ANALISA KINERJA PETUGAS FILING
DI RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh :
DIKA TANGGUH SAPUTRA
D22.2012.01264
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2015
HALAMAN HAK CIPTA
© 2015
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ini kupersembahkan untuk :
Allah SWT karena dengan rahmat dan karunia-Nya karya tulis ini berhasil diselesaikan tanpa suatu halangan yang berarti.
Ayah dan Ibuyang telah memberikan semangat, motivasi dan kasih sayangnya yang tiada hentinya.
Adik-adikku yang tiada hentinya memberikan canda tawa. Irfan Galang Saputra dan Gathfan Mulya Saputra serta Kakak sekaligus teman partner Ryan Mas Aryo.
Terimakasih buat Dosen pembimbingku, Ibu Maryani Setyowati, M.kes yang selalu sabar dan memberikan motivasi setiap arahan-arahan.
Buat teman-teman kontrakan seperjuangan : Gilar, Venan, Deta, Rendy, Ihwan dan Belgia yang meskipun kita berbeda-beda asal. Namun canda, tawa, kekonyolan kalian merupakan sebuah kenangan. Stop dreaming and start doing!
Buat kloworangers yaitu Aam, duha, indra, hakim temen-temen seperjuangan masa SMA yang slalu memberikan support, dan menyempatkan waktu untuk mendengarkan keluh kesahku.
Untuk Failus Garin Abtelia, terimakasih sudah selalu memberikan support, menjadi partner dalam berdiskusi, memberikan motivasi hidup dan sudah memberikan kesanselama 3 tahun ini. Your smile is my spirit!
Buat Leonardo, Okki, Megi, Rinto, Zufron, Ady, Anis, Wahyu ika, Lailafita, Devita, Imaniar, Eka R, Atika dan Tyas terimakasih telah memberikan semangat dan nuansa berbeda selama masa kuliah.
Terimakasih buat Bu de kontrakan dan Bu rindu yang telah menyediakan masakan disaat tanggal tua maupun tanggal muda.
Buat teman-teman seperjuangan RMIK angkatan 2012. Terimakasih atas support dan kerjasamanya. Never give up, fix mistakes and keep stepping!
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Dika Tangguh Saputra
Tempat & Tanggal Lahir
: Pekalongan, 23 Februari 1995
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Jl.Suasa no.2 Perumahan.Podosugih, Kota
Pekalongan.
Riwayat Pendidikan :
1. SDN Kraton Pekalongan tahun2000-2006
2. SMPN 1Pekalongan tahun2006-2009
3. SMAN 2 Pekalongan tahun2009-2012
4. Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro Semarang tahun 2012-2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur keadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah dengan judul “Analisa Kinerja Petugas Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015”. Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan, bimbingan, dan dorongan dari berbagai pihak, usaha penulis dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berhasil. Dengan penghargaan yang tinggi disertai rasa terima kasih, penulis sampaikan kepada :
1. Dr. Ir. Edi Nursasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
4. Jaka Prasetya, S.Kep, selaku Dosen Wali yang telah memberikan motivasi dan dukungan yang telah diberikan selama ini.
5. Maryani Setyowati, M.Kes, selaku Pembimbing yang telah memberikan arahan dan masukan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah.
6. Retno Astuti.S, SS, MM, selaku Penguji yang telah memberikan arahan dan masukan dalam perbaikan Karya Tulis Ilmiah.
7. Hery Kurniawan, A.Md, selaku Kepala Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan.
8. Ahmad Arofik, S.Si,Apt, selaku Kasi Pengembangan Mutu dan Pengolahan Data di RSUD Bendan Kota Pekalongan
9. Seluruh staf petugas rekam medis di RSUD Bendan Kota Pekalongan. 10. Teman-teman DIII RMIK yang selalu memberikan dukungan dan semangat. 11. Semua pihak yang telah membantu yang tidak bisa disebutkan oleh penulis
satu persatu.
Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini dengan harapan, semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi pengambil kebijakan di bidang kesehatan, dari pengembangan ilmu pengetahuan bagi peneliti selanjutnya.
Semarang, 2 September 2015
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2015 ABSTRAK
DIKA TANGGUH SAPUTRA
ANALISA KINERJA PETUGAS FILING DI RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2015 Rekam medis dapat dijaga dan dikelola dengan baik apabila sistem penyimpanannya didukung oleh sumber daya manusia yang handal. Sarana yang digunakan di filing RSUD Bendan adalah tracer, tetapi tracer yang digunakan masih manual dan belum menggunakan kode warna.Jarak antar rak filing masih terlalu berdekatan. Tingkat pendidikan petugas filing belum terdapat lulusan DIII Rekam Medis. Keefektifan dan efisiensi di rumah sakit dalam pelayanan belum tercapai, kemungkinan petugas rumah sakit tersebut belum melaksanakan prosedur dan kebijakan Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang sudah diberikan rumah sakit dengan maksimal. Untuk menganalisis kinerja petugas filing, maka peneliti tertarik melakukan penelitian dengan judul Analisa Kinerja Petugas Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015.
Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan pendekatan cross
sectional. Subjek dalam penelitian ini adalah 4 (empat), dengan objek adalah
kinerja petugas filing. Metode yang digunakan yaitu observasi untuk mengamati kinerja petugas filing dalam menyediakan DRM bagi pemberian pelayanan dan wawancara kepada 4 (empat) petugas filing dengan cara menyiapkan pertanyaan-pertanyaan tertulis sebagai pedoman untuk mengetahui kinerja petugas filing dengan menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara yang telah peneliti siapkan.
Hasil penelitian menunjukkan perbandingan kinerja petugas dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) didapatkan hasil bahwa target yang dicapai sasaran mutu penyediaan dokumen rawat jalan sebesar 80%. Hasil tersebut belum sesuai dengan target yang telah ditentukan sebesar 90%. Tracer yang digunakan masih manuaL. Belum menggunakan kode warna dalam sistem penyimpanannya.Hasil pengukuran jarak antar rak filing didapat rata-rata 42-109cm. Belum adanya petugas filing yang berlatarbelakang pendidikan D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Dari hasil penelitian disarankan sebaiknya prosedur Standar Pelayanan Minimal (SPM) di evaluasi lebih tertib agar target sasaran mutu penyediaan dokumen tercapai. Dibuatkan tracer yang secara otomatis tercetak setelah petugas pendaftaran selesai melayani pasien.Perlunya sarana filing menggunakan kode warna dalam penyimpanan DRM sehingga dapat meminimalisir terjadinya missfile. Pembenahan jarak antar rak filing dengan ukuran antropometri 95% yaitu 2 kali lebar bahu orang dewasa. Petugas rekam medis bagian filing sebaiknya berlatar belakang pendidikan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Kata Kunci : Kinerja petugas,Filing, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Jumlah pustaka : 21 (1989-2015)
Program D - III Study of Medical Records and Health Information Health Faculty of the University of Dian Nuswantoro
Semarang 2015
ABSTRACT DIKA TANGGUH SAPUTRA
PERFORMANCE ANALYSIS OF FILING OFFICERS IN RSUD BENDAN PEKALONGAN CITY 2015
Medical records can be maintained and managed properlyifthe storage system supported by reliable human resources. The tools that are used in RSUD Bendan filing Pekalongan is a tracer, but the tracer used is still manually and not using color codes. The distance between the shelf filing is still too close together. The education level of workers filing there has been no graduates DIII Medical Record. Effectiveness and efficiency in hospitals in the service is not reached, the possibility of hospital personnel is not yet implemented procedures and policies Minimum Service Standards (SPM) provided the hospital with the maximum.To analyze the performance of the officer filing, the researchers interested in conducting research with the title of Officer Performance Analysis Filing in RSUD Bendan Pekalongan 2015.
