BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)
DAN ADDENDUM DOKUMEN PEMILIHAN
PAKET SARANA TIK PENUNJANG PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK
DAN MULTIMEDIA INTERAKTIF PEMBELAJARAN SD (62 SEKOLAH)
PADA SKPD DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA KAB. ROKAN HULU
Nomor : 7.07.02/APBD-P/DOK-POKJA2/DPPO/XI/2011Pada hari ini, Kamis tanggal Tujuh Belas bulan November tahun Dua Ribu Sebelas, pada Pukul 14.00 WIB di Sekretariat Unit Layanan Pengadaan (ULP) Pemda Rokan Hulu (Gedung Pemuda), kami yang bertanda tangan dibawah ini POKJA 2 Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Daerah Rokan Hulu yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Bupati Rokan Hulu No. 3 Tahun 2011 tanggal 5 Januari 2011 tentang Pembentukan Susunan Personil Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang dan Jasa Kabupaten Rokan Hulu TA. 2011 telah melaksanakan Penjelasan Kantor (Aanjwizing) bersama-sama dengan Rekanan peserta Pelelangan Umum dengan :
•
Pimpinan Rapat : SAMSUL KAMAR, S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2•
Penjelasan Umum dan Administrasi : SAMSUL KAMAR, S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2•
Penjelasan Teknis : SAMSUL KAMAR, S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2•
Notulen Rapat : EDI NURMAN Jabatan : Anggota Adapun Paket-Paket Kegiatan yang dilakukan penjelasannya pada waktu ini adalah :NO NAMA PAKET SKPD HPS SUB BIDANG
1. Sarana TIK Penunjang Perpustakaan Elektronik dan Multimedia Interaktif Pembelajaran SD (62 Sekolah)
Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olah Raga
Rp. 1.147.000.000,- Komputer dan Perangkat
Lunak/Softwere Adapun pokok-pokok penjelasan dan perubahan serta penambahan yang akan dipenuhi/dilaksanakan oleh calon penyedia Barang/Jasa sebagai berikut :
1. Proses Pelelangan dilakukan berpedoman pada Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2011.
2.
Pekerjaan ini terbuka untuk perusahaan KECIL dengan sub bidang yang sesuai dengan peraturan yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang yakni sub bidang Komputer dan perangkat Lunak3.
Metode Pelelangan/Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang digunakan adalah metode Pelelangan Umum dengan Pasca Kualifikasi. Yakni metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.
4.
Metode penyampaian/pemasukan dokumen penawaran adalah metoda satu sampul. Metoda satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, usulan teknis dan penawaran harga yang dimasukkan kedalam 1 (satu) sampul tertutup kepada Panitia Pengadaan. Caranya yakni Penawaran disampaikan dalam dua Rangkap yang terdiri dari 1 (satu) dokumen Asli dan 1 (satu) dokumen Rekaman. Dokumen asli dan rekaman agar diberi Tanda ”ASLI” dan ”REKAMAN”. Kemudian Dokumen Asli dan Rekaman dimasukkan kedalam sampul Tertutup dan diberi tanda ”DOKUMEN PENAWARAN”, nama paket pekerjaan, nama dan alamat Peserta, serta ditujukan kepada Pokja 2 ULP Pemda Kab. Rokan Hulu. Ketentuan ini merupakan penyempurnaan dari ketentuan yang termuat pada dokumen pemilihan nomor atau menyesuaikan dengan Perpres nomor 54 Tahun 2010 Lampiran II.5. Kelengkapan dokumen yang harus dibuat dan dilampirkan oleh peserta adalah, yakni ; 1. Surat Penawaran
Surat Penawaran dianggap memenuhi syarat administrasi apabila memenuhi syrata sebagaimana yang sudah diterangkan pada dokumen pemilihan khususnya BAB III point B tentang dokumen pengadaan
Surat jaminan Penawaran harus memenuhi kriteria sebagaiman yang diterangkan pada ketentuan jaminan penawaran BAB III,poin 21
3. Daftar Kuantitas dan Harga serta Rekapitulasinya)
Formulir Rekapitulasi dan Rencana Anggaran Biaya wajib dibuat oleh rekanan 4. Dokumen Isian Kualifikasi
Dokumen isian kualifikasi di isi sesuai dengan petunjuk pada dokumen pemilihan. BAB VII 5. Formulir Rekapitulasi perhitungan TKDN (dalam hal tidak dibuat tidak menggugurkan).
