• Tidak ada hasil yang ditemukan

3.11 Modul SPIP Dokumentasi Yang Baik Atas SPI

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "3.11 Modul SPIP Dokumentasi Yang Baik Atas SPI"

Copied!
34
0
0

Teks penuh

(1)

(2) BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN. PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR DOKUMENTASI YANG BAIK ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN SERTA TRANSAKSI DAN KEJADIAN PENTING (3.11). NOMOR : PER- 1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009.

(3)

(4) KATA PENGANTAR. Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan. dan. Pembangunan. (BPKP),. sesuai. dengan. pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem. Pengendalian. Intern. yang. menjadi. tanggung. jawab. menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; b. sosialisasi SPIP; c. pendidikan dan pelatihan SPIP; d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima. kegiatan. dimaksud. diarahkan. dalam. rangka. penerapan unsur-unsur SPIP yaitu: a. lingkungan pengendalian; b. penilaian risiko; c. kegiatan pengendalian; d. informasi dan komunikasi; dan e. pemantauan pengendalian intern. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. i.

(5) Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,. BPKP. telah. menyusun. Pedoman. Teknis. Umum. Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman. teknis. penyelenggaraan. SPIP. Sub. Unsur. Dokumentasi yang Baik atas Sistem Pengendalian Intern serta Transaksi dan Kejadian Penting pada Unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut dan dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.. Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,. Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. ii.

(6) DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR. ................................................................. i. DAFTAR ISI ................................................................................ iii. BAB I. BAB II. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ......................................................... 1. B. Sistematika Pedoman .............................................. 2. GAMBARAN UMUM A. Pengertian ................................................................ 3. B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 7. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ................... 9. D. Parameter Penerapan ............................................. 10 BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN A. Tahap Persiapan........................................................ 11 B. Tahap Pelaksanaan................................................... 15 C. Tahap Pelaporan........................................................ 21 BAB IV PENUTUP. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. iii.

(7) 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. iv.

(8) BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang Kegiatan pengendalian dalam sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP), salah satunya adalah dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola, memelihara, dan memutakhirkan dokumentasi secara berkala. Dokumentasi berguna bagi para pimpinan dalam mengendalikan pengoperasian atau pelaksanaan kegiatan sehari-hari untuk mencapai tujuan. Dokumentasi yang baik ini juga berfungsi sebagai alat uji atas efektivitas sistem pengendalian intern yang diselenggarakan instansi pemerintah. Dokumentasi yang dimaksud, adalah berupa kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya yang berlaku dan diterapkan pada instansi pemerintah. Ciri-ciri dokumentasi yang baik adalah tertulis, lengkap, akurat, tersedia setiap saat, dipelihara, dikelola, dan dimutakhirkan. Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan panduan maupun acuan dalam memahami dan melakukan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian. penting. merupakan. bagi. penjabaran. instansi lebih. pemerintah.. lanjut. dari. Pedoman. pedoman. ini. teknis. penyelenggaraan SPIP.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 1.

(9) B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan Dalam bab ini dijelaskan latar belakang dari penulisan pedoman ini dan sistematika penyajian pedoman teknis dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.. Bab II. Gambaran Umum Dalam bab ini dibahas secara garis besar konsep dasar dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Konsep dasar dimaksud terdiri dari definisi, perlunya, dan parameter penerapannya. Selain itu, dibahas juga keterkaitan antara pendokumentasian yang baik dengan peraturan perundang-undangan.. Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan Dalam. bab. ini. penyelenggaraan,. diuraikan berupa. langkah-langkah tahapan. dalam. pendokumentasian yang baik, yang meliputi persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. Bab IV Penutup Penutup. berisikan. hal-hal. penting. yang. perlu. diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 2.

(10) BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian Kegiatan pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat. dari. tugas. dan. fungsi. bersangkutan.. Penyelenggaraan. sebagaimana. dimaksud,. instansi. pemerintah. kegiatan. yang. pengendalian. sekurang-kurangnya. memiliki. karakteristik sebagai berikut: 1. kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok instansi pemerintah; 2. kegiatan. pengendalian. harus. dikaitkan. dengan. proses. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi pemerintah; 4. kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis; 5. prosedur yang tertulis harus dilaksanakan dengan konsisten; 6. kegiatan pengendalian harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut tetap berfungsi dan sesuai dengan yang diharapkan. Kegiatan pengendalian yang diterapkan dalam suatu instansi pemerintah dapat berbeda dengan yang diterapkan pada instansi pemerintah lain. Perbedaan tersebut antara lain disebabkan oleh perbedaan dalam: 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 3.

