INTEGRASI SISTEM E-PROCUREMENT
PADA PT. RAJAWALI NUSINDO
Dwitya Pranawa Jati
dwityapranawa@gmail.com
ABSTRAK
Penulisan skripsi ini bertujuan untuk merancang aplikasi yang mengintegrasikan pengadaan berbasis internet atau e-procurement antara kantor cabang, kantor pusat dan supplier dalam mendukung kegiatan pengadaan barang pada PT. Rajawali Nusindo. Metodologi analisa yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan sistem informasi berorientasi objek dengan pendekatan UML (Unified Modelling Language), metode wawancara, studi lapangan dan studi pustaka untuk teori-teori yang dibutuhkan. Penelitian ini menghasilkan sebuah situs web online yang diharapkan dapat membantu mempermudah proses pengadaan dari supplier ke kantor cabang dari PT. Rajawali Nusindo. Kesimpulan dari hasil penelitian ini yaitu sistem e-procurement yang dirancang dapat mempercepat proses pengadaan yang berlangsung, meminimalisir kesalahan yang terjadi selama proses pengadaan berlangsung, mengintegrasikan data antara kantor pusat dan kantor cabang.
Kata Kunci : Integrasi, Pengadaan, E-Procurement
ABSTRACT
This thesis aims to design an application that integrates the Internet-based procurement or e-procurement between branch offices, headquarters and suppliers in support of e-procurement activities at
PT. Rajawali Nusindo. Analysis methodology used is the method of analysis and design of object-oriented information systems with UML approach (Unified Modeling Language), interviews, field studies and literature for required theories. This study produced an online web site that is expected to help facilitate the procurement process from the supplier to the branch office of PT. Rajawali Nusindo. The conclusion of this research is e-procurement system that is designed to speed up the procurement process takes place, minimizing errors that occur during the procurement process takes place, integrating data between headquarters and branch offices.
Keywords : Integration, Procurement, E-Procurement
PENDAHULUAN
Dewasa ini perkembangan zaman beriringan dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat. Kini perkembangan teknologi menjadi suatu komponen utama dalam semua bidang. Dalam menyikapi hal ini, perusahaan harus selalu mengembangkan teknologinya agar mencapai hasil yang maksimal. Komputer merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi ini. Dengan komputer, proses–proses menjadi lebih cepat dan akurat sehingga memudahkan pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan karena resiko kesalahan informasi data yang sangat kecil dan prosesnya yang cepat. Dalam perkembangannya perusahaan dituntut untuk melakukan kinerja yang cepat dan akurat dalam menjalankan proses bisnisnya untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lainnya. Untuk itulah diperlukannya sistem yang terkomputerisasi yang dapat membuat kinerja dan proses bisnis menjadi lebih cepat dan akurat.
Pengadaan barang/jasa merupakan salah satu bagian dari proses bisnis suatu perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan akan suatu barang/jasa tertentu agar kegiatan bisnisnya dapat berjalan dengan baik.
PT Rajawali Nusindo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi. Secara historis, PT Rajawali Nusindo berdiri pada tanggal 22 Juli 1955 dengan nama awal Kian Gwan Company Limited NV. Kemudian dengan berjalannya waktu, perusahaan berganti nama menjadi PT Rajawali Nusindo pada tanggal 29 Mei 1995.
Seiring dengan perkembangan perusahaan kearah yang lebih besar, PT Rajawali Nusindo memerlukan integrasi dari proses bisnis yang ada untuk menghindari pemborosan dalam rantai pasokan seperti persediaan barang jadi yang terlalu banyak, distribusi yang kurang terjadwal yang dapat mengakibatkan kekosongan stok pada toko.
Selama ini pengadaan barang/jasa dilakukan dengan dua cara yaitu secara online dan secara tradisional dimana cara tradisional ini menggunakan fax dan telepon sebagai medianya. Dua cara ini tidak berjalan baik karena dinilai memiliki beberapa kelemahan yang dapat merugikan perusahaan seperti kurangnya akuratnya laporan mengenai stok produk, distribusi pengiriman produk serta penjadwalan pengiriman produk, tidak efektifnya pekerjaan karena menggunakan media yang berbeda - beda, serta kurangnya transparansi.
Dalam usaha untuk menutup kelemahan - kelemahan dan kesulitan dalam proses pengadaan barang/jasa dan untuk menciptakan pengadaan barang/jasa yang transparan dan bersih perlu dimanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam integrasi proses pengadaan barang/jasa tersebut, salah satunya adalah e-procurement.
E-Procurement adalah suatu proses pengadaan barang/jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. E-Procurement diterapkan dalam proses pengadaan barang/jasa secara
online agar terciptanya transparansi dalam proses pengadaan barang/jasa. E-Procurement mengurangi proses - proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja, serta memudahkan dalam pembuatan laporan untuk melakukan evaluasi terhadap penjualan.
Berdasarkan latar belakang diatas, perancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sangat dibutuhkan. Karena perancangan e-procurement merupakan solusi yang tepat agar tercapainya pengadaan yang bersih, transparan dan adil serta dapat memangkas biaya-biaya yang tidak diperlukan sehingga dapat mencapai keuntungan yang lebih besar.
