NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH MS AMALAN 5S TANDATANGAN (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI)

(1)

PANDUAN AMALAN 5S DI JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI MUKA SURAT 1

NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH MS

BUKU PANDUAN AMALAN 5S

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI

01 01 12 Nov 2012 1/59

BUKU PANDUAN

AMALAN 5S

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI

TANDATANGAN

_________________________

(2)

01 01 12 Nov 2012 2/59

KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

1 DASAR 5S JPKK 3

2 VISI & MISI 5S JPKK 4

3 OBJEKTIF 5S JPKK 5

4 MOTO 5S JPKK 6

5 CARTA ORGANISASI 5S

5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU 5S

5.2 CARTA ORGANISASI URUSETIA 5S 5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA

PROMOSI

5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN

5.5 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT

5.6 CARTA ORGANISASI ZON 5S

7 - 13

6 PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI (5S) 14 - 20

7 APLIKASI DAN TEKNIK 5S 21 – 50

8 PENYERAGAMAN TEMPAT KERJA DAN

(3)

01 01 12 Nov 2012 3/59

DASAR 5S JPKK

JPKK sentiasa mengamalkan semangat kerja berpasukan, berdisiplin dan

berinovasi demi mewujudkan persekitaran yang kondusif dan selamat

untuk meningkatkan kualiti, produktiviti dan imej perkhidmatan bagi

memastikan kepuasan pelanggan melalui Amalan 5S yang berterusan.

Tandatangan : ...

(4)

01 01 12 Nov 2012 4/59

VISI & MISI 5S JPKK

VISI

JPKK beriltizam untuk membina komuniti yang berilmu dan berkemahiran

seiring dengan Falsafah Kebangsaan dengan membudayakan Amalan

5S.

MISI

Menerusi Amalan 5S, Warga JPKK beriltizam untuk :-

1. Menjadikan Amalan 5S sebagai budaya kerja yang berterusan;

2. Memupuk kerjasama dan semangat kerja berpasukan di kalangan

warga JPKK; dan

3. Meningkatkan produktiviti, profesionalisme dan imej korporat JPKK.

Tandatangan : ...

(5)

01 01 12 Nov 2012 5/59

OBJEKTIF 5S JPKK

Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi

mencapai ciri-ciri kualiti seperti berikut :-

1. Persekitaran tempat kerja yang kondusif dan selamat;

2. Pengurusan operasi organisasi yang mudah, cekap dan selamat;

3. Pengurusan ruang kerja yang optimum;

4. Pengurusan dokumen dan stor yang lebih berkesan; dan

5. Peningkatan kualiti perkhidmatan dan imej korporat.

Tandatangan : ...

(6)

01 01 12 Nov 2012 6/59

MOTO 5S JPKK

“Persekitaran Kondusif, Perkhidmatan Berkualiti”

Tandatangan : ...

(7)

01 01 12 Nov 2012 7/59

CARTA ORGANISASI

5S

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI

(JPKK)

(8)

01 01 12 Nov 2012 8/59

JAWATANKUASA PEMANDU 5S

Tandatangan : ...

(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI)

PENGERUSI PENGARAH BKP TIMBALAN PENGERUSI PENGARAH BKnP KETUA J/K PROMOSI PENGARAH BPA KETUA J/K LATIHAN PENGARAH BDPK KETUA J/K AUDIT PENGARAH BPNP KETUA URUSETIA PPT (T) BKP FASILITATOR PENGARAH BHIPGA FASILITATOR KPP BPA FASILITATOR PENGARAH BPP FASILITATOR KPPK BPA AJK KPP BPA AJK KPPK BDPK AJK KPPK BPP AJK KPP BHIPGA PENAUNG KETUA PENGARAH JPKK

(9)

01 01 12 Nov 2012 9/59

URUS SETIA 5S

Tandatangan : ...

KETUA URUS SETIA 5S PPT (T) BKP SETIAUSAHA 5S PPT BKP WAKIL ZON DELIMA WAKIL ZON ZAMRUD WAKIL ZON MUTIARA WAKIL ZON KUARZA WAKIL ZON BAIDURI WAKIL ZON FIRUZ WAKIL ZON NILAM WAKIL ZON BERLIAN

(10)

01 01 12 Nov 2012 10/59

JAWATANKUASA PROMOSI 5S

NOTA:

***AJK PROMOSI dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK PROMOSI.

Tandatangan : ...

