LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I TAHUN 2014

1

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

ANGKATAN I TAHUN 2014

“ OPTIMALISASI ADMINISTRASI PERENCANAAN PEMERIKSAAN”

PADA DIREKTORAT PEMERIKSAAN DAN RISET

PPATK

OLEH : HENI RAHMAWATI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

2014

2

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmatNya sehingga terselesaikannya pelaksanaan dan penulisan Laporan Proyek Perubahan dengan judul : “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan pada Direktorat Pemeriksaan dan Riset PPATK”.

Laporan Proyek Perubahan ini ditulis sebagai salah satu syarat mengikuti Diklat Kepemimpinan IV Angkatan I Tahun 2014 yang diselenggarakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan. Maksud dan tujuan penulisan Laporan Proyek Perubahan ini adalah sebagai proses melatih peserta untuk meningkatkan kemampuan manajerialnya sebagai aktualisasi kepemimpinan.

Laporan ini tercipta berkat dukungan, kerjasama dan kontribusi dari banyak pihak. Untuk itu ijinkan penulis memberikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Muhammad Yusuf, Kepala Pusat Analaisis dan Transaksi Keuangan (PPATK) yang telah memberi ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim IV tahun 2014.

2. Bapak Wirzal Yanuar, Deputi Pemberantasan PPATK.

3. Bapak Dwi Setiawan, Kepala Pusdiklat Badan Pemeriksa Keuangan. 4. Bapak Zaini Arief Budiman selaku Widyaiswara Pembimbing (coach). 5. Bapak Dr. Ivan Yustiavandana, Direktur Pemeriksaan dan Riset.

6. Bapak Agus Mulyana, Ketua Kelompok Pemeriksaan PJK Non Bank dan PBJ dan Mentor.

7. Bapak/Ibu para Widyaiswara yang memberikan mata pelajaran. Dengan segala hormat saya tidak dapat menyebutkan satu persatu.

8. Bapak/Ibu Satgas Angkatan I 2014 yang telah membantu kelancaran selama mengikuti Diklatpim IV Angkatan I tahun 2014.

9. Rekan-rekan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset PPATK.

10. Rekan-rekan seperjuangan Diklat Pim IV Angkatan I tahun 2014.

Terimakasih untuk suami dan anak-anakku tercinta atas pengertiannya, dan selalu memberikan motivasi serta dukungan hingga terselesaikannya tugas ini, juga untuk kedua orang tuaku atas doa dan restu yang tak pernah putus untuk keberhasilan penulis.

Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu mohon diberikan segala kritik dan saran yang membangun untuk penyempurnaan Laporan Proyek Perubahan ini.

Akhir kata, semoga Laporan Proyek Perubahan ini dapat berguna.

Kalibata, Oktober 2014

Penulis

Heni Rahmawati

3

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... B. Tujuan Proyek Perubahan ... C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan ... D. Standar/Kriteria Keberhasilan ... BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek ... 1. Kondisi Umum ... 2. Kondisi Khusus ... B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ... 1. Perencanaan Kegiatan ... 2. Hasil Pelaksanaan ... C. Analisis Stakeholder Internal dan Eksternal ...

1. Stakeholder Internal ... 2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ... 3. Kendala Internal dan Eksternal ... 4. Strategi Mengatasi Kendala ... 5. Capaian ... 6. Instrumen Monitoring yang digunakan ... BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... B. Saran ... DAFTAR PUSTAKA

4

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan ... Tabel 2 Perhitungan jawaban kuisioner sesudah proyek perubahan ... Tabel 3 Penilaian indikator keberhasilan ...

5

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Kolekting Data ... Gambar 2 Penyusunan Rekapitulasi Data ... Gambar 3 Sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan ...

