105
terkait yaitu Pasca Sarjana Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, dan Head of IT Support akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan dan mengkonfirmasikannya kepada Pasca Sarjana Lecturer Development Staff.
Setelah menerima konfirmasi hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan Pasca Sarjana Lecturer Development Staff mengkonfirmasikannya kepada dosen dan Program Head of Graduated Studies. Dosen menyelesaikan kewajibannya, jika dosen telah menyelesaikan kewajibannya, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan mengkonfirmasikannya kepada Program Head of Graduated Studies bahwa kewajiban dosen telah diselesaikan. Setelah itu dilakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus melalui unit terkait, kemudian Pasca Sarjana Lecturer Development Staff membuat surat pemberhentian dosen lalu mengubah status dosen menjadi ‘Terminate’ dan menyimpan berkas dosen di sistem informasi.
Gambar 3.21 Bagan Alir dari Proses Pemberhentian Dosen Pasca S arjana (Lanjutan)
107
3.2.2 Sistem Lecturer Resource pada BiNus International (BI) 3.2.2.1 Prosedur Penerimaan Dosen
Prosedur ini dimulai pada saat BI Lecturer Development Staff (BI LDS) menerima permintaan kebutuhan dosen dari BI Schedulling, yaitu 3 bulan sebelum kick off meeting. BI Lecturer Development Staff akan memeriksa daftar kualifikasi dosen ke Program Head of Undergraduate (PHU) untuk memastikan apa kualifikasi dosen perlu direvisi atau tidak, jika perlu maka BI Lecturer Development Staff akan meminta Program Head of Undergraduate untuk membuat revisi daftar kualifikasi dosen melalui email atau telepon, maka Program Head of Undergraduate akan merevisi daftar kualifikasi dosen tersebut. Jika kualifikasi dosen tidak perlu direvisi maka BI Lecturer Development Staff akan memeriksa sistem informasi dosen yang sudah pernah mengajar untuk mencari dosen yang sesuai terkualifikasi, jika dosen tersedia sesuai kualifikasi dan mendapatkan persetujuan dari Program Head of Undergraduate maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, sehingga proses selesai.
Akan tetapi jika dosen tersedia tidak sesuai kualifikasi ataupun tidak mendapat persetujuan dari Program Head of Undergraduate, maka BI Lecturer Development Staff akan
memeriksa sistem informasi dosen defer (dosen dengan status dipertimbangkan atau dosen yang sudah diterima tetapi belum pernah dapat tugas mengajar). Jika dosen defer tersedia dan disetujui oleh PHU, maka BI LDS akan mengirimkan daftar dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, dan proses selesai. Namun jika dosen defer tidak tersedia ataupun tidak disetujui oleh PHU, maka BI LDS akan menerima rekomendasi calon dosen dari PHU melalui email atau telepon, BI LDS menerima dan memeriksa surat lamaran & CV dari calon dosen, jika calon dosen tidak sesuai kualifikasi, maka kembali meminta rekomendasi calon dosen dari PHU. Jika calon dosen sesuai kualifikasi maka BI LD S akan memasukkan data calon dosen ke sistem informasi calon dosen atau pelamar, lalu menyusun daftar tim penilai untuk presentasi calon dosen.
109 G a mb ar 3.22 Bagan A li r d a ri P ros es P en er imaan D o se n Bi N u s In ter n a tio n a l
Kemudian, BI Lecturer Development Staff akan membuat dan menyerahkan jadwal presentasi calon dosen kepada tim penilai, mengundang calon dosen untuk presentasi sesuai jadwal melalui email atau telepon serta mempersiapkan administrasi presentasi calon dosen (fotocopy faculty candidate evaluation, CV, materi presentasi). Tim penilai akan melaksanakan presentasi calon dosen dan mengisi Form Penilaian yang kemudian akan dihitung oleh BI LDS.
