ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
Universitas Bina Nusantara (UBiNus) didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996 dan kemudian dilegalisasi oleh Pemerintah. STMIK Bina Nusantara digabungkan ke dalam Universitas Bina Nusantara pada tanggal 20 Desember 1998. Universitas Bina Nusantara sudah mempunyai 5 fakultas : Teknik Informatika, Ekonomi, Teknik, Bahasa, dan Matematika & Statistik, serta Program Master.
Universitas Bina Nusantara sudah mencoba memberikan kontribusi yang pantas untuk perkembangannya. Universitas Bina Nusantara sudah membuat langkah maju lainnya dengan membangun hubungan baik dengan Curtin University Australia. Kerjasama yang dijalin pada tahun 1997, terus berkembang dengan membuat program
double degree untuk S1 Internasional.
Universitas Bina Nusantara sebagai universitas swasta yang memimpin dalam teknologi informasi perlu menyediakan fasilitas-fasilitas yang tepat untuk murid-muridnya. Internet sebagai keterampilan dasar setiap murid perlu dikuasai untuk memasuki dunia maya. Universitas Bina Nusantara sudah mengembangkan server utama untuk menyediakan kebutuhan internet di antara para BiNusian sejak tahun 1997. INDOSAT dipilih sebagai rekan kerjasama dalam menyediakan kebutuhan informasi tersebut.
Univesitas Bina Nusantara sudah melalui banyak perubahan periode. Misinya menghasilkan lulusan yang terkualifikasi dan berketerampilan sehingga membawa Universitas Bina Nusantara memperoleh sertifikat ISO 9001 pada tahun 1997.
Komitmennya untuk menyediakan kualitas, memotivasi Universitas Bina Nusantara menerapkan manajemen kualitas sebagai sebuah sistem untuk menangani keseluruhan program pendidikan. Beberapa perusahaan industri komputer, seperti CISCO, Microsoft, Lotus Development Indonesia, Computer Assocites, dan sebagainya, sudah melibatkan Bina Nusantara dalam rekan kerja yang baik pada tahun 1999. Mereka membantu BiNus membuat lingkungan sains dan teknologi.
Universitas Bina Nusantara memiliki sebuah misi menyiapkan lulusan-lulusannya memperoleh pekerjaan dalam tahun pertama kelulusan. Beberapa dari mereka mungkin memperoleh kesulitan menemukan pekerjaan yang sesuai dan cocok dengan keterampilan dan kemauan mereka. UBiNus mengekspresikan kepeduliannya untuk masa depan lulusan-lulusannya dengan membentuk ”BiNus Career” pada tahun 2002. BiNus Career membantu lulusan-lulusannya dengan menghubungkan mereka dengan perusahaan-perusahaan, yang sedang mencari kandidat-kandidat yang cocok untuk posisi-posisi tertentu.
The Joseph Wibowo Center untuk Studi Advance (JWC) adalah kampus terbaru Univesitas Bina Nusantara, yang beralamat di Jl. Hang Lekir I No. 6 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120. JWC berlokasi di area yang strategis dan bisa diakses dari tempat-tempat manapun. Program-program yang disediakan oleh JWC dibagi menjadi :
1. Graduate Program 2. BiNus International
3. Executive Development Program 4. BiNus Center
Executive Development Program (EDP) adalah bagian dari The Joseph Wibowo Center for Advanced Learning, BINA NUSANTARA, yang merupakan suatu lembaga pendidikan dan pelatihan terkemuka di bidang manajemen dan teknologi informasi. Pelatihan yang ditawarkan oleh Executive Development Program Binus antara lain FRM (Financial Risk Manager), CFA (Chartered Financial Analyst), CIA (Certified Internal Auditor), CISA (Certified Information System Auditor), CFP (Certified Financial Planning), dan PBC (Professional Business Coach).
