JURNAL
SISTEM INFORMASI PEMELIHARAAN (MAINTENANCE)
ALAT TRANSPORTASI PADA PERUSAHAAN PERKEBUNAN
PTP NUSANTARA VI KAYU ARO DENGAN
MENGGUNAKAN JAVA DAN MYSQL
OLEH
NAMA : LEO BAHANA BATUBARA
NO.BP : 091100223
PROGRAM STUDI : SISTEM INFORMASI
JENJANG PENDIDIKAN : Strata 1 (S-1)
YAYASAN AMAL BAKTI MUKMIN PADANG
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK INDONESIA
SISTEM INFORMASI PEMELIHARAAN (MAINTENANCE) ALAT TRANSPORTASI PADA PERUSAHAAN PERKEBUNAN PTP
NUSANTARA VI KAYU ARO-JAMBI DENGAN MENGGUNAKAN JAVA
DAN MYSQL
Amuharnis, M.Kom Pembimbing1), Ir. H. Firlan Mustafa, MM Pembimbing 2)
Leo Bahana Batubara – 091100223 3*
Korespondensi Penulis : [email protected]
Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Indonesia (STMIK INDONESIA) Padang
ABSTRACT
Plantation Company PTP Nusantara VI Wood Aro Jambi is a subsidiary of PTP Nusantara VI Region West Sumatra-Jambi, one companies involved in plantation. PTP Nusantara VI Kayu Aro is a business unit that manages black tea as the plantation, in the process of maintenance data is still not optimal transportation and yet use a special application programs mainly based desktop applications such as Java. One of the problems encountered is the reporting process that takes time so that reporting data is less than optimal maintenance of transportation. then made a new method in the implementation of information systems maintenance pad transportation PTP Nusantara VI Kayu Aro to minimize errors in the manufacture of n reports relating to the maintenance of the transport equipment with computerized method using a special application as a tool for data processing. From the research conducted by the author is expected to facilitate the Head of Engineering and Administration of PTP Nusantara VI Kayu Aro to take a decision to do the implementation of information systems maintenance of transportation companies, and by applying the Java programming language and MySQL will be easier to set maintenance of transportation becomes faster, appropriate and effective and facilitate user techniques in the process of searching, editing, and deletion of data as well as the security and accuracy of the data more secure.
Keywords: Information Systems, Sustainable Transport
A. Pendahuluan
Dewasa ini perkembangan IPTEK tidak terlepas dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari, khususnya aktivitas di berbagai instasi. Jika kita perhatikan dan kita telusuri kemajuan yang telah kita capai itu akan terlihat jelas, bahwa permasalahannya adalah terletak pada penggunaan data dan informasi yang akurat. Salah satunya
penyediaan data dengan volume yang merupakan salah satu unit usaha dari PT Perkebunan Nusantara VI (Persero) Jambi–Sumatera Barat yang bergerak dalam bidang budidaya dan pengolahan teh. Salah satu kebutuhan untuk menunjang kelancaran produktifitas dan daya saing perusahaan adalah transportasi yang berfungsi sebagai alat bantu dalam lancarnya proses pengiriman hasil perkebunan dan pengiriman hasil teh yang telah diolah untuk dipasarkan, serta keperluan–keperluan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan yang memerlukan bantuan transportasi. Secara umum transportasi didefenisikan sebagai pemindahan manusia atau barang dari suatu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan wahana yang digerakkan oleh manusia atau mesin. (Nasution, M.N. 2004 ).
pemeliharaan (maintenance) peralatan transportasi perusahaan pun sangat dibutuhkan karena bisa berpengaruh dalam kelancaran proses pengiriman hasil pengolahan yang akan dipasarkan dan pengangkutan hasil perkebunan yang akan diolah nantinya di pabrik. Pemeliharaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan terencana dan sistematis yang dilakukan secara rutin maupun berkala untuk menjaga agar prasarana yang telah dibangun tetap dapat berfungsi dan bermanfaat sesuai rencana (DPU.Dirjen Cipta Karya.Bag.3/2008).
Pada saat ini PTP Nusantara VI Kayu Aro masih menerapkan sistem
bahwa biaya perawatan itu sendiri harus dapat ditekan serendah-rendahnya.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan identifikasi masalah sebagai berikut:
1. Belum menggunakan database sebagai penyimpanan data-data pemeliharaan alat transportasi. 2. Sering terjadinya keterlambatan
dalam penyajian laporan kegiatan pemeliharaan alat transportasi karena sistem yang digunakan belum optimal.
3. Pembuatan laporan kegiatan pemeliharaan alat transportasi di PTPN VI unit usaha Kayu Aro memerlukan waktu yang cukup lama.
4. Terjadinya kesulitan dalam hal pencarian data kegiatan pemeliharaan alat transportasi sebelumnya.
B. Landasan Teori
1. Defenisi Pemeliharaan
Pemeliharan (maintenance) adalah aktifitas yang dilakukan secara berulang-ulang dan berkala dalam menjaga asset (Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia/Teknik Perawatan dan perbaikan Otomotif/2013:6-10), adalah : a) Pemeliharaan Terencana
(planned maintenance).
Pemeliharaan terencana adalah proses pemeliharaan yang diatur dan diorganisasikan untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi terhadap peralatan diwaktu yang akan datang.
Perawatan terencana merupakan bagian dari instrument manajemen pemeliharaan yang terdiri atas pemeliharaan preventif dan pemeliharaan korektif.
1) Pemeliharan preventif.
Pemeliharaan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa instrument yang dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk mengurangi dan mencegah kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal.
