KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN

(1)

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Tahun 2015

KATALOG LAYANAN

PKP2A IV LAN

(2)

i

Administrasi Negara di Daerah”, Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan

Aparatur IV (PKP2A IV) sebagai salah satu unit kerja Lembaga Administrasi Negara (LAN) yang berkedudukan di daerah menyelenggarakan berbagai program terkait dengan pengkajian kebijakan dan pengembangan inovasi administrasi Negara dan pembinaan serta penyelenggaraan diklat aparatur. Berbagai program dan kegiatan tersebut kemudian dijabarkan dalam berbagai bentuk kegiatan-kegiatan dalam upaya menjawab kebutuhan stakeholder di daerah, khususnya diwilayah Sumetera. Sebagai media komunikasi dengan stakholder, kami memandang perlu untuk menyediakan informasi tentang berbagai jenis layanan yang diberikan oleh PKP2A IV LAN kepada mitra kerja di daerah, yang kami sajikan dalam bentuk Katalog Layanan PKP2A IV LAN.

Katalog layanan ini berisi berbagai jenis layanan yang kami berikan kepada mitra kerja (pengguna layanan) kami baik dibidang Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara maupun Diklat Aparatur serta layanan dukungan dari Bagian Administrasi baik eksternal maupun internal. Secara singkat, Katalog layanan ini menginformasikan tentang jenis layanan, mekanisme layanan, produk layanan dan penanggung jawab layanan serta informasi-informasi lain terlait dengan layanan yang diberikan oleh PKP2A IV LAN kepada mitra kerja.

Besar harapan kami, katalog layanan ini bermanfaat kepada stakeholders kami dan sekaligus dapat berkontribusi kepada komitmen kami untuk terus meningkatkan kualitas layanan kami kepada mitra kerja di daerah.

Kami menyadari, bahwa katalog layanan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari aspek isi, tampilan dan kelengkapan informasi yang diharapkan oleh stakeholders, untuk itu kami sangat senang jika mendapat saran, masukan maupun kritik yang membangun guna menyempurnakan katalog layanan ini.

Akhirnya, kami tidak lupa menyucapkan syukur kehadiran Allah SWT dan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi aktif dalam proses penyusunan katalog layanan ini.

Aceh Besar, Desember 2015 Kepala PKP2A IV LAN

(3)

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... I. Katalog Layanan Bidang KKIAN ... 1

1. Layanan Advokasi Penyusunan Standar Pelayanan ... 1

2. Layanan Jurnal Transformasi Administrasi ... 2

3. Layanan Perkonsultasian ... 3

4. Layanan Kajian/Penelitian ... 3

II. Katalog Layanan bidang Diklat Aparatur ... 4

1. Layanan Pembinaan Diklat ... 4

2. Layanan Fasilitasi Penyelenggaraan Diklat ... 5

3. Layanan Pembelajaran Diklat ... 6

4. Layanan Peserta dan Alumni Diklat ... 6

III. Katalog Layanan Bagian Administrasi ... 7

A. Katalog layanan Internal ... 7

1. Pelayanan Pengembangan Pegawai ... 7

i. Pelayanan Pengembangan Pegawai ... 7

ii. Layanan Pengembangan Pegawai ... 8

iii. Layanan Kepangkatan ... 8

iv. Layanan Gaji Berkala ... 9

v. Layanan Absensi Kehadiran ... 9

vi. Layanan Pensiun ... 9

2. Pelayanan Barjas ... 10

3. Pelayanan ATK ... 10

4. Pelayanan Pemakaian Aset BMN ... 11

5. Pelayanan Administrasi Tata Naskah Dinas dan Arsip ... 11

i. Layanan Surat-Menyurat ... 11

ii. Layanan Kearsipan ... 12

6. Pelayanan Kebersihan dan Keamanan ... 13

7. Pelayanan Perencanaan Program ... 13

i. Layanan Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) ... 14

ii. Layanan Penyusunan Perjanjian Kinerja ... 15

iii. Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Tahunan ... 16

iv. Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Strategis ... 17

8. Pelayanan Monitoring dan Pengawasan Pelaksanaan Program ... 18

(4)

ii. Pelayanan Revisi Rencana kerja Anggaran ... 19

9. Pelayanan Pelaporan ... 21

i. Pelayanan Penyusunan Laporan Kinerja ... 21

ii. Pelayanan Administrasi Keuangan ... 22

B. Katalog Layanan Eksternal ... 23

1. Pelayanan Permintaan Data dan Informasi ... 23

2. Pelayanan Publikasi ... 24

3. Pelayanan Tamu / Visitasi / Benchmarking ... 24

4. Pelayanan Saran dan Pengaduan ... 25

5. Pelayanan PNBP Penyewaan Fasiliats Kantor ... 25

(5)

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN

Katalog layanan ini berisikan informasi tentang jenis, mekanisme, produk dan pelaksana pelayanan yang dilungkungan PKP2A LAN kepada stakeholders baik internal maupun eksternal. Dimana jenis layanan yang diberikan kemudian dikelompokkan sesuai dengan bidang tugas pada unit-unit kerja di PKP2A IV LAN.

