Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya
2366
Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi pengelolaan Persediaan Barang
(Studi Kasus Bagian Sarana dan Prasarana UB Press)
Era Nurria1, Aditya Rachmadi2, Ismiarta Aknuranda3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1eranurria@gmail.com, 2rachmadi.aditya@ub.ac.id, 3i.aknuranda@ub.ac.id
Abstrak
UB Press merupakan bagian dari unit penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Universitas Brawijaya dengan fokus utama program kerja pada penerbitan e-book, buku konvensional dan sitasi. UB Press sendiri terbagi menjadi tiga divisi yakni divisi penerbitan, pemasaran dan administrasi, keuangan & sarpras. Pada bagian sarpras dalam melaksanakan kegiatanya masih menggunakan proses konvesional dalam proses permintaan barang, pendataan barang masuk dan barang keluar serta pemesanan barang yang semuanya masih menggunakan form manual. Dengan adanya permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis pengelolaan persediaan barang. Pemodelan sistem informasi pengelolaan persediaan barang dilakukan menggunakan pendekatan Rational Unified
Process (RUP) yang berfokus pada fase inception dan elaboration. Pada fase inception dilakukan
analisis kebutuhan yang menghasilkan 15 fitur yang terdiri dari 12 kebutuhan fungsional dan 3 kebutuhan non fungsional serta 12 use cases. Pada fase elaboration dilakukan pemodelan sistem dan evaluasi sistem. Pada tahap pemodelan sistem menghasilkan kelas-kelas analisis hingga menjadi diagram kelas, pemodelan data dan pemodelan antarmuka sistem. Pada tahap evaluasi sistem menggunakan treacibility matrix dimana setiap persyaratan dapat dilacak ke dalam fitur, use case,
sequence diagram, activity diagram serta antarmuka sistem. Selain menggunakan treacibility matrix
digunakan consistency analysis dalam menghitung tingkat konsistensi kebutuhan yang menunjukan nilai 100% yang menunjukkann seluruh elemen kebutuhan saling berhubungan
Kata kunci: Analisis, sistem informasi, perancangan, RUP, persediaan barang Abstract
UB Press is part of UB's academic implementation support unit (UKPPA) with main program focus on e-book, conventional and citation. UB Press is divided into three divisions, publishing, marketing and administration, finance & facilities and infrastructure. The process of activities at facilities and infrastructure division still use conventional processes of demand for goods, data collection of goods and goods out and ordering goods all still using manual form. Given these issues information system that can support the business process of goods management is required. The model of management information system using Rational Unified Process which focus in the inception and elaboration phases. In the inception phase, need to analyze is performed which produces 15 features consisting of 12 functional requirements and 3 non-functional requirements and 12 use cases. In the elaboration phase needs to modeling the system and evaluate the system. At the modeling phase the system produces analysis of classes to be a class diagram, data modeling and user interfaces modeling. In the evaluation phase the system uses a traceability matrix where each condition can be traced to features, use cases, sequence diagrams, activity diagrams and interfaces. In addition to using traceability matrix, a consistency analysis was used to calculate the consistency level of need indicating 100 % shows all of the needs element are connected.
Keywords: Analysis, Information System, Design, RUP, inventory
1. PENDAHULUAN
UB Press tujuan untuk mengembangkan
sistem informasi dan manajemen penerbitan berbasis teknologi informasi. Salah satu alasan mengapa UB Press memiliki tujuan tersebut karena, UB Press menyadari bahwa peran
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
teknologi informasi sangatlah membantu dalam melakukan manajemen dari proses bisnisnya, salah satunya adalah penerbitan dan percetakan. Penerbitan dan percetakan ini tidak hanya meliputi proses cetak tapi dibelakang proses tersebut tentunya membutuhkan beberapa proses yang lain. Salah satu yang harus diketahui adalah proses produksi yang membutuhkan persediaan barang (inventory) baik barang jadi, barang setengah jadi maupun barang mentah. Apabila dalam persediaan tidak ada pengaturan barang maka akan terjadi permasalahan dalam manajemen persediaan.