This study includes a descriptive study with cross sectional approach. Subjects in this study is 4 (four), with the object is the performance of the officer filing. The method used is observation to observe the performance of the officer filing in providing DRM for service delivery and interviews to 4 (four) officers filing by preparing written questions as a guide to determine the performance of the officer filing by using observation and interview guides that have researchers prepare.
The results show comparisons with the performance of officials Minimum Service Standards (SPM) showed that thetargets are achieved quality objectives out patient provision of documentsby 80%.These results are not in accordance with the predetermined targets by 90 %. Tracer used the manual so that the performance of the registrarless effective. Not to use color codes in the storage system , it causes frequent missfile. The distance between the measurement results obtained shelf filing an average of 42-109 cm , should the distance between the shelf filing ergonomic which is 1.5 meters or twice the width of the shoulders officer. The absence of the officer filing the educational background D-III Medical Records and Health Information.
From the research results suggested better procedures Minimum Service Standards (SPM) ina more orderly evaluation in order to target the quality of the provision of documents is reached. Made tracer that is automatically printed after the registrar finished serving patients. The need for filing means using a color code in the storage of DRM in order to minimize the occurrence of misfile. Settling distance between the shelf filing with anthropometry size95% that is 2 times the width of the shoulders adult. The records officer should be part filing DIII educational background Medical Records and Health Information.
Keywords : Performance officer, Filing , Minimum Service Standards ( SPM )Number of libraries : 21 (1989-2015)
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN HAK CIPTA ... ii
HALAMAN KEASLIAN PENELITIAN... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ... v
HALAMAN RIWAYAT HIDUP ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 4 C. Tujuan Penelitian ... 4 D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Ruang Lingkup Penelitian ... 5
F. Keaslian Penelitian ... 6
BAB II :TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 9
B. Sumber Daya Manusia ... 11
C. Ergonomi ... 14
D. Filing ... 15
E. Sistem Penomoran ... 16
F. Sistem Penyimpanan ... 18
G. Sarana Filing ... 20
I. Prosedur Tetap ... 24
J. Kinerja ... 25
K. Mutu Pelayanan Kesehatan ... 26
L. Kerangka Teori ... 28
M. Kerangka Konsep ... 29
BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 30
B. Variabel Penelitian ... 30
C. Definisi Operasional ... 31
D. Subjek dan Objek ... 32
E. Instrument Penelitian ... 32
F. Pengumpulan Data ... 33
G. Jenis Data ... 33
H. Pengolah Data ... 34
I. Analisis Data ... 34
BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Pengamatan ... 35
B. Hasil Penelitian ... 46
C. Pembahasan ... 51
BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 59
B. Saran ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 62 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian ... 6 Tabel 3.1 Definisi Operasional ... 30 Tabel 4.1 Karakteristik Petugas ... 45 Tabel 4.2 Perbandingan Kinerja Petugas Dengan Standar Pelayanan Minimal ... 49
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori ... 27
Gambar 2.2 Kerangka Konsep ... 28
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ... 38
DAFTAR LAMPIRAN
Pedoman Observasi
Pedoman Wawancara
Surat Permohonan Ijin Penelitian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Prosedur Tetap Bagian Filing
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, Indonesia sudah memasuki era pasar bebas Asean Free Trade Area (AFTA) tahun 2003. Tahun 2012 pasar bebas Association of South East Asian Nation (ASEAN) dimulai dengan China. Persaingan bebas globalisasi termasuk di sektor kesehatan, persaingan ini akan dihadapi oleh setiap institusi pelayanan kesehatan di Indonesia baik pemerintah maupun swasta. Di era ini yang diperlukan modal intelektual yang merujuk kedalam kemampuan yang dimiliki setiap petugas sehingga dapat tercapai keberhasilan dalam persaingan. Beberapa instansi pelayanan kesehatan sering bersaing untuk menjadi yang terdepan dan terbaik diantaranya rumah sakit.(1)
Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan pelayanan spesialistik, pelayanan medis dan pelayanan perawatan terus menerus untuk diagnosa dan pengobatan oleh
para staf ahli. Dalam memberikan pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan pemberi pelayanan wajib mencatat semua tindakan yang diberikan kepada pasien, selanjutnya semua yang telah dicatat itu harus didokumentasikan secara lengkap, cepat, benar, dan dapat dipertanggung jawabkan sebagai bukti yang sah secara hukum yang kita sebut sebagai rekam medis.(2)
Berdasarkan Permenkes No:269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis menjelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(3)
Informasi rekam medis akan berguna untuk pengelolaan pasien oleh manajemen administrasi maupun tenaga kesehatan lainnya misalnya dokter, perawat, dan bidan. Dengan demikian maka informasi yang disajikan oleh perekam medis harus dapat dibaca dari waktu ke waktu dan dari tempat ke tempat lain sebagai alat komunikasi yang berkesinambungan.(2)
Guna mendukung agar rekam medis dapat dijaga dan dikelola dengan baik diperlukan sistem penyimpanan yang baik pula dengan didukung oleh sumber daya manusia yang handal. Syarat sumber daya manusia atau petugas yang baik sekurang-kurangnya memiliki ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian. Keterbatasan informasi pada diri petugas pada akhirnya akan menurunkan kemampuan menjalankan tugas-tugasnya. Fungsi penyimpanan yaitu untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis, mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing.(4)
Berdasarkan survei awal di bagian filing bulan Maret 2015 di RSUD Bendan Kota Pekalongan penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara sentralisasi yaitu penyimpanan Dokumen Rekam Medis (DRM) dalam satu kesatuan baik catatan rawat jalan maupun rawat inap. Sistem penomoran pada filing menggunakan Unit Numbering System
(UNS) yaitu setiap pasien yang berkunjung pada pelayanan kesehatan hanya diberikan satu nomor rekam medis untuk dipakai seumur hidup sehingga rekam medis pasien tersebut tersimpan dalam satu folder dan berkesinambungan.