2) Pemeliharaan korektif.
Perbaikan yang dilakukan karena adanya kerusakan yang dapat terjadi akibat tidak dilakukannya pemeliharaan preventif maupun telah dilakukan perawatan preventif tapi pada suatu waktu tertentu fasilitas dan peralatan tersebut tetap rusak, jadi dalam hal ini kegiatan perawatannya hanya menunggu sampai terjadi kerusakan baru kemudian diperbaiki atau dibetulkan.
b) Pemeliharaan Tidak Terencana (emergency maintenance).
Adalah jenis pemeliharaan yang harus dilakukan secara tiba-tiba karena suatu alat atau peralatan akan segera digunakan. Seringkali terjadi bahwa peralatan baru digunakan sampai rusak tanpa adanya pemeliharaan yang berarti, baru kemudian dilakukan perbaikan apabila akan digunakan. Dalam manajemen instrument pemeliharaan cara tersebut dikenal dengan pemeliharaan tidak terencana atau darurat (emergency maintenance).
3. Rambu-Rambu Pemeliharaan
perbaikan Otomotif/2013:11), Pemeliharaan peralatan sangat erat kaitannya dengan masalah pemakaian, perbaikan dan penyimpanan serta pengadministrasiannya. Beberapa rambu-rambu pemeliharaan atau perawatan sebagai berikut:
a) Perbaikan alat dibedakan antara perbaikan ringan yang dapat dikerjakan sendiri oleh pekerja dan perbaikan khusus yang dikerjakan oleh ahlinya. Peralatan yang diketahui rusak harus dipisahkan dan ditindaklanjuti.
b) Penyimpanan peralatan berorientasi pada prinsip kebersihan dan prinsip identifikasi. Kebersihan mencakup persyaratan sifat kering dan tidak lembab. c) Pemeliharaan dan pencegahan
kerusakan dilakukan dengan pemeriksaan secara rutin dan penjadwalan yang pasti. d) Pengadministrasian peralatan
dilakukan untuk mempermudah pengendalian
dalam hal
pemakaian/penggunaan, penyimpanan, perbaikan, perawatan dan pengadaan peralatan baru.
4. Defenisi Transportasi
A. Menurut Kadir (2006:10), bahwa “Transportasi adalah suatu kegiatan yang mengangkut barang atau penumpang dari satu tempat ketempat yang lain”.
B. Menurut Sridianti (2011:7), dalam bukunya Peranan Transportasi dalam Menunjang Kesejahteraan Rakyat, “Transportasi adalah pemindahan manusia atau barang dari
satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan sebuah wahana yang digerakkan oleh manusia atau mesin”. Transportasi sangat penting untuk manusia, karena memudahkan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari.
Prasarana transportasi mempunyai 2 (dua) peran utama yaitu Sebagai alat bantu untuk mengarahkan pembangunan didaerah dan perkotaan dan sebagai prasarana bagi pergerakan manusia dan/atau barang yang timbul akibat adanya kegiatan didaerah dan perkotaan tersebut. C. Menurut Abdul Kadir (2006), dapat disimpulkan bahwa transportasi merupakan sebuah proses pemindahan suatu objek dari satu tempat ketempat yang lainnya dengan menggunakan wahana yang digerakkan.
5. Klasifikasi Transportasi
Menurut Abdul Kadir (2006), transportasi dapat diklasifikasikan menurut macam atau moda atau jenisnya (modes of transportation) yang dapat ditinjau dari segi barang yang diangkut, dari segi geofrafis transportasi itu berlangsung, dan dari sudut teknis serta alat angkutnya.
a) Dari segi barang yang diangkut dibagi 3 (tiga) yaitu : 1) Angkutan umum
2) Angkutan barang (goods). 3) Angkutan pos (mail). b) Dari sudut geografis
transportasi dibagi menjadi 6 (enam), yaitu :
1) Angkutan antar benua. 2) Angkutan antar kontinental. 3) Angkutan antar pulau. 4) Angkutan antar kota. 5) Angkutan antar daerah. 6) Angkutan didalam kota. c) Dari sudut teknis dan alat
pengangkutannya transportasi dapat dibagi 6 (enam) yaitu : 1) Angkutan jalan raya atau
highway transportation (road transportation), seperti pengangkutan menggunakan truk, bus dan sedan.
2) Pengangkutan rel (rail transportation), yaitu angkutan kereta api, trem listrik, dan sebagainya. Pengangkutan jalan raya dan rel kadang-kadang keduanya digabungkan dalam golongan yang disebut rail and road transportation atau land transportation (transportasi darat).
3) Pengangkutan melalui air di pedalaman (inland transportation), seperti pengangkutan sungai, kanal, danau dan sebagainya.
4) Pengangkutan pipa (pipe line transportation), seperti transportasi untuk mengangkut atau mengalirkan minyak tanah, bensin dan air minum. 5) Pengangkutan laut atau samudera
(ocean transportation), yaitu pengangkutan dengan menggunakan
kapal laut yang mengarungi samudera.
6) Pengangkutan udara (transportation by air atau air transportation), yaitu pengangkutan dengan menggunakan kapal terbang melalui jalan udara.
