SESI TAKLIMAT PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN/KERJA SECARA PEMBELIAN TERUS

SESI TAKLIMAT PEROLEHAN BEKALAN

DAN PERKHIDMATAN/KERJA SECARA

PEMBELIAN TERUS

Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari

Universiti Teknologi Mara Shah Alam

pejabat bendahari

po

lisi

5

S

Pe

ng

uru

sa

n

pe

rn

ol

eh

an

Pe

ng

uru

sa

n

pe

rn

ol

eh

an

KAEDAH PEROLEHAN

KONTRAK PUSAT RUNDINGAN TERUS

TENDER (Bagi perolehan yang Melebihi RM500,000)

SEBUTHARGA(Bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,00)

PEMBELIAN TERUS (Bagi perolehan bekalan Dan perkhidmatan tidak melebihi RM50,000 dan Perolehan kerja Tidak melebihi RM20,000

PEMBELIAN DARURAT KAEDAH

Penyediaan   Penentuan   Perancangan  

Perolehan   Mengenalpas4  Perolehan   Penyediaan   Peruntukan   Kajian  Pasaran   Pesanan   Urusan   Perolehan   Penyediaan   Jadual   Bayaran   Penerimaan   Pemantauan   Penggunaan   Penggan4an  

Pe

ng

uru

sa

n

pe

rn

ol

eh

an

PROSES PEROLEHAN

pejabat bendahari

“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan Universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

“Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan ialah seperti peralatan makmal /

penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

“Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk

melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh dikategorikan seperti berikut:

(a)  Perkhidmatan Fasiliti Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci

bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan seumpamanya. (b)  Perkhidmatan Am Perkhidmatan yang lain selain daripada perkhidmatan fasiliti

dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.

Takrifan  

1.

 

Jawatankuasa

 

teknikal  

• 

 _{yang  dilan4kan  oleh  Naib  Canselor  atau  mana}  

mana  pegawai  yang  diturunkan  kuasa  untuk-­‐:  

• 

_{Menyedia/menyemak/meluluskan  spesifikasi}  

teknikal  dan  anggaran  jabatan  harga  PTJ.  

• 

_{Membuat  syor  teknikal  dan  harga  penender  .}  

• 

_{Menerima  bekalan  dan  membuat  pengesahan}  

“Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi

sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

“

Garis panduan berkenaan kaedah perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan secara pembelian terus boleh dirujuk melalui Pekeliling Bendahari Bilangan 4 tahun 2012. Pekeliling ini boleh dirujuk secara

atas talian melalui laman web http://bendahari.uitm.edu.my/.”  

PROSES PELAWAAN

“

Sebut harga diperolehi sebagai satu kaedah kajian pasaran

untuk menentukan bahawa bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi adalah sesuai dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip

perolehan di atas.”

Melalui pekeliling berkenaan berikut adalah prinsip yang perlu dipatuhi

dalam proses perolehan secara pembelian terus:

1) Akauntabiliti Awam

Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara

bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

2) Diuruskan Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang

ditetapkan.

3) Nilai Faedah YangTerbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

4) Saingan Terbuka

Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.

5) Adil dan Saksama

Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

PERATURAN PELAWAAN PEMBELIAN TERUS.

BUKAN item daripada:

•  item yang boleh dibekalkan oleh panel vendor Kementerian Kewangan, atau •  item kontrak pusat Perbendaharaan, atau

•  item yang mesti diperoleh daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, atau

•  item kontrak pusat UiTM dan item stor UiTM,

Sebut harga hendaklah diperolehi daripada mana-mana vendor (sama ada ada berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau tidak, atau bertaraf

Bumiputera ataupun tidak) yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.

Bil Jenis Perolehan Nilai Perolehan Sebut harga minimum 1 Bekalan Sehingga RM10,000 1 2 Perkhidmatan Sehingga RM20,000 1 3 Bekalan Melebihi RM10,000 – RM50,000 2 4 Perkhidmatan Melebihi RM20,000 – RM50,000 2

Buat pelawaan kepada vendor tempatan. Gunakan Lampiran 2A dan

2B spt yang terdapat dalam pekeliling Bendahari bil.4 tahun 2012.