(11) 1. visi, misi, dan tujuan; 2. lingkungan dan cara beroperasi; 3. tingkat kerumitan organisasi; 4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan 5. risiko yang dihadapi. Kegiatan pengendalian sebagaimana dimaksud terdiri atas: 1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan; 2. pembinaan sumber daya manusia; 3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. pengendalian fisik atas aset; 5. penetapan dan reviu atas parameter dan ukuran kinerja; 6. pemisahan fungsi; 7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting; 8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; 9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya; 10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; 11. dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern (SPI) serta transaksi dan kejadian penting. Terkait dengan pedoman dokumentasi ini, pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3) huruf k Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Dalam menyelenggarakan dokumentasi yang baik tersebut, pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola, memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi yang mencakup seluruh SPI serta transaksi dan kejadian penting. Pendokumentasian yang baik tersebut dilakukan agar kegiatan dapat dikendalikan dan dievaluasi. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 4.

(12) Dokumentasi atas SPI mencakup identifikasi, penerapan, dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah pada tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin dalam kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya. Dokumentasi atas SPI juga mencakup dokumentasi yang menggambarkan sistem informasi yang otomatis, pengumpulan dan. penanganan. data,. serta. pengendalian. umum. dan. pengendalian aplikasi. Dokumentasi atas transaksi dan kejadian penting. dilaksanakan. secara. lengkap. dan. akurat. untuk. memfasilitasi penelusuran transaksi, kejadian, dan informasi terkait, sejak tahap otorisasi, inisiasi, pemrosesan, sampai dengan penyelesaian. Dokumentasi diartikan sebagai suatu proses pemberian bukti, atau bahan/materi yang digunakan dalam berkomunikasi dan pemberian dokumen. Kadang-kadang, dokumentasi juga diartikan sebagai pemberian alat-alat yang bertujuan untuk mengenali dokumen, atau bidang pembahasan yang diperuntukkan dalam mempelajari dokumen atau sumber rujukan (referensi). Dokumentasi. bila. dikelompokkan. dalam. bidang-bidang. pendokumentasian dapat dibagi menjadi:  Dokumentasi keilmuan (scientific documentation);  Dokumentasi. teknis. (technical. documentation),. seperti. dokumentasi perangkat lunak (software documentation) dan ciri-ciri produk (product specification);  Dokumentasi hukum (legal documentation);  Dokumentasi administratif (administrative documentation);  Dokumentasi sejarah (historical documentation). 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 5.

(13) Dokumentasi yang dikenal umum sebagai dokumen adalah tiap material/bahan (seperti tulisan, video, suara/audio, atau kombinasi diantaranya), yang digunakan dalam menjelaskan suatu atribut atau ciri dari suatu obyek, suatu sistem, atau suatu prosedur. Keberagaman pengendalian intern bergantung. pada. pendokumentasian. dalam. dari. pemerintah. suatu instansi. faktor-faktor. intern. dan. sistem. ekstern. akan yang. memengaruhi instansi pemerintah. Organisasi yang lebih besar, biasanya memiliki dokumentasi berupa pedoman-pedoman resmi yang tertulis tentang kebijakan, bagan organisasi, uraian pekerjaan, perintah operasi/pelaksanaan, alur sistem informasi dan seterusnya. Organisasi yang lebih kecil, umumnya memiliki dokumentasi berupa pedoman tertulis yang jauh lebih sedikit dan simpel. Pengendalian intern yang efektif tidak selalu dicerminkan oleh adanya pendokumentasian yang baik. Banyak organisasi atau instansi yang memiliki sistem pengendalian intern efektif, namun tidak terdokumentasikan dengan baik.. Sebaliknya,. pendokumentasian yang baik akan berfungsi sebagai alat bantu yang efektif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern, sehingga evaluasi dapat berjalan lebih efisien. Selain itu, pendokumentasian yang baik akan menjadikan lebih mudah dalam. menjelaskan. bagaimana. bekerjanya. suatu. sistem. pengendalian intern, dan untuk melakukan modifikasi/perubahan ketika diperlukan.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 6.

