Jenis Formulir
Formulir Analisis Beban Kerja di bagi
atas 2 (dua) jenis formulir, yaitu:
Formulir A Jabatan Fungsional Formulir B Jabatan Administrasi
Formulir A
Identitas Jabatan yang terdiri dari:
Nama Pegawai
Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit Nama Jabatan
Rumusan Tugas
Matriks Analisis Beban Kerja yang terdiri dari 7 (tujuh)
kolom:
Kolom (1) berisi nomor urut Kolom (2) berisi output akhir Kolom (3) berisi rincian tugas Kolom (4) berisi hasil kerja Kolom (5) berisi beban tugas
Kolom (6) berisi standar kemampuan rata-rata (SKR) Kolom (7) berisi waktu penyelesaian tugas (WPT)
Formulir B
Identitas Jabatan yang terdiri dari:
Nama Pegawai
Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit Nama Jabatan
Rumusan Tugas
Matriks Analisis Beban Kerja yang terdiri dari 6
(enam) kolom:
Kolom (1) berisi nomor urut Kolom (2) berisi rincian tugas Kolom (3) berisi hasil kerja Kolom (4) berisi beban tugas
Kolom (5) berisi standar kemampuan rata-rata (SKR)
Perbedaan Formulir A dan B
Formulir A
Didesain untuk jenis jabatan fungsional Menyertakan Output Akhir
Formulir B
Didesain untuk jenis jabatan administrasi TIDAK menyertakan Output Akhir, tetapi
Perbedaan
(continued)A
Persamaan Formulir A dan B
Mempunyai isian Identitas Jabatan yang terdiri
dari: Nama Pegawai, Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit, Nama Jabatan, dan Rumusan Tugas
Mempunyai isian Matriks Analisis Beban Kerja
dengan isian kolom: Rincian Tugas, Hasil Kerja,
Beban Tugas, Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR), dan Waktu Penyelesaian Tugas (WPT)
Menggunakan rumus perhitungan beban kerja yang
sama, yaitu:
I. Identitas Jabatan
Nama Pegawai
Sesuai dengan dokumen resmi kepegawaian KPPU beserta gelar yang dimiliki (
bukan
nama samaran
) Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit
Unit terendah
dalam struktur organisasi tempat pegawai saat ini bekerja. Unitterrendah di kantor KPPU pusat adalah sub direktorat, sedangkan untuk daerah cukup ditulis kantor perwakilan daerah (KPD)
I. Identitas Jabatan
(continued) Nama Jabatan
Nama jabatan yang dimiliki oleh pegawai saat ini, yang dalam hal ini adalah jabatan fungsional (Form A) atau jabatan administrasi (Form B)
Rumusan Tugas
Uraian singkat mengenai tugas pokok yang menjadi tanggungjawab pegawai yang bersangkutan
Untuk jabatan fungsional berkaitan dengan output akhir
pekerjaan
Untuk jabatan administrasi berkaitan dengan rincian tugas
II. Matriks Analisis Beban Kerja
II. Matriks Analisis Beban Kerja
II. Matriks Analisis Beban Kerja
Kolom (1) diisi dengan nomor urut
dalam Angka Arab (1,2,3, ..., dst.) dari
out put akhir tugas (Form A) atau dari
rincian tugas (Form B) yang
dilaksanakan oleh pegawai yang
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Khusus untuk Form A, Kolom (2) diisi
dengan output akhir (
end product
) dari tugas jabatan (bisa lebih dari satu).Contoh:
Laporan Hasil Penyelidikan,
Laporan Progress Perkara
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (3) pada Form A diisi dengan rincian tugas
yang dilakukan guna menghasilkan out put akhir tugas. Rincian tugas berisi langkah-langkah yang dilakukan guna menghasilkan out put akhir.
Contoh: Untuk menghasilkan out put akhir berupa Hasil-hasil Penyelidikan seorang Investigator di KPPU melakukan langkah-langkah:
Meminta data dan informasi mengenai dugaan pelanggaran; Menilai data dan informasi yang diperoleh sendiri atau
diperoleh dari unit kerja lain;
Menyusun hasil-hasil penyelidikan kedalam bentuk dokumen.
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form A, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (2) pada Form B diisi dengan rincian tugas
yang dilakukan setiap hari. Rincian tugas berisi
langkah-langkah yang dilakukan guna menyelesaikan pekerjaan di setiap harinya.
Contoh: Dalam setiap harinya staf administrasi mengerjakan pekerjaan kesekretariatan sebagai berikut:
Membuat draft surat atas perintah Pimpinan;
Menghubungi pihak yang diundang dalam rapat yang
diselenggarakan;
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Hal yang Harus Diperhatikan
dalam pengisian Rincian Tugas
Mencatat secara lengkap
kegiatan-kegiatan yang dilakukan
Memahami kriteria suatu tugas yang
baik :
jumlahnya wajar
mempunyai hubungan proses yang jelas satu sama lain
mempunyai syarat-syarat yang sejajar untuk melaksanakannya
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued) Kolom (4) pada Form A diisi dengan hasil kerja yang merupakan
out put antara yaitu produk dari setiap rincian tugas.