I. KATALOG LAYANAN BIDANG KAJIAN KEBIJAKAN DAN INOVASI ADMINISTRASI NEGARA (KKIAN)

Katalog layanan pada Bidang Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara berisi konten tentang ruang lingkup layanan, jenis layanan, mekanisme layanan, pelaksana dan penanggung jawab layanan, produk layanan.

1. LAYANAN ADVOKASI PENYUSUNAN STANDAR PELAYANAN

Memberikan pelayanan terhadap penyusunan standar pelayanan publik di daerah yang merupakan amanat Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Standar Pelayanan tersebut merupakan pedoman yang harus ada dan digunakan oleh instansi penyelenggara pelayanan publik agar layanan yang diberikan berkualitas, sederhana, berkeadilan, transparan, akuntabel, partisipatif dan berkelanjutan.

Mekanisme

1) Tahapan Koordinasi dengan Pemerintah Daerah dan/atau SKPD yang ditunjuk 2) Tahapan Bimbingan Teknis Tim Penyusunan Standar Pelayanan

3) Tahapan perkonsultasian dan review draf dokumen Standar Pelayanan 4) Tahapan evaluasi penetapan dan penerapan dokumen Standar Pelayanan

(6)

Produk

1) Dokumen Standar Pelayanan.

2) Rekomendasi penyusunan Standar Pelayanan dari PKP2A IV kepada Pemerintah Daerah.

Pelaksana/Penanggung Jawab

Bidang KKIAN

2. LAYANAN JURNAL TRANSFORMASI ADMINISTRASI

Memberikan layanan penerbitan/publikasi artikel hasil kajian empirik maupun konseptual di bidang administrasi negara yang dilakukan oleh peneliti, pakar, akademisi, pejabat pemerintahan dan pemerhati bidang administrasi negara. Keberadaan JurnalTransformasi Administrasi ini dimaksudkan untuk mengawal perkembangan publikasi karya tulis ilmiah di bidang administrasi publik.Kolaborasi dalam suatu penelitian dianggap sebagai ujung tombak dunia ilmu pengetahuan, sehingga perhatian besar terhadap publikasi karya tulis ilmiah sangatlah penting.

Mekanisme

Pengiriman artikel ke redaksi _{review dewan redaksi}_{review mitra} bestariPenerbitan dan publikasi Artikel dalam terbitan Jurna Transformasi Administrasi.

Produk

Jurnal Transformasi Administrasi

(7)

3. LAYANAN PERKONSULTASIAN

Layanan penrkonsultasian isu-isu kelitbangan dibidang administrasi negara dan inovasi kebijakan kepada mitra kerja

Mekanisme

Permohonan perkonsultasian dan pemberian konsultasi

Produk

Informasi, saran dan masukan terhadap isu-isu aktual

Bidang KKIAN

4. LAYANAN KAJIAN/PENELITIAN

Memberikan layanan pengkajian/penelitian di bidang administrasi negara baik secara mandiri maupun secara bersama-sama dengan mitra kerja.

Mekanisme

Koordinasi dengan stakeholder terkait pelaksanaan Kajian _Penyusunan proposal penelitian _{pelaksanaan penelitian/kajian} _{pencetakan hasil} penelitian/kajian.

Produk

Policy Brief, Buku Hasil Kajian.

(8)

II. KATALOG LAYANAN BIDANG DIKLAT APARATUR

Dalam melaksanakan tugas sebagai unit yang bertanggung jawab terhadap tugas pembina dan penyelenggaraan diklat, Bidang Diklat Aparatur memberikan layanan kepada stakeholdernya antara lain:

1. LAYANAN PEMBINAAN DIKLAT

Pembinaan diarahkan kepada upaya peningkatan kelembagaan, program, penyelenggaraan, dan SDM diklat serta sarana dan fasilitasnya. Agar program diklat sebagai sasaran peningkatan SDM aparatur secara kualitatif dan kuantitatif menjadi pilar yang kuat bagi terwujudnya optimasi kinerja bagi lembaga Diklat Regional se-Sumatera.

