Audit SI - Togaf - Politeknik Piksi Ganesha

(1)

report.

AUDIT SISTEM INFORMASI

MENGGUNAKAN FRAMEWORK TOGAF ADM

(STUDI KASUS: SISFO POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG)

date created. 10-06-2013 subject.

Control Audit Information System – Imelda, S.T.,M.T. by.

Nizar Rabbi Radliya NPM.57.101.11.075

Onah Siti Fatonah NPM.57.101.11.077

Mia Fitriawati NPM.57.101.11.086

Class.

MSI-2-BU/S2/Reguler/III

PROGRAM MAGISTER SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

(2)

Penulisan dokumen ini merupakan dokumentasi dari kegiatan audit sistem informasi pada Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Harapan penulis terlepas dari memenuhi salah satu tugas perkuliahan Control Audit Information System, dokumen ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang sedang mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan audit dan kontrol sistem informasi, khususnya pada sistem informasi akademik.

Pada dokumen ini akan membahas beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan audit yang sudah selesai dilakukan selama beberapa bulan ke belakang. Adapun bagian yang dibahas dari dokumen tersebut diantaranya mengenai persiapan audit, pengenalan objek yang akan diaudit, analisis enterprise, uraian hasil audit dan sampai pada pembuatan rekomendasi yang mengacu pada hasil temuan audit.

Penulisan dokumen ini tidak lepas dari bantuan yang diberikan oleh dosen perkuliahan yang bersangkutan. Oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Imelda, S.T.,M.T.; yang telah memberikan banyak pengetahuan mengenai materi

Control Audit Information System.

Bandung, 10 Juni 2013 Penyusun

(3)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 2 of 48 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ... 1 DAFTAR ISI ... 2 OVERVIEW ... 4 I. PERSIAPAN AUDIT ... 5 1.1. Tujuan Audit ... 5 1.2. Batasan Audit ... 5 1.3. Parameter Audit ... 5 1.4. Metodologi Audit ... 6 1.4.1. TOGAF ADM ... 6

1.4.2. Model Pemetaan McFarlan ... 8

1.4.3. Mekanisme Audit ... 11

II. OBJEK AUDIT ... 12

2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha ... 12

2.2. Visi, Misi dan Sasaran ... 13

2.3. Struktur Organisasi ... 14

III. ANALISIS ENTERPRISE ... 16

3.1. Enterprise Business Modeling ... 16

3.1.1. Aktivitas Utama ... 16

3.1.2. Aktivitas Pendukung ... 17

3.2. Portofolio Sistem ... 17

3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi ... 17

3.2.2. Arsitektur Aplikasi ... 20

3.2.3. Arsiterkur Teknologi ... 22

IV. HASIL AUDIT ... 25

4.1. Temuan dan Dampak ... 25

4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit ... 27

4.3. Hasil Kuesioner ... 30

4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner ... 31

4.5. Tabulasi Gap ... 32

(4)

4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi ... 34

V. REKOMENDASI ... 36

5.1. Uraian Rekomendasi ... 36

5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise ... 37

DAFTAR PUSTAKA ... 43

(5)

Dokumen ini membahas mengenai kegiatan audit sistem informasi pada Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Adapun hal-hal yang menjadi fokus pembasan pada dokumen ini diantaranya:

1. Persiapan audit berupa penentuan tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan audit dan sampai pada metodologi audit yang digunakan.

2. Objek audit berupa informasi mengenai objek yang akan diaudit, meliputi profil institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.

3. Analisis enterprise berupa pembahasan pemodelan bisnis pada perguruan tinggi Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.

4. Hasil audit berupa pembahasan mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.

5. Rekomendasi berupa pemaparan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan strategi bisnis organisasi.

(6)

I. PERSIAPAN AUDIT

Sebelum masuk pada tahap pelaksanaan audit, terlebih dahulu akan menentukan tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan audit, serta metodologi yang akan digunakan.

1.1. Tujuan Audit

Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan audit ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses bisnis yang dijalankan di Politeknik Piksi Ganesha Bandung.

2. Untuk mengetahui peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi.

3. Untuk menghasilkan temuan-temuan yang dapat memberikan dampak negative atau menghampat peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mencapai strategi bisnis organisasi.

4. Untuk membuat solusi atas temuan-temuan yang didapat guna merealisasikan strategi bisnis organisasi.

1.2. Batasan Audit

Batasan masalah dilakukan agar kegiatan audit yang dilakukan lebih fokus dan tidak keluar dari tujuan semula. Berikut adalah batasan masalah dari audit ini diantaranya adalah:

1. Framework yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group Architecture

Enterprise – Architecture Development Method (TOGAF – ADM) sebagai panduan

dalam melakukan audit.

2. Fase yang digunakan dalam framework TOGAF ADM adalah fase Opportunities and

Solutions, Migration Planning, dan Implementation Governance.

3. Studi kasus dilakukan di Politeknik Piksi Ganesha Bandung. 1.3. Parameter Audit

Parameter yang digunakan untuk mengaudit dalam penelitian ini adalah fase kelima dalam framework TOGAF ADM, yaitu fase Opportunities and Solutions.

(7)

1.4.1. TOGAF ADM

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group

Architecture Enterprise (TOGAF). TOGAF memberikan metode yang detail bagaimana

membangun dan menerapkan arsitektur enterprise dan sistem infomrasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (Open Group, 2011b). ADM merupakan hasil dari kontribusi secara terus menerus dari banyak pelaksana arsitektur. ADM menggambarkan sebuah metoda untuk membangun sebuah arsitektur enterprise, dan membentuk inti dari TOGAF. Metode ini menggabungkan elemen dari TOGAF dengan kebutuhan bisnis dan TI organisasi (Open Group, 2011b). ADM juga bisa ditentukan sebagai panduan atau alat untuk merencanakan, merancang, mengembangkan, dan menerapkan arsitektur sistem informasi untuk organisasi. TOGAF ADM juga merupakan metode yang fleksibel yang dapat mengidentifikasi berbagai macam teknik pemodelan yang digunakan dalam perancangan, karena metode ini bisa disesuaikan dengan perubahan dan kebutuhan selama perancangan dilakukan.

(8)

vision, business architecture, information system architecture, technology architecture, opportunities and solution, migration planning, implementation governance, dan architecture change management.