Gambar 3.23 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus International (Lanjutan)
111
Selanjutnya PHU akan membuat keputusan penerimaan atau penolakan calon dosen:
- Jika calon dosen diterima dan diminta langsung mengajar, BI LDS akan mengirimkan surat penerimaan dosen, mengirimkan daftar dosen yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting, dan proses selesai.
- Jika calon dosen diterima tetapi tidak langsung diminta mengajar, maka BI LDS akan mengirimkan surat defer dan menyimpan dokumen dosen di sistem informasi dosen defer, proses selesai.
- Jika calon dosen tidak diterima maka BI LDS akan mengirimkan surat penolakan kepada calon dosen serta menyimpan dokumen dosen di sistem informasi dosen ditolak, proses selesai.
112 Gambar 3.24 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus International (Lanjutan)
113
3.2.2.2 Prosedur Penugasan Dosen
Prosedur ini dimulai pada saat BI Lecturer Development Staff memeriksa isi teaching agreement untuk dosen ke Dean of Programs, tiga bulan sebelum kick off meeting. Jika isi teaching agreement tersebut berubah, maka Dean of Programs akan mengubah isi dari teaching agreement tersebut dan sekaligus melakukan finalisasinya. Setelah itu BI Lecturer Development Staff akan menerima daftar dosen yang akan mengajar dari BI Scheduling paling lambat 2 minggu sebelum kick off meeting. Namun, jika isi teaching agreement tidak berubah maka BI Lecturer Development Staff akan langsung menerima daftar dosen tersebut. Selanjutnya berdasarkan daftar dosen yang diterima ini, BI Lecturer Development Staff akan memeriksa status dosen (dosen aktif, cuti, mengundurkan diri, baru).
Jika dosen bukan dosen lama, BI Lecturer Development Staff akan membuat kode dosen yang baru ke dalam sistem informasi. Setelah itu, Dean of Programs akan menentukan golongan dari dosen tersebut dan BI Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen menjadi ’Aktif’ ke dalam sistem informasi. Selanjutnya BI Lecturer Development Staff akan memproses Surat Keputusan (SK) Yayasan dan diteruskan dengan memproses SK Rektor. Jika dosen adalah dosen lama dan status dosen tidak aktif, maka BI Lecturer Development Staff akan
mengubah status dosen menjadi tidak aktif ke dalam sistem informasi. Namun jika dosen adalah dosen lama dan status dosen adalah aktif, maka BI Lecturer Development Staff akan langsung memproses SK Rektor.
115 Gambar 3.25 Bagan Alir dari Proses Penugasan Dosen BiNus International
Setelah SK Rektor diproses, BI Lecturer Development Staff akan membuat teaching agreement untuk dosen. Selanjutnya Head of Learning Support akan memeriksa isi teaching agreement apakah sesuai dengan data dosen dan jadwal mengajar dosen. Jika isi teaching agreement tidak benar, maka proses akan diulang kembali dari proses membuat teaching agreement untuk dosen. Tapi jika sudah benar, maka Dean of Programs akan melakukan penandatanganan teaching agreement. Teaching agreement yang sudah ditandatangani tersebut kemudian diserahkan oleh BI Lecturer Development Staff kepada operation support staff (asli) dan dosen (fotocopy) pada minggu pertama perkuliahan. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur penugasan dosen.
117 Gambar 3.26 Bagan Alir dari Proses Penugasan Dosen BiNus International (Lanjutan)
3.2.2.3 Prosedur Cuti Dosen
Prosedur ini dimulai pada saat dosen mengajukan surat pengajuan cuti kepada Program Head of Undergraduate paling lambat 2 minggu sebelum cuti dimulai. Setelah itu, Program Head of Undergraduate akan menginformasikan pengajuan cuti dosen kepada BI Lecturer Development Staff via email atau telepon. Informasi tersebut kemudian diteruskan oleh BI Lecturer Development Staff kepada bagian yang terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support) juga melalui email atau telepon. Selanjutnya, unit terkait akan melakukan pengecekan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan oleh BI Coordinator, Head of Academic Operation, Head of Learning Support, Head of IT Support. Berdasarkan pengecekan tersebut, unit terkait akan menginformasikan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan kepada BI Lecturer Develompment Staff via email dan kemudian diteruskan oleh BI Lecturer Development Staff kepada dosen dan Program Head of Undergraduate.