6

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR BAGAN

7

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap Laboratorium Kepemimpinan

Lampiran 2 Berita Acara Kolekting Data

Lampiran 3 Notulensi Rapat Penyusunan dan Daftar Hadir Lampiran 4 Berita Acara Hasil Temuan Penomoran Ganda Lampiran 5 Testimoni dari Penata Usaha

Lampiran 6 Testimoni dari Beberapa Pemeriksa Lampiran 7 Daftar Register Hasil Telaahan

Lampiran 8 Daftar Register Rencana Pemeriksaan Lampiran 9 Surat Peryantaan Dukungan

Lampiran 10 SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

Lampiran 11 Daftar Hadir Sosialisasi dan Testimoni atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

8

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

DAFTAR SINGKATAN

DPR : Direktorat Pemeriksaan dan Riset LHP : Laporan Hasil Pemeriksaan HT : Hasil Telaahan

RP : Rencana Pemeriksaan KK : Ketua Kelompok

9

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2002 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2003 dan disempurnakan kembali dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang. PPAT sebagai lembaga intelijen dibidang keuangan atau Financial IntelIigence

Unit (FIU) merupakan focal point dalam mengoordinasikan upaya pencegahan

dan pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.

Pencucian uang merupakan perbuatan yang berusaha menyamarkan/mengaburkan asal usul aset (kekayaan dan pendapatan) yang diduga berasal dari kegiatan illegal (tindak pidana) sehingga seolah-olah berasal dari sumber yang sah/kegiatan legal.

Secara umum tahapan pencucian uang adalah sebagai berikut:

a. Placement (penempatan) adalah upaya menempatkan dana yang dihasilkan dari suatu aktifitas kejahatan melalui sistem keuangan. Dalam hal ini terdapat pergerakan fisik uang tunai dari luar sistem keuangan masuk ke dalam sistem keuangan.

b. Layering (pelapisan) merupakan suatu upaya memisahkan atau lebih menjauhkan hasil kejahatan dari sumbernya atau menciptakan serangkaian transaksi yang kompleks untuk menyamarkan/mengelabuhi sumber dana haram itu.

c. Integration (penggabungan) yaitu upaya untuk menetapkan suatu landasan sebagai suatu “legitimate explanation” bagi hasil kejahatan. Disini uang sudah dicuci melalu placement dan layering dialihkan ke dalam kegiatan-kegiatan sah sehingga tampak tidak berhubungan sama sekali dengan aktifitas kejahatan sebelumnya yang menjadi sumber dari uang yang dicuci.

PPATK memiliki fungsi utama dalam menyediakan dan memberikan informasi itelijen keuangan kepada aparat penegak hukum tentang dungaan tindak pidana pencucian uang atau dungaan tindak pidana asal. Informasi intelijen dimaksud merupakan hasil analisis dan hasil pemeriksaan atas berbagai data dan informasi yang diperoleh PPATK dari berbagai sumber meliputi Laporan Transaksi Keuangan Mencurigakan (LTKM), Laporan Transaksi Keuangan Tunai (LTKT), Laporan Pembawaan Uang Tunai, Laporan Transfer Dana dan Laporan

10

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

Transaksi yang berasal dari Penyedia Jasa Keuangan (PJK), Penyedia Barang dan Jasa, Ditjen Bea Cukai maupun FIU dari negara lain. Selain itu juga terdapat pemberian informasi yang dihasilkan dari hasil kerjasama berdasarkan nota kesepahaman dengan lembaga di dalam negeri maupun luar negeri serta informasi dari publik, media massa dan pengaduan masyarakat.

Hasil analisis dan hasil pemeriksaan PPATK yang mengindikasikan Tindak Pidana Pencucian Uang dan atau Tindak Pidana Asal disampaikan kepada penegak hukum. Terdpat 6 (enam) penyidik TPPU yaitu Kepolisian RI, Kejaksaan, KPK, BNN, Direktorat Jenderal Bea Cukai dan Direktorat Jenderal Pajak Kementrian Keuangan RI.

Berdasarkan ketentuan Pasal 44 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang (UU PP TPPU) dan Pasal 64 Peraturan Kepala Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan Nomor: PER-07/1.01/PPATK/08/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan, Direktorat Pemeriksaan dan Riset mengemban tugas untuk mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan atas Hasil Analisis terhadap laporan dan informasi transaksi keuangan yang disampaikan oleh pihak pelapor dan instansi terkait lainnya, melakukan penelitian, penyusunan, pengembangan tipologi, analisis strategis, dan statistik. Tugas utama Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah melakukan kegiatan pemeriksaan dan pengembangan riset.