Pada 4 (empat) fase pertama, yaitu architecture vision, business architecture,

information system architecture, dan technology architecture merupakan tahapan untuk

melakukan perancangan arsitektur enterprise dan menentukan kebutuhan-kebutuhan (requirement) dalam membangun suatu arsitektur enterprise. Sedangkan pada 3 (tiga) fase berikutnya, yaitu opportunities and solution, migration planning, dan implementation

governance merupakan tahapan untuk merealisasikan arsitektur enterprise, dimana pada

fase ini dilakukan proses evaluasi/audit arsitektur enterprise yang telah dibuat pada fase sebelumnya dengan melakukan analisis gap terhadap kondisi arsitektur yang lama dan baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem informasi. Hasil penilaian tersebut lalu diurutkan berdasarkan prioritas selanjutnya yang akan menjadi dasar untuk penerapan dan migrasi dengan menggunakan matrik penilaian dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap penerapan sistem informasi, dan menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tata kelola penerapan yang sudah dilakukan, meliputi tata kelola organisasi, tata kelola TI, dan tata kelola arsitektur.

Fase terakhir, yaitu architecture change management merupakan tahapan monitoring untuk memastikan aristektur yang dibangun mencapai target bisnisnya termasuk mengelola perubahan terhadap aristektur dari sistem baru yang sedang berjalan dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun ekternal, serta menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan arsitektur enterprise berikutnya atau tidak.

(9)

Gambar 2. Model Pemetaan McFarlan

Model pemetaan McFarlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem informasi di suatu operasional Organisasi berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang bisnis operasional organisasi. Pemetaan ini mempermudah operasional pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi operasional Organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan operasional Organisasi dalam menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang tentunya disesuaikan dengan kapabilitas dan visi serta misi operasional Organisasi di masa yang akan datang. Pemetaan tersebut dibagi atas kategori yang didefinisikan sebagai berikut:

1. Kuadran Support.

Kuadran ini merupakan kuadran dimana setiap sistem informasi yang ada adalah aplikasi-aplikasi yang mendukung terhadap aktifitas transaksi bisnis operasional organisasi. Namun keberadaan sistem informasi ini tidak memberikan pengaruh yang besar apabila terdapat kerusakan atau kegagalan pada sistem. Meskipun sistem informasi yang terdapat pada kuadran ini bersifat penting bagi operasional Organisasi namun ketergantungan operasional Organisasi terhadap aplikasi sangat kecil. Hal ini menunjukkan bahwa operasional Organisasi tidak menganggap keberadaan teknologi informasi dalam

(10)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 9 of 48 menjalankan bisnisnya. Dalam arti, bahwa keberadaan teknologi bagi operasional Organisasi dianggap tidak mempengaruhi kelangsungan bisnis. Pada kuadran ini operasional Organisasi masih menganggap teknologi informasi sebagai cost center. Integrasi pada kuadran ini umumnya hanya dipentingkan untuk sistem informasi yang berhubungan dengan transaksi pada proses bisnis keuangan dan akuntansi.

2. Kuadran Operational.

Kuadran ini merupakan posisi dimana, sistem informasi sangat memberikan kemudahan pada operasional organisasi. Pada tahap ini sudah disadari bahwa kelangsungan bisnis cukup dipengaruhi oleh keberadaan teknologi informasi, meskipun kuadran ini masih belum menunjukkan bahwa teknologi informasi berperan utama dalam mempengaruhi kelangsungan bisnis. Sehingga dapat dikatakan bahwa posisi ini merupakan kumpulan sistem informasi yang dioperasikan dalam menjalankan aktifitas bisnis utama. Dengan demikian pada kuadran operational ini, ketergantungan operasional Organisasi terhadap penggunaan teknologi informasi sangat besar, namun penggunaan teknologi informasi pada kuadran ini hanya untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis internal saja. Integrasi pada kuadran ini sudah cukup dipertimbangkan dengan mengutamakan pada informasi-informasi yang berhubungan dengan siklus pendapatan (Revenue Cycle) dan siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) bagi operasional Organisasi tersebut.

3. Kuadran High Potential.

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi bukan hanya dianggap penting bagi kelangsungan dan proses bisnis internal, tetapi juga proses bisnis yang terjadi pada transaksi atau aktifitas bisnis eksternal operasional organisasi. Pada kuadran ini pula, kebutuhan terhadap sistem informasi atau teknologi informasi dianggap sebagai competitive value bagi kelangsungan bisnis operasional organisasi, dengan demikian sistem informasi ini berpotensi terhadap kesuksesan pada kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Integrasi pada kuadran ini tidak hanya dipertimbangkan namun sudah menjadi kebutuhan dalam mendukung kesuksesan bisnis yang sedang dijalankan. Dengan demikian integrasi pada kuadran ini sudah melibatkan integrasi keseluruhan proses bisnis operasional organisasi.

(11)

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi dianggap berpengaruh signifikan terhadap kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Bahkan kuadran ini memungkinkan operasional Organisasi untuk mempertimbangkan dalam mempertahankan kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis. Sistem informasi pada kuadran ini sangat menentukan terhadap kesuksesan yang dicapai oleh operasional organisasi, sehingga teknologi informasi dan sistem informasi tidak menjadi cost center tetapi sudah menjadi service center, bahkan berperan utama dalam menentukan kesuksesan bisnis operasional organisasi. Integrasi tidak hanya untuk mempermudah proses bisnis dan transaksi bisnis namun juga digunakan untuk menentukan langkah bisnis dalam mempertahankan kesuksesan di masa yang akan datang.

(12)

Berikut adalah mekanisme audit yang dilakukan:

Gambar 3. Mekanisme Audit

Mulai Studi Pustaka Pengumpulan Data Fase Opportunities and Solution

Evaluasi gap antara kondisi as is dan to be Perbandingan Data Perbandingan Aplikasi Perbandingan Platform Teknologi

 Architecture vision (as-is)

 IS Architecture & Technology Archcitecture (to-be) Information System Architecture Technology Architecture

Fase Migration Planning Prioritas Project Resourcing dan Biaya Mitigasi Risiko

Fase Implementation Governance

(13)

Institusi yang akan dijadikan sebagai objek audit adalah Politeknik Piksi Ganesha. Pada bagian ini akan disampaikan beberapa informasi mengenai objek yang akan diaudit, meliputi profil institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.