(Prinsipnya TKDN bukanlah dibuat dan dikarang tanpa dasar oleh rekanan, TKDN yang diakui adalah yang sudah disertifikasi ataupun diakui oleh Lembaga Yang berwenang /Menteri Perindustrian)
6.
Fakta Integritas ( pilih yang sesuai )(Fakta integritas harus lah dibuat. Untuk mengisi point 2 pada contoh format fakta integritas tersebut maka rekanan dapat menulis dengan artenatif kalimat berikut :
Versi 1 :
akan melaporkan kepada
APIP DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH
RAGA KAB. ROKAN HULU yang bersangkutan dan/atau LKPP
apabila
mengetahui ada indikasi KKN dalam proses pengadaan ini.
Versi 2 :
akan melaporkan kepada
INSPEKTORAT KAB. ROKAN HULU dan/atau LKPP
apabila mengetahui ada indikasi KKN dalam proses pengadaan ini
Versi 3 :
akan melaporkan kepada APIP (
INSPEKTORAT KAB. ROKAN HULU) yang
bersangkutan dan/atau LKPP
apabila mengetahui ada indikasi KKN dalam
proses pengadaan ini
7.
Surat Pernyataan tertulis bahwa perusahaan yang bersangkutan dan
managemennya tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan
usahanya tidak sedang diberhentkan dan atau direksi yang berindak untuk dan atas
nama perusahaan atau peserta perseorangan tidak sedang dalam menjalani sangsi
pidana.
(Surat Pernyataan ini boleh tidak dibuat rekanan sepanjang subtansi dari pernyataan diatas
sudah tercantum pada formulir isian kualifikasi). Namun apabila subtansi dari penyataan
diatas tidak tercantum pada formulir isian kualifikasi maka surat pernyataan ini wajib
dibuat.)
8. Surat Pernyataan Tidak Menuntut apabila Paket dibatalkan
Mengingat kondisi APBD-P yang saat ini masih dalam tahap verifikasi maka peserta diwajibkan untuk membuat Surat Pernyataan Tidak menuntut apabila paket dibatalkan. Pembatalan paket ditentukan oleh adanya pembatalan paket Pengguna anggaran. Apabila diketahui pada saat pembukaan sampul penawaran ada rekanan yang tidak melampirkan surat pernyataan ini, maka panitia akan menyiapkan formulir surat pernyataan ini agar ditanda tangani oleh rekanan. Surat Pernyataan harus ditanda tangani oleh Direktur atau kuasa direktur yang tertera pada akte perusahaan. Apabila rekanan tidak bersedia juga menandatanganinya maka kelengkapan dokumen penawaran dinyatakan TIDAK LENGKAP. Dan dapat dijadikan oleh panitia dasar untuk menggugurkan Penawaran rekanan secara administratif
9. Dokumen Usulan Teknis, minimal terdiri dari ; Spesifikasi Teknis
Rekanan diminta untuk membuat spesifikasi teknis dari setiap barang yang ditawarkan minimal menyatakan hal-hal yang terdapat pada spesifikasi yang sudah ditetapkan pada
dokumen pemilihan. Spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan dokumen pemilihan dinyatakan GUGUR sedangkan yang sesuai dinyatakan TIDAK GUGUR.
Kebenaran dari spesifikasi ini dapat dibuktikan pada brosur dari setiap barang yang ditawarkan. Apabila ditemui spesifikasi yang ditulis pada lembar spesifikasi berbeda dengan brosur Asli (atau print berwarna) maka yang dijadikan pedoman evaluasi panitia adalah spesifikasi yang terdapat pada brosur.
Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan dirinci secara detail setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan
Jadwal pelaksanaan tidak boleh melewati 30 (Tiga Puluh) Hari kalender. Pada jadwal pelaksanaan dapat diketahui tahapan-tahapan dan jumlah barang yang di adakan sehingga dapat diketahui bobot setiap item barang yang ditawarkan. Sehingga pada jadwal pelaksanaan tergambar kegiatan persiapan, pengiriman barang, pelatihan dan penyelesaian pekerjaan
Metode pelaksanaan Pekerjaan dirinci secara jelas setiap tahapan palaksanaan pekerjaan.
