ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA KEGIATAN PENJUALAN TUNAI DAN DAMPAKNYA TERHADAP ASET PERUSAHAAN

(1)

Politeknik Cahaya Surya Kediri

16

1. PENDAHULUAN

Dalam menghadapi era globalisasi dan persaingan perekonomian yang semakin ketat, Indonesia wajib mempersiapkan diri agar dapat menghadapi dan menyongsong pasar bebas serta mampu menjadi negara industri yang cukup kokoh dan mantap. Informasi yang tepat, cepat, dan akurat sangat diperlukan di dalam pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan sebagai kebutuhan primer manajemen. Informasi dapat bersifat keuangan dan non keuangan. Sebagai suatu media informasi, isi serta bentuk laporan keuangan harus tepat dan akurat sehingga bisa bermanfaat dan tidak menyesatkan bagi pihak yang membutuhkannya. Dalam pengambilan suatu keputusan bukan hanya bisa memahami informasi yang disajikan, tetapi juga harus mampu menaksir stabilitasnya dan membandingkannya dengan keadaan atau kondisi real perusahaan.

Industri Paving merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam pembuatan dan penjualan. Kegiatan penjualan merupakan ujung tombak kelangsungan hidup perusahaan ini. Dalam melaksanakan operasi penjualan dibutuhkan suatu pengendalian intern yang baik. Pengendalian biaya juga sangat diperlukan untuk memperoleh jumlah produksi yang maksimal, kualitas produk yang terjamin dan dapat bersaing di pasar dengan pemakaian bahan tertentu, serta tingkat usaha atau fasilitas-fasilitas yang cukup memadai agar produk yang dihasilkan dapat optimal dengan biaya yang efisien. Dalam suatu kegiatan operasi penjualan, pengendalian dapat menjadi alat pengukur untuk mengetahui tingkat laba yang diinginkan. Sistem pengendalian intern antara perusahaan yang satu dengan yang lain berbeda, tergantung pada prinsip perusahaan yang digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap penjualan guna meningkatkan pendapatan.

ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA KEGIATAN

PENJUALAN TUNAI DAN DAMPAKNYA TERHADAP ASET PERUSAHAAN

Oleh :

Tjahjaning Giemwarudju

Abstrack

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menguji secara empiris peranan sistem pengendalian intern atas penjualan tunai untuk menjaga kekayaan perusahaan yang sudah dilakukan oleh UD. Selo Bening Gampengrejo Kabupaten Kediri. Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan pada UD. Selo Bening, maka dapat disimpulkan bahwa : peranan sistem pengendalian intern atas penjualan tunai untuk menjaga kekayaan perusahaan belum berjalan dengan optimal karena belum memiliki Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas keluar secara resmi sehingga dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun pihak ketiga. Meskipun sudah ada struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan tetapi bagian- bagian yang mengerjakan masih belum maksimal, masih terdapat rangkap jabatan misalnya pemilik perusahaan yang merangkap sebagai pemimpin perusahaan sehingga hasilnya kurang efektif. Belum mempunyai analisa pembahasan per wilayah dan per tenaga penjual akibatnya menyulitkan manajemen untuk mengetahui daerah atau wilayah mana yang mempunyai masalah-masalah yang dihadapinya dalam melakukan penjualan, dan tenaga penjual mana yang produktif atau yang kurang produktif. Belum mempunyai analisa penjualan per jenis produk.

(2)

17 Tujuan diterapkannya sistem

pengendalian intern pada suatu perusahaan adalah untuk memberikan perlindungan atas harta kekayaan perusahaan, menjamin tidak terjadinya hutang yang tidak layak, menjamin ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan serta menjamin ditaatinya kebijakan pimpinan. Supaya tujuan tersebut dapat tercapai maka harus ada rencana organisasi dimana terdapat pemisahan fungsi secara tepat, adanya prosedur pemberian wewenang, dan memilih pegawai yang mempunyai kualitas sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Pada UD. Selo Bening Peranan sistem pengendalian intern atas penjualan tunai untuk menjaga harta kekayaan perusahaan belum berjalan dengan optimal karena belum memiliki Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas keluar secara resmi sehingga dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun pihak ketiga dan belum mempunyai analisa pembahasan per wilayah dan per tenaga penjual akibatnya menyulitkan manajemen untuk mengetahui daerah atau wilayah mana yang mempunyai masalah-masalah yang dihadapinya dalam melakukan penjualan, dan tenaga penjual mana yang produktif atau yang kurang produktif.

2. RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah penelitian ini adalah : Apakah sistem pengendalian intern atas penjualan tunai mempunyai peranan untuk menjaga kekayaan (aset) perusahaan di UD. Selo Bening Gampengrejo Kabupaten Kediri ?

