PETUNJUK PELAKSANAAN DIKLAT TEKNIS
MANAJEMEN KEARSIPAN
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2016
I. P E N D A H U L U A N A. LATAR BELAKANG
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem
kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.
Atas dasar pemikiran diatas Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Provinsi Jawa Tengah memandang perlu menyelenggarakan Diklat Teknis Manajemen Arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2016.
B. DASAR HUKUM PELAKSANAAN
1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. Undang - Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan UU Nomor 9 Tahun 2015;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Pembinaan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Teknis.
II. TUJUAN PEMBELAJARAN
Diklat Teknis Manajemen Arsip bertujuan untuk memberikan pemahaman dasar dan keterampilan teknis mengenai sistem manajemen arsip yang baik dalam rangka menunjang terciptanya tertib administrasi.
III. PROGRAM PELAKSANAAN
A. Penyelenggara dan Panitia Penyelenggara
Penyelenggaraan Diklat Teknis Manajemen Arsip adalah Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah.
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Diklat akan diselenggarakan selama 10 hari kerja, mulai tanggal 17 s/d 28 Oktober 2016 bertempat di Kampus Diklat Sumbing (Unit II), Sasana Widya Praja Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah Jl. Setiabudi 201 A Semarang.
C. Target Peserta dan Sasaran Peserta
Target peserta Diklat Teknis Pengelolaan Aset sebanyak 35 orang peserta yang menangani aset dari Kabupaten/Kota se- Jawa Tengah.
IV. PROGRAM PEMBELAJARAN
A. Kurikulum dan Tenaga Pengajar
tiap jam pelajaran selama 45 menit, dengan materi pembelajaran sebagai berikut :
NO MATA PELAJARAN JAM
PEL PENGAJAR / INSTANSI
A MATERI UMUM 10
1 Kiat-kiat Mempertahankan WTP 4 BPKP Perwakilan Jateng 2 Kebijakan Pemerintah tentang Pengelolaan Aset 3 Badan Diklat Depdagri 3 Kebijakan Pengelolaan Barang Milik Daerah 3 DPPAD Prov.Jateng
B MATERI POKOK 94
1 Perencanaan, Pengadaan dan Status Penggunaan Aset 9 DPPAD Prov.Jateng 2 Penatausahaan Aset 24 DPPAD Prov.Jateng 3 Sensus dan Penilaian Barang Milik Daerah 9 DPPAD Prov.Jateng 4 Pengamanan dan Pemeliharaan Aset 8 DPPAD Prov.Jateng 5 Pemanfaatan dan Pengguaan Aset 8 DPPAD Prov.Jateng 6 Pemindahtanganan Aset 6 DPPAD Prov.Jateng 7 Sistem Akuntansi Aset Daerah 10 BPKP Perwakilan Jateng 8 Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi 6 Inspektorat 9 Perikatan Hukum Pemanfaatan 4 Praktisi
10 Praktek 10 Tim
C MATERI PENUNJANG 26
1 Pengarahan Program 2 Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah 2 Building Learning Commitment (BLC) 3 WI Badan Diklat Prov. Jateng 3 Penjelasan OL 2 Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah 4 Observasi Lapangan 10 Tim
5 Seminar 6 Tim
6 Ujian 3 Penyelenggara
Jumlah ... 130
B. Jadwal Pembelajaran
Susunan kurikulum tersebut dijabarkan dalam jadwal pembelajaran sebagaimana terlampir.
C. Tenaga Pengajar
Tenaga Pengajar terdiri dari para tenaga pengajar di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang berkompeten dalam memberikan materi pelajaran diklat antara lain :
1. BPKP Perwakilan Jateng; 2. Badan Diklat Depdagri;
3. Inspektorat Provinsi Jawa Tengah; 4. DPPAD Provinsi Jawa Tengah;
5. Widyaiswara Badan DIKLAT Provinsi Jawa Tengah. D. Metode Pembelajaran
Untuk mencapai daya guna dan hasil guna diklat, proses belajar mengajar menggunakan metode andragogi dengan teknik :
1. Ceramah 2. Diskusi
3. Latihan/praktek E. Media Pembelajaran
Sebagai alat bantu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proses pembelajaran dalam pendidikan dan pelatihan, maka disediakan :
1. Wireless microphone and sound system 2. LCD Projector dan komputer
3. OHP dan transparansi
4. White board, spidol dan penghapus 5. Flip chart dan kertas Plano
6. Modul dan hand out 7. Alat peraga
F. Ujian dan Penilaian
Untuk mengetahui seberapa jauh daya serap peserta dalam mengakomodasi materi maka diadakan penilaian kemampuan prestasi (NPR) yang terdiri atas 3 (tiga) komponen sebagai berikut :
1. Disiplin, kehadiran, dan keaktifan di kelas (P)
Penilaian terhadap komponen ini dilakukan langsung oleh pengajar selama pelajaran berlangsung dan menyerahkan hasil penilaiannya kepada panitia setelah pelajaran berakhir.
Sistem penilaian dalam komponen ini sebagai berikut : a. Tidak hadir : 0 (nihil)
b. Hadir tetapi tidak aktif : 70 c. Hadir dan aktif : 71-80 d. Hadir dan sangat aktif : 81-90
Selanjutnya panitia penyelenggara merekap hasil penilaian tersebut selama kegiatan pendidikan dan pelatihan berlangsung untuk mendapatkan nilai bobot rata-rata komponen disiplin. Bobot dari komponen penilaian ini adalah 30%.