Dosen yang masih mempunyai hak dan kewajiban yang belum terselesaikan akan melakukan penyelesaian kewajibannya. Apabila kewajibannya belum diselesaikan, maka dosen akan melakukan lagi penyelesaian kewajibannya.
119
Gambar 3.27 Bagan Alir dari Proses Cuti Dosen BiNus International
Apabila kewajibannya sudah selesai, maka BI Lecturer Development Staff akan menginformasikan kewajiban dosen telah selesai kepada Program Head of Undergraduate via
email atau telepon dan selanjutnya Program Head of Undergraduate akan me-review pengajuan cuti yang diajukan tersebut.
Apabila cuti dosen disetujui, maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan persetujuan cuti kepada dosen paling lambat 1 minggu sebelum cuti dimulai. Setelah itu, BI Lecturer Development Staff akan mengubah status dosen di sistem informasi menjadi cuti paling lambat 1 minggu sebelum mulai cuti. Selanjutnya, unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus dan terakhir BI Lecturer Development Staff akan menyimpan semua berkas cuti dosen. Prosedur ini pun selesai.
Jika cuti dosen tidak disetujui sebelum BI Lecturer Development Staff menyimpan semua berkas dosen dan sekaligus prosedur ini selesai, Program Head of Undergraduate terlebih dahulu menginformasikan penolakan cuti kepada dosen melalui email paling lambat satu minggu sebelum masa cuti.
121
Gambar 3.28 Bagan Alir dari Proses Cuti Dosen BiNus International (Lanjutan)
3.2.2.4 Prosedur Dosen Aktif Kembali
Prosedur ini dimulai saat dosen mengirimkan surat pengajuan aktif kembali kepada Program Head of Undergraduate dua bulan sebelum aktif kembali. Informasi
mengenai rencana dosen aktif kembali tersebut akan diteruskan oleh Head of Undergraduate kepada BI Lecturer Development Staff via email atau telepon. Berdasarkan informasi tersebut, BI Lecturer Development Staff akan memeriksa history dosen terutama mengenai cuti, pengunduran diri atau terminate dan alasannya. Informasi yang didapat tersebut kemudian akan disampaikan kepada Program Head of Undergraduate.
Program Head of Undergraduate akan me-review pengajuan dosen aktif kembali. Jika dosen aktif kembali tidak disetujui, maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan kepada dosen mengenai penolakan tersebut paling lambat satu minggu sebelum kick off meeting dan prosedur pun selesai.
Jika pengajuan dosen aktif kembali disetujui, maka Program Head of Undergraduate akan menginformasikan kepada dosen dan BI Lecturer Development Staff mengenai dosen aktif kembali paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Selanjutnya akan ditentukan apakah dosen langsung dijadwalkan untuk mengajar lagi. Jika ya, maka BI Lecturer Development Staff akan memproses penugasan dosen sesuai dengan proses penugasan dosen dan prosedur ini selesai. Namun jika tidak dijadwalkan untuk langsung mengajar, maka BI Lecturer Development Staff akan menyimpan dokumen
123
dosen aktif kembali dan menunda perubahan status dosen di sistem informasi sampai dosen dijadwalkan kembali mengajar paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur ini.
Gambar 3.29 Bagan Alir dari Proses Dosen Aktif Kembali BiNus International
3.2.2.5 Prosedur Proses Jenjang Jabatan Akademik (JJA)
Pada bulan Januari atau Juli BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan memeriksa dan membuat rekap dosen potensial untuk kenaikan JJA, daftar tersebut selanjutnya dikirim ke Dean of Program (DOP). Dean of Program akan memilih dosen potensial untuk diurus JJA nya dan dikirimkan ke BI LDS.