Bilangan sebut harga minimum yang perlu diperolehi adalah seperti berikut:

Borang-borang ini

BOLEH

dihantar

kepada vendor melalui

emel/faks/surat

. Boleh

juga buat pemakluman

•  Setiap pelawaan yang ingin dibuat perlu dimaklumkan kepada pihak

bendahari.

•  Pihak Bendahari akan sediakan senarai pembekal yang telah berdaftar

dengan pihak UiTM mengikut jenis bidang. Ini bagi membuka peluang

kepada semua vendor yang telah berdaftar dengan UiTM.

•  Tempoh pelawaan sebut harga ialah di antara dua (2) hingga tujuh (7)

hari bekerja dari tarikh fax / surat / e-mel kepada vendor.

•  Vendor tidak boleh hantar borang sebutharga melalui faks/emel.

•  Dokumen sebutharga perlu dihantar didalam peti sebutharga yang

terdapat di Pejabat Bendahari/PTJ.

•  (Perlu wujudkan peti sebutharga-2 kunci akses untuk buka peti dan

perlu dipegang oleh staf berbeza. Perlu buat surat pelantikan

PROSES PEMBUKAAN

•  Membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari

yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ

yang sama.

•  Perlu buka sejurus tarikh tamat hantar sebut harga.

•  Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka

sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga.

•  Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut harga

sebelum ditandatangani.

Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan pada Jadual Analisa adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika

Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal .

TAJUK : CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJILARI DAN MENYELENGGARA ……….……

No Sebut Harga :

No Item : Nama Item : Anggaran Harga Seunit :

Bil Kod

Syarikat Status Syk

Pendaftaran Kem. Kewangan

Pendaftaran

PKK Jenama dan Model

Negara Pembuat Tempoh Jaminan ( Tahun ) Tempoh Serahan ( Minggu ) Kuantiti ( Unit ) Harga/Unit (RM) Kenaan GST Jumlah Harga (RM) Dengan GST Catatan 1 2 3 Kod Analisa: 0 - Tidak mengikut spesifikasi 6 - Contoh tidak disertakan 12 - Kesilapan perkiraan harga 19 Harga tidak berpatutan

1 - Mengikut spesifikasi 7 - Kualiti diragui 13 - Tempoh jaminan tidak dicatat 20 Harga tidak diisi 2 - Katalog disertakan 8

- Mempunyai pengalaman

berkaitan 14 - Tempoh serahan minimum 21 Tidak Isi Borang SebutHarga 3

- Tiada sebarang katalog

disertakan 9

- Tidak mempunyai pengalaman

berkaitan 15 - Tempoh serahan terlalu lama 22 Terima Dokumen Selepas Masa Tutup 4

- Katalog berbeza daripada

tawaran 10

- Prestasi Pembekalan Syarikat

memuaskan 16 - Tempoh serahan tidak dicatat 23 Disyorkan 5 - Contoh disertakan 11

- Prestasi Pembekalan Syarikat

tidak 17 - Harga terendah memuaskan 18 - Harga berpatutan Nota : 1. Jadual Analisa hendaklah disusun mengikut urutan harga terendah hingga tertinggi 2. Sila catitkan Kod Analisa yang berkaitan (0-23) di ruangan Catatan dengan Kod Analisa 0 atau 1 WAJIB pada setiap ruang Catatan

3 Sila sediakan satu analisa bagi setiap item kecuali jika tawaran hendak dibuat secara pakej

Disediakan Oleh: Disahkan Oleh: Disahkan oleh J/kuasa Teknikal Berkenaan Diluluskan Oleh Ketua PTJ Tandatangan Tandatangan Tandatangan Tandatangan

Nama Nama Nama Nama

“Jawatankuasa Teknikal ” adalah jawatankuasa yang dilantik oleh Naib

Canselor atau mana-mana pegawai yang diturunkan kuasa untuk :-

a.  Menyedia / menyemak / meluluskan spesifikasi teknikal dan anggaran harga PTJ;

b.  Mengkaji, menilai serta membuat syor teknikal dan harga

penyebutharga / petender kepada mana-mana pihak yang akan meluluskan perolehan tersebut.

c.  Mengesahkan penerimaan bekalan / perkhidmatan / kerja, mengikut spesifikasi tawaran yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain yang telah diberi kuasa untuk meluluskan sesuatu perolehan.

