NOMOR
1
TAHUN 2011 TENTANGHUBUNGAN TATA CARA KERJA 01 L1NGKUNGAN
SEKRETARJAT UMUM KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA SEKRETARIAT UMUM
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang a. bahwa Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan unsur pelayanan yang berada di bawah Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia yang bertugas menyelenggarakan pembinaan fungsi kesekretariatan dan atau administrasi umum baik yang bersifat umum dan terpusat di lingkungan Markas Besar Kepolisian Negara Republik Indonesia;
b. bahwa dalam rangka mewujudkan tugas dan fungsi Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia dapat terlaksana secara efektif, efesien dan akuntabel sesuai dengan target sasaran yang telah ditetapkan, diperlukan suatu pedoman yang mengatur hubungan tata cara kerja antara pejabat baik di lingkungan Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia itu sendiri, maupun hubungan dengan fungsi lain atau hubungan dengan Iintas instansi terkait;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia tentang Hubungan dan Tata Cara Kerja Oi Lingkungan Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia;
Mengingat 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4168);
2. Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Cara Kerja Kepolisian Negara Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 444);
3. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi pada Tingkat Markas Besar Kepolisian Negara Republik Indonesia;
MEMUTUSKAN
Menetapkan: PERATURAN KEPALA SEKRETARIAT UMUM KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TENTANG HUBUNGAN TATA CARA KERJA 01 L1NGKUNGAN SEKRETARIAT UMUM KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA.
BABI
KETENTUAN UMUM Pasal1
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri.
2. Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Kapolri adalah Pimpinan Kepolisian Negara Republik Indonesia dan penanggung jawab penyelenggaraan fungsi kepolisian.
3. Sekretariat Umum Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Setum Polri adalah satuan fungsi di tingkat Mabes Polri yang bertugas menyelenggarakan pembinaan fungsi kesekretariatan dan atau administrasi umum baik yang bersifat umum dan terpusat di lingkungan Mabes Polri,
4. Hubungan Tata Cara Kerja yang selanjutnya disingkat HTCK, adalah mekanisme kerja yang teratur dan tertib guna mendinamisir organisasi secara efektif dan efesien dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari satuan satuan organisasi di lingkungan Polri, sehingga tugas-tugas baik di bidang operasional maupun pembinaan dapat terselenggara dengan baik.
5. Hubunqan vertika', adalah keterkaitan antar komponen yang satu dengan lainnya dalam rangka komando dan pengendalian, sifatnya berjenjanq dari atas ke bawah dan sebaliknya.
6. Hubunqan diagonal, adalah keterkaitan antar komponen secara fungsional sifatnya diagonal dapat menjangkau eselon lain yang berada di dalam maupun di luar instansi.
7. Hubungan horizontal, adalah keterkaitan antar komponen dalam rangka kerja sama, sifatnya sejajarlsetingkat dan dapat meliputi antar fungsi.
8. Hubungan Iintas sektoral, adalah hubungan kerja sarna dengan instansi/lembaga di luar Polri dalam rangka kegiatan dan pelaksanaan fungsi teknis yang menjadi tanggung jawabnya.
Pasal 2 Tujuan HTCK Setum Polri adalah:
a. sebagai pedoman kerja bag; seluruh pejabat dan personel di lingkungan Setum Polri dalam pelaksanaan tugas sehari-hari sesuai tupoksi pada aTK yang telah ditetapkan;
b. agar seluruh pejabat dan personel di lingkungan Setum Polri dapat memahami dalam melaksanakan koordinasi kerja, baik antar unsur pimpinan, unsur pelaksana staf dan unsur pelaksana utama pada Setum Polri maupun dengan satuan kerja di Iingkungan Mabes Polri dan Polda serta instansi terkait dalam pelaksanaan tugas sehari-hari; dan
c. agar masing-masing pejabat dan personel di lingkungan Setum Polri mampu melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing secara professional sehingga mencapai hasil yang optimal.
Pasal3 HTCK Setum Polri mengatur hubunqan kerja antar: a. pejabat di lingkungan Setum Polri;
b. pejabat di Iingkungan Setum Polri dengan pejabat pada satker di Iingkungan Mabes Polri dan Polda; dan
c. pejabat di lingkungan Setum Polri dengan instansi di luar Polri yang terkait dengan tugas Setum Polri.
BAB II
KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI SETUM POlRI
Pasal4
(1) Setum Polri merupakan unsur pelayanan yang berada di bawah Kapolri.
(2) Setum Polri bertugas membantu KapolriNVakapolri dalam menyelenggarakan pembinaan fungsi kesekretariatan dan atau administrasi umum baik yang bersifat umum dan terpusat di lingkungan Mabes Polri.
PasalS
Dalam rangka melaksanakan tugasnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Setum Polri menyelenggarakan fungsi:
a. pengembangan dan perumusan petunjuk teknis dan pelaksanaan dalam bentuk peraturan Kepolisian tentang administrasi umum di lingkungan Polri; b. pelaksanaan sosialisasi atas penerapan peraturan Kepolisian tentang
administrasi umum di lingkungan Polri;
c. penelitian naskah dinas, tata naskah dan registrasi naskah dinas;
d. pelaksanaan urusan kepanitiaan, rapat dan risalah serta urusan reproduksi dan distribusi naskah dinas;
e. pengarsipan yang meliputi pemeriksaan dan klasifikasi serta pemeliharaan dan penyimpanan naskah dinas sebagai dokumen negara;
f. pengiriman, penerimaan dan penyaluran surat-menyurat.
Pasal6
(1) Setum Polri dipimpin oleh Kepala Sekretariat Umum Polri (Kasetum Petri) yang bertugas memimpin, mengawasi dan mengendalikan satuan-satuan organisasi di Iingkungan Setum Polri.
(2) Kasetum Polri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan unsur pimpinan Setum Polri yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kapolri dan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari berada di bawah kendali Wakapolri;
(3) dalam hal berhalangan melaksanakan tugasnya Kasetum Polri diwakili oleh Wakasetum Polri yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kasetum Polri;
(4) Wakasetum Polri bertugas membantu Kasetum Polri dalam melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan tugas stat di Iingkungan Setum dan dalam batas kewenangannya memimpin Setum dalam hal Kasetum berhalangan.
Pasal7
Kasetum PolrilWakasetum Polri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh:
a. Kepala Subbagian Perencanaan dan Administrasi (Kasubbagrenmin); b. Kepala Subbaqian Pembinaan Kesekretariatan (Kasubbagbinset); c. Kepala Subbagian Arsip (Kasubbagarsip);
d. Kepala Subbagian Tata Naskah (Kasubbagtakah); e. Kepala Subbagian Umum (Kasubbagum);
f. Kepala Kantor Pos (Kakanpos); g. Kepala Urusan Keuangan (Kaurkeu).
Pasal8
(1) Kasubbagrenmin sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 huruf a merupakan unsur pembantu pimpinan dan pelaksana staf pada Setum Polri yang berada dibawah Kasetum Polri.
(2) Kasubbagrenmin bertugas menyusun perencanaan organisasi, manajemen sarana dan prasarana (Sarpras), personalia, kinerja, serta menge/ola dan melaksanakan pelayananan ketatausahaan dan urusan dalam.