2. Tugas-tugas (Q)
1) Setiap pengajar diwajibkan memberi tugas kepada peserta pada saat pelajaran diberikan, baik secara perorangan maupun kelompok. Sistem penilaian dalam komponen ini adalah sebagai berikut:
a. Tidak menyerahkan tugas : 0 (nihil) b. Menyerahkan tugas : 70-90
2) Untuk tugas kelompok, nilai masing-masing anggota kelompok dalam 1 (satu) kelompok adalah sama. Hasil tugas kelompok dipresentasikan dalam kelas dan diberi nilai oleh instruktur yang bersangkutan. Tugas-tugas yang telah diberi nilai dikembalikan kepada peserta. 3) Tugas-tugas tersebut juga diberikan kepada peserta
oleh para tenaga pengajar secara berkelompok atau perorangan. Hasilnya di diskusikan / diseminarkan dalam diskusi pleno atau kelompok. Bobot dari komponen penilaian ini adalah 20%.
3. Ujian tertulis (R)
Setiap peserta wajib mengikuti ujian tertulis. Penilaian hasil ujian dilaksanakan berdasarkan kemampuan mengerjakan
soal ujian terhadap materi yang diujikan. Bobot dari komponen penilaian adalah 50%.
Penilaian hasil ujian di atas dilakukan oleh pengajar dan dituliskan dalam Daftar Nilai yang dinyatakan dalam angka bulat dari 0 s/d 100.
Panitia penyelenggara selanjutnya merekap hasil ujian tertulis tiap-tiap materi sehingga diperoleh nilai prestasi rata-rata atas materi yang diujikan.
Dari hasil penilaian 3 (tiga) komponen tersebut di atas, selanjutnya dilakukan penghitungan Nilai Prestasi Rata-rata (NPR) setiap peserta, dengan rumus :
NPR = (P X 30) + (Q X 20) + (R X 50) 100
4. Kategori kelulusan
Peserta dapat dinyatakan lulus apabila mendapat NPR serendah-rendahnya = 65 atau > lebih 65. Kelulusan peserta dapat diklasifikasikan dalam tingkatan predikat yaitu :
NO NP KETERANGAN 1 91-100 Sangat Memuaskan 2 81-90 Memuaskan
4 71-75 Kurang Memuaskan 5 51-60 Tidak Lulus
Di samping ketentuan tersebut, peserta dapat dinyatakan tidak lulus apabila persentase kehadiran/mengikuti materi kurang 90% dari jumlah jam pelajaran yang ditentukan dalam kurikulum.
V. TATA TERTIB
A. TATA TERTIB ADMINISTRASI
1. Setiap peserta yang baru datang harus melaporkan diri di Sekretriat penyelenggara dengan menunjukkan surat tugas dari pimpinan Instansi tempat bekerja.
2. Penempatan kamar ditentukan oleh panitia penyelenggara.
3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan dalam kelas, asrama maupun dilingkungan kampus.
4. Makan pagi, siang dan malam dilakukan bersama-sama di ruang makan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
1. Peserta yang keluar dari kampus dan kembali ke kampus harus melapor panitia penyelenggara/ security.
2. Peserta tidak diperkenankan meninggalkan diklat, kecuali dalam hal-hal mendesak dan diizinkan oleh panitia penyelenggara
3. Peserta tidak diperkenankan menerima tamu pada jam pelajaran berlangsung kecuali hal-hal penting dan diizinkan oleh panitia penyelenggara namun tidak boleh diterima di dalam kamar tidur.
4. Peserta yang sakit atau karena sesuatu hal sehingga tidak dapat mengikuti pelajaran/kegiatan diklat, wajib memberitahukan kepada panitia penyelenggara lewat ketua kelas disertai dengan surat keterangan dokter atau surat resmi dari Instansi yang bersangkutan, namun apabila selama 2 hari berturut-turut tidak hadir mengikuti diklat dapat dinyatakan gugur sebagai peserta. 5. Peserta yang melalaikan kewajiban mengikuti diklat
dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Dalam rangka menjamin keharmonisan kerjasama dan
komunikasi antar peserta dan panitia dibentuk pengurus kelas, yang terdiri dari :
• Ketua kelas
• Ketua kelas harian yang setiap hari bergantian
• Pengurus lainnya apabila diperlukan seperti sekretaris atau bendahara
C. TATA TERTIB PERKULIAHAN Setiap peserta diwajibkan :
1. Mengikuti semua program diklat yang telah ditentukan. 2. Hadir 5 menit sebelum pelajaran dimulai
3. Menandatangani daftar hadir setiap mata pelajaran
4. Menyerahkan kembali daftar hadir yang telah ditanda tangani kepada panitia penyelenggara melalui ketua harian.
D. TATA TERTIB PERLENGKAPAN
1. Menjaga agar tempat tidur, pakaian, peralatan tulis menulis serta peralatan lain yang dimiliki tetap teratur rapi.
2. Kran air, skakelar listrik dan peralatan listrik lainnya apabila tidak dipakai supaya dimatikan .
3. Berpakaian rapi, sopan, layak dan lengkap apabila keluar kamar.
VI. SERTIFIKAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan dari kehadiran dan keaktifan di kelas, kemampuan menyelesaikan tugas, apabila peserta Diklat Teknis Manajemen Arsip memenuhi standar berhak menerima sertifikat Pendidikan dan Pelatihan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
VII. PEMBIAYAAN
Segala pengeluaran yang berhubungan dengan pelaksanaan diklat ini dibiayai APBD Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2016.
VIII. P E N U T U P
Demikian panduan ini dibuat sebagai kerangka acuan pelaksanaan program Diklat Teknis Manajemen Arsip Tahun 2016, dengan harapan sasaran yang telah ditentukan dapat tercapai dengan berdayaguna dan berhasilguna.
KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH
HERRU SETIADHIE, SH, M.Si Pembina Utama Madya NIP. 19601014 198903 1 002