3. TUJUAN PENELITIAN

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menguji secara empiris peranan sistem pengendalian intern atas penjualan tunai untuk menjaga kekayaan perusahaan yang sudah dilakukan oleh UD. Selo Bening Gampengrejo Kabupaten Kediri

4. TINJAUAN PUSTAKA

Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,

memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Baridwan (1991:13). Menurut Mulyadi (2003:180) dari definisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar pengertian Sistem Pengendalian Intern berikut ini:

1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastuktur entitas.

2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain. 3. Pengendalian intern dapat diharapkan

mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian intern ditujukan untuk

mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.

Dari beberapa definisi di atas diketahui bahwa sistem pengendalian intern merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur yang bertujuan untuk :

1. Memberikan perlindungan atas harta kekayaan perusahaan

2. Menjamin terhadap tidak terjadinya hutang yang tidak layak

3. Menjamin ketelitian dan kebenaran data akuntansi

4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan

(3)

18 Menurut Hartadi (1992:3) Sistem

Pengendalian Intern mempunyai beberapa pengertian yaitu sistem pengendalian intern dalam arti luas dan dalam arti sempit. Dalam arti sempit, istilah tersebut sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar (horizontal) dengan penjumlahan lurus (vertikal). Pengertian sistem pengendalian intern dalam arti luas dibagi menjadi Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi.

Pengendalian administrasi meliputi (dan tidak terbatas pada) rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Pemberian wewenang merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akuntansi. Pengertian pengendalian administrasi di atas menunjukkan bahwa pengendalian tersebut berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan mengarah kepada otorisasi transaksi. Ini dapat meliputi kontrol kegiatan (operating control) seperti daftar jumlah pelanggan yang dipisahkan menurut personil-personil yang berhubungan dengan penjualan (sales person) prestasi, pemeliharaan standart kualitas produksi, dan lain-lain. Tipe pengendalian ini membawa pengaruh tidak langsung kepada catatan keuangan. Definisi ini juga berarti bahwa antara pengendalian administrasi dan akuntansi merupakan ”tidak mutualy exclusive” karena otorisasi transaksi yang merupakan pengendalian administrasi adalah titik permulaan pengendalian akuntansi. Secara teori dan praktek setiap pengendalian administrasi yang mempengaruhi satu dari empattujuan pengendalian operasi adalah dipertimbangkan dalam pengendalian akuntansi.

Dalam sistem pengendalian administrasi ada dua unsur yang mempengaruhi. Pertama, sistem rencana organisasi yang merupakan tulang punggung (sarana) sistem pengendalian intern, karena proses pengambilan keputusan yang menuju sistem pemberian wewenang (authorization)

untuk melaksanakan transaksi akan banyak dipengaruhi oleh rencana organisasi. Demikian pula sistem pemisahan tugas yang merupakan unsur sistem pengendalian intern sedikit banyaknya tergantung dari rencana organisasi perusahaan. Dalam penyusunan rencana yang efektif untuk memperkuat sistem pengendalian intern perlu diadakan pemisahan tugas antara berbagai fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan pemisahan fungsi tidak berarti, bahwa koordinasi ditiadakan. Masalah tanggung jawab tiap bagian merupakan masalah penting, karena pelimpahan wewenang memerlukan tanggung jawab. Tanggung jawab rangkap sebaiknya dihindarkan. Kedua, sistem-sistem yang bersifat usaha memperoleh efisiensi dan mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijaksaan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan. Analisa statistik dapat memberikan informasi yang berguna untuk mengecek apakah data akuntansi yang diproses wajar. Time and motion study membantu tercapainya efisiensi yang lebih baik. Laporan kegiatan merupakan pula alat pengawasan yang efektif untuk mengecek sampai seberapa jauh pelaksanaan usaha sesuai dengan rencana, program latihan pegawai mempunyai peranan untuk meningkatkan ketrampilan pegawai yang tidak langsung akan mempengaruhi produktivitas. Pengawasan mutu perlu untuk menjaga agar produk yang dihasilkan tetap sesuai dengan yang diharapkan oleh para konsumen. Termasuk praktek yang sehat, disusunnya buku pedoman akuntansi, penggantian orang yang memegang kas secara berkala, dan sebagainya.

Dalam perusahaan yang semakin berkembang menjadi besar dan kompleks, maka peranan sistem pengendalian intern menjadi sangat penting. Misalnya, suatu perusahaan yang terdiri dari seorang pemimpin dan dua orang pembantu, maka segala kegiatan yang dilakukan oleh para pembantunya masih dapat secara langsung diawasi oleh si pemimpin. Tetapi jika perusahaan sudah berkembang, makin kecil kemampuan si pemimpin untuk mengendalikan segala sesuatu yang ada di dalam perusahaan tersebut. Keadaan semacam ini memaksanya untuk melimpahkan sebagian wewenangnya, tetapi tanggung jawab masih tetap ada di tangan pemimpin. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem pengendalian yang dapat mengamankan kekayaan perusahaan, yang memberi keyakinan bahwa apa yang

(4)

19 dilaporkan oleh bawahannya itu dapat

diandalkan. Sehingga diharapkan dapat mendorong adanya efisiensi usaha dan selalu memonitor bahwa kebijakan yang telah ditetapkannya memang dijalankan. Lebih lanjut faktor berikut di bawah ini dipandang sebagai alasan mengapa sistem pengendalian intern diperlukan.