Dengan permasalahan tersebut maka perlu adanya pengelolaan persediaan barang agar instansi dapat meminimalisasi resiko. Dalam proses percetakan dan penerbitan maka instansi harus mengetahui pasti persediaan kertas maupun bahan baku lain yang ada. Masalah yang kerap terjadi pada UB Press sendiri adalah permasalahan mengenai persediaan barang,
diantaranya belum adanya mekanisme
komputerisasi dalam hal pencatatan barang yang masuk maupun barang yang keluar. Akibatnya sulit untuk mendapatkan informasi ketika satu pihak ingin melihat informasi kapan saja. Proses pengelolaan data barang pada gudang masih dilakukan secara manual oleh staf sarana dan prasarana. Banyaknya barang yang tersimpan dalam gudang membuat karyawan merasa kesulitan dalam melakukan pengecekan stok barang. Staf sarana dan prasarana harus mencocokan barang yang tersimpan digudang dengan data barang masuk yang semuanya dilakukan secara manual.
Permasalahan yang berada pada
pergudangan barang perlu penanganan khusus agar dapat melakukan pengawasan ketika barang tersebut masih dalam gudang maupun sudah keluar gudang. Dengan adanya permasalahan mengenai pengelolaan data gudang yaitu pengelolaan barang masuk, pengelolaan barang keluar, pengelolaan stock barang dan persediaan barang, dibutuhkan suatu sistem informasi pengelolaan persediaan barang yang ada pada gudang. Dengan adanya sistem tersebut nantinya dapat mempermudah karyawan gudang untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang tersisa di gudang serta dapat menentukan barang yang mana yang harus keluar terlebih dahulu yang dapat dilihat dari tanggal masuknya barang kedalam gudang.
Mengingat bahwa pengelolaan persediaan sangat penting bagi UB PRESS dalam mencapai efisiensi dan efektivitas maka dibuatlah Analisis
Dan Pemodelan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pengembangan sistem. Dari hasil analisilah kita dapat mengetahui persyaratan-persyartan yang harus dipenuhi.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1 Kajian Pustaka
Nistala & Kumari (2013) pada penelitianya yang berjudul “An Approach to Carry Out
Consistency Analysis on Requirements”
membahas mengenai evaluasi hasil analis dan perancangan sistem. Pada penelitianya, Nistala mengusulkan kerangka kerja untuk melakukan
consistency analysis yaitu Requirement onfiguration Structure Framework yang digunakan dalam melacak konsistensi dari sebuah rancangan. Hasil dari penelitian ini adalah gambaran framework, tahap-tahap serta contoh pemakaian framework pada studi kasus.
Framework yang dihasilkan dari penelitian
Nistala dan Kumari peneliti gunakan dalam melakukan evaluasi analisis sistem yang dapat memberikan penilaian mengenai seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan.
2.2 Persediaan
Sediaan adalah sejumlah bahan atau barang yang tersedia untuk digunkaan sewaktu-waktu dimasa yang akan datang. Sediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadaka (dibeli atau dibuat sendiri) lebih besar daripada julah yang digunakan (dijual atau diolah sendiri). Dengan kata lain, sediaan adalah kelebihan jumlah yang diadakan diatas jumlah yang digunakan. Selama sebelum digunakan , sediaan itu sebenarnya merupakan sumberdaya yang menganggur. Namun demikin itu tidak berarti bahwa sumber daya yang menganggur itu tidak bermanfaat. Sediaan itu berguna sebagai alat untuk berjaga-jaga agar ada permintaan atau kebutuhan dimasa depan yang tidak dapat dipenuhi (pardede, 2005).
2.3 Unified Model Language
UML adalah bahasa standar untuk menuliskan blueprint perangkat lunak. UML juga digunakan untuk memvisualisasikan,
menentukan, membangun dan
mendokumentasikan artefak dari perangkat lunak secara intensif (Booch, 2005). UML sendiri juga memberikan standar penulisan
sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasan program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem perangkat lunka (Munawar, 2005).
2.4 Analisis Sistem Informasi
Analisis sistem informasi merupakan kegiatan untuk menggali hal-hal yang akan ditangani oleh sistem yang dimaksudkan untuk memberikan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang masalah dan kebutuhan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih rinci tentang apa yang berhasil, apa yang tidak dan apa yang dibutuhkan (Whitteen dan Bentley, 2007). Analisis sistem informasi yang dilakukan meliputi identifikasi pemangku kepentingan dan pengguna, analisis permasalahan. Identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem dan identifikasi kedudukan produk dan pemodelan
use case.
2.5 Requirement Configuration Structure:
Consistency Analysis
Requirement Configuration Structrure
adalah sebuah pendekatan untuk melakukan
consistency analysis pada suatu perancangan
perangkat lunak dengan memanfaatkan hubungan struktural antar elemen perancangan, yang berfokus pada konsistensi pendefinisian persyaratan (Nistala, 2013). Berikut merupakan tahapan yang digunakan dalam analisis konsistensi:
1. Layers and Configuration Item
Dalam diidentifikasi masukan dari 4 layer yang ada yaitu Business Layer, Process
Layer, Requirement Layer dan Spesification Layer.