Rekanan dianggap memahami metode palaksanaan apabila metode pelaksanaan menguraikan secara jelas tahapan-tahapan pelaksanaan Kegiatan secara rinci dan jelas. Mulai dari tahap persiapan sampai pengiriman barang. Sebelum pengiriman barang maka rekanan harus terlebih dahulu mengirimkan sampel barang kepada pengguna barang, apabila sampel-sampel barang sudah mendapat persetujuan dari pengguna barang maka barang baru boleh dikirim oleh rekanan. Pada saat pengiriman barang maka rekanan harus memperhatika keselamatan dan keamanan barang-barang yang diadakan
Identitas (jenis, tipe, asal barang dan merk)
Pada prinsipnya jenis, tipe dan merk dari setiap produk yang ditawarkan oleh rekanan harus jelas. Produk-produk yang tidak jelas jenis, type dan merknya maka dinyatakan GUGUR. Surat Pernyataan Jaminan Purna Jual/Garansi
Surat pernyatan jaminan purna jual/garansi merupakan surat pernyataan dari agen/distributor/pabrikan bahwa barang-barang yang ditawarkan oleh rekanan dijamin/digaransi selama 12 bulan (khusus untuk Softwere) sedangkan untuk komputer, printer,UPS dan Laptop harus disertai dengan pernyataan Jaminan ketersediaan Suku cadang minimal 5 tahun
Surat Pernyataan bersedia memberikan pelatihan kepada minimal 2 (dua) orang guru selama minimal 2 x 8 jam
Surat pernyataan dapat dibuat atas nama rekanan maupun oleh pabrikan pendukung. Tenaga pelatih haruslah tenaga terampil yang mengetahui dan menguasai dari materi yang diajarkan. Untuk itu surat pernyataan ini harus di lengkapi dengan Nama-nama tenaga yang akan memberi pelatihan. Daftar Riwayat Hidup tenaga Pelatih, dan foto kopi sartifikat atau surat keterangan yang dapat menjelaskan bahwa tenaga yang diajukan adalah tenaga yang menguasi materi dari barang-barang yang ditawarkan. Tenaga pengajar minimal 1 orang dan sudah berpengalaman minimal 1 tahun
Surat Pernyataan barang Original
Rekanan diharuskan untuk membuat pernyataan bahwa semua barang yang ditawarkan adalah original (softwere) dan dalam keadaan baru . apabila softwere yang diadakan merupakan duplikat atau plagiat maka segala konsekwensi hukum yang ditimbulkan dikemudian hari sepenuhnya menjadi tanggung jawab rekanan
Tenaga Teknis
Rekanan harus memiliki tenaga teknis untuk pelaksanaan pekerjaan ini,sekurang-kurangnya meliputi dua orang tenaga logistik, satu orang tenaga administrasi dan satu orang tenaga keuangan dengan pendidikan minimal SMA atau sederajat.
Surat Jaminan Suplay/Dukungan
Surat jaminan ditujukan kepada POKJA 2 Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemda Kab. Rokan Hulu. Surat jaminan suplay atau dukungan harus memberi informasi nama, alamat, lengkap, dan nomor HP/telp pemberi jaminan suplay (marketing diperbolehkan), nama penerima jaminan, jenis-jenis barang yang dijamin (boleh terlampir), Ketersediaan barang yang ada saat ini dan kesanggupan waktu yang diperlukan oleh pemberi jaminan untuk mengadakan barang.
Ketidak jelasan dari alamat pemberi jaminan suplay/dukungan sepenuhnya menjadi resiko rekanan. Apabila waktu yang diperlukan oleh pemberi jaminan melebihi jangka waktu maksimal yang ditawar oleh rekanan (30 Hari kalender) maka secara teknis jaminan suplay dinyatakan GUGUR. Atau apabila ketersediaan barang dari pemberi jaminan kurang dari 60 % (enam puluh per seratus) dari yang diperlukan dinyatakan GUGUR.
