1
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Holland Bakery Karawang merupakan perusahaan retail yang bergerak dibidang makanan, kantor unit Holland Bakery Karawang berdiri pada tanggal 15 Mei 2015 terletak di Jl. Arteri Tol Karawang Narat Badami Timur No. 23, Kecamatan Teluk Jambe Barat Kabupaten Karawang.
Kantor unit Holland Bakery Karawang memiliki 11 counter/outlet yang tersebar di daerah Karawang, Purwakarta, Cibitung, dan Cikarang. Berikut data
counter/outlet:
1. Holland Bakery Badami 2. Holland Bakery Galuh Mas 3. Holland Bakery Tuparev 4. Holland Bakery Johar 5. Holland Bakery Purwakarta 6. Holland Bakery Cibarusah 7. Holland Bakery Cikarang
8. Holland Bakery Rest Area KM 39 9. Holland Bakery Jababelka
10. Holland Bakery Cibitung (Teuku Umar) 11. Holland Bakery Cibitung (Imam Bonjol)
2 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Berikut adalah struktur organisasi pada Holland Bakery Karawang :
Gambar III.1.
Srtuktur Organisasi Holland Bakery Karawang Adapun fungsi masing-masing jabatan adalah sebagai berikut : 1. Regional Branch Manager
Mengawasi devisi atau organisasi dengan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa operasional di area sesuai
3 2. Operasional Manager
Memastikan pengelolaan dan pengendalian proses produksi serta distribusi semua unit operasional dilakukan secara berkualitas, efektif dan efisien serta memenuhi ketentuan dan standard operasional prosedur perusahaan yang berlaku juga standard yang dikehendaki pelanggan.
3. Branch Finance and administration Manager
Mengontrol dan bertanggung jawab atas kinerja administrative cabang, berkaitan dengan keuangan, penjualan, pengiriman, petty cash cabang, dll.
4. Human Resources Development
Menangani pengelolaan sumber daya manusia atau karyawan dalam perusahaan dan bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan mendapatkan karyawan-karyawan terbaik.
5. Kepala Kasir
Membuat jadwal kasir, menyiapkan jadwal pengganti untuk karyawan yang tidak masuk dan membuat rekap laporan keuangan dari kasir tersebut untuk dilaporkan ke kantor pusat.
6. Staff administration Unit
Membantu Branch Finance and Administration dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan dan rencana kerja.
7. Staff Administration Counter
Mencatat, memeriksa status data penjualan, melaporkan setiap kegiatan yang abnormal, memeriksa ulang setiap data yang sudah diinput, membuat laporan akhir bulan berbentuk faktur untuk di serahkan kepada BFAM setelah di cek dari masing-masing counter dll.
8. Staff Administrasi Toto
Menyimpan arsip bon toto, bon pemesanan barang, surat jalan antaran dan kwitansi, merekap kebutuhan ATK dan kebutuhan lain.
9. Staff Administrasi Gudang
Melakukan pendataan dan pembukuan terhadap pengeluaran dan pemasukan barang-barang dari gudang.
4 10. Kepala Penjualan.
Mengawasi semua kegiatan proses kerja yang berlangsung di unit seperti packing dan display produk, kebersihan toko dan mengecek laporan penjualan.
11. Asisten Kepala Penjualan
Menjalankan semua kegiatan operasional di toko dan mengordinasi bawahan terhadap semua aktifitas toko didalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan guna meningkatkan hasil penjualan. Kepala Produksi
Mengawasi semua kegiatan proses produksi yang berlangsung, mengkoordinir dan mengarahkan setiap bawahannya setra menentukan pembagian tugas bagi setiap bawahannnya.
12. Kepala Umum/Gudang
Merencanakan, meengkoordinasi, mengontrol dan mengevaluasi semua kegiatan penerimaan, penyimpanan dan persediaan stok barang yang akan didistribusikan. 13. Kepala Distribusi
Mengawasi penetapan ukuran dan kualitas barang untuk memudahkan pelanggan menetapkan pilihan, melaksanakan pendistribusian barang dari produksi sampai ke counter.
