BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manfaat
2.1.1 Pengertian Manfaat
Pengertian manfaat menurut Sinclair (1999, 26) adalah sebagai berikut : “An advantage is a way in which one thing is better than another”.
Dengan demikian manfaat adalah upaya atau cara untuk membuat sesuatu yang telah ada atau telah berjalan menjadi lebih baik dari sebelumnya. Manfaat juga berarti peningkatan.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, 710) pengertian manfaat adalah “guna faedah”.
2.2 Audit
2.2.1 Pengertian Audit
Dalam kegiatan audit terdapat proses pembandingan antara kondisi dan kriteria. Kondisi adalah kenyataan yang ada atau yang sebenarnya yang melekat pada objek yang yang diaudit, sedangkan kriteria adalah bahan pembanding, tolak ukur, hal yang seharusnya dikerjakan, atau hal yang seharusnya melekat pada objek yang diaudit.
Dengan kriteria, auditor dapat menetapkan apakah suatu kondisi menyimpang atau tidak. Apabila sesuai dengan kriteria, maka kondisi itu tidak dapat dikatakan menyimpang. Tetapi jika kondisi tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, maka kondisi tersebut dikatakan menyimpang.
Pada dasarnya audit bertujuan untuk menilai apakah pelaksanaan dari suatu kegiatan sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, maka dapat disimpulkan bahwa audit merupakan suatu proses membandingkan antara kenyataan yang ada dengan yang seharusnya ada.
Pengertian audit menurut Standar Profesi Akuntan Publik (2001:S.A seksi 150) adalah :
1. Audit harus dilaksanakan oleh seseorang atau lebih yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor.
2. Dalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dalam sikap mental harus dipertahankan oleh auditor.
3. Dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama.
Pengertian audit menurut Arens et.al. (2003;11) adalah sebagai berikut : “Auditing is the accumullation and evaluation of evidence information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent independent person.”
Dari kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan audit dilakukan tindakan-tindakan mengumpulkan (accumulate), mengevaluasi (evaluate), menentukan (determine), dan melaporkan (report). Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh seseorang yang kompeten, independen, yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor dan wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama, sehingga hasil audit dipercaya dan objektif.
Berdasarkan definisi tersebut penulis menyimpulkan bahwa audit merupakan suatu proses mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan apakah informasi-informasi tersebut telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Audit harus dilakukan oleh orang yang independen dan kompeten.
2.2.2 Jenis - Jenis Audit
Menurut Arens et.al. (2003;13-14) audit dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
"1. Financial statement audit 2. Operational audit
3. Compliance audit”
Jenis-jenis audit menurut Arens et.al di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Financial Statement Audit (Audit Laporan Keuangan)
Audit laporan keungan secara keseluruhan merupakan informasi terukur yang akan diverifikasi telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Umumnya kriteria-kriteria tersebut adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum.
2. Operational Audit (Audit Operasional)
Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya. Umumnya, pada saat selesainya audit operasional, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan. Audit operasional mempunyai ruang lingkup yang lebih luas daripada audit keuangan. Dalam audit operasional, tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi, tetapi juga meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, pemanfaatan komputer, metode produksi, pemasaran dan bidang-bidang lain sesuai dengan keahlian auditor. Pada praktiknya, audit operasional cenderung memberikan saran perbaikan prestasi kerja dibandingkan melaporkan keberhasilan prestasi kerja yang sekarang. Dalam hal ini, audit operasional lebih merupakan konsultasi manajemen daripada audit.
3. Compliance Audit (Audit Ketaatan)
Audit ketaatan bertujuan mempertimbangkan apakah auditi (client) telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapkan pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi. Hasil audit ketaatan biasanya tidak dilaporkan kepada pihak luar, tetapi pada pihak tertentu dalam organisasi. Pimpinan organisasi adalah pihak yang paling berkepentingan atas dipatuhinya prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.
2.3 Audit Operasional
2.3.1 Definisi Audit Operasional
Ada beberapa definisi audit operasional :
1. Menurut Arens et.al. (2003;13) mengemukakan definisi audit operasional sebagai berikut:
“Operational Audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”
2. Menurut Rob Reider (2002;25) audit operasional adalah :
“Operational review is a review of operations performed from a management viewpoint to evaluate the economy, efficiency, and effectiveness of any and all operations, limited only by management’s desire.”
3. Menurut Mulyadi (2002;32) audit operasional dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Audit operasional merupakan review secara sistematik kegiatan organisasi atau bagian daripadanya, dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.”