(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI) PENGERUSI PENGARAH BPA TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON DELIMA WAKIL ZON MUTIARA WAKIL ZON KUARZA WAKIL ZON BAIDURI WAKIL ZON FIRUZ WAKIL ZON NILAM WAKIL ZON BERLIAN WAKIL ZON ZAMRUD

(11)

01 01 12 Nov 2012 11/59

JAWATANKUASA LATIHAN 5S

NOTA:

***AJK LATIHAN dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN.

Tandatangan : ...

PENGERUSI TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON DELIMA WAKIL ZON MUTIARA WAKIL ZON KUARZA WAKIL ZON BAIDURI WAKIL ZON FIRUZ WAKIL ZON NILAM WAKIL ZON BERLIAN WAKIL ZON ZAMRUD

(12)

01 01 12 Nov 2012 12/59

JAWATANKUASA AUDIT 5S

NOTA:

***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.

Tandatangan : ...

PENGERUSI TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON DELIMA WAKIL ZON MUTIARA WAKIL ZON KUARZA WAKIL ZON BAIDURI WAKIL ZON FIRUZ WAKIL ZON NILAM WAKIL ZON BERLIAN WAKIL ZON ZAMRUD

(13)

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI 01 01 12 Nov 2012 13/59

ZON 5S

Tandatangan : ...

FASILITATOR KETUA ZON AHLI AUDIT AHLI PROMOSI AHLI LATIHAN AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON SETIAUSAHA

(14)

01 01 12 Nov 2012 14/59

PENGENALAN

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

(5S)

(15)

01 01 12 Nov 2012 15/59

PENGENALAN

Amalan 5S adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI (JPKK).

Apakah Amalan 5S?

5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.

Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU) akan menjadikan lantai dan tempat kerja JPKK sentiasa bersih, malah penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama.

Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPKK. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.

(16)

01 01 12 Nov 2012 16/59

Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S

Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat.

Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam.

Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S

JPKK telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan yang digunakan di dalam Amalan (5S) bermula awal tahun 2011. Pendekatan yang digunakan untuk penambahbaikan di JPKK adalah dengan menggunakan pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI.

Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua warga JPKK. Pengurusan atasan melalu JK Latihan dan JK Promosi akan terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan di kalangan staf JPKK.

(17)

01 01 12 Nov 2012 17/59

Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI

JPKK menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu, dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masing-masing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat.

Fokus: Kesan

Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan walaupun memakan masa. Manakala inovasi pula kesannya adalah lebih cepat. Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan penambahbaikan.

Fokus: Jangka masa

Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan. Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf JPKK untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung, akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan inovasi lebih menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa dan modal.

(18)

01 01 12 Nov 2012 18/59

Fokus: Perubahan

Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam JPKK. Perubahan bagi Inovasi adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada.

Fokus: Pendekatan

Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara. Namun bagi inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai.

Kesimpulan

Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan oleh semua staf JPKK. Antara pendekatan aktiviti (5S), Kaizen dan Inovasi merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga JPKK untuk terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat kerja.

(19)

01 01 12 Nov 2012 19/59

FOKUS INOVASI KAIZEN

JANGKA MASA PENDEK PANJANG

PERUBAHAN BERPERINGKAT BERTERUSAN DAN

MENINGKAT

PENDEKATAN IDEA DAN USAHA

INDIVIDU

IDEA DAN USAHA KUMPULAN

KESAN CEPAT DAN MUDAH LUPUT PERLAHAN DAN KEKAL

ILLUSTRASI PERBEZAAN KAIZEN DAN INOVASI

(20)

01 01 12 Nov 2012 20/59

PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN

PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN

(21)

01 01 12 Nov 2012 21/59

APLIKASI DAN TEKNIK 5S

(22)

01 01 12 Nov 2012 22/59

APLIKASI DAN TEKNIK 5S

Objektif

Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan 5S. Akhirnya nanti, semua warga JPKK akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing.

Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga JPKK akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.

(23)

01 01 12 Nov 2012 23/59

KITARAN AMALAN 5S

Teknik 5S

Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf JPKK bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar JPKK lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.

SEITON (SUSUN) (SISIH) SEISO (SAPU)

SEIRI (SISIH)

SHITSUKE (SELALU AMAL) (SISIH) SEIKETSU (SERAGAM) 1 2 4 3 5

(24)

01 01 12 Nov 2012 24/59

Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di JPKK akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPKK. Setiap staf JPKK berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di JPKK bagi menjayakannya.

Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPKK lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.

SEIRI - SISIH

1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih luas.

2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, staf JPKK akan berasa lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Staf JPKK juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak lebih awal.

(25)

01 01 12 Nov 2012 25/59

3. Bagaimana JPKK melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja?

Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori seperti:

ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG DIBUANG

BUANG DENGAN SEGERA

ITEM YANG ADA NILAI DAN BOLEH DIJUAL CARI PEMBELI YANG _MENAWARKAN HARGA TINGGI

ITEM TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI

CARI CARA MERENDAHKAN KOS

(26)

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI 01 01 12 Nov 2012 26/59 BUANG DENGAN SEGERA CARI PEMBELI DENGAN HARGA TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT

(27)

01 01 12 Nov 2012 27/59

KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH

NOTA :

TAG KUNING DAN TAG MERAH

HENDAKLAH DIGUNAKAN

(28)

01 01 12 Nov 2012 28/59

KAEDAH SISIH

TAG BARANGAN UNTUK SISIH

warna warna

BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI warna

MENUNGGU PELUPUSAN

warna

BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL

BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG

(29)

01 01 12 Nov 2012 29/59

Buang Dengan Segera

Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf JPKK boleh membuang barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan JPKK atau Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang atau dijual.

(30)

01 01 12 Nov 2012 30/59

SEITON - SUSUN

1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja yang lebih pantas.

2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu barangan atau rekod, staf JPKK hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail / barangan tersebut. Staf JPKK boleh mengesan fail dan barangan yang tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat.

Apakah Ujian 30 saat?

Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh JPKK dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf JPKK akan menggunakan Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja.

(31)

SEISO - SAPU

1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan. Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf JPKK, setiap individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep

ownership dan Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga tempat atau barang milik JPKK. Konsep ini biasanya ditandakan dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.

2. Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik JPKK. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana yang demikian, warga JPKK akan mudah menjana idea yang kreatif dan akan lebih ceria.

(32)

PANDUAN AMALAN 5S DI JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI MUKA SURAT 32 3. Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:

Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan persekitaran JPKK juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf JPKK boleh menetapkan 5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.

PERALATAN UNTUK SAPU

BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN

1 PEJABAT/ ZON  KAIN BURUK

 PENYAPU

 PENYODOK SAMPAH

 BAKUL SAMPAH

(33)

01 01 12 Nov 2012 33/59

SEIKETSU – SERAGAM

1. Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan 5S di JPKK, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU PANDUAN AMALAN 5S ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan 5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN AMALAN 5S ini tanpa menunggu masa yang lama.

2. Untuk proses penyeragaman di JPKK, adalah disarankan semua pejabat menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya.

3. Kaedah melaksanakan SERAGAM:

i. Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan.

ii. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan 5S,

Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan

(34)

PANDUAN AMALAN 5S DI JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI MUKA SURAT 34 berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.

iii. Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi antara organisasi dengan pelanggannya.

iv. Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna untuk warga JPKK yang baru serta bagi memudahkan pelanggan memahami proses yang perlu mereka lalui.

4. Ke arah keseragaman Amalan 5S:

Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan 5S di JPKK. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan.

(35)

01 01 12 Nov 2012 35/59

BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN

1.

FAIL KETUA ZON

NOTA :

Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar 5S.

2. Visi & Misi 5S. 3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon.

6. Carta Organisasi Zon. 7. Minit Mesyuarat/Nota

PerbincanganKumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan.

8. Pelan Tindakan Aktiviti. 9. Pelan Lantai Zon 5S.

10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 11. Keputusan Audit dan Jadual Audit.

12. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua 5S atau Fasilitator 13. Kriteria Audit.

 Adakan indeks

 Adakan pemisah bagi setiap tajuk

 Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti 5S dijalankan.

 Berikan data kuantitatif/kualitatif

 Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(36)

01 01 12 Nov 2012 36/59

2.

_{SISTEM SUSUNAN FAIL}

DI RAK

NOTA :

1. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, …. A, B, C,….dan seterusnya).

2. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh.

3. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). 4. Adakan PEMISAH di dalam fail. 5. Adakan indeks di dalam fail. 6. Indeks utama & Kod Warna di

tepi rak.  Rujuk Buku Panduan

Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara JPKK .

 Dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(37)

01 01 12 Nov 2012 37/59

3.

