TRIMESTER KEENAM MOD EKSEKUTIF
TUGASAN INDIVIDU:
HUBUNGAN ANTARA ASPEK
KOMUNIKASI ORGANISASI DAN
KEPUASAN PEKERJA: SATU KAJIAN
KES DI TELEKOM MALAYSIA
BERHAD
SCCA 2013 KAEDAH PENYELIDIKAN KOMUNIKASI
PENSYARAH
EN SHAHNON MOHD SALLEH
DISEDIAKAN OLEH
ISI KANDUNGAN
1.4 Skop Dan Rasional Kajian 4
1.5 Kepentingan Kajian 5
BAB II SOROTAN LITERATUR 6
2.1 Pengenalan 6
BAB III METODOLOGI KAJIAN 11
BAB 1
PENGENALAN
1.1 Pengenalan
.Melalui proses komunikasi akan berlaku proses pemindahan atau penyampaian idea dari seseorang kepada orang lain sebagai satu langkah penyebaran maklumat.
Pelbagai takrifan komunikasi telah diberikan oleh para sarjana. Antaranya, takrifan yang dikemukan oleh Guffey, Rhodes, & Rogin (2009) mendefinisikan komunikasi sebagai proses di mana seseorang berkongsi pemikiran, idea, dan perasaan dengan orang lain dalam cara yang difahami bersama. Selain itu Charles Conrad (2005) mendefinisikan komunikasi sebagai satu proses yang bermula daripada penghantar mesej atau yang terdiri daripada pemimpin dalam sesebuah organisasi.
Komunikasi juga didefinisikan sebagai proses dua arah. Di mana sebuah komunikasi akan berjaya apabila penerima pesanan memahami apa yang disampaikan oleh pengirim. Dalam sebuah organisasi harus ada komunikasi dua arah bagi memastikan maklumat yang disampaikan akan mencapai matlamat yang dikehendaki. Dalam proses komunikasi, pemberi maklumat perlu memastikan apa yang disampaikan adalah jelas untuk difahami. Komunikasi di tempat kerja harus jelas, ringkas dan spesifik. Selain itu, harus ada penggunaaan bahasa yang efektif di tempat kerja. Antara contoh bahasa yang efektif adalah bahasa tubuh dimana ianya mencerminkan posisi seseorang dalam sebuah organisasi.
Menurut Pace & Faules (2005) lagi, komunikasi organisasi adalah hubungan antara pengirim dan penerima dalam satu organisasi yang kompleks dimana merangkumi komunikasi yang melibatkan hubungan manusia daripada pihak atasan kepada bawahan. Ini membuktikan bahawa komunikasi tidak hanya tertumpu kepada individu sahaja malah ianya sangat penting kepada setiap organisasi perniagaan.
Selain itu, Martin (2005) juga menyatakan perkara yang sama dimana komunikasi organisasi merupakan tingkah laku organisasi dirujuk kepada sikap dan peribadi individu dan kumpulan dalam sesebuah organisasi. Keberkesanan komunikasi di dalam perniagaan mampu menjadikan organisasi tesebut lebih maju, berdaya saing dan perhubungan antara pekerja dan pihak atasan juga akan lebih menyenangkan. Kesan komunikasi dalam organisasi juga boleh mempengaruhi kepuasan pekerja dalam sesebuah organisasi.
1.2 Permasalahan Kajian
Menurut Luthans (2005) dalam bukunya ‘Organizational Behaviour’ mengutip pendapat Locke bahawa kepuasan kerja merupakan keadaan emosional yang positif dari seseorang yang ditimbulkan dari penghargaan atas sesuatu pekerjaan yang telah dilakukannya.
dengan pelaksanaan dasar pentadbiran. Dengan terdapatnya jurang komunikasi telah mengakibatkan wujudnya kesamaran dalam menangani sesuatu isu.