Gambar 3.30 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik BiNus International
125
BI LDS akan mengirimkan undangan briefing JJA kepada dosen terpilih serta melaksanakan briefing JJA pada bulan Februari atau A gustus. Setelah briefing, BI LD S akan mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian (data tulisan yang dibuat oleh dosen, baik dari dosen maupun SRSC). Selanjutnya BI LDS akan mengentri berkas JJA dosen terpilih serta menghitung angka kredit sementara dosen terpilih. Jika nilai KUM tidak terpenuhi, maka BI LDS kembali mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian.
Jika KUM dosen terpilih terpenuhi, maka pada bulan M aret atau September BI LDS akan mengirim undangan wawancara dosen dengan DOP. DOP kemudian melaksanakan wawancara dan melakukan penilaian wawancara serta mengirim hasil wawancara kepada BI LDS. Jika dosen terpilih disetujui untuk diproses JJA-nya, BI LDS akan mengkoordinasikan berkas JJA dosen yang akan dikumpulkan kepada LRC. Jika berkas dosen tidak disetujui LRC, maka BI LDS kembali mengumpulkan data penilaian dosen terpilih dan mengentri berkas penelitian.
Gambar 3.31 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik BiNus International (Lanjutan)
Jika berkas dosen disetujui LRC, BI LDS akan melakukan proses pengajuan JJA dosen ke Kopertis III pada bulan M ei atau November. Apabila berkas tersebut disetujui
127
Kopertis III, BI LDS akan mendapatkan SK JJA dosen dari Kopertis III, kemudian melaporkan daftar dosen yang diterima pengajuan JJA ke Operations Manager dan proses selesai. Tetapi jika berkas tidak disetujui Kopertis III, maka proses langsung selesai.
Sebaliknya jika dosen terpilih tidak disetujui untuk diproses JJA-nya, maka BI LDS akan mengirimkan surat pemberitahuan penolakan proses JJA ke dosen dan proses selesai.
Gambar 3.32 Bagan Alir dari Proses Jenjang Jabatan Akademik BiNus International (Lanjutan)
3.2.2.6 Prosedur Penanganan Dosen Bermasalah / Dosen Melakukan Pelanggaran
Program Head of Undergraduate (PHU) akan mengidentifikasikan masalah dosen (kekurangan nilai atau administrasi, melanggar kode etik BiNus, dan lain-lain), mengumpulkan bukti pelanggaran dosen, memanggil dosen untuk meminta penjelasan, dan mendapatkan penjelasan dosen paling lambat 3 hari setelah mendapat informasi.
Jika penjelasan dosen dapat diterima, maka PHU akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah atau pelanggaran yang terjadi, kemudian BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan mengarsip berita acara dan proses selesai.
Jika penjelasan dosen tidak dapat diterima, PHU akan mengadakan evaluasi ulang atas bukti dan penjelasan dosen, kemudian membuat keputusan final.
- Jika dosen tidak bersalah, PHU akan membuat berita acara pemeriksaan dan penjelasan dosen atas masalah/pelanggaran yang terjadi
- Jika dosen bersalah tetapi belum 2 kali mendapat surat peringatan, maka PHU akan membuat surat peringatan untuk dosen kemudian BI LDS akan mengarsip surat peringatan dan proses selesai.
129
Gambar 3.33 Bagan Alir dari Proses Penanganan Dosen Bermasalah BiNus International (Dosen Melakukan Pelanggaran)
- Jika dosen bersalah dan sudah 2 kali mendapat surat peringatan, PHU akan menginformasikan unit terkait bahwa dosen akan diberhentikan. Unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan, kemudian dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban. Jika kewajiban dosen sudah diselesaikan, maka PHU akan membuat surat pemberhentian dosen. Unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus. Selanjutnya, BI LDS akan mengubah status dosen pada sistem informasi menjadi ’terminate’ dan mengarsip berkas pemberhentian dosen dan proses selesai.