6. Sistem Informasi Pemeliharaan (Maintenance) Alat Transportasi
sistem informasi pemeliharaan (maintenance) alat transportasi merupakan sebuah proses pengolahan data aktifitas yang dilakukan secara berulang-ulang dan berkala dalam menjaga alat transportasi yang digunakan untuk aktifitas fisik dalam melakukan kegiatan pemindahan sebuah objek baik itu berupa barang dan manusia kedalam sebuah bentuk lebih terinci baik dari segi administrasi dan penyediaan komponen-komponen sistem yang dibutuhkan dan terstruktur serta jelas sehingga dapat memberikan manfaat bagi pengguna dalam memahami dan merencanakan tindakan selanjutnya sehingga peratalatan transportasi tersebut layak beroperasi sesuai dengan kebutuhan.
7. Pengertian Sistem
Menurut Jogianto (2005) dalam Rohmat Taufik (2013:2), bahwa “ sistem sebagai urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
bekerja sama secara harmonis bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut James A O’Brien (2005) dalam Rohmat Taufik (2012:2), bahwa “sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur”.
Menurut Rohmat Taufik (2013:1), bahwa “sistem merupakan kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama”.
Dari berbagai defenisi diatas bisa disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik abstrak maupun fisik yang saling berintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Sistem merupakan suatu kegiatan yang memproses input sehingga menjadi output, jika output sudah sesuai dengan keinginan maka output tersebut sudah barang tentu akan sesuai dengan kebutuhan, adapun model sistem secara umum dapat dilihat pada gambar 1. Berikut ini :
(Gambar 1. Model Umum Sistem (Gordon B Davis, 1994 dalam
Rohmat Taufik, 2013:7)
8. Pengertian Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:21), bahwa Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu :
a) Informasi strategis, Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.
b) Informasi Taktis, Informasi ini dibutuhkan dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
c) Informasi Teknis, Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional seperti informasi persediaan stok , retur penjualan dan laporan kas harian.
Menurut Tata Sutabri (2012:22), bahwa “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Menurut Kusrini (2007) dalam Rohmat
Taufik (2013:15), bahwa “ Informasi merupakan hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterprestasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan”.
Menurut Azhar Susanto (2007) dalam Rohmat Taufik (2013:15), bahwa “Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”.
telah diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna.
9. Pengertian Sistem Informasi
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa sistem adalah sekumpulan dari sub-sub sistem yang terkoneksi dan berkolaborasi untuk suatu tujuan tertentu. Adapun informasi adalah data-data yang telah diolah sehingga memiliki nilai tambah dan lebih bermanfaat bagi pengguna. Sistem informasi adalah penggabungan dari sistem dan informasi. mengumpulkan, memasukkan, memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan”.
Menurut Tata Sutabri (2012:38), bahwa “Sistem Informasi merupakan penerapan sistem didalam organisasi untuk mendukung informasi yang diperlukan oleh semua tingkat manajemen”.
Menurut Azhar Sutanto (2007), bahwa “Sistem Informasi merupakan kumpulan dari subsistem apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama yang lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang lebih berarti dan bermanfaat bagi pengguna”.
Menurut Rohmat Taufik (2013:18), bahwa “ Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang terintegrasi yang pengolahan datanya mengkombinasikan antara manusia dan alat sehinga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna”.
Dari beberapa defenisi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu yang mengkombinasikan antara prosedur kerja, orang dan teknologi informasi untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
C. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian yang mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. (Jogiyanto:2005 dalam Rohmat Taufik :2013:153).
1. Aliran Sistem Informasi Pemeliharaan Yang Sedang Berjalan
prosedur aliran sistem informasi yang sedang berjalan dalam informasi pemeliharaan (maintenance) alat transportasi pada Perusahaan Perkebunan PTP Nusantara VI kayu Aro dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini:
Kepala Bagian Bengkel untuk ditanda tangani.
b. Kepala Bagian Teknik menandatangani surat tugas pemeliharaan alat transportasi dan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang kemudian akan diserahkan kepada mekanik untuk ditinjak lanjuti.
c. Mekanik menerima surat tugas pemeliharaan alat transportasi dan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi, surat tugas pemeliharaan alat transportasi oleh mekanik disimpan sebagai arsip, sedangkan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi dilanjutkan kelangkah berikutnya.
d. Berdasarkan surat tugas pemeliharaan alat transportasi mekanik melakukan pemeliharaan alat transportasi baik itu perbaikan maupun perawatan, data-data yang akan dimasukkan kedalam formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang diterima oleh mekanik diisi berdasarkan hasil kegiatan pemeliharaan alat transportasi yang telah dilakukan. e. Formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi berisikan data transportasi, data item transportasi, data sistem transportasi.
f. Setelah proses pemeliharaan baik itu perawatan dan perbaikan selesai dan formulir pengisian data pemeliharaan transportasi telah di isi, formulir tersebut diserahkan kembali kepada Kepala Bagian Bengkel untuk diperiksa dan ditanda tangani dan
seterusnya diserahkan kepada Krani Teknik untuk diproses ke langkah selanjutnya.
g. Krani Teknik melakukan pengolahan data berdasarkan data yang terdapat pada formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang diterima dari Kepala Bagian Bengkel yang berisikan data transportasi, data item transportasi dan data sistem transportasi.
h. Berdasarkan dari masukan data transportasi, data item transportasi, data sistem transportasi tersebut dilakukan proses pengolahan data pemeliharaan alat transportasi perjangka dan proses pengolahan data alat transportasi optimal. i. Dari hasil pemrosesan data yang
tersebut diatas yang dilakukan oleh Krani Teknik menghasilkan beberapa laporan antara lain, laporan data pemeliharaan Item transportasi perperiode, laporan data pemeliharaan item transportasi perperiode, laporan data pemeliharaan item transportasi perkendaraan, laporan data pemeliharaan sistem transportasi perkendaraan, laporan transportasi, laporan data biaya pemeliharaan item transportasi pertahun, laporan biaya data pemeliharaan sistem transportasi pertahun.
diserahkan kepada Administratur untuk ditanda tangani.
k. Setelah laporan tersebut ditanda tangani maka oleh Administratur laporan tersebut disimpan 1(satu) rangkap sebagai arsip, oleh kepada Kepala Bagian Teknik disimpan 1 (satu) rangkap sebagai arsip dan oleh Krani Teknik disimpan 1 (satu) rangkap sebagai arsip.