1. Luas dan ukuran kesatuan usaha yang menjadi begitu kompleks dan meluas sehingga manajemen harus mempercayai berbagai macam laporan-laporan dan analisis-analisis. Untuk mengendalikan operasi secara efektif.

2. Pengawasan dan penelaahan yang melihat pada sistem pengendalian intern yang baik mampu melindungi terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau ketidak-beresan akan terjadi.

3. Tidak praktis apabila akuntan untuk memeriksa secara keseluruhan dengan keterbatasan uang jasa (fee) tanpa mempercayai.

Zaki Baridwan (1993:14) mengatakan bahwa suatu sistem pengawasan intern yang memuaskan harus meliputi:

1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab fungsional secara tepat.

2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik, utang-utang, pendapatan–pendapatan, dan biaya-biaya. 3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan

di dalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi. 4. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang

sesuai dengan tanggung jawabnya.

Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Oleh karena itu, diatas telah disebutkan bahwa pengendalian hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Berikut ini keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern:

1. Kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam

melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

2. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dapat pula mengakibatkan gangguan.

3. Kolusi. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.

4. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. 5. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan

untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.

Perusahaan sebagai salah satu unit ekonomi, pada umumnya mengejar keuntungan (Profit Orientit). Penjualan merupakan salah satu aktivitas utama bagi perusahaan, karena besarnya pendapatan tergantung dari hasil penjualan perusahaan tersebut. Jadi adanya penjualan dapat tercipta suatu proses pertukaran barang dan/atau jasa antara penjual dan pembeli. Di dalam perekonomian kita

(5)

20 (ekonomi uang), seseorang yang menjual

sesuatu akan mendapatkan imbalan berupa uang. Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan. Jarak yang jauh tidak menjadi masalah bagi penjual.

Menurut Basu Swastha dalam bukunya Manajemen Penjualan (1998:129), Dalam praktek, kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut adalah: (1) kondisi dan kemampuan penjual, (2) kondisi pasar, (3) modal, (4) kondisi organisasi perusahaan, dan (5) faktor-faktor lain. Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Di sini, penjual harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan. Untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yakni : jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan, harga produk, syarat penjualan, seperti: pembayaran, penghantaran, pelayanan purna jual, garansi, dan sebagainya. Masalah-masalah yang tersebut biasanya menjadi pusat perhatian pembeli sebelum melakukan pembelian. Selain itu, manajer perlu memperhatikan jumlah serta sifat-sifat tenaga penjualan yang akan dipakai. Dengan tenaga penjualan yang baik dapatlah dihindari timbulnya kemungkinan rasa kecewa pada para pembeli dalam pembeliannya. Adapun sifat-sifat yang perlu dimiliki oleh seorang penjual yang baik, antara lain : sopan, pandai bergaul, pandai bicara, mempunyai kepribadian yang menarik, sehat jasmani, jujur, mengetahui cara-cara penjualan, dan sebagainya. Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang perlu diperhatikan adalah : jenis pasarnya, apakah pasar konsumen, pasar industri, pasar penjual, pasar pemerintah ataukah pasar internasional; kelompok pembeli atau segmen pasarnya; daya belinya; frekuensi pembeliannya; keinginan dan kebutuhannya.

Akan lebih sulit bagi penjual untuk menjual barangnya apabila barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual.

Dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dulu atau membawa barangnya ke tempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti : alat transpot, tempat peragaan baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan, usaha promosi, dan sebagainya. Semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjual memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk itu.

Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ini ditangani oleh bagian tersendiri (Bagian Penjualan) yang dipegang orang-orang tertentu / ahli di bidang penjualan. Lain halnya dengan perusahaan kecil, dimana masalah penjualan ditangani oleh orang yang juga melakukan fungsi-fungsi lain. Hal ini disebabkan karena jumlah tenaga kerjanya lebih sedikit, sistem organisasinya lebih sederhana, masalah-masalah yang dihadapi serta sarana yang dimilikinya juga tidak sekompleks perusahaan besar. Biasanya, masalah penjualan ini ditangani sendiri oleh pimpinan dan tidak diberikan kepada orang lain. Faktor-faktor lain, seperti : periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah sering mempengaruhi penjualan. Namun untuk melaksanakannya, diperlukan sejumlah dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang bermodal kuat, kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan. Sedangkan bagi perusahaan kecil yang mempunyai modal relatif kecil, kegiatan ini lebih jarang dilakukan. Ada pengusaha yang berpegang pada suatu prinsip bahwa ”paling penting membuat barang yang baik”. Bilamana prinsip tersebut dilaksanakan, maka diharapkan pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama. Namun, sebelum pembelian dilakukan, sering pembeli harus dirangsang daya tariknya, misalnya dengan memberikan bungkus yang menarik atau dengan cara promosi lainnya.