14. PPIC (Production Planning and Inventory)
Merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah
inventory supaya sesuai dengan kebutuhan yang ada.
15. Divisi
Menangani sesuatu bidang tertentu dan memiliki kewenangan masing-masing.
3.2. Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup penyusunan laporan hasil riset ini, penulis akan menguraikan secara umum prosedur sistem yang berjalan :
5
Bagian penjualan menerima pesanan dari customer dengan membuka bon pesanan dan menulis pesanan tersebut sesuai jenis pesanan yang diminta oleh customer tersebut. Menuliskan nama customer, nomor telepon customer, alamat customer, jenis pesanan customer, dan tanggal pengambilan customer. Ada empat jenis rekapan kertas bon pesanan customer, berwarna putih, merah, kuning dan biru. Warna putih akan diserahkan ke customer, warna merah akan diserahkan ke bagian admin toto, warna kuning untuk bagian kasir, dan warna biru untuk arsip bagian penjualan.
2. Prosedur Membuat Bukti Uang muka dan Uang Sisa
Bagian penjualan menulis jumlah uang yang diserahkan oleh customer di bon uang muka dan uang sisa. Ada empat jenis rekapan kertas uang muka dan uang sisa, putih untuk customer, merah untuk bagian admin toto, kuning untuk bagian kasir, dan biru untuk penjualan.
3.3. Permasalahan Pokok
Adapun permasalahan yang terjadi pada proses yang sedang berjalan mengakibatkan sebagai berikut :
1. Waktu dalam penerimaan pesanan menjadi lama karena masih menggunakan tulis tangan, customerpun akan menunggu lama dalam proses pemesanan tersebut.
2. Belum adanya sistem yang terintegrasi dalam menerima pesanan.
3. Banyaknya proses yang perlu dilakukan dan menimbulkan kekeliruan pada saat menerima pesanan yang diinginkan oleh customer sehingga pesanan tidak sesuai.
3.4. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi dan pembuatan sistem pada penerimaan pesanan maka penulis mengajukan sistem pemecahan masalah yaitu membuatkan software sistem
6 penerimaan pesanan.
Dengan membuat sistem penerimaan pesanan, maka akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi aktifitas kegiatannya. Adapun alternativ untuk masalah-masalah diatas yaitu :
1. Adanya penanganan data dengan menggunakan suatu sistem aplikasi yang dapat membantu untuk mempercepat proses dalam transaksi penjualan.
2. Perlu adanya keakuratan dalam perhitungan jumlah pesanan customer sehingga meminimalisir kesalahan pada saat melakukan transaksi penjualan.
3. Diperlikan data yang lebih besar untuk meminimalisir proses yang perlu
7
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1. Tahap Perancangan Sistem 4.1.1. Analisis Kebutuhan
Pada tahap ini adalah tahapan mengidentifikasi kebutuhan fungsional program di sertai penggambaran use case diagram dan scenario use case yang terkait dengan proses bisnis, pada tahap ini meliputi :
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam Aplikasi penerimaan pesanan terdapat dua pengguna yang saling berinteraksi dalam lingkungan sistem, yaitu Karyawan Penjualan dan Customer. Kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik yang berbeda dan memilih kebutuhan informasiyang berbeda, namun yang dapat mengelola data customer hanya Karyawan bagian penjualan, skenarionya sebagai berikut :
A1 Skenario Kebutuhan Karyawan penjualan a. Mengelola data jenis pesanan
b. Mengelola data customer
c. Mengirim data pesanan d. Mencetak bon pesanan
A2 Skenario kebutuhan customer
a. Melakukan pembayaran sesuai dengan pesanannya b. Menerima bukti pesanan dari karyawan
B. Kebutuhan Sistem
8
memasukan username dan password supaya privasi masing-masing pengguna terjaga keamanannnya.
2. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi ini. 3. Sistem melakukan perhitungan pesanan.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Gambar IV.2.