(3) dalam melaksanakah tugas, Subbagrenmin menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan rencana jangka sedang dan jangka pendek antara lain Renstra, Rancangan Renja, Renja, RKA-KL, dan DIPA.
b. pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, serta administrasi personel; c. pelayanan administrasi ketatausahaan dan urusan dalam;
d. pengelolaan sarpras dan penyusunan laporan SIMAK-BMN;
e. penyusunan LRA dan pembuatan laporan akuntabilitas kinerja satker dalam bentuk LAKIP meliputi analisis target pencapaian pelaksanaan kinerja, program dan anggaran.
(4) dalam melaksanakan tugas, Subbagrenmin dibantu oleh: a. Kaurren, yang bertugas:
1. menyusun dan merumuskan dokumen perencanaan antara lain Renstra, Rancangan Renia, Renia, Penetapan Kinerja, RKA-KL, DIPA, TOR atau KAK, RAB, dan LAKIP, serta menghimpun usulan rencana kegiatan dan rencana kebutuhan anggaran dalam Iingkungan Setum Polri;
2. mengarahkan, mengawasi penggunaan dan pelaksanaan anggaran sesuai Renja dan Dipa Setum Polri serta menyusun laporan realisasi penyerapan anggaran;
3. membuat laporan kegiatan, dan menganalisis serta mengevaluasi pelaksanaan program dan anggaran.
b. Kaursumda, yang bertugas melaksanakan administrasi personel, materiil dan logistik di lingkungan Setum Polri;
c. Kaurtu, yang bertugas melaksanakan tat a usaha dan urusan dalam di lingkungan Setum Polri.
Pasal9
(1) Kasubbagbinset sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b merupakan unsur pelaksana utama berada di bawah Kasetum Polri.
(2) Kasubbagbinset bertugas mengembangkan dan merumuskan petunjuk teknis dan pelaksanaan dalam bentuk Peraturan Kapolri tentang administrasi di bidang kesekretariatan umum dan pelaksanaan sosialisasi atas penerapan Peraturan Kapolri di Iingkungan Polri;
(3) dalam melaksanakan tug as, Kasubbagbinset menyelenggarakan fungsi:
a. pengembangan dan perumusan Peraturan Kepolisian tentang administrasi umum;
b. pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian informasi dan dokumentasi kegiatan Setum untuk kegiatan anev dan agar dapat diakses oleh yang berkepentingan;
c. pembinaan fungsi kesekretariatan umum pada satuan organisasi di lingkungan Mabes Polri dan kewilayahan;
(4) dalam melaksanakan tugas, Kasubbagbinset dibantu oleh :
a. Kaurfungtek. yang bertugas mengembangkan dan merumuskan petunjuk pelaksanaan administrasi umum dan menyelenggarakan pembinaan fungsi kesekretariatan umum ke dalarn Peraturan Kepolisian pada satuan organisasi di Iingkungan Mabes Polri dan kewilayahan;
b. Kaurdastik, yang bertugas mengumpulkan dan mengolah informasi dan data yang digunakan untuk analisis dan evaluasi di bidang kesekretariatan umum.
Pasal 10
(1) Kasubbagarsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c merupakan unsur pelaksana utama yang berada di bawah Kasetum Polri;
(2) Kasubbagarsip bertugas menyelenggarakan pengarsipan yang meliputi pemeriksaan dan klasifikasi serta pemeliharaan dan penyimpanan naskah dinas di Iingkungan Mabes Polri sebagai dokumen negara;
(3) dalam melaksanakan tugas, Subbaqarslp menyelenggarakan fungsi:
a. penelitian dan pengklasifikasian naskah dinas yang akan dijadikan arsip sesuai dengan pedoman klasifikasi arsip yang akan disimpan di Setum Polri;
b. pemeliharaan dan penyimpanan arsip berdasarkan penentuan umur dan nilai kearsipannya sesuai dengan pedoman jadwal retensi arsip bagi dokumen dan atau arsip yang akan disusutkan.
(4) dalam melaksanakan tugas, Subbagarsip dibantu oleh:
a. Kaurklasifikasi, yang bertugas meneliti dan mengklasifikasi naskah dinas yang akan dijadikan arsip sesuai dengan pedoman klasifikasi arsip yang akan disimpan di Setum Polri;
b. Kaurretensi yang bertugas memelihara dan menyimpan arsip berdasarkan penentuan umur dan nilai kearsipannya sesuai dengan pedoman jadwal retensi arsip bagi dokumen dan atau arsip yang akan disusutkan.
Pasal 11
(1) Kasubbagtakah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d merupakan pelaksana utama yang berada di bawah Kasetum Polri:
(2) Kasubbagtakah bertugas meneliti naskah dinas, tata naskah serta registrasi naskah dinas di lingkungan Mabes Polri;
(3) dalam melaksanakan tugas, Subbagtakah menyelenggarakan fungsi:
a. penelitian dan perbaikan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri atau atas nama Kapolri;
b. penataan naskah dinas di lingkungan Mabes Polri;
c. pelaksanaan registrasi dan penelitian naskah dinas yang diterima dan yang akan dikirim serta didistribusikan.
(4) dalam melaksanakan tugas, Subbagtakah dibantu oleh:
a. Kaurlitnadin, yang bertugas meneliti dan memperbaiki naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri atau atas nama Kapolri;
b. Kaurtakah, yang bertugas menata naskah dinas di lingkungan Mabes Polri; c. Kaurregnadin, bertugas melaksanakan registrasi dan meneliti naskah dinas
yang diterima dan yang akan dikirim serta didistribusikan.
Pasal12
(1) Kasubbagum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e merupakan unsur pelaksana utama yang berada di bawah Kasetum Polri;
(2) Kasubbagum bertugas menyelenggarakan urusan kepanitiaan, rapat dan risalah serta urusan reproduksi dan distribusi naskah dinas di lingkungan Mabes Polri;
(3) dalam melaksanakan tugas, Kasubbagum menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan rapat, pembuatan risalah, dan pembuatan undangan untuk rapat dan atau pertemuan yang dipimpin oleh Kapolri;
b. pelaksanaan kepanitiaan yang berkaitan dengan reproduksi dan distribusi produk Setum Polri dalam rangka pemberian informasi kepada masyarakat. (4) dalam melaksanakan tugas, Kasubbagum dibantu oleh:
a. Kaurpatrisund, yang bertugas mengikuti kegiatan rapat, membuat notulen dan mencetak undangan untuk rapat dan atau pertemuan yang dipimpin oleh Kapolri atau sesuai dengan permintaan Satker penyelenggara;
b. Kaurrepdis, yang bertugas mereproduksi dan mendistribusikan produk Setum Polri dalam rangka pemberian informasi kepada masyarakat.