Sistem Penjualan Tunai ini terdiri dari 6 prosedur berikut ini: (a) prosedur order penjualan, (b) prosedur penerimaan kas, (c) prosedur penyerahan barang, (d) prosedur pencatatan penjualan, (e) prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai, dan (f) prosedur rekonsiliasi bank. Prosedur order penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan membeli barang. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian penjualan dengan mengisi faktur penjualan tunai dengan informasi antara lain jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan total harga. Faktur penjualan tunai ini

(6)

21 dibuat oleh bagian penjualan sebanyak 3

lembar; lembar ke-1 diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa; lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pembungkusan bersamaan dengan penyerahan barang yang dipilih oleh pembeli; lembar ke-3 ditinggal sebagai arsip bagian penjualan. Dengan demikian prosedur penjualan ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini: 1. Menulis data mengenai tanggal, kode

barang, jenis, kuantitas, harga satuan, harga total, nama pramuniaga.

2. Menggandakan faktur penjualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut lebih dari 1 lembar.

3. Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta harga barang yang harus dibayar oleh pembeli

4. Memberi kode dengan cara mencantumkan kode barang pada faktur penjualan tunai.

Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga barang sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian kasa dengan alat bantu register kas (cash register) yang menghasilkan pita register kas. Bagian kasa menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan uang tunai dari pembeli. Setelah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai, bagian kasa membubuhkan cap “lunas” pada faktur tersebut dan menyerahkan faktur tersebut dilampiri dengan pita register kas (cash register tape) kepada pembeli. Dengan demikian prosedur penerimaan kas ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Menulis data mengenai jumlah uang yang diterima oleh kasir dalm pita register kas dan membubuhkkan cap “lunas” pada waktu penjualan tunai.

2. Menghitung jumlah uang tunai yang diterima dari pembeli.

3. Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli yang tercantum dalam faktur penjualan tunai dengan jumlah uang tunai yang diterima oleh bagian kasa.

Prosedur penyerahan barang digunakan untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran ke bagian kasa. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pembungkusan dengan membandingkan faktur penjualan tunai (yang telah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa dan dilampiri dengan pita register kas) yang diterima dari pembeli dengan

faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan bersama dengan barang yang dipilih oleh pembeli. Bagian pembungkusan membubuhkan cap “sudah diambil” pada faktur penualan tunai lembar ke-1 dan lembar ke-2, kemudian menyerahkan barang beserta faktur penjualan tunai lembar ke-2 kepada pembeli. Bagian pembugkusan kemudian menyerahkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 beserta pita register kas kepada bagian akuntansi. Dengan demikian prosedur penyerahan barang ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Menulis data mengenai penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap ”sudah diambil” pada waktu penjualan tunai. 2. Membandingkan jenis barang yang

tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan dengan jenis barang yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari pembeli.

Prosedur pencatatan penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam buku jurnal penjualan. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi dengan cara mencatat faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang diterima dari bagian . Pembungkusan ke dalam buku jurnal penjualan. Dengan demikian prosedur pencatatan penjualan ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Menulis data per tanggal penjualan, jenis, kode, kuantitas, harga satuan, dan harga total jurnal penjualan.

2. Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli yang tercantum dalam faktur penjualan tunai dengan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir sesuai dengan yang tercantum dalam pita register kas.

3. Memberi kode rekening buku besar yang harus di debet dan di kredit akibat transaksi penjualan tersebut.

Posedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam buku jurnal penerimaan kas. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi dengan cara mencata bukti setor yang diterima dari bagian kasa ke dalam buku jurnal penerimaan kas. Dengan demikian prosedur pencatatan kas ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam bukti setor dengan jumlah rupiah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai.

(7)

22 2. Menulis data tanggal penerimaan kas,

sumber penerimaan kas, dan total kas yang disetor ke bank dalam jurnal penerimaan kas.

3. Memberi kode rekening buku besar yang harus di debet dan di kredit akibat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai tersebut.

Prosedur rekonsiliasi bank digunakan untuk mengawasi penerimaan kas dan penyetoran kas bank. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pemeriksaan intern dengan cara setiap hari melakukan pembacaan terhadap pita register kas yang dihasilkan oleh mesin register kas dan membandingkan dengan bukti setor. Secara periodik bagian pemeriksaan intern menerima rekening koran dari bank dan membuat rekonsiliasi bank dengan cara mencocokkan informasi dalam rekening koran bank dengan catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi. Dengan demikian prosedur rekonsiliasi bank ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

1. Membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam pita register kas harian dengan bukti setor.

2. Membandingkan informasi yang tercantum dalam rekening koran bank dengan catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi.

5. METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan di UD. Selo Bening yang bertempat di Jalan Raya Gondang Gampengrejo Kab. Kediri, yang bergerak dalam industri paving. Pemilihan lokasi penelitian ini dilakukan dengan pertimbangan sebagai berikut: anggaran yang tersedia untuk penelitian, waktu yang tersedia untuk penelitian, kondisi atau keadaan dari UD tersebut. Data riset berdasarkan data penjualan pada UD. Selo Bening tahun 2006-2008 kemudian diproses sehingga dapat memberikan suatu gambaran praktis tentang pelaksanaan aktivitas perusahaan sehubungan dengan permasalahan yang telah penulis ajukan. Hasil olahan data tersebut selanjutnya dianalisa berdasarkan teori yang dikemukakan untuk kemudian ditarik kesimpulan dan saran. Pengukuran sistem pengendalian intern penjualan tunai dapat dilihat berdasarkan analisa penjualan yang terdapat dalam UD. Selo Bening Gampengrejo Kabupaten Kediri. Dengan

analisa penjualan ini, dapat diketahui hal-hal yang menguntungkan bagi perusahaan dan dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan atau justru perlu disempurnakan sehingga kegiatan lebih terarah. Dari catatan akuntansi dan hasil penjualan perusahaan selama beberapa tahun akan dapat diketahui penurunan dan peningkatan penjualan tunai perusahaan dan tingkat kepatuhan atas pelaksanaan pengendalian intern yang telah ditetapkan untuk menjaga kekayaan perusahaan.

6. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Perusahaan Paving mulai berdiri tahun 1999. Jenis perusahaan ini adalah manufaktur atau pabrikasi, dimana operasi produksi perusahaan dimulai dari pengadaan barang baku kemudian diproses untuk menghasilkan barang jadi. Perusahaan ini didirikan oleh Bpk. Moh. Badrus Soleh. Semula perusahaan ini mampu melayani eceran dan grosir. Bentuk hukum perusahaan ini adalah perorangan. Pada umumnya perusahaan ini dalam operasinya menggunakan peralatan yang sederhana, dan menggunakan tenaga kerja yang terbatas. Kemudian dengan semangat dan kerja keras yang betul-betul dimiliki oleh Bpk. Moh.Badrus Soleh dan karyawannya, maka dari tahun ke tahun perusahaan ini mengalami perkembangan dengan ditandai meningkatnya hasil produksi, meskipun masih ditemui hambatan-hambatan yang dihadapinya. Perusahaan paving ini merupakan perusahaan padat karya yaitu dalam kegiatan produksinya banyak menggunakan tenaga kerja manusia. Untuk lebih memajukan perusahaan, keuntungan dari hasil penjualan periode-periode yang lalu sedikit demi sedikit dikumpulkan dan akhirnya Bpk. Moh.Badrus Soleh dapat menambah jumlah tenaga kerja dan bahan baku untuk proses produksi.

Perusahaan dalam menjual semua produknya dilakukan dengan cara tunai. Sistem dan prosedur penjualan yang dilakukan oleh UD. Selo Bening ini masih belum sempurna, dalam arti baik faktur yang digunakan, prosedur yang dijalankan, dan bagian-bagian yang mengerjakan masih belum maksimal dan bahkan masih dijumpai rangkap jabatan, seperti jabatan pimpinan yang sekaligus pemilik, meskipun sudah ada struktur organisasi dan deskripsi jabatan. Sistem pengendalian intern

(8)

23 pada UD. Selo Bening terdiri dari tiga tahapan

proses, yaitu :