METODE PENELITIAN
Metode Pengumpulan DataMetode pengambilan data dilakukan dengan dua cara yakni : - Studi Lapangan
Metode ini dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnins yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusantara Indonesia.
- Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak internal perusahaan yang terlibat langsung dalam proses pengadaan ini
Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
- Metode Analisis
Pada metode ini dilakukan identifikasi, dan persyaratan sistem, hasil analisis sistem akan didokumentasikan dalam bentuk :
i. Rich picture ii. System Definition iii. Class Diagram iv. Statechart Diagram v. Use Case Diagram vi. Function List
Hasil dari analisis digunakan sebagai masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan
- Metode Perancangan
Pada metode ini menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang didokumentasikan dalam bentuk :
i. Sequence Diagram ii. Navigation Diagram iii. Component Diagram iv. Deployment Diagram v. Perancangan Database
vi. Perancangan Interface
HASIL DAN BAHASAN
Hasil penelitian yang di lakukan berupa aplikasi pengadaan berbasis internet yaitu E-Procurement. Menurut hasil analisis, aplikasi yang dirancang ini dapat memberikan solusi bagi masalah yang dihadapi oleh bagian logistik dari PT. Rajawali Nusindo. Data yang terintegrasi antara kantor cabang, kantor pusat dan supplier mampu meminimalisir terjadinya redundansi data. Dengan menggunakan aplikasi yang berbasis internet ini, perusahaan dapat melakukan transaksi dari dan dimana saja asalkan terhubung dengan internet sehingga mempercepat proses pengadaan yang terjadi. Berikut merupakan printscreen dari aplikasi yang dirancang.
Halaman Login
Gambar 1 Halaman Login
Gambar 2 Form Pembuatan Purchase Requisition Form Pembuatan Purchase Order
Gambar 3 Form Pembuatan Purchase Order
Gambar 4 Form Pembuatan Tanda Terima Barang Form Pembuatan Invoice Pusat
Gambar 5 Form Pembuatan Invoice Pusat
Form Pembuatan Invoice Cabang
SIMPULAN DAN SARAN
SimpulanSetelah melakukan analisis dn perancangan sistem e-procurement pada PT. Rajawali Nusindo, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun dapat meminimalisir terjadinya Human Error
2. Aplikasi yang dibangun dapat mempercepat proses pengadaan yang terjadi dalam lingkup PT. Rajawali Nusindo karena dengan sistem pengadaan melalui internet, sistem ini dapat di akses dari mana saja melalui internet
3. Aplikasi yang dibangun memiliki database mengenai kode barang, nama barang, dan lain sebagainya sehingga dapat meminimalisir terjadinya redundansi data.
4. Aplikasi yang dibangun memberikan catatan khusus ketika bagian gudang cabang melakukan pengadaan
5. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan laporan pengadaan dengan lebih cepat karena data pengadaan tersimpan pada database
Aplikasi ini dapat memberikan solusi pada masalah yang terdapat pada bagian Logistik PT. Rajawali Nusindo
Saran
Saran yang dapat diberikan untuk penggunaan sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :
1. Apabila dilakukan implementasi, diharapkan untuk bagian-bagian yang akan menggunakan sistem tersebut diberikan pelatihan dalam penggunaan sistem ini. Agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan sistem.
2. Diharapkan untuk menggunakan web server dengan kapasitas bandwith yang besar agar tidak terjadi server down ketika diakses secara bersamaan.
3. Diharapkan untuk menyediakan customer support dan guide book untuk membantu user dalam menggunakan sistem e-procurement PT. Rajawali Nusindo.
REFERENSI
Bahagia, Senator Nur. (2011). Senarai Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Volume 1 Number 1. Jakarta.
Davila, Antonio, Gupta, Mahendra, Palmer, Richard J. (2002). Moving Procurement Systems to the
Internet: The Adoption and Use of E-Procurement Technology Models.
deMin, James E. (2002). Insight Matters: Global Network Considerations for eProcurement and
Extranets.
Mathiassen, Lars, Munk-Madsen, Andreas, Nielsesn, Pieter, and Stage (2000). Object Oriented Analysis
& Design. Edisi Pertama. Marko Publishing, Denmark.
Misra, Vikas, M.I. Khan, U.K. Singh. (2010). Journal of Strategic Innovation and Sustainability vol. 6(4)
: Supply Chain Management Systems: Architecture, Design and Vision.
O’Brien, James. (2005). Introduction to Information System. 12th Edition. Salemba Empat. Jakarta. Pujawan, I Nyoman. (2005). Supply Chain Management, cetakan pertama. Guna Widya, Surabaya.
Simchi-Levi, David, Philip Kaminsky and Edith Simchi-Levi. (2003). Designing and Managing the
Supply Chain: Concepts, Strategies, and Case Studies, second edition, McGraw-Hill, New York.
Turban, Efraim, King, David, Lee, Jae, Liang, Ting-Peng, and Turban, Deborrah. (2010). Electronic
Commerce : A Managerial Perspective. Sixth edition. Pearson. England
RIWAYAT PENULIS
Dwitya Pranawa Jati lahir di Dumai pada 3 Agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Penulis aktid di UKM Band Binus sebagai Badan Penasihat