(14) Sifat dan luasnya dokumentasi biasanya menjadi lebih bersifat substantif (dapat dirinci) ketika pernyataan tentang sistem atau evaluasi dibuat untuk pihak-pihak tambahan. Dokumentasi yang baik diperlukan ketika manajemen membuat pernyataan kepada pihak luar mengenai efektivitas SPI di instansinya, dan ini berfungsi sebagai pendukung atas pernyataannya. Dokumentasi seperti ini, akan berguna ketika pernyataan manajemen kepada pihak luar tersebut dipertanyakan/diragukan. B. Tujuan dan Manfaat Tujuan penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas SPI. serta. transaksi. dan. kejadian. penting. adalah. terselenggaranya dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran sebagai berikut: pimpinan. instansi. pemerintah. wajib. memiliki,. mengelola,. memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi, yang mencakup seluruh SPI, serta transaksi dan kejadian penting. Penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting dapat memberi manfaat sebagai berikut : 1. Meningkatkan. keandalan. dari. pengendalian. intern.. Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian intern akan. lebih. menjadikan. andalnya. suatu. SPI.. Tanpa. dokumentasi yang cukup atas kebijakan dan prosedur pengendalian, keandalan suatu SPI akan bergantung pada konsistensi. sikap. dan. kemampuan. perseorangan. yang. melaksanakan prosedur pengendaliannya. Dengan demikian, keandalan. SPI. dapat. berubah-ubah. sepanjang. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. waktu. 7.

(15) Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian yang baik akan mengurangi keberagaman dalam keandalan SPI tersebut, karena dokumentasi yang baik akan memudahkan terpeliharanya konsistensi dan pemenuhan kriteria kebutuhan pengendalian. oleh. siapa. pun. yang. ditugaskan. untuk. melaksanakannya.Terlebih lagi, bila dinyatakan secara jelas parameter (batasan-batasan) ukuran dari suatu prosedur pengendalian yang harus dilakukan. 2. Memungkinkan. pemantauan. yang. efektif.. Manajemen. diwajibkan untuk melaporkan perubahan-perubahan yang material/berpengaruh besar dalam pengendalian intern secara berkala. Dokumentasi yang baik memberi wadah untuk melakukan hal ini. Dokumentasi yang baik ini dapat merupakan refleksi (gambaran yang muncul) dari sistem pengendalian intern. Seperti ketika seseorang melihat bayangan dirinya dalam cermin, maka orang tersebut akan melihat secara jelas gambaran dari bayangan dirinya dalam cermin tersebut. Dengan gambaran tersebut, orang itu dapat menilai seberapa baik tampilan dirinya, dan menjadi alat baginya dalam memperbaiki tampilan dirinya tersebut. Demikian halnya dengan dokumentasi yang baik, tentunya dapat digunakan sebagai alat pemantauan yang efektif untuk menilai seberapa baik atau seberapa efektifnya sistem pengendalian yang berjalan dibandingkan dengan efektivitas yang diinginkan. Suatu SPI yang terdokumentasi dengan memadai tentunya dapat dilihat seberapa baik tampilannya dari pendokumentasian yang dilaksanakan. Dengan demikian dokumentasi yang baik tentunya memungkinkan pemantauan yang efektif atas pelaksanaan dari SPI yang dijalankan. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 8.

(16) Dokumentasi juga memberi wadah (memfasilitasi) bagi manajemen untuk menilai efektivitas sistem pengendalian intern, dengan memberikan landasan dalam:  mengevaluasi efektivitas dari rancangan sistem pengendalian intern yang diinginkan; dan  merencanakan untuk menguji efektivitas pengoperasian.. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Di samping Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem pengendalian intern Pemerintah, peraturanperaturan yang berkaitan dengan sub unsur dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting antara lain: 1. Undangp-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan. 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. tentang. Penyusutan Arsip. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah. 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.05/2007 tentang Bagan Akun Standar. 7. Peraturan tentang. Menteri Sistem. Keuangan Akuntansi. Nomor dan. 171/PMK.05/2007. Pelaporan. Keuangan. Pemerintah Pusat.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 9.

