UPAYA PUSTAKAWAN DALAM MEMAKSIMALKAN PEMANFAATAN
E-JOURNAL DI PERGURUAN TINGGI
Oleh
Purwani Istiana
Email : nina@ugm.ac.id
ABSTRAK
Pemanfaatan database e-journal yang dilanggan DIKTI belum semaksimal mungkin dimanfaatkan. Hal ini terbukti dari beberapa perguruan tinggi yang belum memanfaatkan database ini. Tentunya hal perlu langkah-langkah nyata yang diupayakan agar database yang dilanggan DIKTI bermanfaat bagi semua civitas akademika di masing-masing perguruan tinggi. Kita ketahui bersama bahwa untuk melanggan database E-journal membutuhkan anggaran yang tidak sedikit. Pustakawan dapat mengambil peran dan mengupayakan agar Database E-Journal yang dilanggan DIKTI dikenal oleh masyarakat perguruan tinggi mereka dan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Pustakawan merupakan salah satu profesi yang dekat dengan dunia informasi. Masyarakat perguruan tinggi sangat membutuhkan informasi dalam proses kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Tiga kegiatan ini merupakan kegiatan utama masyarakat perguruan tinggi, yang tentu saja disini pustakawan dapat berperan aktif di dalamnya. Salah satu yang dapat dilakukan adalah mengupayakan agar Database yang telah dilanggan, baik oleh institusi sendiri ataupun yang dilanggan DIKTI dapat dimanfaatkan maksimal sehingga memberikan manfaat penuh bagi lebih banyak masyarakat dilingkungan perguruan tinggi dimana pustakawan bertugas.
Kata Kunci : Pemanfaatan E-Journal; Peran Pustakawan
PENDAHULUAN
Dunia pendidikan baik tingkat dasar, menengah maupun ditingkat
pendidikan tinggi sangatlah dekat dan bahkan selalu bergelut dengan sumber sumber
informasi. Hal ini terbukti dengan adanya unit atau lembaga perpustakaan di setiap
jenjang pendidikan. Perpustakaan merupakan sebuah tempat dimana sumber
informasi berupa buku tersimpan. Peserta didik dapat memanfaatkan sumber
Demikian pentingnya sumber informasi, maka bagi setiap jenjang pendidikan,
perpustakaan merupakan fasilitas ’wajib’ yang harus disediakan. Bahkan dikatakan
bahwa perpustakaan sebagai jantung pendidikan. Sering kita mendengar
pejabat-pejabat di level perguruan tinggi mengatakan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi sebagai jantung perguruan tinggi tersebut.
Pernyataan bahwa perpustakaan merupakan ”jantung” bagi sebuah pendidikan
tinggi merupakan kesadaran akan pentingnya sumber informasi dalam proses
pembelajaran. Berbagai sumber informasi disediakan oleh lembaga pendidikan tinggi
guna meningkatkan kualitas pembelajaran yang diselenggarakan. Harapan yang ingin
dicapai adalah dengan meningkatnya kualitas pembelajaran , dengan kualitas
sumber-sumber informasi yang lengkap, maka kualitas lulusan perguruan tinggi juga
akan meningkat. Dapat pembaca bayangkan jika proses pembelajaran di suatu
perguruan tinggi tanpa ada sumber informasi, sumber bacaan atau sumber referensi.
Tentu saja karya-karya yang dihasilkan oleh perguruan tinggi tersebut akan miskin
dengan referensi.