Pengertian audit operasional menurut Abdul Halim (2003; 6) diungkapkan sebagai berikut:
“Audit operasional adalah penghimpunan dan pengevaluasian bukti mengenai kegiatan operasional organisasi dalam hubungannya dengan tujuan pencapaian efektivitas, efisiensi maupun kehematan (ekonomi) operasional”.
Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa audit operasional adalah :
1. Merupakan suatu proses penelaahan yang sistematis atas aktivitas metode dan prosedur pengelolaan yang dijalankan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi.
2. Mengevaluasi efektivitas dan aktivitas, metode dan prosedur pengelolaan yang dijalankan oleh suatu organisasi.
3. Melaporkan secara sistematis hasil evaluasi kepada pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang berguna bagi peningkatan dan perbaikan manajemen.
2.3.2 Jenis-Jenis Audit Operasional
Menurut Arens et.al. (2003;740) audit operasional dibagi menjadi tiga kategori sebagai berikut :
1. Functional Audits
Adalah audit terhadap suatu atau lebih fungsi dalam suatu perusahaan yang dikategorikan berdasarkan aktivitas usaha, seperti fungsi produksi, fungsi pembelian, fungsi akuntansi dan lain-lain. Fungsi audit memungkinkan auditor mengkhususkan diri pada suatu fungsi tertentu sehingga audit dilakukan lebih efisien. Kelemahan audit operasional ini adalah kegagalan dalam mengevaluasi fungsi-fungsi yang saling berhubungan.
2. Organizational Audits
Adalah audit unit organisasi secara keseluruhan dengan menekankan pada efektivitas dan efisiensi dari interaksi antara fungsi-fungsi organisasi.Dalam
organizational audit, rencana organisasi dan metode untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan merupakan hal yang penting. 3. Special Assignments
Merupakan audit yang dilakukan atas permintaan manajemen. Special assignment biasanya dilakukan untuk menetukan ketidakefektifan sistem EDP, menyelidiki terjadinya kecurangan dalam suatu divisi dan memberikan rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi tertentu.
2.3.3 Tujuan Audit Operasional
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2001;1-2) ada tiga tujuan dilakukan audit operasional yaitu :
1. Menilai Kinerja
Menilai kinerja adalah dengan membandingkan cara suatu organisasi melaksanakan aktivitasnya dengan tujuan yang ditetapkan manajemen seperti kebijakan operasional, standar, tujuan, dan rencana detail.
2. Mengidentifikasi Untuk Perbaikan
Auditor dapat mengidentifikasi peluang-peluang khusus dengan menanalisis wawancara individual, mengamati operasi, menganalisis transaksi, melakukan
perbandingan eksternal dan internal, dan melakukan pertimbangan profesional berdasarkan pengalaman dengan organisasi tertentu atatu yang lain.
3. Mengembangkan Rekomendasi Untuk Perbaikan
Sifat dan lingkup dari rekomendasi yang dikembangkan dalam pelaksanaan audit operasional beraneka ragam. Dalam banyak hal, auditor mungkin dapat melakukan rekomendasi khusus. Dalam hal ini, studi lebih lanjut yang tidak dalam lingkup audit mungkin diperlukan.
Tujuan audit operasional menurut Mulyadi (2002;32) adalah sebagai berikut :
1. Mengevaluasi kinerja.
2. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.
3. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan audit operasional secara umum adalah sebagai berikut :
1. Melakukan evaluasi atas kinerja perusahaan.
2. Mengidentifikasi berbagai tindakan yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan.
3. Menilai ketaatan terhadap peraturan, kebijakan dan tujuan perusahaan serta memberikan rekomendasi mengenai tindakan perbaikan atas penyimpangan yang ditemukan.
4. Untuk menilai apakah prestasi manajemen telah sesuai dengan ketentuan, kebijaksanaan dan peraturan yang ada dalam perusahaan dan lebih baik dari pada masa sebelumnya.
2.3.4 Manfaat Audit Operasional
Manfaat audit operasional menurut Rob Reider (2002; 34) adalah sebagai berikut:
"1. Identifying problem areas, related causes, and alternatives for improvement.
2. Locating opportunities for eliminating waste and inefficiency-that is, cost reduction.
3. Locating opportunities to increase revenues-that is, income improvement.
4. Identifying undefined organizational goals, objectives, policies, and procedures.
5. Identifying criteria for measuring the achievement of organizational goals and objectives.
6. Recommending improvement in policies, procedures, and
organizational structure.
