BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

43

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan mengenai prosedur sistem usulan, proses alur data, spesifikasi sistem usulan yang berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi program, dan spesifikasi program komputer.

Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat dalam menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.

Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada sekarang ini.Secara khusus rancangan sistem usulan digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan cinta perusahaan menjadi lebih meningkat.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh dengan yang berjalan.Perbedaannya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya pengguna komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut :

(2)

1. Prosedur Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang diawali dari pengecekan barang yang terdapat pada gudang apakah barang perlu diorder atau sebaliknya. Biasanya pihak dari distributor atau kita sebut sebagai sales mendatangi kantor kami untuk meminta surat pemesanan (SP) yang telah di ACC oleh Kepala Yayasan, kemudian beberapa hari setelah melakukan pemesanan, barang dikirim oleh pihak distributor sesuai dengan surat pemesanan (SP).

2. Prosedur Barang Masuk

Dalam prosedur barang masuk, barang yang telah di order akan dikirim oleh pihak distributor sesuai dengan SP (surat pemesanan) yang dilampirkan FP (faktur pembelian), faktur terbagi menjadi 3 rangkap. Faktur putih diserahkan untuk pihak distributor, faktur kuning untuk bagian akutansi dan faktur merah sebagai arsip untuk bagian gudang. Setelah penerimaan barang selesai prosedur selanjutnya yaitu pengecekan barang dimana dalam prosedur ini jumlah barang harus sesuai dengan FP (faktur pembelian) dan pengecekan tanggal expired, kemudian jumlah barang yang masuk kedalam gudang di catat di kartu stok untuk memudahkan kepala gudang dalam melakukan penyetokan barang setiap akhir bulan yang di namakan stok opname.

3. Prosedur Barang keluar

Barang keluar di lakukan sesuai dengan permintaan karyawan yang di catat pada BPB (buku permintaan barang). Biasanya barang yang keluar dari gudang maka bagian stokies dan kepala gudang yangakan mengurangi jumlah barang pada kartu stok sesuai dengan jumlah barang yang ada dalam gudang.

(3)

Dalam prosedur pengeluaran barang Rumah Sakit Umum Islam Harapan Anda menggunakan metode akutansi yang di sebut fifo (first in first out) dan lifo (last in first out) dimana barang yang pertama kali masuk kedalam gudang itulah yang pertama kali dicatat dan dikeluarkan terlebih dahulu dan sebaliknya barang yang terakhir kali masuk kedalam gudang maka barang tersebut yang terakhir dicatat dan dikeluarkan.

4. Prosedur Retur Barang

Dalam prosedur ini barang yang masuk akan dicek bila ada barang yang expired maupun barang stok lama maka akan di lakukan penarikan atau pengembalian barang dan di stok lagi dengan barang baru sesuai dengan ketentuan perusahaan yang dilakukan oleh bagian kepala gudang. Setelah melakukan pengecekan barang dan mendapatkan barang yang retur kepala gudang menghubungi pihak distributor agar pihak distributor memberikan bukti retur barang untuk segera diproses. Barang yang retur akan ditarik ketika perusahaan kami melakukan pemesanan barang selanjutnya.Setelah pihak distributor melakukan penarikan barang maka, admin melakukan pengurangan barang sesuai jumlah barang yang diretur ke dalam file retur.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Laporan dibuat setiap akhir bulan, tanggal tutup buku mengikuti tanggal akhir setiap bulannya. Laporan yang harus disiapkan adalah laporan pembelian barang, laporan harga pokok pembelian, dan laporan hasil stok opname setiap akhir bulan. Dokumen pendukungnya adalah rekap pembelian barang, stok barang, dan lampiran pendukung. Setelah laporan selesai, maka laporan akan

(4)

dicek oleh bagian akutansi setelah itu akan ditanda tangani dan diserahkan kepada Kepala Yayasan Rumah Sakit Umum Islam Harapan Anda Tegal.

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1.

Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan :

SP : Surat Pemesanan FP : Faktur Pembelian

FP3 : Faktur Pembelian Rangkap 3 BPB : Bukti Permintaan Barang

(5)

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2.

(6)

4.4.Kamus Data Sistem Usulan

Dibawah ini penulis akan menguraikan tentang kamus data yang mengalir didalam DAD yang meliputi Notasi Tipe dan Struktur Data.

Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Barang Nama Arus Data : Laporan Barang

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 5.1 – Kepala Yayasan

Penjelasan :Laporan untuk mengetahu jumlah pembelian barang, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir.