Saat ini Executive Development Program Binus mengembangkan dan mengelola jasa pelatihan bagi para profesional & eksekutif di berbagai bidang dan industri. EDP Binus menyediakan program pelatihan non-degree, kursus, seminar, lokakarya/workshops, dan jasa konsultasi bagi manajer dan/atau eksekutif korporasi dan individu sepanjang tahun. Executive Development Program Binus menjalin kerja sama dengan perusahaan dan institusi terkemuka di bidangnya dalam upaya menyediakan pelatihan yang berkualitas sesuai dengan perkembangan terkini.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan Hal-Hal Lain yang Menyangkut Perusahaan
Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari Executive Development Program ( EDP ) Bina Nusantara.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Executive Development Program Binus
Komponen-komponen dalam struktur organisasi di atas memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing-masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tugas-tugas yang dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian dalam Executive Development Program.
1. Continuing Education Director
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan training yang terdapat di Executive Development Program Bina Nusantara.
2. Partner
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan consulting yang terdapat di Executive Development Program Bina Nusantara.
3. Sekretaris
Sebagai penghubung antara partner dan Continuing Education Director. Continuing Education Director
Program Coordinator EDP Manager P. D. Manager Support Staff Public Training Key Account Executive Support Staff Inhouse Training Sekretaris Consultant Partner Key Account Executive
4. Consultant
Membantu partner dan Program Development Manager dalam proyek konsultasi.
5. Program Development Manager
Mencari klien yang berhubungan dengan consulting. 6. Program Coordinator
Bertanggung jawab dalam menangani seluruh kegiatan training yang dilaksanakan di Executive Development Program Bina Nusantara, meliputi Public Training dan Inhouse Training.
7. Executive Development Program Manager
Terutama bertanggung jawab dalam menangani training yang dilaksanakan di perusahaan (Inhouse Training), seperti mencari client dan koordinasi dengan Support Staff Inhouse Training.
8. Support Staff Inhouse Training
Melaksanakan semua tugas dari Program Coordinator dalam hal Inhouse Training dan berkoordinasi dengan Executive Development Program Manager.
9. Support Staff Public Training
Melaksanakan semua tugas dari Program Coordinator dalam hal Public Training.
10. Key Account Executive
Ada satu bagian lagi yang tidak termasuk dalam struktur organisasi Executive Development Program tetapi memiliki peranan yang cukup penting bagi Executive Development Program Binus. Bagian tersebut adalah Marketing Binus. Marketing Binus bertugas untuk menerima pembayaran, pengembalian formulir, dan menerima dokumen yang diperlukan dari peserta. Selain itu Marketing juga merupakan pihak yang bertugas untuk melakukan presentasi dan meeting dengan perusahaan calon client inhouse training.
3.3 Tata Laksana/ Prosedur Yang Berjalan
Untuk menentukan kebutuhan informasi yang diperlukan maka dilakukan observasi terlebih dahulu pada sistem berjalan saat ini. Sistem yang diamati meliputi prosedur penerimaan peserta, absensi, evaluasi terhadap instruktur, pembayaran.
3.3.1 Prosedur Pendaftaran Peserta
Jika diperhatikan, Sistem Pendaftaran Peserta yang berjalan saat ini masih bersifat manual. Tahap-tahap prosedur pendaftaran peserta secara manual adalah sebagai berikut:
1. Peserta mengisi formulir yang disediakan, kemudian pihak Executive Development Program menginput data calon peserta tersebut ke dalam file Data Peserta.
2. Peserta melakukan pembayaran dengan mentransfer biaya training sesuai dengan jenis training yang diambil, kemudian menyerahkan bukti pembayarannya.
3. Jika pembayaran dilakukan secara tunai maka peserta bisa langsung mengikuti training. Peserta yang ingin melakukan pembatalan training
dapat melakukannya paling lambat 3 hari sebelum kelas dimulai. Biaya training yang sudah dibayar akan dikembalikan oleh pihak Executive Development Program dengan potongan biaya administrasi sebesar Rp 100.000,00
4. Jika pembayaran dilakukan dengan cara mengangsur maka calon peserta harus membayar DP dan sisanya harus dilunasi seminggu sebelum kelas dimulai. Pihak Executive Development Program akan menagih seminggu sebelum kelas dimulai.