7. Providing checks on performance by individuals and by
organizational units.
8. Reviewing compliance with legal requirements and organizational units.
9. Testing for existence of unauthorized, fraudulent, or otherwise irregular acts.
10. Assessing management information and control systems. 11. Identifying possible trouble spots in future operations.
12. Providing an additional channel of communication between
operating levels and top managements.
13. Providing an independent, objective evaluation of operations”.
Manfaat audit operasional menurut Rob Reider di atas dapat diartikan sebagai berikut:
1. Identifying problem areas, related causes, and alternatives for improvement (mengidentifikasi daerah-daerah permasalahan, sebab penyebab yang berhubungan, dan alternatif-alternatif untuk perbaikan masalah).
2. Locating opportunities for eliminating waste and inefficiency-that is, cost
reduction (menggunakan kesempatan-kesempatan untuk mengurangi
pemborosan dan ketidakefisienan, sehingga tingkat biaya menurun).
3. Locating opportunities to increase revenues-that is, income improvement (menggunakan kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan penghasilan). 4. Identifying undefined organizational goals, objectives, policies, and
procedures (mengidentifikasi tujuan, kebijakan, sasaran, dan prosedur-prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas).
5. Identifying criteria for measuring the achievement of organizational goals and objectives (mengidentifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tercapainya tujuan dan sasaran organisasi).
6. Recommending improvement in policies, procedures, and organizational structure (merekomendasikan perbaikan dalam kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan struktur organisasi).
7. Providing checks on performance by individuals and by organizational units (menyediakan hasil-hasil kinerja yang telah dikerjakan per individu dan per kelompok).
8. Reviewing compliance with legal requirements and organizational units (menetapkan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan).
9. Testing for existence of unauthorized, fraudulent, or otherwise irregular acts (menguji apakah ada kecurangan, sesuatu yang tidak sah atau tindakan yang tidak wajar).
10.Assessing management information and control systems (menaksirkan
informasi manajemen dan sistem pengendaliannya).
11.Identifying possible trouble spots in future operations (mengidentifikasi kemungkinan adanya permasalahan yang terjadi dalam operasi perusahaan di masa mendatang).
12.Providing an additional channel of communication between operating levels and top managements (menyediakan tambahan jalur komunikasi antara manajemen operasi dengan manajemen tingkat atas).
13.Providing an independent, objective evaluation of operations (evaluasi yang independen dan obyektif atas suatu kegiatan tertentu)”.
Sedangkan menurut Nugroho Widjajanto (1985;28-29) manfaat yang dapat diperoleh dari adanya audit operasional adalah :
1. Identifikasi tujuan, kebijakan, sasaran dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas.
2. Identifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat tercapainya tujuan organisasi dan menilai kegiatan manajemen .
3. Evaluasi yang independen dan objektif atas suatu kegiatan tertentu.
4. Penetapan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan.
5. Penerapan efektivitas serta efisiensi sistem pengendalian manajemen.
6. Penetapan tingkat keandalan (reliability) dan kemanfaatan (usefullness) dari berbagai laporan manajemen.
7. Identifikasi daerah-daerah permasalahan dan mungkin juga penyebabnya. 8. Identifikasi berbagai kesempatan yang dapat dimanfaatkan untuk lebih
meningkatkan laba, mendorong pendapatan, dan mengurangi biaya atau hambatan dalam organisasi.
9. Identifikasi berbagai tindakan alternatif dalam berbagai daerah kegiatan.
2.3.5 Ruang Lingkup Audit Operasional
Perbedaan pokok antara audit keuangan dengan audit operasional adalah terletak pada ruang lingkup penugasannya. Audit keuangan bertujuan untuk menentukan kewajaran laporan keuangan dan menekan terselenggaranya pengendalian perusahaan. Audit operasional mencakup tinjauan atas tujuan perusahaan, kebijakan dan lingkungan perusahaan, personalia dan kadang-kadang mencakup fasilitas fisik. Audit operasional digunakan sebagai alat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan guna memenuhi tujuan audit.
Berikut ini adalah beberapa ruang lingkup audit operasional menurut Rob Reider (2002; 31) yaitu;
"1. An extension of the audit functions into all operations of a business. 2. The identification of opportunities for greater efficiency and
economy, or to improve effectiveness in carrying out operational procedures.
