Secara umum, pada suatu perusahaan pesan atau informasi yang disampaikan melalui media-media yang dimiliki korporat sangatlah dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan komunikasi yang baik antara karyawan dengan perusahaan tersebut. Seperti pendapat yang disampaikan oleh Ibu Ida Wardhani mengenai betapa pentingnya membangun komunikasi internal yang baik bagi perusahaan:
94 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
95 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
“Menurut saya membangun komunikasi internal yang baik dapat memberikan pemahaman yang baik juga bagi karyawan agar karyawan tidak salah menyampaikan pesan kepada publik.”96
Pernyataan berikut juga menjadi suatu harapan bagi karyawan seperti yang diungkapkan oleh Informan yaitu Bapak Suriadi Madia:
“Program – program komunikasi internal sudah bagus, Cuma perlu inovasi baru yang bisa menyentuh sampai level paling bawah.Bukan hanya informasi yang dari atas (korporat) ke bawah tapi sebaliknya.Sehingga bisa memotivasi pegawai karena bisa mengetahui kondisi perusahaan secara langsung.”97
Selain itu, Informan lain yakni Ibu Intan Nugraha juga memiliki harapan untuk program komunikasi internal selanjutnya, sebagai berikut:
“Pertama, Apa yang sudah ada yang sekarang tetap dipertahankan atau dikembangkan lagi, karena era digital dalam komunikasi itu semakin berkembang pesat ya dinamis banget jadi kita dapat mengikuti trend-trend atau teknologi-teknologi yang ada. Dan kedua, Jangan lupakan juga komunikasi untuk kedekatan asecara internal, walaupun kita telah banyak menggunakan media digital dalam komunikasi.”98
Harapan yang diungkapkan oleh Informan sebagai perwakilan dari harapan karyawan lain agar komunikasi internal pada PT PLN (Persero) dapat ditingkatkan lagi sehingga dapat menyentuh karyawan pada level bawah sekaligus supaya apa yang menjadi tujuan komunikasi perusahaan dapat dicapai dengan baik.
96 Hasil wawancara dengan Ibu Ida Wardhani (Deputy Manager Internal Relations), pada hari Jum’at, 15 April 2016 pukul 11:15 WIB
97 Hasil wawancara dengan Bapak Suriadi Madia (Manager Rayon PLN Sidayu, Area Gresik, Jawa Timur), pada Jum’at, 12 Mei 2016 pukul 15:00 WIB
98 Hasil wawancara dengan Ibu Intan Nugraha (Assistant Analyst Communications, PLN Disjaya), pada Jum’at, 20 Mei 2016 pukul 13:20 WIB
4.2.2.1 KATEGORISASI BENTUK KOMUNIKASI INTERNAL PT PLN (Persero) NO BENTUK MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL KATEGORI KOMUNIKASI KHALAYAK YANG TERLIBAT WAKTU
1 Email/Email Blast Media/Digital New Anggota Semua
Perusahaan Setiap hari 2 Facebook (Pln kita) Media/Digital New Anggota Semua
Perusahaan Random 3 Unit Note Media/Digital New Karyawan Seluruh Sewaktu-waktu 4 Majalah (Fokus) Media Cetak Karyawan Seluruh Setiap Bulan 5 Newsletter Media Cetak Karyawan Seluruh Sewaktu-waktu 6 Bincang Pagi Diskusi/Pertemuan Media Forum Karyawan Pimpinan, Sewaktu-waktu 7 Koordinasi Regional Diskusi/Pertemuan Media Forum Karyawan Pimpinan, Sewaktu-waktu
4.3 Pembahasan
Pada bab ini peneliti akan melakukan analisa mengenai strategi komunikasi internal yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication PT PLN (Persero) Kantor Pusat dalam proses penyampaian informasi kepada karyawan melalui media komunikasi internal perusahaan. Analisis data ini menghubungkan antara hasil penelitian sebagai kondisi yang nyata dengan teori-teori sebagai acuan ideal (teoritis) peneliti yang dikemukakan di tinjauan pusataka.Perbandingan antara kedua hal tersebut perlu dilakukan untuk mengetahui apakan strategi komunikasi internal yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication PT PLN (Persero)
Kantor Pusat sudah cukup efektif dan tepat melalui media komunikasi internal yang digunakan perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan melalui wawancara dan pengambilan data, maka peneliti akan membahas mengenai strategi komunikasi internal dan juga media komunikasi internal yang digunakan oleh perusahaan. Pada penelitian ini, divisi komunikasi korporat (Corporate Communication) memiliki bertanggung jawab memastikan terlaksananya pengelolan komunikasi perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal untuk pencapaian kinerja perusahaan.
Pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia tidak dapat dipungkiri, begitu juga halnya dalam suatu organisasi.Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu organisasi atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan berhasil mencapai tujuan perusahaan.Tetapi sebaliknya, jika komunikasi pada suatu organisasi tidak berjalan dengan baik maka organisasi tersebut tidak dapat mencapai tujuan perusahaan.Oleh karena itu, komunikasi yang dibangun di dalam perusahaan baik antara perusahaan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, atau sebaliknya perlu diperhatikan dengan serius oleh seluruh anggota perusahaan.
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi melibatkan sejumlah orang dengan keadaan saling bergantung dan berkoordinasi yang mensyaratkan adanya komunikasi.Komunikasi yang dilakukan dari perusahaan kepada karyawannya untuk memenuhi kebutuhan informasi yang terdapat dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
Pada penelitian ini posisi corporate communication PT PLN (Persero) sudah berada di posisi yang strategis karena berada pada bawah president director atau dalam posisi top manajemen setelah beberapa divisi lain yang memiliki peran dan tugasnya masing-masing, dimana hal ini akan memberikan kemudahan pada divisi dalam mendapatkan dan menyampaikan informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Sehingga divisi dapat menyampaikan informasi kepada karyawan dari sumber data yang akurat.Hal ini seperti yang dijelaskan pada kedudukan corporate communication menurut rosady ruslan, bahwa memang posisi corporate communication pada internal perusahaan yang tidak dapat dipisahkan dalam suatu kelembagaan atau organisasi.
Dalam penelitian ini, PT PLN (Persero) melakukan komunikasi internal yang dilakukan oleh seluruh karyawan baik yang berada di kantor pusat maupun unit/cabang PLN diseluruh Indonesia. Pencapaian keberhasilan suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dilihat dari bagaimana cara komunikasi internal pada perusahaan tersebut. Seperti definisi komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan, dalam internal komunikasi yang dilaksanakan oleh PT PLN (Persero) kantor pusat sudah pada bagian nya dalam struktural organisasi yang jelas, sehingga arus komunikasi yang berjalan dengan baik untuk melakukan komunikasi antara sesama karyawan maupun karyawan dengan atasan.
Menyadari betapa pentingnya informasi maka pada setiap perusahaan berusaha mengoptimalkan dan mengembangkan media-media komunikasi yang ada agar informasi akan dapat tersampaikan dengan baik kepada seluruh anggota perusahaan, khususnya kepada karyawan karena dengan begitu para karyawan
akan mendapatkan pengetahuan mengenai segala kegiatan, kebijakan yang dibuat oleh perusahaan.
Segala informasi yang berkaitan dengan perusahaan memang sudah selayakanya disampaikan dengan baik kepada seluruh anggota perusahaan khususnya karyawan karena seperti pada pengertian komunikasi yang dikemukakan oleh Waltzalawick Beavin dan Jackson, bahwa jika tidak adanya komunikasi pada suatu perusahaan maka kita tidak akan mengetahui apa yang harus kita lakukan pada saat ini. Seperti halnya seorang karyawan pada suatu perusahaan, jika ia tidak mengetahui apa-apa tentang perusahaan tersebut maka ia tidak akan dapat tahu apa yang mesti ia kerjakan.
