P1.0 TUJUAN
Menerangkan arahan kerja penerimaan bahan daripada pembekal yang dipesan oleh Perpustakaan
2.0 SKOP
Meliputi semua proses penerimaan bahan monograf dan media sehingga dokumen-dokumen pembayaran diserahkan kepada Pejabat Ketua Pustakawan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Sistem Virtua
- Kadar Pertukaran Mata Wang Asing OPR/PSAS/GP01/JIL Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk
Penjilidan
- Nielsen Book Data
- Global Books In Print (GBIP) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BMA KB KBPK KBSTM KBTM KPKBS KP PAP PKBS PP PPKn PPSK : : : : : : : : : : : :
Bahagian Media dan Arkib
Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan
Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi
Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Ketua Bahagian Teknologi Maklumat (Kampus Bintulu) Ketua Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak
Ketua Pustawan Pembantu Am Pejabat
Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan
Pembantu Perpustakaan Kanan
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
5.0 TANGGUNGJAWAB
KB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
7.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Bahan berserta 3 Salinan Invois (2 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal) dan 2 Salinan Nota Hantaran daripada Pembekal (1 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal). Bagi PKBS 3 Salinan Nota Hantaran diperlukan.
PPKn/PP
7.3 Semak Bahan dengan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) untuk Menentukan:
a. Bahan diterima adalah bahan yang dipesan. b. Bilangan naskhah adalah betul.
c. Keadaan fizikal bahan adalah baik.
PPKn/PP
7.4 Semak Invois dan Pastikan Butiran Berikut pada Invois adalah Betul:
a. Nama dan alamat.
b. Tarikh dan nombor invois.
c. Judul bahan, bilangan naskhah dan nombor pesanan d. Harga dalam mata wang asal (pengecualian pada bidaan
sebut harga) dan mata wang RM.
e. Kadar tukaran mata wang asing pada invois (jika perlu). f. Kadar diskaun (jika perlu)
g. Jumlah keseluruhan invois dalam RM.
h. Salinan invois Penerbit / Pengedar (bagi bahan terbitan luar Negara).
i. Salinan kadar tukaran mata wang asing. j. Cetakan perkiraan harga
7.4.1 Semak pangkalan data seperti Global Books in Print atau Nielsen Book Data bagi harga pesanan yang tidak munasabah.
PPKn/PP
7.5 Bahan/Invois Boleh Diterima? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.8. 7.5.2 Jika tidak, terus ke langkah 7.6.
Tindakan Tanggungjawab
7.6 Isi Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah (OPR/PSAS/SS01/BIB).
7.6.1 Cop ‘BATAL’ pada invois dan kepilkan bersama Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah.
7.6.2 Rekodkan masalah invois / bahan tersebut di dalam Borang Aktiviti Pembekal (Bahan “Fresh Order”) (OPR/PSAS/BR01/PFO) atau Borang Aktiviti Pembekal (Bahan “On Approval”) (OPR/PSAS/BR01/POA).
PPKn/PP
7.7 Kembalikan Bahan/Invois kepada Pembekal dan Minta Bahan Gantian/Invois Baru. Ulang Langkah 7.2.
PPKn/PP
7.8 Cop Terimaan dan Tandatangan pada Semua Salinan Invois dan Nota Hantaran. Kembalikan Salinan Invois dan Salinan Nota Hantaran kepada Pembekal.
PPKn/PP
7.9 Tentukan Sama Ada Bahan Perlu Pratonton? 7.9.1 Jika perlu, ikut langkah 7.10.
7.9.2 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.12.
PPKn/PP
7.10 Lakukan Pratonton
7.10.1 Lakukan pratonton sendiri jika bahan beserta CD/DVD. Terus ke langkah 7.11.
7.10.2 Serah bahan media ke BMA atau pegawai bertanggungjawab bersama 2 salinan borang Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) jika pratonton tidak dilakukan sendiri.