1. Pemasukan uang kas beserta kegiatan-kegiatan yang terkait atas fungsi-fungsi tersebut.

2. Pengolahan produksi beserta kegiatan-kegiatan yang terkait atas fungsi-fungsi tersebut.

3. Pengeluaran beserta kegiatan-kegiatan yang terkait atas fungsi-fungsi tersebut.

Namun demikian prosedur-prosedur atas segala kegiatan tersebut beserta hal-hal yang terkait di dalamnya belum dapat disusun, maka yang dapat memenuhi syarat pengendalian intern yang baik. Itulah sebabnya maka manajemen sulit melakukan evaluasi atas kegiatan masing-masing sehingga banyak hal-hal yang sesungguhnya terjadi di luar kebijakan manajemen. Pada tahun 2006, Omzet penjualan di UD. Selo Bening masih tergolong rendah, yaitu Rp. 436.699.200,00, hal ini disebabkan karena kurangnya pemasaran terhadap produk yang dihasilkan. UD. Selo Bening memberi penggajian yang wajar kepada karyawannya sehingga dapat menjamin kesejahteraan karyawannya. Sedangkan pada tahun 2007, omzet penjualan meningkat menjadi Rp. 569.764.700,00, perusahaan ini mulai menggunakan cara untuk memasarkan hasil produksinya yaitu dengan pemasangan papan nama di depan lokasi UD. Cara ini masih kurang optimal karena hanya orang yang berada di sekitar daerah tersebut yang mengetahuinya. Tetapi UD. Selo Bening ini sudah mempunyai struktur organisasi yang terkoordinasi dan memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab fungsional secara tepat sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan serta menjamin ditaatinya kebijakan pimpinan. Pada tahun 2008, omzet penjualan meningkat pesat, yaitu Rp. 966.627.700,00, karena UD. Selo Bening sudah mulai menggunakan tenaga pemasaran (marketing) untuk memasarkan hasil produksinya ke berbagai daerah. Penjualan barang pada UD. Selo Bening dicatat dalam faktur dan kartu gudang sehingga lebih sistematis dan terkontrol sehingga dapat memberikan perlindungan atas harta kekayaan perusahaan

Bagan alir dokumen sistem penjualan tunai di UD. Selo Bening cukup sederhana dan tidak sesuai dengan landasan teori, karena perusahaan ini masih belum

termasuk perusahaan besar. Bagan alir dokumen tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

(9)

Politeknik Cahaya Surya Kediri 24 Mulai Mencatat order pada FPT N 2 Diserahkan kepada pembeli untuk pembayaran ke bagian Kasa Order Penjualan 23 Produksi FPT 2 Proses produksi Proses selesai Mencatat kuantitas barang pada kartu gudang Kartu gudang FPT 1 4 3 3 5 Kassa 2 FPT 1 Menerima uang dari pembeli Membubuhkan cap “lunas“ pada FPT FPT Diserahkan kepada pembeli untuk pengambilan barang Pengiriman Barang FPT 1 FPT 2 5 Membandingkan FPT lembar 1 dan FPT lembar 2 Selesai 4 4

Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Tunai UD. Selo Bening

(10)

25 Uraian Kegiatan Penjualan Tunai

Bagian Order Penjualan

1. Menerima pesanan dari pembeli 2. Menuliskan orderan di FPT (Faktur Penjualan Tunai) rangkap 4.

3. Mendistribusikan FPT sebagai berikut : Lembar 1: Diserahkan kepada pembeli untuk pembayaran ke bagian Kasa.

Lembar 2: Diserahkan ke bagian produksi

Lembar 3: Sebagai arsip bagian order penjualan menurut nomer urut FPT tersebut digunakan untuk memudahkan manajemen apabila melakukan pengecekan dan pengontrolan terhadap barang yang telah terjual.

Lembar 4: Diserahkan ke bagian pengiriman barang

Bagian Produksi

1. Menerima FPT lembar 2 dari bagian order penjualan

2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum pada FPT

3. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang (kartu stok)

4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan FPT lembar 2

Bagian Kassa

1. Menerima FPT lembar 1 dari bagian order penjualan melalui pembeli

2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan 3. Membubuhkan cap ”lunas” pada faktur penjualan.

4. Menyerahkan FPT lembar 1 kepada pembeli untuk kepentingan mengambil barang ke bagian pengiriman barang. Bagian Pengiriman Barang

1. Menerima FPT lembar 4 dari bagian order penjualan

2. Menerima FPT lembar 1 dari bagian kassa melalui pembeli

3. Membandingkan FPT lembar 1 dan FPT lembar 2 untuk menentukan jumlah yang dibayar pembeli

4. Menyerahkan barang kepada pembeli

5. Mendistribusikan faktur penjualan sebagai berikut :

Lembar I : Diserahkan ke pembeli bersamaan dengan penyerahan barang

Lembar II : sebagai arsip bagian pengiriman

Dokumen Yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan pada UD. Selo Bening, yaitu :

a. Faktur Penjualan Tunai

Data-data yang perlu dicatat dalam faktur penjualan tunai, antara lain tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani penjualan, nama pembeli, alamat pembeli, nama barang yang dijual, kuantitas barang yang dijual, harga jual satuan, total harga jual setiap jenis barang, total harga jual semua barang, dan tanda tangan pembeli.

b. Surat Jalan

Data-data yang perlu dicatat dalam surat jalan, antara lain tanggal pengiriman, nama pembeli, alamat pembeli, nama barang yang dikirim, kuantitas barang, keterangan, nama dan tanda tangan pengirim, nama dan tanda tangan penerima barang. c. Kartu Persedian Barang

Data-data yang perlu dicatat dalam kartu persediaan barang, antara lain tanggal, jumlah masuknya barang, jumlah keluarnya barang, dan jumlah stok yang ada di gudang.

d. Data Penjualan

Data Penjualan pada UD. Selo Bening dibuat setiap akhir bulan. Data-data yang perlu dicatat dalam data penjualan, antara lain bulan dan omzet penjualan.