3. Review technique that involves evaluating the efficiency and economy with rich resources are managed and consumed.
4. Review of operations form a management viewpoint.
5. Combination of economy and efficiency and effectiveness, or program results evaluation”.
Ruang lingkup audit operasional menurut Rob Reider di atas dapat diartikan sebagai berikut:
1. An extension of the audit functions into all operations of a business (perluasan fungsi audit terhadap semua operasi bisnis).
2. The identification of opportunities for greater efficiency and economy, or to improve effectiveness in carrying out operational procedures (identifikasi
kesempatan-kesempatan untuk memperbaiki efektivitas dalam menjalankan prosedur operasional).
3. Review technique that involves evaluating the efficiency and economy with rich resources are managed and consumed (tinjauan teknik yang meliputi pengevaluasian sumber daya yang efisien dan ekonomis yang mana sudah terbagi dan dikonsumsi).
4. Review of operations form a management viewpoint (tinjauan terhadap operasi dari sudut pandang manajemen).
5. Combination of economy and efficiency and effectiveness, or program results evaluation (kombinasi dari keekonomisan, efektivitas, dan keefisienan, atau program yang menghasilkan evaluasi).
2.3.6 Kriteria Yang Digunakan Dalam Audit Operasional
Kriteria adalah nilai-nilai ideal yang digunakan sebagai tolok ukur dalam melakukan perbandingan. Dengan adanya kriteria, auditor dapat menetukan apakah suatu kondisi ada yang menyimpang atau tidak dari kondisi yang diharapkan. Karena audit pada intinya merupakan proses perbandingan antara kenyataan yang ada dengan suatu kondisi yang diharapkan, maka dalam audit operasional pun diperlukan adanya kriteria. Dalam audit operasional tidak terdapat kriteria tertentu yang berlaku umum untuk setiap proses audit.
Arens et.al. (2003;743) mengemukakan beberapa sumber yang dapat digunakan oleh auditor operasional dalam mengembangkan kriteria, yaitu :
1. Historical Performance ( Prestasi kerja masa lampau )
Seperangkat kriteria yang sederhana dapat didasarkan pada hasil sebenarnya (hasil auditor) dari periode sebelumnya. Gagasan dibalik penggunaan kriteria ini adalah untuk membandingkan apakah yang telah dilakukan menjadi “lebih baik” atau “lebih buruk’. Manfaat kriteria ini adalah bahwa kriteria tersebut mudah dibuat tetapi mungkin tidak memberikan pandangan mendalam mengenai seberapa baik atau buruk sebenarnya unit usaha yang diperiksa dalam melakukan sesuatu.
2. Benchmarking ( Ukuran Terbaik )
Kriteria ini dikembangkan berdasarkan data kriteria atau prestasi dari kesatuan yang ada dalam organisasi atau diluar organisasi yang memiliki karakteristik yang sama atau sejenis. Kriteria ini mungkin dikembangkan dalam industri dimana tersedia data kinerja atau prestasi kesatuan dari dalam atau luar organisasi yang dapat diperbandingkan.
3. Engineered Standards ( Standar Rekayasa )
Kriteria ini seringkali memakan waktu dan biaya yang besar dalam pengembangannya, karena memerlukan banyak keahlian. Akan tetapi hal ini mungkin sangat selektif dalam memecahkan masalah operasional yang utama dan biaya yang dikeluarkan akan sangat berharga.
4. Discussion and Agreement ( Diskusi dan Persetujuan )
Pengambangan kriteria yang objektif kadang-kadang sulit dan sangat mahal. Oleh sebab itu biasanya akan dikembangkan suatu kriteria melalui diskusi dan kesepakatan yang sederhana. Pihak yang terlibat dalam proses ini harus meliputi pihak manajemen dari perusahaan yang akan di audit, auditor operasional dan perusahaan atau pihak yang akan mendapat laporan dari auditor akan temuan-temuan yang diperolehnya.
2.3.7 Kualifikasi Auditor
Kualifikasi auditor menurut Arens et al (2003;12) adalah sebagai berikut : “The auditor must be qualified to understand the criteria used and must be competent to know the types and amount of evidence to accumulate to reach the proper conclusion after the evidence has been examined. The auditor must be also have an independent mental attitude”.
Pernyataan tersebut menerangkan bahwa auditor harus berkualitas untuk memahami kriteria yang digunakan dan harus berkompeten untuk mengetahui jenis dan bukti yang dihimpun dan untuk menarik kesimpulan yang sesuai setelah bukti tersebut diuji. Auditor juga harus mempunyai suatu sikap mental independen.
