I.
SYSADMINISTRATOR
NO Process
RATE
RISK
EXISTING CONDITION
IMPACT
RECOMMENDATION
1 Bisnis
Process
HIGH Pembagian Task List dan change impact
atas responsibiliti pekerjaan tidak berjalan dengan baik.
User mengalami kesulitan untuk pengerjaan tugas dan responsibility per masing-masing bagian.
Melakukan Analysis Change Impact, Sosialisasi, dan Training yang cukup kepada seluruh user serta di dukung dengan kebijakan dan bisnis proses yang matang dalam menunjang kegiatan transaksional. Sehingga user paham atas task list yang seharusnya dikerjakan.
2 Oracle
Frame Work
HIGH Struktur Organisasi UNPAD Di buat multiple
Organization Unit (OU). Sehingga Direktorat dan Fakultas sebagai Salah satu
Unit/entitas yang secara mandiri mengelola pencatatan Transaksi Pengadaan,
Pengeuaran uang, dan Penerimaan Uang.
Berdampak kepada Proses Bisnis secara keseluruhan mulai dari Supply Chain Management sampai dengan pelaporan keuangan perushaan.
Sturktur Organisasi UNPAD cukup dengan dibuatkan 1 (satu) organization Unit dimana untuk pengadaan barang akan di cover oleh pembuatan Inventory
Organization yang berbeda untuk mengakomodir transaksi pengadaan per masing-masing fakultas/Direktorat.
II.
SUPPLY-CHAIN MANAGEMENT
NO
MODUL
RATE
RISK
EXISTING CONDITION
IMPACT
RECOMMENDATION
1 INV HIGH Setup Operating Unit dibuat lebih dari
satu
Setup beberapa modul akan dilakukan beberapa kali sesuai dengan banyaknya
operating unit. Dimana seharusnya setup operating unit seharusnya mengikuti dengan
banyaknya laporan keuangan yang akan dihasilkan dari suatu bisnis unit.
Setup Operating Unit cukup dilakukan 1 saja, karena di rekomendasikan untuk kedepannya hanya menggunakan 1 OU
saja.
2 INV HIGH Setup Inventory Organization Data akan digunakan untuk menentukan lokasi
permintaan/pembelian barang di Purchase Requisition/Purchase Order dan pengeluaran
barang pada saat ada pemakaian barang
Setup Inventory Organization yang perlu disetup : IO Master untuk pembuatan item master, dan IO lain mengikuti description
Unpad Cost Center
3 INV MEDIUM Setup Subinventory Barang dapat dilihat per gudang yang
merupakan bagian dari IO
Untuk masing-masing IO minimal harus ada 1 subinventory. Mis IO Direktorat Sarana
dan Prasarana maka ada subinventory SAPRAS
4 INV LOW Set up location Location akan dipasang sebagai default location
di masing-masing IO
Untuk IO yang berada di lokasi yang sama maka cukup dibuatkan 1 location dengan
address yang sama.
5 INV HIGH Setup Item Master ada yg menggunakan 1
segment dan ada yang menggunakan 2 segment
Kesulitan dalam mencari maupun menginput data item master ke transaksi
1 Segment terdiri dari 15 digit (maksimal), jika jumlah item yang akan dimasukkan ke
system melebihi dari itu maka sebaiknya dibuat dalam 2 segment.
Untuk format yang disarankan dalam pembuatan kode item master : AAA-BB-CCCCCC
Keterangan :
AAA = Singkatan bahan/Barang (mis. AST (asset), ATK (alat stationary kantor), BGN (Bahan Bangunan), SPR (suku cadang), OBT (obat), SAL (dijual), PKN (pakan), LAB (penelitian), WIP (barang dalam proses), SOS (bantuan sosial), KOM (Komponen), KON (konsumsi), dll) atau boleh
menggunakan kode angka.