2. Hasil Analisa
a. Proses pembuatan laporan-laporan pemeliharaan alat transportasi belum secara optimal karena harus dilakukan dengan cara membuat file baru setiap kali adanya kegiatan pemeliharaan alat transportasi yang di isi berdasarkan data-data yang didapat dari formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi.
b. Apabila terjadi perubahan data maka Krani Teknik harus mencari kembali dokumen data pemeliharaan alat transportasi yang telah disimpan sebelumnya satu persatu disebabkan file yang tersimpan masih dalam bentuk dokumen.
c. Pengolahan data pemeliharaan alat transportasi masih belum optimal karena pada saat proses memasukkan data dan pengolahan data
a. Krani teknik melakukan proses pengolahan data mekanik dan seterusnya membuat surat tugas pemeliharaan alat transportasi dan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi kemudian diserahkan kepada Kepala Bagian Bengkel untuk ditanda tangani.
b. Kepala Bagian Teknik menandatangani surat tugas pemeliharaan alat transportasi dan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang kemudian akan diserahkan kepada mekanik untuk ditinjak lanjuti.
c. Mekanik menerima surat tugas pemeliharaan alat transportasi dan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi, surat tugas pemeliharaan alat transportasi oleh mekanik disimpan sebagai arsip, sedangkan formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi perawatan, data-data yang akan dimasukkan kedalam formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang diterima oleh mekanik diisi berdasarkan hasil kegiatan pemeliharaan alat transportasi yang telah dilakukan.
berisikan data transportasi, data item transportasi, data sistem transportasi.
f. Setelah proses pemeliharaan baik itu perawatan dan perbaikan selesai dan formulir pengisian data pemeliharaan transportasi telah di isi, formulir tersebut diserahkan kembali kepada Kepala Bagian Bengkel untuk diperiksa dan ditanda tangani dan seterusnya diserahkan kepada Krani Teknik untuk diproses ke langkah selanjutnya.
g. Krani Teknik melakukan masukan data kedalam sistem berdasarkan data yang terdapat pada formulir pengisian data pemeliharaan alat transportasi yang diterima dari Kepala Bagian Bengkel yang berisikan data transportasi, data item transportasi dan data sistem transportasi.
h. Berdasarkan dari masukan data transportasi, data item transportasi, data sistem transportasi tersebut dilakukan proses pengolahan data pemeliharaan alat transportasi perjangka dan proses pengolahan data alat transportasi optimal.
i. Data-data yang di masukan tersebut disimpan kedalam sebuah database dan data yang telah tersimpan tersebut nantinya akan diproses menjadi data pemeliharaan alat transportasi perjangka dan data pemeliharaan alat transportasi optimal.
j. Dari hasil pemrosesan data yang tersebut diatas yang dilakukan oleh Krani Teknik menghasilkan beberapa laporan antara lain laporan data pemeliharaan Item transportasi perperiode, laporan data pemeliharaan item transportasi perperiode, laporan data pemeliharaan item transportasi perkendaraan, laporan data pemeliharaan sistem transportasi perkendaraan, laporan transportasi, laporan data biaya pemeliharaan item transportasi pertahun, laporan biaya data pemeliharaan sistem transportasi pertahun k. Setelah Krani Teknik
membuat laporan-laporan tersebut kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Kepala Bagian Teknik untuk diperiksa dan ditanda tangani, selanjutnya diserahkan kepada Staf Pengolahan untuk diperiksa dan ditanda tangani lalu selanjutnya diserahkan kepada Administratur untuk ditanda tangani.
l. Setelah laporan tersebut ditanda tangani maka oleh Administratur laporan tersebut disimpan 1(satu) rangkap sebagai arsip, oleh kepada Kepala Bagian Teknik disimpan 1 (satu) rangkap sebagai arsip dan oleh Krani Teknik disimpan 1 (satu) rangkap sebagai arsip.
a. Desain global atau desain konseptual (conceptual design) atau disebut juga logika (logical design), yaitu perancangan prosedur sistematika, logika atau algoritma sistem secara konseptual yang berfungsi untuk membenahi sistem yang sedang berjalan.
b. Rancangan global digunakan untuk mempermudah dalam melakukan perancangan secara terinci, selain itu juga memberikan gambaran tentang hubungan antara sub-sub sistem, desain global juga dapat memberikan kemudahan bagi pemakai dalam mempelajari dan dapat memberikan kemudahan bagi pemakai dalam mempelajari dan menggunakan aplikasi ini dan aplikasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem.
c. Dalam perancangan global, diuraikan bagian arsitektur sistem yang diusulkan berupa Hierarchy plus Input Proses Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD).