Isu yang wujud disebabkan komunikasi adalah ramai yang menganggap bahawa komunikasi tidaklah begitu penting dan tidak mempunyai pengaruh yang kuat ke atas organisasi. Akan tetapi, komunikasi yang berkesan sebenarnya sangat memberikan impak di dalam kejayaan organisasi dan komunikasi juga selalunya menjadi masalah utama dalam organisasi tersebut. Bagaimanakah untuk memberikan kesedaran kepada semua pihak berkaitan komunikasi? Sejauh manakah komunikasi dalam organisasi dapat memberikan kepuasan kerja terhadap setiap individu dalam organisasi tersebut? Adakah pekerja mempunyai kemahiran komunikasi yang bersesuaian? Apakah bentuk komunikasi yang berkesan agar semua maklumat dapat disebarkan dengan cepat dan tepat?
1.3 Objektif Kajian
Objektif kajian terbahagi kepada dua iaitu objektif am dan juga objektif khusus. Objektif am fokus kepada kaedah komunikasi yang mempengaruhi kepuasan kerja manakala objektif khusus pula fokus kepada kesan komunikasi yang mempengaruhi kepuasan kerja.
Objektif am kajian ini secara umumnya adalah untuk mengenalpasti kaedah komunikasi dalam organisasi yang boleh memberikan kepuasan kerja kepada pekerja di Telekom Malaysia Berhad.
Objektif khusus bagi kajian ini pula adalah
i. Untuk mengenalpasti aspek komunikasi dengan kepuasan pekerja di Telekom Malaysia Berhad
iii. Untuk menganalisis aspek komunikasi yang berkesan yang dapat meningkatkan kepuasan kerja di Telekom Malaysia Berhad.
1.4 Skop Dan Rasional Kajian
Skop kajian adalah tertumpu kepada para pekerja yang bekerja di bahagian Ibu Pejabat Credit Management & Collection, Telekom Malaysia Berhad, Jalan Pantai Baharu yang terdiri daripada pelbagai peringkat kategori responden. Ini bertujuan untuk mengetahui secara keseluruhan kesan komunikasi yang mempengaruhi kepuasan kerja. Seramai 70 responden akan dipilih secara rawak yang terdiri daripada pelbagai golongan umur, bangsa, jawatan, jantina dan lain-lain.
1.5 Kepentingan Kajian
Komunikasi yang berkesan amat penting dalam pembangunan organisasi. Bagi mencapai keberkesanan komunikasi setiap syarikat di Malaysia perlu menyusun strategi selaras dengan kemodenan masa kini. Jika syarikat tidak mengambil langkah yang bijak, kemungkinan syarikat tidak dapat bersaing dimasa hadapan adalah tinggi.
Kemahiran komunikasi yang efektif amat penting bagi memastikan syarikat berada pada tahap yang boleh dibanggakan. Tanpa kemahiran yang efektif, seseorang pekerja itu tidak mungkin mencapai tahap kecemerlangan. Tahap kemahiran komunikasi boleh ditingkatkan dengan menghadiri kursus yang telah di anjurkan oleh syarikat. Telekom Malaysia Berhad sendiri telah memberi ruang kepada pekerja mereka untuk menghadiri kursus yang meningkatkan komunikasi bagi memastikan pekerja mereka mampu untuk bersaingan dengan syarikat lain.
BAB II
SOROTAN LITERATUR
2.1 Pengenalan
Dalam konteks ini, sorotan literatur mengenai objektif yang dikaji adalah menjadi fokus utama iaitu berkaitan bentuk komunikasi, jenis komunikasi, kemahiran komunikasi dan arah komunikasi.
2.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi merupakan proses interaksi yang bererti antara hidupan dan merangkumi perbuatan menghantar matklumat dan proses untuk bertukar-tukar maksud supaya dapat menghasilkan pemahaman. Komunikasi boleh mengambil bentuk, baik secara lisan mahupun tidak, misalnya bahasa gerak-geri, bahasa isyarat, sentuhan, hubungan mata, dan penulisan. Guffey & Loewy (2008) juga mentafsirkan komunikasi sebagai satu proses di mana seseorang berkongsi pemikiran, idea, dan perasaan dengan orang lain dalam cara yang difahami bersama.