Penggunaan sarana filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan salah satunya adalah penggunaan tracer namun yang digunakan masih manual, petugas pendaftaran masih harus menulis nomor rekam medis, nama pasien dan poli yang dituju pada selembar kertas buffalo bergaris. Hal tersebut menyebabkan petugas pendaftaran bekerja ganda, sehingga berpengaruh pada kecepatan pelayanan.
Filing RSUD Bendan Kota Pekalongan juga belum menggunakan kode warna, hal ini menyebabkan sering terjadinya salah letak atau
missfile. Jarak antar rak filing masih terlalu berdekatan sehingga jika 2
(dua) petugas berpapasan harus bergantian. Hal tersebut sangat berpengaruh pada ruang gerak petugas, sehingga dalam proses pencarian DRM pasien masih kurang optimal.
Ditinjau dari Sumber Daya Manusia tingkat pendidikan yang ada di RSUD Bendan belum terdapat petugas filing dengan lulusan Perekam Medis dan banyaknya dokumen rekam medis yang diletakkan dilantai serta di samping rak penyimpanan disebabkan petugas kurang tertib dalam penataan.
Dengan ditemukannya beberapa masalah di bagian penyimpanan maka munculah tantangan baru yang harus dihadapi untuk dapat mengurangi tingkat missfile dengan melihat kinerja petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan. Hal ini sangat berpengaruh terhadap
pelayanan yang diberikan oleh fasilitas pelayanan kesehatan terhadap pasien / konsumen.
Melihat beberapa permasalahan yang ada, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisa Kinerja Petugas Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015”.
B. Rumusan Masalah
Adanya beberapa kinerja petugas yang menghambat lamanya waktu pelayanan terhadap pasien maka dapat dirumuskan suatu pertanyaan penelitian yaitu “Bagaimana gambaran kinerja petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015 ?”.
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mengambarkan kinerja petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan Tahun 2015.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan gambaran Sumber Daya Manusia (SDM) petugas filing di RSUD Bendan Pekalongan berdasarkan tingkat pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja
b. Mendeskripsikan sistem penomoran, sistem penyimpanan, sarana filing meliputi : penggunaan kode warna dan tracer, dan Ruang filing meliputi : tata letak dan jarak filing dengan ruangan di RSUD Bendan Kota Pekalongan
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit
Dengan hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi RSUD Bendan Pekalongan untuk dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan.
2. Bagi Peneliti
Dapat menambah pengetahuan, wawasan dan pengalaman dalam menerapkan ilmu yang diperoleh dari institusi pendidikan.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta bukti bahwa peneliti telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
E. Ruang Lingkup Penelitian 1. Lingkup Keilmuan
Penelitian ini termasuk dalam lingkup kelimuan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Lingkup Materi
Lingkup materi dari penelitian ini adalah Manajemen Unit Kerja Rekam Medis
3. Lingkup Objek
Objek dari penelitian ini adalah keefektifan petugas rekam medis dalam memberikan pelayanan kesehatan.
4. Lingkup Metode
Lingkup metode yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara.
5. Lingkup Lokasi
Lingkup lokasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah RSUD Bendan Kota Pekalongan.
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini mulai dilakukan pada bulan Juli 2015
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
No Nama Peneliti Judul Metode dan Hasil 1 Pradipta Kirana Tinjauan Kinerja
Petugas Filing Rawat Inap Di RSUD KOTA SEMARANG Tahun 2014
Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan cross
sectional
Hasil penelitian disimpulkan bahwa 2 petugas filing rawat inap telah melaksanakan fungsi mereka sebagai penyedia DRM dengan cukup baik karena telah menyediakan DRM untuk keperluan yang dibutuhkan baik dari pihak dalam rumah sakit maupun luar rumah sakit
2 Wahyu Sofyan Tinjauan Kinerja Petugas Rekam Medis di BKPM Semarang guna Peningkatan Pelayanan Kesehatan
Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan cross
sectional
Hasil penelitian pada bagian pendaftaran pasien baru (100%) Instruksi Kerja telah dilaksanakan, pendaftaran pasien lama (100%), assembling (50%), koding / indeksing (100%) dan filing (50%).
3 Widodo Tinjauan Kinerja Petugas Filing di RS Ibu dan Anak Gunung Sawo Semarang Tahun 2013
Jenis penelitian deskriptif dengan pengumpulan daya wawancara dan observasi Hasil penelitian kinerja petugas filing dilihat dari sistem penjajaran dan penggunaan kode warna belum seluruhnya digunakan sebelum tahun 2010 sehingga mempengaruhi kecepatan pecarian.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah terletak pada lingkup lokasi, lingkup objek dan lingkup waktu penelitian.
Untuk lingkup lokasi penelitian ini di RSUD Bendan Kota Pekalongan sedangkan lingkup lokasi sebelumnya RSUD Kota Semarang, BKPM Semarang dan RS Ibu dan Anak Gunung Sawo Semarang. Lingkup waktu penelitian ini adalah tahun 2015 sedangkan penelitian sebelumnya tahun 2013 dan 2014. Sedangkan Objek penelitian ini adalah Petugas Filing sedangkan penelitian sebelumnya filing rawat inap dan bagian rekam medis.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Berdasarkan Permenkes Nomor:269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis menjelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(3)
Sesuai dengan pasal 46 ayat (1) UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran disebutkan bahwa, yang dimaksud “Rekam Medis” adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”. Dan yang dimaksud dengan petugas adalah dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien.
Menurut E.K Huffman, 1992 rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat info yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosa dan pengolahan data. (2)
2. Tujuan Rekam Medis
Setiap rumah sakit atau pelayanan kesehatan wajib memiliki sistem rekam medis, karena rekam medis memuat riwayat perjalanan penyakit pasien, data identitas pasien serta rekaman keluar masuk pasien. Tanpa didukung sistem rekam medis yang baik, tertib administrasi rumah sakit akan jauh dari yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menetukan dalam upaya pelayanan kesehatan yang bermutu di rumah sakit. Oleh karna itu rekam medis sangat di butuhkan di rumah sakit untuk menunjang pelayanan kesehatan.(2)
3. Kegunaan Rekam Medis
Untuk lebih memudahkan kegunaan atau manfaat dari Rekam Medis sering disingkat menjadi ALFRED, yaitu
a. Administration ( Administrasi )
Data dan informasi yang dihasilkan dalam rekam medis dapat digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber daya yang isinya menyangkut wewenang dan tanggung jawab tenaga medis
b. Legal ( Hukum )
Rekam medis dapat digunakan sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi pasien, provider (dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya), serta pengelola dan
pemilik sarana pelayanan kesehatan terhadap hukum sebagai bahan tanda bukti menegakkan keadilan.