Sasaran yang ingin dicapai adalah membangun unit diklat yang kuat yaitu terwujudnya institusi diklat yang kuat dan determinan dalam penyediaan SDM untuk mendukung unit-unit satuan kerja organisasi, unit Diklat bukan unit yang marginal yang isi oleh potensi-potensi residu tapi pembinaan harus mampu mendongkrak semangat reformasi untuk mewujudkan diklat sebagai center of excellence.

Layanan pembinaan diklat, diberikan oleh Bidang Diklat, baik secara mandiri maupun atas permintaan/kebutuhan mitra kerja, yang meliputi administrasi pembinaan (sosialiasi kebijakan, penjaminan mutu, penjaminan kualitas), Supervisi baik dari aspek penyelenggaraan diklat, Tenaga Kedikatan maupun Fasilitas Diklat

Mekanisme

- Permintaan - Koordinasi

- Pelaksaaan kegiatan pembinaan - Pelaporan

(9)

Produk - Penyelenggaraan Kegiatan - Perkonsultasian - Informasi Kebijakan - Alumni - Laporan

- Sertifikasi/Akreditasi (Lembaga Diklat/Tenaga Kediklatan)

Bidang Diklat Aparatur

2. LAYANAN FASILITASI PENYELENGGARAAN DIKLAT

Selain menyelenggarakan diklat secara mandiri, Bidang Diklat juga memberikan layanan fasilitasi layanan penyelenggaraan diklat untuk mitra kerja yang membutuhkan, baik dalam bentuk fasilitasi tenaga pengajar, fasilitasi bahan ajar maupun fasilitasi tempat.

Mekanisme

- Permohonan fasilitasi

- Koordinasi penyelenggaraan - Penyelenggaraan kegiatan - Evaluasi kegiatan

- Laporan penyelenggaraan kegiatan

Produk

- Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan - Penyelenggaraan Diklat Prajabatan

- Penyelenggaraan Diklat Fungsional Tertentu - Penyelenggaraan Diklat Teknis

- Fasilitas Tempat - Kurikulum - Bahan Ajar

(10)

- Tenaga Pengajar - Hasil Evaluasi

- Surat Tanda Taman Pendidikan dan Pelatihan/Sertifikat

- Bidang Diklat Aparatur

3. LAYANAN PEMBELAJARAN DIKLAT

Pembelajaran diklat adalah layanan utama dari rangkaian proses penyelenggaraan diklat yang selenggarakan oleh PKP2A IV LAN (Diklat Kepemimpinan, Diklat Prajabatan, Diklat Fungsional dan Diklat Teknis) baik secara mandiri maupun kegiatan kerjasama atau fasilitasi penyelenggaraan terhadap mitra kerja.

Mekanisme

- Persiapan - Penjadwalan - Pembelajaran

- Pengendalian dan pelayanan - Evaluasi - Pelaporan Produk - Kegiatan pembelajaran - Hasil evaluasi - Kompetensi alumni Pelaksana/Penanggung Jawab

4. LAYANAN PESERTA DAN ALUMNI DIKLAT

Layanan kepada peserta Diklat diberikan oleh Bidang Diklat Aparatur mulai dari tahap pra-pembelajaran, selama pembelajaran dan pasca pembelajaran (alumni)

Mekanisme

(11)

- Proses pendaftaran;

- Proses Seleksi administrasi; - Proses Pemanggilan;

- Penetapan Peserta; - Fasilitasi Akomodasi - Kegiatan Pembelajaran;

- Fasilitasi Informasi, Administrasi dan Akademik - Evaluasi

- Penerbitan STTPP/Sertifikat - Pengembalian Peserta - Evaluasi pasca Diklat

Produk

- Informasi Rencana Program Diklat - Daftar Peserta

- Layanan Akademik - Layanan Akomodasi - Layanan Administrasi

- Kualifikasi Kompetensi (STPP/Sertifikat) - Daftar Alumni

- Layanan Pasca Diklat

III. BAGIAN ADMINISTRASI

Katalog layanan pada Bagian Administrasi berisi konten tentang ruang lingkup layanan, jenis layanan, mekanisme layanan, pelaksana dan penanggung jawab layanan, produk layanan, yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, kehumasan, kerumah tanggaan, perencaan, pengadan dan keuangan, baik pelayanan yang diberikan kepada internal maupun eksternal organsiasi.