SUSUNAN BARANGAN DI

ATAS RAK

1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……dan seterusnya).

2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan

keselamatan).

3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan

MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan

yang berkaitan.

6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL

(lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap

Kad / Stock Bin.

8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini.

9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak.

10. Adakan PELAN LOKASI &

MASTER INDEX di tempat yang strategik.

(38)

01 01 12 Nov 2012 38/59

4.

PENGURUSAN

PENDAWAIAN ELETRIK

1. KABEL, EXTENSIONPLUG dan WAYAR di atas lantai hendaklah dalam keadaan kemas.

2. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping.

3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH).

5.

_{SUIS LAMPU /}

PENGHAWA DINGIN /

KEPALA

PLUG

1. Semua suis / barangan elektrik hendaklah dilabelkan.

2. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH).

(39)

01 01 12 Nov 2012 39/59

6.

ELEMEN KESELAMATAN

1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari

jauh.

3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR

NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi

barangan yang disusun mengikut

stacking.

6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan.

7.

PERALATAN

1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan).

3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster).

4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam

kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan

pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu).

(40)

01 01 12 Nov 2012 40/59

8.

_{SETIAP ZON}

(KAWASAN KUMPULAN)

1. Semua suis lampu hendaklah dilabelkan.

2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik tempat tersebut.

3. Syarat penggunaan hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 4. Pelan Lantai / Peta Bilik

hendaklah dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk (jika berkenaan).

(41)

01 01 12 Nov 2012 41/59

9.

_{SUDUT 5S}

NOTA:

MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN:

1. Dasar 5S yang telah

ditandatangani oleh KP JPKK. 2. Visi & Misi 5S.

3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon.

6. Peta & Pelan Lantai Zon.

7. Ownership.

8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT – perancangan aktiviti kumpulan.

10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat

ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh.

11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart).

12. Buletin.

13. Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S.

14. Jadual pembersihan.

 Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara.

 Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.

(42)

01 01 12 Nov 2012 42/59

10.

PAPAN KENYATAAN /

SUDUT INFORMASI

1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas.

2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan.

11.

_{PETAK / TEMPAT LETAK}

KASUT

1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut.

2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat.

12.

_{GARISAN KUNING}

(PARKIRAN BARANGAN)

1. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau

Work In Progress.

2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran.

(43)

01 01 12 Nov 2012 43/59

13.

_{PERALATAN KEBERSIHAN}

KAWASAN STOR

1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll.

KAWASAN PEJABAT

1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan pembersihan.

14. SIGNAGE

UNTUK PELAWAT

/ KAWASAN MENUNGGU

1. Petunjuk Arah – Tandas, Surau. 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas.

2. Tempat Bertanya.

3. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya.

4. Papan kenyataan (Information Board).

(44)

01 01 12 Nov 2012 44/59

CONTOH

VISUAL KESERAGAMAN

 Adakan SOP penggunaan  Pamerkan tarikh lupus

 Adakan senarai borang

 Labelkan nombor setiap borang  Adakan tanda maksima dan minima

 Buatkan parkiran untuk alat tulis  Labelkan tempat bagi setiap alat

tulis

 Labelkan laci ALAT TULIS

 Buatkan parkiran untuk setiap alatan

 Labelkan tempat bagi setiap alatan  Labelkan laci PERALATAN

(45)

01 01 12 Nov 2012 45/59

NOTIS MAKLUMAN

ROSAK

KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG

DIHORMATI,

MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER /

PRINTER INI MENGALAMI

KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN

SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI

KEROSAKAN TERSEBUT.

SEBARANG KESULITAN AMAT

DIKESALI.

TERIMA KASIH

ARIAL BOLD 72 ARIAL BOLD 48

(46)

01 01 12 Nov 2012 46/59

PANDUAN

PENGGUNAAN

MESIN FOTOSTAT

1.

BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT

2.

LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT

3.

PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT

4.