2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha

Pada mulanya, tanggal 17 Juli 1993 di Bandung para sarjana berinisiatif untuk membuka lembaga pendidikan dengan nama lembaga pendidikan Progress dengan ijin Depdikbud No. 1197/KEP/MS/1994. Kemudian melihat perkembangan yang cukup baik dari banyaknya minat masyarakat untuk mengikuti kursus singkat (training) maka mulai dipikirkan secara matang dengan komitmen yang tinggi untuk terus meningkatkan kualitas pendidikan dan peluang kerja bagi para lulusan, maka sejak tanggal 15 Desember 1997, lembaga pendidikan Progress secara formal berganti nama menjadi Piksi Ganesha yang berada dibawah naungan Yayasan Piksi Ganesha sesuai dengan akta notaris Ny. Martinah Sumarno, SH. No.1 tanggal 17 November 2004.

Banyaknya lulusan yang bekerja dan tenaga dosen yang berkualitas menjadikan bekal yang sangat berharga dan kemudian menjadi network dalam setiap konsep pemikiran dan pengembangan pendidikan lebih lanjut. Dan alhamdulillah, kami bersyukur karena dengan petunjuk dan karunia-Nya, upaya dari semua pihak mulai dari pengelola, staf, dosen, mitra verja, mahasiswa dan alumni, akhirnya terhitung sejak 5 Januari 2004 telah secara resmi menjadi perguruan tinggi dengan nama Politeknik Piksi Ganesha sesuai dengan surat keputusan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia (MENDIKNAS RI) Nomor 04/D/O/2004 tanggal 4 Januari 2004.

Dengan demikian tanggal 5 Januari 2004 merupakan tanggal berdirinya Politeknik Piksi Ganesha sekaligus merupakan hari jadi, hari kebanggaan dan hari bersejarah bagi Civitas Academika Politeknik Piksi Ganesha. Pemikiran dan konsep memilih Politeknik dibandingkan dengan sekolah tinggi atau institut dikarenakan melihat sejarah konkrit bahwa selama ini Politeknik Piksi Ganesha memiliki bekal dan pengalaman yang cukup matang dalam hal pendidikan praktis. Pendidikan yang praktis merupakan terobosan yang sangat baik dalam memenuhi kebutuhan lapangan kerja dimana keterampilan adalah modal seseorang untuk dapat bekerja. Apalagi melihat persaingan kerja yang sangat ketat, keterampilan adalah modal seseorang untuk dapat bekerja.

(14)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 13 of 48 Di akhir tahun 2007 Politeknik Piksi Ganesha berusaha untuk terus berkembang, langkah nyata dari hal tersebut adalah Politeknik Piksi Ghanesa telah terakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan nila “B” (baik) dan tahun 2008 telah membuka program Diploma IV (D-IV/S1) dengan jurusan KAT (Komputerisasi Akuntansi), MIF (Manajemen Informatika), dan IRM (Informatika Medik). Pada tahun 2009 bekerja sama dengan Microsoft yang setiap lulusan diberikan sertifikasi internasional

Microsoft yang berlaku di seluruh dunia, hal ini terbukti bahwa Politeknik Piksi Ganesha

dari tahun ke tahunnya selalu dapat meningkatkan kualitas pendidikan bagi lulusannya. Dengan dorongan segenap komponen pakar pendidikan yang tetap menjungjung tinggi komitmen untuk meningkatkan kualitas pendidikan bagi bangsa dan negara, maka civitas akademik senantiasa memacu dan mengukir prestasi yang lebih baik bagi pengembangan SDM yang unggul, terampil, dan mudah bekerja.

Secara umum, program pendidikan yang diselenggarakan di lingkungan Politeknik Piksi Ganesha adalah sebagai berikut:

1. Program Pendidikan Diploma III (DIII), meliputi jurusan: a. Administrasi dan Keuangan (AKE)

b. Manajemen Informatika (MIF)

c. Rekam Medis dan Informatika Kesehatan (ARM) d. Teknik Komputer (TIK)

e. Manjamen Pelayanan Rumah Sakit (MPRS)

2. Program Pendidikan Diploma IV (D-IV), meliputi jurusan: a. Komputerisasi Akuntansi (KAT)

b. Manajemen Informatika (MIF) c. Informatika Medis (IRM) 2.2. Visi, Misi dan Sasaran Visi Politeknik Piksi Ganesha

Menjadi Lembaga Perguruan Tinggi Unggulan Yang Mampu Menjawab Tantangan Di Era Globalisasi Dan Menghasilkan SDM Profesional, Beriman dan Bertaqwa Kepada Tuhan Yang Maha Esa.

(15)

Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan dan diterapkan agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan visi yang telah diterapkan. Dengan adanya misi sangat diharapkan seluruh civitas akademika Politeknik Piksi Ganesha dan pihak lain dapat mengetahui peran dan program serta mewujudkan visi tersebut di atas, maka misi Politeknik Piksi Ganesha adalah:

1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis link and match. 2. Menjalin kemitraan dan kerjasama dengan dunia usaha dan industri.

3. Menjalankan sistem pendidikan yang berkualitas nasional maupun internasional. Sasaran Politeknik Piksi Ganesha

Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur yang akan dicapai secara nyata dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Berdasarkan pengertian diatas Politeknik Piksi Ganesha menetapkan sasaran sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kompetensi secara professional dan berkualitas serta sinergi dengan kebutuhan nyata di lapangan.

2. Menciptakan lulusan yang mampu dan terampil sesuai dengan bidang ilmu yang dimiliki.

3. Menghasilkan penelitian dankarya ilmiah yang berbobot dan dapat dipertanggungjawbkan.

4. Meningkatkan profesionalisme kerja yang tangguh dan diakui oleh masyarakat luas. 2.3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada di Politeknik Piksi Ganesha Bandung adalah sebagai berikut:

(16)

(17)

Analisis enterprise akan membahas pemodelan bisnis pada perguruan tinggi Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.