Periode : Setiap Periode Volume : Rata-rata 2 halaman

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemrosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem pengadaan barang pada Logistik Rumah Sakit Umum Islam Harapan Anda Tegal seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem usulan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

(7)

1. Nama Dokumen : Faktur Pembelian

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang masuk Sumber : Distributor

Tujuan : Bagian Gudang Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada pembelian Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Kartu Stok Barang Masuk

Fungsi : Untuk mencatat keluar masuknya barang Sumber : Bagian Stokies

Tujuan : Bagian Gudang Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pemasukan dan pengeluaran barang Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Bukti Retur Barang

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang rusak Sumber : Bagian Inventory

Tujuan : Distributor Media : Kertas Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada kerusakan barang Bentuk : Lampiran A.3

(8)

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Pemesanan (SP)

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pemesanan barang Sumber : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan barang Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Bukti Retur Barang

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang rusak Sumber : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap ada kerusakan barang Bentuk : Lampiran B.2

5. Nama Dokumen : Rekap Faktur

Fungsi : Untuk melaporkan jumlah faktur yang akan di tagih Sumber : Bagian Gudang

(9)

Tujuan : Bagian Keuangan Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada penagihan faktur Bentuk : Lampiran B.3

6. Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Untuk mengetahui hasil stok opname perbulan Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Akutansi Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan stok opname Bentuk : Lampiran B.4

(10)

4.5.3. Entity Relationship Diagram(ERD) 1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.3.

(11)

2. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.4. Logical Record Structure i. Spesifikasi File

File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sistem dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah :

1. Spesifikasi File User

Nama File : File User Akronim : tuser

(12)

Fungsi : Untuk menampilkan data user Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random Acces Method

Media : Hard Disk

Panjang Record : 35 byte Kunci Record : kode_user

Tabel IV.1. Spesifikasi File User

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode User Kode_user Varchar 8 Primary Key 2 Nama User Nama_user Varchar 20

3 Status Status Varchar 20 4 Password Password Int 8

2. Spesifikasi File Supplier

Nama File : File Supplier Akronim : tsupplier

Fungsi : Untuk menampilkan data user Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random Acces Method

Media : Hard Disk

Panjang Record : 35 byte Kunci Record : kode_supplier

(13)

Tabel IV.2. Spesifikasi File Supplier

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Supplier Kode_spl Varchar 8 Primary Key 2 Nama Supplier Nama_spl Varchar 20

3 Alamat Alamat Varchar 20 4 Telepon Telepon Int 12

3. File Karyawan

Nama : File Karyawan

Akronim : tkaryawan

Fungsi : untuk mengetahui karyawan yang melakukan permintaan barang

Tipe File : File master Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 130 karakter Kunci Field : kode_kyw

Software : Microsoft Visual Basic 6.0 Tabel IV.3.

Spesifikasi File Karyawan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Karyawan Kode_karyawan Varchar 8 Primary Key 2 Nama Karyawan Nama_karyawan Varchar 20

(14)

4. File Barang Masuk

Nama : File Barang Masuk Akronim : tbarang

Fungsi : untuk mengetahui jumlah barang yang masuk/dibeli Tipe File : File master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 27 karakter Kunci Field : kode_brg

Spesifikasi File Barang Masuk

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Barang Kode_barang Char 10 Primary Key 2 Jenis Barang Jenis_barang Varchar 15

3 Tanggal Masuk Tgl_msk Int 8 4 Jumlah Jml Char 10

5. File Barang Keluar

Nama : File Barang Keluar Akronim : tbarang

Fungsi : untuk mengetahui jumlah barang yang keluar/diminta Tipe File : File master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

(15)

Panjang Record : 27 karakter Kunci Field : kode_brg

Spesifikasi File Barang Keluar

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Barang Kode_barang Char 10 Primary Key 2 Jenis Barang Jenis_barang Varchar 15

3 Tanggal Keluar Tgl_klr Int 8 4 Jumlah Jml Char 10

4.5.5. Struktur Kode

Agar data akan lebih efisien dan efektif dalam proses pemasukan data, maka dapat digunakan kode-kode untuk mewakili suatu data. Sehingga dapat mengurangi jumlah pemasukan data yang harus masuk, namun tidak mengurangi kelengkapan data tersebut. Ada beberapa macam kode yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini, yaitu:

1. Kode Barang

Kode barang dalam struktur kode berjumlah 3 (tiga) digit Keterangan :

a. Digit pertama sampai ketiga menyatakan nama barang Jenis Barang

Contoh :

Pensil 2. Kode Supplier

Kode supplier dalam struktur kode berjumlah 3 (tiga) digit X X X

(16)

Keterangan :

a. Digit pertama sampai ketiga menyatakan nama Supplier Nama Distributor

Contoh :

Cahaya Agung Cemerlang 3. Kode User

Kode user dalam struktur kode berjumlah 3 (tiga) digit Keterangan :

a. Digit pertama sampai ke tiga menyatakan nama inisial pengguna Nama Inisial Pengguna

Contoh :

Nama Inisial User 4.5.6. Spesifikasi Program (HIPO)

Dalam pembahasan spesifikasi program dijelaskan cara kerja dari program agar lebih mudah memahaminya. Untuk itu dalam perancangan program kita dituntut mampu membangun program secara terstruktur, karena program yang terstruktur adalah salah satu ciri dari program yang baik.Berikut adalah gambaran jalannya program melalui hirarki pro.