Pasal 13
(1) Kakanpos sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f merupakan unsur pelaksana utama yang berada di bawah Kasetum Polri;
(2) Kakanpos bertugas mengirim, menerima dan menyalurkan surat-menyurat di Iingkungan Mabes Polri;
(3) dalam melaksanakan tugas, Kakanpos menyelenggarakan fungsi:
a. pelayanan administrasi Pos, tata usaha dan penyiapan sarana prasarana pos Polri;
b. penerimaan dan pengiriman naskah dinas dari dan atau ke kesatuan organisasi di lingkungan Polri dan dari atau ke penyedia jasa pengiriman lainnya;
(4) dalam melaksanakan tugas, Kanpos dibantu oleh:
a. Paminpos, bertugas melayani administrasi Pos, tata usaha dan penyiapan sarpras pos Polri;
b. Paminrim, yang bertugas pengiriman naskah dinas ke kesatuan organisasi di lingkungan Polri dan atau ke penyedia jasa pengiriman lainnya;
c. Paminman, yang bertugas menerima naskah dinas dari kesatuan organisasi di lingkungan Polri dan atau dari penyedia jasa pengiriman lainnya;
Pasal14
(1) Kaurkeu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf 9 rnerupakan unsur pelaksana staf berada di bawah Kasetum Polri.
(2) Kaurkeu bertugas menyelenggarakan pelayanan fungsi keuanqan. antara lain: a. menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan
mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja Negara dalam rangka pelaksanaan APBN pada satker Setum Polri;
b. menyelenggarakan administrasi pelayanan gaji dan belanja pegawai lainnya di lingkungan Setum Polri;
c. mengelola anggaran sesuai dengan Daftar Isian Pengguna Anggaran (DIPA);
d. memeriksa kelengkapan pertanggungjawaban beserta data pendukungnya;
keuangan (perwabku)
e. meneliti kelengkapan perintah pembayaran yang diterbitkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen;
f. menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam perintah pembayaran;
f. menyediakan uanq persediaan dan merencanakan penarikan dana sesuai keperluan belanja operasional perkantoran;
h. melaksanakan penatausahaan dan pengarsipan surat kedinasan, SPJ (Surat Perjalanan Dinas), SPP (Surat Permintaan Pembayaran), SPM (Surat Perintah Membayar), SP2D dan dokumen lainnya di bidang keuangan;
i. membantu memeriksa keabsahan dokumen SPJ berikut kelengkapannya; j. meneliti ketersediaan dana dalam DIPA serta
anggaran sesuai mata anggaran pengeluaran;
ketepatan pembebanan
k. menyampaikan dokumen SPJ dan kelengkapan yang telah diteliti kepada KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) melalui staf, untuk dilakukan pemeriksaan dokumen dimaksud;
I. meneliti permintaan uang muka dan mengusulkan kepada KPA mengenai penetapan besarnya uang muka yang akan diberikan;
m. menyiapkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU dan SPP-LS);
n. menyampaikan SPP berikut dokumen kelengkapannya kepada Pejabat Penguji Tagihan/Penandatangan SPM;
o. melakukan pungutan dan penyetoran pajak serta menyampaikan laporan pajak ke Kantor Pelayanan Pajak sesuai dengan peraturan perundang undangan;
p. melaksanakan pembayaran setelah mendapat persetujuan dari KPAlPPK; q. membuat laporan pertanggungjawaban bendahara/LPJ;
r. membuat laporan bulanan keuangan manual; dan
s. melaksanakan tugas-tugas sebagai bendahara pengeluaran dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
sesuai
BAB III
HTCK ANTAR PEJABAT SETUM POLRI Bagian Kesatu
HTCK Kasetum Polri dengan Wakasetum Polri Pasal 15
HTCK Kasetum Polri dengan Wakasetum Polri bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut:
a. Kasetum Polri memberikan arahan, petunjuk dan bimbingan kepada Wakasetum Polri dalam hal pelaksanaan tugas-tugas Setum yang dibebankan oleh Pimpinan baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat khusus serta dalam penyelenggaraan koordinasi pengawasan staf dan administrasi;
b. Wakasetum Polri memberikan saran pendapat terhadap tindakan dan keputusan apa yang akan diambil Kasetum Polri.
c. Wakasetum Polri bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Kasetum Polri; dan
d. Wakasetum Polri mewakili Kasetum Polri apabila berhalangan pada rapat-rapat yang ada kaitannya dengan Kasetum Potri.
Bagian Kedua
HTCK KasetumlWakasetum dengan para Kasubbag, Kakanpos dan Kaurkeu Pasal 16
HTCK Kasetum PolrilWakasetum dengan Kasubbagrenmin bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut :
a. Kasetum Polri menetapkan kebijakan, memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Kasubbagrenmin dalam bidang renprogar, bidang administrasi personel, logistik, ketata usahaan dan urusan dalam;
b. Kasubbagrenmin sesuai bidang tugasnya meminta araban dan petunjuk dalam menyusun program kerja dan anggaran Setum Polri melalui kegiatan pengumpulan, pengolahan dan evaluasi rencana kegiatan masing-masing subbag di lingkungan Setum Polri;
c. Kasubbagrenmin mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
d. Kasetum Polri memberikan disposisi terhadap semua surat masuk sesuai bidang tugasnya melalui Subbagrenmin dalam menyelenggarakan fungsi ketatausahaan dan urusan dalam di Iingkungan Setum Polri; dan
e. Kasubbagrenmin dapat mengajukan saran, pemikiran dan pertimbangan kepada Kasetum Polri sesuai dengan lingkup tugasnya.
f. Kasubbagrenmin melaksanakan tugas-tugas lain yang dibebankan oleh KasetumlWakasetum.
Pasal 17
HTCK Kasetum PolrilWakasetum dengan Kasubbagbinset bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut :
a. Kasetum PolrilWakasetum memberikan arahan kepada Kasubbagbinset dalam pelaksanaan suatu kegiatan pengembangan dan perumusan Peraturan Kepolisian dibidang Administrasi umum atau kegiatan pembinaan fungsi kesekretariatan umum pada satuan organisasi di Iingkungan Mabes Polri dan kewilayahan;
b. Kasubbagbinset mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
c. Kasubbagbinset mengajukan laporan tentang hasil kegiatan kepada KasetumlWakasetum baik mengenai jalannya kegiatan maupun anggaran yang terserap;
d. Kasubbagbinset membuat saran atau telaahan staf kepada KasetumlWakasetum tentang perubahan sistem administrasi umum yang perlu dilakukan oleh Setum Polri
pemerintah di bidang Tata naska
dalam h.
menyikapi perkembangan kebijakan e. Kasubbagbinset melaksanakan
KasetumlWakasetum.
tugas-tugas lain yang dibebankan oleh
Pasal 18
HTCK Kasetum PolriMlakasetum dengan Kasubbagarsip bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai benKut
a. Kasetum PolrilWakasetum memberikan arahan kepada Kasubbagarsip dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan kearsipan baik dari mulai penelitian dan pengklasifikasian sampai dengan proses pemeliharaan dan penyimpanan asrip; b. Kasubbagarsip mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum
Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
c. Kasubbagarsip mengajukan laporan tentang hasil kegiatan kepada KasetumlWakasetum baik mengenai jalannya kegiatan maupun anggaran yang terserap;
d. Kasubbagarsip membuat saran atau telaahan staf kepada KasetumlWakasetum tentang perubahan system kearsipan yang disesuaikan dengan perubahan system kearsipan pada AI\IRI.
e. Kasubbagarsip melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh KasetumlWakasetum.