Dalam penyusunan strategi komunikasi perlu memperhatikan beberapa komponen-komponen pembentuknya yakni dengan melihat bagaimana proses analasis khalayak yang dapat menentukan siapa target dari pada komunikasi yang akan terlaksana, selain itu pesan yang akan disampaikan pada proses komunikasi perlu dikemas dengan baik dan semenarik mungkin, dan komponen yang terakhir ialah media. Menentukan media mana yang akan digunakan sebagai sarana penyampai pesan atau informasi kepada target khalayak yang ditentukan pada perusahaan ialah hal yang sangat penting untuk melihat apakah pesan atau informasi tersebut dapat tersampaikan dengan baik atau tidak.
Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan narasumber mengenai strategi komunikasi yang dijalankan oleh divisi Corporate Communications PT PLN (Persero) telah dilakukan proses beberapa komponen tersebut dengan baik agar segala pesan atau informasi dapat tersampaikan dengan sesuai khalayak yang
dituju atau tidak salah sasaran sehingga sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Iriantara Yosal dan A. Yani Surachman mengenai komponen-komponen dalam menyusun strategi komunikasi.
Hal ini juga sesuai dengan pengertian strategi komunikasi menurut Onong Uchjana Effendy , bahwa strategi komunikasi ini merupakan suatu paduan antara perencanaan komunikasi dengan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Maka pada penelitian ini, PT PLN (Persero) menyusun strategi internal dengan memanfaatkan berbagai bentuk komunikasi seperti komunikasi berbasis data, komunikasi melalui media internal, dan komunikasi yang dilakukan oleh para anggota perusahaan agar informasi dapat tersampaikan dengan baik.
Selain itu, PT PLN (Persero) memiliki berbagai media komunikasi internal sebagai penunjang tercapainya tujuan komunikasi perusahaan.Hal ini karena media merupakan alat atau sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media komunikasi sangat banyak dan bervariatif, mulai dari tradisional sampai yang modern yang saat ini sudah banyak berkembang..
Maka dari itu, divisi komunikasi korporat menyediakan berbagai macam media komunikasi internal sebagai sarana yang dapat digunakan untuk menunjang tercapainya tujuan komunikasi perusahaan.Media komunikasi internal berisikan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik informasi yang berasal dari manajemen atau informasi yang berasal dari karyawan.
Media yang digunakan oleh Corporate Communication dalam penyebaran informasi kepada karyawan terbagi dalam beberapa kategori media, yaitu kategori
new media atau digital yang meliputi e-mail blast, media sosial facebook PLNkitadanunit note untuk kategori media cetak meliputi majalah fokus dan newsletter, sedangkan kategori media forum diskusi/pertemuan juga melengkapi media yang digunakan oleh perusahaan yakni meliputi bincang pagi dan koordinasi regional. Selain itu media komunikasi lainnya yaitu media perorangan yang dibantu dengan adanya teknologi baru dengan kemunculan aplikasi yang dapat diakses melalui mobile phone, mereka memanfaatkan nya dan membuat suatu groupchatting agar pertukaran informasi dapat dilakukan dengan cepat dimana dan kapan saja.
Divisi komunikasi korporat PLN perlu menjalin hubungan yang harmonis antara karyawan baik di pusat maupun di unit/cabang perusahaan, hal ini dapat dilihat dengan respons pengelola media komunikasi internal perusahaan, seperti yang nampak pada media sosial facebook PLNkita, dengan informasi yang dipublikasikan oleh divisi komunikasi korporat mendapatkan feedback dari para pembacanya baik berupa saran atau kritikan yang dapat meningkatkan pelaksanaan komunikasi internal lebih baik lagi.
Dari pemaparan diatas telah dijelaskan bahwa komunikasi internal yang dilaksanakan oleh PT PLN (Persero) di kantor pusat yang dikelola oleh divisi Corporate Communication (Komunikasi Korporat) telah terlaksana dengan baik, dengan memanfaatkan beragammedia komunikasi internal dan juga memperhatikan segala aspek yang mendukung berjalan komunikasi internal dengan baik.