Kemajuan dibidang teknologi informasi dan komunikasi, terutama internet
diakui berpengaruh signifikan terhadap pribadi maupun kelompok masyarakat, tak
terkecuali masyarakat pembelajar di perguruan tinggi. Hal yang sangat dirasakan
adalah derasnya arus informasi dan pengetahuan. Akses yang semakin mudah
dilakukan, untuk memperoleh berbagai sumber informasi atau sumber referensi
ilmiah bagi proses pembelajaran dan pengetahuan. Bagi masyarakat perguruan
tinggi, telah tumbuh kesadaran untuk memiliki kesempatan akses, tanpa kita harus
memiliki sumber referensi secara fisik. Artinya sumber-sumber referensi berbentuk
elektronik, yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Tersedianya akses internet memungkinkan mahasiswa dan masyarakat
perguruan tinggi lainnya dapat memanfaatkan berbagai e-sumberdaya. Namun tentu
saja masyarakat perguruan tinggi membutuhkan sumber daya elektronik yang
bersifat ilmiah dan mereka menginginkan dapat diakses secara full paper. Mahalnya
biaya yang harus dikeluar untuk melanggan database jurnal elektronik seperti
database E-Journal EBSCO, ProQuest dan sebagainya menyebabkan tidak semua
Dalam upaya untuk memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada seluruh
perguruan tinggi di Indonesia untuk memiliki akses terhadap jurnal-jurnal
internasional, sejak bulan Mei 2009 Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah
melanggan e-journal. Adapaun database e –journal yang dilanggan adalah Proquest,
Ebsco, dan Cengage.Diharapkan database jurnal yang dilanggan oleh dikti tersebut
dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh seluruh civitas akademika di seluruh
perguruan tinggi negeri maupun swasta di seluruh Indonesia. Sangat disayangkan
ketika database yang telah dilanggan dan dibayarkan DIKTI tersebut tidak
dimanfaatkan secara optimal.
PERMASALAHAN
Bagi kalangan akademisi istilah e-journal sudah tidak asing lagi. Namun,
menurut evaluasi Dikti pada akhir tahun 2009 daya guna atau akses jurnal dari
seluruh PTS dan PTN di Indonesia masih relatif kecil, yakni hanya sekitar 32 %.
Tentu saja untuk melanggan database e –journal membutuhkan anggaran yang tidak
kecil. Seperti sudah disampaikan dibagian pendahuluan bahwa DIKTI melanggankan
beberapa database yaitu :
1. ProQuest, mencakup bidang ilmu : Agama, lmu Sosial, Pertanian, Sains dan
Seni. Alamat akses : http://www.proquest.com/pqdweb
2. EBSCO, mencakup bidang ilmu : Teknik, Bisnis, dan Kedokteran Alamat
akses : http://search.epnet.com/
3. Cengage, mencakup bidang ilmu : Sains, Pendidikan, dan Ilmu Sosial Alamat
akses : http://www.infotrac.galegroup.com/itweb Jika saja pemanfaatan
database tersebut dapat dilakukan semaksimal mungkin, alangkah hal ini
tidak menjadi sia-sia. Tentu saja untuk mengoptimalkan pemanfaatan
E-Journal yang dilanggan tersebut, perlu kerjasama berbagai pihak terkait
dengan akses database tersebut. Pihak-pihak yang terkait guna bersinergi
untuk mengoptimalkan pemanfaatan database e-journal adalah penentu
kebijakan di perguruan tinggi setempat, pustakawan, peneliti, staf pengajar
Pustakawan merupakan profesi yang sangat dekat dengan informasi.
Pustakawan dapat melakukan upaya yang lebih riil guna meningkatkan pemanfaatan
akses e-journal. Pustakawan dapat melakukan kegiatan yang lebih aktif, oleh karena
itu dalam permasalahan tulisan ini, penulis akan menyampaikan permasalahan :
Upaya apakah yang dapat dilakukan pustakawan guna memaksimalkan pemanfaatan
akses e-journal di masing-masing perguruan tinggi?
Tujuan penulisan artikel ini adalah :
1. Mendeskripsikan hal-hal yang dapat dilakukan pustakawan guna
2. Mendorong pustakawan untuk berperan aktif dalam memaksimalkan database
e-journal yang telah dilanggan.