BB = Sub bahan/Barang (mis. 01 s/d 99 untuk masing-masing kategori AAA)
CCCCCC = sequence ( no urut product)
6 INV MEDIUM UOM Class, UOM dan UOM Conversion Akan digunakan di transaksi yang menggunakan
item master maupun non-item master dan report
Menggunakan kode satuan yang digunakan standard atau baku sehingga jika muncul di report maupun dokumen yang akan dikirim
ke eksternal akan bagus.
7 INV LOW Transaction type Transaction type saat ini belum disetup hanya
muncul yang bawaan dari oracle. Untuk
Transaction type sebaiknya dikoordinasikan antara petugas yang biasanya
mengelompokkan transaksi sesuai dengan jenis transaksi di lapangan maka transaction type ini
dapat disetting sesuai dengan kebutuhan
mengeluarkan barang dari semua gudang dan dikoordinasikan dengan bagian finance
untuk dapat dikelompokkan berdasarkan charging account yang terjadi. Mis. Pengeluaran konsumsi, pemakaian ATK,
Pemakaian Lab, dll
8 PO MEDIUM Pembuatan Purchase Requisition untuk
category yang berbeda digabung dalam satu nomor transaksi
Dikarenakan approver untuk masing-masing category berbeda maka status header PR akan berubah-ubah sesuai dengan category yang ada
di masing-masing line Item
Pembuatan PR sebaiknya dipisah per category item sehingga status line header
dan line akan sama dan tidak berubah-ubah.
9 PO MEDIUM Charge Account di PR/PO User bisa merubah charge account sesuai dengan
budget yang masih available padahal berbeda dengan charging yang sebenarnya
Field charge account akan dibuat grey/tidak bisa diedit (personalize) kecuali segment department. Hal ini akan diisi oleh user (jika diperlukan) dimana akan keluar list of value sesuai dengan cost center yang sudah ditentukan sesuai dengan assignment
item.
10 PO HIGH Approval PO Jika tidak ada approval maka PO yang dibuat
oleh user buyer akan langsung berubah status menjadi Approved (tidak ada kontrol)
Sebaiknya document PO juga disetup approval dimana approver dapat mengontrol harga di PO ataupun kesalahan
dalam pembuatan PO.
11 PO HIGH Approval Limit dan Group Dapat membedakan jumlah amount yang dapat
dilakukan oleh user/job/position yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan
Jika ada keperluan melakukan approval di PR atau PO maka sebaiknya harus membuat
approver sesuai dengan jenjang yang diinginkan
12 iProc HIGH Katalog Item Digunakan untuk menginput transaksi PR akan
tetapi jika ada item baru maka penentuan category dan upload ke system masih belum
diketahui PICnya
Perlu dibuat form jika ada permintaan item master baru maupun catalog item dimana form harus ditanda tangani oleh finance dan
user yang akan melakukan setup di system supaya data di system akan lebih baik dan
III.
FINANCIAL
NO MODUL
RATE
RISK
EXISTING CONDITION
IMPACT
RECOMMENDATION
1 GL HIGH Untuk Segment Chart of Account Saat Ini :
SEGMENT1 : UNPAD_Company (BS) SEGMENT2 : UNPAD_Cost_Center (CC) SEGMENT3 : UNPAD_Department SEGMENT4 : UNPAD_Department_Prodi SEGMENT5 : UNPAD_Sumber_Dana SEGMENT6 : UNPAD_Jenis_Kegiatan SEGMENT7 : UNPAD_Natural_Account (NA) SEGMENT8 : UNPAD_Project
SEGMENT9 : UNPAD_Intercompany SEGMENT10 : UNPAD_Future1 SEGMENT11 : UNPAD_Future2
Segmentasi Chart of Account akan berdampak pada seluruh konfigurasi pada masing-masing modul. Termasuk konfigurasi pada General ledger. Segmentasi CoA dibuat untuk menampung sejauh mana data informasi keuangan dibutuhkan. Segment yang dirasa tidak perlu sebaiknya tidak di capture saat ini. Dua segment future di sediakan untuk
mengakomodir transaksi yang akan datang. Perubahan segment sangat tidak mungkin setelah konfigurasi Oracle dilakukan dan berjalan.
