BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Controlling
Manajemen adalah suatu rangkaian aktifitas (termasuk perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian / pengawasan) yang diarahkan pada penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Pengendalian / pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
Adapun pengertian Controlling menurut para ahli adalah sebagai berikut : Menurut Henri Fayol
pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.
Menurut EFL Breach
Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.
Menurut Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.
Siagian (1990:107)
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Dari penjelasan diatas maka, menurut kami Controlling adalah kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk memastikan proses manajemen berjalan sesuai dengan perencanaan dan tujuan serta untuk mengetahui kesalahan agar dapat diperbaiki dan dicegah untuk menghindari kesalahan berulang.
B. Langkah-Langkah Dalam Controlling
dapat menjalankan pengawasan ,ada beberapa tahapan/ langkah yang disebut sebagai Proses pengendalian Manajemen,yaitu :
1. Perencanaan Strategi 2. Penyusunan Anggaran 3. Pelaksanaa Anggaran 4. Evaluasi Kinerja
C. Empat Elemen Dasar Dalam Sistem Controlling
Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem. Keempat elemen tersebut yaitu:
1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.
Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemprosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.
2. Sensor
Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.
3. Komparator
Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.
4. Aktivator
Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa.
Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.
D. Karakteristik Kegiatan Controlling Yang Efektif
a. Akurat. Tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
b. Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
c. Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif
serta lengkap.
d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus memuaskan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. e. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih
rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
f. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
g. Terkoordinasi. Dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena, (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
h. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan. i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
j. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
E. Kegiatan Dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Berikut ini beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pengawasan dan pengendalian; Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai
dengan indikator yang telah ditetapkan.
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin
ditemukan.
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait
F. Tipe-tipe Pengawasan (Controlling) 1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
G. Jenis-jenis Controlling
Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :
1. Sifat arus informasi yang dirancang kedalam sistem (Kontrol berulang terbuka atau tertutup). Ada tiga tahap dalam proses pengawasan :
1. Tahap 1 : penetapan standar.
Ada tiga bentuk tahap standar yang umum adalah :
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus diselesikan.
2. Tahap 2 : Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Tahap 3 : Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Ada berbagai cara melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu : a. Pengamatan (observasi)
b. Laporan-laporan, baik lisan maupun tertulis c. Metode-metode otomatis
d. Inspeksi, pengujian (test) atau pengambilan sampel
f. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
I. Pentingnya Pengawasan
Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukann oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagi jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisis dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor.
c. Kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah di diagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum kritis.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan siste pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
J. Perancangan Proses Pengawasan 1. Merumuskan hasil yang diinginkan
2. Menetapkan penunjuk hasil
Tujuan pengawasaan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadaap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini harus cukup efisien untuk menyediakan informasi baik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.
Komunikasi pengawasan sering didasarkan pada prinsip “management by exception”. Prinsip ini menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar dari standar atau rencana.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan. Informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, sebelum tindakan-tindakan koreksi alternatif dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan diimplementasikan.
K. Bidang-bidang Pengawasan Strategik
Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi seperti transaksi-transaksi keuangan, hubungan manajer dan bawahan, atau operasi-operasi produksi. Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan membantu perumusan sistem pengawasan dan standar yang lebih terperinci bagi manajer-manajer tingkat bawah.
BAB III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
2.
Saran
DAFTAR PUSTAKA
Badrudin,afifudin, Dasar-dasar Manajemen, Alfabeta :Bandung, 2014
R. Terry, George, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Akasara : Jakarta, 1993