(17) D. Parameter Penerapan Sebagai ukuran keberhasilan pelaksanaan penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter penerapan sebagai berikut: 1. Terdapat. dokumentasi. tertulis. yang. mencakup. Sistem. Pengendalian Intern instansi pemerintah dan seluruh transaksi dan kejadian penting. 2. Dokumentasi tersedia setiap saat untuk diperiksa. 3. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup identifikasi, penerapan, dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi. pemerintah. pengendaliannya. pada. yang. tingkatan. tercermin. kegiatan, dalam. serta. kebijakan. administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya. 4. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup dokumentasi yang menggambarkan sistem informasi otomatis, pengumpulan dan penanganan data, serta pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. 5. Terdapat dokumentasi atas transaksi dan kejadian penting yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan penelusuran transaksi dan kejadian penting sejak otorisasi, inisiasi, pemrosesan, hingga penyelesaian. 6. Terdapat dokumentasi, baik dalam bentuk cetakan maupun elektronis, yang berguna bagi pimpinan instansi pemerintah dalam mengendalikan kegiatannya dan bagi pihak lain yang terlibat dalam evaluasi dan analisis kegiatan. 7. Seluruh dokumentasi dan catatan dikelola dan dipelihara secara baik, serta dimutakhirkan secara berkala.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 10.

(18) BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN. Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah ditempuh melalui tahapan berikut: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan. yang. meliputi. pembangunan. infrastruktur. dan. internalisasi, serta upaya pengembangan yang berkelanjutan. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat. dilakukan. secara. bersamaan. dengan. pelaksanaan. penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting di setiap tahapan.. A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan. Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan. Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan. SPIP,. selanjutnya. instansi. pemerintah. membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat: 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 11.

(19)  jadwal pelaksanaan kegiatan;  waktu yang dibutuhkan;  dana yang dibutuhkan; dan  pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk tim satuan tugas penyelenggaraan (Tim Satgas) SPIP yang ditugaskan mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan pendokumentasian yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting ditetapkan. Tim Satgas tersebut. terlebih. dulu. diberi. pelatihan. tentang. SPIP,. khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur dalam unsur SPIP. 2. Pemahaman (Knowing) Langkah selanjutnya dalam mempersiapkan penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting adalah pemberian pemahaman. akan. pentingnya. dokumentasi. yang. baik.. Pemahaman terhadap dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting mencakup. upaya. untuk. membangun. kesadaran. akan. pentingnya penerapan dokumentasi yang baik terhadap halhal berikut ini: a. Hubungan antara tujuan pengendalian dengan kebijakan dan prosedur pengendaliannya. b. Penjelasan atas kebijakan dan prosedur pengendalian untuk mencapai tujuan pengendalian.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 12.

(20) c. Terselenggaranya informasi mengenai: 1) bagaimana transaksi diawali/dimulai, dicatat, diproses, serta dilaporkan; dan 2) arus. transaksi. untuk. mengenali. dimana. terjadi. kesalahan pernyataan material karena kesalahan atau timbul karena kecurangan (fraud). d. Terselenggaranya penjelasan mengenai: 1) bagaimana prosedur harus diterapkan; 2) siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur; dan 3) seberapa sering prosedur harus dilaksanakan. Kegiatan. pemahaman. tersebut. dilakukan. dengan. melaksanakan kegiatan sosialisasi, yang mencakup: a. pentingnya. dokumentasi. yang. baik. atas. sistem. pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting; b. siapa yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting; dan c. pemilikan,. pemeliharaan,. pengelolaan. termasuk. pendistribusian, dan pemutakhiran dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Metode. yang. dapat. ditempuh. untuk. melakukan. sosialisasi dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi penyampaian informasi yang dirasa cocok dan tepat bagi instansi dalam membangun pemahaman yang dimaksudkan.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 13.

(21) Adapun metode tersebut, antara lain menggunakan: a. tatap muka; b. penggunaan. situs. jaringan. (website). penyampaian. informasi; c. penyampaian dengan menggunakan multimedia interaktif; d. penyampaian yang menggunakan majalah atau buku saku; e. penyampaian dengan menggunakan saluran komunikasi yang umum; dan f. pemberian akses ke jaringan informasi (network), dengan menggunakan password.. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap keberadaan infrastruktur untuk menerapkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian. penting. tersebut.. Keberadaan. infrastruktur. diwujudkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan juga diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana kondisi. penyelenggaraan. SPIP. yang. kesesuaian penyelenggaraan dengan. sudah. berjalan,. kebijakan, sehingga. didapatkan areas of improvement (AOI). Kegiatan. ini. dilakukan. melalui. pemetaan. untuk. mengetahui antara lain apakah instansi: a. telah memiliki peraturan/kebijakan yang melandasinya; b. dalam peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan ketentuan di atasnya;. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 14.