9 Tabel IV.1.
Deskripsi Use Case Login
Use Case Name Login
Reqruitment Bagian Penjualan dapat masuk ke menu utama dengan melakukan login
Goal Bagian Penjualan dapat mengelola data yang ada pada menu utama
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login
Post-Conditions Masuk ke sistem
Failed end Conditions Penjualan gagal login
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path 1. Penjualan memasukan username dan
password
2. Penjualan mengelola data yang ada pada menu
Alternate Flow/Invariant A User mengelola sistem
10 Tabel IV.2
Deskripsi Use Case Data Customer
Use Case Name Data Customer
Reqruitment Bagian Penjualan memasukan data
customer
Goal Bagian Penjualan dapat mengelola data
customer
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login
Post-Conditions Bagian Penjualan mengelola data
customer dan memproses pesanan
Failed end Conditions Penjualan gagal menyimpan data
customer
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path 1. Penjualan menginputnama customer
2. Penjualan menginput nomor telpon
customer
3. Penjualan menginput alamat customer
Alternate Flow/Invariant A Sistem menampilkan data customer
11 Tabel IV.3.
Deskripsi Use Case Jenis Pesanan
Use Case Name Jenis Pesanan
Reqruitment Bagian Penjualan dapat membuat data jenis pesanan customer
Goal Bagian Penjualan dapat mengelola data jenis pesanan
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login
Post-Conditions Bagian penjualan dapat menginput jenis pesanan
Failed end Conditions Penjualan gagal menginput jenis pesanan
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path Penjualan membuat jenis pesanan
Alternate Flow/Invariant A Sistem menampilkan jenis pesanan customer
12 Tabel IV.4.
Deskripsi Use Case Pembayaran
Use Case Name Pembayaran
Reqruitment Bagian Penjualan dapat membuat data pembayaran
Goal Bagian Penjualan dapat mengelola data pembayaran
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login
Post-Conditions Penjualan Mengolah data pembayaran
Failed end Conditions Penjualan gagal mengelola data pembayaran
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path Penjualan membuat data pembayaran
Alternate Flow/Invariant A Sistem menampilkan data pembayaran
Inv//ariant B Sistem menampilkan data pembayaran
13 Tabel IV.5.
Deskripsi Use Case Laporan
Use Case Name Laporan
Reqruitment Bagian Penjualan dapat membuat data laporan
Goal Bagian Penjualan dapat membuat laporan pemesanan dengan sistematik melalui aplikasi Penerimaan pesanan
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login pada sistem laporan
Post-Conditions Penjualan mengelola data laporan pemesanan
Failed end Conditions Penjualan tidak mengelola data laporan
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path Penjualan mengirim data laporan
Alternate Flow/Invariant A Sistem menampilkan data laporan Pemesanan
14 Tabel IV.6.
Deskripsi Use Case Bon Order
Use Case Name Bon Order
Reqruitment Bagian Penjualan dapat membuat bon pesanan
Goal Bagian Penjualan dapat mencetak bon pesanan
Pre-Conditions Bagian penjualan melakukan login
Post-Conditions Penjualan mencetak bon pesanan
Failed end Conditions Penjualan gagal mencetak
Actors Penjualan
Main Flow/Basic Path Penjualan
Alternate Flow/Invariant A Sistem menampilkan bon pesanan
Invariant B Sistem mencetak bon pesanan Sistem menampilkan bon pesanan
15 4.1.3. Rancangan Diagram Aktvitas
Pada Diagram Aktivitas ini, user memulainya dengan memasukkan username dan password pada form login admin, kemudian sistem akan melakukan pengecekan atau validasi pada database. Apabila username salah, maka sistem akan memberikan pemberitahuan pada user bahwa username atau sandi salah dan apabila username dan password benar, maka akan masuk pada menu utama dan memilih sub menu atau jenis laporan yang akan ditampilkan, kemudian proses selesai.
Gambar IV.3.