Untuk Segment Chart of Account Saat Ini : SEGMENT1 : UNPAD_Company (BS) SEGMENT2 : UNPAD_Cost_Center (CC) SEGMENT3 : UNPAD_Department_Prodi SEGMENT4 : UNPAD_Sumber_Dana SEGMENT5 : UNPAD_Jenis_Kegiatan SEGMENT6 : UNPAD_Natural_Account (NA) SEGMENT7 : UNPAD_Project
SEGMENT8 : UNPAD_Future1 SEGMENT9 : UNPAD_Future2
2 GL HIGH Restriction untuk Kombinasi CoA type Asset
tidak dilakukan untuk segment Cost Center dan yang lainya.
Tidak Terdapat control pada penggunaan Kombinasi Account pada transaksi. Kesalahan kombinasi account dapat berdampak pada penyajian laporan keuangan sehingga tidak informatif.
Melakukan restriction pada kombinasi account mana saja yang boleh digunakan dan Kombinasi Account mana saja yang tidak boleh digunakan dengan fitur standard Oracle yaitu Cross Validation Rules.
3 GL HIGH Currency Transaksi yang dapat digunakan
adalah: IDR-Rupiah USD-US Dollar
User mengidentifikasikan terdapat transaksi mata uang Yen pada UNPAD. Konfigurasi Oracle saat ini tidak meng-capture Yen
Currency Transaksi yang dapat digunakan kedepannya:
AUD-Australian Dollar GBP-Pound Sterling SGD-Singapore Dollar
sebagai currency yang digunakan transactional. Impact pada pencatatan
transaksi subledger untuk mata uang Yen tidak dapat dilakukan. USD-US Dollar AUD-Australian Dollar GBP-Pound Sterling SGD-Singapore Dollar JPY-Japan Yen 4 GL Budget
HIGH Setup Budget Contorl Saat ini di setting
secara parsial. Sebagian budget di set ke “Absolute” dan sebgaian lainya di setup ke “Advisory”.
Beberpa transaksi pembuatan PR dan PO tidak lolos Cek Fund dikarenakan budget tidak tersedia dan di setup pada level “Absolute”
Budget Control Sementara disetup pada level “Advisory” menunggu hingga budget control UNPAD dapat memperbaiki mappingan Account dan sudah mature dalam pengelolaan budget yang di anggarkan setiap tahunya.
5 GL
Reporting
HIGH Report Custom untuk Pelaporan Standard
Accounting seperti : 1. posisi keuangan 2. laporan aktivitas 3. arus kas
4. Catatan atas laporan keuangan Financial Dashboard Belum tersedia.
Tidak tersdianya Report Financial Dashboard dalam penyajian laporan keungan.
Secara Standard, Oracle menyediakan Trial Balance sebagai bahan pembuatan Report keuangan yang di butuhkan. Namun untuk keperluan pembuatan laporan Posisi
Keuangan, Profit & Loss, & Laporan aktivitas dapat di capture menggunakan fitur FSG untuk menghasilkan report tersebut (Selama Informasi yang dibituhkan dapat di trace dari kombinasi Account).
Notes : Untuk Arus Kas & catatan atas laporan keungan secara standard tidak dapat dihasilkan oleh Oracle.
6 GL HIGH Proses Create Accounting dan Transfer Journal ke General Ledger Tidak Berjalan Sampai saat ini.
Jurnal Transaksi tidak masuk ke General Ledger. Berdampak pada financial dashboard tidak dapat disajikan.
Lakukan Scheduler Create Accounting untuk setiap modul yang akan di transfer ke modul General Ledger dengan status “Posted”.
7 GL HIGH Data Journal yang di transfer ke modul
General Ledger Per Event Transaksi.
Jurnal yang ditransfer ke modul general Ledger terlalu banyak dan sulit untuk dilakukan cross check.
Proses Pembentukan Jurnal dapat dilakukan dengan melakukan “Summarize By GL Periods”. Detail informasi tetap dapat di lakukan tracking caranya dengan melakukan custom line description Journal merujuk pada point 9.