2. Desain Terinci
a. Rancangan sistem secara terinci yang disebut juga dengan disain teknis sistem secara fisik (physical system design) atau disebut juga dengan disain internal (internal design), yaitu perancangan bentuk fisik atau bagan arsitektur sistem yang diusulkan.
b. Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui hal yang akan menunjang sistem, agar dapat mempermudah pengolahan data
nantinya. Pengolahan data ini diharapkan dapat mempermudah dalam hal penyajian, pelayanan dan pembuatan berbagai laporan data yang dibutuhkan. Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis akan menguraikan lebih detail rancangan sistem yang diusulkan.
c. Arsitektur Sistem Informasi Pemeliharaan Alat Transportasi
Gambar 1. Arsitektur Sistem Informasi Pemeliharaan Alat Transportasi PTP
Nusantara VI Kayu Aro
E. Implementasi dan Pembahasan Hasil Implementasi Sistem
1. Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahap terakhir dalam menggambarkan sistem, yaitu meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Implementasi berguna untuk memudahkan penerapan sistem yang disiapkan, agar pengentrian data sampai pada penyajian informasi sesuai dengan prosedur yang telah direncanakan.
i. Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
a. Kebutuhan Perangkat Keras 1) Menggunakan minimal
2) Menggunakan memori (RAM) minimal 512 MB. 3) Memiliki ruang kosong
harddisk minimal 8 GB. 4) Monitor VGA.
5) Printer untuk mencetak laporan.
6) Mouse dan keyboard sebagai peralatan
ii. Kebutuhan Tenaga Pelaksana
Kebutuhan tenaga pelaksana untuk sistem ini dipenuhi dengan menggunakan jasa dan bantuan dari pihak yang terkait dengan sistem yang tengah diteliti yaitu Krani Teknik PTP Nusantara VI Kayu Aro Jambi..
iii. Pengujian Program
Sebelum program diterapkan, program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program diuji tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengujian ke semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut: a. Kesalahan Bahasa (Language
Errors) atau disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax error), adalah kesalahan dalam menulis penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang sudah diisyaratkan.
b. Kesalahan Waktu Proses (Runtime Errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak terbiasa dikerjakan. c. Kesalahan Logika (Logical
Errors), adalah kesalahan dari logika program yang dibuat.
iv. Pengujian Sistem
Pengujian sistem biasanya dilakukan setelah pengujian program. pengujian sistem (System Testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengujian sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
dibutuhkan untuk sistem informasi pemeliharaan alat transportasi. Sebelum memasuki program terdapat form halaman utama untuk login user, setelah melakukan proses login maka user akan memasuki menu utama program untuk melakukan kegiatan input, proses dan output data. Berikut akan diuraikan Gambar-gambar tentang implementasi program Sistem Informasi Pemeliharaan (maintenance) Alat Transportasi Pada Perusahaan Perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro Jambi.
a. Halaman Depan
Merupakan tampilan awal ketika program dijalankan, dalam form ini terdapat fungsi login sebelum masuk kedalam program utama, didalam form ini hanya sub login admin yang diaktif kan sementara sub-sub yang lain aktif ketika user melakukan login dengan benar, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 33 berikut :
Gambar 33. Halaman Muka Program
b. Form Login
Form login berfungsi sebagai akses untuk masuk kedalam menu utama dan mengaktifkan sub-sub menu yang terdapat pada menu utama, dalam form ini di isikan user sebagai id pengguna, tipe user digunakan sebagai pilihan hak akses apa saja yang diperoleh ketika masuk kedalam program, sedang kan password merupakan kata kunci privasi yang dimiliki user yang memiliki hak untuk masuk kedalam program, dalam form login ini terdapat dua tombol antara lain tombol login dan tombol batal, tombol login berfungsi untuk melakukan proses login sedangkan tombol batal digunakan sebagai akses keluar program, untuk lebih jelasnya form login dapat kita lihat pada Gambar 34 berikut :
Gambar 34. Form Login
c. Form Menu Utama
1) Menu Entri Data yang berisi sub-sub menu Entri Data Mekanik, Entri Data Transportasi, Entri data Sistem Transportasi, Entri Data Item Transportasi dan Logout.
2) Menu Proses Data yang berisi sub-sub menu Form Perjangka, Form Optimal. 3) Menu Laporan yang berisi
sub-sub menu Laporan Data Pemeliharaan Item Perkendaraan, Laporan Data Pemeliharaan Sistem Perkendaraan, Laporan Data Pemeliharaan Item Perperiode, Laporan Data Pemeliharaan Sistem Perperiode, Laporan Data Biaya Pemeliharaan Item Pertahun, Laporan Data Pemeliharaan Sistem Pertahun dan Laporan data transportasi.
4) Menu Pengaturan digunakan untuk update data user sebagai pemakai program..
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 35 berikut ini:
Gambar 35. Menu Utama Sistem
Informasi Pemeliharaan Alat Transportasi Pada PTP Nusantara
VI Kayu Aro Jambi
d. Form Entri Data Mekanik.