2.3.7.1 Independensi
Independen yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (1997;20) adalah sebagai berikut
“Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksanakan pekerjaannya secars bebas dan objektif. Kemandirian para pemeriksa internal dapat memberikan penilaian yang tidak memihak dan tanpa prasangka, hal mana sangat diperlukan atau penting bagi pemeriksa sebagaimana mestinya”.
2.3.7.2 Kompetensi
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Standar Professional Akuntan Publik (2001;322.3) mengemukakan tentang kompetensi auditor internal sebagai berikut :
1. Tingkat pendidikan dan pengalaman professional auditor internal. 2. Ijazah professional dan pendidikan professional berkelanjutan 3. Kebijakan, program, dan prosedur audit
4. Praktik yang bersangkutan dengan penugasan auditor internal 5. Supervisi dan review terhadap aktivitas auditor internal
6. Mutu dokumentasi dalam kertas kerja, laporan, dan rekomendasi 7. Penilaian atas kinerja auditor internal
2.3.8 Keterbatasan Audit Operasional
Audit operasional yang dirancang akan dilaksanakan tidak dapat memecahkan semua masalah, karena didalam audit operasional itu sendiri terdapat keterbatasan-keterbatasan. Keterbatasan audit operasional menurut R. A. Supriyono (1990; 23-24) ada beberapa unsur yang membatasinya, yaitu:
1. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan yang terbatas menjadi suatu kendala karena auditor harus memberikan informasi kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Audit operasional harus dilakukan secara teratur dan sistematis untuk menjamin bahwa permasalahan yang penting tidak akan diabaikan dalam audit.
2. Pengetahuan Auditor
Kurangnya pengetahuan auditor tentang dunia bisnis karena seorang auditor hanya lebih ahli dalam bidang audit daripada bisnis, sehingga agak sulit untuk memahami keadaan yang terjadi dalam perusahaan.
3. Biaya Audit
Biaya audit harus lebih kecil daripada jumlah uang yang berhasil dihemat. Oleh karena itu auditor harus mengabaikan masalah kecil yang mungkin dapat memakan biaya jika diselidiki lebih lanjut.
2.4 Tahap-Tahap Audit Operasional
Agar audit operasional dapat mencapai tujuannya, maka harus dilakukan tahap demi tahap. Setiap tahap audit harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap tahap audit dapat mencapai tujuannya.
Menurut Arens et.al. (2003;743-745) audit operasional terdiri dari tiga tahap ;
1. Planning (Perencanaan)
Dalam tahap perencanaan, auditor operasional harus menentukan lingkup keterikatan secara seksama, memperoleh informasi latar belakang tentang kesatuan organisasi, memahami pengawasan intern dan dapat menghasilkan keputusan yang sesuaidengan bukti yang telah dikumpulkan.
2. Evidence Accumulation and Evaluation (Akumulasi Bukti dan Evaluasi)
Tahap ini, auditor operasional harus menghimpun bukti yang kompeten yang cukup untuk diusahakan menjadi suatu bagian yang layak untuk suatu kesimpulan tentang objektivitas.
3. Reporting and Follow-up (Pelaporan dan Kelanjutan)
Pada umumnya suatu laporan audit operasional akan meliputi unsur-unsur yaitu tujuan dan ruang lingkup penugasan, prosedur-prosedur yang digunakan oleh auditor, temuan-temuan khusus, rekomendasi-rekomendasi jika perlu. Laporan audit operasional biasanya dikirim hanya untuk manajemen laporan dengan suatu salinan tersendiri.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tahapan audit operasional adalah sebagai berikut:
1. Tahap pendahuluan.
2. Tahap pemeriksaan (audit) mendalam. 3. Tahap pelaporan.
4. Tahap tindak lanjut.
2.4.1 Tahap Pendahuluan
Pada tahap awal audit, auditor harus memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai semua aspek yang penting dari bagian atau fungsi yang akan diauditnya. Informasi tersebut akan bermanfaat bagi auditor dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan audit secara teratur.
Pada tahap pendahuluan ini, auditor melakukan analisis secara cepat untuk mengungkapkan bagian-bagian yang tampaknya memiliki permasalahan yang lebih besar dan lebih mendesak dibandingkan bagian lainnya. Oleh karena itu, kegiatan auditor dalam tahap pendahuluan ini ditujukan untuk mengidentifikasikan berbagai bidang peristiwa yang dianggap penting, serta menentukan hal-hal mana yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut. Informasi yang diperoleh pada tahap pendahuluan ini akan digunakan sebagai masukan untuk menyusun rencana sistematis atas pemeriksaan mendalam.