LANDASAN TEORI
Pengertian E-Journal
E-Journal merupakan publikasi dalam format elektronik (Surjono : 2009).
Menurut Tresnawan (2004:1) dalam Laoli (2009) e-journal adalah terbitan serial
seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik yang biasanya terdiri dari tiga
format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam bentuk PDF).
Disampaikan oleh Laoli (2009) bahwa E-journal memiliki kandungan informasi
yang terbaru, current dan mutakhir artinya isi e-journal selalu terbaru serta
informasinya dapat dipercaya karena memiliki identitas dokumen atau data
bibliografis yang lengkap seperti: nama pengarang, jenis jurnal, jurnal fulltext dan
abstrak serta alamat e-mail pengarang tercantum di dalam database sehingga
memudahkan komunikasi antar pembaca jurnal dengan pengarang jurnal tersebut.
Informasi yang relatif mutakhir serta informasi yang terpercaya maka sangat sesuai
dengan kebutuhan para akademisi di perguruan tinggi sebagai pusat pengembangan
ilmu pengetahuan.
Sebagai masyarakat ilmiah, masyarakat perguruan tinggi (dosen, mahasiswa
dan peneliti) sangat membutuhkan sumber referensi yang dapat diakses dengan
cepat. E-Journal memberikan kemungkinan yang besar untuk memperoleh sumber
informasi yang bersifat mutakhir dan dapat diakses dengan lebih cepat dan mudah
jika dibandingkan dengan jurnal tercetak. Jurnal elektronik (e-journal) memiliki
beberapa kelebihan dibandingkan dengan jurnal tercetak. Berikut tabel kelebihan
Mencermati tabel diatas maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan melanggan
jurnal elektronik lebih menguntungkan dibandingkan dengan jurnal tercetak.
Keputusan DIKTI untuk melanggankan jurnal elektronik bagi perguruan tinggi di
seluruh Indonesia adalah tepat. Dana yang sama dapat diperoleh judul jurnal ilmiah
lebih banyak dibanding jurnal tercetak, dan yang lebih penting lagi adalah sekaligus
dapat dimanfaatkan oleh 82 perguruan tinggi baik negeri maupun swasta di seluruh
Indonesia. Akses satu jurnal dapat dilakukan dalam waktu yang bersama di berbagai
perguruan tinggi, kemampuan ini tidak dimiliki oleh jurnal tercetak.
No. Kriteria Elektronik Tercetak
1 Kemutakhiran Mutakhir Mutakhir
2 Kecepatan diterima Cepat Lambat
3 Penyimpanan Sangat Menghemat
tempat
Memakan Tempat
4 Pemanfaatan 24 jam Terbatas Jam Buka
5 Kesempatan Akses Dapat Bersamaan Antri
6 Penelusuran Otomatis Tersedia Harus Dibuat
7 Waktu Penelusuran Cepat Lama
8 Keamanan Lebih Aman Kurang Aman
9 Manipulasi Dokumen Sangat Mudah Tidak Bisa
10 Bila Langganan dengan Jumlah dana yang sama
Judul dapat Lebih Banyak
Judul Lebih Sedikit
Pengertian Pustakawan
Menurut lembaga Perpustakaan Nasional(2008:2) pustakawan adalah Pegawai
Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh
oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada
unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi (perpusdokinfo) di instansi
pemerintah dan atau unit tertentu lainnya. Definisi tentang pustakawan menyebutkan
mengenai kegiatan kepustakawanan, lalu apakah kegiatan atau pekerjaan
kepustakawanan itu? Perpustakaan Nasional (2008:3) menjelaskan pula bahwa
pekerjaan kepustakawanan adalah kegiatan utama dalam lingkungan perpusdokinfo
yang meliputi kegiatan pengadaan, pengolahan dan pengelolaan bahan pustaka
/sumber informasi, pendayagunaan dan pemasyarakatan informasi, baik dalam
bentuk karya cetak , karya rekam maupun multi media, serta kegiatan pengkajian
atau kegiatan lain untuk pengembangan perpusdokinfo, termasuk pengembangan
profesi.