3.1. Enterprise Business Modeling

Politeknik Piksi Ganesha Bandung sebagai salah satu perguruan tinggi memiliki aktivitas utama yang berpedoman pada tri dharma perguruan tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, aktivitas utama ini akan memerlukan dukungan dari aktivitas lainnya seperti keuangan, administrasi umum, sumber daya manusia. Identifikasi aktivitas utama dan pendukung di Politeknik Piksi Ganesha dapat diuraikan dengan menggunakan rantai nilai (value chain) dari Michael E. Porter yang tampak seperti gambar 2 di bawah ini:

Gambar 5. Value Chain Politeknik Piksi Ganesha 3.1.1. Aktivitas Utama

Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias utama pada proses bisnis Politeknik Piksi Ganesha:

1. Penerimaan Mahasiswa Baru

Berhubungan dengan sistem penerimaan mahasiswa baru dari rencana penerimaan sampai dengan registrasi mahasiswa baru.

(18)

Aktivitas proses belajar mahasiswa selama masa studi dari proses awal perkuliahan sampai dengan ujian akhir/sidang.

3. Pelepasan Mahasiswa (wisuda)

Aktivitas pelepasan mahasiswa setelah menempuh seluruh mata kuliah, seminar kerja praktek, dan sidang tugas akhir, di mana mahasiswa mengikuti wisuda.

3.1.2. Aktivitas Pendukung

Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias pendukung pada proses bisnis Politeknik Piksi Ganesha:

1. Manajemen Keuangan dan Akuntansi

Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas utama yang berhubungan cash in flow, cash out flow dan investasi serta pendanaan pemeliharaan infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi.

2. Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

Aktivitas untuk memberikan dukungan administrasi, layanan bagi seluruh unit yang ada dan pengelolaan infrastruktur, sarana dan prasarana (aset-aset organisasi).

3. Program Studi dan Bagian Akademik

Aktivitas yang bertujuan memberikan layanan akademik dana administrasi akademik khususnya bagi mahasiswa.

3.2. Portofolio Sistem

Portofolio sistem merupakan gambaran dari pemanfaatan sistem informasi, arsitektur aplikasi dan teknologi yang sedang berjalan pada Politeknik Piksi Ganesha.

3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi

Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha terbagi ke dalam tiga bagian sistem informasi yang diantaranya adalah:

1. Sistem Informasi Akademik

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik Politeknik Piksi Ganesha. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan data mahasiswa, kegiatan belajar mengajar, kegiatan ujian, pengelolaan nilai dan sebagainya.

(19)

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi keuangan. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, pengelolaan kas, pengelolaan piutang serta pembuatan laporan keuangan seperti arus kas, buku besar dan sebagainya.

3. Sistem Informasi SDM & Umum

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola SDM dan Umum. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan kehadiran staf dan dosen, penghitungan honor staf dan dosen, serta pembuatan laporan kehadiran staf dosen, Administrasi ATK dan sebagainya.

Dokumen aplikasi yang telah disebutkan di atas didefinisikan secara lengkap dan menjadi katalog yang mendeskripsikan aplikasi, pengelola dan penggunaan aplikasi yang disajikan dalam Information Resource Catalog (IRC) di bawah ini:

Tabel 1. IRC Sistem Informasi Akademik

Nama Lengkap Sistem Informasi Akademik

Kategori Proses informasi akademik

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur I

Unit Pengguna Bagian Akademik

Deskripsi Digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik. Fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya: pencatatan & pengelolaan data mahasiswa/i, dosen pengajar, penjadwalan kuliah, kegiatan ujian, pengelolaan nilai, alumni dan sebagainya.

Status Operasional Operasional

Penggunaan Jam kerja (Senin-Sabtu)

Mulai Implementasi 2008

Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi)

Perangkat Lunak Delphi, MySQL

Perangkat Keras PC Standar (Intel)

Jaringan LAN, RJ-45, UTP cable

(20)

Tabel 2. IRC Sistem Informasi Keuangan

Nama Lengkap Sistem Informasi Keuangan

Kategori Proses informasi keuangan

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II

Unit Pengguna Unit pengguna Bagian Keuangan

Deskripsi Sistem ini digunakan untuk mengelola data keuangan dan pembayaran mahasiswa. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan pendapatan, pengeluaran, pembayaran tunggakan mahasiswa dan sebagainya.

Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)

Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi) Perangkat Lunak Delphi, SQL Server

Perangkat Keras PC Standar (Intel)

Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi akademik akan memeberikan informasi secara langsung mengenai jumlah SKS yang diambil mahasiswa sehingga total pembayaran yang harus dibayarkan dapat diketahui tanpa input data baru secara manual.

Tabel 3. IRC Sistem Informasi SDM & Umum Nama Lengkap Sistem Informasi SDM & Umum

Kategori Proses informasi staf dan dosen

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II

(21)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 20 of 48 Deskripsi Aplikasi ini digunakan untuk pencatatan kehadiran staf dan dosen, penghitungan honor staf dan dosen, serta pembuatan laporan kehadiran staf/ dosen dan Administrasi ATK

Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)

Pengembang Bagian Laboratorium

Perangkat Lunak Visual Basic, MS. Access Perangkat Keras PC Standar (Intel)

Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi keuangan akan memudahkan akses informasi mengenai jumlah honor yang harus dibayarkan kepada staf dan dosen.

3.2.2. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi bertujuan untuk mengidentifikasi aplikasi apa saja yang dibutuhkan arsitektur enterprise secara utuh. Arsitektur aplikasi ini didefinisikan sebagai kandidat aplikasi berdasarkan model pemetaan McFarlan yang mengacu pada deskripsi sistem informasi yang sudah dipaparkan diatas.

1. Kuadran I, Straegic Application : a) Analisis PMB b) Penyusunnan anggaran PMB c) Analisis anggaran d) Analisis keuangan e) Analisis PBM f) Manajemen Kurikulum g) Administrasi alumni h) Pelaporan akademik

i) Manajemen Anggaran Penerimaan dan Belanja Organisasi (APBO) j) Manajemen Aktiva

(22)

l) Laporan Keuangan

m) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja SDM n) Pengembangan Skill dan Pengetahuan o) Pelaporan SDM