7.10.3 Catat tarikh hantar bahan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan.
7.10.4 Masukkan tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton.
PPKn/PP
Tindakan Tanggungjawab 7.11 Lulus Pratonton?
7.11.1 Jika diluluskan sendiri, tampal pelekat LULUS pada muka depan “casing” dan catat tarikh pratonton serta tandatangan.
7.11.2 Jika diluluskan oleh BMA atau pegawai bertanggungjawab, akui terimaan pada Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) dan catat tarikh terima pada Borang
Pesanan Bahan Monograf dan Media
(OPR/PSAS/BR01/PSM).
7.11.3 Jika tidak lulus, ulang langkah 7.6.
PPKn/PP
7.12 Failkan Salinan Asal Nota Hantaran dalam Fail Penerimaan Bahan (UPM/PSAS/BPK/8.1.251-268) / (UPM/PSAS/PPSK/8.11.211-221) /(UPM/PSAS/PKBS/8.14.205-250).
PP
7.13 Rekodkan Penerimaan Bahan
7.13.1 Padankan borang pesanan (salinan Jabatan dan salinan Pemohon) dengan bahan.
7.13.2 Rekodkan penerimaan bahan dalam sistem Virtua dan ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan.
7.13.3 Cop Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois.
7.13.4 Buang tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton (jika perlu).
PPKn/PP
7.14 Tentukan Bahan Perlu Jilid. 7.14.1 Jika perlu ikut langkah 7.15. 7.14.2 Jika tidak perlu terus ke 7.16.
PPKn/PP
7.15 Lakukan Pengendalian Penjilidan.
(Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan untuk Penjilidan (OPR/PSAS/GP01/JIL)).
Seterusnya, ikut langkah 7.19.
PPKn/PP
Tindakan Tanggungjawab
7.16 Sediakan Dokumen-Dokumen Pembayaran:
7.16.1 Pastikan harga pada borang pesanan Salinan Bendahari dan salinan invois adalah sama. Buat pembetulan pada harga di borang pesanan Salinan Bendahari jika perlu dan turunkan tandatangan ringkas.
7.16.2 Kepilkan salinan pertama invois bersama borang pesanan Salinan Bendahari. Jika terdapat perubahan harga pada pesanan bahan, sertakan bersama satu salinan invois penerbit. Sertakan juga salinan nota hantaran, jika perlu. 7.16.3 Kepilkan bersama salinan kedua invois, salinan kadar
tukaran mata wang asing dan salinan invois penerbit. 7.16.4 Rekodkan data invois dalam Log Rekod Proses Invois
(OPR/PSAS/BL01/INV) dan Borang Aktiviti Pembekal (Bahan “Fresh Order”) (OPR/PSAS/BR01/PFO) atau Borang Aktiviti Pembekal (Bahan “On Approval”) (OPR/PSAS/BR01/POA). Serahkan dokumen-dokumen pembayaran yang siap diproses kepada Pustakawan untuk semakan.
PPKn/PP
7.17 Semak Dokumen-Dokumen Pembayaran, Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) dalam Masa 6 Hari Bekerja setelah Invois Diproses.
7.17.1 Jika tidak lengkap, kembalikan kepada PPKn/PP untuk tindakan pembetulan. Kembali ke langkah 7.16.
7.17.2 Jika lengkap, ikut langkah 7.18.
Nota : Bagi PKBS, buat penilaian prestasi syarikat terlebih dahulu menggunakan Borang Rekod Prstasi Syarikat (Bekalan) (SOK/KEW/BR004-A(I)/BUY)).
Pustakawan
7.18 Sahkan Dokumen-Dokumen Pembayaran dalam Masa 5 Hari Bekerja setelah Diterima.
a. Pengesahan Terimaan pada borang pesanan salinan Bendahari.
b. Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois.
c. Tandatangan Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV).
Tindakan Tanggungjawab
7.19 Serahkan Bahan bersama Borang Pesanan Salinan Pemohon dan Salinan Jabatan, serta Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) kepada PP/PAP untuk Proses Identifikasi Bahan.