8 GL HIGH Line Deskripsi pada journal yang terbentuk
tidak informatif hanya default ke “Journal
Import Created”. Kesulitan User dalam melakukan cross check
data transaksi pada inquiry Account karena line Description tidak memberikan informasi Transaksi.
Melakukan Custom Description Pada Line Description Journal sehingga dapat memudah kan user dalam melakukan trace Journal. Sebagai Contoh Pada Line Description Journal yang terbentuk dari modul AP dapat memasukan informasi seperti : Invoice Number, Supplier Name, Description Invoice.
9 AR HIGH Pembuatan Invoicing AR dilakukan per
masing-masing Organization Unit.
Organization Unit secara struktur Oracle di definisikan sebagai satu Unit/entitas yang berdiri sendiri dan memiliki pemisahan secara pengakuan AR dan Revenue dengan
Organization Unit lainya. Sehingga ketika dibuat OU berbeda per masing-masing
Base On Requirement, Pencatatan AR dan Revenue pada UNPAD dilakukan
Centralisasi (Terpusat). Sehingga cukup dengan menggunakan satu OU
Fakultas/Direktorat, maka pengelolaan Invoice seharusnya dilakukan oleh unit yang
bersangkutan.
UNPAD pusat yang akan mengelola transaksi Invoicing AR.
10 AR HIGH
Seluruh Organization Unit dibuatkan Receipt Method per masing-masing OU. Setiap penerimaan akan dilakukan receipt pada Masing-masing Organization Unit yang bersangkutan.
Terlalu Banyak Konfigurasi yang di lakukan untuk membuat Receipt method. Di sisi Lain, ketika user akan menerima uang, harus mengganti responsibility sesuai dengan uang tersebut di terima untuk unit/fakultas yang bersangkutan.
Base On Requirement, Pencatatan
penerimaan uang pada UNPAD dilakukan Centralisasi. Sehingga cukup dengan menggunakan satu OU (Organization Unit) untuk seluruh fakultas dengan membuat receipt method sebanyak Bank yang di miliki UNPAD.
11 AR MEDIUM
Aging Report Standard tidak pernah di gunakan untuk pengecekan saldo transaksi AR yang belum di lunasi.
User mengalami kesulitan dalam melakukan cross cek saldo AR pada Trial balance dengan Saldo AR pada Subledger sehingga Proses Closing terhambat.
Pembuatan Custom Report untuk Aging AR dapat membantu proses rekonsiliasi saldo antara subledger dengan data TB pada General Ledger.
12 AP HIGH
Pembuatan Invoicing AP dilakukan per masing-masing Organization Unit berdasarkan PR dan PO yang dibuat.
Organization Unit secara struktur Oracle di definisikan sebagai satu Unit/entitas yang berdiri sendiri dan memiliki pemisahan secara pengakuan AP dan Revenue dengan
Organization Unit lainya. Sehingga ketika dibuat OU berbeda per masing-masing Fakultas/Direktorat, maka pengelolaan Invoice seharusnya dilakukan oleh unit yang
bersangkutan.
Base On Requirement, Pencatatan AP dan Revenue pada UNPAD dilakukan
Centralisasi (Terpusat). Sehingga cukup dengan menggunakan satu OU
(Organization Unit) saja sebagai Entitas UNPAD pusat yang akan mengelola transaksi Invoicing AP.
13 AP HIGH
Pemberian uang SPPD tidak dilakukan
pencatatan ke dalam sistem oracle. Pecatatan dilakukan setelah laporan pertanggung jawaban SPPD dilakukan dengan membuat transaksi PR-PO-Invoice-Payment pada sistem Oracle.
Tidak ada control atas pengeluaran uang yang bersangkutan dan sulit untuk mengetahui SPPD mana saja yang masih belum di laporkan.
Penggunaan Prepayment pada Fitur Oracle Payables dapat digunakan untuk
mengakomodir uang perjalanan dinas atau uang muka kegiatan yang dilakukan pegawai UNPAD.