c. Financial ( Dana/uang )
Catatan yang ada dalam dokumen rekam medis dapat digunakan untuk memprekdisikan pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Research ( Penelitian )
Dapat dilakukan penelusuran terhadap berbagai macam penyakit yang telah dicatat kedalam dokumen rekam medis guna kepentingan penelitian.
e. Education ( Pendidikan )
Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk pengembangan ilmu karena informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai referensi pengajaran dibidang profesi.
f. Documentation ( Dokumentasi )
Dapat digunakan sebagai dokumen karena menyimpan sejarah medis seseorang.(2)
B. Sumber Daya Manusia
1. Pengertian Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia sering disebut sebagai Human
Resource, tenaga atau kekuatan manusia. Sumber daya yang
juga disebut sumber tenaga, kemampuan, kekuatan, keahlianyang dimiliki oleh manusia. Sumber daya manusia adalah modal dan
kekayaan yang terpenting dari setiap kegiatan manusia. Yang dimiliki oleh suatu organisasi. Manajemen yang efektif merupakan kunci bagi keberhasilan organisasi tersebut. (5)
2. Latar Belakang Pentingnya Sumber Daya Manusia
Dalam rangka terciptanya pelayanan yang berkualitas, pemilihan manajemen sumber daya manusia merupakan modal dalam pembangunan ke arah yang lebih baik. Dengan bertujuan untuk mempercepat kelancaran, keserasian dan keterpaduan antar petugas. (5)
Dalam upaya meningkatkan kinerja dan tujuan pelayanan yang optimal diperlukan adanya dukungan dari sumber daya manusia yang terbagi dalam beberapa kriteria antara lain :
a. Tingkat Pendidikan
Pendidikan dalam arti sempit adalah untuk meningkatkan keahlian dan kecakapan serta mengembangkan karakter setiap individu.(6) Pendidikan merupakan proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini menunjukkan kedudukan, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang didalam organisasi.(5)
Pendidikan formal dalam rangka mengingkatkan sumber daya manusia masih dianggap finansial bagi pengembangan karyawan, dengan catatan lembaga yang
diikuti adalah lembaga pendidikan yang memiliki tenaga-tenaga profesional yang menawarkan sistem dengan didukung oleh tenaga profesional juga para karyawan akan mampu memperoleh teori-teori yang lebih sempurna.(7)
b. Pelatihan
Pelatihan dalam arti sederhana adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kinerja atau kemampuan seseorang dalam kaitannya aktifitas ekonomi. Metode pelatihan ini membantu setiap karyawan membentuk karakteristik, memahami suatu pengetahuan praktis guna meningkatkan ketrampilan, kecakapan dan sikap yang diperlukan oleh organisasi dalam usaha mencapai suatu tujuan.(8)
Pelatihan dalam arti lain merupakan upaya untuk mentransfer ketrampilan dan pengetahuan kepada para peserta. Pengetahuan dan ketrampilan yang dikembangkan haruslah spesifik dan diarahkan pada perubahan perilaku yang telah diidentifikasikan. Dalam hal ini para pesertanya harus menerapkan teknik khusus yang dapat diobservasikan di tempat tugasnya.
Tujuan dilakukan nya pelatihan :
1) Dapat meningkatkan diri baik kognitif, keterampilan, dan efektivitas kerja
2) Secara teoritis peserta dapat menambah ilmu, baik ilmu-ilmu materi pokok maupun ilmu-ilmu materi penunjang
3) Peserta dapat saling bertukar pendapat dan pengalaman dalam diskusi kelompok, berpikir secara terbuka dan cerdas untuk menyampaikan ide-idenya
4) Meningkatkan kemampuan menginterpretasikan data dan daya nalar para petugas.(9)
c. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja adalah proses pembentukan pengetahuan atau ketrampilan tentang metode pekerjaan karena keterlibatan karyawan dalam pelaksanaan tugasnya. Pengalaman kerja digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan mendorong efisiensi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. (9)
C. Ergonomi
1. Pengertian Ergonomi
Ergonomi adalah ilmu yang penerapannya berusaha untuk menyerasikan pekerjaan dan lingkungan terhadap orang atau sebaliknya dengan bertujuan mencapai produktivitas dan efisiensi yang setinggi-tingginya melalui pemanfaatan faktor manusia seoptimal-optimalnya.
2. Ergonomi dan Pembangunan
Pembangunan bertujuan suatu pertumbuhan yang cukup cepat. Pertumbuhan demikian hanya akan dicapai dengan baik bila produktivitas dan efisiensi tenaga kerja cukup tinggi.
Tenaga kerja dalam Undang-undang No.14 Tahun 1969 tentang ketentuan-ketentuan pokok tenaga kerja merupakan subyek dan obyek pembangunan. Ergonomi yang mempunyai sasaran efisiensi dan keserasian kerja memiliki arti penting bagi tenaga kerja baik subyek maupun obyek.(10)
D. Filing
1. Pengertian Filing
Filing adalah salah satu bagian rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya:
a. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM.
b. Mengambil kembali DRM untuk berbagai keperluan.
c. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d. Memisahkan DRM in-aktif dari DRM aktif.
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan DRM yang dilestarikan atau diabadikan.
2. Peran dan Fungsi Filing
Peran dan fungsi filing di dalam pelayanan rekam medis diantaranya: a. Penyimpanan DRM.
b. Penyediaan DRM untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.
d. Pelindung arsip-arsip DRM teerhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologis.
E. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pasien yang bersangkutan.
Tujuan dari sistem penomoran diantaranya:
1. Sebagai petunjuk pemilik folder yang bersangkutan.
2. Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan dokumen rekam medis.
3. Sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing.
Sistem pemberian nomor pasien (Administration Numbering
System) ada 3 yaitu:
a. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan nomor baru. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas
lebih mudah mengerjakan, namun kerugiannya yaitu membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan berkas rekam medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam medis sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.
b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)
Yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap, gawat darurat dan bayi baru lahir. Kelebihan sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan, tetapi pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan pendaftaran pasien pernah berkunjung (berobat) atau sebagai pasien lama hanya memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau baru.
c. Pemberian nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering System) Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit.Setiap pasien yang berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan informasi klinis tidak berkesinambungan.(11)
F. Sistem Penyimpanan
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik karena bertujuan untuk:
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen yang disimpan dalam rak filing.
2. Mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan
3. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologis.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan apabila pengisian pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sehingga riwayat pasien urut secara kronologis.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dibagi menjadi dua diantaranya:
a. Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Keuntungan :
1) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan kerena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
2) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
3) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.
5) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangan :
1) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
2) Filing(tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan UGD yang dibuka 24 jam.
3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena dokumen rekam medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang untuk berobat.
b. Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien dipisahkan pada folder (map) yang berbeda.
Keuntungan :
1) Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan yang lebih cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan :
1) Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih dari satu folder.