Pemeriksaan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi Transaksi Keuangan Mencurigakan yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional untuk menilai dugaan adanya tindak pidana. Sesuai dengan definisi pemeriksaan tersebut, maka tujuan dari pemeriksaan yang dilakukan oleh PPATK adalah untuk menemukan dugaan/indikasi suatu tindak pidana ataupun memperkuat suatu dugaan awal adanya tindak pidana berdasarkan hasil analisis Transaksi Keuangan Mencurigakan. Output dari kegiatan pemeriksaan tersebut adalah Laporan Hasil Pemeriksaan. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) adalah penilaian akhir dari seluruh proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi transaksi keuangan mencurigakan yang dilakukan secara independen, obyektif dan profesional yang disampaikan kepada penyidik.

Tahapan pemeriksaan yang dilakukan oleh Direktorat Pemeriksaan dan Riset yaitu :

1. Tahapan Perencanaan Pemeriksaan 2. Tahapan Pemeriksaan Lebih Lanjut

11

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

4. Tahapan Koordinasi Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan Yang telah disampaikan kepada penyidik

Adapun tahapan pemeriksaan dapat digambarkan dalam bisnis proses pemeriksaan sebagai berikut :

Bagan 1

Bisnis proses pemeriksaan

Tahap perencanaan pemeriksaan merupakan salah satu tahap awal yang penting bagi pemeriksaan. Proses atau rangkaian kegiatan pada tahap ini adalah usulan pemeriksaan yang masuk akan dilakukan penelaahan dan diambil keputusan secara internal direktorat apakah layak untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut atau tidak melalui gelar hasil telaahan yang dihadiri oleh staf pemeriksa, ketua kelompok pemeriksaan dan direktur. Apabila penilaian dari hasil telaahan layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka akan dibuat memo dan usulan rencana pemeriksaan kepada Pimpinan, jika penilaian dari hasil telaahan tidak layak dilakukan pemeriksaan lebih lanjut maka dokumen disimpan dalam database. Apabila usulan rencana pemeriksaan disetujui Pimpinan maka tahap selanjutnya adalah tahap pemeriksaan lebih lanjut.

12

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

- terkait konten (material) hasil telaahan yaitu adanya database baru yang belum optimal digunakan yaitu nomor CIF dari PJK Bank

- belum adanya Standar Operasional Prosedur Mikro/Teknis terkait pelaksanaan kegiatan perencanaan pemeriksaan

- belum adanya alur dokumen yang jelas (tidak melalui satu pintu) sehingga sulit untuk melakukan pendataan

- belum adanya data rekapitulasi terkait usulan rencana pemeriksaan yang telah disetujui Pimpinan sehingga menyulitkan kegiatan monitoring tindak lanjut.

B. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” untuk jangka pendek yang akan dicapai adalah

- Tersedianya usulan rencana pemeriksaan lebih lengkap dengan adanya database baru yaitu nomor CIF dari Penyedia Jasa Keuangan Bank

- Tersedianya SOP Mikro : SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan - Adanya alur dokumen yang jelas

- Penata usahaan dokumen-dokumen terkait dilakukan dengan rapi (daftar nomor register, hardcopy dan softcopy hasil telaahan, memo usulan rencana pemeriksaan)

Adapun tujuan jangka panjang yang akan dicapai adalah database hasil telaahan dan rencana pemeriksaan yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan proses evaluasi dan monitoring atas tindak lanjut rencana pemeriksaan yang telah disetujui oleh Pimpinan.