Aktivitas-aktivitas yang umumnya dilakukan oleh auditor pada tahap pendahuluan ini meliputi :
1. Pengamatan sekilas atas fasilitas fisik 2. Mencari data tertulis
3. Wawancara dengan personil manajemen 4. Kegiatan analisis.
Dalam pengamatan sekilas atas fasilitas fisik, auditor meninjau kegiatan perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai operasi perusahaan. Dari hasil pengamatan sekilas atas fasilitas fisik ini, auditor dapat mempelajari indikasi permaslahan yang ada. Dalam melakukan pengamatan sekilas atas fasilitas fisik
seringkali digunakan kuesioner audit untuk membantu auditor memperoleh informasi yang diperlukan.
Tujuan auditor mencari data tertulis adalah untuk menilai apakah perusahaan telah menerapkan praktek manajemen yang konsisten. Informasi data tertulis ini umumnya meliputi saran dan tujuan perusahaan yang tertulis, petunjuk kebijaksanaan dan prosedur perusahaan, uraian tugas, struktur organisasi, laporan-laporan internal, laporan-laporan keuangan, dan data tertulis lainnya.
Wawancara dengan manajemen merupakan salah satu teknik audit yang paling pentingdalam tahap pendahuluan. Dari hasil wawancara dengan manajemen, auditor dapat memperoleh informasi mengenai permasalahan yang ada.
Kegiatan analisis yang dilakukan oleh auditor pada tahap pendahuluan umumnya meliputi analisis laporan keuangan dan laporan-laporan internal manajemen. Dalam hal ini, auditor melakukan perhitungan rasio-rasio tertentu untuk melihat perkembangan perusahaan dan menentukan fungsi atau departemen mana yang memerlukan kegiatan audit yang lebih mendalam.
2.4.2 Tahap Pemeriksaan (Audit) Mendalam
Informasi yang diperoleh auditor pada tahap pendahuluan akan digunakan untuk menyusun kegiatan yang akan dilakukan dalam audit yang mendalam. Hal-hal yang telah diidentifikasikansebagai daerah yang lemah pada tahap pendahuluan harus mendapatkan perhatian yang lebih besar dalam tahap audit yang mendalam. Hal ini perlu dilakukan mengingat adanya keterbatasan waktu dan biaya dalam pelaksanaan audit operasional.
Tahap audit yang mendalam meliputi kegiatan evaluasi terhadap temuan-temuan audit, membandingkan dengan kriteria yang seharusnya, serta melakukan penilaian atas hasil perbandingkan. Pada akhir tahap ini, auditor akan menyusun kesimpulan audit serta mengembangkan rekomendasi mengenai berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Informasi tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun laporan hasil audit.
Kegiatan-kegiatan yang umumnya dilakukan dalam tahap pemeriksaan (audit) yang mendalam antara lain :
1. Studi Lapangan, meliputi :
a) Wawancara dengan pegawai inti pada semua tingkat organisasi.
b) Mengidentifikasi dan mewawancarai sumber-sumber eksternal yang dianggap penting tanpa melanggar kerahasiaan penugasan.
c) Observasi aktivitas operasional dan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian).
d) Penelitian sistem pengendalian internal. e) Penelitian arus transaksi.
f) Penelitian penempatan pegawai, peralatan, berbagai formulir dan laporan. g) Penelitian aspek-aspek inti aktivitas fungsional dengan
menggunakankuesioner yang disusun secara khusus.
h) Pendiskusian dan pengusulan penggunaan kriteria pengukuran dengan pegawai yang sesuai.
2. Analisis, meliputi :
a) Pembandingan berbagai data yang dikumpulkan dengan kriteria pengukuran kegiatan, apakah diperlukan.
b) Penilaian atas resiko dan faktor inefisiensi dalam perusahaan untuk menentukan bidang dan aktivitas yang dapat ditingkatkan, pendokumentasian temuan dan manfaat potensial.
c) Penegasan kembali kriteria pengukuran dengan pegawai yang bersangkutan.
d) Pendiskusian mengenai temuan hasil audit dan berbagai kesempatan perbaikan dengan pegawai yang bersangkutan.
e) Pengembangan berbagai alternatif perbaikan, rekomendasi, dan saran-saran untuk melakukan studi lebih lanjut tentang kesempatan perbaikan pokok.
