NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH BUKU PANDUAN AMALAN EKSA MEI 2014 PANDUAN AMALAN EKSA (JPP) PUTRAJAYA TANDATANGAN KETUA PENGARAH JPP

(1)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 1

NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH

BUKU PANDUAN AMALAN EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK 02 00 MEI 2014

PANDUAN AMALAN

EKSA

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

(JPP)

PUTRAJAYA

TANDATANGAN

_________________________ KETUA PENGARAH JPP

(2)

KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

1 DASAR EKSA 3

2 VISI & MISI EKSA JPP 4

3 OBJEKTIF EKSA 5

4 SLOGAN EKSA 6

5 CARTA ORGANISASI EKSA

5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

5.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI

5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN

5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT

5.5 CARTA ORGANISASI ZON EKSA

7 - 12

6 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA) 13 - 16

7 AMALAN EKSA 17 – 30

8 PELAKSANAAN DAN AMALAN EKSA DI

(3)

DASAR EKSA JPP

JPP beriltizam dalam memastikan EKSA dilaksanakan secara berterusan

melalui budaya kerja yang cemerlang dan inovatif secara berpasukan ke

arah meningkatkan produktiviti , menawarkan perkhidmatan berkualiti,

mewujudkan persekitaran yang bersih, selamat serta melestarikan

teknologi hijau bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

Tandatangan : ...

(4)

VISI & MISI EKSA JPP

VISI

Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan inovatif melalui

persekitaran kerja yang kondusif.

MISI

Menerusi EKSA, JPP Beriltizam untuk:-

a)

Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria;

b)

Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja secara

berterusan;

c)

Meningkatkan kecekapan melalui disiplin kerja yang cemerlang.

Tandatangan : ...

(5)

OBJEKTIF EKSA

Memastikan pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan bagi mencapai

ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

1. Imej korporat

2. Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan

selamat.

3. Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan.

4. Peningkatan semangat kerja berpasukan.

5. Peningkatan kecekapan sistem penyampaian.

6. Penekanan kepada amalan HIJAU

.

Tandatangan : ...

(6)

SLOGAN EKSA

“PEMBUDAYAAN EKSA PEMACU TRANSFORMASI.”

LOGO EKSA

Tandatangan : ...

(7)

CARTA ORGANISASI

EKSA

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

(JPP)

(8)

JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

Tandatangan : ...

(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) Nama Dokumen : JK PEMANDU

EKSA

Keluaran : Pindaan : Tarikh :

CHAMPION EKSA JPP PENAUNG (KETUA PENGARAH) PENGERUSI (TKP(P)) KETUA J/K PROMOSI (Ketua Kom. Korporat) KETUA EKSA (PENGARAH BPN) KETUA J/K LATIHAN (Tim. Peng. SLPK) KETUA J/K AUDIT (Pengarah BKP) KETUA URUSETIA (PP( BKP)) FASILITATOR (Wakil JK Promosi) FASILITATOR (Wakil JK Latihan) FASILITATOR (Wakil Ketua Zon) FASILITATOR (Wakil JK AUDIT) URUSETIA (Wakil BKP) URUSETIA (Wakil BKP)

(9)

JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

Tandatangan : ...

(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)

PENGERUSI Ketua Komunikasi Korporat

TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR WAKIL ZON SOLAR

(10)

JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

Tandatangan : ...

PENGERUSI Timbalan Pengarah SLPK TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR WAKIL ZON SOLAR

(11)

JAWATANKUASA AUDIT EKSA

NOTA:

***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.

Tandatangan : ...

PENGERUSI Pengarah BKP TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR WAKIL ZON SOLAR

(12)

ZON EKSA

Tandatangan : ...

FASILITATOR KETUA ZON AHLI AUDIT AHLI PROMOSI AHLI LATIHAN AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON SETIAUSAHA

(13)

PENGENALAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR

AWAM

(14)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 14 PENGENALAN

EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP).

Apakah EKSA?

EKSA adalah penjenamaan semula amalan 5S oleh pihak MAMPU dan masih mengekalkan prinsip Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL).

(15)

Manakala objektif penjenamaan semula EKSA adalah untuk :

Antara faedah pengamalan EKSA adalah

1. mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti;

2. meningkat kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi; 3. mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;

4. meningkatkan semangat esprit de corp, 5. meningkatkan disiplin warga jabatan, dan

6. meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Melalui EKSA, setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada Jabatan. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.

(16)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 16 Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan EKSA

Penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat.

Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam.

(17)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 17 Maksud Singkatan 5S

5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1.

BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH

Seiri Sort Sisih Menyisih fail lama

tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif.

Seiton Set in order Susun

Menyusun dokumen/ bahan/alatan

pejabat supaya mudah

diambil/diguna.

Seiso Shine Sapu Menyapu/membersih

ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu.

Seiketsu Standardise Seragam Menyeragamkan

susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat.

Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Mengamalkan selalu

aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam.

(18)

AMALAN EKSA

(19)

APLIKASI DAN TEKNIK EKSA

Objektif

Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan EKSA. Akhirnya nanti, semua warga JPP akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing.

Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga JPP akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.

KITARAN EKSA

SEITON (SUSUN) (SISIH) SEISO (SAPU)

SEIRI (SISIH)

SHITSUKE (SELALU AMAL) (SISIH) SEIKETSU (SERAGAM) 1 2 4 3 5

(20)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 20 Teknik EKSA

Teknik EKSA iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf JPP bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar JPP lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.

Teknik EKSA ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di Jabatan akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPP. Setiap staf JPP berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, EKSA ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di JPP bagi menjayakannya.

Secara keseluruhannya, implementasi dan EKSA di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPP lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.

(21)

SEIRI - SISIH

S1 - Sisih (Seiri)

1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

• Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7).

• Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan.

• Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

BUANG DENGAN SEGERA

CARI PEMBELI DENGAN HARGA

TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT

(22)

KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH

NOTA :

TAG KUNING DAN TAG MERAH

HENDAKLAH DIGUNAKAN

(23)

KAEDAH SISIH

TAG BARANGAN UNTUK SISIH

warna warna

BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI warna

MENUNGGU PELUPUSAN

warna

BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL

BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG

(24)

SEITON - SUSUN

S2 - Susun (Seiton)

1. SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. 2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan. 3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

• Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO).

• Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod.

• Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.

• Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.

4. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman EKSA perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat.

 Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN:

i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan

CONTOH

LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN

BIL PENGGUNAAN

MENGIKUT KATEGORI

KOD WARNA 1

ITEM KEGUNAAN HARIAN (1 JAM – 1 MINGGU)

2 ITEM KEGUNAAN

1 MINGGU – 6 BULAN 3 ITEM HAMPIR TIDAK DIGUNAKAN

(25)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 25 Tindakan Melaksanakan Amalan SUSUN

Kelompok barang/

dokumen Tindakan yang _perlu

Barang/

dokumen

diperlukan

Barang/dokumen selalu digunakan Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai Barang/dokumen Jarang digunakan semasa urusan harian Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi

barang/dokumen yang jarang digunakan /jarang dirujuk Barang/dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk dan

mesti disimpan Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/dokumen yang dirujuk secara bermusim

(26)

SEISO - SAPU

S3 - Sapu (Seiso)

1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi

peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.

3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:

i. Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:

• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership).

• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan.

ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

dengan: *

 Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.

 Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.

 Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.

 Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

 Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih.

iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan.

Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan

(27)

v. Melaksanakan kerja pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:

 Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi.

 Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.

 Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.

 Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:

 Produk dan hasil kerja yang berkualiti.

 Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.

 Keadaan persekitaran lebih bersih.

 Kos penyelenggaraan lebih rendah

Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU

SAPU

AKTIVITI PROSES HASIL

Kenalpasti ruang dan peralatan tempat kerja yang kotor Tindakan membersihkan kekotoran

BERSI

H

(28)

SEIKETSU – SERAGAM

S4 - Seragam (Seiketsu)

1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: • Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who - Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When - Bila perlu dilakukan.

4. Where - Di mana perlu dilaksanakan. 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil.

6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan. • Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.

• Mengadakan prosedur kerja pembersihan. • Mengadakan jadual penyelenggaraan.

• Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM. 3. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:

• Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik. • Mempunyai impak visual yang positif.

(29)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 29 Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM

SHITSUKE - SENTIASA AMAL

S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke)

1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA:

• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.

• Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala. • Memastikan aktiviti promosi berterusan.

• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi.

• Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. 3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:

SERAGAM

Sistem Nombor / Rujukan Menyusun Melabel Menggunakan skema warna

(30)

• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA Jabatan/Agensi.

• Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja. • Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi.

• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.

• Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.

• Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA.

FAEDAH MELAKSANAKAN EKSA

Persekitaran tempat kerja lebih selamat Tempat kerja

yang bersih, kemas dan rapi

Mengurangkan kos

Kawalan stok/inventori

yang berkesan Mewujudkan

piawaian kerja yang jelas Memudahkan urusan penyelenggaraan Penggunaan ruang kerja yang optimum Meningkatkan semangat kerja berpasukan Mengurangkan rungutan pelanggan Meningkatkan Imej Korporat Faedah Melaksanakan EKSA

(31)

PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 31 KESIMPULAN

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah EKSA ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPP. Melalui Seiri

(Sisih) staf JPP akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPP dibuat dengan lebih kemas; dan

Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian

Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.