Form entri data mekanik merupakan form input data-data mekanik bengkel yang melakukan tugas pemeliharaan transportasi, pada form ini terdapat beberapa tombol antara lain tombol simpan yang digunakan sebagai penyimpan data yang di inputkan, tombol koreksi digunakan untuk mengubah data, tomboh hapus berfungsi sebagai tombol untuk menghapus data mekanik dan yang terahir tombol tutup digunakan untuk menutup program. Untuk lebih jelasnya Form entri data mekanik dapat dilihat pada Gambar 36. Berikut :
Gambar 36. Form Entri Data Mekanik
e. Form Entri Data Transportasi
transportasi. Pada form ini terdapat beberapa tombol antara lain tombol simpan, koreksi, hapus dan tutup. Tombol simpan berfungsi sebagai tombol untuk proses penyimpanan data yang telah diinput pada text, tombol koreksi berfungsi sebagai tombol untuk mengedit data-data yang telah dimasukkan apabila terjadi kesalahan, tombol hapus digunakan untuk menghapus data-data yang telah tersimpan kedalam file transportasi, dan terahir tombol tutup berfungsi sebagai penutup program. Untuk lebih jelasnya form entri data transportasi dapat dilihat pada Gambar 37.berikut :
Gambar 37. Form Entri Data Transportasi
f. Form Entri Data Item
Transportasi
Form entri data item transportasi berfungsi sebagai form pengisian data-data item transportasi sesuai dengan jenis transportasi yang digunakan, pengisian data item transportasi dilakukan ketika diadakannya pemeliharaan alat transportasi pada periode yang bersangkutan. Pada form entri data item transportasi juga disertai beberapa tombol antara lain simpan, koreksi, hapus dan tutup. Untuk lebih jelasnya form entri data item transportasi dapat dilihat pada Gambar 38. Berikut :
Gambar 38. Form Entri Data Item Transportasi
g. Form Entri Data Sistem Transportasi
Gambar 39. Form Entri Data Sistem Transportasi.
2. Proses
Pada proses Kegiatan Pemeliharaan Alat Transportasi terdapat dua form utama yang berfungsi sebagai form pemrosesan kegiatan pemeliharaan alat transportasi yang telah berlangsung didalam masing-masing form utama tersebut terdapat dua form anak yang berfungsi sebagai input proses kegiatan pemeliharaan alat transportasi baik yang perjangka maupun yang optimal, pada form proses menjelaskan tentang transaksi pelaksanaan pemakaian sistem transportasi dan item transportasi yang dibutuhkan dalam kegiatan pemeliharaan alat transportasi, pada proses kegiatan pemeliharaan alat transportasi pada Perusahaan Perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro Antara lain dapat dilihat pada Gambar-gambar berikut.
a. Form Proses Pemeliharaan Alat Transportasi Perjangka
Form proses pemeliharaan alat transportasi perjangka berfungsi sebagai form pengisian jadwal kegiatan pemeliharaan alat transportasi yang antara lain terdapat
periode pemeliharaan, tanggal pemeliharaan dan waktu pemeliharaan. Pada form proses pemeliharaan alat transportasi perjangka terdapat beberapa tombol antara lain, simpan, periode,refresh dan tutup. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan input periode pemeliharaan, tombol periode berfungsi untuk mengaktifkan textbox yang terkunci setelah melakukan proses penyimpanan periode, tombol refresh berfungsi untuk menampilkan data item transportasi yang telah diproses pada form entri data item perjangka dan tombol tutup untuk menutup form proses pemeliharaan alat transportasi, untuk lebih jelasnya form proses pemeliharaan alat transportasi pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro dapat dilihat pada Gambar 40. Berikut :
Gambar 40. Form Proses Pemeliharaan Alat Transportasi
Perjangka
b. Form Proses Kegiatan
Pemeliharaan Alat
Form proses kegiatan pemeliharaan alat transportasi perjangka berfungsi untuk menginputkan periode dan waktu pemeliharaan alat transportasi optimal, pada form proses kegiatan pemeliharaan alat transportasi optimal ini terdapat beberapa tombol antara lain tombol simpan, periode, refresh dan tutup. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan proses input data periode, tanggal dan waktu, tombol refresh berfungsi untuk menampilkan data proses data sistem transportasi, tombol periode berfungsi sebagai tombol untuk mengaktifkan textbox yang terkunci setelah melakukan proses penyimpanan data periode, dan terahir tombol tutup berfungsi sebagai penutup program. Pada form ini terdapat dua tabel yang berfungsi untuk menampilkan data periode, tanggal dan waktu pemeliharaan serta tabel untuk menampilkan data dari proses data sistem transportasi yang telah di isi. Untuk lebih jelasnya form proses kegiatan pemeliharaan alat transportasi optimal pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro Jambi dapat dilihat pada Gambar 41. berikut:
Gambar 41. Form Proses Kegiatan Pemeliharaan Alat Transportasi
Optimal
c. Form Proses Data Pemeliharaan Item Alat Transportasi Perjangka
Gambar 42. Form Proses data pemeliharaan item alat transportasi
d. Form Proses data pemeliharaan Sistem alat transportasi Optimal