2. Configuration Structure
Configuration Structure ini berfungsi
sebagai panduan dalam mengidentifikasi dan menghubungkan komponen pada layer
and configuration structure.yang berfungsi
3. Consistency Analysis
Consistency analysis dilakukan untuk
memvalidasi kebenaran pada configiratiion
structure.
4. Requirement Consistency Index
Requirement Consistency Index digunakan
untuk menghitung perbandingan nilai terhadap presentase konsistensi dalam sebuah pendefinisian kerbututhan. Perhitungan RCI dapat dilihat pada persamaan 1.
𝑅𝐶𝐼 = 𝐴
(B+C) (1)
Keterangan:
RCI : presentase konsistensi
A :Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten
B : Jumlah total elemen kebutuhan C :Jumlah elemen kebutuhan yang terdefinisikan secara tidak benar.
3. METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan yakni tahap persiapan, tahap pengumpulan data, tahap analisis permasalahan dan persyaratan sistem, pemodelan sistem kemudian dilakukan valuasi dan yang terakhir tahap pengambilan kesimpulan dan saran. Pada tahap persiapan ini, peniliti menyiapkan segala kebutuhan yang akan digunakan untuk mengumpulkan data seperti studi literature dengan mengumpulkan informasi di UB Press dan mengumpulkan literatur yang menunjnag.
Pada tahap pengumpulan data, peneliti melakukan beberapa hal seperti studi pustaka yang didapatkan dari buku dan artikel yang berkaitan dengan penelititan. Studi lapangan dilakukan dengan wawanca kepada pihak yang
bertanggung jawab dalam melakukan
pengelolaan persediaan barang dan observasi serta melakukan studi literatur dari dokumen yang bersangkutan. Setelah mendapatkan data maka peneliti melakukan pemodelan proses bisnis dan analisis persyaratan yang meliputi pemodelan proses bisnis saat ini dan usulan, identifikasi pemangku kepentingan analisis permasalahan, identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem serta pemodelan use case.
Pada tahap tahap analisis dan pemodelan sistem, peneliti melakukan analisis class, pemodelan sequence diagram, pemodelan data dan perancangan antar muka pengguna. Tahap tahap selanjutnya adalah evaluasi yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara kebutuhan dengan persyaratan sistem dan mengetahui apakah sistem sudah memenuhi tujuan pembuatan sistem itu sendiri. Evaluasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah
traceability matrix dan requirements
configuration structure.
Pengambilan kesimpulan dilakukan
berdasarkan hasil analisis dan pemodelan sistem pada proses bisnis yang sedang berjalan pada organisasi dan setelah adanya perbaikan dengan pemodelan sistem baru. Saran ditulis untuk mengambarkan rancangan yang sudah ada untuk
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
mendukung proses bisnis organisasi selanjutnya.
4. PROSES BISNIS DAN
PERSYARATAN SISTEM
Proses bisnis yang sedang berjalan pada bagian sarana dan prasarana UB press dalam melakukan pengelolaan barang saat ini yaitu dengan pembukuan. Ketika bagian produksi mendapatkan order buku maka akan meminta barang produksi kepada bagian sarpras yang nantinya bagian sarpras mengecek ketersediaan barang yang berada digudang, jika barang tidak tersedia makan akan mengajukan pembelian kepada ketua divisi sehingga barang akan dikirimkan kepada bagian produksi jika barang
telah diterima. Keseluruhan proses
permintaanbarang, pengajuan pembelian dan perhitungan stok dilakukan secara manual dengan menyerahkan blangko.
Analisis permasalahan dilakukan untuk memahami bidang masalah dengan cukup baik untuk secara menyeluruh menganalisis masalah,
kesempatan, dan batasanya. Adapun
permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut:
1.
Penyimpanan data barang masih dilakukan secara manual, yakni dengan menggunakan pembukuan.2. Pengajuan pembelian barang yang dilakukan secara manual.
3. Pengajuan permintaan barang secara manual.
4. Pencarian informasi stok barang masih dilakukan secara manual.
5. Pengunaan kertas, tinta dan alat tulis lainya untuk pencatatan dan penyimpanan. Dari permasalahan yang ada maka dilakukan pendefinisian pendefinisian kebutuhan dari tiap pemangku kepentingan yang didapatkan dari solusi permasalahan antara lain:
1.