(22) c. telah. memiliki. SOP. atau. pedoman. untuk. menyelenggarakan peraturan tersebut; d. dalam SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun; e. Telah diselenggarakannya praktik dokumentasi yang baik sesuai dengan SOP atau pedoman yang ada.. Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahui infrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun (areas of improvement). Area of improvement (AOI), yaitu area untuk perbaikan infrastruktur. atau. pembangunan. SPIP.. Pembangunan. dilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan,. melalui pembentukan kebijakan dan prosedur yang harus dilaksanakan untuk memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang telah teridentifikasi selama proses penilaian risiko.. B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu membangun infrastruktur (kebijakan, prosedur, dan pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, menyusun parameter dan peraturan terkait,. kemudian. menginternalisasikan. atau. menerapkan. kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan. dan. perbaikan. terus. menerus. terhadap. pendokumentasian yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 15.

(23) 1. Membangun Infrastruktur (Norming) Dalam membangun infrastruktur perlu memerhatikan kebijakan atau aturan lebih tinggi, yang berlaku pada instansi seperti tata naskah dinas, standar prosedur baku, atau aturan lainnya yang memengaruhi validitas suatu dokumen, teori serta parameter penerapannya. Kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam rangka dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting, akan meliputi: a. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Entitas Pimpinan tertinggi pada instansi pemerintah harus mengeluarkan kebijakan dokumentasi pengendalian penting untuk tingkat entitas (keseluruhan instansi). Kebijakan tersebut mencakup dokumentasi atas budaya organisasi, hubungan antara tujuan dan pengendalian, identifikasi risiko, pengungkapan pengendalian dan prosedur, serta proses pelaporan keuangan di tingkat pimpinan. b. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Kegiatan Di samping kebijakan dokumentasi pada tingkat entitas, pimpinan instansi setempat sebaiknya juga mengeluarkan kebijakan dokumentasi pengendalian penting untuk tingkat kegiatan.. Dokumentasi atas sistem pengendalian intern. pada tingkat kegiatan mencakup identifikasi, penerapan dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah di tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin dalam kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lain yang diberlakukan khusus pada instansinya.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 16.

(24) Sebelum. mendokumentasikan. pengendalian. pada. tingkat kegiatan, perlu dipahami hal-hal berikut: 1) Tujuan instansi secara keseluruhan; 2) Transaksi-transaksi penting yang rutin dilakukan instansi untuk mencapai tujuan tersebut; 3) Risiko kegiatan yang terkait dengan transaksi tersebut; 4) Tujuan pengendalian terkait risiko tersebut. 2. Internalisasi (Forming) Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan apa yang dituangkan dalam infrastruktur menjadi bagian dalam kegiatan. operasional. sehari-hari.. Perwujudannya. dapat. tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi pemerintah dalam mengambil keputusan,. dan. memengaruhi. perilaku. pegawai. dalam. pelaksanaan kegiatan sehari-harinya. Kegiatan. internalisasi. mengomunikasikan. dan. dalam. sub. membangun. unsur. ini. bertujuan. kesadaran. pimpinan. instansi pemerintah beserta seluruh pegawai untuk melakukan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting. Langkah-langkah internalisasi untuk mengomunikasikan dan membangun kesadaran adalah sebagai berikut: a. Pengomunikasian kebijakan dokumentasi yang baik Kebijakan yang sudah dikeluarkan sehubungan dengan pentingnya dokumentasi yang baik pada tingkat entitas dan pada tingkat kegiatan harus dikomunikasikan kepada seluruh pegawai instansi pemerintah agar seluruh pegawai siap untuk mendokumentasikan SPI serta transaksi dan kejadian penting. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 17.