Manakala, menurut Golhaber, 1993 (dalam Mohd Baharudin Othman & Mohd Khairie Ahmad, 2009) komunikasi organisasi merupakan satu proses pembentukan dan pertukaran mesej antara jaringan hubungan yang saling bergantungan untuk menangani persekitaran yang tidak menentu. Selain itu, Mohd Baharudin Othman & Mohd Khairie Ahmad (2009) juga mengatakan bahawa komunikasi dapat membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi. Apabila komunikasi terbentuk, pekerja organisasi tersebut dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan.
2.3 Bentuk Komunikasi
Bentuk komunikasi terbahagi kepada tiga kategori utama iaitu lisan, perantaraan, dan bertulis. Komunikasi lisan terdiri daripada interpersonal, mesyuarat dan dialog. Komunikasi perantaraan terdiri daripada telefon dam email. Manakala komunikasi bertulis pula terdiri daripada notis, surat, memo dan laporan.
Menurut Abdullah dan Ainon (2005) komunikasi yang dimaksudkan dalam komunikasi lisan ialah kemahiran mendengar, kemahiran bertanya, kemahiran berucap, kemahiran memberi maklum balas, unsur bahasa, mengubah sikap dan tingkah laku serta penampilan. Menurut Arni Muhammad (2005) pula menyatakan komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan seorang yang lain atau biasanya di antara dua orang yang mendapat maklumat secara langsung.
syarikat dimana menggunakan komunikasi perantaraan sebagai salah satu medium komunikasi iaitu terdiri daripada telefon dan email.
Komunikasi bertulis merupakan cara penyampaian maklumat oleh penyampai kepada penerima secara bertulis dengan menggunakan laras dan ragam bahasa yang betul. Dalam keadaan tertentu, komunikasi bertulis menjadi bahan rekod dan bukti untuk sesuatu tindakan yang diambil.
2.4 Jenis Komunikasi
Jenis komunikasi terbahagi kepada komunikasi formal dan tidak formal. Komunikasi formal lebih kepada perbincangan kerja manakala komunikasi tidak formal lebih kepada perbincangan peribadi atau berkaitan isu semasa dunia yang tidak memenuhi kriteria kerja. Menurut Mulyana (2005) komunikasi terjadi dalam suatu organisasi bersifat formal dan juga tidak formal dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar daripada satu kelompok organisasi. Menurut Devito (dalam Masmuh 2008) komunikasi formal adalah komunikasi yang dipersetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorentasikan produktiviti dan pelbagai pekerjaan boleh dilakukan dalam organisasi manakala komunikasi informal biasanya mengalir dari tingkat hireaki yang sama tanpa melibatkan organisasi. Down (dalam Suprapto 2009) pula menyatakan komunikasi formal dan informal tetap mempunyai sifat saling melengkapi antara satu sama lain. Jika salah satu tidak terlaksana mana mungkin organisasi tidak mencapat tahap optimal.
2.5 Arah Komunikasi
tertinggi kepada golongan bawahan. Komunikasi menegak adalah komunikasi dari tingkat hireaki yang lebih rendah kepada tingkat hireaki yang lebih tinggi manakala komunikasi mendatar adalah komunikasi diantara hireaki yang sama peringkat jawatan dalam sesebuah organisasi. Pandangan ini juga disokong oleh beberapa sarjana yang lain yang menyatakan bahawa arah komunikasi memberi hubungan kepada sistem komunikasi seperti tugas-tugas operasi, perintah, aturan dan petunjuk.
2.6 Kemahiran Komunikasi
Kemahiran komunikasi yang sistematik adalah penting dalam sesebuah organisasi kerana ianya akan memberi kesan yang positif. Jika pekerja tidak mempunyai kemahiran komunikasi, agak sukar untuk seseorang pekerja itu berinteraksi dengan pihak pengurusan sendiri mahupun pihak luar seperti pelanggan.