PROSES PERMOHONAN/

PENYEDIAAN

Selepas analisa dibuat, PTJ perlu kemukakan dokumen berkenaan kepada pejabat bendahari bagi tujuan pesanan tempatan:

-  Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002 ) yang telahditandatangani oleh Ketua PTJ.(bagi permohonan menggunakan peruntukan bajet pengurusan. Bagi permohonan menggunakan bajet amanah, tidak perlu isi borang PB 3/80 memadai dengan surat kelulusan peruntukan oleh Jawatankuasa Tabung Amanah).

-  Dokumen sebut harga yang asal.

-  Lampiran 3 - Jadual Analisa Harga (jika sebut harga disertai lebih daripada satu vendor) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ dan / atau jawatankuasa berkenaan. -  Dokumen kelulusan / pengesahan harga Ketua PTJ bagi sebut harga yang disertai

oleh satu penyebutharga(jika ada)

-  Lampiran A mengesahkan harga yang ditawarkan oleh vendor adalah munasabah

bagi perolehan yang melibatkan penerimaan satu sebut harga.

-  Senarai Semakan (Lampiran B) bagi semua Pembelian Terus yang bernilai melebihi RM1,000.00 sehingga RM50,000.00 bagi setiap pelawaan.

PESANAN  JABATAN  

• 

_{Dikeluarkan  dalam  tempoh  5  hari  bekerja}  

selepas  proses  permohonan  pembelian  

diluluskan.  

• 

_{Ketua  PTJ  atau  wakil  dilarang  untuk  membuat}  

pesanan/  tempahan  bekalan  /perkhidmatan  

tanpa  pengeluaran  Pesanan  Jabatan  kecuali  

dalam  keadaan  yang  dibenarkan.  

Kelulusan  Pembelian  Terus  

Ketua PTJ -:

•

 

Sehingga RM 50 ribu bagi setiap pelawaan

yang melibatkan beberapa jenis item atau

sejenis item yang sama dalam setahun.

•

 

Menentukan tawaran kepada vendor dibuat

secara pakej atau setiap item.

•

 

Meluluskan penerimaan 1 sebutharga

dengan membuat pengesahan pada

borang Lampiran A dan Senarai Semakan

KELULUSAN  KHAS  

• 

Ketua  PTJ  boleh  membuat  pengesahan  harga  yang  

ditawarkan  oleh  vendor  adalah  munasabah  jika  jumlah  

minimun  sebut  harga  4dak  dapat  pada  borang  

lampiran  A  dan  Senarai  Semakan  Lampiran  B.  

• 

Kuasa  meluluskan  Pembelian  terus  Khas  bagi  

penerimaan  bekalan/perkhidmatan  tanpa  pengeluaran  

Pesanan  Jabatan  sehingga  RM50  ribu  diberikan  

kepada-­‐:  

• 

Ketua  PTJ  ,jika    peraturan  4dak  dipatuhi  oleh  staf.  

• 

Bendahari  UiTM,jika  peraturan  4dak  dipatuhi  oleh  

Dokumen  kelulusan  Khas  

• 

_{Invois  yang  lengkap}  

• 

_{Surat  penjelasan  ke4dahpatuhan  perolehan.}  

• 

_{Lampiran  A.}  

• 

_{Borang  Penerimaan  Barang/  pengesahan}  

Perkhidmatan  Kerja.  

PERINGATAN!!  

• 

_{Sekiranya  berlaku  terimaan  bekalan/}

perkhidmatan  bernilai  melebihi  RM  50  ribu  

atau  perkhidmatan  yang  4dak  mematuhi  

syarat  item  kontrak  Pusat  ,  minta  pemohon  

berhubung  terus  dengan  Ketua  Kewangan  

untuk  4ndakan  selanjutnya.  

Arahan  Perbendaharaan  59  

• 

_{Pegawai  yang  terlibat  perlu  memohon}  

pendahuluaan  diri  mengikut  nilai  bekalan/

perkhidmatan  yang  diterima  supaya  pihak  

Bendahari  boleh  membuat  bayaran  kepada  

vendor  ysng  telah  menyempurnakan  bekalan  /  

perkhidmatan.  