(25) b. Pengembangan dokumentasi pada tingkatan entitas Dokumentasi pada tingkat entitas, meliputi dokumentasi tata kelola (governance) instansi, dokumentasi kebijakan dan pedoman sumber daya manusia, pedoman kebijakan akuntansi, dan lainnya. Penjelasan ringkas mengenai pendokumentasian atas governance. yang. dapat. menunjukkan. tujuan-tujuan. pengendalian tingkat keseluruhan instansi secara umum, antara lain adalah: 1) Dokumentasi mengenai visi dan misi instansi; dan 2) Dokumentasi mengenai aturan perilaku (code. of. conduct). c. Pengembangan dokumentasi pada tingkat kegiatan Dokumentasi. pada. tingkat. kegiatan,. meliputi. dokumentasi arus informasi mulai dari tahap inisiasi sampai kepada pembukuan dan pelaporan, dokumentasi atas transaksi. dan. pemeliharaan. kejadian,. integritas. dokumentasi. informasi. untuk. mengenai penggunaan. selanjutnya. Dokumentasi yang berkualitas tinggi, memungkinkan untuk. mengomunikasikan. dan. menjelaskan. prosedur. pengendalian agar menjadi lebih efektif sepanjang waktu. Dokumentasi. mendorong. pemantauan dilembagakannya. konsistensi. pengendalian, (menjadi. bagian. kinerja. dan. dan. mendorong. sehari-hari). serta. diterapkannya pengendalian intern. Dokumentasi yang baik dapat mengefektifkan sistem pengendalian intern, karena dengan dokumentasi yang baik akan mudah menjaga dan 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 18.

(26) meningkatkan kompetensi tiap individu pegawai melalui pelatihan yang dibutuhkan, sehingga tidak terlalu bertumpu pada kompetensi dan kerajinan yang dimiliki oleh seorang pegawai saja. Terdapat tiga teknik dasar dokumentasi, yaitu: 1) Bagan Arus (Flowcharts); 2) Narasi (Narratives); dan 3) Matrik (Matrixes) Masing-masing. teknik. memiliki. kelebihan. dan. kekurangan. Umumnya, kombinasi dari dua atau tiga teknik tersebut digunakan untuk mendokumentasikan transaksi atau bisnis proses. Dalam mendesain dokumentasi sistem pengendalian intern, biasanya meliputi tahapan berikut: 1) Tetapkan tujuan dokumentasi. Sebagai contoh, apakah dokumentasi. disiapkan. hanya. untuk. memenuhi. persyaratan penilaian pengendalian intern? Atau apakah instansi. pemerintah. menginginkan. dokumentasi. didistribusikan secara luas di keseluruhan instansi untuk mengomunikasikan. prosedur. dan. tanggung. jawab. dibutuhkan. untuk. pengendalian. 2) Tentukan. isi. dokumentasi. yang. mencapai tujuan instansi pemerintah. 3) Putuskan teknik dokumentasi mana yang paling cocok untuk. mengomunikasikan. isi. informasi. dalam. dokumentasi dan melayani fungsi-fungsi yang diperlukan; 4) Mendesain per satuan dokumen dan keseluruhan arsitektur dokumen. Apa pun teknik dokumentasi yang digunakan, perlu mendesain dokumen secara satuannya 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 19.

(27) atau menyusun pedoman dasar untuk membuatnya. Instansi pemerintah juga harus menentukan bagaimana dokumen secara satuan berhubungan dengan dokumen lainnya, itulah arsitektur dokumen.. d. Pengembangan dokumentasi sistem informasi otomatis Melakukan. dokumentasi. pada. database. sistem. informasi yang otomatis, meliputi pemahaman pengguna terhadap operasi entitas, konsep pengendalian intern, dan proses pelaporan keuangan. Integritas informasi harus dipelihara melalui penggunaan pengendalian akses (log in) dan pengendalian terhadap pemutakhiran data secara sistematis. Perubahan. dokumentasi harus diketahui dan. dimonitor untuk tujuan pengungkapan. Sistem informasi yang otomatis didesain untuk memfasilitasi: 1) Database dokumentasi pengendalian intern; dan 2) Proses kegiatan instansi secara otomatis, yang terdiri dari dua tingkatan berbeda, yaitu pengujian dan evaluasi pengendalian intern serta implementasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Setelah internalisasi dan implementasi dilaksanakan, dilanjutkan dengan. pengembangan berkelanjutan agar. dokumentasi yang baik dapat terjaga. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembangan berkelanjutan antara lain: a. Setiap langkah persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi perlu didokumentasikan. agar. mudah. dilakukan. dalam. penelusuran kembali. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 20.