5. Setelah calon peserta menyelesaikan semua pembayaran, peserta dapat mengikuti training dan mendapatkan modul. Apabila belum melunasi pembayaran atau belum melengkapi dokumen yang dibutuhkan, peserta tetap dapat mengikuti training tetapi tidak mendapat modul.
3.3.2 Prosedur Absensi Peserta
Tahap-tahap prosedur absensi peserta secara manual adalah sebagai berikut: 1. Peserta training menandatangani daftar hadir.
2. Pihak Executive Development Program akan menginput data absensi ke dalam file.
3.3.3 Prosedur Penjadwalan
Tahap-tahap prosedur penjadwalan adalah sebagai berikut:
1. Jadwal pilihan peserta disesuaikan dengan kesediaan mengajar dari instruktur.
3.3.4 Prosedur Serah Terima Modul
Tahap-tahap prosedur serah terima modul adalah sebagai berikut:
1. Peserta training mengambil modul dan menandatangani tanda terima modul.
2. Pihak Executive Development Program akan menginput data serah terima modul ke dalam file.
3.3.5 Prosedur Evaluasi Instruktur
Tahap-tahap prosedur evaluasi instruktur adalah sebagai berikut: 1. Peserta training mengisi form evaluasi instruktur.
2. Pihak Executive Development Program akan menginput data evaluasi instruktur ke dalam file.
3.3.6 Prosedur Inhouse Project
Tahap-tahap prosedur inhouse project adalah sebagai berikut:
1. Account executive mencari calon client pada database perusahaan, kemudian memutuskan perusahaan mana yang akan dikirimkan atau diberi brosur dari EDP Binus.
2. Marketing Binus datang ke perusahaan yang dipilih oleh account executive untuk melakukan presentasi dan meeting untuk mempromosikan training yang ada di EDP Binus.
3. Apabila perusahaan tersebut berminat untuk melakukan kerja sama dengan EDP Binus maka MOU akan dibuat. Bila sebelumnya perusahaan tersebut pernah melakukan kerjasama dengan EDP Binus maka status
perusahaan tersebut adalah existing client, sedangkan untuk client baru berstatus new client.
3.3.7 Prosedur Consulting Project
Tahap-tahap prosedur consulting project adalah sebagai berikut:
1. Program Development Manager mencari client consulting dengan memberikan proposal kepada perusahaan.
2. Perusahaan mengemukakan permasalahan di bidang IT yang ada di perusahaannya.
3. Konsultan EDP Binus melakukan pengamatan terhadap perusahaan tersebut dan memberikan saran berupa langkah-langkah yang harus diambil untuk mengatasi masalah.
3.3.8 Prosedur Kesediaan Mengajar
Tahap-tahap prosedur kesediaan mengajar adalah sebagai berikut:
1. Program coordinator menanyakan kepada instruktur kapan instruktur dapat memberikan training dan materi apa saja yang dapat diberikan. Seluruh keterangan mengenai kesediaan mengajar dari instruktur tersebut dicatat oleh program coordinator.