2. Kuadran II, Key Operasional Applications : a) Administrasi Cuti Akademik

b) Administrasi Kemahasiswaan c) Administrasi PBM

d) Administrasi Seminar KP e) Administrasi Sidang TA

f) Administrasi Ujian (UTS/UAS) g) Manajemen Perwalian

h) Pembuatan Transkrip Nilai i) Pembuatan Ijazah

j) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on place k) Penetapan Status Mahasiswa

l) Pengolahan Hasil TKU

m) Penyusunan Jadwal Mata Kuliah n) Penyusunan Kalender Akademik o) Registrasi Mahasiswa Baru

p) Rencana Studi dan Perubahan Rencana Studi q) Seleksi Tes Kemampuan Umum (TKU) 3. Kuadran III, Support Application :

a) Manajemen Sumber Daya Manusia b) Manajemen Aset Organisasi c) Pelaporan Aset Organisasi d) Manajemen Penerimaan Kas

e) Manajemen Alat Tulis Kantor (ATK) f) Pelaporan ATK

(23)

i) Neraca Saldo

4. Kuadran IV, High Application :

a) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on line b) Perpustakaan on line

c) Sistem Informasi Akademik on line d) Sistem Informasi Akademik Mobile e) E-Learning

Lebih jelasnya pengelompokan aplikasi-aplikasi tersebut berdasarkan pada:

1. Aplikasi-aplikasi yang telah teridentifikasi di atas, berdasarkan aktivitas utama dan pendukung yang digambarkan dengan value chain.

2. Aplikasi-aplikasi strategis yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis pada masa mendatang dimasukkan pada kuadran strategic application. Aplikasi-aplikasi yang sudah ada dan mendukung operasional organisasi dimasukkan pada kuadran key

operational.

3. Aplikasi-aplikasi yang sifatnya hanya mendukung dikelompokkan pada kuadran

support Apllication. Aplikasi-aplikasi yang bersifat inovatif yang mungkin dapat

memperbesar peluang peningkatan keuntungan dimasa yang akan datang, terdapat pada kuadran high potential.

3.2.3. Arsiterkur Teknologi

Arsitektur teknologi menggambarakan pemanfaatan teknologi dalam mengintegrasikan sistem yang diterapkan meliputi perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan. Berikut adalah table-tabel yang memaparkan pemanfaatan dari masing-masing komponen tersebut.

Tabel 4. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Lunak

No. Kategori Software Produk

1. Sistem Operasi a. Ms. Windows XP Professional

b. Ms. Windows 2003 Server c. Mikrotik Router

(24)

No. Kategori Software Produk

b. MySQL c. Ms. SQL

3. Server a. PHP

b. Borland Delphi c. Ms. Visual Basic

4. Bahasa Pemrograman a. Ms. Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

b. Adobe Reader

5. Office Automation a. Adobe Photoshop CS

b. Corel Draw

c. Macromedia Flash MX

d. Macromedia Dreamweaver MX e. Macromedia Director

Tabel 5. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Keras

No. Kategori Perangkat Keras Produk

1. PC (Personal Computer) Standar (Compatible)

2. Storage a. Flashdisk

b. Harddrive c. CD/DVD

3. Input Output Device a. CD/DVD Drive

b. Mouse c. Keyboard d. Scanner e. Monitor

f. Printer (Laser, Ink)

Tabel 6. Pemanfaatan Teknologi Jaringan

No. Kategori Jaringan Produk

(25)

No. Kategori Jaringan Produk

b. Intranet (LAN)

2. Telephone PABX

3. Network Device a. Switch HUB

b. Router c. Access Point d. Rj45 (UTP)

Berikut adalah arsitektur jaringan yang ada pada SISFO Politeknik Piksi Ganesha:

(26)

Pada bagian ini akan membahas mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.

4.1. Temuan dan Dampak

Berikut adalah hasil temuan masalah dan dampak yang diperoleh pada saat pemeriksaan:

Tabel 7. Temuan dan Dampak

Temuan Dampak

Manajemen Kurikulum :

- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam semester yang sama terkadang tidak sama.

- Untuk mahasiswa : mendapatkan mata kuliah yang sama 2 (dua) kali, atau kelas dibiarkan kosong selama 2/3 sks.

- Untuk dosen : pengurangan jadwal mengajar dari jumlah yang seharusnya.

Administrasi Alumni :

Belum ada aplikasi yang mengolah data alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan masih adanya nama mahasiswa yang telah lulus dalam absensi perkuliahan.

Administrasi Kemahasiswaan : - Banyak mahasiswa yang telah

melakukan registrasi ulang tetapi datanya tidak tercatat di akademik.

- Banyak mahasiswa yang sudah konfirmasi ke bagian keuangan dan akademik tetapi namanya masih tetap tidak tercatat di absensi.

- Tidak ada sub sistem yang mengelola data mahasiswa dengan absensi khusus (absus)

- Pengawasan pihak akademik terhadap

- Mahasiswa tersebut tercatat ke dalam daftar mahasiswa yang cuti.

- Mahasiswa tersebut tidak dapat mengikuti ujian.

- Duplikasi data (untuk mahasiswa absus) pada setiap lembar absensi.

- Mahasiswa melakukan tindakan curang seperti meniru tanda-tangan dosen dari mata kuliah yang bersangkutan agar presensi kehadirannya memenuhi syarat yang telah ditetapkan.

(27)

presensi kehadiran mahasiswa absus sangat kurang.

- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak kampus ketika syarat minimum

kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. (minimum kehadiran 70%, apabila kurang dari 70% tidak

diperbolehkan ikut ujian).

masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian saja.

- Tingkat kemampuan / mutu mahasiswa terhadap mata kuiah yang bersangkutan kurang.

Administrasi PBM :

- Beberapa dosen sering terlambat mengumpulkan berkas nilai akhir. - Tidak ada pembatasan user untuk

mengelola berkas nilai.

- Tidak ada komunikasi antara tim dosen dengan koordinator mata kuliah.

- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok antara dosen yang satu dengan dosen yang lain.

- Waktu belajar disamaratakan untuk semua mata kuliah.

- Jumlah komputer yang tersedia di lab tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa per kelasnya.

- Banyak komputer di lab yang tidak dapat digunakan.

- Kebijakan kampus yang menganak-emaskan kelas weekend perlu dikaji ulang (dalam hal presensi kehadiran dan pemberian tugas besar untuk UTS dan

- Proses pengolahan data untuk KHS terhambat

- Miscommunication antara dosen, mahasiswa, dan bagian akademik. - Misscommunication antara tim dosen

dan koordinator mata kuliah.

- Waktu belajar terpotong karena harus mencari ruangan atau kampus lain yang kosong.

- Tidak semua materi kuliah tersampaikan kepada mahasiswa, waktu untuk

praktikum kurang.