Kepentingan kemahiran komunikasi turut disokong oleh Hurley (2008) yang menyatakan bahawa keperluan bagi kemahiran komunikasi adalah perlu di dalam semua bidang yang diceburi kerana hampir 80% daripada masa bekerja memerlukan seseorang itu sentiasa berkomunikasi antara satu sama lain ataupun di dalam kumpulan. Selain itu, beliau juga ada menyatakan bahawa kemahiran komunikasi sangat penting semasa menghadiri temuduga, ini kerana menurut beliau, mempunyai kemahiran komunikasi yang baik adalah persepsi pertama majikan sama ada untuk menerima seseorang pekerja itu atau tidak.
2.7 Kepuasan Kerja
mencapai tahap kepuasan yang dikehendaki. Kepuasan kerja mempunyai banyak dimensi, secara umumnya adalah kepuasan dalam pekerjaan itu sendiri, gaji, pengakuan, hubungan antara penyelia dengan tenaga kerja, dan keinginan untuk mencapai sesuatu yang lebih baik. Menurut Applebaum (2008) para sarjana ramai berpendapat bahawa sekiranya sesuatu pekerjaan dapat diaturkan dengan baik, maka ia berupaya meningkatkan kepuasan kerja intrinsik dan ekstrinsik, dan seterusnya boleh mendorong meningkatkan sikap dan tingkah laku positif pekerja.
BAB III
METODOLOGI KAJIAN
3.1 Pengenalan
Metodologi penyelidikan merupakan kaedah dan teknik mereka-bentuk, mengumpul dan menganalisis data supaya dapat menghasilkan bukti yang boleh menyokong sesuatu rumusan. Tujuan metodologi ialah untuk membantu memahami dengan lebih luas lagi tentang kaedah aplikasi kajian dengan membuat huraian tentang proses kajian. Bahagian ini menghuraikan dengan lebih lanjut tentang metodologi kajian yang terlibat iaitu lokasi kajian, populasi kajian, pemilihan sampel, pembolehubah, instrumen kajian serta analisis yang digunakan untuk mencapai matlamat kajian.
3.2 Rekabentuk Kajian
reka bentuk kajian juga berfungsi sebagai panduan dalam membantu penyelidik memungut, menganalisis dan membuat pentafsiran hasil daripada penyelidikan yang dijalankan. [ CITATION Sab05 \l 1033 ]
Kaedah penyelidikan kuantitatif adalah data yang diperolehi dalam bentuk angka atau bilangan dan dikumpulkan dengan menggunakan kaedah-kaedah yang tertentu. Penganalisisan data kuantitatif biasanya dilakukan dengan menggunakan kaedah statistik. Data-data yang diperolehi di kemukakan dalam bentuk carta dan jadual. Sumber data yang diperolehi dalam penyelidikan kuantitatif adalah terdiri daripada borang soal selidik yang telah diedarkan kepada responden-responden yang telah dipilih.[ CITATION Idr01 \l 1033 ]
3.3 Lokasi Kajian
Lokasi kajian yang dipilih adalah di Telekom Malaysia Berhad. Ini kerana objektif kajian adalah untuk mengukur tahap kepuasan pekerja di Telekom Malaysia Berhad. Kajian ini dilakukan di Ibu Pejabat Credit Management & Collection, Telekom Malaysia Berhad Jalan Pantai Baharu, Kuala Lumpur.
3.4 Populasi Kajian
Sampel kajian dalam kajian ini merupakan pekerja yang bekerja di Telekom Malaysia Berhad kerana mereka berada dalam organisasi yang mementingkan komunikasi antara semua golongan sama ada dari pihak atasan mahupun setaraf.
3.5 Pemilihan Sampel
3.6 Pemboleh Ubah
Pembolehubah bebas yang digunakan ialah bentuk, jenis, arah dan kemahiran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan maklumat dalam organisasi, manakala pembolehubah bersandar ialah kepuasan pekerja terhadap bentuk, jenis, arah dan kemahiran komunikasi yang digunakan dalam organisasi.