A. KATALOG LAYANAN INTERNAL

1. PELAYANAN PENGEMBANGAN PEGAWAI: 1) Pelayanan Dossier Kepegawaian

Penataan sekaligus pengarsipan data/dokumen/berkas asli kepegawaian, sehingga memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen.

(12)

Mekanisme

Pemilahan dan penyimpanan berkas Asli Pegawai untuk dijadikan pertinggal/arsip pada Dossier pegawai yang bersangkutan.

Produk

o Telah Tersimpannya Berkas Pegawai yang terbaru pada Dossier o Katalog perninjaman

o Kendali Penyimpanan, Peminjaman dan Pengembalian Berkas Pegawai pada

Dossier

Pengelola Pengadministrasian SDM.

2) Layanan Pengembangan pegawai.

Kegiatan perencanaan kebutuhan pengembangan kapasitas kompetensi, substansi dan karier pegawai, serta pelaksanaan kegiatan yang menunjang.

Mekanisme

Mengindentifikasi/memetakan kebutuhan jenis kompetensi yang dibutuhkan oleh setiap pegawai, untuk dianalisis data kebutuhannya, selanjutnya pengiriman mengikuti diklat/pelatihan yang dibutuhkan.

Produk

o Pengiriman Pegawai mengikuti diklat/pelatihan yang dibutuhkan.

3) Layanan Kepangkatan

Layanan informasi dan pengurusan administrasi kenaikan pangkat pegawai baik secara regular dan pilihan.

Mekanisme

Menginformasikan rencana kenaikan pangkat pegawai baik secara pilihan atau secara reguler kepada pegawai, agar dapat menyiapkan bahan-bahan dan kelengkapan berkas yang dipersyaratkan.Setelah berkas lengkap membuat surat usulan ke atasan untuk penandatangan.Berkas dikirim ke bagian SDM LAN untuk proses selanjutnya di BKN.

(13)

Produk

Kenaikan pangkat pegawai tepat waktu

4) Layanan Gaji Berkala.

Layanan pendataan, pengumpulan bahan dan pengurusan untuk kenaikan gaji berkala pegawai.

Mekanisme

Menyiapkan bahan-bahan dan kelengkapan berkas yang dipersyaratkan, untuk diusulkan ke pimpinan, serta penyerahan ke KPPN.

Produk

o Kenaikan Gaji Berkala pegawai

5) Layanan Absensi Kehadiran.

Layanan proses perekaman dan rekapitulasi kehadiran pegawai untuk data dasar pemberian tunjangan kinerja pegawai, serta dasar penilaian kedisplinan waktu kerja.

Mekanisme

Menyediakan Daftar Hadir Pegawai sebagai Dokumen Kendali Kehadiran Pegawai per Hari per Bulan,  _{dilanjuti pengecekan dan penyesuaian Kehadiran} Pegawai_{pengiriman rekapitulasi untuk dasar pembayaran TUKIN.}

Produk

- Dokumen Rekapitulasi Kehadiran Pegawai Bulanan.

Pengelola Pengadministrasian SDM

6) Layanan Pensiun.

(14)

Mekanisme

Mendata pegawai yang akan memasuki masa pensiun ( usulan pengurusan pensiun dari pegawai Mengoreksi kelengkapan berkas usulanMenyusun berkas usulanpengiriman berkas untuk proses lebih lanjut.

Produk - Berkas pensiun - SK pensiun Pelaksana/Penanggung jawab Pengelola Pengadministrasian SDM 2. PELAYANAN BARJAS

Layanan proses pengadaan barang dan jasa untuk pelaksanaan kegiatan unit atau bidang.

Mekanisme

Layanan barjas terdiri dari 2 metode yaitu metode pengadaan langsung/pembelian langsung dan lelang.Untuk metode pengadaan/pembelian langsung dimulai dari identifikasi kebutuhan barang dan jasa dari unit atau bidang baik dari pembiayaan Rupiah Murni maupun Penerimaan Negara Bukan Pajak, pembuatan memo permintaan penyediaan barang dan jasa ke PPK, Lalu PPK Menugaskan Pejabat untuk melakukan proses Barang dan Jasa (kalau metodenya pengadaan/pembelian langsung), dan penugasan panitia lelang (untuk proses Lelang).

Produk Layanan:

- Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa.