3.4 Diagram Aliran Data (DFD) 3.4.1 Diagram Konteks Administrasi EDP Peserta Instruktur Program Coordinator Account Executive Consultant Client Consulting Client Inhouse Formulir pendaftaran Jadwal training Proposal proposal Tanda terima modul
Daftar absensi Form evaluasi instruktur
Jadwal training
Hasil evaluasi instruktur
Jadwal training
Client yang dicari
Persetujuan proposal
Masalah yang dikonsultasikan project
PD Manager Client yang dicari
Kesediaan mengajar
3.4.2 Diagram Nol Aliran Data 1.0 Pendaftaran Peserta Instruktur Program Coordinator 2.0 Penjadwalan 3.0 Evaluasi Instruktur For m ul ir Pendaf ta ra n Jadwal training Jadwal training Jadwal training Form evaluasi Data Peserta Jadwal Training Evaluasi Instruktur 4.0 Serah terima modul
Memperoleh hasil evaluasi
Data Pengajar Tanda t e rima m odul Tanda terima modul 5.0 Pengisian daftar absensi Absensi peserta Daftar absensi Client Consulting Consultant
Client yang dicari project Client Inhouse Account Executive 6.0 Mencari client Database Perusahaan Client yang dicari
Persetujuan proposal 7.0 Membuat MOU proposal PD Manager 8.0 Mencari Client Consulting Project 9.0 Pelaksanaan project consulting Masalah yang dikonsultasikan Inhouse Project proposal 10.0 Kesediaan Mengajar Kesediaan Mengajar Kesediaan mengajar
Laporan serah terima modul Laporan hasil evaluasi
Laporan hasil konsultasi 12.0 Pengambilan Sertifikat 11.0 Penjadwalan Ujian 13.0 Pembayaran Pembayaran Tanda terima sertifikat Jadwal Ujian Tanda Terima Ser tif ikat Jadwal U jian Jadw al Uji an 14.0 Penyusunan Laporan Laporan Peserta Tidak Lulus
Laporan Absensi
3.5 Definisi Sistem 3.5.1 Mission Statement
Tujuan dari pembuatan sistem basis data Executive Development Program Binus adalah untuk mengelola data seluruh kegiatan yang terjadi pada Executive Development Program Binus. Aplikasi ini ditujukan untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Dengan dibuatnya sistem ini diharapkan dapat mempermudah dan meningkatkan efektifitas kinerja karyawan Executive Development Program Binus dalam pencarian data, pengorganisasian data, dan pembuatan berbagai laporan.
3.5.2 Mission Objectives
Fungsi dari Mission Objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya. Data-data tersebut, antara lain:
- Mengelola (insert, update) dataPeserta - Mengelola (insert, update) dataInstruktur
- Mengelola (insert, update) dataKesediaan Mengajar - Mengelola (insert, update)data Biaya Training - Mengelola (insert, update)data Jadwal Training - Mengelola (insert, update) data Evaluasi Instruktur - Mengelola (insert, update) data Absensi Peserta - Mengelola (insert, update) data Penerimaan Modul - Mengelola (insert, update) data Training
- Mengelola (insert, update) data Consulting Project
- Mengelola (insert, update) data Inhouse Project
- Mengelola (insert, update) data Pembayaran - Mengelola (insert, update) data Staff
- Mengelola (insert, update) data Client
- Dapat melakukan pencarian dataPeserta - Dapat melakukan pencarian dataInstruktur
- Dapat melakukan pencarian dataKesediaan Mengajar - Dapat melakukan pencariandata Biaya Training - Dapat melakukan pencariandata Jadwal Training - Dapat melakukan pencariandata Evaluasi Instruktur - Dapat melakukan pencariandata Absensi Peserta - Dapat melakukan pencarian data Penerimaan Modul - Dapat melakukan pencarian dataTraining
- Dapat melakukan pencarian data Consulting Project
- Dapat melakukan pencariandata Inhouse Project
- Dapat melakukan pencariandata Pendaftaran - Dapat melakukan pencariandata Pembayaran - Dapat melakukan pencariandata Staff
- Dapat melakukan pencariandata Client
3.5.3 System Boundaries
System Boundaries merupakan batasan sistem yang akan dibuat pada Executive Development Program Binus. System Boundaries digambarkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.4 System Boundaries
Sistem database yang akan dibuat nantinya akan digunakan oleh bagian-bagian yang berada di dalam system boundaries, yaitu consultant, program coordinator, account executive, public training staff, dan inhouse training staff.