Berdasarkan definisi pustakawan dan kegiatan kepustakawanan tersebut
diatas, maka dapat penulis sampaikan bahwa pustakawan merupakan profesi yang
berkecimpung dengan dunia informasi dengan salah satu kegiatan utamanya adalah
pendayagunaan dan pemanfaatan informasi. Dengan demikian sangatlah tepat bagi
pustakawan untuk melakukan berbagai upaya dalam mengoptimalkan pemanfaatan
e-journal yang merupakan sumber informasi bagi masyarakat perguruan tinggi.
Namun dalam tulisan ini penulis tidak membatasi pustakawan hanya terbatas pada
mereka yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil, tetapi siapa saja yang bekerja di
unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi dan melakukan kegiatan
kepustakawanan di lingkungan perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Artinya
mereka memiliki tanggungjawab yang sama untuk melakukan kegiatan
pendayagunaan dan pemasyarakatan e-journal. Pustakawan yang mampu melakukan
upaya untuk mendayagunakan dan memasyarakatkan informasi untuk masyarakat
pengguna pastilah akan mampu mengoptimalkan pemanfaatan e-journal yang
dilanggan oleh DIKTI, karena hal itu merupakan bagian dari kegiatan utama
Memaksimalkan Pemanfaatan E-Journal
Kamus Besar Bahasa Indoensia menyebutkan bahwa kata ’memaksimalkan’
memiliki arti menjadikan maksimal. Adapun kata ’maksimal ’ berarti
sebanyak-banyaknya atau setinggi-tingginya. Sedangkan ’pemanfaatan’ diartikan
perbuatan memanfaatkan. Dalam tulisan ini pemanfaatan e-journal , berarti
perbuatan memanfaatkan e-journal. Dengan demikian dalam pembahasan artikel ini
akan dibahas upaya pustakawan agar sebanyak-banyaknya mahasiswa , dosen dan
peneliti dilingkungan perguruan tinggi untuk memanfaatkan e-journal.
PEMBAHASAN
Sosialisasi E-Journal
Upaya yang telah dilakukan oleh DIKTI (Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi) dalam memaksimalkan pemanfaatan e-journal adalah sosialisasi. Sosialisasi
melalui situs web DIKTI www.dikti.go.id tentang keberadaan database e-journal.
Selain itu sosialisasi dan pelatihan e-journal juga dilakukan, bekerja sama dengan
perpustakaan di beberapa perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Seperti, bekerja
sama dengan Perpustakaan Universitas Lampung guna memberikan sosialisasi dan
pelatihan akses jurnal elektronik untuk seluruh sekolah tinggi dan perguruan tinggi
se-Lampung. Bekerja sama dengan Perpustakaan ITS guna sosialisasi dan pelatihan
akses e-journal untuk perwakilan perguruan tinggi dan Koordinasi perguruan tinggi
swasta wilayah VII Jawa Timur. Yang menarik dari beberapa sosialisasi dan
pelatihan e-journal yang diselenggarakan oleh Dikti dibeberapa wilayah di seluruh
bagian Indonesia adalah peserta pelatihan sebagian besar adalah pustakawan
perguruan tinggi masing -masing.
Sejauh mana kemampuan DIKTI dalam melakukan road show untuk
mengadakan sosialisasi dan pelatihan akses e-journal? Seperti sosialisasi yang
dilakukan di Universitas Lampung yang sebagian besar pesertanya adalah
pustakawan, segera estafet kegiatan sosialisasi dan pelatihan e-journal yang
dilanggan DIKTI dilakukan oleh pustakawan. Salah satu tugas utama pustakawan
sebagai pendayaguna dan pemasyarakat informasi akan sangat mampu mengambil
secara serempak oleh seluruh pustakawan di perguruan tinggi masingmasing, maka
penulis yakin pemanfaatan jurnal elektronik yang dilanggan DIKTI semakin tahun
akan terus meningkat.