C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Proyek perubahan ini mengambil lingkup area perubahan pada tahap perencanaan pemeriksaan mengingat tahap dimaksud merupakan tahap awal dalam kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset dan salah satu kegiatan penting yang menentukan kualitas pelaksaanan pemeriksaan. Fokus proyek perubahan pada tahap perencanaan pemeriksaan adalah bagaimana mengoptimalisasikan administrasi perencanaan pemeriksaan yang berguna untuk menertibkan proses administrasi, membantu atasan mengambil keputusan, dan melakukan monitoring serta evaluasi terhadap pelaksaanaan perencanaan pemeriksaan.

13

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

Kegiatan yang akan dilakukan untuk kegiatan “Optimalisasi Manajemen Perencanaan Pemeriksaan” adalah sebagai berikut:

1. Melakukan kolekting data atas dokumen disposisi untuk telaah kasus dari Direktur melalui Ketua Kelompok kepada Pemeriksa, Hasil Telaahan, Rencana Pemeriksaan dan memo pengantar yang terkait.

2. Memasukkan seluruh data dan informasi (hasil telaahan,hasil gelar telaahan dan rencana pemeriksaan) ke dalam rekapitulasi data.

3. Menyusun SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.

4. Melakukan pembahasan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan beberapa staf pemeriksa, ketua kelompok pemeriksa dan direktur pemeriksaan dan riset.

5. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada seluruh staf pemeriksa di DPR.

6. Memonitoring seluruh kegiatan dan data yang terkait dengan kegiatan perencanaan pemeriksaan.

D. Standar dan Kriteria Keberhasilan

Standar dan Kriteria Keberhasilan atas proyek ini adalah

1. Terlaksananya setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dan terciptanya output atas proyek perubahan yang meliputi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan, Rekapitulasi data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan, Daftar/Buku Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan.

2. Tercapainya outcome yaitu dampak/manfaat yang ditimbulkan atas pelaksanaan proyek perubahan ini yang diukur melalui kuisioner untuk menjaring pendapat stakeholder atas pelaksaanaan dan manfaat proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” di Direktorat Pemeriksaan dan Riset. Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat keberhasilan proyek perubahan sebagai berikut:

a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan alur proses dan alur dokumen menjadi lebih jelas

b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU) membuat proses administrasi menjadi lebih tertib

c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan secara manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi lebih rapi, jelas, dan urut

14

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan (direktur dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan

e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat memudahkan monitoring berjalan dengan baik

15

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

1. Kondisi Umum

Proyek Perubahan ini dilaksanakan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset (DPR) PPATK yang dalam struktural PPATK terletak dibawah Deputi Bidang Pencegahan dan Pemeriksaan. Salah satu tugas dan fungsi Direktorat Pemeriksaan dan Riset adalah melaksanaan kegiatan pemeriksaan yang outputnya berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP). LHP yang berindikasi TPPU dan asal tindak pidana asal disampaikan kepeada penyidik (penegak hukum) sebagai informasi intelijen yang diharapkan dapat membantu kewenangan penyelidikan dan penyidikan atas penanganan TPPU di Indonesia.

2. Kondisi Khusus

Kegiatan pemeriksaan di Direktorat Pemeriksaan dan Riset (DPR) PPATK terdiri atas tahap perencanaan, pelaksanaan dan penyusunan laporan. Fokus proyek perubahan pada optimalisasi administrasi perencanaan pemeriksaan mengingat terdapat permasalahan dalam proses administrasi sehingga menimbulkan kurang optimalnya proses monitoring dan evaluasi atas kegaiatan perencanaan pemeriksaan.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan 1. Perencanaan Kegiatan

Membuat perencanaan tahapan kegiatan meliputi :

 Tahap pertama mengumpulkan semua data-data (kolekting) yang dibutuhkan (hasil telaahan, rencana pemeriksaan dan memo) pada minggu 1 dan ke 2.

 Tahap kedua memasukkan seluruh data ke dalam tabel yang telah dibuat memberikan nomor register untuk hasil telahaan dan rencana pemeriksaan yang belum ada pada minggu ke 2 dan ke 3.

 Tahap ketiga membuat draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan, melakukan pembahasan dengan staf pemeriksa serta atasan (Ketua kelompok) pada minggu ke 4 sampai dengan minggu ke 6.