X X X

C A C

X

X X

(17)

Gambar IV.5. Diagram HIPO

1. Spesifikasi Program Form Log In Nama Program : Form Log In Akronim : Formlog_in.frm

Fungsi : Untuk keamanan program Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat Gambar IV.8

(18)

Proses :

a.Jalankan Program.

b.Tampilform log in, Input user namedan password.

c.Klik masuk atau enteruntuk menyatakan data sudah benar dan untuk menampilkan menu utama menjadi aktif. Klik keluar untuk membatalkan. d. Jika salah memasukan user name atau password maka akan muncul pesan ”user name atau password anda salah”. Jika benar maka akan muncul pesan ”Anda berhasil log in” dan menu utama akan menjadi aktif.

Gambar IV.6. Form Login 2. Spesifikasi Program Form Menu Utama

Nama Program : Form Menu Utama Akronim : formmenu_utama.frm

Fungsi : Untuk menampikan pilihan program pada menu utama yang ada diprogram

Index Program : -

(19)

Bentuk Tampilan : Gambar IV.9

Proses : Pada menu utama terdapat beberapa pilihan, yaitu: 1. Master

Pada menu master terdapat tiga sub, yaitu: Data Barang, Data Karyawan dan Data Supplier.

2. Transaksi

Pada menu transaksi terdapat dua sub menu, yaitu: Barang masuk, Barang keluar, dan Barang Retur.

3. Laporan

Pada meu laporan terdapat enam sub menu,yaitu : Laporan Pembelian Barang, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Laporan Stock Opname.

4. Utility

Pada menu utilitas terdapat 2 sub menu,yaitu : Ganti Password dan User.

Gambar IV.7. Form Menu Utama

(20)

3. Spesifikasi Program Form Ganti Password Nama Program : Form Ganti Password Akronim : form_gantipassword.frm Fungsi : Untuk mengubah password

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Gambar IV.10

Proses :

a. Dari menu utama pilih menu utilitas lalu dari sub menu pilih form ganti password maka akan tampil form ganti password.

b. Klik tambah untuk menambah data user atau admin baru. c. Klik keluar untuk membatalkan.

d. Jika tombol edit dipilih, masukan passwordyang akan kita ubah. Kemudian klik simpan untuk menyimpan perubahan.

e. Jika tombol hapus dipilih, masukan password yang akan dihapus f. Klik kembali untuk menutup form data user

(21)

Gambar IV.8. Form Ganti Password 4.Spesifikasi Program Form Data Supplier

Nama Program : Form Data Supplier Akronim : formpemasok.frm

Fungsi : Untuk menambah, mengubah, menghapus, menyimpan, dan mencari data pemasok/supplier

Index Program : -

Proses :

a. Dari menu utama pilih master lalu dari sub menu pilih data supplier maka akan tampil form dan supplier.

b. Pada saat form dijalankan semua dalam keadaan tidak aktif. Jika data supplier masih kosong maka akan muncul pesan info record kosong harap input lalu tekan enter.

(22)

c. Jika akan menambah data supplier klik tombol tambah maka form akan aktif.

d. Klik simpan untuk menyimpan data pemasok yang sudah diinput, jika ada kode supplier yang sama maka akan muncul pesan kode pemasok sudah ada e. Klik keluar untuk membatalkan.

f. Jika tombol edit dipilih, masukan kode supplier yang akan dihapus. g. Jika tombol hapus dipilih, masukkan kode supplier yang akan dihapus. h. Klik kembali untuk menutup form data supplier.

Gambar IV.9. Form Data Supplier 5.Spesifikasi Program Form Surat Pesanan

Nama Program : Form Surat Pesanan Akronim : formsuratpesanan.frm

Fungsi :Untuk membuat surat permintaan barang kepada distributor

(23)

Index Program : -

a. Dari menu utama pilih menu master lalu dari sub menu pilih data surat pemesanan akan tampil form surat pemesanan.

b. Jika akan membuat surat permintaan barang kepada distributor maka isi nomo surat pemesanan, nama barang, kode barang, dan jumlah.

c. Jika tombol edit dipilih, masukan kode barang yang akan kita ubah kemudian klik simpan untuk menyimpan perubahan.

d. Jika tombol hapus yang dipilih, maka semuanya akan terhapus. e. Klik kembali untuk menutup form surat pemesanan.