- Dokumen Barang dan Jasa

Penanggung Jawab

Pengelola Barjas

3. PELAYANAN ATK

Merupakan layanan penyiapan kebutuhan alat tulis kantor melalui satu pintu, yang diperuntukkan untuk kebutuhan pelaksanaan kegiatan-kegiatan unit dan bidang.

(15)

Mekanisme

Memo dari unit/bidang kepada PPKProses pengadaan/pembelianpenyiapan ATK oleg penyediapemeriksaan ATK oleh PPHP pendistribusian ATK ke unit dan bidang.

Produk

ATK kegiatan

Pelaksana

Umum dan SDM

4. PELAYANAN PEMAKAIAN ASET BMN

Layanan pemakaian aset BMN untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan pada unit dan bidang kerja .

Metode

Memo dari unit/bidang kepada pengelola KabagminProses penyiapan oleh umum dan SDMserah terima disertai Surat pemakaian.

Produk

o Dokumen Pemakaian Perlengkapan dan Fasilitas Kerja.

Pengolala Aset BMN

5. PELAYANAN ADMINISTRASI TATA NASKAH DINAS DAN ARSIP 1)Layanan Surat-Menyurat

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas.

Produk-Produk Layanan Tata Persuratan Dinas

o Surat Dinas. o Surat Tugas. o Nota Dinas. o Surat Undangan.

(16)

Per

ba

ika

n

Perbaikan

o Surat Keputusan. o Surat Keterangan. Pelaksana/Penanggung jawab Pengadministrasian Umum ALUR MEKANISME 2)Layanan Kearsipan.

Layanan penataan dan ketertiban berkas/dokumen tata naskah dinas perkantoran

Mekanisme

o Penerimaan Dokumen/berkasKlasfikasi dan rekapitulasi tata naskah dinas o Pemberian nomor tata naskah dinas dan stempel lembaga (bagi yang

(17)

Produk

o Rekapitulasi Arsip Tata Naskah Dinas o Penomoran

Pengadministrasian Umum

6. PELAYANAN KEBERSIHAN DAN KEAMANAN

Untuk menciptakan kenyamanan dan kebersihan serta keamanan perkantoran. Mekanisme

Pelaksanaan layanan kebersihan dan keamanan dikelola secara swakelola oleh PKP2A IV LAN melalui kontrak langsung jasa tenaga kerja. Pelaksanaan meliputi supervisi, evaluasi triwulan, reward dan sanksi

Produk

Keamanan, kebersihan dan kelestarian

Pengelola kebersihan dan keamanan.

7. PELAYANAN PERENCANAAN PROGRAM

Sub bagian Perencanaan dan Evaluasi Program pada Satker 680612 PKP2A IV LAN merupakan salah satu unit kerja yang bertanggungjawab secara administratif dan teknis terhadap Bagian Administrasi dimana dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya memfokuskan pada fasilitasi perencanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan program dan kegiatan yang ada di lingkungan PKP2A IV LAN.

(18)

Perencanaan dimaksud tidak terbatas pada program dan kegiatan, akan tetapi juga dalam penganggaran. Penganggaran Berbasis Kinerja (Performance-based Budgeting) yang bertujuan untuk mewujudkan proses penganggaran yang berbasis output dan outcome.

Dengan kata lain, perumusan dan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) K/L merujuk pada RPJMN 2015-2019 dan Rencana Kinerja Pemerintah (RKP) yang telah ditetapkan oleh Kementerian PPN/Bappenas supaya adanya sinergitas program dan kegiatan antara masing-masing satker di lingkungan K/L dengan prioritas pembangunan nasional jangka menengah dan rencana kerja pemerintah dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Selanjutnya turunan dari Renstra tersebut dilakukan penyusunan Rencana Kerja K/L tahunan sebagai substansi panduan teknis pelaksanaan program dan kegiatan yang secara garis besar memuat Indikator Kinerja, Input, Aktivitas, Output, Outcome dan Target Kinerja.

1) Layanan Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Mekanisme

- Pejaringan Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Kompilasi Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Pembahasan Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Penajaman Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Penyusunan DIPA Pagu Indikatif

- Penyusunan DIPA Pagu Anggaran - Penyusunan DIPA Alokasi Anggaran

Produk

- RKAKL Pagu Indikatif - RKAKL Pagu Anggaran - RKAKL Alokasi Anggaran - DIPA Satker

(19)

2) Layanan Penyusunan Perjanjian Kinerja

Perjanjian Kinerja merupakan pernyataan kinerja/kesepakatan kinerja yang ditetapkan antara unit Eselon I dan Eselon II di lingkungan K/L sebagai upaya untuk mewujudkan pemerintahan yang efektif, transparan dan akuntabel serta berorientasi pada hasil.