Contoh: Seorang Investigator di KPPU dalam setiap langkah dalam penyusunan dokumen hasil penyelidikan menghasilkan produk (out put antara) sebagai berikut:
Data dan informasi dugaan pelanggaran merupakan hasil kerja dari
langkah meminta data dan informasi mengenai dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Investigator;
Ikhtisar data dan informasi hasil penilaian merupakan hasil kerja dari
langkah menilai data dan informasi yang diperoleh sendiri oleh Investigator atau diperoleh dari unit kerja lain;
Dokumen hasil penyelidikan merupakan hasil kerja dari langkah
Investigator dalam menyusun hasil-hasil penyelidikan kedalam bentuk dokumen.
Data dan informasi, ikhtisar data dan informasi serta dokumen hasil penyelidikan merupakan Hasil Kerja.
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form A, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (3) pada Form B diisi dengan hasil kerja yang
merupakan out put antara yaitu produk dari setiap langkah yang terdapat dalam rincian tugas.
Contoh: Seorang Staf Administrasi di KPPU dalam setiap
harinya mengerjakan tugas kesekretariatan dengan hasil kerja sebagai berikut:
Draft Surat merupakan hasil kerja dari kegiatan membuat draft surat atas perintah Pimpinan;
Laporan kehadiran undangan merupakan hasil kerja menghubungi pihak yang diundang dalam rapat yang diselenggarakan;
Terjawabnya telepon merupakan hasil kerja dari kegiatan menerima dan menjawab telepon yang masuk;
Draft Surat, Laporan kehadiran undangan, dan terjawabnya telepon merupakan hasil kerja kesekretariatan dari staf
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form B, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (5) pada Form A diisi dengan beban
tugas yang merupakan sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu tertentu (hari, minggu, bulan, tahun)
Contoh: Subdirektorat Penanganan Perkara di KPPU dalam satu minggu (5 hari kerja)
dituntut menyelesaikan 10 data dan
informasi, 5 (lima) ikhtisar, serta 3 (tiga) dokumen hasil penyelidikan.
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form A, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (4) pada Form B diisi dengan beban tugas
yang merupakan akumulasi jumlah hasil kerja yang menjadi beban tugas, yang harus dikerjakan dalam dalam satu satuan waktu (hari, minggu, bulan,
tahun).
Contoh: Tata Usaha Direktorat Administrasi di KPPU dalam satu hari rata-rata harus menyelesaikan 3
(tiga) draft surat, 10 laporan kehadiran dan 20 kali terjawabnya telepon masuk.
Dengan demikian yang diisikan ke dalam kolom (4) adalah: 3 buah draft surat dalam sehari, 10 laporan kehadiran per hari dan 20 kali terjawabnya telepon perhari.
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form B, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (6) pada Form A diisi dengan standar
kemampuan rata-rata (SKR) yang
merupakan standar waktu rata-rata individu dalam penyelesaian untuk menghasilkan
Hasil Kerja dinyatakan dengan satuan
waktu menit, jam, hari (kerja) per individu
Contoh: Seorang Investigator di KPPU dalam
satu minggu (5 hari kerja) mampu
menyelesaikan 3 data dan informasi dalam semingu, 2 (dua) ikhtisar per minggu, dan 1 (satu) dokumen penyelidikan per minggu.
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh Pengisian Form A, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Kolom (5) pada Form B diisi dengan standar
kemampuan rata-rata (SKR) yang
merupakan waktu rata-rata penyelesaian yang diperlukan oleh satu orang untuk menghasilkan Hasil Kerja dinyatakan dengan satuan waktu menit, jam, hari.
Contoh: Seorang staf administrasi di KPPU memiliki kemampuan menyelesaikan 1 draft surat dalam 12 menit, 1 laporan dalam 240 menit, dan 3 menit untuk menjawab satu percakapan telepon
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Contoh pengisian Form B, sampai dengan
II. Matriks Analisis Beban Kerja
(Continued)
Pada prinsipnya, pengisian formulir
hanya dilakukan sampai dengan kolom
Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR),
yaitui kolom 6 pada Form A, dan kolom
5 pada Form B
Kolom terakhir (Waktu Penyelesaian
Tugas/WPT) boleh diisi oleh pegawai,
atau dibiarkan saja kosong
Beberapa Pengertian
Beban Kerja adalah sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus di capai dalam satu satuan waktu tertentu.
Standar Kemampuan Rata-rata (SKR)
adalah standar kemampuan yang
menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.
Jenis SKR
Contoh : Seorang pengetik dalam waktu 30 menit dapat
menghasilkan 2 lembar ketikan.
Contoh : Seorang Analis untuk menghasilkan 1 uraian analisis
memerlukan waktu selama 90 menit NORMA
WAKTU =
Orang x Waktu Hasil
NORMA
HASIL = Orang x Waktu
Beberapa Pengertian
(continued)
Waktu Kerja Efektif (WKE) adalah
waktu kerja yang secara efektif
digunakan untuk bekerja.
Waktu Penyelesaian Tugas adalah
waktu kumulatif penyelesaian beban
tugas berdasarkan SKR
Beberapa Pengertian
(continued) Hari Kerja Efektif, adalah jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur nasional dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Jumlah hari menurut kalender 365 hari
Jumlah hari minggu dalam 1 tahun 52 hari
Jumlah hari libur dalam 1 tahun 14 hari
Jumlah cuti dalam 1 tahun 12 hari
Hari kerja efektif 287 hari (6 hari) 5 hari kerja = 234 hari kerja efektif pertahun