Form proses data pemeliharaan sistem alat transportasi optimal berfungsi untuk memproses data sistem alat transportasi yang di inputkan pada saat periode pemeliharaan berlangsung sesuai dengan data kendaraan yang telah di inputkan sebelumnya. Form ini terhubung dengan form perjangka dan form transportasi. Pada form ini terdapat beberapa tombol antara lain tombol simpan, tambah dan tutup. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data pemeliharaan sistem alat transportasi yang di input, tombol tambah berfungsi untuk menambahkan data yang akan di inputkan, sedangkan tombol tutup berfungsi untuk menutup program. Untuk lebih jelasnya form proses data pemeliharaan sistem alat transportasi optimal pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro Jambi dapat dilihat pada Gambar 43. Berikut:
Gambar 43. Form Proses data pemeliharaan sistem alat
transportasi
e. Form Proses Pencarian Data Item Transportasi
Gambar 44. Form Proses pencarian data item transportasi
f.Form proses pencarian data sistem transportasi
Form proses pencarian data sistem transportasi berfungsi sebagai form untuk mencari data-data sistem alat transportasi yang telah diproses apabila suatu ketika dibutuhkan dan ingin dilakukan pengecekan data, pada form proses pencarian data sistem transportasi terdapat dua tombol yaitu tombol lihat dan tombol keluar, tombol lihat berfungsi sebagai tombol untuk menampilkan data hasil pencarian berdasarkan periode pemeliharaan dan kode transportasi, untuk lebih jelasnya form proses pencarian data sistem transportasi pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro dapat dilihat pada Gambar 45. Berikut ini:
Gambar 45. Form Proses pencarian data sistem transportasi g. Form Penanggung Jawab
Form ini berfungsi untuk menginput data pimpinan perusahaan yang memiliki kaitan dengan pembuatan laporan-laporan pemeliharaan alat transportasi perusahaan dalam hal tanda tangan, pada form ini terdapat beberapa tombol antara lain : simpan digunakan untuk menyimpan data pimpinan kedalam database, koreksi digunakan untuk merubah data pimpinan seandainya terjadi pertukaran atau pergantian jabatan, hapus digunakan untuk menghapus data yang telah ada dan keluar digunakan untuk menutup form penanggung jawab/pimpinan. Untuk lebih jelas nya form penanggung jawab dapat dilihat pada gambar 46 berikut ini:
h. Form Cetak Surat Tugas Pemeliharaan Alat Transportasi
Form ini digunakan untuk mencetak surat tugas pemeliharaan alat transportasi perusahaan, berdasarkan nama mekanik yang akan ditugaskan pada masa pemeliharaan saat itu, dalam form ini terdapat beberapa tombol antara lain tombol simpan, berfungsi untuk menyimpan data kedalam database, tombol koreksi digunakan untuk merubah data mekanik yang akan diberikan surat tugas pemeliharaan alat transportasi, tombol hapus digunakan untuk menghapus data mekanik, tombol keluar digunakan untuk menutup form dan tombol cari digunakan untuk mencari data mekanik yang akan dibuatkan surat tugas pemeliharaan alat transportasi. Untuk lebih jelasnya form cetak surat tugas pemeliharaan alat transportasi dapat dilihat pada gambar 47. berikut :
Gambar 47. Form Cetak Surat Pemeliharaan Alat
Transportasi
Setelah data-data pada form cetak surat pemeliharaan alat transportasi perusahaan di isi maka setelah dicetak akan menghasilkan surat tugas sebagaimana kita lihat pada gambar 48 berikut ini :
i.Surat Tugas Pemeliharaan Alat Transportasi
Gambar 48. Surat Tugas Pemeliharaan Alat Transportasi
3. Laporan
Dalam sub menu laporan terdiri dari beberapa modul yaitu laporan data pemeliharaan item perjangka perperiode, laporan data pemeliharaan sistem alat transportasi optimal perperiode, laporan data pemeliharaan transportasi perjangka perkendaraan, laporan data pemeliharaan trasportasi optimal perkendaraan, laporan data transportasi, laporan data biaya pemeliharaan item transportasi pertahun, laporan data pemeliharaan sistem transportasi optimal pertahun. Modul-modul laporan tersebut dapat dilihat sebagai berikut ini:
a. Laporan Data Pemeliharaan Item Transportasi perkendaraan
Gambar 49. Form Laporan Data Pemeliharaan Item Transportasi perkendaraan
Setelah memilih nomor polisi kendaraan, memasukkan periode dan tahun, maka akan ditampilkan laporan data pemeliharaan alat transportasi perjangka perkendaraan berdasarkan nomor polisi kendaraan yang diinputkan, berikut tampilan laporannya:
Gambar 50. Laporan Data Pemeliharaan Item Transportasi
perkendaraan
b. Laporan data pemeliharaan Sistem Alat Transportasi perkendaraan Pada laporan data pemeliharaan alat
transportasi optimal perkendaraan juga dibuatkan form untuk memilih laporan berdasarkan nomor polisi kendaraan, periode dan tahun yang ingin ditampilkan. Laporan ini berisikan data-data pemeliharaan sistem alat transportasi. Pada form ini juga ada tombol cetak untuk melihat data laporan data pemeliharaan alat transportasi optimal perkendaraan Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 51. berikut ini:
Gambar 51. Form laporan data pemeliharaan Sistem transportasi
perkendaraan
Setelah memilih parameter laporan berdasarkan nomor polisi kendaraan, periode dan tahun yang ingin ditampilkan, maka akan ditampilkan laporan data pemeliharaan alat transportasi optimal perkendaraan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 52. sebagai berikut:
Gambar 52. Laporan data pemeliharaan Sistem transportasi
perkendaraan.