Pasal 19
HTCK Kasetum PolrilWakasetum dengan Kasubbagtakah bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut:
a. Kasetum PolrilWakasetum memberikan arahan kepada Kasubbagtakah dalam pelaksanaan tugas seharl-hari dari mulai penanganan surat, penelitian dan perbaikan naskah dinas, pelaksanaan takah sampai pada pelaksanaan registrasi dan meneliti naskah yang diterima dan yang akan didistribusikan;
b. Kasubbagtakah mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
c. Kasubbagtakah mengajukan laporan tentang hasil kegiatan kepada KasetumlWakasetum baik mengenai jalannya kegiatan maupun anggaran yang terserap;
d. Kasubbagtakah mengajukan naskah dinas yang telah dikoreksi kepada Kasetum Polri untuk mendapatkan paraf Kasetum Polri;
e. Kasubbagtakah melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh KasetumlWakasetum Polri.
Pasal20
HTCK Kasetum PolrilWakasetum dengan Kasubbagum bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut :
1. Kasetum PolrilWakasetum memberikan arahan kepada Kasubbagum dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dari mulai pembuatan undangan rapat atau pertemuan, pembuatan risalah sampai pada urusan reproduksi dan distribusi produk-produk Setum Polri.
2. Kasubbagum mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
3. Kasubbagum mengajukan laporan tentang hasiI kegiatan kepada KasetumlWakasetum baik mengenai jalannya kegiatan maupun anggaran yang terserap;
4. Kasubbagum mengajukan konsep undangan baik cetak maupun lembaran untuk mendapatkan persetujuan Kasetum Polri;
5. dalam acara-acara besar Kasubbagum mempersiapkan bahan rapat untuk kesiapan paparan kemajuan seksi undangan oleh Kasetum Polri.
6. Kasubbagum melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh KasetumlWakasetum Polri.
Pasal 21
HTCK Kasetum PolrilWakasetum dengan Kakanpos bersifat vertikal, dilaksanakan sebagai berikut:
a. Kasetum PolrilWakasetum memberikan arahan kepada Kakanpos dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dari mulai pelayanan administrasi pos, penerimaan dan pengiriman pos baik melalui PT. Pos Indonesia atau jasa pengiriman lainnya.
b. Kakanpos mengajukan Rencana Kegiatan beserta RAB kepada Kasetum Polri yang ada pada DIPA Setum Polri untuk selanjutnya mendapat arahan dan persetujuan pengesahan kegiatan;
c. Kakanpos mengajukan laporan tentang hasil kegiatan kepada KasetumlWakasetum balk mengenai jalannya kegiatan maupun anggaran yang terserap;
d. Kakanpos melaporkan kepada Kasetum mengenai jumlah tagihan oleh PT. Pos Indonesia untuk selanjutnya diproses sesuai ketentuan yang berlaku.
e. Kakanpos mengajukan telaahan staf kepada Kasetum Polri apabila ada perubahan sistem pengeposan.
f. Kakanpos melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh KasetumlWakasetum Polri.
Bagian ketiga
HTCK KasetumlWakasetum dengan Kaurkeu Pasal 22
HTCK KasetumlWakasetum dengan Kaurkeu, dilaksanakan sebagai berikut:
a. Kasetum Polri menetapkan kebijakan, memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Kaurkeu dalam bidang administrasi keuangan, meliputi pengujian, penerimaan dan pembayaran penghasilan, kas dan pembukuan dalam Iingkul1gan Setum Polri;
b. Kaurkeu Setum Polri memberikan laporan tentang penerimaan, penyimpanan dan pembayaran keuangan serta pertanggungjawaban uang yang berada dalam pengelolaannya;
c. secara berkala Kaurkeu menyiapkan konsep laporan sistem akuntansi instansi dan realisasi anggaran agar Kasetum dapat mengetahui posisi keuangan serta persentase penyerapan anggaran pada Setum Polri.
Bagian Keempat
HTCK Kasubbagrenmin dengan para Kasulbbag, Kakanpos, Kaurkeu Pasal 23
(1) HTCK Kasubbagrenmin dengan Kasubbagbinset bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. pada saat penyusunan rencana kebutuhan kegiatan Subbagbinset pada setiap awal tahun anggaran T.A. +1;
b. dalam rencana kegiatan bidang pengembangan sistem, sumber daya manusia yang mengawaki dan biaya yang diperlukan;
c. meminta laporan kegiatan bulanan yang dilaksanakan oleh Subbagrenmin untuk dihimpun menjadi laporan kegiatan bulanan Setum Polri;
d. menyiapkan alat tulis kantor/sarana prasarana yang telah disetujui Kasetum dalam mendukung kegiatan Subbaqbinset;
e. dalam hal penyiapan sarana prasarana pada setiap kegiatan pelatihan yang dilaksanakan di Setum Polri;
f. dalam hal pengembangan struktur dan organisasi Setum Polri; dan
g. dalam penyimpanan arsip aktif yang merupakan produk Subbag yaitu arsip yang disimpan di Urtu.
(2) HTCK Kasubbagrenmin dengan Kasubbagtakah bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penelitian naskah dinas untuk konsep-konsep yang akan dikeluarkan oleh Setum Polri;
b. pembinaan karier surnber daya manusia di Iingkungan Subbaqtakah:
c. pengajuan rencana kebutuhan dan rencana kegiatan pada setiap penyusunan RKA-KL Setum Polri;
d. pemenuhan alat tulis kantor dan sarana prasarana yang disetujui Kasetum untuk mendukung tugas sehari-sehari di Subbagtakah; dan
d. penyimpanan arsip aktif yang merupakan produk Subbag yaitu arsip yang disimpan di Urtu.
(3) HTCK Kasubbagrenmin dengan Kasubbagarsip bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyusunan rencana kebutuhan kegiatan Subbagarsip pada setiap awal Tahun Anggaran T.A.+1;
b. menyiapkan alat tulis kantor/sarana prasarana yang telah disetujui Kasetum dalam mendukung kegiatan Subbag Arsip;
c. pembinaan karier anggota Subbagarsip; dan
d. penyirnpanan arsip inaktif dengan menggunakan daftar arsip.
(4) HTCK Kasubbaqrenrnln dengan Kasubbagum bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyusunan rencana kebutuhan kegiatan Subbagum pada setiap awal tahun anggaran T.A.:+-1;
b. menyiapkan alat tulis kantor/sarana prasarana yang telah disetujui Kasetum dalam mendukung kegiatan Subbagum;
c. pembinaan karier anggota Subbagum; dan
d. penyimpanan arsip aktif yang merupakan produk Subbag yaitu arsip yang disimpan di Urtu.
(5) HTCK Kasubbagrenmin dengan Kakanpos bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasl, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyusunan rencana kebutuhan kegiatan Kantorpos pada setiap awal tahun anggaran T.A.+1;
b. menyiapkan alat tulis kantor/sarana prasarana yang telah disetujui Kasetum dalam mendukung kegiatan Kantorpos;
c. pembinaan karier anggota Kantorpos; dan
d. penyimpanan arsip aktif yang merupakan produk Subbag yaitu arsip yang disimpan di Urtu.