2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.(11)
G. Sarana Filing
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan, yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Fasilitas dan peralatan harus disediakan agar pelayanan yang efisien. (12)
1. Kode Warna
Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi salah letak atau missfile. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen yang harus diambil dan disimpan setiap harinya. Dalam upaya mengatasi salah letak / missfile maka pada sistem penjajaran angka akhir atau tengah dapat diberi kode warna sesuai 2 angka kelompok yang digunakan sebagai penjajaran.
2. Angka 2 = Kuning 3. Angka 3 = Hijau tua 4. Angka 4 = Oranye 5. Angka 5 = Biru muda 6. Angka 6 = Coklat
7. Angka 7 = Kemerahan / Merah muda 8. Angka 8 = Hijau muda
9. Angka 9 = Merah 10. Angka 0 = Biru tua
Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, dibawah nomor akan ditempelkan warna kuning dan ungu.(13)
2. Tracer
Adalah kartu yang digunakan sebagai petunjuk digunakan keluarnya dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing. Dalam penggunaan nya tracer digunakan sebagai pengganti pada tempat dokumen rekam medis yang dikeluarkan dari rak sampai dokumen rekam medis yang dipinjam dikembalikan ke rak filing.(11)
H. Tata Letak dan Jarak Filing dengan Ruangan
Ketika merencanakan kebutuhan personel dan peralatan, pertimbangan harus diberikan pada departemen dan pertimbangan terhadap pelayanan yang ditawarkan oleh departemen pada area kerja lain. Ruang lantai ditentukan oleh jumlah staf, meja kerja file-file perlengkapan lain yang diperlukan, dan ruang yang memadai harus disediakan untuk setiap karyawan. Huffman merekomendasikan bahwa ruang minimum yang dialokasikan untuk setiap pekerjanya seharusnya adalah 5,57m2, privasi merupakan hal yang sangat penting bagi kepala bagian rekam medis (untuk berbicara dengan petugas, dokter, pengacara, petugas administrasi, dan sebagainya). Suatu kantor pribadi mungkin diperlukan baginya, namun demikian bagi rumah sakit yang lebih kecil mungkin lebih memilih untuk bersama dengan staff dalam area departemen yang dibutuhkan bagi dokumen dan personel. Pertimbangan juga harus diberikan untuk alokasi ruang yang memadai bagi perlengkapan. Oleh karena itu jumlah ruang yang dibutuhkan untuk meja, kursi, mesin ketik, komputer, telepon, lemari arsip, dan peralatan kantor lainnya akan didasarkan pada pekerjaan yang dilakukan dan jumlah karyawan yang diperlukan.
Berikut ini poin-poin yang harus dipertimbangkan dalam menentukan lay-out:
1. Dalam perancangan manajemen kerja dengan berdasarkan aspek hukum kesehatan seharusnya unit rekam medis tidak menempatkan pintu utama berdekatan dengan ruang filing. Hal ini
untuk mencegah resiko DRM pasien hilang maupun isi keamanan DRM pasien itu sendiri.
2. Meja dan file harus diatur untuk memberikan efisiensi, cahaya dan udara yang maksimal.
3. Pengawasan suhu dan siklus udara, misalnya : ventilasi, kipas angin dan jendela yang memadai.
4. Penerangan yang memadai, misalnya : pengaturan cahaya yang baik. Para pekerja seharusnya tidak menghadap cahaya yang menyilaukan.
5. Penggunaan warna lantai, dinding perabot dan peralatan (warna terang untuk dinding, warna cerah untuk penekanan dan kerapian).
6. Menjaga arus lalu lintas pada departemen rekam medis seminimal mungkin.
7. Peralatan harusnya lebih dekat dengan pemakaian dan pintu cukup lebar.
8. Meja-meja seharusnya menghadap dengan arah yang sama dan jarak 1 - 1,5 meter antar meja.
9. Supervisor seharusnya berada dibelakang orang-orang yang dia awasi (harus dapat melihat semua karyawan tanpa harus meninggalkan meja).
10. Ruangan filing sebaiknya melihat aspek tata letak dan jarak antar rak filing. Anthropometri yang digunakan adalah dua kali lebar bahu petugas persentil 95%.(2)
Tata letak filing dapat disesuaikan dengan efisiensi ruangan sedangkan jarak filing harus disesuaikan dengan ruang gerak petugas. Sehingga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dokumen rekam medis.(13)
I. Prosedur Tetap
1. Pengertian Prosedur Tetap
Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang yang berarti prosedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan.(6)
2. Prosedur tetap ( Protap ) penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis :
a. Penyimpanan Rekam Medis
1) Menyiapkan rekam medis yang akan disimpan.
2) Mensortir atau mengelompokkan rekam medis berdarakan 2 angka akhir secara berurutan.
3) Mengurutkan kembali berdasarkan 2 angka di tengah. 4) Mengurutkan kembali berdasarkan 2 angka di depan
5) Memasukkan rekam medis yang telah di masukkan ke dalam rak penyimpanan sesuai kelompok 2 angka akhir.
6) Mengambil tracer jika rekam medis sudah berada di rak penyimpanan.
b. Pengambilan Rekam Medis
1) Mengambil atau menerima informasi pemesanan rekam medis di pendaftaran pasien, atau formulir peminjaman rekam medis.
2) Mencari rekam medis sesuai dengan nomor yang tertera.
3) Menulis nomor rekam medis dan peminjam di tracer. 4) Menempatkan tracer sebagai pengganti rekam medis
yang diambil.(14)
J. Kinerja
Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Kinerja petugas Rekam Medis didasarkan pada uraian tugas pokok dan fungsinya sebagai petugas rekam medis baik dibagian pendaftaran, pengkodean, pendistribusian dan analisis data berkas rekam medis. Pelaksaaan tugas pokok dan fungsi dalam suatu
organisasi tergantung pada pendidikan, pengetahuannya, kejelasan uraian tugasnya, serta faktor pengalamannya.(15)
Dalam penilaian kinerja umumnya hanya menilai hasil fisik, tetapi pelaksanaan pekerjaan perlu dipertimbangkan secara keseluruhan karena menyangkut berbagai bidang seperti kemampuan kerja, kerajinan, disiplin, hubungan kerja atau hal-hal khusus sesuai dengan bidang dan tingkat pekerjaan yang dijabatnya dimana ada 5 (lima) faktor dalam penilaian kinerja antara lain adalah kualitas pekerjaan, meliputi: akurasi, ketelitian, penampilan, dan penerimaan keluaran, kuantitas pekerjaan, meliputi: volume keluaran dan kontribusi, supervisi, meliputi: membutuhkan saran, arahan, atau perbaikan, kehadiran, meliputi: reguralitas, dapat dipercayai/andalkan, ketepatan waktu, dan konservasi, meliputi: pencegahan pemborosan, kerusakan, dan pemeliharaan peralatan.(16)
K. Mutu Pelayanan Kesehatan
Mutu pelayanan kesehatan menurut Departemen Kesehatan yaitu kinerja yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang menimbulkan kepuasan pada pasien dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, serta dilain pihak tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan standart yang telah ditetapkan.(17)
Pengembangan mutu pelayanan kesehatan ditentukan oleh kelompok utama yaitu lembaga penyedia pelayanan kesehatan (health
provider), masyarakat pengguna pelayanan kesehatan (health consumer),
Pemberi jasa pelayanan kesehatan beranggapan bahwa mutu pelayanan kesehatan sudah diatur sesuai dengan ilmu dan teknologi kedokteran yang tertuang dalam prosedur tetap (protap) atau standar operating
procedure (SOP). Disini sasaran terpenting tertuju pada konsumen yang
melihat mutu pelayanan kesehatan dari segi aspek manusiawi (petugas), cepat tanggap, penuh empati, ramah dan komunikatif.(18)
L. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Modifikasi antara teori Aburrahmat Fathoni dan M.Armstrong (Manajemen Sumber Daya Manusia) dengan Retno Astuti Setijaningsih (Pemanfaatan Kode Warna Untuk Kemudahan Kelacakan Berkas) dan Santri Wintri (Sistem Penyimpanan, Penomoran dan Penjajaran Rekam Medis).