 Tahap keempat permohonan persetujuan kepada Ketua Kelompok Pemeriksaan dan Direktur kemudian mensosialisasikan kepada

16

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

seluruh staf pemeriksa di Dit Pemeriksaan dan Riset pada minggu ke 7 dan 8.

 Tahap kelima melakukan implementasi dan monitoring atas rekapitulasi data yang dibuat dan menyampaikan informasi kepada atasan (Direktur dan Ketua Kelompok) jika ada permasalahan yang terjadi pada proses perencanaan pemeriksaan pada minggu ke 9 samapai dengan minggu ke 11.

 Tahap keenam melakukan proses pengukuran keberhasilan proyek perubahan pada minggu ke 12.

2. Hasil Pelaksanaan

Proeyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan dilaksanakan mulai tanggal 4 Agustus s.d 17 Oktober 2014. Hasil pelaksanaan proyek perubahan sebagaimana dijelaskan secara detail dalam Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Lampiran 1) dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Tahap pertama yang dilakukan pada minggu 1 dan 2 adalah melakukan sosialisasi secara personal terkait proyek perubahan dan kolekting data kepada pemeriksa. Hasilnya berupa dokumen disposisi dari ketua kelompok, Hasil Telaahan (HT), Rencana Pemeriksaan (RP) dan memo pengantar. Hasil kolekting data dituangkan dalam Berita Acara Kolekting Data yang ditandatangani oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan Ketua Kelompok/Mentor (Lampiran 2)

b. Tahap kedua membuat rekapitulasi data yang telah dikolekting bersama dengan Penata Usaha (TU) pada minggu ke 2 samapi dengan minggu ke 3.

c. Tahap ketiga mengadakan rapat pembahasan penyusunan draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok Pemeriksaan dan beberapa teman pemeriksa pada tanggal 18 Agustus 2014 (Daftar Hadir terlampir). Hasil dari rapat tersebut (Lampiran 3) adalah :

 Dalam alur bisnis proses tahap perencanaan pemeriksaan disepakati jika dokumen yang terkait dalam tahap perencanaan pemeriksaan melalui Penata Usaha.

17

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

 Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register.

 Penomoran Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dilakukan secara manual di Buku Register dilakukan oleh Penata Usaha.

 Softcopy dokumen Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan di upload di share folder DPR oleh pemeriksa yang melakukan telaahan.

d. Pada tahap penyelesaian pembuatan rekapitulasi diketemukan penomoran ganda pada dokumen Rencana Pemeriksaan. Atas temuan penomoran ganda tersebut kemudian dibuat Berita Acara yang ditandatangani oleh Project Leader, Penata Usaha (TU) dan Ketua Kelompok/Mentor pada tanggal 22 Agustus 2014 (Lampiran 4). Selain itu dibuat lembar testimoni kepada Penata Usaha (TU) terkait pendapat yang bersangkutan atas temuan tersebut (Lampiran 5).

e. Tahap berikutnya yaitu menyebarkan kuisioner untuk menjaring pendapat/testimoni terkait kegiatan kolekting data dan temuan atas penomoran ganda ke pemeriksa pada minggu ke 4 tanggal 25 Agustus 2014 (Lampiran 6).

f. Tindaklanjut atas keputusan rapat pembahasan penyusunan draft SOP maka dibuatlah buku register hasil telaahan dan register rencana pemeriksaan pada tanggal 25 Agustus 2014 (Lampiran 7 dan 8).

g. Melakukan pembahasan lebih lanjut atas draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dengan Ketua Kelompok Pemeriksaan serta menjelaskan hasil temuan (permasalahan yang dihadapi dalam tahap perencanaan pemeriksaan) serta mengusulkan beberapa solusi sehingga dibuatlah Surat Pernyataan Dukungan dari Ketua Kelompok Pemeriksaan (Lampiran 9) pada minggu ke 5 sampai dengan minggu ke 7.