16 4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Berikut rincian dokumen pada program yang dihasilkan dan uraian parameter-parameter dikumen tersebut :
1. Nama Dokumen : Bon Pesanan
Fungsi : Untuk mengetahui pesanan customer
Sumber : Penjualan
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pemesanan
Bentuk : Lihat Lampiran B.3.
2. Nama Dokumen : Laporan Pesanan
Fungsi : Untuk mengetahui pemasukan pesanan customer
Sumber : Penjualan
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pemesanan
17 4.1.5. Rancangan Prototype
Dalam perancangan sistem penggajian menggunakan beberapa interaksi tampilan yang bertujuan untuk mempermudah interaksi antar user.
1. Rancangan Form Login
Rancangan ini dimaksudkan agar user mendapatkan hak akses untuk mengelola data-data yang akan diinput dan diproses.
Gambar IV.4. Rancangan Form Login
18 2. Rancangan Form Menu Utama
Pada form utama terdapat nenerapa menu utama seperti data pemesanan, pembayaran, data laporan dan logout.
Gambar IV.5. Rancangan Menu Utama 3. Rancangan Menu Pesanan
Rancangan menu pesanan digunakan untuk menginput data customer dan data pemesanan customer, seperti nomor pesanan dapat diinput dengan kode pesanan sesuai dengan tanggal dan kode konter masing-masing, misalnya: 20200716/MCR/M00/001. Selanjutnya input kode produk, lalu akan muncul nama produk secara otomatis pada kolom nama produk,
19
input nama pemesan, nomor telepon pemesan, alamat pemesan, tanggal pengambilan, jika di antar atau ada tambahan yang lainnya bisa di input di kolom keterangan.
Gambar IV.6.
Rancangan Data Pemesanan
4. Rancangan Data Pembayaran
Pada menu pembayaran digunakan untuk menginput pembayaran pesanan dari customer. Rancangan data pembayaran dapat dilihat pada gambar IV.7.
20
Gambar IV.7.
Rancangan Data Pembayaran
5. Rancanagn data laporan digunakan untuk mengirim file pesanan kepada admin toto dengan cara menginput id pesanan dan tanggal transaksi, jika ada tambahan atau pesan bisa diinput pada kolom keterangan. Rancangan data laporan dapat dilihat pada Gambar IV.8.
21 Gambar IV.8. Rancangan Data Laporan
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
Perangkat lunak ini difokuskan pada enam atribut, yaitu ERD, LRS, Spesifikasi File, Class Diagram, dan Spesifikasi Hardware serta Software 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Perancangan basis data menghasilkan pemetaan table-tabel yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD).
22 Gambar IV.9.
Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.2.. Logical Structure Record (LRS)
Gambar IV.10.
23 4.2.3. Spesifikasi File
Menjelaskan tentang file atau table yang terbentuk dari transformasi ERD (dan fitur atau file-file penunjang untuk web). File-file ini tersimpan pada penjualan dengan parameter-parameter sebagai berikut :
1. Spesifikasi File Pesanan
Nama File : Pesanan
Keterangan : File Pesanan
Primary Key : Id_Pesanan
Foreign_Key : Kode_Produk
Tabel IV.7. Spesifikasi File Pesanan
No. Nama Filed Type Filed Panjang Keterangan
1. Id_Pesanan Text/Number 15 Nomor Pemesanan
2. Kode_Produk Number 5 Kode Produk
3. Nama_Produk Text 20 Nama Produk
4. Nama_Pemesan Text 40 Nama Pemesan
5. No_Tlp_Pemesan Number 20 Nomor Telpon
Pemesan
6. Alamat_Pemesan Text/Number 50 Alamat Pemesan
7. Tgl_Ambil Date/Time 20 Tanggal Pengambilan
Pesanan
8.
Keterangan Text/Number 100 Keterangan Sesuai
24 2. Spesifikasi File Pembayaran
Nama File : Pembayaran
Keterangan : File Pembayaran
Primary Key : Id_Pembayaran
Foreign_Key : Kode_Produk
Tabel IV.8.