(28) b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring). c. Dilakukan. evaluasi/assessment. terhadap. efektivitas. penerapan SPI secara berkala. d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, diperoleh areaarea yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk mengembangkan. dan. meningkatkan. sistem. secara. berkelanjutan.. C. Tahap Pelaporan Setelah. tahap. penyelenggaraan. pelaksanaan sub. unsur. selesai,. seluruh. kegiatan. perlu. didokumentasikan.. Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan. pemahaman,. antara. lain. seperti. kegiatan. sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus group) mengenai dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya. b. Kegiatan. pemetaan. keberadaan. dan. penerapan. infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan pengendalian atas dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) masukan atas rencana. tindak. yang. tepat. untuk. menyempurnakan. kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 21.

(29) c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) pedoman penyusunan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 3) persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelaksana pendokumentasian yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) kegiatan yang memastikan bahwa dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya telah dilaksanakan. e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk perbaikan sistem dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, dijelaskan penyebab terjadinya hambatan tersebut.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 22.

(30) 3. Saran Saran. diberikan. pelaksanaan. berkaitan. kegiatan. dan. dengan. adanya. dicarikan. saran. hambatan pemecahan. masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang diberikan. agar. yang. realistis. dan. benar-benar. dapat. dilaksanakan. 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Disini dilaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan. ini. laporan. merupakan berkala. bahan. dan. dukungan. tahunan. bagi. (penjelasan. penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan. pendokumentasian. menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk akuntabilitas, melalui satuan tugas penyelenggaraan SPIP (Satgas SPIP) di instansi pemerintah yang bersangkutan.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 23.

(31) 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 24.

(32) BAB IV PENUTUP. Dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting merupakan salah satu unsur penting kegiatan pengendalian dalam SPIP, untuk mendukung keandalan pelaksanaan kegiatan dan sistem pengendalian intern, serta memungkinkan pemantauan pengendalian intern berjalan dengan efektif. Mewujudkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting, diawali dengan pemahaman bersama akan pentingnya dokumentasi yang baik dan dilaksanakannya pemetaan terhadap pemahaman dan kebutuhan akan dokumentasi yang perlu diselenggarakan. Pembangunan infrastruktur dan penerapannya dalam keseharian di instansi pemerintah, menjadi komitmen bersama pimpinan dan seluruh jajaran manajemen, dan semua pegawai instansi pemerintah, serta harus. dilaksanakan. pengembangan. secara. konsisten.. berkelanjutan. merupakan. Sementara langkah. itu,. kontinu. penerapan dokumentasi yang baik secara terpantau sehingga dapat dirumuskan rencana tindakan yang tepat untuk mengatasi setiap kelemahan yang dijumpai. Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis dan pedoman bagi pimpinan instansi pemerintah beserta jajarannya dalam menyelenggarakan sistem pengendalian intern, khususnya untuk unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 25.

(33) Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan dasar yang berlaku umum bagi seluruh instansi pemerintah dalam menerapkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Oleh karenanya, pedoman ini tidak berlaku spesifik hanya bagi instansi pemerintah tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan. sepanjang. tidak. bertentangan. dengan. peraturan. perundang-undangan yang berlaku.. 3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting. 26.

(34)

(35)

Referensi

Dokumen terkait

Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang “hubungan pengetahuan ibu dan pelaksanaan program IVA dengan pemeriksaan IVA

Tujuan penelitian ini adalah untuk membuktikan pemberian ekstrak lidah buaya oral dapat menurunkan kadar glukosa darah post prandial (PP) dan meningkatkan kadar

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh gaya kepemimpinan otokratis, demokratik dan laissez faire terhadap peningkatan prestasi kerja karyawan pada Kantor

Dari hasil ini diperoleh suatu informasi bahwa minat belajar siswa sekolah dasar Gugus V di Kecamatan Ulaweng Kabupaten Bone sudah baik hal sejalan dengan pendapat

Dalam Undang-Undang Nomor 39 Tahun 1999 Tentang Hak Asasi Manusia dinyatakan bahwa HAM adalah Seperangkat hak yang melekat pada hakikat dan keberadaan manusia sebagai

Jika ada satu saja candle bull yang mampu closing di atas resistent candle bear tersebut maka itulah yang namanya pembalikan momentum bearish menjadi..

Angka Kecukupan Gizi Energi (AKG_E) yang tertinggi ditemukan pada buruh yang bekerja pada bagian potong selanjutnya secar berturut-turut bagian jahit, mesin, setrika,

Bagi pembaca, sebagai informasi data secara tidak langsung mengenai kesenian Surak Ibra, sekaligus sebagai motivasi awal untuk menindak lanjuti penelitian ini