14 AP HIGH Pembayaran dilakukan berdasarkan
Organization Unit Invoice yang bersangkutan.
ketika user akan melakukan pembayaran, harus mengganti responsibility sesuai dengan invoice AP untuk unit/fakultas yang
bersangkutan. Di sisi lain, konfigurasi Bank Master harus di assign ke seluruh Organization Unit yang terdaftar.
Base On Requirement, Pencatatan pembayaran pada UNPAD dilakukan Centralisasi. Sehingga cukup dengan menggunakan satu OU (Organization Unit) untuk seluruh fakultas dengan menggunakan Bank yang ada di UNPAD.
15 AP MEDIUM
Aging Report Standard tidak pernah di gunakan untuk pengecekan saldo transaksi AP yang belum di lunasi.
User mengalami kesulitan dalam melakukan cross cek saldo AP pada Trial balance dengan Saldo AP pada Subledger sehingga Proses Closing terhambat.
Pembuatan Custom Report untuk Aging AP dapat membantu proses rekonsiliasi saldo antara subledger dengan data TB pada General Ledger.
16 FA HIGH
Pembuatan Category Segment Asset dengan memasukan instrument segment “Unit Kerja”. 1. Unit Kerja
2. Kelompok 3. Sub-Kelompok
Pembebanan Depresiasi Asset dilakukan per masing-masing fakultas. Seharusnya
Pembebanan Depresiasi Asset dilakukan terpusat pada UNPAD Pusat.
Pembuatan Category Segment Asset cukup dengan menggunakan segment:
1. Kelompok 2. Sub-Kelompok
17 FA HIGH Asset Book yang digunakan hanya satu yaitu buku asset secara konventional.
Tidak tersedianya alat untuk perhitungan depresiasi berdasarkan perhitungan Perpajakan.
Membuat Asset Book Konventional dan Asset Book Fiskal untuk kepentingan laporan keungan Konventional dan Perpajakan.
Organization Structure
Dalam applikasi Oracle dikenal beberapa istilah yang berkaitan dengan Organization Structure, antara lain:
• Business Group
Merupakan unit tertinggi didalam struktur organisasi yang mewakili group bisnis dari beberapa perusahaan
• Legal Entity
Mewakili perusahaan yang secara legal terdaftar dalam suatu Business Group tertentu
• Operating Unit
Mewakili unit operasional dimana terjadinya proses pembelian dan penjualan dalam suatu Legal Entity tertentu
• Inventory Organization
Mewakili organisasi dimana terjadinya transaksi inventory dalam suatu Operating Unit tertentu
• Sub Inventory
Mewakili lokasi tempat penyimpanan inventory dalam suatu Inventory Organization tertentu
Berdasarkan hasil requirement yang telah diperoleh dari interview dengan user terkait dan setelah melalui proses design, Organization Structure
untuk UNPAD dapat digambarkan sebagai berikut:
Legal Entity (LE) Operating Unit(OU) Sub Inventory(SI) UNPAD Pusat Inventory Organization (IO) UNPAD Group Business Group (BG)
UNIVERSITAS PADJAJARAN
UNPAD Master Organization ………….. Sub Inventory ………….. Inventory Organization UNPAD UNPAD Pusat Inventory Organization Fakultas Kedokteran Inventory Organization UNPAD Pusat Inventory Organization Fakultas Kedokteran Inventory Organization Fakultas Ekonomi Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi ……... Direktorat Pendidikan dan Kemahasiswaan Direktorat Pendidikan dan Kemahasiswaan Inventory Organization Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi Inventory Organization FakultasKedokteran Fakultas Hukum ………. Fakultas Farmasi
Fakultas Ekonomi Inventory Organization Fakultas Hukum Inventory Organization ………. Inventory Organization Fakultas Farmasi Inventory Organization Direktorat Pendidikan dan Kemahasiswaan Sub Inventory Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi Inventory Organization Fakultas Ekonomi Inventory Organization Fakultas Hukum Inventory Organization ………. Inventory Organization Fakultas Farmasi Inventory Organization