131
Gambar 3.34 Bagan Alir dari Proses Penanganan Dosen Bermasalah BiNus International ( Dosen Melakukan Pelanggaran) (Lanjutan)
3.2.2.7 Prosedur Pengunduran Diri Dosen
Prosedur ini dimulai ketika dosen mengajukan surat pengajuan pengunduran diri kepada Program Head of Undergrasuate (PHU) paling lambat 2 minggu sebelum mengundurkan diri. PHU akan menginformasikan pengajuan pengunduran diri dosen kepada BI Lecturer Development Staff (BI LDS) melalui email atau telepon, kemudian BI LD S
menginformasikan rencana pengunduran diri ini kepada bagian terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operations, Head of Learning Support, dan Head of IT Support) juga melalui email atau telepon. Setelah itu unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan serta menginformasikan hak dan kewajiban belum selesai tersebut kepada BI LDS, dan BI LDS akan menginformasikan hal tersebut kepada dosen dan PHU melalui email, kemudian dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban. Jika kewajiban dosen sudah diselesaikan, maka BI LDS akan menginformasikan telah selesainya kewajiban dosen kepada PHU. PHU akan me-review pengajuan pengunduran diri dosen. - Jika pengunduran diri dosen disetujui, PHU akan
menginformasikan persetujuan pengunduran diri kepada dosen paling lambat 1 hari sebelum mulai pengunduran diri. BI LDS kemudian mengubah status dosen di sistem informasi menjadi “M engundurkan Diri” paling lambat satu hari sebelum mengundurkan diri. Selanjutnya unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus dan BI LDS akan menyimpan semua berkas pengunduran diri dosen, lalu proses selesai.
- Jika pengunduran diri dosen tidak disetujui, PHU akan menginformasikan penolakan pengajuan pengunduran diri
133
kepada dosen paling lambat 1 minggu sebelum mulai pengunduran diri dan proses selesai.
134 Gambar 3.35 Bagan Alir dari Proses Pengunduran Diri Dosen BiNus International
135
3.2.2.8 Prosedur Jika Dosen Meninggal Dunia
Prosedur ini dimulai pada saat Program Head of Undergrasuate (PHU) mendapatkan informasi dosen meninggal dunia, selanjutnya PHU akan menginformasikan dosen meninggal dunia kepada BI Lecturer Development Staff (BI LDS) melalui email atau telepon dan BI LDS akan mengubah status dosen di sistem informasi menjadi “M eninggal Dunia” satu hari setelah mendapat konfirmasi PHU, kemudian BI LDS akan menginformasikan kabar dosen meninggal dunia kepada bagian terkait (BI Coordinator, Head of Academic Operations, Head of Learning Support, Head of IT Support). Setelah itu unit terkait akan melakukan pemeriksaan hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan yang diinformasikan lebih lanjut kepada BI LDS. BI LDS selanjutnya menginformasikan hak dan kewajiban dosen belum selesai tersebut kepada ahli waris dan PHU satu minggu setelah dosen meninggal dunia melalui email. Pihak ahli waris akan menyelesaikan kewajibannya. Jika kewajiban dosen sudah terselesaikan, maka unit terkait akan melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus kepada ahli waris. BI LDS akan menyimpan semua berkas dosen meninggal dunia dan proses selesai.
136 Gambar 3.36 Bagan Alir dari Proses Jika Dosen Meninggal Dunia BiNus International
137
3.2.2.9 Prosedur Pemberhentian Dosen
Proses pemberhentian dosen dapat dilakukan apabila: 1. Dosen dengan status cuti lebih dari 3 tahun
Satu bulan setelah awal semester BI Lecturer Development Staff (BI LDS) akan membuat daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun, beserta historinya, kemudian mengirimkan daftar tersebut kepada Program Head of Undergrasuate (PHU).
PHU selanjutnya akan me-review daftar dosen yang cuti lebih dari 3 tahun. Apabila PHU tidak memberhentikan dosen, PHU membuat berita acara tidak pemberhentian dosen dan mengirimkannya kepada BI LDS, BI LDS kemudian menyimpan atau mengarsip berita acara dosen yang tidak diberhentikan dan proses selesai.