Upaya Pustakawan
Pustakawan sebagai profesi yang bertanggungjawab terhadap
pendayagunaan dan pemasyarakatan informasi. Hal ini harus benar-benar dipahami
oleh semua pustakawan. Jika hal ini yang terjadi, maka akan sangat sedih jika
pustakawan mendengar /memperoleh informasi bahwa pemanfaatan database yang
dilanggan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi masih jauh dari harapan. Perlu
dilakukan upaya-upaya ataupun langkah-langkah nyata, dengan program kegiatan di
masing-masing perpustakaan dalam memaksimalkan pemanfaatan akses e-journal
yang dilanggan DIKTI. Berikut penulis sampaikan upaya –upaya yang dapat segera
direalisasikan di masing-masing perpustakaan perguruan tinggi :
1. Menyusun program kegiatan rutin berupa ”Pelatihan Akses E-Journal”.
Frekuensi kegiatan menyesuaikan dengan kondisi di masing-masing
perpustakaan. Sebagai contoh, dapat dilakukan setiap satu bulan dua kali
atau dua bulan tapi dilaksanakan dalam satu minggu penuh. Ingat sekecil
apapun lingkup tempat anda bertugas, kegiatan ini tetap diselenggarakan.
Dilingkup yang kecil, kegiatan semacam ini akan lebih intens, dan anda
sebagai pustakawan akan sangat bangga ketika pelatihan ini bermanfaat bagi
pengguna anda. Selanjutnya jadikan”Pelatihan Akses E-Journal ini sebagai
salah satu layanan yang harus disediakan. Sebagai sebuah layanan, tentu saja
akan terus dikembangkan baik, cara penyajiannya maupun kualitas materi
yang disampaikan. Hal ini memacu pustakawan untuk terus belajar dan
mempelajari database yang disampaikan. Kegiatan layanan akan terus
2. Tetap Bersemangat. Mungkin diawal kegiatan ini, jumlah peserta yang
tertarik untuk ikut, tidak seperti semangat pustakawan sebagai penyelenggara.
Namun jangan khawatir, setelah beberapa orang mengikuti kegiatan, akan
menularkan virus positif kepada teman atau mahasiswa yang lain, bahwa
pelatihan e-journal itu bermanfaat. Terkadang mereka tidak tahu apa yang
sebenarnya mereka butuhkan. Tugas pustakawan memberikan arahan,
bimbingan dan memfasilitasi bahwa e-journal sangat bermanfaat bagi proses
pembelajaran di perguruan tinggi.
3. Siapkan perlengkapan dan modul materi pelatihan. Perlengkapan pelatihan
akses e-journal seperti perangkat komputer serta akses internetnya. Jika
pelatihan diselenggarakan secara online maka akses internet merupakan hal
yang harus diperhatikan, supaya pelatihan berjalan dengan lancar.
Ditentukan, apakah perpustakaan menyediakan unit komputer, ataukah
peserta pelatihan disarankan membawa laptop sendiri. Tentu saja hal ini akan
berbeda tergantung kondisi perpustakaan dan situasi pengguna yang dilayani.
Modul materi pelatihan, disusun guna memberikan kemudahan kepada
peserta pelatihan untuk mempelajari kembali materi pelatihan, setelah
kegiatan pelatihan berlangsung. Pemanfaatan situs web perpustakaan guna
men-upload modul materi pelatihan dapat pula dilakukan. Hal ini untuk
memberikan kesempatan lebih banyak pengguna perpustakaan untuk dapat
memanfaatkan e-journal yang dilanggan.
