1
GARIS PANDUAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM EP
1. Tujuan
Garis panduan ini menerangkan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus yang telah dipinda bagi membolehkan Pesanan Kerajaan dikeluarkan kepada Pembekal/Syarikat sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
2. Latar Belakang
2.1 Proses perolehan perkhidmatan secara pembelian terus melalui sistem eP sedia ada membenarkan sesuatu perkhidmatan dilaksanakan berdasarkan kepada pengesahan dokumen Pesanan Perkhidmatan (SO) sahaja. Ini menyebabkan tanggungan peruntukan dilakukan selepas perkhidmatan disempurnakan.
2.2 Pindaan kepada proses perolehan perkhidmatan dilakukan bagi memudahkan proses perolehan Kerajaan termasuk urusan pembayaran kepada Pembekal/Syarikat. Melalui penambahbaikan ini, tanggungan peruntukan akan dilakukan di Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan (eSPKB) sebaik sahaja SO diluluskan dan seterusnya Pesanan Kerajaan akan dikeluarkan.
2.3 Satu (1) pautan (hyperlink) “Pesanan Perkhidmatan Sebelum/Pada 7 Mac 2010” diwujudkan di Login Page sistem eP
bagi menyelesaikan perolehan perkhidmatan yang dicipta mulai 1
Januari 2010 hingga 7 Mac 2010.
3. Dokumen Yang Terlibat Dalam Proses Perolehan Perkhidmatan
Di dalam perolehan perkhidmatan dokumen-dokumen yang terlibat ialah :
3.1 Pesanan Perkhidmatan (Service Order - SO) adalah merupakan
dokumen pembelian terus bagi perolehan perkhidmatan yang mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
3.2 Pesanan Kerajaan (Local Order - LO) adalah seperti yang
ditakrifkan di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 176.
2
3.3 Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) merupakan dokumen
yang dikeluarkan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan. NPP mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan dilaksanakan.
3.4 Nota Pelarasan Kredit (NPK) merupakan dokumen yang
dikeluarkan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya terdapat pengurangan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan.
3.5 Nota Pelarasan Debit (NPD) merupakan dokumen yang
dikeluarkan oleh PTJ sekiranya terdapat penambahan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan dilaksanakan.
3.6 Invois merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pembekal
untuk menuntut bayaran bagi perkhidmatan yang telah dilaksanakan.
4. Aliran Proses Perolehan Perkhidmatan Di Bawah Modul Pembelian Terus Melalui Sistem eP
4.1 Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal atas talian seperti di
Carta 1.
4.2 Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal luar talian seperti di
Carta 2.
5. Peringatan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Dalam memastikan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus berjalan dengan lancar, Kementerian/Jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut:
5.1 Membuat kajian pasaran supaya harga perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan mencerminkan harga semasa di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada Pembekal/Syarikat tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan;
3 5.2 Memastikan SO yang telah dikeluarkan perlu diambil tindakan
berikut:
5.3 Memastikan peruntukan adalah mencukupi sebelum padanan bayaran dilakukan sekiranya NPD dikeluarkan; dan
5.4 Memastikan SO yang dikeluarkan perlu diselesaikan sehingga berstatus Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewat-lewatnya sebelum tarikh akhir Akaun Kena Bayar (AKB).
Unit ePerolehan
Kementerian Kewangan Malaysia 2 Mac 2010
Tarikh Pengeluaran
SO Tindakan Perlu Diambil
Mulai 1 Januari 2010 hingga 7 Mac 2010
Pengguna perlu mencapai pautan (hyperlink)
“Pesanan Perkhidmatan Yang Dikeluarkan Sebelum/Pada 7 Mac 2010” di Login Page
Sistem eP untuk menyelesaikan proses perolehan perkhidmatan.
Kementerian/Jabatan hendaklah memastikan SO yang telah dikeluarkan mulai 1 Januari 2010 sehingga 7 Mac 2010 diambil tindakan sehingga status Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewat-lewatnya pada 30
September 2010.
Mulai 8 Mac 2010 Pengguna mengakses Sistem eP menggunakan kaedah Login sedia ada untuk mengeluarkan SO bagi meneruskan perolehan perkhidmatan.
4 Cipta dan Serah Pesanan Perkhidmatan PEMINTA Mula
Peminta mencipta Pesanan Perkhidmatan dan menyerahkan kepada Pelulus.