2.4.3 Tahap Pelaporan
Setelah tahap audit mendalam selesai, auditor bertanggungjawab untuk melaporkan hasil temuan auditnya kepada manajemen atau pihak lain yang memberikan penuhasan melalui suatu laporan hasil audit. Dengan demikian pihak perusahaan dapat mempertimbangkan dengan mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan.
2.4.3.1 Temuan
Salah satu proses dalam audit operasional adalah temuan-temuan yang selanjutnya dikonfirmasikan kepada bagian-bagian lain. Temuan merupakan himpunan dan sintesis informasi mengenai kegiatan organisasi, keadaan atau hal-hal lain yang telah dianalisis atau dinilai yang akan berguna bagi pimpinan yang berwenang.
Suatu temuan yang akan dikomunikasikan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Cukup berarti untuk dikomunikasikan kepada bagian-bagian lain. 2. Berdasarkan fakta-fakta dan bukti-bukti yang tepat.
3. Disusun atau dikembangkan secara objektif
4. Kesimpulan-kesimpulan yang dibuat harus logis dan layak serta harus jelas berpangkal tolak dari fakta-fakta yang disajikan.
Informasi yang diperoleh dari kesimpulan-kesimpulan yang dicapai dalam proses temuan-temuan harus dikomunikasikan dengan lengkap dalam kertas kerja audit pada saat dilaksanakannya audit tersebut.
2.4.3.2 Rekomendasi
Pada umumnya temuan diakhiri dengan rekomendasi yang ditujukan pada pimpinan yang bertanggungjawab melaksanakan perbaikan atas kecurangan untuk pencegahan tidak berulangnya hal tersebut.
Rekomendasi harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi organisasi yang bersangkutan. Namun demikian pelaksanaan rekomendasi dapat diserahkan kepada pimpinan tingkatan yang lebih rendah.
Rekomendasi-rekomendasi merupakan pendapat yang telah dipertimbangkan untuk suatu situasi tertentu dan harus mencerminkan pengetahuan dan penilaian mengenai pokok persoalannya.
Apabila tindakan yang direkomendasikan merupakan tindakan yang harus dilaksanakan dengan segera, maka akibat penundaan tindakan tersebut harus diuraikan dengan sejelas-jelasnya.
2.5 Hotel
2.5.1 Pengertian Hotel
Hotel merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Kegiatan sewa kamar merupakan aktivitas utama yang dijalankan perhotelan dengan tujuan memperoleh pendapatan.
Pengertian hotel menurut Richard (2000;51) yaitu:
“Hotel adalah suatu badan usaha yang menyediakan pelayanan penginapan, serta menyediakan sarana lainnya bagi kaum pelancong dan musafir”.
Pengertian hotel berdasarkan keputusan Dirjen Pariwisata no. 14 tahun 1988, yang dikutip oleh Buchari Alma (2004 ; 289) adalah :
‘’Hotel adalah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan unuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan, minum serta jasa lain bagi umum dikelola secara komersial, setra memenuhi persyaratan tertentu.”
Perusahaan hotel dan katering adalah suatu perusahaan jasa yang menyediakan makanan dan minuman serta akomodasi-akomodasi lainnya. Tujuan perusahaan tersebut adalah untuk menghasilkan pendapatan.
2.5.2 Klasifikasi Hotel
Untuk dapat memberikan informasi kepada para tamu yang akan menginap di hotel tentang standar fasilitas yang dimiliki oleh masing-masing jenis dan tipe hotel, maka Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi melalui Direktorat Jendral Pariwisata mengeluarkan suatu Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel
(SK. No. KM 37/PW.304.MPPT-86). Penggolongan hotel tersebut ditandai dengan bintang, yang disusun mulai dari hotel berbintang satu sampai dengan yang tertinggi adalah hotel dengan bintang lima.
Secara garis besar kriteria yang digunakan untuk penggolongan hotel tersebut didasarkan pada unsur-unsur persyaratan sebagai berikut:
A. Phisik
1. Besar atau kecilnya hotel atau banyak atau sedikitnya jumlah kamar tamu. a) Hotel kecil, hotel dengan 25 kamar atau kurang.
b) Hotel sedang, hotel yang memiliki lebih dari 25 kamar dan kurang dari 100 kamar.
c) Hotel menengah, hotel dengan jumlah kamar lebih dari 100 kamar dan kurang dari 300 kamar.
d) Hotel besar, hotel yang memiliki lebih dari 300 kamar. 2. Kualitas, lokasi, dan lingkungan bangunan.