Mekanisme

- Koordinasi Dengan Unit Kerja - Pengusulan program dan Kegiatan

- Penyusunan Draft Rencana Kerja Kerja Tahunan - Penyusunan Draft Perjanjian Kerja

- Pembahasan Draft Perjanjian Kinerja - Penandantangan Perjanjian Kinerja

ND Pagu Indikatif

Pic: Biro PHHP LAN a/n. Kepala LAN

Penyusunan Pagu Indikatif

Pic: Subbag RenEv dan masing-masing unit kerja

Penyusunan Pagu Anggaran

Pic: Subbag Renev dan masing-masing unit kerja

Review Pagu Indikatif

Pic: Subbag RenEv dan Biro PHHP LAN

Review Pagu Anggaran

Pic: Subbag RenEv, Biro PHHP dan Inspektorat LAN

Finalisasi Penyusunan Pagu Alokasi Anggaran

Pic: Subbag RenEv dan masing-masing unit kerja

Review dan Pembahasan Pagu Alokasi Anggaran

Pic: Biro PHHP dan Inspektorat LAN serta DJA

Usulan dan Pembahasan Perjanjian

Kinerja

Pic: perwakilan unit kerja

Review terhadap Usulan Perjanjian Kinerja

Pic: Kepala PKP2A IV LAN

Penandatanganan Perjanjian Kinerja

Pic: Subbag RenEv dan Biro PHHP LAN

Penyempurnaan Usulan Perjanjian Kinerja

Pic: Biro PHHP dan Inspektorat LAN

(20)

Produk

- Rencana Kerja Tahunan - Perjanjian Kinerja

Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Program

3) Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Tahunan

Rencana Kinerja Tahunan merupakan penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis K/L beserta turunannya, dan akan dilaksanakan oleh masing-masing satuan kerja K/L melalui berbagai program dan kegiatan tahunan.

Dalam proses penyusunan Rencana RKT tahun 2016, Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program berperan sebagai pendamping dan pemberi arahan terutama hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan teknis penyusunan RKT berbasis Renstra dan regulasi internal maupun eksternal yang berkaitan. Sedangkan yang berhubungan dengan substansi program dan kegiatan merupakan kewenangan masing-masing unit pelaksana program dan kegiatan tersebut.

Mekanisme

- Koordinasi dengan unit kerja

- Usulan Program dan Kegiatan dari unit kerja

- Kompilasi Usulan Program dan Kegiatan dari unit kerja - Pembahasan draft usulan Program dan Kegiatan - Draft Usulan Final RKT kepada LAN Jakarta - Pembahasan RKT Tingkat LAN

(21)

Produk

- Draft Rencana Kerja Tahunan

- Dokumen Final Rencana Kerja Tahunan

Pelaksana/Penanunggung Jawab

4) Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Srategis

Rencana Strategis K/L merupakan dokumen perencanaan K/L untuk periode 5 (lima) tahun yang memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, kegiatan, pembangunan, kerangka regulasi, dan kerangka kelembagaan sesuai dengan tugas dan fungsi K/L yang disusun dengan berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN).

Mekanisme

- Rapat Koordinasi Internal

- Penelahaan Draft Rencana LAN sebagai bahan rujukan

Usulan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Unit kerja

Review terhadap Usulan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Subbag RenEv

Crosscheck hasil Review Usulan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Subbag RenEv

Pembahasan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Kapus dan Unit kerja ybs.

Penajaman dan Pembahasan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Kapus dan Eselon I/II LAN

Penyempurnaan Rancangan Program dan Kegiatan

Pic: Unit kerja ybs.

Kompilasi dan Finalisasi Penyusunan RKT

(22)

- Penyusuann Draft Rensta PKP2A IV

- Koordinasi dan Konsultasi Draft Renstra PKP2A IV dengan LAN Pusat - Penatapan Draft Renstra PKP2A IV LAN

- Pencetakan Draft Renstra PKP2A IV LAN

Produk

- Renstra PKP2A IV LAN

Pelaksana/Penanngung Jawab

8. PELAYANAN MONITORING DAN PENGAWASAN PELAKSANAAN PROGRAM

Pelayanan monitoring dan evaluasi berfokus pada pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan yang kewenangannya ada pada Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Sub bagian Keuangan dan koordinator masing-masing program dan kegiatan.