h. Meminta persetujuan atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada Ketua Kelompok Pemeriksaan dan Direktur Pemeriksaan dan Riset (Lampiran 10) pada minggu ke 8.

i. Melakukan sosialisasi SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan kepada rekan pemeriksa. Daftar hadir dan masukan/arahan terlampir (Lampiran 11) pada minggu ke 10 tanggal 6 Oktober 2014

18

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

j. Melakukan monitoring atas seluruh kegiatan dan data yang terkait dengan kegiatan perencanaan pemeriksaan dengan cara menyebar kuisioner ke pemeriksa untuk mengukur tingkat keberhasilan atas implementasi proyek perubahan yang dilakukan (Lampiran 12) pada tanggal 13-14 Oktober 2014.

k. Melakukan penghitungan dan penilaian hasil jawaban kuisioner pada tanggal 14 Oktober 2014 serta mulai menyusun laporan.

C. Analisis Stakeholder Internal 1. Stakeholder Internal

Beberapa stakeholder internal dalam proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” :

a. Penata Usaha

Peran Penata usaha (TU) sangat penting karena yang bersangkutan yang akan melakukan kegiatan utama administrasi sebagai pintu masuk dan keluar dokumen sehingga dibutuhkan dukungan dari TU untuk keberhasilan proyek perubahan ini.

b. Pemeriksa Transaksi Keuangan

Peran Pemeriksa Transaksi Keuangan sebagai salah satu pihak yang terkait dalam proyek ini juga penting yaitu sebagai pihak pembuat hasil telaahan dan rencana pemeriksan sehingga juga dibutuhkan dukungan dari mereka.

c. Ketua Kelompok Pemeriksaan

Peran Ketua Kelompok Pemeriksaan sangatlah penting karena Ketua Kelompok memiliki kewenangan untuk memberikan disposisi atas usulan pemeriksaan kepada pemeriksa serta melakukan monitoring dan evaluasi atas pengerjaan setiap tugas yang diberikan khususnya pada tahap perencanaan pemeriksaan.

d. Direktur Pemeriksaan dan Riset

Sebagai pimpinan tertinggi pada direktorat dukungan dari Direktur akan menentukan keberhasilan dijalankannya proyek perubahan ini terutama terkait persetujuan atas SOP yang akan diberlakukan.

2. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Pengaruh stakeholder terhadap perubahan yang dilakukan atas proyek perubahan ini adalah bersifat positif dan mendukung atas terlaksananya proyek perubahan sehingga tidak ditemukan kendala

19

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

khusus terkait peran dan pengaruh stakeholder. Dukungan

stakeholder tersebut berpengaruh demi keberhasilan proyek agar:

1. Tersedianya hasil telaahan dan rencana pemeriksaan yang lebih lengkap dan akurat

2. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan alur dokumen yang jelas

3. Penataanusahaan dokumen-dokumen terkait perencanaan pemeriksaan menjadi lebih tertib dan rapi serta untuk menjaga kerahasiaan, dan jika dibutuhkan mudah mendapatkannya (melalui satu pintu yaitu staf TU);

4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi atas proses perencanaan pemeriksaan.

5. Meningkatkan pengendalian terhadap tindak lanjut usulan rencana pemeriksaan yang sudah disetujui Pimpinan.

3. Kendala Internal dan Eksernal

Kendala internal

- Dokumen yang terpisah-pisah karena dipegang masing-masing oleh ketua tim pemeriksaan sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan kolekting data

- Keberadaan pemeriksa yang sedang melakukan pemeriksaan di luar kota

4. Strategi Mengatasi Kendala

- Melakukan kolekting data kepada pemeriksa yang ada dengan bantuan TU

- Komunikasi melalui email atas proyek perubahan serta melakukan pendekatan personal

5. Capaian

- Pada tahap kolekting data/dokumen dan pembuatan rekapitulasi data melibatkan penata usaha/TU dan pemeriksa

20

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

Gambar 1 Kolekting Data

Gambar 2

Pembuatan rekapitulasi data

- Pada tahap penyusunan draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan melibatkan ketua kelompok/mentor serta beberapa rekan pemeriksa untuk membahas beberapa permasalahan yang dihadapi pada tahap perencanaan pemeriksaan terutama terkait proses administrasi serta membahas solusi atas masalah tersebut. - Untuk memperoleh dukungan komitmen dari ketua kelompok atas solusi yang telah disepakati dalam rapat pembahasan penyusunan

21

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

draft SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan maka dibuat Surat Pernyataan Dukungan yang ditandatangani oleh dua Ketua Kelompok Pemeriksaan.