Jika PHU akan memberhentikan dosen, maka PHU akan membuat daftar dosen yang akan diberhentikan dan menyerahkan daftar dosen tersebut kepada BI LDS.
Gambar 3.37 Bagan Alir dari Proses Pemberhentian Dosen BiNus International
139
Setelah itu BI LDS akan menginformasikan daftar dosen yang akan diberhentikan kepada unit terkait melalui email, menindaklanjuti informasi tersebut, maka unit terkait akan memeriksa hak dan kewajiban dosen yang belum diselesaikan serta menginformasikannya kepada BI LDS, oleh BI LDS informasi tersebut selanjutnya disampaikan kepada dosen dan PHU. Dosen akan melakukan penyelesaian kewajiban, apabila kewajiban dosen sudah terselesaikan BI LDS akan menginformasikan kepada PHU bahwa kewajiban dosen sudah diselesaikan. Unit terkait kemudian melakukan penyelesaian hak dosen oleh BiNus, selanjutnya BI LDS membuat surat pemberhentian dosen, mengubah status dosen menjadi ’Terminate’ serta menyimpan berkas dosen, lalu proses selesai.
Gambar 3.38 Bagan Alir dari Proses Pemberhentian Dosen BiNus International (Lanjutan)
141
2. Dosen melakukan pelanggaran kode etik dosen
BI LDS akan melakukan proses penanganan dosen bermasalah sesuai prosedur penanganan dosen bermasalah.
Gambar 3.39 Bagan Alir dari Proses Pemberhentian BiNus International (Lanjutan)
3.2.2.10 Prosedur Penerimaan Teaching Assistant
Prosedur ini dimulai pada saat BI Lecturer Development Staff menerima permintaan kebutuhan teaching assistant dari BI Schedulling, 3 bulan sebelum kick off meeting. Setelah itu BI Lecturer Development Staff akan memeriksa revisi daftar kualifikasi teaching assistant ke Program Head of Undergraduate. Jika kualifikasi teaching assistant tersebut tidak direvisi, maka Pasca Sarjana Lecturer Development Staff akan langsung
memeriksa sistem informasi teaching assistant yang sudah pernah mengajar untuk mencari teaching assistant yang sesuai kualifikasi. Namun jika kualifikasi teaching assistant tersebut direvisi, BI Lecturer Development Staff akan menghubungi Program Head of Undergraduate via email atau telepon untuk memintanya membuat revisi daftar kualifikasi teaching assistant dan Program Head of Undergraduate akan membuat daftar kualifikasi teaching assistant yang diminta tersebut terlebih dahulu sebelum BI Lecturer Development Staff memeriksa sistem informasi teaching assistant.
Jika teaching assistant yang sesuai kualifikasi tersedia maka BI Lecturer Development Staff akan meminta persetujuan dari Head Program of Undergraduate atas daftar teaching assistant yang tersedia. Jika tidak disetujui maka akan kembali ke proses pemeriksaan sistem informasi teaching assistant oleh BI Lecturer Development Staff. Namun jika disetujui oleh Head Program of Undergraduate, maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar teaching assistant yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Proses ini merupakan proses terakhir dalam prosedur ini.
Jika teaching assistant yang sesuai kualifikasi tidak tersedia, maka BI Lecturer Development Staff akan memeriksa sistem informasi teaching assistant defer. Teaching assistant defer ini merupakan teaching assistant dengan status dipertimbangkan
143
atau teaching assistant yang sudah diterima tapi belum pernah mendapatkan tugas mengajar. Apabila teaching assistant defer ini tersedia, maka BI Lecturer Developmet Staff akan meminta persetujuan dari PIC Course atas teaching assistant defer yang diajukan dan jika disetujui, maka BI Lecturer Development Staff akan mengirimkan daftar teaching assistant yang tersedia ke BI Schedulling paling lambat 1 minggu sebelum kick off meeting. Prosedur ini pun selesai.