4. Buatlah kelas-kelas kecil. Pembelajaran atau pelatihan akses e-journal
dengan kelas kecil, menurut pengalaman penulis lebih efektif. Jika harus
dengan kelas besar, dibutuhkan lebih banyak tutor pendamping. Kelas besar
5. Program Sosialisasi. Selain program pelatihan dengan kelas kecil, kegiatan
sosialisasi database e-journal yang dilanggan perlu dilakukan. Kegiatan ini
dapat dilakukan secara masal dengan banyak peserta. Misalnya
diperuntukkan bagi mahasiswa baru, atau dikhususkan bagi mahasiswa
dengan level tertentu di suatu perguruan tinggi. Sosialisasi ini dilakukan
dengan peserta yang banyak, sehingga diharapkan informasi tentang
keberadaan e-journal yang dilanggan dapat diketahui lebih banyak
mahasiswa atau civitas akademika. Program sosialisasi akan lebih baik,
segera diikuti dengan kegiatan pelatihan dengan kelas kecil.
6. Bekerja sama dengan bagian akademik untuk mendukung kegiatan pelatihan
dan sosialisasi. Misalnya untuk jadwal pelatihan dan sosialisasi supaya tidak
berbenturan dengan kegiatan akademik yang lain. Dengan demikian akan
dapat diikuti oleh lebih banyak peserta atau mahasiswa.
7. Lakukan evaluasi kegiatan, baik mengenai materi maupun penyelenggaraan
pelatihan secara keseluruhan. Evaluasi yang dimaksud disini terutama
bersumber dari peserta pelatihan. Bagaimana tanggapan mereka terhadap
pelatihan adalah penting. Hal-hal apa yang perlu ditekankan dalam materi
pelatihan sangatlah penting kita ketahui. Masukan dari peserta pelatihan akan
bermanfaat untuk perbaikan pelatihan dan atau sosialisasi selanjutnya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan apa yang sudah penulis sampaikan, dapat disimpulkan bahwa
pustakawan dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang secara nyata dapat
meningkatkan pemanfaatan e-journal yang dilanggan, baik yang dilanggan oleh
DIKTI maupun oleh institusi sendiri. Pustakawan harus aktif melakukan promosi
content yang dimiliki, salah satunya e-journal . Kegiatan yang dapat dilakukan
adalah sosialisasi dan pelatihan akses e-journal. Pustakawan sebagai fasilitator bagi
mahasiswa dan sivitas akademik di perguruan tinggi agar mau dam mampu
Sangatlah disayangkan jika pemanfaatan e-journal yang telah dilanggan
belum maksimal. Jika saja semua pustakawan di seluruh perguruan tinggi di
Indonesia, bersama-sama secara intensif melakukan kegiatan sosialisasi dan
pelatihan akses e-journal, pemanfaatannya akan lebih maksimal. Tentu saja dalam
hal ini pustakawan perlu kerja sama dan dukungan dari pimpinan dan seluruh
manajemen perguruan tinggi. Pustakawan diharapkan berinisiatif untuk melakukan
kegiatan-kegiatan yang memberikan dukungan bagi pemanfaatan e-journal agar lebih
maksimal, seperti yang telah dipaparkan diatas. Semoga tulisan ini bermanfaat dan
memotivasi pustakawan untuk berupaya aktif dalam pemanfaatan e-journal lebih
maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Dikti Mengadakan Sosialisasi dan Pelatihan
e-Journal. http://www.unila.ac.id/index.php/en/component/content/article/72-arsip/1309-Dikti%20Adakan%20Sosialisasi%20dan%20Pelatihan%20EJournal. Diakses tanggal 2 Maret 2011 pukul 16.00 wib.
Laoli, Feriaman.2009. Analisis Tingkat Relevansi E-Journal pada Database American Society of Civil Engineer (ASCR) dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Mahasiswa Magister Teknik Sipil di Universitas Sumatera Utara. Skripsi. Medan : Universitas Sumatera Utara.
Perpustakaan Nasional. 2008. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. Jakarta : Perpustakaan Nasional.