- Pada tahap permohonan persetujuan atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dukungan dari Ketua Kelompok dan Direktur Pemeriksaan dan Riset dibuktikan dengan ditandatanganinya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dan disetujui untuk mulai diimplementasikan.

- Pada tahap sosialisasi atas SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan dukungan dari atasan serta rekan pemeriksa dituangkan dalam bentuk testimoni yang berisi dukungan maupun masukan terkait pelaksanaan SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan.

Gambar 3 Rapat Sosialisasi SOP

- Pada tahap monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan menggunakan kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan Ketua Kelompok Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan Riset dengan total 18 responden.

6. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Kegiatan monitoring atas pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” dengan menggunakan kuisioner yang diberikan kepada pemeriksa dan Ketua Kelompok

22

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

Pemeriksaan serta Direktur Pemeriksaan dan Riset dengan total 18 responden.

Adapun indikator yang digunakan untuk tingkat keberhasilan proyek perubahan sebagai berikut:

a. Tersedianya SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan menjadikan alur proses dan alur dokumen menjadi lebih jelas

b. Alur dokumen melalui “satu pintu” (melalui staf penata usaha/TU) membuat proses administrasi menjadi lebih tertib

c. Penomoran register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan secara manual oleh TU membuat pendataan dokumen menjadi lebih rapi, jelas, dan urut

d. Hasil kompilasi data (rekapitulasi) dapat memudahkan atasan (direktur dan ketua kelompok) dalam pengambilan keputusan e. Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan dapat

memudahkan monitoring berjalan dengan baik

Masing-masing indikator diatas diukur dengan menggunakan skala 1-5 dengan keterangan 1=sangat tidak setuju, 2 = tidak setuju, 3 = cukup, 4 = setuju dan 5 = sangat setuju serta N/A jika tidak memungkinkan memberikan pendapat.

Hasil Pengukuran Kuisioner sebelum dan sesudah proyek perubahan sebagai berikut:

a. Sebelum Proyek Perubahan

Tabel 1

Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan

Responden

Sebelum Proyek

Total

Pertanyaan

1

2

3

4

5

1

3

3

3

2

2

2,6

2

4

4

3

3

3

3,4

3

3

3

3

3

3

3

4

3

1

1

2

1

1,6

5

3

2

3

3

3

2,8

6

3

3

3

3

3

3

7

4

4

4

4

4

4

8

3

3

3

3

3

3

9

3

2

2

2

3

2,4

10

3

2

2

3

3

2,6

11

3

1

1

2

1

1,6

23

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

12

2

1

1

2

2

1,6

13

3

3

3

3

3

3

14

3

3

3

3

3

3

15

3

2

3

2

2

2,4

16

3

3

3

3

3

3

17

3

2

3

3

3

2,8

18

3

3

3

3

3

3

3,055556

2,5 2,611111 2,722222 2,666667 2,711111

b. Sesudah Proyek Perubahan

Tabel 2

Perhitungan jawaban kuisioner sebelum proyek perubahan

Responden

Sesudah Proyek

Total

Pertanyaan

1

2

3

4

5

1

5

4

4

5

4

4,4

2

5

5

5

5

5

5

3

4

5

5

5

5

4,8

4

4

4

4

5

5

4,4

5

4

5

4

5

5

4,6

6

5

5

5

5

5

5

7

5

5

5

5

5

5

8

4

4

4

5

5

4,4

9

4

4

5

4

4

4,2

10

4

4

4

4

5

4,2

11

5

5

4

5

5

4,8

12

4

4

3

4

5

4

13

5

5

4

5

5

4,8

14

4

5

5

5

5

4,8

15

5

4

4

4

4

4,2

16

5

5

4

4

4

4,4

17

4

5

5

5

5

4,8

18

5

5

5

5

5

5

4,5 4,611111 4,388889 4,722222 4,777778

4,6

Dari tabel pengukuran diatas kemudian dilakukan penilaian atas tingkat keberhasilan dari 5 (lima) indikator yang digunakan yaitu sebagai berikut