- Waktu praktikum untuk satu kelas dibagi menjadi 2 (dua) sesi.

- Praktikum tidak efektif karena 1 (satu) komputer dipegang oleh 2 (dua) orang mahasiswa.

- Banyak mahasiswa yang sering tidak masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian saja.

(28)

UAS). terhadap mata kuiah yang bersangkutan

kurang. Administrasi Cuti Akademik :

Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti akademik masih dicatat dalam buku “pengajuan cuti akademik”

Bagian akademik kesulitan untuk mencari data mahasiswa yang akan aktif kembali.

Administrasi Sidang TA :

Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang tugas akhir masih dicatat dalam buku “pengajuan sidang TA”

Petugas akademik sering kali kesulitan mencari buku tersebut karena tercecer dengan file/buku yang lain.

Administrasi Ujian (UTS/UAS) : - Soal ujian yang disamaratakan untuk

setiap kelas dan terkadang sama untuk setiap tahunnya.

- Beberapa dosen sering terlambat mengumpulkan berkas nilai ujian.

- Terjadi kecurangan pada saat ujian. - Proses pengolahan data untuk KHS

terhambat.

Manajemen Perwalian :

Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /

weekend

Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :

Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas karyawan dan weekend tidak sesuai dengan perjanjian yang ada.

- Banyak mahasiswa yang tidak hadir pada saat perkuliahan.

- Banyak mahasiswa yang harus mengulang. - Beberapa mahasiswa mengundurkan diri

karena jadwal kuliah yang tidak sesuai dengan jam kerja.

4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit

Berikut adalah penjelasan dari pihak auditi untuk temuan masalah yang diperoleh: Tabel 8. Temuan dan Penjelasan

(29)

Temuan Penjelasan

Manajemen Kurikulum :

- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam semester yang sama terkadang tidak sama.

Belum ada penjelasan

Administrasi Alumni :

Belum ada aplikasi yang mengolah data alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan masih adanya nama mahasiswa yang telah lulus dalam absensi perkuliahan.

Pihak kampus sedang melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi yang lebih baik dan terintegrasi.

Administrasi Kemahasiswaan : - Banyak mahasiswa yang telah

melakukan registrasi ulang tetapi datanya tidak tercatat di akademik.

- Banyak mahasiswa yang sudah konfirmasi ke bagian keuangan dan akademik tetapi namanya masih tetap tidak tercatat di absensi.

- Tidak ada sub sistem yang mengelola data mahasiswa dengan absensi khusus (absus)

- Pengawasan pihak akademik terhadap presensi kehadiran mahasiswa absus sangat kurang.

- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak kampus ketika syarat minimum

kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. (minimum kehadiran 70%, apabila kurang dari 70% tidak

diperbolehkan ikut ujian).

- Kelengkapan administrasinya tidak lengkap.

- Data dari bagian keuangan belum sampai. - Sistemnya sedang bermasalah / sedang

dalam perbaikan.

- Sudah ada sistem yang mengelola data mahasiswa dengan absensi khusus. - Sudah ada aturan yang jelas mengenai

presensi untuk mahasiswa absus, yaitu mahasiswa absus bebas untuk mengikuti perkuliahan di kelas manapun dengan membawa lembar absensi khusus yang disediakan oleh akademik. Mahasiswa absus juga dibebaskan untuk mengikuti ujian di kelas manapun dengan membawa fotokopi absensi khusus.

- Jumlah minimum untuk presensi kehadiran mahasiswa dikembalikan kepada tim dosen / dosen mata kuliah yang bersangkutan.

(30)

Administrasi PBM :

- Beberapa dosen sering terlambat mengumpulkan berkas nilai akhir. - Tidak ada pembatasan user untuk

mengelola berkas nilai.

- Tidak ada komunikasi antara tim dosen dengan koordinator mata kuliah.

- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok antara dosen yang satu dengan dosen yang lain.

- Waktu belajar disamaratakan untuk semua mata kuliah.

- Jumlah komputer yang tersedia di lab tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa per kelasnya.

- Banyak komputer di lab yang tidak dapat digunakan.

- Berkas nilai yang harus diperiksa sangat banyak dan tidak memungkinkan untuk diproses dalam waktu yang singkat. - Soft copy nilai akhir yang diberikan

terkena virus.

- Petugas yang mengolah nilai akhir berhalangan hadir.

- Fasilitas untuk komunikasi antar dosen dilakukan di milis dosen.

- Selain keterbatasan ruangan, waktu belajar yang disamaratakan untuk semua mata kuliah adalah kebijakan dari direktur.

- Keterbatasan ruangan.

- Komputer yang tidak berfungsi di lab sedang dalam perbaikan.

Administrasi Cuti Akademik : Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti akademik masih dicatat dalam buku “pengajuan cuti akademik”

Meskipun terkadang kesulitan untuk mencari data mahasiswa yang akan aktif kembali, tetapi kesulitan tersebut masih dapat ditangani oleh petugas di bagian akademik.

Administrasi Sidang TA :

Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang tugas akhir masih dicatat dalam buku “pengajuan sidang TA”

Pengadaan sistem untuk data sidang TA sedang masih dalam proses pengembangan.

Administrasi Ujian (UTS/UAS) : - Soal ujian yang disamaratakan untuk

setiap kelas dan terkadang sama untuk setiap tahunnya.

- Untuk memudahkan mahasiswa dan dosen dalam memberikan penilaian.

- Soft copy nilai akhir yang diberikan terkena virus.

(31)

- Beberapa dosen sering terlambat mengumpulkan berkas nilai ujian.

Manajemen Perwalian :

Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /

weekend

Belum ada penjelasan

Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :

Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas karyawan dan weekend tidak sesuai dengan perjanjian yang ada.

Belum ada penjelasan.

4.3. Hasil Kuesioner

Kuesioner dilakukan guna mencari temuan-temuan yang terlewatkan pada saat pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan analisis dokumen). Selain itu, kuesioner dilakukan guna memverifikasi hasil temuan yang didapat sebelumnya. Kuesioner dilakukan terhadap beberapa mahasiswa Piksi Ganesha dan stakeholder (Anggota Piksi Tech Center, Staf Dosen, Staf Akademik, Staf Keuangan) dengan karakterisitik kuesioner yang berbeda. Detail kuesioner dan hasil perhitungan kesioner dilampirkan pada dokumen ini.

Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan kepada mahasiswa menyangkut sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB):

1. PMB yang dilakukan sudah sesuai dengan aturan pemerintah. 2. Biaya untuk PMB terjangkau.

3. Proses PMB tidak menggunakan sistem/aplikasi online. 4. Pelaksanaan PMB menghabiskan banyak waktu

5. Jadwal kuliah tidak diberikan pada saat registrasi ulang.

Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan kepada stakeholder:

1. Pekerjaan / layanan yang diberikan telah mengacu kepada SOP. 2. Jumlah komputer yang ada sudah mencukupi

3. Dibutuhkan adanya aplikasi tambahan untuk mendukung visi dan misi Politeknik Piksi Ganesha.

(32)

mengoperasikan komputer.

5. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai bagian khusus yang bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer.

6. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam penggunaan komputer.

4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner

Verifikasi hasil temuan yang diperoleh dari pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan analisis dokumen) dan hasil temuan kuesioner dilakukan sebelum masuk pada tahapan tabulasi gap. Hal ini bertujuan untuk memastikan temuan yang diperoleh sudah dapat dijamin kebenarannya, karena terkadang dalam kegiatan audit sering didapat adanya hal-hal yang tidak valid antara kenyataan dilapangan dengan temuan yang didapat. Hal tersebut terkadang disebabkan oleh tidak adanya komitmen dari pihak auditi dalam memberikan informasi seutuhnya atas keadaan yang sebenarnya. Akan tetapi hal tersebut juga dapat disebabkan karena kesalahan dari pihak yang mengaudit dalam melakukan pemeriksaan.

(33)

Tabulasi gap dilakukan terhadap kondisi arsitektur yang lama dan baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi terhadap sistem informasi yang direkomendasikan.

4.5.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi

Pada tahap ini diidentifikasikan peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan. Berikut adalah Tabulasi Gap Arsitektur Sistem Informasi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing

condition) dengan kondisi di masa depan (future condition). Pada existing condition terdapat sistem-sistem yang ada di SISFO PIKSI Ganesha

merupakan system yang masih dipakai hingga saat ini namun untuk menyesuaikan dengan keadaan di masa yang akan datang diperlukan sebuah system yang akan menggantikan (replace), menambah (add) maupun menghapus (removed) system yang memang tidak diperlukan lagi. Sistem yang akan menggantikan, menambah maupun menghilangkan tersebut digambarkan dengan kondisi di masa depam (future):

Tabel 9. Tabulasi Gap Sistem Informasi

Future Eliminate d Penyusuna n Anggaran PMB Analisis Anggara n Analisis Keuanga n Manajeme n APBO Pengawasa n Dan Evaluasi Kinerja SDM Administrasi Kemahasiwaa n SI Akademi k Mobile Manajeme n SDM Manajeme n Aset Organisasi Manajeme n ATK Existin g Administras i Alumni Pelaporan Akademik Laporan

(34)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 33 of 48 Keuangan Administras i Cuti Akademik Administras i PBM Replace Manajemen Perwalian Replace Pembuatan Transkip Nilai Replace Penetapan Status Mahasiswa Replace Penyusunan Jadwal Matkul Replace Rencana Studi Dan FRS Replace SI Akademik Online Pelaporan Aset Organisasi Replace Manajemen Penerimaan Kas Removed Pelaporan ATK Replace

(35)

Transaksi

Removed

New Add Add Add Add

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan (future condition) yang memberikan ghasil sebagai berikut:

1. Sistem yang ditambahkan (Add): Penyusunan Anggaran PMB, Analisis Anggaran, Manajemen APBO, SI Akademik Mobile

2. Sistem yang diganti (Replace): Pelaporan ATK, Pelaporan Aset Organisasi, Rencana Studi dan FRS, Penyusunan Jadwal Matkul, Penetapan Status Mahasiswa, Pembuatan Transkip Nilai, Manajemen Perwalian, Administrasi PBM

3. Sistem yang dihilangkan (Removed): Pengelolaan Transaksi dan Manajemen Penerimaan Kas. 4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi

Pada tahap ini diidentifikasi peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan. Berikut adalah Tabulasi Gap Arsitektur Teknologi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan (future condition):

Tabel 10. Tabulasi Gap Teknologi Informasi

Future Eliminated

Ms. Windows XP

Professional

Mikrotik Router My SQL Adobe Reader PABX Acces Point Router Switch Hub

Existing MS. Windows 2003 Server Replace Ms. Excel Replace

(36)

Internet RJ45

New Add Add Add Add Add Add

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan (future condition) yang memberikan hasil sebagai berikut:

1. Sistem yang ditambahkan (Add): Mikrotik Router, Adobe Reader, PABX, Acces Point, Router, Switch Hub 2. Sistem yang diganti (Replace): Ms. Windows XP Professional dan My SQL

(37)

V. REKOMENDASI

Pada bagian ini akan dipaparkan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan strategi bisnis organisasi.

5.1. Uraian Rekomendasi

Berikut adalah uraian rekomendasi berdasarkan dampak dari temuan-temuan hasil pemeriksaan terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha:

1. Membuat sistem informasi akademik yang terintegrasi, sehingga masalah-masalah yang berkaitan dengan administrasi kemahasiswaan, alumni, kurikulum, proses belajar mengajar, cuti akademik, pengajuan sidang, hingga penyusunan jadwal kuliah dapat diminimalisir atau bahkan dihilangkan sama sekali.

2. Memberikan peraturan yang jelas mengenai hak akses ke dalam sistem untuk masing-masing bagian.

3. Membuat atau menambahkan menu untuk mengelola data mahasiswa dengan absensi khusus (absus) untuk memudahkan pendataan dan pengawasan.

4. Mengkaji kembali peraturan mengenai syarat minimum kehadiran dalam perkuliahan. 5. Mengaktifkan forum atau milis dosen agar terjalin komunikasi antara tim dosen dan

koordinator mata kuliah.

6. Membuat sub sistem untuk mengelola jadwal perkuliahan dan ruang yang kosong untuk masing-masing kampus apabila ada jadwal tambahan sehingga tidak ada jadwal kuliah yang bentrok satu sama lain.