Spesifikasi File Pembayaran
No. Nama Filed Type Filed Panjang Keterangan
1. Id_Pembayaran Number 30 Nomor Pembayaran
2. Id_Pesanan Text/Number 15 Nomor Pemesanan
3. Kode_Produk Number 5 Kode Produk
4. Nama_Produk Text 20 Nama Produk
5. Jenis_Pembayaran Text 30 Jenis Pembayaran
6. Total_Harga Number 100 Total Harga
7. Keterangan Text 100 Keterangan (Lain-
lain)
3. Spesifikasi File Laporan
Nama File : Laporan
Keterangan : File Laporan
Primary Key : Id_Pesanan
25 Tabel IV.9. Spesifikas File Laporan
No. Nama Filed Type Filed Panjang Keterangan
1. Id_Pesanan Text/Number 15 Nomor Pemesanan
2. Tgl_Transaksi Date/Time 10 Tanggal Pemesanan
3. Keterangan Text 100 Keterangan
4.2.4. Class Model/Class diagram
Setelah user melakukan login, bisa engakses form pada aplikasi. Setiap form memiliki relasi antar satu dengan yang lainnya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Gambar IV.11.
26 4.2.5. Sequence Diagram
Setelah bagian penjualan melakukan login dengan memasukan username dan password, maka sistem akan memverifikasi dan masuk ke menu utama, di menu utama bagian penjualan atau user bisa mengakses menu pemesanan, menu pembayaran dan menu laporan.
Gambar IV.12. Sequence Diagram
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
1) Spesifikasi Hardware
Perangkat keras yang dimaksud disini adalah seperangkat alat atau elemen elektronik yang dapat membantu sistem yang diusulkan sehingga program yang diusulkan oleh penulis dapat bekerja dengan baik. Perangkat keras yang dibutuhkan dibagi atas dua bagian, yaitu perangkat keras untuk server dan perangkat keras
client.
Adapun perangkat keras standar yang diperlukan oleh server adalah sebagai berikut :
27
a. Server 1) CPU
(a). Processor Pentium Dual Core 2.0 Ghz (b). RAM DDR 1 GB
(c). Hard Disk 80 GB 2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum1024x768 5) Printer Deskjet
Adapun perangkat keras standar yang diperlukan oleh client adalah sebagai berikut :
b. Client 1) CPU
(a) Processor Pentium 4 2.8 Ghz (b) RAM DDR 512 MB
(c) Hard Disk 20 GB 2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 5) Printer Deskjet
2) Spesifikasi Software
Perangkat lunak adalah suatu rangkaian atau susunan intruksi yang harus benar dengan urutan-urutan yang benar pula. Keberadaan perangkat lunak selalu menyertai perangkat keras yang ada. Perangkat lunak yang dibutuhkan dibagi atas dua bagian, yaitu perangkat lunak untuk server dan perangkat lunak untuk client.
Adapun perangkat lunak standar yang diperlukan oleh server adalah sebagai berikut :
a. Server
1) Sistem Operasi Microsoft Visual Studio
2) Aplikasi PHP Server v5 3) Aplikasi MySQL Server v5
28 4) Aplikasi Apache Server v2
5) Aplikasi phpMyAdmin Server v3 6) Aplikasi Crystal Report
Adapun perangkat lunak standar yang diperlukan oleh client adalah sebagai berikut :
b. Client
1) Sistem Operasi Microsoft Visual Studio 2) Aplikasi PHP Server v5
29 4.3. Jadwal Implementasi
Penelitian ini penulis lakukan sejak tanggal 1 April s/d 28 Juni 2020 pada kantor pusat Holland Bakery Karawang yang beralokasi di Jl. Arteri Tol Karawnag Barat. Berikut tabel jadwal implementasi penelitian :
Tabel IV.10.
Jadwal Implementasi Penelitian
NO KEGIATAN WAKTU
APRIL MEI JUNI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Identifikasi Masalah 2 Pengambilan Data 3 Analisa Sistem 4 Perancangan Sistem 5 Seleksi Sistem 6 Implementasi 7 Dokumentasi