3.5.4 Analisis User View
Tabel 3.1 User Views Data Access
Type
Partner Continuing Education Director
Sekretaris Consultant Program Development Manager Program Coordinator Executive Development Program Manager Support Staff Inhouse Training Support Staff Public Training Key Account Executive Maintain X X X Search X X X Peserta Report X X X Maintain X X X Search X X X Pengajar Report X X X Maintain X Search X Kesediaan Mengajar Report X X X Maintain X Search X Jadwal Report X X X Maintain X X X Search X X X Evaluasi Instruktur Report X X X Maintain X X Search X X Absensi Peserta Report X X Maintain X X X Search X X X X Training Report X X X
Data Access Type
Partner Continuing Education Director
Sekretaris Consultant Program Development Manager Program Coordinator Executive Development Program Manager Support Staff Inhouse Training Support Staff Public Training Key Account Executive Maintain X Search X Consulting Project Report X X X Maintain X X Search X X Inhouse Project Report X Maintain Search Pendaftaran Report X Maintain Search Pembayaran Report X Maintain X X X X Search X X X X Staff Report Maintain Search Biaya training Report X X X
Tabel 3.2 Cross-Reference User Views
Partner Continuing
Education Director
Sekretaris Consultant Program
Development Manager Program Coordinator Executive Development Program Manager Support Staff Inhouse Training Support Staff Public Training Key Account Executive Peserta X X X X X X Pengajar X X X X X X Kesediaan Mengajar X X X Jadwal public training X X X Evaluasi Instruktur X X X X X X Absensi Peserta X X X X Training X X X X X X Consulting Project X X X Inhouse Project X X Pendaftaran X Pembayaran X Staff X X X X Biaya training X X X
Dari analisis terhadap tabel user view dan tabel cross-reference user view, dapat dilihat bahwa user yang paling banyak menggunakan sistem yang ada di Executive Development Program Binus adalah Program Coordinator. Maka penulis menyimpulkan dari sistem yang sudah berjalan saat ini ada satu user view yang diberi nama Program Coordinator View.
3.6 User Requirement Specifications 3.6.1 Data Requirements
Peserta
Peserta adalah data mengenai peserta public training Executive Development Program Binus, meliputi nama lengkap, nama panggilan, e-mail, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, nama perusahaan, divisi, level, jabatan, alamat rumah, kode pos rumah, telepon rumah, handphone, alamat kantor, kode pos kantor, telepon kantor, fax, riwayat pendidikan S1, riwayat pendidikan S2, riwayat pekerjaan sebelumnya, dan kemampuan berbahasa Inggris.
Instruktur
Instruktur adalah data mengenai pengajar yang ada di Executive Development Program Binus, meliputi inisial, nama lengkap, perusahaan, telepon, handphone, e-mail, dan bidang pengalaman.
Kesediaan Mengajar
Kesediaan Mengajar adalah data mengenai waktu yang diberikan oleh instruktur untuk memberikan training dan materi apa yang dapat disampaikan, meliputi inisial, hari, jam, dan materi.
Jadwal
Jadwal public training adalah data mengenai jadwal training yang diadakan Executive Development Program Binus, meliputi training, level, batch, session, hari, tanggal, jam, pengajar, dan topik.
Evaluasi Instruktur
Evaluasi Instruktur adalah data mengenai penilaian peserta terhadap intruktur yang mengajar pada setiap pertemuan, meliputi nama instruktur, minggu ke-, skor 1-4 yang merupakan penilaian terhadap unsur yang dinilai, dan rata-rata skor.
Absensi
Absensi adalah data mengenai kehadiran peserta dalam sesi, meliputi training, level, batch, tanggal, jam, kelas, nama instruktur, nama peserta, dan tandatangan peserta.
Training
Training adalah data mengenai seluruh training yang diadakan oleh Executive Development Program Binus, meliputi nama training, keterangan, dan jenis training.
Pendaftaran
Pendaftaran adalah data mengenai proses pendaftaran yang dilakukan peserta, meliputi nama, training yang diambil, hari pelaksanaan training yang dipilih, jam pelaksanaan training yang dipilih, kelengkapan dokumen yang diperlukan.