(6) HTCK Kasubbagrenmin dengan Kaurkeu bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyusunan rencana kebutuhan kegiatan Kaurkeu pada setiap awal tahun anggaran T.A.+1;
b. menyiapkan alat tulis kantor/sarana prasarana yang telah disetujui Kasetum dalam mendukung kegiatan Kaurkeu;
c. pembinaan karier anggota Kaurkeu; dan
d. koordinasi pelaksanaan Laporan realisasi anggaran tiap bulan.
Bagian Kelima
HTCK Kasubbagbinset dengan para Kasubbag, Kakanpos,Kaurkeu Pasal 24
(1) HTCK Kasubbagbinset dengan Kasubbagtakah bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi. dilaksanakan sebagai berikut:
a. memberikan pengawasan dan masukan tentang efektivitas peraturan dan petunjuk terhadap suatu peraturan mengenai Minu Polri yang baru diluncurkan;
b. perencanaan sosialisasi Minu Polri baik materi maupun pengajarnya untuk tingkat pusat dan kewilayahan;
c. memberikan jawaban tertulis atas pertanyaan yang dikirimkan dari satker tingkat Mabes Polri dan Setum Polda ke Setum Polri;
d. meminta laporan bulanan kegiatan SUbbagtakah untuk dihimpun menjadi Laporan bulanan Setum Polri;
e. pembuatan Surat Edaran mengenai mekanisme operasional dalam pelaksanaan Minu Polri; dan
f. pembuatan teguran tertulis atas temuan kesalahan naskah dinas yang dikirimkan dari satker di tingkat pusat maupun kewilayahan.
(2) HTCK Kasubbagbinset dengan Kasubbagarsip bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. memberikan pengawasan dan masukan tentang efektivitas peraturan mengenai peraturan kearsipan;
b. perencanaan sosialisasi Arsip Polri balk materi maupun pengajarnya untuk di tingkat pusat dan kewilayahan;
c. kegiatan pelaksanaan peJatihan arsiparis baik mengenai materi dan pengajarnya;
d. meminta laporan kegiatan bulanan Subbagarsip untuk dihimpun menjadi laporan bulanan Setum Polri; dan
e. penyimpanan arsip inaktif dengan menggunakan daftar arsip.
(3) HTCK Kasubbagbinset dengan Kasubbagum bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dllaksanakan sebagai berikut:
a. penggandaan materi pelatihan;
b. tugas-tugaslain yang berkaitan dengan tugas Kasubbagum; dan
c. meminta laporan bulanan kegiatan Subbagum untuk dihimpun menjadi laporan bulanan Setum Polri.
(4) HTCK Kasubbagbinset dengan Kakanpos bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut
a. pengiriman surat dinas di lingkungan Mabes Polri maupun ke Polda - Polda; dan
b. meminta laporan bulanan kegiatan Kakanpos untuk dihimpun menjadi laporan bulanan Setum Polri;
(5) HTCK Kasubbagbinset dengan Kaurkeu bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut
a. koordinasi tentang pertanggungjawaban keuangan terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan apakah telah sesuai dengan perturan dan ketentuan yang berlaku
b. koordinasi terhadap hak dan kewaJiban terutama gaji dan tunjangan lainya
Bagian Keenam
HTCK Kasubbagtakah dengan para Kasubbag, Kakanpos, Kaurkeu Pasal25
(1) HTCK Kasubbagtakah dengan Kasubbagarsip bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. pengiriman arsip statis surat-surat/naskah dinas Kapolri yang dikirim pertahun;
b. penelitian naskah-naskah dinas yang diajukan oleh arsip untuk ditanda tangani KapolrilWakapolri atau Kasetum Polri;
c. integrasi sistem ANDE dengan 81M Kearsipan; dan
d. penyimpanan arsip inaktif dengan menggunakan daftar arsip;
(2) HTCK Kasubbagtakah dengan Kasubbagum bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penelitian naskah dinas untuk konsep-konsep yang akan ditandatangani oleh Kapolri atau Kasetum Polri;
b. berkoordinasi secara bersama-sama dalam pelaksanaan kegiatan kepanitiaan undangan; dan
c. kegiatan pembuatan risalah dan undanganyang perlu ditakahkan.
(3) HTCK Kasubbagtakah dengan Kakanpos bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penerimaan surat-surat dinas dan pengaduan yang ditujukan kepada Kapolri dan Wakapolri; dan
b. penyesuaian kotak surat dengan daftar distribusi A,B,C dan D Mabes Polri; (4) HTCK Kasubbagtakah dengan Kaurkeu bersifat Horizontal dalam bentuk
koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi tentang pertanggungjawaban keuangan terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan apakah telah sesuai dengan perturan dan ketentuan yang berlaku;
b. koordinasi terhadap hak dan kewajiban terutama gaji dan tunjangan lainnya.
Bagian ketujuh
HTCK Kasubbagarsip dengan para Kasubbag, Kakanpos,Kaurkeu Pasal26
(1) HTCK Kasubbagarsip dengan Kasubbagum bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. pemindahan arsip pita rekaman dan hasil notulen rapat;
b. reproduksi untuk keperluan peralatan arsip Polri; dan
c. penyimpanan arsip inaktif dengan menggunakan daftar arsip;
(2) HTCK Kasubbagarsip dengan Kakanpos bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. penerimaan arsip dari polda-polda dan pengiriman arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. distribusi peraturan arsip untuk satker-satker di tingkat pusat dan kewilayahan; dan
c. penyimpanan arsip inaktif dengan menggunakan daftar arsip.
(3) HTCK Kasubbagarsip dengan Kaurkeu bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi tentang pertanggungjawaban keuangan terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan apakah telah sesuai dengan perturan dan ketentuan yang berlaku;
b. koordinasi terhadap hak dan kewajiban terutama gaji dan tunjangan lainya.
Bagian kedelapan
HTCK Kasubbagum dengan Kakanpos, Kaurkeu Pasal 27
(1) HTCK Kasubbagum dengan Kakanpos koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
bersifat Horizontal dalam bentuk
a. pengiriman undangan wilayah; dan
ke satker-satker baik di tingkat pusat maupun b. kurir pada saat acara-acara besar Polri.
(2) HTCK Kasubbagum dengan Kaurkeu bersifat Horizontal dalam bentuk koordinasi, dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi tentang pertanggungjawaban keuangan terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan apakah telah sesuai dengan perturan dan ketentuan yang berlaku;
b. koordinasi terhadap hak dan kewajiban terutama gaji dan tunjangan lainya.