Sumber Daya Manusia : 1. Pendidikan 2. Pelatihan 3. Pengalaman Kerja Sistem Filing : 1. Sistem Penomoran 2. Sistem Penyimpanan 3. Sarana Filing a. Kode Warna b. Tracer 4. Ruang Filing a. Tata letak
b. Jarak filing dengan ruangan
Kinerja Mutu Pelayanan
M. Kerangka Konsep
Gambar 2.2 Kerangka Konsep Sumber Daya Manusia
1. Tingkat Pendidikan 2. Pelatihan 3. Pengalaman Kerja Sistem Filing 1. Sistem Penomoran 2. Sistem Penyimpanan 3. Penggunaan Sarana Filing a. Kode Warna
b. Tracer 4. Ruang Filing
a. Tata Letak
b. Jarak Filing dengan Ruangan
Kinerja Petugas Filing
Standart Pelayanan Minimal (SPM)
Sasaran Mutu Penyediaan Dokumen Rawat Jalan “Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit. Target tercapai 90%.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif yaitu mendeskripsikan atau menggambarkan data sesuai kenyataan kemudian disajikan dalam bentuk informasi yang mudah dipahami. Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara yaitu mengamati dan mencatat pekerjaan petugas filing dan tanya jawab secara langsung kepada petugas. Pendekatan yang digunakan cross sectional yaitu meneliti secara langsung pada saat penelitian.(19)
B. Variabel Penelitian
Dalam penelitian ini variabel yang digunakan antara lain : 1. Sumber Daya Manusia, meliputi:
a. Tingkat Pendidikan b. Pelatihan
c. Pengalaman Kerja 2. Sistem Filing, meliputi: a. Sistem Penomoran b. Sistem Penyimpanan c. Sarana Filing
1) Penggunaan Kode Warna 2) Tracer
C. Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Tingkat Pendidikan Pendidikan terakhir yang ditamatkan petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan dalam tingkatan (SMP, SMA, D3, S1)
2 Pelatihan Macam-macam pelatihan yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan kerja petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan
3 Pengalaman Kerja Jenis pekerjaan dan posisi jabatan yang pernah dilakukan petugas filing (dalam satuan tahun) di RSUD Bendan Kota Pekalongan
4 Sarana Filing
a. Penggunaan kode warna
b. Tracer
Fasilitas dan peralatan yang disediakan untuk petugas guna menunjang pelayanan yang efisien. Salah satu upaya untuk efisiensi waktu pengambilan dan mengembalian DRM adalah dengan pelaksanaan penjajaran DRM dengan kode warna dibagian filing. Kode warna merupakan labelisasi pada folder atau Map DRM. Sebagai pengganti dokumen rekam medis yang telah diambil dalam rak penyimpanan.
5 Ruang Filing
a. Tata letak
Penataan dan pengukuran jarak efisiensi ruang kerja pada filing.
Tata letak filing dapat disesuaikan dengan efisiensi ruangan.
b. Jarak filing dengan ruangan
Jarak filing harus disesuaikan dengan ruang gerak petugas dengan melakukan pengukuran tinggi rak, panjang rak, tinggi sub rak dan jarak antar rak di Ruang Filing RSUD Bendan.
6 Kinerja Petugas Penampilan hasil karya oleh personel secara kualitas petugas dalam suatu organisasi dilihat dari Sumber Daya Manusia dan Sistem Filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan.
D. Subjek dan Objek 1. Subjek
Subjek dalam penelitian ini adalah 4 (empat) petugas filing. 2. Objek
Objek dalam penelitian ini adalah kinerja petugas filing.
E. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Wawancara
Pada penelitian ini wawancara dilakukan kepada empat petugas filing dengan cara menyiapkan pertanyaan-pertanyaan tertulis sebagai pedoman, berupa kuisioner bertujuan untuk mengetahui kinerja petugas filing.
2. Pedoman Observasi
Observasi dilakukan untuk mengamati kinerja petugas filing dalam menyediakan DRM bagi pemberian pelayanan yang meliputi :
tingkat pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, sistem penjajaran, pengaruh kode warna, tata letak dan jarak filing, dan sarana.
F. Pengumpulan Data 1. Wawancara
Cara pengumpulan data dengan pedoman wawancara yang sudah peneliti siapkan untuk mendapat jawaban dari petugas filing untuk mengetahui pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, sistem penjajaran, pengaruh kode warna, tata letak dan jarak filing dan sarana.
2. Observasi
Cara pengumpulan data dengan mengamati objek penelitian secara langsung di lapangan seperti protap dan standar pelayanan minimal (SPM).
G. Jenis Data
1. Data Primer
Data yang diperoleh secara langsung dengan mengamati subjek penelitian sebagai informasi yang dicari melalui wawancara kepada petugas filing dan dari hasil observasi.
2. Data Sekunder
Data yang diperoleh dari data yang sudah ada di lapangan antara lain protap dan standar pelayanan minimal.
H. Pengolahan Data
1. Pengumpulan Data
Instrumen sebagai alat bantu menggunakan metode pengumpulan data yang diwujudkan dalam pedoman observasi dan wawancara. 2. Editing
Mengoreksi kembali dan memeriksa data yang telah diperoleh sehingga dihasilkan data yang valid dan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Tabulasi
Mengelompokkan data hasil penelitian dalam sebuah tabel yang informatif
4. Penyajian Data
Menyajikan hasil dari pengumpulan data berupa narasi atau uraian sehingga pembaca mudah memahami pelaksanaan kinerja petugas filing.