c. Form Laporan Data Pemeliharaan Item Alat Transportasi perperiode
akan ditampilkan, pada form ini terdapat dua tombol antara lain tombol cetak dan tombol keluar. Tombol cetak berfungsi untuk memanggil laporan data transportasi perjangka perperiode sedangkan tombol tutup untuk menutup form. Untuk lebih jelasnya form laporan data pemeliharaan Item alat transportasi perperiode pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro dapat dilihat pada Gambar 53. Berikut:
Gambar 53. Form Laporan Pemeliharaan Item Transportasi
perperiode
Setelah memilih periode dan tahun yang ingin ditampilkan, maka akan ditampilkan laporan data pemeliharaan alat transportasi perjangka perperiode sebagai berikut:
Gambar 54. laporan data pemeliharaan Item transportasi
perperiode
d. Form laporan data Pemeliharaan Sistem transportasi perperiode
Form ini berfungsi untuk memanggil data laporan pemeliharaan sistem transportasi optimal perperiode berdasarkan periode dan tahun terjadinya kegiatan pemeliharaan alat transportasi, dalam form ini terdapat dua tombol antara lain cetak dan tutup, tombol cetak berfungsi sebagai pemanggil data laporan sedang kan tombol tutup untuk menutup form laporan. Untuk lebih jelasnya form laporan data Sistem alat transportasi perperiode dapat dilihat pada Gambar 55. Berikut ini:
Gambar 55. Form laporan pemeliharaan Sistem transportasi
perperiode
Gambar 56. laporan data pemeliharaan Item transportasi perperiode
e. Laporan Data Transportasi
Laporan data transportasi berfungsi untuk menampilkan data-data transportasi yang ikut serta dalam proses kegiatan pemeliharaan pada periode tertentu pada perusahaan, untuk lebih jelasnya laporan data transportasi pada perusahaan perkebunan PTP Nusantara VI Kayu Aro dapat dilihat pada Gambar 57. Berikut ini :
Gambar 57. Laporan data transportasi
f. Form laporan data biaya pemeliharaan Item transportasi pertahunan
Form ini berfungsi sebagai pemanggil laporan total biaya pemeliharaan transportasi perjangka tahunan berdasarkan parameter tahun, pada form ini terdapat dua tombol cetak dan tutup, tombol cetak berfungsi untuk memanggil laporan sedang kan tombol tutup untuk menutup form laporan, untuk lebih jelasnya form laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi perjangka tahunan dapat dilihat pada Gambar 58. Berikut:
Gambar 58. Form Laporan Data biaya pemeliharaan Item
transportasi pertahun
Setelah menginputkan tahun sebagai parameter maka akan ditampilkan laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi perjangka pertahun, untuk lebih jelasnya laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi perjangka pertahun dapat dilihat pada Gambar 59 berikut:
pemeliharaan Item transportasi pertahunan
g. Form laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi optimal tahunan
Form ini berfungsi sebagai pemanggil laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi optimal tahunan berdasarkan parameter tahun, pada form ini terdapat dua tombol antara lain tombol cetak dan tombol tutup, tombol cetak digunakan untuk memanggil laporan ketika parameter tahun telah di inputkan sesuai dengan yang dibutuhkan, tombol tutup berfungsi untuk menutup form. Untuk lebih jelasnya form laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi optimal pertahun dapat dilihat pada Gambar 60 . berikut :
Gambar 60. Form laporan Data biaya pemeliharaan Sistem
transportasi Pertahun
Hasil dari pemanggilan laporan total biaya pemeliharaan alat transportasi optimal pertahun berdasarkan parameter tahun yang di inputkan bisa kita lihat pada Gambar 61. Berikut :
Gambar 61. Laporan Data biaya pemeliharaan Sistem transportasi
Pertahun
F. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya serta analisa yang telah dilakukan terhadap sistem yang lama, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut ini :
1. Sistem belum menggunakan database, dan proses pencarian data dan pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama.
2. Krani Teknik lebih mudah dalam melakukan pengolahan data pemeliharaan alat transportasi.
3. File-file yang telah tersusun didalam database memudahkan krani teknik dalam melakukan update data alat transportasi dan biaya pemeliharaan alat transportasi sewaktu-waktu data-data tersebut mengalami perubahan.
5. Pencarian data-data pemeliharaan alat transportasi menjadi lebih mudah dan cepat. 6. Mengurangi resiko terjadinya
data-data yang hilang.
7. Menghemat waktu pekerjaan Krani Teknik.
G. DAFTAR PUSTAKA
Fatta, Hanif Al. (2007).Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset.
Fatta, Hanif Al. (2007).Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset.
HM, Jogianto. (2009).Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta :Andi Offset.
Kadir, Abdul. (2006).Transportasi: Peran dan dampaknya dalam pertumbuhanekonomi
nasional.Jurnal Perencanaan dan Pengembangan Wilayah Wahana Hijau, Vol. 1, No. 3.
Kusrini. (2007). Strategi
Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta
;Andi Offset.
Nasution, M.N. (2004).Manajemen Transportasi.Jakarta :Ghalia Indonesia.
Nasution, 1996, Manajemen Transportasi.Jakarta:Ghalia
Indonesia.
Nugroho, Bunafit. (2008).Membuat Aplikasi Penjualan Dengan Java dan Mysql. Elex Jakarta :Media Komputindo.
Supriyanto, Aji, (2006),
Pengantar Informasi. Jakarta:Andi Offset.
Sutanta, Edhy, (2011).Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta
:Andi Offset.
Sridianti.(2011). Peran
Transportasi Dalam Menunjang Kesejahteraan Rakyat.
Jakarta:Ghalia Indonesia. Sutabri,Tata (2012).Analisis Sistem
Informasi.Yogyakarta:Andi Offset.
Taufik, Rohmat (2013). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:Andi Offset. ..., (2012), NSPK perawatan, Jakarta:Penerbit Bagian Umum Direktoral Jendral PAUDNI
..., (2008).Pemanfaatan dan Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana, Jakarta : Penerbit Direktur Jendral Cipta Karya Departemen Pekerjaan Umum. ..., (2013). Teknik Perawatan Dan Perbaikan Otomotif. Malang: Penerbit Kementrian Pendidikan Dan Kebudayaan.
Sumber:http:// ptp6.com /
berita-unit-usaha-kayuaro.html /,diakses
tanggal 07 Januari 2015.
http://hastomo.net/php/pengertia
n-dan-kelebihan-database-mysql/,diakses tanggal 07