3.7 Instrumen Kajian
Instrumen kajian yang digunakan dalam kajian ini adalah borang soal selidik. Bentuk soalan yang dikemukakan dalam borang soal selidik adalah soalan aneka pilihan. Soalan disediakan berdasarkan objektif kajian. Soalan-soalan dalam borang soal selidik ini terbahagi kepada empat bahagian utama iaitu ;
Bahagian A – Profil Responden
i. Bahagian ini memerlukan responden memberikan maklumat latar belakang mereka.
ii. Terdapat tujuh soalan dalam bahagian ini iaitu jantina, bangsa, umur, sektor organisasi, taraf pendidikan, tahun bekerja dan situasi tempat bekerja.
Bahagian B – Kaedah Komunikasi
ii. Responden perlu menjawab sama ada 1 untuk ‘tidak pernah sehingga 4 untuk ‘sangat kerap’.
Bahagian C – Kesan Komunikasi
iii. Bahagian ini adalah berbentuk skala likert dan mengandungi lima soalan pendek mengenai bentuk komunikasi,jenis komunikasi yang digunakan, kemahiran komunikasi responden dengan kerja mereka serta arah komunikasi yang biasa digunakan oleh mereka.
iv. Responden perlu menjawab sama ada 1 untuk ‘sangat tidak setuju’ sehingga 6 untuk ‘sangat setuju’
Bahagian D – Kepuasan Kerja
i. Memerlukan responden menjawab soalan yang mengaitkan komunikasi dengan kepuasan kerja.
ii. Responden perlu menjawab sama ada 1 untuk ‘sangat tidak setuju’ sehingga 6 untuk ‘sangat setuju’
3.8 Analisis Data
RUJUKAN
Abdullah Hassan & Ainon Mohd. (2005). Kemahiran interpersonal untuk guru. Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributor Sdn. Bhd.
Applebaum, D. H. (2008). The relationship between physical work environmental factors, perceived stress, job satisfaction and turnover intention among inpatient acute care nurses (Doctor of public health dissertation). US: New Brunswick and University of Medicine and Dentistry of New Brunswick and University of Medicine and Dentistry of New Jersey.
Arni Muhammad . (2005). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Charles Conrad, M. S. (2005). Strategic organizational communication in a global economy. Belmont, CA:. Belmont,CA: Thompson/Wadsworth.
Guffey, M. E., & Loewy, D. (2008). Business Communication: Process and Product. USA: South-Western Cengage Learning.
Guffey, M. E., Rhodes, K., & Rogin, P. (2009). Business Communication : Process and Product. Canada: Cengage Learning.
Huang, R. (2010). The contingent effects of leadership on team collaboration in virtual. 1098–1110.
Hurley. (2008). The Importance of Strong Business Communication Skills. McGraw Hill Inc. Idris Awang. (2001). Kaedah Penyelidikan : Suatu Sorotan. Kuala Lumpur: Akademi
Pengajian Islam Universiti Malaya.
Lee, M. R. (t.t). E-leadership for project managers: a study of situational leadership and virtual project success. Capella University.
Luthans, F. (2005). Organisational Behavior. Boston: McGraw-Hill.
Martin, B. (2005). Bucking the system: Andrew Wilkie and the difficult task of the whistleblower. Overland.
Masmuh. (2008). Komunikasi Vertikal & Horizontal Dalam Membentuk Gaya Kepimpinan.
Jurnal Komunikasi .
Mohd Baharudin Othman & Mohd Khairie Ahmad. (2009). Pengantar Komunikasi. Sintok, Kedah: Penerbit Universiti Utara Malaysia.
Mulyana. (2005). Panduan komunikasi Dengan Orang-Orang Berbeza Budaya. Jurnal Komunikasi .
Pace, R. W., & Faules, D. F. (2005). Organizational communication. USA: Prentice Hall. Sabitha Marican. (2005). Kaedah Penyelidikan Sosial. Petaling Jaya: Prentice Hall Pearson
Malaysia.
Schultz, R. (2010). Exploring leadership within modern organization: Understanding the dynamics of effective leadership of a virtual, multigenerational workforce. Capella University.
Suprapto. (2009). Metodologi Penelitian Kuantitatif. Kajian Kuantitatif.