1) Pelayanan Monitoring Pelaksanaan Program dan Kegiatan

Monitoring pelaksanaan kegiatan, adalah tahapan pengendalian dari pelaksanaan Program dan Kegiatan yang telah disusun. Dimana pelayanan ini dilakukan guna memantau dan memastikan semua program dan kegiatan yang telah

Kerangka Penyusunan Renstra

Pic: Subbag RenEv dan Perwakilan masing-masing unit

kerja

Penyusunan Renstra

Pic: Subbag Renev

Finalisasi hasil Review

Pic: Subbag RenEv

Review Renstra

Pic: Subbag RenEv, perwakilan masing-masing unit

kerja, Biro PHHP dan Inspektorat LAN

(23)

direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana dan target yang telah di tetapkan.

Mekanisme

- Rapat koordinasi/Rapat Kerja

- Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Bulanan - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Triwulan - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Semester - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Tahunan

Produk

- Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Bulanan - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Triwulan - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Semester - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Tahunan - Laporan Akhir Pelaknsaan Kegiatan dan Program

Subbbagian Perencaan dan Evaluasi Program

2) Pelayanan Revisi Rencana Kerja Anggaran

Revisi anggaran merupakan proses pergeseran, penambahan ataupun pengurangan anggaran yang bertujuan untuk mengoptimalisasi penggunaan anggaran. Revisi anggaran ini dilatarbelakangi oleh beberapa hal diantaranya teggat waktu antara perencanaan dan pelaksanaan anggaran dalam jangka waktu hampir 1 (satu) tahun, sehingga sangat memungkinkan perencanaan yang telah disusun belum mencakup semua kebutuhan pelaksanaan program dan kegiatan, dan perubahan kebijakan atau perubahan prioritas baik internal maupun eksternal dalam pengalokasian anggaran juga juga berdampak terjadinya revisi anggaran.

(24)

Mekanisme

- Usulan Revisi (beserta data dukung)

- Klarifiaksi/Verivikasi kelengkapan Data Dukung - Klasifikasi kewenangan Revisi KPA/Kanwil DJPB/DJA - Proses Usulan Revisi KPA/Kanwil DJPB/DJA

- Penetapan Revisi

- Distribusi RKA hasil revisi

Produk

- Usulan Revisi Rencana Kerja Anggaran

- Dokumen Penetapan Revisi Rencana Kerja Anggaran

Subbagian Perencaaan dan Evaluasi Program Usulan Revisi

Pic: masing-masing unit kerja

Review dan Input Usulan Revisi

Pic: Subbag RenEv

Persetujuan Revisi KPA (internal)

Pic: KPA PKP2A IV LAN a/n. Kepala LAN

Koordinasi Usulan Revisi

Pic: Subbag RenEv, Kanwil DJPB dan Biro PHHP LAN

Pengesahan Revisi KPA

Pic: Kanwil DJPB

Persetujuan/Pengesahan Revisi Kanwil DJPB/DJA

Pic: Kanwil DJPB, DJA

Pencetakan dan Pendistribusian hasil Revisi

(25)

9. PELAYANAN PELAPORAN

Pelaporan terhadap hasil pelaksanaan program dan kegiatan dilaksanakan pada akhir Bulan/Semester/Tahun anggaran dengan melibatkan semua unit kerja pada PKP2A IV LAN.Bentuk laporan yang selama ini disajikan berupa hardcopy laporan final masing-masing program dan kegiatan yang dikompilasi dan dikirimkan oleh Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program ke Biro PHHP dan Inspektorat LAN sebagai wujud pertanggungjawaban penggunaan anggaran dan pencapaian kinerja.

1) Pelayanan Penyusunan Laporan Kinerja

Laporan Kinerja merupakan bentuk akuntabilitas dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi pemerintah atas penggunaan anggaran.Hal terpenting yang diperlukan dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi serta pengungkapan (disclosure) secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran kinerja.

Mekanisme

- Pengumpulan Data dan Informasi terkait output dan Outcome Kegiatan - Penyusunan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

- Pembahasan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan - Perbaikan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan - Penatapan Laporan Triwulan/Semester/Tahunan - Pencetakan Laporan Triwulan/Semester/Tahunan - Penyampaian Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

Produk

- Laporan Kinerja Instansi

Pelaksan/Penanggung Jawab

(26)

2)PELAYANAN ADMINSITRASI KEUANGAN

Pelayanan Administrasi Keuangan adalah bentuk pelayanan dalam rangka pemenuhan dukungan pembiayaan semua kegiatan pada bagian, bidang dan pembayaran pihak ketiga dilingkungan PKP2A IV LAN.