BAB IV
HTCK OENGAN PEJABAT PAOA SATKER 01 UNGKUNGAN MABESPOLRIOANPOLOA
Bagian Kesatu Bersifat Vertikal
HTCK Kasetum Polri dengan Kapolri/Wakapolri Pasal 28
(1) HTCK Kasetum Polri dengan Kapolri bersifat vertikal bentuk hubungan adalah (garis) menerima perintah dan melaporkan, dilaksanakan sebagai berikut:
a. menerima petunjuk dan arahan dari Kapolri dalam rangka penyusunan dan perumusan kebijakan teknis Kapolri di bidang Administrasi Umum Polri yang meliputi Naskah Dinas, Tata Naskah, Tata Kearsipan dan Penyelenggaraan Pos Polri;
b. menerima petunjuk dan arahan dari Kapolri dalam masalah keterlibatan Setum dalam suatu kepanitiaan terutama yang berkaitan dengan seksi undangan;
c. menerima petunjuk dan arahan dari Kapolri dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas kesekretariatan di tingkat pusat; dan
d. melaporkan segala sesuatu yang menyangkut kegiatan penyelenggaraan Pembinaan Administrasi Umum Polri baik di tingkat pusat maupun kewilayahan.
(2) HTCK Kasetum Polri dengan Wakapolri bersifat vertikal bentuk hubungan adalah (garis) menerima perintah dan melaporkan, dilaksanakan sebagai berikut:
a. menerima petunjuk dan arahan dari Wakapolri dalam hal-hal yang bersifat teknis dalam pelayanan administrasi umum hasil dari penjabaran disposisi
Kapolri;
b. meminta paraf untuk konsep naskah dinas mengenai kebijakan pengembangan sistem Administrasi Umum Polri;
c. melaporkan segala sesuatu yang terkait dengan kegiatan penyelenggaraan bidang Administrasi Umum Polri.
Bagian Kedua Bersifat Horizontal
HTCK Kasetum Polri dengan Unsur Pengawas dan Pembantu Pimpinan Pasal29
(1) HTCK Kasetum Polri dengan Inspektorat Pengawasan umum Polri (Irwasum Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mempersiapkan pelaksanaan wasrik baik tahap 1 (aspek perencanaan dan pengorganisasian) maupun tahap 2 (aspek pelaksanaan dan pengendalian) sesuai dengan jadwal pemeriksaan;
b. menindaklanjuti dan memberikan jawaban tentang hasil temuan wasrik paling lambat 30 hari setelah penyerahan Pernyataan Hasil Pemeriksaan (PHP);
c. mengajukan permohonan verifikasi pada saat penggantian Kasetum Polri; dan
d. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Itwasum Polri.
(2) HTCK Kasetum Polri dengan Asisten Kapolri Bidang Operasi (Asops Kapolri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi dalam pelaksanaan pembuatan Laporan Harian Situasi Keamanan yang akan dikirim kepada PresidenlWapres dan para menteri; b. koordinasi dalam pelaksanaan reproduksi dan distribusi Laporan Pam
Pernilu yang ditujukan kepada Presiden dan menteri yang terkait dengan politik, hukum dan keamanan;
c. menqajukan daftar nama-nama anggota Setum Polri yang terlibat Satuan Cadangan Pusat Mabes Polri atau Bawah Komando Operasi (BKO) ke wilayah apabila diperlukan; dan
d. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di lingkungan Sops Polri.
(3) HTCK Kasetum Polri dengan Asisten Kapolri Bidang Perencanaan dan Anggaran (Asrena Kapolri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi dalam rangka penyusunan kebutuhan anggaran dalam mendukung kegiatan Setum Polri;
b. memberikan Laporan Akuntabilitas Kinerja Setum Polri, Rancangan Renja Setum, Renja Setum dan pengisian RKA-KUOIPA Setum Polri;
c. pengajuan perubahan Restrukturisasi Organisasi Setum Polri;
d. pembuatan Renstra Setum Pofri sebagai bahan penyusunan Renstra Polri; dan
e. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Urnurn di fmgkungan Srena Kapolri.
(4) HTCK Kasetum Polri dengan Asisten Kapolri bidang Sumber Oaya lVIanusia (AS SOM Kapolri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. pengajuan Usulan Kenaikan Gaji (UKG), Usulan Kenaikan Pangkat (UKP) dan pensiun serta mutasi jabatan bagi anggota Setum Polri yang sudah memenuhi persyaratan;
b. pengajuan kompetensi personel yang diperlukan untuk recruitment anggota Setum Polri;
c. pelaksanaan tes kesemaptaan jasmani untuk anggota secara periodik;
d. koordinasi dalam pengajuan usulan pemberian tanda penghargaan bagi anggota Setum Polri yang telah memenuhi persyaratan;
e. koordinasi dalam pemenuhan kekuangan personel Setum Polri sesuai dengan Daftar Susunan Personel Polri (DSPP) Setum Polri.
f. memohon bantuan tes psikologi untuk mengurus izin yang memerlukan persyaratan hasil tes psikologi;
g. mengajukan permohonan bimbingan untuk pernikahan, rujuk dan cerai bagi anggota Setum Polri; dan
h. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di lingkungan Staf Surnber Daya Manusia Polri.
(5) HTCK Kasetum Polri dengan Asisten Kapolri bidang Sarana dan Prasarana (Assarpras Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi dalam pengadaan Kaporlap kebutuhan anggota Setum Polri; b. mengajukan kebutuhan Ranmor Dinas dan Kendaraan kkhusus untuk
menunjang mobilisasi Setum Polri;
c. mengajukan pemusnahan sarpras/BMN Setum Polri disesuaikan dengan peraturan yang berlaku;
d. memberikan bimbingan teknis mengenai Sistem Akuntasi Barang Milik Negara (SABMN) dan prosedur dan tata cara pengadaan baranq/lasa pemerintah; dan
e. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Staf Sarana Prasarana Polri.
(6) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Divisi Profesi dan Pengamanan Polri (Kadivpropam Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengajukan usulan bantuan pemeriksaan untuk anggota yang melakukan pelanggaran disiplin disiplin;
b. meminta bantu an keamanan pada acara-acara Setum yang membutuhkan pengamanan; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Divpropam Polri;
(7) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Divisi Hukum Polri (Kadivkum Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengajukan konsep peraturan Kapolri tentang pelaksanaan administrasi umum Polri untuk ditinjau dari bahasa hukumnya;
b. mengajukan konsep peraturan Kasetum tentang pelaksanaan teknis administrasi umum Polri untuk para pengemban fungsi kesekretariatan yang ditinjau dari bahasa hukumnya;
c. meminta bantuan personel untuk menjadi perangkat sidang disiplin anggota; dan
d. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di lingkungan Divkum Polri;
(8) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Divisi Hubunqan Masyarakat (Kadivhumas Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. meminta bantuan personel untuk acara kegiatan Setum yang membutuhkan dokumentasi foto/film;
c. memberikan informasi data yang perlu dipublikasikan melalui Aplikasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PID) Humas Polri dalam rangka mendukung Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Polri;
b. menerima lernbar Penpas untuk disosialisasikan kepada anggota Setum Polri; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Divhumas Polri.
(9) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Divisi Hubungan Internasional (Kadivhubinter Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengajukan permohonan izin untuk anggota Setum yang akan ke luar negeri baik biaya dinas maupun perorangan; dan
b. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di lingkungan Divhubinter Polri.
(10) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Divisi Teknologi Informatika (Kadiv TI Polri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi dalam rangka penggunaan jaringan Local Area Network (LAN) Polri untuk operasional Sistem Informasi Manajemen (SIM) Arsip Polri dan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (ANDE) Polri;
b. permohonan bantuan tenaga konsultan Informasi Teknologi untuk pengadaan/pengembangan sistem aplikasi yang ada pada Setum Polri; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Divisi Teknologi Informasi Polri.