7. Memanfaatkan ruangan yang kosong di kampus 9 untuk dijadikan laboratorium komputer.

8. Mengganti komputer yang rusak dan tidak dapat digunakan. 9. Mengkaji kembali kebijakan untuk kelas weekend.

10. Mengevaluasi soal ujian yang digunakan untuk UTS dan UAS apakah sudah pernah digunakan pada semester sebelumnya atau tidak.

(38)

(to-be) terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha secara keseluruhan didapatkan rumusan

rekomendasi sebagai berikut:

1. Menambahkan aplikasi untuk penyusunan anggaran PMB, analisis anggaran, manajemen anggaran penerimaan dan belanja organisasi (APBO), dan sistem informasi akademik mobile.

2. Mengganti aplikasi laporan keuangan dengan aplikasi analisis keuangan.

3. Mengganti aplikasi administrasi PBM dan manajemen perwalian dengan aplikasi pengawasan dan evaluasi kinerja SDM.

4. Mengganti aplikasi pembuatan transkrip nilai, penetapan status mahasiswa, penyusunan jadwal mata kuliah, dan rencana studi dan FRS dengan aplikasi administrasi kemahasiswaan.

5. Mengganti aplikasi pelaporan aset organisasi dengan aplikasi manajemen aset organisasi.

6. Mengganti aplikasi pelaporan ATK dengan aplikasi manajemen ATK.

7. Menghilangkan aplikasi manajemen penerimaan kas dan pengelolaan transaksi. 5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise

Pada penggunaan TOGAF ADM memungkinan melakukan perubahan dari arsitektur

enterprise yang lama menuju arsitektur enterprise yang baru. Maka dari itu pada bagian ini

akan dipaparkan rekomendasi arsitektur enterprise yang baru guna menyelesaikan permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama, diantaranya:

1. Pemanfaatan SISFO-PIKSI belum dapat dilakukan secara optimal, hal ini disebabkan penggunaan SISFO-PIKSI belum lama dilakukan. Sosialisasi terhadap sistem ini perlu dilakukan secara intensif.

2. SISFO-PIKSI merupakan sistem yang relatif baru di lingkungan Politeknik Piksi Ganesha sehingga memerlukan infrastruktur penunjang lainnya, sehingga perlu waktu dan biaya untuk diterapkan secara optimal.

3. Sebagai sistem yang masih baru, SISFO-PIKSI masih harus didukung data manual untuk mengantisipasi kegagalan dari sistem ini.

(39)

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 38 of 48 4. Beberapa aplikasi masih dalam tahap pembangunan atau masih dalam tahap rancangan seperti pengelolaan data perpustakaan, penyusunan anggaran atau inventarisasi aset organisasi dan masih banyak lagi aplikasi lain yang perlu pengembangan.

5. Pengolahan data masih ada yang mengalami redudansi seperti data mahasiswa disetiap bagian berbeda, dikarenakan belum adanya sistem yang terintegrasi secara keseluruhan.

Dikarenakan permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama berkaitan dengan pengelolaan data, maka rekomendasi atas arsitektur enterprise yang baru sebatas pada rancangan arsitektur data. Berikut adalah rancangan arsitektur data guna menciptakan arsitektur enterprise yang baru:

1. Class Diagram Penerimaan Mahasiswa Baru

(40)

(41)

(42)

Gambar 10. Class Diagram SDM dan Umum

Adapun spesifikasi teknis untuk SISFO-PIKSI yang akan di kembangkan dalam

arsitektur enterprise yang baru memiliki kriteria teknis sebagai berikut:

1. User Friendly

a. Pembangunan sistem yang disesuaikan dengan kebiasan user. b. Penyususan efektif dan efisien

c. Penggunaan icon-icon untuk mempercepat proses

d. Petunjuk pengoprasian terdapat pada aplikasi yang akan digunakan untuk mempermudah apabila terjadi troubleshooting

2. Flexible dan Kompatibilitas basis data

a. Mampu menangani dan mengolah data dalam jumlah besar namun tetap bias bekerja secara cepat

(43)

c. Basis data yang dirancang dapat digunakan untuk jaringan client-server d. Tidak memerlukan spesifikasi hardware yang tinggi

e. Mampu menampilkan laporan dalam bentuk numerik, tabel dan grafik 3. Keamanan Basis Data

a. Memberikan hak akses user sesuai dengan tugas dan fungsinya b. Memberikan hak akses penuh untuk pengelola data (admin) c. Mempunyai data password untuk membatasi hak akses

(44)

Cakrayana, Iwan. 2011. Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan TOGAF

ADM untuk Penerapan Standar Nasional Pendidikan di Sekolah Menengah Atas.

Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.

J. Ward and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems, Third Edition ed. John Wiley and Sons Ltd, 2002.

Lambart, Mike. 2008. “TOGAF™ and The Open Group Architecture Forum”. Jurnal of

extension 28 (January). E-Journal on-line. Melalui:

https://www.opengroup.org/conference-live/uploads/40/15719/togaf-tutorial-jan2008.pdf [28/05/2013]

(45)

Lampiran 1. Formulir Survey Kondisi Sekarang

Organisasi :

Nama Responden : Jabatan Responden :

E-Mail :

1. Visi dan Misi Organisasi :

... ... ... 2. Sasaran : ... ... ... 3. Tujuan : ... ... ... 4. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi :

... ... ... 5. Jenis Pekerjaan atau Layanan yang diberikan :

... ... ... 6. Apakah Jenis Pekerjaan atau layanan yang diberikan mengacu pada SOP :

 Ya  Tidak

7. Jumlah Pegawai dalam organisasi :

Koordinator : ... orang Dosen Honorer : ... orang Dosen Tetap : ... orang Staff Karyawan : ... orang 8. Berapa jumlah pegawai yang memahami tentang komputer :

Software : ... orang Hardware : ... orang Jaringan : ... orang Internet : ... orang

9. Apakah jumlah komputer yang dimiliki sudah mencukupi ?  Sudah

 Belum

10. Di dalam mendukung visi dan misi, apakah masih dibutuhkan adanya software aplikasi tambahan ?

 Ya  Tidak

(46)

Sebutkan :

... ... ... 12. Apakah instansi yang Bapak/Ibu pimpin mempunyai peraturan siapa saja yang dapat

mengerjakan komputer ?  Ya

 Tidak

13. Apakah organisasi Bapak/Ibu sudah mempunyai bagian/bidang organisasi yang bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer dan internet ?

 Ya  Tidak