Gambar IV.10. Form Surat Pemesanan

(24)

6. Spesifikasi Program Form Data Barang Nama Program : Form Data Barang Akronim : formdata_barang frm

Fungsi : Untuk menambah, mengubah, menghapus, menyimpan, dan mencari data barang yang ada

Index Program : kode_brg

Proses :

a. Dari menu utama pilih menu master lalu dari sub menu pilih data barang maka akan tampil form data barang.

b. Pada saat form dijalankan semua dalam keadaan tidak aktif. Jika akan menambah barang klik tombol tambah maka form akan aktif. Masukan kode barang, nama barang, satuan dan jumlah.

c. Klik simpan untuk menyimpan data barang yang sudah di input, jika ada kode barang yang sama maka akan muncul pesan “kode barang sudah ada”. d. Klik keluar untuk membatalkan penyimpanan.

e. Jika tombol edit dipilih, masukan kode barang yang akan kita ubah kemudian klik simpan untuk menyimpan perubahan.

f. Jika tombol hapus yang dipilih, masukan kode barang yang akan dihapus. g. Klik kembali untuk keluar dari form data barang.

(25)

Gambar IV.11. Form Data Barang 7.Spesifikasi Program Form Pembelian Barang

Nama Program : Form Pembelian Barang Akronim : forminput.frm

Fungsi : Untuk mrnginput, mencetak, data retur barang yang masuk/dibeli

Index Program : -

a. Dari menu pilih menu transaksi lalu dari sub menu pilih barang keluar maka akan tampil form data pembelian barang.

b. Jika ingin menginput barang masuk pilih tab barang masuk. Klik tombol input untuk menginput data barang yangakan dibeli, klik tombol keluar untuk membtalkan dan klik cetak untuk mencetak bukti barang keluiar.

(26)

Gambar IV.12. Form Data Pembelian Barang 8. Spesifikasi Program Form Data Barang Keluar

Nama Program : Form Barang Keluar Akronim : formoutput.frm

Fungsi : Untuk mrnginput, mencetak, data rtur barang dan arsip barang keluar dan barang yang keluar/diminta karyawan Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan Gambar IV.15

c. Dari menu pilih menu transaksi lalu dari sub menu pilih barang keluar maka akan tampil form data barang keluar.

(27)

e. Jika ingin menginput barang keluar pilih tab barang keluar. Akalik tombol input untuk menginput data barang yang akan dikeluarkan, klik tombol cancel untuk membtalkan dan klik cetak untuk mencetak bukti barang keluiar.

f. Klik tombol tutup untuk keluar dari form barang keluar.

g. Jika ada barang yang sudah keluar dan ada barang yang retur karena rusak pilih tab retur. Klik tombol input untuk menginput data barang yang akan diretur, klik tombol cancel untuk membatalkan dan klik cetak untuk mencetak bukti barang retur.

h. Tab arsip digunakan sebagai arsip data-data keluar dan arsip data-data barang keluar.

Gambar IV.13. Form Data Barang Keluar 9.Spesifikasi Program Form Data Retur Barang

Nama Program : Form Retur Baran Akronim : formretur.frm

(28)

Fungsi : Untuk mrnginput, mencetak, data retur barang dan arsip barang keluar dan barang yang keluar/diminta karyawan Index Program : -

Gambar IV.14. Form Data Retur Barang

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum

Sebelum melaksanakan suatu sistem komputerisasi, diperlukan beberapa persiapan, baik dalam hal kebutuhan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) sebagai sarana pendukung program yang akan dijalankan. Sarana pendukung tersebut harus mampu membantu aplikasi program atau komputerisasi sistem yang efisien dan efektif.

(29)

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem computer dan peralatan lainnya yang memungkinkan computer dapat melaksanakan tugasnya. Klasifikasi perangkat keras minimal untuk berjalannya program adalah sebagai berikut:

Processor : Intel Celeron B947 1,2GHz

Memori : 4GB

Monitor : 11 Inci Hard Disk : 500 GB

Keyboard : PS/2

Printer : Ink Jet 4.6.3. Perangkat Lunak

Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak (software) yang digunakan untuk mengeksekusi program aplikasi serta sistem operasi yang akan digunakan untuk menjalankan program tersebut.

Perangkat lunak (software) yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi program penjualan ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Crystal Report 8.0 dengan sistem operasi Microsoft Windows XP.

(30)

4.7. Jadwal Implementasi

NO KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III 1 Persiapan Data Awal

2 Analisa 3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Tes Program 6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Evaluasi & Opersional

Gambar IV.15. Jadwal Implementasi