(11) HTCK Kasetum Polri dengan Koordinator Staf Ahli Kapolri (Koorsahli Kapolri), bersifat Horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. berkoordinasi dalam mereproduksi dan distribusi amanat Kapolri dalam suatu acara dalam hal Koorsahli yang ditunjuk untuk mempersiapkan amanat Kapolri;
b. berkoordinasi dalam mereproduksi jawaban Kapolri atas pertanyaan Dewan Perwakilan Rakyat pada acara dengar pendapat Kapolri dan Dewan Perwakilan Rakyat; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di lingkungan Sahli Kapolri.
(12) HTCK Kasetum Polri dengan Koordinator Staf Pribadi Pimpinan (Koorspriplrn Polri), bersifat horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. koordinasi dengan Spripim Polri dalam meminta informasi mengenai pengesahan Konsep Pilun yang diajukan oleh Setum Polri;
b. koordinasi dalam hal serah terima surat dinas, surat pribadi dan surat pengaduan untuk Kapolri yang diterima oleh Setum Polri;
c. koordinasi dalam hal konsep naskah dinas yang akan ditanda tangani Kapolri dan Wakapolri;
d. membantu pelaksanaan kegiatan Spripim Polri dalam acara Kapolri dengan memberikan bantuan dalam pengiriman undangan dan notulennya; dan e. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi
Administrasi Umum di lingkungan Spripim Kapolri.
(13) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Pelayanan Markas (Kayanma Polri), bersifat horizontal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. meminta bantuan Satang Yanma dalam mendukung kegiatan Setum pada acara yang memerlukan mobilitas tinggi;
b. koordinasi dalam permintaan dukunqan bahan bakar minyak kendaraan bermotor dinas Setum Polri; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi Administrasi Umum di Iingkungan Yanma Polri;
Bagian ketiga Bersifat Diagonal
HTCK Kasetum Polri dengan Unsur Pelaksana Tugas Pokok Pasal30
(1) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Badan Intelijen dan Keamanan (Kabaintelkam Polr), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. memohon bantuan perpanjangan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) rahasia untuk ranmor dinas pimpinan;
b. memohon penerbitan Penelitian Personel (Iitpers) anggota Setum, sebagai kelengkapan persyaratan kenaikan pangkat, promosi jabatan dan lain-lain; dan
c. mernberikan bantuan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Administrasi umum di lingkungan Baintelkam Polri.
(2) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Badan Pemeliharaan Keamanan Polri (Kabaharkam Polr , bersifat diagonal dilaksanakan sebagai berikut:
a. hubungan bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi; b.. koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan seksi undangan pada acara besar
Polri dimana Kabaharkam ditunjuk sebagai ketua panitia: dan
c. memberikan birnbingan teknis administrasi dalam rangka penyelenggaraan fungsi Minu Polri di Iingkungan Baharkam Polri.
(3) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Badan Reserse dan Kriminal Polri (Kabareskrim Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengirimkan surat pengaduan masyarakat yang menyangkut pelanggaran tindak pldana: dan
b. memberikan bantuan teknis penyelesaian administrasi umum di lingkungan Bareskrim Polri.
c. rnemberikan bimbingan teknis administrasi dalam rangka penyelenggaraan fungsi Minu Polri di Iingkungan Bareskrim Polri.
(4) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Korps Lalu Lintas Polri (Kakorlantas Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut
memberikan bantuan teknis penyelesaian administrasi umum di Iingkungan Korlantas Polo.
(5) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Korps Brigade Mobil ( Kakorbrimob Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi;dilaksanakan sebagai berikut:
memberikan bantuan teknis penyelesaian administrasi umum di lingkungan Korbrimob Polri.
(6) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Detasemen Khusus 88 Anti Teror Polri (Kadensus 88 AT Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi; dan dilaksanakan sebagai berikut:
memberikan bantuan teknis penyelesaian administrasi umum di lingkungan Densus 88 AT Polri.
Bagian Keempat Bersifat Diagonal
HTCK Kasetum Polri dengan Unsur Pendukung Pasal31
(1) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Lembaga Pendidikan Polri (Kalemdikpol), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengajukan rencana pendidikan dan latihan yang diselenggarakan oleh Setum Polri;
c. mengirimkan tenaga pengajar Administrasi Umum Polri sesuai permintaan dari jajaran Lemdikpol;
d. memberikan masukan dalam penyusunan kurikulum dan bahan ajar kejuruan administrasi umum Polri sesuai dengan kompetensi yang diharapkan; dan e. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis
Administrasi Umum untuk lingkungan Lemdikpol.
(2) HTCK Kasetum Polri denqan Kepala Pusat Penelitian dan Pengembangan Polri (Kapuslitbang Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Aministrasi Umum di lingkungan Puslitbang.
(3) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Pusat Keuangan Polri (Kapuskeu Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mengirimkan backup data untuk penyesuaian Laporan Sistem Akuntasi Kuasa Pengguna Anggaran (SAKPA) dan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) Setum Polri serta mengirimkan laporan keuangan setiap bulan;
b. mengikuti pembinaan administrasi keuangan yang diselenggarakan oleh Puskeu;dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Administrasi Umum di Iingkungan Puskeu Polri.
(4) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Pusat Kedokteran Polri (Kapusdokkes Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. melaksanakan pemeriksaan general check up secara berkala untuk anggota Setum Polri;
b. mengajukan permintaan penggantian biaya perawatan kesehatan (Restitusi) bagi anggota Setum Polri yang berobat di rumah sakit luar; dan
c. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Administrasi Umum di Iingkungan Pusdokkes Polri.
(5) HTCK Kasetum Polri dengan Kepala Pusat Sejarah Polri (Kapusjarah Polri), bersifat diagonal dan bentuk hubunqan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Aministrasi Umum di lingkungan Pusjarah
Bagian Kelima Bersifat Diagonal
HTCK Kasetum Polri dengan Unsur kewilayahaan meliputi Polda-Polda Pasal32
HTCK Kasetum Polri dengan para Kasatwil/Kapolda dan Pejabat di jajaran Polda. bersifat Diagonal dan bentuk hubungan adalah (garis) koordinasi dilaksanakan sebagai berikut:
a. mensosialisasikan Petunjuk Administrasi Umum Polri kepada Polda melalui Setum Polda dan jajarannya;
b. menerima laporan bulanan dari seluruh kegiatan dari masing-masing Setum Polda;
c. memberikan inforrnasi tentang penyelenggaraan pendidikan Minu Polri dengan mengikutsertakan anggota Setum Polda; dan
d. memberikan bimbingan teknis dalam rangka penyelenggaraan fungsi teknis Administrasi Umum di Iingkungan Polda.