Permintaan barang produksi dapat dilakukan melalui sistem.2.
Data seluruh barang yang dibutuhkan telah tersimpan pada databases sistem.3.
Keamanan Data.4.
Mengajukan pembelian barang melalui sistem.5.
Melakukan validasi pembelian barang melalui sistem.6.
Rekaptulasi barang masuk melalui sistem.7.
Rekaptulasi barang keluar melalui sistem.8.
Rekaptulasi stok opnam melalui sistem.9.
Rekaptulasi transaksi barang melalui sistem10.
Melakukan validasi permintaan barang logistik melalui sistem.11.
Sistem dapat diakases pada berbagai browser.12.
Sistem dapat diakses selama jam kerja Pemodelan use case menggunakan diagramuse case. Diagram use case terdiri dari
sekumpulan dari use case, aktor dan hubungan antara aktor dengan use case maupun hubungan aktor dengan aktor. Gambar 1 merupakan use
case diagram dari sistem informasi pengelolaan
persediaan barang.
Gambar 1 Diagram Use Case Sistem Informasi
Pengelolaan Persediaan Barang
5. PEMODELAN SISTEM
Basis data digunakan untuk menyimpan seluruh data hasil proses dari sistem. Pemodelan basis data bertujuan untuk merancang basis data yang akan digunakan agar keluaran data dari program sesui yang diharapkan.Gambar 2 merupakan pemodelan data sistem pengelolaan persediaan barang.
Gambar 2 Pemodelan Data SIPPB
Sedangkan untuk pemodelan antarmuka pengguna dapat dilihat pada gambar 3 hingga gambar 5.
Gambar 3 Halaman Utama Stok Opnam
Gambar 4 Halaman Transaksi Barang
Gambar 5 Halaman Utama Manajemen Barang 6. EVALUASI
Evaluasi yang digunakan adalah
traceability matrix dan Ananlysis Consistency
untuk mengetahui seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan.
6.1 Keruntutan Pemangku Kepentingan dengan Fitur
Pada bagian ini akan dilakukan pelacakan
keruntutan dari kebutuhan pemangku
kepentingan dengan fitur sistem. Tabel 1 merupakan hasil keruntutan kebututhan pemangku kebutuhan dengan fitur yang dapat diruntutkan. Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan Pemangku Kepentingan dengan Fitur.
Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan Pemangku
Kepentingan Dengan Fitur
Kebutuhan Fitur
Permintaan barang logistik dapat
dilakukan melalui sistem FEAT7 Data seluruh barang yang dibutuhkan
telah tersimpan pada databases sistem FEAT3
Keamanan Data FEAT15
Mengajukan pembelian barang melalui
sistem FEAT8
Melakukan validasi pembelian barang
melalui sistem FEAT10
Rekaptulasi barang masuk melalui sistem FEAT5 FEAT9 Rekaptulasi barang keluar melalui sistem FEAT6 FEAT12 Rekaptulasi stok opnam melalui sistem FEAT9 Rekaptulasi Transaksi Barang melalui
sistem FEAT12
Melakukan validasi permintaan barang
2370ogistic melalui sistem FEAT11 Dapat diakses pada berbagai browser FEAT13
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Akses sistem selama jam kerja FEAT15
6.2 Keruntutan Fitur Dengan Use Case
Bagian ini menjelaskan keruntutan antara fitur dengan use case Tabel merupkan hasil keruntutan fitur sistem dengan use case yang dapat diruntutkan. Hasil keruntutan fitur dengan
use case dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2 Keruntutan Fitur dengan Use Case
Kode Use Case
FEAT1 <<UC-12>> Mengautentikasi Pengguna FEAT2 <<UC-01>> Manajemen User
FEAT3 <<UC-02>> Manajemen Barang FEAT4 <<UC-03>> Manajemen Supplier FEAT5 <<UC-04>> Manajemen Barang Masuk FEAT6 <<UC-05>> Manajemen Barang Keluar FEAT7 <<UC-10>> Manajemen Permintaan
Barang
FEAT8 <<UC-09>> Manajemen Pembelian Barang
FEAT9 <<UC-08>> Manajemen Stok Opnam FEAT10 <<UC-11>> Memverifikasi permintaan
barang
FEAT11 <<UC-06>> Memverifikasi Pembelian Barang
FEAT12 <<UC-07>> Manajemen Laporan
6.3 Requirement Configuration Structure
Tahap awal yang harus dilakukan adalah menentukan masukan awal dari proses evaluasi konsistensi yang meliputi:
1. Business Layer berisikan tujuan proses
bisnis yang sedang berjalan. 2. Process Layer merupakan
kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan untuk mendukung tujuan proses besar yang sedang berjalan.