LAMPIRAN
BORANG KAJI SELIDIK
MENGKAJI FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESAN KOMUNIKASI TERHADAP KEPUASAN KERJA DI TELEKOM MALAYSIA BERHAD
BAHAGIAN B: BENTUK, JENIS & ARAH KOMUNIKASI
Sila tandakan (/) pada kotak yang disediakan
(1)Tidak Pernah (2) Jarang (3)Kerap (4) Sangat Kerap
1. Kekerapan menggunakan jenis komunikasi formal dan tidak formal:
JENIS 1 2 3 4
Formal Tidak Formal
2. Arah komunikasi yang selalu digunakan:
ARAH 1 2 3 4
Menurun Menegak Mendatar
3. Kekerapan menggunakan bentuk-bentuk komunikasi di bawah
BENTUK 1 2 3 4
BAHAGIAN C: FAKTOR KOMUNIKASI YANG MEMBERI KESAN KEPADA KEPUASAN KERJA
Sila tandakan (/) pada kotak yng disediakan
(1) Sangat Tidak Setuju (2) Tidak Setuju (3) Agak Tidak Setuju (4) Agak Setuju (5) Setuju (6) Sangat Setuju
BENTUK KOMUNIKASI 1 2 3 4 5 6
1. Saya menggunakan semua jenis bentuk komunikasi di syarikat saya 2. Saya selesa menggunakan komunikasi bentuk-bentuk komunikasi
lisan yang diamalkan di syarikat saya 3. Saya banyak menggunakan komunikasi perantaraan sebagai medium
berkomunikasi
4. Komunikasi betulis memberi impak yang besar terhadap kesan
komunikasi yang diamalkan di syarikat saya 5. Bentuk komunikasi amat penting dalam memberi kesan kepada
komunikasi
JENIS KOMUNIKASI 1 2 3 4 5 6
1. Komunikasi formal merupakan komunikasi yang amat penting
dalam syarikat saya 2. Saya lebih selesa menggunakan komunikasi tidak formal
berbanding komunikasi formal 3. Komunikasi formal dan tidak formal saling berkait antara satu sama
lain
4. Komunikasi formal lebih memberi impak yang positf berbanding
tidak formal
5. Adakah jenis komunikasi mempengaruhi kepuasan kerja?
KEMAHIRAN KOMUNIKASI 1 2 3 4 5 6
1. Kerja saya memang memerlukan kemahiran komunikasi 2. Saya pernah mengikuti kemahiran komunikasi 3. Saya rasa adalah penting untuk individu mempunyai kemahiran
komunikasi
mencukupi
5. Kerja saya sekarang memang memerlukan kemahiran komunikasi
dengan orang ramai
ARAH KOMUNIKASI 1 2 3 4 5 6
1.Saya menerima arahan secara terus daripada pegawai atasan 2.Arahan yang diterima adalah mengikut peringkat-peringkat pengurusan 3.Arahan yang diterima daripada pegawai atasan perlulah disebarkan
kepada rakan sekerja 4.Pihak majikan menyediakan saluran bagi membolehkan pihak pekerja
menyampaikan sebarang komen berkaitan permasalahan kerja 5.Tiada heirarki dalam perhubungan dan komunikasi di kalangan pegawai
dan pekerja
BAHAGIAN D: KEPUASAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA
Sila tandakan (/) pada kotak yng disediakan (1) Sangat Tidak Setuju (2) Tidak Setuju (3) Agak Tidak Setuju (4) Agak Setuju (5) Setuju (6) Sangat Setuju
KEPUASAN KERJA 1 2 3 4 5 6
1. Saya sangat berpuas hati dengan bentuk-bentuk komunikasi yang
digunakan
2. Saya sangat berpuas hati dengan kemahiran komunikasi yang
digunakan
3. Saya sangat berpuas hati dengan arah komunikasi yang digunakan 4. Saya sangat berpuas hati dengan jenis komunikasi yang digunakan
5. Secara umumnya komunikasi yang digunakan sekarang memberi
kepuasan