(32)

PELAKSANAAN

&

AMALAN EKSA

DI

JABATAN PENGAJIAN

POLITEKNIK

(33)

BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN

1.

_{FAIL KETUA ZON}

NOTA :

Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar EKSA.

2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA.

4. Logo & Slogan EKSA. 5. Carta Organisasi Zon. 6. Minit Mesyuarat/Nota

Perbincangan Kumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan.

7. Pelan Tindakan Aktiviti. 8. Pelan Lantai Zon EKSA. 9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 10. Keputusan Audit dan Jadual Audit.

11. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua EKSA atau Fasilitator 12. Kriteria Audit.

 Adakan indeks

 Adakan pemisah bagi setiap tajuk  Rakamkan gambar bagi setiap

aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti EKSA dijalankan.

 Berikan data kuantitatif/kualitatif  Semua dokumen dan rekod

hendaklah dikawal.

Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(34)

2.

_{SISTEM SIMPANAN &}

SUSUNAN FAIL

DI RAK/LACI BESI

NOTA :

1. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara berdiri

menggunakan „Magazine Box‟. 2. „Box file‟ dibenarkan disusun

diatas rak dan dibuat secara berdiri.

3. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.

4. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam

simpanan hendaklah disediakan.

5. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.

6. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail

dicatatkan dari bawah ke atas. 7. Susunan fail hendaklah dari

KIRI ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,….dan seterusnya).  Rujuk Buku Panduan

Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara Kementerian.

 Dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(35)

8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh.

9. Di Bilik Fail :-

a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira).

b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak

c. Tag pengguna.

d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan.

10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan 11. Sekiranya ada menyimpan fail

dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti

menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu.

(36)

3.

SUSUNAN BARANGAN DI

ATAS RAK (BILIK STOR)

1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……dan seterusnya).

2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan

keselamatan).

3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan

MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan

yang berkaitan.

6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL

(lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap

Kad / Stock Bin.

8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini.

9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak.

10. Adakan PELAN LOKASI &

MASTER INDEX di tempat yang strategik.

(37)

4.

_PENGURUSAN

PENDAWAIAN ELETRIK

1. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping.

2. Kepala plug ditanda dengan pelekat kod warna dan juga pada barangan elektrik yang

berkenaan.

3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran).

5.

SUIS LAMPU

1. Semua suis hendaklah

menggunakan sistem Pelekat Kod Warna.

2. Sediakan pelan untuk semua suis lampu.

3. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran).

(38)

6.

_{ELEMEN KESELAMATAN}

1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari

jauh.

3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR

NEXTSERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi

barangan yang disusun mengikut

stacking.

6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan.

7.

ALATAN PEJABAT

1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan

(jika berkaitan).

3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster).

4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam

kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan

pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu).

(39)

8.

_{AMALAN HIJAU}

1. Adakan sudut kitar semula di setiap zon

2. Adakan label yang

menunjukkan penjimatan elektrik dan air.

3. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan

9.

SETIAP ZON

(KAWASAN KUMPULAN)

1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan

gambar, nama, kumpulan,

jawatan, WP dan nombor telefon pemilik tempat tersebut.

3. Status pergerakan pegawai (bilik/ „cubicle‟)

4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 5. Pelan Lantai / Peta Bilik

hendaklah dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk.

6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan)

(40)

10.

_{SUDUT EKSA}

NOTA:

MAKLUMAT YANG MESTI

DIPAMERKAN (secara maya atau fizikal):

1. Dasar EKSA yang telah ditandatangani oleh Ketua Pengarah JPP.

2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Slogan EKSA. 5. Nama Zon

6. Peta & Pelan Lantai Zon.

7. Ownership.

8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT – perancangan aktiviti kumpulan.

10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat

ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh.

11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart).

12. Buletin.

13. Maklumat Terkini dari Fasilitator EKSA.

 Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara.

 Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(41)

11.

_{PAPAN KENYATAAN}

1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas.

2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan.

12.

_{PETAK / TEMPAT LETAK}

KASUT

1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut.

2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat.

13.

_{GARISAN KUNING}

(PARKIRAN BARANGAN) &

KESELAMATAN

1. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan.

2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran. 3. Garisan kuning hanya

digunakan pada barangan

movable atau Work In Progress.

4. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan

(42)

lakarkan tempat kedudukan alat pencegahkebakaran pada laluan ini.

5. Buatkan GARISAN PUTIH

untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih.

6. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan.

7. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak.

14.

SIGNAGE UNTUK PELAWAT / KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN BERMULA DARI PINTU MASUK

POS PENGAWAL

1. Petunjuk Arah – Tandas, Surau, 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas.

4. Tempat Bertanya.

5. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya.

6. Papan kenyataan (Information Board).

(43)

15.

_{PERALATAN KEBERSIHAN}

KAWASAN STOR

1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll.

2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti

penyapu, mob dan berus. 3. Alatan tersebut hendaklah

didirikan / digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh

fasilitator dan diparkirkan.

KAWASAN PEJABAT

1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti

penyapu, penyodok sampah, mob dan berus.

2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkiran.

3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan.

16

_{PETI TEMPAT SIMPAN}

KUNCI

1. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali. 2. Lekatkan nombor pada semua

anak kunci dan nombor itu

mestilah sama dengan ibu kunci. 3. Gunakan kod bagi setiap anak

kunci dan menyediakan senarai kunci mengikut kod yang telah ditetapkan.

(44)

4. Senarai kunci perlu disimpan oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

17.

TULISAN PADA FAIL

1. Tulisan pada tetulang dari Bawah ke Atas

2. Jenis Font : Arial 3. Saiz : 14 dan ke atas

18.

_{LACI PEGAWAI DAN STAF}

Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan

penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. ii. Laci tengah diguna bagi

menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

(45)

menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain- lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan,

kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPP tidak bertanggungjawab).

(46)

CONTOH

VISUAL KESERAGAMAN

 Adakan SOP penggunaan  Pamerkan tarikh lupus

 Adakan senarai borang

 Labelkan nombor setiap borang  Adakan tanda maksima dan minima

 Buatkan pembahagi untuk alat tulis

 Labelkan laci ALAT TULIS

 Buatkan parkiran untuk setiap alatan  Labelkan laci PERALATAN

(47)

CONTOH

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3)

 Suis lampu rosak PERLU dipangkah dan di buat catatan tindakan (telah dilaporkan/sedang dibaiki/dll).

Nota:

1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan.

2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu. 3) Penandaan perlulah yang paling minima.

SUIS LAMPU KANAN

MERAH

BIRU

KUNING

SUIS LAMPU KIRI

(48)

CONTOH

KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4)

SUIS LAMPU KANAN (ATAS)

MERAH

BIRU

KUNING

SUIS LAMPU KIRI (ATAS)

SUIS LAMPU KANAN (BAWAH)

(49)

CONTOH

NOTIS MAKLUMAN

ROSAK

KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG

DIHORMATI,

MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER /

PRINTER INI MENGALAMI

KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN

SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI

KEROSAKAN TERSEBUT.

SEBARANG KESULITAN AMAT

DIKESALI.

TERIMA KASIH

ARIAL BOLD 48 ARIAL BOLD 28

(50)

CONTOH

(51)

CONTOH

PANDUAN

PENGGUNAAN

MESIN FOTOSTAT

1.

BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT

2.

LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT

3.

PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT

4.

TEKAN BUTANG START

(52)

CONTOH

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN

NOMBOR SAMBUNGAN

:

NOMBOR FAKS BAHAGIAN:

NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH:

NOMBOR KECEMASAN:

1) KEBAKARAN:

2) KEMALANGAN:

(53)

Contoh

JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN EKSA

ZON __________

BULAN AHLI

PEMERIKSA

KOMEN TANDA TANGAN

PEMERIKSA JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER

CONTOH

JADUAL PEMBERSIHAN

HARI

TUGASAN

BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU

ISNIN – SELASA AHMAD BIN RAZAK FATIMAH BT ABU AHMAD BIN KASSIM RABU - KHAMIS PN ANG MEI YEW RAMLAH HUSSIN ROSMAN MASOR

(54)

JADUAL PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

LOKASI :

TARIKH MASA KOMEN

NAMA DAN TANDA TANGAN

PEMANTAU

CONTOH

PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

(55)

Pelaksanaan Sentiasa Amal

Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah:

CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan JPP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.

CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman EKSA di JPP. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan EKSA. Ianya dapat memantau piawaian EKSA yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini JPP dapat mengukur tahap EKSA.

CARA 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan EKSA.

CARA 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan EKSA. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini.

CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf JPP. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksana dan menghargai usaha mereka.