24

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

Tabel 3

Penilaian indikator keberhasilan

No Indikator keberhasilan sebelum sesudah 1 Tersedianya SOP Teknis Perencanaan

Pemeriksaan menjadikan alur proses

dan alur dokumen menjadi lebih jelas 3,05 4,5 2 Alur dokumen melalui “satu pintu”

(melalui staf penata usaha/TU) membuat proses administrasi menjadi

lebih tertib 2,5 4,61 3 Penomoran register Hasil Telaahan dan

Rencana Pemeriksaan secara manual oleh TU membuat pendataan dokumen

menjadi lebih rapi, jelas, dan urut 2,61 4,39 4 Hasil kompilasi data (rekapitulasi)

dapat memudahkan atasan (direktur dan ketua kelompok) dalam

pengambilan keputusan 2,72 4,72 5 Rekapitulasi Data Hasil Telaahan dan

Rencana Pemeriksaan dapat memudahkan monitoring berjalan

dengan baik 2,67 4,78

Grafik 1

Penilaian Responden atas indikator keberhasilan

Berdasarkan tabel 3 dan grafik 1 diatas diketahui bahwa menurut responden terdapat peningkatan atas 5 indikator pada waktu sebelum dan sesudah proyek perubahan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya proyek perubahan ini maka proses administrasi dan tata kelola dokumen menjadi lebih tertib, jelas dan rapi.

0 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 Sebelum Sesudah

25

Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2014 “Optimalisasi Administrasi Perencanaan

Pemeriksaan”

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

- Proyek perubahan dapat terlaksana karena dukungan dan kerjasama dari pihak-pihak yang memiliki pengaruh atas keberhasilan proyek ini. - Pihak-pihak yang terkait dalam proyek perubahan ini (stakeholder)

adalah Penata Usaha (TU), Pemeriksa, Ketua Kelompok Pemeriksaan dan Direktur Pemeriksaan dan Riset.

- Proyek perubahan ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun output besar yang dihasilkan proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” berupa:

a. SOP Teknis Perencanaan Pemeriksaan

b. Rekapitulasi data atas Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan c. Buku Register Hasil Telaahan dan Rencana Pemeriksaan

- Outcome yang dicapai atas output proyek perubahan “Optimalisasi Administrasi Perencanaan Pemeriksaan” sebagaimana disebutkan diatas yaitu terlaksananya kegiatan administrasi yang lebih tertib dan rapi serta mengoptimalkan kegiatan monitoring dan evaluasi atas tahap perencanaan pemeriksaan.

- Capaian atas proyek perubahan ini adalah mendapatkan dukungan dari para stakeholder di setiap tahapan pelaksanaan proyek perubahan sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar.

- Keberhasilan atas proyek perubahan ini diukur melalui kuisioner dengan 5 (lima) pertanyaan untuk mengetahui kondisi sebelum proyek perubahan dan sesudah proyek perubahan dilakukan kepada responden yang terdiri dari 18 orang (internal DPR). Hasilnya menunjukkan terjadi peningkatan nilai terhadap 5 (lima) indikator yang ditanyakan. Hal tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan proyek perubahan berhasil membawa perubahan ke kondisi yang lebih baik dengan terwujudnya proses administrasi yang tertib, jelas dan rapi.

B. Saran

Agar keberhasilan proyek perubahan ini tetap berkesinambungan maka output yang dihasilkan dalam proyek perubahan tetap membutuhkan dukungan, kerjasama dari para pihak terkait serta komitmen dari pimpinan.