Tata laksana penerimaan penjualan tunai barang sesuai dokumen-dokumen yang digunakan dan penanggung jawab masing-masing adalah :

1. Bagian Order Penjualan

Menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kassa.

(11)

26 2. Bagian Kassa

Menerima faktur penjualan tunai dan jumlah pembayaran dari pembeli. Jika barang belum ada maka pembeli hanya memberikan uang muka sebagai ikatan bahwa pembeli pasti akan membeli barang tersebut, tetapi jika barang sudah tersedia pembeli memberikan pelunasan terhadap barang yang dibeli. 3. Bagian Produksi

Memproduksi barang massa sebagai persediaan, barang yang telah diproduksi disimpan dalam gudang. Menyiapkan barang yang dipesan pembeli, setelah itu memberitahu bagian order penjualan untuk disampaikan kepada konsumen bahwa barang telah tersedia. Kemudian menyerahkan barang ke bagian pengiriman.

4. Bagian Pengiriman Barang

Menyerahkan barang yang telah dibayar ke tempat pembeli.

Pembeli membayar barang yang dibeli berdasarkan jumlah yang ada di faktur penjualan tunai disertai dengan FPT (Faktur Penjualan Tunai) yang diberikan oleh bagian order penjualan.

Di dalam sistem pengendalian intern atas penjualan, ternyata masih banyak terdapat kelemahan-kelemahan, yaitu : tidak adanya laporan representatif yang dapat memberikan secara cepat dan tepat pada pimpinan guna pengambilan keputusan. Kelemahan ini disebabkan karena kurang sempurnanya dalam mengolah data yang sudah ada agar dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan sesuai dengan yang dibutuhkan, khususnya di bidang penjualan, contohnya faktur penjualan yang belum dikelompokkan berdasarkan wilayah dan jenis produk. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan alternatif sistem pengendalian intern terhadap penjualan, yaitu : penerapan sistem penjualan yang benar dan lengkap.

Sistem penjualan digunakan untuk menangani transaksi penjualan barang secara tunai. Dengan menerapkan sistem penjualan yang benar, maka manajemen perusahaan terutama pimpinan perusahaan bisa dengan mudah mengetahui apa yang akan dilakukan oleh

perusahaan. Sistem penjualan merupakan media pengendalian yang harus dilaksanakan perusahaan guna menjaga keamanan harta kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian, dan dapat dipercayainya data atau informasi yang disampaikannya dan menjaga kelangsungan hidup perusahaan.

Praktek Sistem Penjualan Tunai

Sesungguhnya praktek sistem penjualan tunai yang terjadi di UD. Selo Bening sebagai berikut :

a. Organisasi

1. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh bagian order penjualan, bagian produksi, bagian kassa, dan bagian pengiriman. 2. Tidak ada transaksi penjualan tunai

yang dilakukan secara lengkap oleh hanya 1 bagian tersebut.

b. Sistem Otorisasi dan Posedur Pencatatan Penjualan Tunai

1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh bagian order penjualan dengan memggunakan formulir faktur penjualan tunai (FPT).

2. Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian kasa dengan membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai

3. Penyerahan barang diotorisasi oleh bagian pengiriman dengan cara membubuhkan cap diserahakan pada faktur penjualan tunai.

Seharusnya Sistem Penjualan Tunai yang harus diterapkan oleh UD. Selo Bening adalah sebagai berikut :

a. Faktur Penjualan Tunai mempunyai nomor urut dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian order penjualan.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.

c. Penghitungan saldo kas yang ada pada bagian kassa diperiksa secara periodik oleh pimpinan.

(12)

27 Laporan Penjualan Representatif

Sebaiknya laporan penjualan yang dibuat dan disampaikan kepada pimpinan adalah laporan representatif, artinya laporan tersebut benar-benar berguna bagi pimpinan. Laporan penjualan yang dibuat sebaiknya dikelompokkan sebagai berikut :

a. Laporan penjualan per wilayah atau daerah

b. Laporan penjualan per tenaga penjual c. Laporan penjualan per jenis produk

Alasan penulis mengusulkan pemuatan dan penyampaian laporan penjualan tersebut di atas kaena kenyataannya tidak semua wilayah atau daerah, tidak semua tenaga penjual, dan bahkan tidak semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan bisa laku terjual, tetapi hanya beberapa wilayah atau daerah, beberap tenaga penjual yang produktif, serta hanya beberapa jenis produk yang paling laku terjual.

Dengan dibuatnya analisa laporan penjualan, pimpinan akan mengetahui wilayah, tenaga penjual, dan produk mana yang paling besar memberikan sumbangan terhadap penjualan yang dilakukan perusahaan.

7. KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan pada UD. Selo Bening, maka dapat disimpulkan bahwa : peranan sistem pengendalian intern atas penjualan tunai untuk menjaga kekayaan perusahaan belum berjalan dengan optimal karena belum memiliki Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas keluar secara resmi sehingga dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan baik yang dilakukan oleh karyawan maupun pihak ketiga. Meskipun sudah ada struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan tetapi bagian- bagian yang mengerjakan masih belum maksimal, masih terdapat rangkap jabatan misalnya pemilik perusahaan yang merangkap sebagai pemimpin perusahaan sehingga hasilnya kurang efektif. Belum mempunyai analisa pembahasan per wilayah dan per tenaga penjual akibatnya menyulitkan manajemen untuk mengetahui daerah atau wilayah mana yang mempunyai masalah-masalah yang dihadapinya dalam melakukan penjualan, dan tenaga penjual mana

yang produktif atau yang kurang produktif. Belum mempunyai analisa penjualan per jenis produk. Akibatnya manajemen tidak dapat mengetahui jenis produk apa saja yang harus dikurangi atau dihapuskan karena tidak laku terjual, akibatnya persediaan barang jadi akan terus bertambah oleh produk yang tidak laku terjual. Belum pernah dibuatkan catatan akuntansi dan laporan keuangan yang baik sehingga memungkinkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh manajemen dalam mengambil langkah-langkah jangka pendek dan jangka panjang. Pengarsipan data keuangan perusahaan, persediaan barang, dan transaksi yang lain tidak tertib sehingga kesulitan untuk menemukan data-data penting tersebut pada suatu saat untuk menentukan kebijakan- kebijakan penting.

Dalam penelitian ini saran yang penulis ajukan berdasarkan permasalahan yang ada, antara lain : Perlu dilakukan penertiban pelaksanaan pemasukan dan pengeluaran kas menggunakan dokumen atau Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar serta dokumen pendukung masing-masing bernomor urut dan tanggal serta disusun dengan tertib. Dalam penyampaian laporan penjualan hendaknya disusun sedemikian rupa agar dapat dengan mudah dilakukan analisa atas penjualan, meliputi : jumlah barang, jenis barang, nama wiraniaga, wilayah, dan hasil penjualan masing-masing. Administrasi persediaan barang gudang harus dapat mendukung hasil produksi dan keluar masuknya barang persediaan barang gudang sehingga dapat dicontohkan atau dikendalikan data tersebut dengan keluar masuknya kas perusahaan. Penelitian ini dapat dikembangkan lagi pada perusahaan lain dengan melakukan penelitian tambahan pada penjualan kredit, tidak hanya pada penjualan tunainya saja.

(13)

28

DAFTAR PUSTAKA

Al-Barry, M.D.J dan Hadi A.T, Sofyan, (2000),

Kamus Ilmiah Kontemporer, Pustaka Setia, Bandung.

Baridwan, Zaki, (2000), Sistem Informasi

Akuntansi, Edisi kedua, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Baridwan, Zaki, 1991, Sistem Akuntansi

Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi 5, BPF Universitas Gajah Mada, Yogyakarta

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S.,

Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan: Amir Abadi Jusuf, Buku kesatu, Salemba Empat, Jakarta.

Cushing, Barry E., (1992), Sistem Informasi

Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Terjemahan: Ruchyat Kosasih, Edisi ketiga, Erlangga, Jakarta.

Darmawi, Herman, (2001), Manajemen Asuransi, PT Bumi Aksara, Jakarta.

Departemen Pendidikan Nasional, (2002),

Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, Jakarta.

Mulyadi, 2003, Auditing, Salemba Empat,

Jakarta

Hartadi, Bambang, 1992, Sistem Pengedalian

Intern dalam Hubungannya dengan Manajemen dan Audit, Edisi 2, Jakarta

Swastha, Basu, 1998, Manajemen Penjualan,

Jakarta

_____________, (2002), Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi kelima, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.

Gibson, James L., Ivanchevich, John M., dan Donnely, James H., (1996), Organisasi

Perilaku Struktur Proses, Edisi kedelapan, Jilid satu, Binarupa Aksara, Jakarta.

Hasibuan, Malayu S.P, (2005), Manajemen

Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi, PT Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi, (2001), Sistem Akuntansi, Salemba

Empat, Jakarta.

Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John.,

(2006), Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan: Deny Arnos Kwary dan Dewi Fitriasari, Edisi kesembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, (1993), Sistem Informasi

Akuntansi (Pendekatan Tanya Jawab), PT Rineka Cipta, Jakarta.

Wilkinson, Joseph W., (1993), Sistem Akunting

dan Informasi, Terjemahan: Agus Maulana, Edisi ketiga, Jilid satu, Binarupa Aksara, Jakarta.