Pembayaran
Pembayaran adalah data mengenai transaksi pembayaran yang sudah dilakukan oleh peserta, meliputi nama, jenis pembayaran, tanggal pembayaran, jumlah uang yang dibayar, sisa yang belum dibayar, status pelunasan.
Staff
Staff merupakan data mengenai seluruh staff di Executive Development Program Binus, meliputi nama, alamat, telp, hp, email, jabatan.
Biaya Training
Biaya Training merupakan data mengenai biaya training di Executive Development Program Binus, meliputi, nama training, level, batch, dan biaya.
Penerimaan Modul
Penerimaan Modul merupakan data mengenai siapa saja peserta yang sudah menerima modul dan tanggal terima, meliputi nama peserta, tanggal terima, dan tanda tangan.
Penerimaan Sertifikat
Penerimaan Sertifikat merupakan data mengenai siapa saja peserta yang sudah menerima sertifikat dan tanggal terima, meliputi nama peserta, tanggal terima, dan tanda tangan.
Inhouse Project
Inhouse Project merupakan data project inhouse training yang pernah dilakukan oleh EDP Binus, meliputi nama perusahaan, tanggal mulai, tanggal selesai, dan isi project.
Client
Client merupakan data client EDP Binus, meliputi kode client, nama client. Client terdiri dari dua yaitu Consulting Client dan Inhouse Client.
Consulting Project
Inhouse Project merupakan data project inhouse training yang pernah dilakukan oleh EDP Binus, meliputi nama perusahaan, nama project, tanggal mulai, dan tanggal selesai.
Jadwal Ujian
Jadwal Ujian merupakan data mengenai penyelenggarakan ujian akhir yang diselenggarakan ketika seluruh sesi training selesai dilakukan, meliputi Kode Ujian, Kode Peserta, modul, batch, tanggal ujian, jam, ruangan, dan hasil ujian.
Jadwal Ujian Her
Jadwal Ujian Her merupakan data mengenai penyelenggaraan ujian perbaikan, meliputi Kode Ujian, Kode Peserta, modul, batch, tanggal ujian, jam, ruangan, dan hasil ujian her.
Modul
Modul merupakan data mengenai sub bagian dari training yang tersedia di EDP Binus, meliputi Modul dan Nama Training.
Materi
Modul merupakan data mengenai sub bagian dari modul training yang akan dibahas di setiap sesi, meliputi Nama Training, Modul, dan Nama Materi.
3.6.2 Transaction Requirement (Data Entries, Update, Query) 1. Data Entry / Insert
a. Entry data Peserta yang baru b. Entry data Instruktur yang baru
c. Entry data Kesediaan Mengajar yang baru d. Entry data Jadwal Public Training yang baru e. Entry dataEvaluasi Instruktur
f. Entry data Absensi Peserta g. Entry data Training
h. Entry data Consulting Project
j. Entry data Pendaftaran k. Entry data Pembayaran l. Entry data Staff
m. Entry data Biaya Training
n. Entry data Penerimaan Modul o. Entry data Penerimaan Sertifikat p. Entry data Client
q. Entry data Jadwal Ujian r. Entry data Jadwal Ujian Her s. Entry data Modul
t. Entry data Materi
2. Data Update
a. Update data Peserta b. Update data Instruktur
c. Update data Kesediaan Mengajar d. Update data Jadwal Public Training e. Update dataEvaluasi Instruktur f. Update data Absensi Peserta g. Update data Training
h. Update data Consulting Project
i. Update data Inhouse Project
j. Update data Pendaftaran k. Update data Pembayaran
l. Update data Staff
m. Update data Biaya Training
n. Update data Penerimaan Modul o. Update data Penerimaan Sertifikat
p. Update data Client
q. Update data Jadwal Ujian r. Update data Jadwal Ujian Her s. Update data Modul
t. Update data Materi
3. Data Queries / Select a. Select data Peserta b. Select data Instruktur
c. Select data Kesediaan Mengajar d. Select data Jadwal Public Training e. Select dataEvaluasi Instruktur f. Select data Absensi Peserta g. Select data Training
h. Select data Consulting Project
i. Select data Inhouse Project
j. Select data Pendaftaran k. Select data Pembayaran l. Select data Staff
n. Select data Penerimaan Modul o. Select data Penerimaan Sertifikat p. Select data Client
q. Select data Jadwal Ujian r. Select data Jadwal Ujian Her s. Select data Modul
t. Select data Materi
3.6.3 General System Requirements 1. Ukuran Database Awal
• Jumlah Staff keseluruhan ada 10 dan pengguna sistem adalah 4 orang. • Untuk rata-rata jadwal public training:
1. CFA memiliki 68 sesi atua lebih, pilihan hari weekend dan weekdays.
2. CISA weekdays ada 20 pertemuan, 2 pertemuan setiap minggu, tiap pertemuan ada 1 sesi. Sedangkan untuk weekend ada 10 pertemuan, dan tiap pertemuan ada 2 sesi. Lama 1 sesi adalah 3 jam.
3. CFP memiliki total 18 jam pertemuan untuk modul 1 dan 3, dan 22 jam untuk modul 2 dan 4. Lama 1 sesi adalah 2 jam.
4. FRM memiliki 45 sesi.
5. PBC memiliki 64 jam pelatihan.
6. CIA ada memiliki 4 part, setiap part memiliki 10 jam pertemuan, dan dalam satu minggu training diadakan pada hari Selasa (1
sesi), Kamis (1 sesi), dan Sabtu (3 sesi). Lama satu sesi adalah 2 jam.
• Rata-rata consulting project yang diadakan dalam satu tahun adalah 3 project.
2. Laju Pertumbuhan Database
• Rata-rata dokumen yang dibuat dalam 1 hari berjumlah 40 3. Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang dicari
• Pencarian pada detail Peserta • Pencarian pada detail Instruktur
• Pencarian pada detail Kesediaan Mengajar • Pencarian pada detail Jadwal
• Pencarian pada detail Evaluasi Instruktur • Pencarian pada detail Absensi Peserta • Pencarian pada detail Training
• Pencarian pada detail Consulting Project • Pencarian pada detail Inhouse Project
• Pencarian pada detail Pendaftaran • Pencarian pada detail Pembayaran • Pencarian pada detail Staff
4. Kebutuhan Akses dan Jaringan
Semua pengguna sistem terhubung dengan aman dalam jaringan lokal (LAN).
5. Performance
• Pada periode puncak, maka waktu akses dokumen pada database (select,
insert, update) tidak boleh lebih dari 7-8 detik
• Pada periode tidak puncak, maka waktu akses dokumen pada database
(select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 2-3 detik
6. Keamanan (Security)
• Database menggunakan perlindungan kode Staff dan password
• Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing user view
7. Backup dan Recovery
Backup data dilakukan setiap 1 bulan sekali pada akhir bulan. Proses
backup dilakukan setelah jam kerja.
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada Executive Development Program Binus, didapat permasalahan sebagai berikut:
Pencatatan seluruh data masih dilakukan secara manual sehingga kemungkinan cacat data cukup besar.
Data tidak terorganisasi dengan baik serta adanya ketidakseragaman field data di antara file yang sama, sehingga sulit mencari data yang dibutuhkan.
Data setiap bagian belum terintegrasi dengan baik.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah didapat, diajukan usulan pemecahan masalah sebagai berikut:
Merancang dan membuat suatu sistem basis data pada Executive Development Program Binus agar data dapat terorganisasi dengan rapi dan mempercepat proses pencarian data.
Membuat suatu aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang tersusun dengan rapi dan mudah dipahami, agar mempermudah dalam pengambilan keputusan.