Jika teaching assistant defer tidak tersedia atau jika teaching assistant defer tidak disetujui, maka BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon teaching assistant dari PIC Course via email atau telepon.
Jika tidak ada rekomendasi, BI Lecturer Developmet Staff akan membuat pengumuman lowongan teaching assistant bersama dengan PIC Course. Setelah itu, BI Lecturer Developmet Staff akan menerima surat lamaran dan CV calon teaching assistant dan PIC Course akan menyeleksinya. Jika calon teaching assistant tersebut tidak disetujui, maka akan dilakukan seleksi kembali. Namun jika disetujui, maka BI Lecturer Developmet Staff akan langsung memeriksa kualifikasi calon teaching assistant apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak.
Jika ada rekomendasi dari PIC Course, BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan surat lamaran dan CV calon
teaching assistant yang direkomendasikan tersebut via email atau telepon dan juga memeriksa kualifikasi calon teaching assistant apakah sesuai dengan kualifikasi atau tidak.
Jika calon teaching assistant tidak sesuai kualifikas i, maka akan kembali ke proses BI Lecturer Developmet Staff akan mendapatkan rekomendasi calon teaching assistant dari Program Head of Undergraduate via email atau telepon. Namun jika calon teaching assistant sesuai kualifikasi, maka BI Lecturer Developmet Staff akan membuat jadwal wawancara calon teaching assistant kepada PIC Course via email atau telepon.
145
Gambar 3.40 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Teaching Asisstant BiNus International
BI Lecturer Developmet Staff akan mengundang calon teaching assistant untuk diwawancara sesuai dengan jadwal. BI Lecturer Developmet Staff akan melakukan persiapan administrasi wawancara calon teaching assistant yang berupa fotocopy teaching assistant candidate evaluation dan CV. Setelah persiapan selesai, maka wawancara calon teaching assistant pun dilakukan oleh PIC Course. Berdasarkan hasil wawancara, PIC Course lalu akan memberikan penilaian dan mengisinya ke form penilaian wawancara. Selanjutnya, dengan hasil penilaian tersebut, PIC Course akan membuat keputusan penerimaan atau penolakan calon teaching assistant tersebut.
Jika calon teaching assistant diterima dan langsung diminta untuk mengajar, maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penerimaan teaching assistant dan prosedur ini pun selesai.
Jika calon teaching assistant tidak diterima, maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat penolakan kepada calon teaching assistant dan menyimpan dokumen teaching assistant di sistem informasi teaching assistant ditolak. Prosedur penerimaan teaching assistant selesai.
Jika calon teaching assistant diterima namun tidak diminta langsung mengajar, maka BI Lecturer Developmet Staff akan mengirimkan surat defer lalu menyimpan dokumen teaching
147
assistant di sistem informasi dokumen defer dan akhirnya prosedur ini pun selesai.
Gambar 3.41 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Teaching Asisstant BiNus International (Lanjutan)
3.2.3 Prosedur Lecturer Resource pada BiNus University (S 1) 3.2.3.1 Prosedur Penerimaan Dosen
Pada bulan M ei atau Oktober jurusan akan menerima draft jadwal dari SRSC. Jika membutuhkan dosen, maka jurusan akan mengisi form daftar rencana kebutuhan dosen dan menyerahkan form daftar rencana kebutuhan dosen ke LRC. Saat perlu diiklankan, maka LRC akan melakukan pemasangan iklan penerimaan dosen baru.
LRC akan menerima lamaran dari calon dosen lalu memasukkan data lamaran ke aplikasi. Kemudian LRC akan membuat ringkasan dan rekap lamaran lalu mengirimkannya kepada jurusan berupa data pelamar dan rekap pelamar. Jurusan yang telah menerima data pelamar dan rekap pelamar akan melakukan seleksi calon dosen berdasarkan ringkasan lamaran dan kebutuhan dosen.