5. Menarik Kesimpulan
Menarik suatu kesimpulan dari hasil penelitian atau merumuskan suatu pernyataan yang proporsional. Kesimpulan yang dibuat merupakan jawaban dari pertanyaan penelitian.
I. Analisis Data
Dalam penelitian ini analisis yang digunakan adalah analisis diskriptif yaitu menganalisa hasil penelitian berdasarkan teori yang dicantumkan dalam tinjauan pustaka, agar diperoleh suatu gambaran yang jelas tentang kinerja petugas filing.
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan
1. Gambaran Umum Rumah Sakit
Rumah Sakit Umum Daerah Bendan kota Pekalongan adalah Lembaga teknisi daerah yang didirikan berdasarkan Perda Kota Pekalongan No. 5 Tahun 2008. Gagasan untuk membangun rumah sakit sebenernya sudah dimulai pada tahun 2002. Pada waktu itu masih dalam bentuk studi kelayakan apakah kota Pekalongan layak untuk dibangun Rumah Sakit Umum Daerah. Beberapa catatan yang menjadi rekomendasi dari hasil studi tersebut adalah meskipun dikota Pekalongan banyak berdiri rumah sakit swasta, Kota Pekalongan masih layak untuk didirikan Rumah sakit Umum Daerah dengan beberapa ketentuan antaralain luas tanah 1 Ha, terletak dijalur pantura dan memiliki keunggulan pelayanan.
Misi yang diemban oleh Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan periode 2005-2010 dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan kesehatan bagi masyarakat kota Pekalongan. Rencana pembangunan RSUD dimulai dengan kegiatan penyusunan Design
Engineering Detail pada tahun 2006. Pada awalnya perencanaan
ditujukan untuk peningkatan Puskesmas Bendan, namun pada akhirnya berkembang menjadi rumah sakit. Dalam menentukan lokasi mengalami beberapa pembahasan yang cukup panjang. Beberapa lokasi diusulkan antara lain Smp 13, bekas terminal, Puskesmas
Bendan dan akhirnya di BLK dengan menempati tanah yang masih kosong dan lokasi ini dianggap cukup strategis. Atas dasar keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Kota Pekalongan Nomor 08/DPRD/IV/2007 tentang persetujuan surat Walikota Pekalongan Nomor 050/0198 tanggal 17 Januari 2007 perihal Rencana Anggaran Biaya kegiatan pembangunan RSUD kota Pekalongan untuk merealisasikan lebih lanjut dan pembangunannya disepakati bersama bahwa akan dilaksanakan secara 3 tahun dimulai pada tahun 2007, 2008 dan 2009.
Pembangunan gedung sesuai kontrak kerja ditargetkan selama 18 bulan dan berakhir pada 5 Maret 2009. Perkembangan terakhir yang terjadi yaitu dengan adanya addendum pekerjaan sekaligus anggarannya, maka jangka waktu diperpanjang 26 hari hingga berakhir 31 Maret 2009. RSUD Bendan diresmikan pada tanggal 21 Mei 2009 oleh Wakil Presiden RI Bapak Jusuf Kalla dan di dampingi oleh Direktur Jendral Pelayanan Medis Bapak Farid W. Husain.
a. Letak Geografis
Rumah Sakit Umum Daerah Bendan terletak di Jalan. Sriwijaya No. 2 Kota Pekalongan, Kelurahan Bendan, Pekalongan Barat. Luas bangunan gedung utama dan penunjangnya adalah ± 12.000 m² yang terdiri dari 4 lantai ditambah 1 lantai basement.
b. Visi Rumah Sakit
Visi RSUD Bendan kota Pekalongan adalah “Unggulan dalam Pelayanan”
c. Misi Rumah Sakit
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau
2) Menjadi pusat rujukan pelayanan medis 3) Mengembangkan jejaring pendidikan
4) Mewujudkan kemandirian pengelolaan keuangan yang transparan dan bertanggung jawab
d. Motto
“ Kesembuhanmu, Ibadahku”
e. Jenis Pelayanan
1) Pelayanan Gawat Darurat 24 jam 2) Pelayanan Rawat Jalan, meliputi :
a) Poliklinik Umum b) Poliklinik Bedah c) Poliklinik Anak
d) Poliklinik Penyakit Dalam e) Poliklinik Saraf
f) Poliklinik Mata g) Poliklinik Obsgin
h) Poliklinik THT i) Poliklinik Kulit
j) Poliklinik Kesehatan Jiwa k) Poliklinik gigi
l) Poliklinik Jantung
m) Poliklinik Rehabilitasi Medik n) Poliklinik Bedah Mulut o) Poliklinik Bedah Saraf
3) Pelayanan Rawat Inap
Kapasitas tempat tidur di RSUD Bendan sebanyak 193 tempat tidur yang terdiri dari :
a) Kelas VIP sebanyak 13 tempat tidur b) Kelas I sebanyak 42 tempat tidur c) Kelas II sebanyak 24 tempat tidur d) Kelas III sebanyak 107 tempat tidur e) ICU sebanyak 7 tempat tidur
4) Pelayanan instalasi Bedah Sentral
Pelayanan instalasi bedah sentral meliputi tindakan operasi baik umum maupun persalinan.
5) Pelayanan Penunjang, meliputi : a) Instalasi Radiologi
c) Instalasi Farmasi 24 Jam d) Instalasi Gizi e) IPAL f) Laundry / CSSD g) Fisioterapi h) Konsultasi Gizi
i) Instalasi Bank Darah RS 24 Jam
2. Gambaran Khusus Rumah Sakit a. Struktur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis DIREKTUR KABID PELAYANAN MEDIK KASI PELAYANAN MEDIK
KA. UNIT REKAM MEDIK PELAKSANA PENDAFTARAN PELAKSANA ASSEMBLING PELAKSANA PELAPORAN PELAKSANA MEDIKO LEGAL PELAKSANA FILLING
b. Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis 1) Kepala Unit Rekam Medis
Kepala Unit Rekam Medis berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Bertanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pelayanan rekam medis di rumah sakit
b) Memberikan pengarahan kerja kepada staff bawahannya.
c) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar
d) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis
2) Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas Pokok antara lain :
a) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan
b) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi)
c) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan
pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama)
d) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan ( URJ ) atau Poliklinik yang sesuai dengan keluhannya
e) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan.
3) Petugas Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Petugas Pendaftaran Pasien Gawat Darurat berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut:
a) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di unit Gawat Darurat
b) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi)
c) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama)
d) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / di mintai keterangan perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke unit gawat darurat.
e) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan.
4) Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap berpendidikan formal minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Menerima pasien berdasarkan admission note yang di buat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun Gawat Darurat.
b) Bersama-sama keluarga pasien menentukan kelas perawatan dan bangsal yang dituju.
c) Menjelaskan mengenai tarif layanan rawat inap dengan fasilitas-fasilitas di ruang rawat inap.
d) Menyiapkan Formulir kelengkapan pelayanan pendaftaran rawat inap.
e) Melengkapi data pada formulir Rekam Medis Rawat Inap
f) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk di kirim ke bangsal di mana pasien akan di rawat. g) Memberi informasi tentang adanya mutasi kepada
keluarga pasien, pengunjung atau instansi badan / orang yang memerlukan informasi tentang keberadaan pasien rawat inap.
5) Petugas Assembling
Petugas Assembling di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan dibantu beberapa staff yang berpendidikan minimal SLTA, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI.
b) Merakit Dokumen Rekam Medis rawat inap.
c) Meneliti Kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam Dokumen rekam medis.
d) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis. e) Mengendalikan DRM yang di kembalikan ke unit
pencatat data karena isinya tidak lengkap.
f) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis.
6) Petugas Koding
Petugas koding di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode operasi dan tindakan medis yang telah dilakukan oleh dokter atau petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.
b) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi atau tindakan medis, Indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.
c) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks.
d) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
7) Petugas Analising / Reporting
Petugas Analising / Reporting di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.
b) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.
c) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.
d) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.
e) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit terkait.
f) Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap darti fungsi K/I untuk menyusun laporan.
g) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya.
h) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit.
i) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit serta membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke Depkes dengan Sistem online.
8) Petugas Filling
Petugas Filing di RSUD Bendan berpendidikan formal D-3 Rekam Medis, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM.
b) Mengambil kembali (retrieve) DRM untuk berbagai keperluan.
c) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
e) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).
g) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
B. Hasil Penelitian
Hasil pengamatan diperoleh dengan cara mengamati kegiatan pelayanan petugas filing sehari-hari dengan menggunakan pedoman observasi dan wawancara yang telah dibuat. Maka didapatkan hasil sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Tingkat
Pendidikan
Pelatihan Pengalaman Kerja Petugas Filing 1 SMA Pelatihan
DAMKAR, Pelatihan Pelayanan Prima, ESQ Bagian Akreditasi selama 1 tahun, Bagian Kepegawaian selama 1 tahun. Petugas Filing 2 DIII Akuntansi Pelatihan
DAMKAR, Pelatihan Pelayanan Prima, ESQ Bagian Farmasi selama 3 tahun.
Petugas Filing 3 SMA Pelatihan DAMKAR, Pelatihan Pelayanan Prima, ESQ Bagian Loket Pendaftaran selama 2 tahun.
Petugas Filing 4 S1 Pendidikan Pelatihan DAMKAR, Pelatihan Pelayanan Prima, ESQ Bagian Loket Pendaftaran selama 1 tahun.
2. Sistem Filing
a. Sistem Penomoran
Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan menggunakan sistem penomoran secara Unit Numbering System (UNS). Sistem penomoran ini dengan cara memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dan bayi baru lahir.
b. Sistem Penyimpanan
Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan menggunakan sistem penyimpanan Sentralisasi. Sistem penyimpanan ini dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan baik dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat menjadi satu folder (map).
c. Sarana Filing
Lokasi filing di RSUD Bendan terletak satu ruangan dengan bagian assembling, koding indeksing, analysing reporting dan pendaftaran pasien. Sarana yang digunakan untuk menunjang bagian filing antara lain :
1) Kode Warna
Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan belum menggunakan sistem kode warna. Hal tersebut menjadikan petugas sulit dalam pencarian.
2) Tracer
Di filing RSUD Bendan Kota Pekalongan sudah menggunakan tracer, namun masih manual yaitu petugas pendaftaran rawat jalan harus menulis nomor rekam medis, nama pasien dan poli yang dituju didalam selembar kertas buffalo bergaris kemudian diserahkan kepada petugas filing guna pencarian dokumen rekam medis pasien.
d. Tata Letak dan Jarak Filing dengan Ruangan
Gambar 4.2 Tata Letak dan Jarak Rak Filing 60 cm 42cm 52cm 49cm 48cm 89cm 109cm Rak Sortir Rak Sortir
Roll O’pack
1 2 3 4 7 8 5 6 8 9 8Keterangan :
1. Meja filing
2. Meja Coding Rawat Jalan 3. Meja Analising Reporting
4. Meja Pengecekan Entri Rawat Jalan 5. Meja Coding Rawat Inap
6. Lemari Kerja
7. Meja Verifikator Casemix 8. Assembling
9. Komputer
3. Perbandingan Kinerja Petugas Dengan Standar Pelayanan Minimal a. Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit. Perhitungan dilakukan sebulan sekali sampling pada hari senin, tanpa pemberitahuan kepada petugas pendaftaran dan filing.
1) Catat nomor rekam medis
2) Catat waktu pendaftaran rawat jalan
3) Catat waktu rekam medis ditemukan (ketika dimasukkan ke loker poliklinik)
4) Kategorikan lama waktu ≤ 10 menit atau > 10 menit
Rumus persentase ≤ 10 menit :
Sasaran mutu penyediaan dokumen rawat jalan :
Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit. Target tercapai 90%.
b. Perbandingan Kinerja
Tabel 4.2 Perbandingan Kinerja Petugas Dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM)
No No.RM Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pelaksanaan 1 077731 ≤ 10 menit 6 menit 2 102627 ≤ 10 menit 8 menit 3 059440 ≤ 10 menit 12 menit 4 108227 ≤ 10 menit 5 menit 5 078032 ≤ 10 menit 7 menit 6 105839 ≤ 10 menit 8 menit 7 103876 ≤ 10 menit 5 menit 8 059440 ≤ 10 menit 15 menit 9 093732 ≤ 10 menit 6 menit 10 098039 ≤ 10 menit 6 menit
Rumus persentase penyediaan dokumen rawat jalan :
=
C. Pembahasan
1. Sumber Daya Manusia a. Tingkat Pendidikan
Tingkat pendidikan petugas filing di RSUD Bendan Kota Pekalongan belum terdapat lulusan DIII Rekam Medis. Keempat petugas filing berjenis kelamin laki-laki dengan berlatar belakang pendidikan SMA, DIII Akuntansi dan S1 Pendidikan.
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Di dalam pasal 3 berbunyi :
1) Standar kelulusan Diploma tiga (D3) sebagai ahli madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
2) Standar kelulusan Diploma empat (D4) sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis
3) Standar kelulusan Sarjana (S1) sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis
4) Standar kelulusan Magister (S2) sebagai Magister Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam.(20)
b. Pelatihan dan Pengalaman Kerja
Di RSUD Bendan Kota Pekalongan petugas filing sudah mendapatkan beberapa pelatihan yang diantaranya pelatihan DAMKAR, pelatihan pelayanan prima dan ESQ.
Pengalaman kerja petugas filing rata-rata diatas 4 tahun, dengan posisi dan bagian yang berbeda-beda diantaranya