Peminta mengesahkan NPP yang diterima daripada Pembekal:
i. Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. ii. Sekiranya ada penambahan harga
di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan.
iii. Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP. Pembekal mengemukakan invois. CARTA 1: ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH
MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI PEMBEKAL ATAS TALIAN
Pelulus meluluskan Pesanan Perkhidmatan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem
ePerolehan (eP) akan menyemak peruntukan di sistem eSPKB. Sekiranya antara muka berjaya, Pesanan Kerajaan akan dihantar kepada Pembekal. Lulus
Pesanan Perkhidmatan
PELULUS
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan
peruntukan dan komitmen Buku Vot
eSPKB
Semakan Peruntukan
Antara muka tidak berjaya
Pembekal mengesahkan Pesanan Kerajaan.
Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Kerajaan.
Pembekal mengemukakan NPP dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan1.
1 Pembekal mungkin mengemukakan nilai
harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Kerajaan. Antara muka berjaya Mengesah Pesanan Kerajaan (LO) PEMBEKAL Mencipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP) PEMBEKAL Ada NPD? Antara muka dengan eSPKB untuk arahan pembayaran eSPKB Antara muka tidak berjaya Antara muka berjaya Antara muka berjaya
Pegawai Padanan Bayaran membuat padanan bayaran2.
2 PTJ hendaklah memastikan peruntukan
mencukupi sekiranya terdapat NPD. Membuat Padanan
Bayaran PEGAWAI PADANAN
BAYARAN Antara muka
tidak berjaya
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan
peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan
pembayaran eSPKB Tiada Ada Tamat Cipta Nota Pelarasan Kredit (NPK) PEMINTA Mengesah NPP Pembekal PEMINTA Amaun di NPP Amaun di NPP > Amaun di LO Amaun di NPP < Amaun di LO Cipta Invois PEMBEKAL Melulus NPD PELULUS Amaun di NPP = Amaun di LO Cipta Nota Pelarasan Debit (NPD) PEMINTA
5 Cipta dan Serah Pesanan Perkhidmatan PEMINTA Mula
CARTA 2: ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH
MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI PEMBEKAL LUAR TALIAN
Mencipta dan menyerah Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP)
secara manual kepada PTJ PEMBEKAL Menerima Pesanan Kerajaan (LO) secara manual daripada
PTJ PEMBEKAL
LUAR TALIAN
Peminta mencipta Pesanan Perkhidmatan dan menyerahkan kepada Pelulus.
Pelulus meluluskan Pesanan Perkhidmatan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem
ePerolehan (eP) menyemak peruntukan di sistem eSPKB.
PTJ perlu mencetak Pesanan Kerajaan dan mengemukakan kepada Pembekal. Pembekal menerima Pesanan Kerajaan
secara manual daripada PTJ.
Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Kerajaan.
Pembekal mengemukakan NPP secara manual dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan1 1 Pembekal mungkin mengemukakan nilai
harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Kerajaan.
Kemukakan Invois secara manual
kepada PTJ PEMBEKAL
LUAR TALIAN Pembekal mengemukakan invois secara
manual kepada PTJ. Mengemas kini & Mengesahkan
NPP Luar Talian Pembekal PEMINTA Cipta Nota Pelarasan Kredit (NPK) PEMINTA Menunggu Invois manual Pembekal PEGAWAI PADANAN BAYARAN
Cipta Nota Pelarasan Debit (NPD)
PEMINTA
PELULUS Melulus NPD
Pembekal mengemukakan NPP setelah perkhidmatan dilaksanakan.
Peminta akan mengemaskini dan mengesahkan NPP Luar Talian Pembekal di dalam sistem eP:
o Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. o Sekiranya ada penambahan harga
di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan.
o Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP. Amaun di NPP Amaun di NPP > Amaun di LO Amaun di NPP < Amaun di LO Amaun di NPP = Amaun di LO
Tiada Ada Ada
NPD?
Pegawai Padanan Bayaran mengemaskini invois manual pembekal dan membuat padanan bayaran. PTJ hendaklah memastikan peruntukan
mencukupi sekiranya terdapat NPD2. 2 PTJ hendaklah memastikan peruntukan
mencukupi sekiranya terdapat NPD.
Tamat Antara muka berjaya eSPKB Antara muka tidak berjaya Antara muka dengan eSPKB untuk arahan pembayaran Antara muka berjaya
Mengemas kini invois manual pembekal & membuat padanan
bayaran PEGAWAI PADANAN
BAYARAN
Antara muka tidak berjaya
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan
peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan
pembayaran eSPKB Lulus Pesanan Perkhidmatan PELULUS Antara muka berjaya atau tidak
Antara muka dengan eSPKB untuk semakan
peruntukan dan komitmen Buku Vot
eSPKB Semakan peruntukan Petunjuk: Atas Talian Luar Talian