149
Gambar 3.42 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus University
Jika perlu adanya tes, maka LRC akan menelepon calon dosen untuk konfirmasi tes. Paling lambat 1 hari sebelum tes LRC melakukan persiapan untuk tes kepada calon dosen. Calon dosen akan mengikuti tes Bahasa Inggris dan komputer. Setelah tes selesai paling lambat satu setelah menerima hasil tes dan pelatihan, Manager LRC akan membuat form hasil tes dan mengirimkannya kepada kepala jurusan (Kajur). Setelah menerima hasil tes wawancara calon dosen, kajur akan membuat daftar calon dosen untuk panggilan wawancara.
Namun jika tidak diperlukan tes, maka kajur akan membuat daftar calon dosen untuk panggilan wawancara.
Gambar 3.43 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus University (Lanjutan)
Paling lambat 1 hari sebelum wawancara dilaksanakan, LRC akan menelepon calon dosen untuk panggilan wawancara dan mengkonfirmasikan calon dosen untuk membawa legalisir ijasah dan transkip nilai. Wawancara calon dosen akan langsung dilakukan oleh kajur. Setelah proses wawancara selesai, kajur akan memeriksa hasil tes dan wawancara dengan kesesuaian jadwal. Jika calon dosen tidak diterima oleh kajur, maka Manager LRC akan membuat surat penolakan yang ditandatangani oleh wakil
151
rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen paling lambat 1 minggu.
Gambar 3.44 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus University (Lanjutan)
Jika calon dosen diterima oleh kajur, LRC akan mengirimkan dokumennya ke rektor. Jika tidak disetujui oleh rektor, maka jurusan akan berdiskusi dengan rektor. Jika hasil diskusi tetap tidak menerima calon dosen, maka Manager LRC akan membuat surat penolakan yang ditandatangani oleh wakil rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen paling lambat satu minggu. Jika disetujui rektor atau hasil diskusi jurusan dengan rektor menerima calon dosen, maka dua hari setelah menerima
berkas Manager LRC akan membuat kode dosen baru berupa list dosen baru, membuat surat terima dosen yang ditandatangani oleh wakil rektor 1 dan mengirimkannya kepada calon dosen. Kemudian LRC akan melakukan persiapan dan pelaksanaan pelatihan induksi Multi Channel Learning (M CL) dan induksi dosen baru untuk calon dosen paling lambat satu hari sebelum hari pelaksanaan.
Satu minggu setelah perkuliahan Manager LRC akan membuat dan mengirimkan rekap terima dosen perjurusan ke unit terkait berupa daftar dosen baru. Setelah satu bulan perkuliahan Manager LRC akan membuat SK pengangkatan, dan SK pengangkatan akan diarsip, yang asli diarsip oleh sekretaris rektorat sedangkan LRC mengarsip fotokopi SK pengangkatan. Selama ada penambahan dosen LRC akan mengarsip data dosen berupa berkas dosen yang diterima.
153 Gambar 3.45 Bagan Alir dari Proses Penerimaan Dosen BiNus University (Lanjutan)
3.2.3.2 Prosedur Penugasan Dosen
Prosedur ini dimulai pada awal Juli atau akhir Desember, yaitu pada saat kajur (Pembina matakuliah) menerima jadwal kuliah yang belum ada dosen dari SRSC. Kajur (Pembina matakuliah) kemudian akan mengatur penugasan dosen berdasarkan:
- Kebutuhan kelas
- M ata kuliah yang dijadwalkan
- Dosen yang dapat mengajar mata kuliah tersebut - Hak SKS dosen
Jika dosen merupakan binaan jurusan yang bersangkutan ataupun diijinkan oleh kepala jurusan pembina dosen yang bersangkutan, maka kajur (Pembina mata kuliah) akan menetapkan jumlah SK S yang diijinkan untuk diserahkan ke Sub Biro Administrasi Registrasi. Kemudian SRSC akan melakukan proses penyusunan jadwal dosen berdasarkan prosedur registrasi, mengirim rekap SKS dan mata kuliah yang diajar dan mengajar di jurusan mana saja untuk dosen yang berada di bawah binaan jurusannya untuk kajur pembina masing-masing.