TEKAN BUTANG START

(47)

01 01 12 Nov 2012 47/59

TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN

NOMBOR SAMBUNGAN

:

NOMBOR FAKS BAHAGIAN:

NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH:

NOMBOR KECEMASAN:

1) KEBAKARAN:

2) KEMALANGAN:

(48)

01 01 12 Nov 2012 48/59

JADUAL PEMBERSIHAN

HARI

TUGASAN / PEMANTAUAN

BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU

ISNIN – SELASA ZAKIAH BAHARUDIN ZALINA ZAINAL

JULYARTI ZAINAL ABIDIN

RABU - KHAMIS NORLIZA MD JIZAT NOR HIDAYAH MUHARRAM

NORSHIDA ABD RAZAK

JUMAAT NADIMAH ABD

RAHMAN

SALASIAH BUSTAN

FAZILAH MOHAMAD SHAHUDIN

(49)

01 01 12 Nov 2012 49/59

SHITSUKE - SENTIASA AMAL

Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah, dan matlamat penjimatan JPKK akan dapat dicapai. Pengurusan JPKK akan terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti merancang untuk mendapatkan Sijil 5S.

1. Pengurusan hendaklahberdisiplin dan melatih semua staf mematuhi peraturan dan budaya kualiti di JPKK. Amalan berdisiplin dan melatih warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilaksanakan, JPKK mestilah mempunyai satu kaedah supaya warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja yang cemerlang.

2. Pelaksanaan Sentiasa Amal:

Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah:

CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan JPKK supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.

CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman 5S di JPKK. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya dapat memantau piawaian 5S yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini JPKK dapat mengukur tahap Amalan 5S.

(50)

01 01 12 Nov 2012 50/59

CARA 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S.

CARA 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan Amalan 5S. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini.

CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf JPKK. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksana dan menghargai usaha mereka.

KESIMPULAN

Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah Amalan 5S ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPKK. Melalui Seiri (Sisih) staf JPKK akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPKK dibuat dengan lebih kemas; dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.

(51)

JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI 01 01 12 Nov 2012 51/59

PENYERAGAMAN

TEMPAT KERJA

DAN

PERSEKITARAN

(52)

01 01 12 Nov 2012 52/59

GARISAN PARKIRAN ALATAN

OBJEKTIF

Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak / berubah sentiasa berada di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat asal selepas penggunaannya.

Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. Kedudukan peralatan seperti mesin, peralatan dan lain-lain hendaklah dirancang kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan parkiran hendaklah seminima yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan parkiran itu terdapat karpet, parkiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya permukaan tempat parkiran adalah licin dan cantik, parkiran juga tidak dibenarkan.

(53)

01 01 12 Nov 2012 53/59

KAEDAH PELAKSANAAN SERAGAM

LANTAI

i. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. ii. Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan.

iii. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini.

iv. Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan.

v. Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan pelapik. vi. Buatkan GARISAN PUTIH untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih.

vii. Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan. viii. Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon.

ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan.

x. Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu keselamatan. xi. Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di atas

pelekat.

xii. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah alih.

xiii. Periksa semua pelekat atau cat garisan secara berkala (bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan seperti di para xv.

xiv. Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan penempatan dan garisan keselamatan.

(54)

01 01 12 Nov 2012 54/59

Nota:Kriteria Pembaikan

a. Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang minima untuk dibaiki ialah 300mm.

b. Bila warna garisan luntur walau pun kurang 1/3 dari ukuran minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan adalah tiga (3) hari untuk lekatkan pelekat dan satu (1) minggu untuk cat.

c. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak.

xv. Jadual Pemeriksaan

JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN 5S

ZON __________

BULAN AHLI

PEMERIKSA

KOMEN TANDA TANGAN

PEMERIKSA JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER

(55)

01 01 12 Nov 2012 55/59

DINDING

i. Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf JPKK mengetahui berita semasa dan memahami pelaksanaan Amalan 5S.

ii. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalendar, jam dinding, buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat.

iii. Buang benda yang tidak diperlukan.

iv. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat. v. Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan. vi. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan. vii. Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah mengikut tajuk.

viii. Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan.

ix. Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH) sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan dinding bangunan untuk diperbaiki.

(56)

01 01 12 Nov 2012 56/59

SILING

i. Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan dinding. ii. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran penghawa

dingin.

iii. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang.

iv. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama bagi satu kawasan / bilik.

TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI / KABINET KAYU)

i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara mendatar (dibaringkan).

ii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.

iii. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disediakan.

iv. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.

v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan.

vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas.

vii. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan.

viii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu.

(57)

01 01 12 Nov 2012 57/59

PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali.

ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci.

iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak kunci. iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digantung atas alasan keselamatan,

(58)

(59)

01 01 12 Nov 2012 59/59

LACI PEGAWAI DAN STAF

Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf.

ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

iii. Laci bawah digunakan bagi menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan

barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPKK tidak bertanggungjawab).