Mekanisme

 Pengajuan uang muka kerja oleh PUMK

 Verifikasi kwitansi/dokumen pelengkap

 _{Proses pencairan dana di Bendahara Pengeluaran}  _{Pembuatan surat perintah membayar}

 Penyampaian surat perintah membayar ke KPPN

Produk

- Surat Perintah Membayar (SPM) - Pelunasan Pajak

- Laporan Keuangan

Pengeloa Keuangan dan Kasubbag Keuangan Pemetaan dan

Pengumpulan Data

Pic: Subbag RenEv

Penyusunan Laporan Kinerja

Pic: Subbag Renev

Penajaman Laporan Kinerja

Pic: Bagian Administrasi dan Kepala PKP2A IV LAN

Review Laporan Kinerja

Pic: perwakilan masing-masing unit kerja

Penyempurnaan Laporan Kinerja

(27)

Alur Layanan Pencairan Anggaran

B. KATALOG LAYANAN EKSTERNAL

1. PELAYANAN PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI Maksud dan Mekanisme:

Untuk kebutuhan informasi kinerja PKP2A IV, mitra kerja diberikan akses untuk memperoleh data dan informasi terkait dengan kinerja dan tupoksi lembaga. Permintaan data dilakukan secara surat dan lisan kepada PKP2A IV LAN.

Produk/hasil:

 _{Data/Informasi terkait tugas dan fungsi instansi}  Berita dan agenda kediklatan dan kajian

 _{Produk-produk kediklatan dan kajian}  _{Berita Kegiatan.}

 Dokumentasi kegiatan

 _{Data kepegawaian.}

Tim kehumasan.

PUMK Bendahara Verifikator

Rekening

(28)

2. PELAYANAN PUBLIKASI Mekanisme

Untuk kebutuhan informasi kegiatan, layanan dan kinerja PKP2A IV, mitra kerja dapat mengakses secara online berita-berita kegiatan PKP2A IV LAN.

Produk  _Website  _{Media Sosial}  Jurnal Mingguan Pelaksana/Penanggung Jawab Tim Kehumasan. 3. PELAYANAN TAMU/VISITASI/BENCMARKING

Layanan fasilitasi Tamu/visitasi atau bencmarking ke PKP2A IV LAN

Mekanisme

Permohonan fasilitasi visitasi _penerimaan _visitasi _tamu _di resepsionispendampingan fasilitasi visitasi tamu penyampaian/pemberian informasi terkait tupoksi/kegiatan/kinerja PKP2A IV kepada tamu.

Produk

Informasi tupoksi/kegiatan/kinerja PKP2A IV.

(29)

4. PELAYANAN SARAN DAN PENGADUAN. Mekanisme

Untuk perbaikan kinerja PKP2A IV LAN, kepada mitra kerja disediakan akses untuk menyampaikan saran dan pengaduan secara tertulis atau lisan kepada Humas PKP2A IV LAN melalui kotak saran,telp, email. Saran dan pengaduan yang diterima akan diverifikasi untuk diteruskan kepada bidang/unit terkait substansi kegiatan. Selanjutnya disampaikan ditindaklanjuti hasilnya.

Produk

o Korespodensi

o Laporan pengaduan.

o Perumusan tindak lanjut laporan

Pengelola Kehumasan.

5. PELAYANAN PNPB PENYEWAAN FASILITAS KANTOR Mekanisme

Pelayanan PNBP SARPRAS PKP2A IV diperuntukkan untuk kegiatan kedinasan, terkait dengan tugas dan fungsi PKP2A IV LAN, pengembangan IPTEK, pengembangan Sosio Kultural, dan pengembangan dibidang Admistrasi Negara.

Produk Layanan:

o Pelayanan sewa kamar o Pelayanan sewa auditorium o Pelayanan sewa mini theater

o Pelayanan sewa ruangan Kelas/diskusi

(30)

6. PELAYANAN NARASUMBER/PENCERAMAH/FASILITATOR

Layanan narasumber/penceramah untuk kegiatan diklat ASN, Seminar Nasional,Rakor, dan forum-forum ilmiah lainnya.

Mekanisme

Permohonan narasumber/penceramah_{penyiapan administrasi} _penyiapan bahan_{penyampaian materi kegiatan.}

Produk

Materi Narasumber/Penceramah/Fasilitator

Pelaksana/Penanggung jawab