PPKn/PP
7.20 Rekodkan Dokumen Pembayaran dalam Log Penyerahan Dokumen Pembayaran (OPR/PSAS/BL01/BYR) dan Hantar kepada PPKn Pejabat Ketua Pustakawan untuk Penyediaan Baucer (Perpustakaan Utama Sahaja).
PPKn/PP/PAP
7.21 Sediakan Baucer Pembayaran Perpustakaan. PPKn/PP 7.22 Terima Kembali Dokumen Pembayaran beserta Baucer
Perpustakaan untuk Disahkan.
KBPK/KPKBS
7.23 Serah Dokumen Pembayaran serta Baucer Pembayaran Perpustakaan yang telah Dicop Nama KBPK / KPKBS dan telah Disahkan ke Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari.
PPKn/PP/PAP
7.24 Failkan Salinan Invois dalam Fail Invois Pembekal ((UPM/PSAS/BPK/8.1.104-121)/ (UPM/PSAS/PPSK/8.11.111-121) / (UPM/PSAS/PKBS/8.14.107-120)) yang Diterima daripada Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari.
PPKn/PP
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. Sistem Virtua
Rekod Penerimaan Bahan
KBSTM/KBTM KBSTM/KBTM Server Virtua Kekal KBSTM/KBTM 2. UPM/PSAS/BPK/8.1.251-268 Penerimaan Bahan PP PP BPK 1 Tahun KB 3. UPM/PSAS/BPK/8.1.104-121 Invois pembekal PP PP BPK 7 Tahun KB 4. UPM/PSAS/ PPSK/8.11.111-121 Invois pembekal PP PP PPSK 7 Tahun KB 5. UPM/PSAS/PKBS/8.14.107-120 Invois pembekal PP PP PKBS 7 Tahun KB 6 OPR/PSAS/BL01/PIB
Log Proses Identifikasi Bahan • Borang Log Identifikasi Bahan
(OPR/PSAS/BR01/LIB) PPP/PP PPP/PP BPK PPSK PKBS 2 Bulan KB 7. OPR/PSAS/BL01/TBM
Log Pratonton Bahan Media
• Senarai Semak Pratonton
Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) PP PP BPK BMA PKBS 1 Tahun KB 8 OPR/PSAS/BL01/PSM
Log Pesanan Bahan Monograf dan Media
• Borang Pesanan Bahan
Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) Pustakawan/PPP /PP Pustakawan/PPP /PP BPK PPSK PKBS 6 Bulan KB 9 OPR/PSAS/BL01/INV
Log Rekod Proses Invois
PP PP BPK
PPSK PKBS 1 Tahun
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 10. OPR/PSAS/BL01/LPP
Log Laporan Prestasi Pembekal • Borang Aktiviti Pembekal (Bahan
“Fresh Order” ) (OPR/PSAS/BR01/PFO)
• Borang Aktiviti Pembekal (Bahan “On Approval”)
(OPR/PSAS/BR01/PBO)
• Senarai Semak Penerimaan
Bahan / Invois Bermasalah (OPR/PSAS/SS01/BIB) PP PP BPK PPSK PKBS 1 Tahun KB 11 OPR/PSAS/BL01/BYR
Log Penyerahan Dokumen Pembayaran PPKn/PP/ PAP PPKn/PP/ PAP BPK PPSK PKBS 1 Tahun KB 12 UPM/PSAS/PPSK/8.11.211-221
Penerimaan Bahan (Books on Approval)
PP PP PPSK
1 Tahun
KB
13 UPM/PSAS/PKBS/8.14.205-250
Penerimaan Bahan (Books on Approval)
PP PP PKBS
1 Tahun
KB
14 PGR/BL05/LOG-LTB
Log Laporan Tindakan Pembetulan • Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP). KB KB BPK PPSK PKBS 2 Tahun KB
9.0 SEJARAH SEMAKAN No.
Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)-2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)-1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012