3. Fasilitas yang tersedia untuk tamu, seperti ruang penerima tamu, dapur, toilet, dan telepon umum.
4. Perlengkapan yang tersedia, baik bagi karyawan, tamu maupun bagi pengelola hotel. Peralatan yang dimiliki oleh setiap departemen atau bagian, baik yang digunakan untuk keperluan pelayanan tamu ataupun untuk keperluan pelaksanaan kerja karyawan.
5. Kualitas bangunan, yang dimaksud adalah kualitas bahan-bahan bangunan yang dipergunakan, seperti kualitas lantai, dinding, termasuk juga tingkat kekedapan terhadap api, kekedapan terhadap suara yang datang dari luar ataupun dari dalam hotel.
B. Operasional atau Manajemen
1. Struktur organisasi dengan uraian tugas dan manual kerja secara tertulis bagi masing-masing jabatan yang tercantum dalam organisasi.
2. Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan disesuaikan dengan persyaratan peraturan penggolongan hotel.
C. Pelayanan
1. Keramahtamahan, sopan, dan mengenakan pakaian seragam hotel.
2. Pelayanan diberikan dengan mengacu pada kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan tamu.
3. Untuk hotel bintang 4 dan 5, pelayanan dibuka selama 24 jam.
2.5.3 Bagian-bagian Terkait dalam Hotel
Di Indonesia hotel merupakan perusahaan yang mempunyai struktur organisasi yang cukup kompleks. Berbagai bagian yang terkait dalam hotel dikelompokkan secara fungsional kedalam departemen-departemen yang saling berhubungan.
Departemen-departemen yang terdapat dalam hotel adalah:
1) House keeping Department
2) Front Office Department
3) Accounting Department
4) Security Department
5) Purchasing department
6) Main Kitchen Department
7) Food and Beverages Department
8) Marketing and Sales Department
9) Human Resources and Development Department
10)Power Mechanic Department
Masing-masing department membawahi bagian-bagian terkait yang lebih kecil dalam hotel. Hal ini biasanya dapat dilihat dalam struktur organisasi suatu perusahaan.
2.6 Penjualan
2.6.1 Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan salah satu aktivitas yang ada dalam perusahaan, melalui aktivitas ini pendapatan utama perusahaan diperoleh.
Kotler (2000;120) mendefinisikan penjualan sebagai berikut :
“Sales is business transaction involving the delivery (i.e giving) of commodity, an item of merchandise…in exchange for (the receipt of) cash, a promise to pay or money equivalent, or for combination of these item; it is recorded and reported in terms of amount of it such cash, promise to pay…”
Secara yuridis formal, pengetian penjualan menurut Guritno (1992,350) adalah sebagai berikut :
“Penjualan adalah perbuatan atau hal menjual, khususnya berupa pengalihan kepemilikan dan hak suatu milik (property) dari seseorang kepada orang lain dengan harga tertentu”.
2.6.2 Pengertian Penjualan Sewa Kamar
Pengertian penjualan sewa kamar (room revenue) menurut Richard (2000;171) yaitu:
“Penjualan sewa kamar adalah jumlah hasil penjualan seluruh kamar pada periode tertentu”.
Sedangkan pengertian penjualan sewa kamar potensial (potential room revenue) menurut Agus (2002;108) yaitu:
“Satu alat yang dipergunakan oleh front office manager untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas petugas penerima tamu dalam menjual kamar”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan sewa kamar adalah jumlah total kamar yang dapat dijual oleh pihak hotel dalam waktu periode tertentu.
2.7 Manfaat Audit Operasional Dalam Meningkatkan Penjualan Sewa Kamar Hotel
Audit operasional adalah salah satu cara yang dikembangkan manajemen untuk mengantisipasi dan menanggulangi serta mendeteksi berbagai masalah yang akan merugikan dalam pengelolaan kegiatan perusahaan.
Tujuan dari pelaksanaan audit operasional terhadap kegiatan pengelolaan penyewaan adalah untuk menilai kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur dalam mempengaruhi peningkatan penjualan penyewaan kamar hotel
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manfaat audit operasional terhadap kegiatan penyewaan kamar adalah meningkatkan mutu pelayanan terhadap tamu-tamu hotel dan mendapatkan informasi mengenai kamar hotel yang akurat dan tepat waktu.
Jadi audit operasional bermanfaat untuk membantu manajemen dalam meningkatkan penjualan sewa kamar yang baik, memperbaiki prosedur kegiatan sewa kamar, menangani kelemahan-kelemahan, juga memberikan saran dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapakan.