Yang berhak memberi dukungan/jaminan suplay adalah Pabrikan/prodesun dengan ketentuan :
-
Pabrikan/produsen yang bergerak di bidang industri Komputer dan Perangkat Lunak/Softwere yang di buktikan dengan memberi data Izin Usaha Pemberi Dukungan ( Nomor, masa berlaku, penerbit) dalam hal ini dapat diganti dengan melampirkan Foto Kopi Tanda Daftar Industri (TDI) dari pemberi jaminan.- Denah Lokasi Pabrik dan Domisili pabrik
- Pemberi jaminan suplay haruslah perusahaan yang memiliki sertifikat managemen ISO atau memiliki sertifikat managemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3) (lampirkan foto kopinya)
-
Melampirkan foto kopi sertifikat Merk terdaftar pada direktorat Jenderal HAKI kementerian Hukum dan HAM RI (khusus untuk setiap produk Sofwere)-
Setiap dukungan /jaminan suplay melampirkan brosur asli atau print berwarna (distempel) dari setiap jenis barang yang ditawarkan
Khusus untuk Pengadaan Printer, UPS, Laptop dan Komputer maka surat jaminan suplay boleh diperoleh dari distributor/agen resmi yang dibuktikan dengan adanya surat penunjukan sebagai distributor/agen resmi dari produk yang ditawarkan.BENTUK-BENTUK DOKUMEN YANG DISEDIAKAN OLEH PANITIA SIFATNYA HANYALAH CONTOH YANG DIJADIKAN PEDOMAN BAGI REKANAN DALAM MENYUSUN PENAWARANNYA. NAMUN SUBTANSI DARI SETIAP DOKUMEN YANG DIMINTA HARUS DIPENUHI OLEH REKANAN. BENTUK BOLEH BERBEDA NAMUN ISI DAN MAKNANYA HARUS SESUAI.
6.
Pembukaan sampul Penawaran akan dilaksanakan ;• Masuk Penawaran akan dilaksanakan pada ; Hari/Tanggal : Selasa, 22 November 2011 ; Jam : 08.30 WIB – 12.00 WIB
Tempat : Sekretariat ULP Pemda Rokan Hulu
• Buka Sampul Penawaran akan dimulai dilaksanakan pada ; Hari/Tanggal : Selasa, 22 November 2011 ;
Jam : 14.00 WIB – selesai
Tempat : Sekretariat ULP Pemda Rokan Hulu
Tatacara pembukaan sampul penawaran dapat dilihat pada Dokumen pelelangan paket kegiatan ini
7.
Metode Evaluasi yang akan digunakan adalah Sistem Gugur 8. Hal-hal yang menggugurkan penawaranDalam hal penawaran tidak memenuhi syarat sebagaimana yang sudah dijelaskan pada dokumen pemilihan ini dan ketentuan persyaratan pada risalah aanjwizing ini.
9.
Jenis kontrak yang digunakan adalah LUMP SUM10.
Sumber Dana DAK APBD-P Tahun Anggaran 201111.
Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri sesuai dengan ketentuan pada dokumen pemilihan dan perpres 54/201012. Ketentuan tentang penyesuaian harga ; TIDAK ADA PENYESUAIAN HARGA
13.
Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan sesuai dengan yang tertuang pada LDP dan LDK14.
Masa berlaku penawaran selama 30 hari kalender dan masa berlaku jaminan penawaran 44 hari kalender.15.
Pajak 3 bulan terakhir yang digunakan pajak bulan Agustus, September dan Oktober 16. Ketentuan tentang asuransi dan ketentuan lain yang dipersyaratkan17.
Pengalaman yang dinilai adalah pengalaman dalam satu sub bidang 523618. Asuransi yang mengeluarkan jaminan adalah asuransi yang sesuai dengan peruntukannya berdasarkan aturan yang berlaku
Setelah penjelasan maka dilanjutkan dengan seksi tanya-Jawab. TANYA- JAWAB
1. CV. Tanya : ‘-Jawab :
‘-Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Pasir Pengaraian, 17 November 2011 Panitia Pengadaan Barang/Jasa,
Mengetahui :
Peserta Pelelangan Umum 1. SAMSUL KAMAR,S.Hut ……… Ketua/Anggota
1.
CV. AFCHA GRAHAHENDRI 2. DONI AHYU ………
Sekretaris/Anggota
2.
CV. NANDO PUTRA TANBELFAHROZI 3. ANDESMAR,S.Pi, M.Si ………
Anggota
4. EDY NURMAN ………
Anggota
5. ANTHONY ANWAR, M.Si ……… Anggota