3. Requirements Layer berisikan kebutuhan
pemangku kepentingan
4. Spesification Layer didapatkan dari analisis
kebutuhan dalam bentuk spesifikasi. Masukan pada layer ini terdapat dua kegiatan baru yang dibagi menjadi delapan sub-kegiatan yang bertujuan untuk mempermudah kinerja sistem
Berdasarkan consistency analysis dapat diketahui bahwa:
1. Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten adalah 67 elemen dengan rincian 9 elemen kebutuhan business layer, 12 elemen kebutuhan process layer, 10 elemen
kebutuhan requirement layer dan 36 elemen kebutuhan spesifiction layer.
2. Jumlah total elemen kebutuhan adalah 67 elemen dengan rincian 9 elemen kebutuhan
business layer, 12 elemen kebutuhan process layer, 10 kelemen kebutuhan requirement layer dan 36 elemen kebutuhan spesifiction layer.
3. Jumlah elemen terdefinisi secara tidak benar adalah 8 elemen yang terdapat pada specification layer.
Setelah mengetahui nilai dari setiap variable maka didapatkan presentase konsistensi dari pendefinisian kebutuhan sistem informasi pengelolaan persediaan barang pada UB Press dengan perhitungan sebagai berikut:
RCI = 𝐴 (𝐵 + 𝐶)= 67 67 + 0= 67 67= 100%
Berdasarkan hasil perhitungan diatas, diperoleh nilai 100%. Hal ini menunjukkan bahwa setiap elemen dari keempat layer sudah saling berhubungan.
7. KESIMPULAN
Dalam menentukan kebutuhan yang akan dijadikan dasar dalam pemodelan sistem pengelolaan persediaan barang yaitu dengan melakukan identifikasi masalah pada instansi dengan melakukaan wawancara kepada pihak ketua bagian sarana dan prasarana mengenai proses bisnis yang berjalan sehingga menghasilkan spesifikasi kebutuhan yang akan diubah kedalam bentuk pemodelan sistem terdapat dua fase yang dilakukan, yaitu fase
inception dan fase elaboration.
Evaluasi dilakukan dengan menggunakan
traceability matrix yang bertujuan untuk
melakukan penelusuran keruntutan antara kebutuhan pemangku ,persyaratan fungsional dan non-fungsional,use case, acivity diagram dan sequences diagram serta rancangan antarmuka. Hasil keruntutan kebututhan tersebut telah disesuaikan dan tidak ada kebututhan pengguna yang tidak terdefinisiskan.
Consistency analysis dilakukan untuk melakukan evaluasi pada sistem bahwa kebutuhan yang telah didefinisiakan konsisten dengan index 100%.
DAFTAR PUSTAKA
Bittner, K. dan Spence. 2002. Use Case
Booch, G., James R. dan Ivar J. 2005. Unified User Language User Guide The 2nd Editon.
New York. Addision-Wesley.
Gornik, D. 2003. IBM : Rational Unified Process Best Practice for Software Development Teams. IBM. New York.
Kendall dan Kendall. 2001. System Analysis And
Design 5nd ed. New Jersey. Prentice Hall.
Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Sumayang, L., 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Jakarta. Salemba Empat.
Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Nistala, P. dan Kumari, P. 2013. An Approach to
Carry Out Consistency Analysis on Requirements. IEEE, pp. 320-325.
Pontas, M.Pardede. 2005. Manajemen Operasi Dan Produksi. Yogyakarya. Andi Offset. Pressman, Roger S. 2010. Software Engineering
A Practitioner’s Approach, seven edition.
New York. The MC Grow-Hill Companies, Inc.
Siahaan, D. 2012. Analisa Kebutuhan Dalam
Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta.
Penerbit Andi.
Sommerville, I. 2011. Software Engineering, Ninth Edition. New York. Addison-Wesley. Sugiarti, Y. 2013. Analisa dan Perancnagan
UML (Unified Model Language) Generated VB.6 Disertai Contoh Studi Kasus dan Interfaces Web. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Universitas Muhammadiyah Malang Press. 2005. Manajemen Persediaan. Malang. UMM Press.