BAB V
Bersifat Lintas Sektoral
HTCK DENGAN KEIVIENTERIAN/LEMBAGAIINSTANSI LUAR Pasal 33
HTCK Kasetum Polri dengan Instansi Luar merupakan suatu pola hubunqan yang bersifat lintas sektoral dan bentuk hubunqan adalah jalur koordinasi dalam bentuk kerja sama, dilaksanakan sebagai berikut:
a. Kasetum Polri dengan Bank Mandiri, dalam hal kerja sama dalam masalah penyaluran dana pembayaran Gaji dan Non Gaji melalui KPPN;
b. Kasetum Polri dengan KPPN, dalam hal mengadakan kerja sama dalam masalah pengajuan berkas SPM untuk penghasilan personel Setum Polri dan seluruh kegiatan pada DIPA Setum Polri;
c. Kasetum Polri dengan PT. ASABRI, dalam hal:
1. mengurus hak-hak anggota dalam perhitungan besarnya santunan Asabri untuk anggota Polri dan PNS;
2. mengkonfirmasikan mengenai pengajuan SKPP untuk anggota Polri yang pensiun; dan
3. memberikan kesempatan sosialisasi peraturan Asabri yang perlu diketahui oleh anggota Polri dan PNS, pada acara-acara Sosialisasi Administrasi Umum Polri;
d. Kasetum Polri dengan Direktorat Jenderal (Dirjen) Pajak, dalam hal mengikutsertakan anggota apabila ada sosialisasi mengenai sistem perhitungan pajak yang baru;
e. Kasetum Polri dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dalam hal kerja sama di bidang kearsipan baik pelatihan arsiparis maupun pembinaan kearsipan; f. Kasetum Polri dengan PI. Pos Indonesia, dalam hal pembinaan teknis
pengeposan dan sistem pembayaran pengiriman pos untuk surat-surat dinas; g. Kasetum Polri dengan BPK, dalam hal penyiapan bahan wasrik yang diperlukan
oleh BPK;
h. Kasetum Polri dengan Paspampres, dalam hal pengecapan sekuriti undangan yang akan dihadiri oleh Presiden;
i. Kasetum Polri dengan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dalam hal koordinasi mengenai administrasi umum yang diberlakukan pada lembaga I instansi pemerintah.
BAB VI
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Pasal 34
(1) Fungsi pengawasan dan pengendalian dimaksudkan agar tujuan yang telah ditentukan dapat berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan guna memperoleh hasil yang optimal.
(2) Pengawasan dan pengendalian terhadap HTCK di lingkungan Setum Polri dilakukan oleh KasetumlWakasetum Polri dan Para Kasubbag.
(3) Pengawasan dan pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui penyelenggaraan:
a. administrasi; b. pelaporan; dan
c. analisa dan evaluasi (Anev).
Pasal35
(1) Penyelenggaraan administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (3) huruf a, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
a. konsep/draft naskah dinas yang akan diajukan kepada Kasetum Polri adalah konsep/draft naskah dinas terlebih dahulu diparaf oleh konseptor; 1. kemudian diteliti dan dikoreksi materi konsep naskah dinas dan
format suratnya sesuai dengan petunjuk administrasi umum (lVIinu) yang berlaku di lingkungan Polri oleh Kasubbagtakah, kemudian diparaf Kasubbagrenmin dan Wakasetum/; dan
2. setelah diparaf oleh Kasubbagrenmin dan Wakasetum kemudian diajukan kepada Kasetum Polri untuk ditandatangani, selanjutnya dilakukan penomoran surat keluar dilakukan oleh staf Urtu pada Subbagrenmin Setum Polri.
b. konsep/draft naskah dinas yang akan dikirim dan ditujukan kepada Satker eli lingkungan Mabes Polri, sebagai berikut :
1. konsep/draft naskah dinas sebelum diparaf oleh konseptor KasubbagrenminlWakasetum, diteliti terlebih dahulu format suratnya sesuai dengan Minu yang berlaku di Iingkungan Polri oleh Kasubbagtakah; dan
2. setelah diparaf oleh konseptor, kasubbagrenmin dan wakasetum diajukan kepada Kasetum Polri untuk ditandatangani atau dapat ditandatangani oleh Wakasetum atas nama Kasetum Polri, dan selanjutnya dilakukan penomoran surat keluar oleh staf Urtu Subbagrenmin Setum Polri, kemudian dikirim lewat Pos atau kurir;
c. naskah dinas yang ditujukan kepada instansi lain di luar Polri yang akan ditandatangani oleh Kapolri, dilaksanakan dengan tahapan:
1. konsep/draft naskah dinas terlebih dahulu diteliti format suratnya sesuai dengan ketentuan Minu yang berlaku di lingkungan Polri; 2. kemudian diparaf oleh konseptor Kasetum Polri dan diteruskan ke
Wakapolri untuk permintaan paraf; dan
3. setelah diparaf Wakapolri kemudian surat diajukan kepada Kapolri. Setelah ditandatangani Kapolri, selanjutnya surat tersebut dilakukan penomoran dan distempel di Setum Polri dan dikirim melalui Kantorn Pos atau melalui Kurir.
(2) Para Kasubbag, Kakanpos dan Bensat Setum Polri berkewajiban untuk menyelenggarakan pengarsipan di bagiannya masing-masing dengan memperhatikan ketentuan dan tatacara kearsipan.
Pasal36
(1) Penyelenggaraan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (3) huruf b di dilakukan dengan membuat laporan:
a. insidentil;
b. berkala, meliputi laporan : 1. bulanan;
2. triwulan; 3. semester; dan 4. tahunan.
(2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh para pejabat di Iingkungan Setum Polri.
Pasal37
(1) Laporan insidentil dan berkala ditandatangani oleh pelaksana kegiatan dan dikirim ke Kasetum Polri;
---(2) laporanbulanan dibuat oleh para Kasubbag, Kakanpos dan Kaurkeu sesuai dengan . Rengiat masing-masing dan dilaporkan ke Kasetum Polri dan ditembuskan ke Subbag Binset;
(3) laporan Semester dibuat oleh Subbagrenmin dalam rangka pembuatan Anev Semester yang berisi realisasi pelaksanaan kegiatan, capaiansasaran dan anggaran yang diserap;
(4) laporan tahunan tentang LAKIP Setum Polri dilaksanakan oleh Kasubbaqrenrnln dibantu oleh Kaurren dan Paminren, selanjutnya diteruskan ke Asrena Kapolri, dengan ditandatangani oleh Kasetum Polri.
Pasal38
Kasetum Polri wajib membuat Allev Lakip tahunan untuk diteruskan ke Itwasum Polri guna menjadikan bahan untuk Itwasum dalam penyusunan Anev Polri dalam rangka pengkajian hambatan dan kendala dalam pelaksanaan klneqa Polri.
BAS VII
KETENTUAN PENUTUP Pasal 39
Pada saat peraturan ini mulai berlaku maka Keputusan Kepala Sekretariat Umum Polri Nomor: Kep/28/XII/2010 tanggal 30 Desember 2010 tentang Hubungan Tata Cara Kerja (HTCK) di Lingkungan Sekretariat Umum Polri, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Ditetapkan di Jakarta
pad
a
tanggalto
Mer.
2011 KEPALA SEKREDrs. SUPRA: KOMISARIS SESAR P
disahkan
di
Jakarta
pada tanggal
10
M!.i
2011KEPALA KEPOUSIAN NEGAR.A REP BLIK INDONESIA,
Drs. TIMUR PRADOPO JENDERAL POLISI