PENGECUALIAN KHAS DALAM PERATURAN PEMBELIAN TERUS

Pelawaan sebut harga adalah tidak diwajibkan dan penggunaan Senarai Semakan(Lampiran B) adalah

DIKECUALIKAN bagi perolehan berikut:-

(a)  Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM seperti kadar keraian bagi

perkhidmatan makanan bermasak, -

(b) Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor

seperti surat khabar tempatan, kadar yuran penyertaan seminar/kursus/yuran badan akreditasi/profesional, kadar-kadar hotel, tambang kapal terbang dan seumpamanya. Memadai dengan mendapatkan senarai kadar-kadar harga daripada vendor yang berkenaan,; -

(c) Perolehan bahan di mana setiap satu pembeliannya bernilai sehingga RM1,000.00 dan keperluan bagi

setiap PTJ adalah secara kecil-kecilan seperti alat tulis, bahan kimia khusus, ubat khusus, bahan penyelidikan; -

(d) Perolehan barangan mesin /peralatan (kecuali perabot) yang tidak kerap dan tidak banyak, di mana setiap

satu unit kurang dari RM500.00 dan setiap satu pembelian bernilai sehingga RM1,000.00 seperti mesin penebuk lubang heavy duty, mesin stapler heavy duty,; -

(e) Perolehan perkhidmatan / pembaikan yang setiap satu nilai perkhidmatan / pembaikan bernilai sehingga RM5,000.00 seperti pembaikan kerosakan peralatan/mesin pejabat/makmal (termasuk alat ganti). -

BOLEH DIKECUALIKAN UNTUK PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN tetapi Pesanan Tempatan boleh dikeluarkan jika

ia merupakan syarat yang ditetapkan oleh vendor. Perlu wujudkan sistem giliran pelawaan- Prinsip no.5(adil

Tanggungjawab  Ketua  PTJ  

• 

_{Memas4kan  kajian  pasaran  dibuat  oleh}  

pemohon.  

• 

_{Memasrikan  semua  urusan  pembelian  terus}  

dilaksana  dengan  telus,  saingan  terbuka,  adil  

dan  saksama.  

• 

_{Teguran  dibuat  jikan  pemohon  melanggara}  

peraturan  perolehan.  

Tanggungjawab  PTJ  

• 

_{Perancangan  perolehan}  

• 

_{Memas4kan  4ada  4ndakan  memecahkecil}  

pengursan  perolehan  barang/perkhidmatan.  

• 

_{Pemiliah  vendor  yang  adil  dan  terbuka}  

• 

_{Memas4kan  kelulusan  jawatankuasa}  

berkaitan  diperolehi  jika  perlu.  

• 

_{Dokumen  wajib  dilampirkan}  

Senarai  jawatankuasa    

PERKARA  

• 

Peralatan,  perisian  dan  

perkhidmatan  ICT  dan  Alat  

Pandang  Dengar  serta  

Peralatan  elektronik.  

• 

Peralatan  Makmal  Sains  dan  

Teknologi  

• 

Kenderaan  

• 

Lain  lain  Peralatan  dan  

Perkhidmatan  

Jawatankuasa  

• 

Jawatankuasa  IT  dan  elektronik.  

• 

Jawatankuasa  Teknikal  Peralatan  Sains  

dan  Teknologi  mengikut  bidang  PTJ  

yang  berkenaan.  

• 

Naib  Canselor  

• 

Jawatankuasa  yang  dilan4k  mengikut  

keperluan  dari  semasa  ke  semasa.  

PERANAN ANDA

 

1.  Memastikan peraturan/ pekeliling di patuhi

2.  Bersama sama menyemak dokumen sebelum sesuatu proses dibuat. 3.  Membantu PTJ mendapatkan maklumat yang tepat

4.  Memastikan kaedah porolehan yang sesuai mengikut kepada peraturan sedia ada.

5.  Memantau aktiviti perolehan sehingga proses bayaran dibuat. 6.  Sentiasa berkongsi dengan PTJ mengenai Pekeliling Baru.