E-Invoicing dan E-Payment: Pentingnya Aspek Pembayaran Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Robin A. Suryo1 1. Pengantar
Pengadaan secara elektronik (e-procurement) telah terbukti menyederhanakan proses pengadaan sehingga dapat mengurangi biaya transaksi, mendorong kompetisi, dan membuat pasar pengadaan menjadi semakin terbuka. Hasilnya menunjukkan adanya efisiensi dalam penggunaan sumberdaya waktu, SDM, dan biaya. Sebagai bagian dari e-government, pengadaan secara elektronik memiliki peran strategis karena dapat menjawab tantangan yang dihadapi dalam pembangunan ekonomi Indonesia yaitu bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektivitas anggaran belanja pemerintah. Selain itu juga dalam rangka memberikan pelayanan yang cepat dan berkualitas kepada dunia usaha dan masyarakat.
Perkembangan pengadaan secara elektronik di Indonesia yang diawali dengan e-tendering, saat ini telah mencapai tahap dimana instansi pemerintah dapat langsung membeli secara online barang/jasa yang dibutuhkan melalui sistem katalog elektronik. Artinya, kita sudah memasuki era government e-commerce yang ditandai dengan banyak penjual (multiple
buyers), banyak pembeli (multiple suppliers), dan banyak produk (multiple products). Hingga
saat ini terdapat lebih dari ratusan penyedia yang menjual lebih dari 18 ribu item produk di katalog elektronik yang dapat dibeli atau ditransaksikan secara online oleh seluruh instansi pemerintah. Jumlah ini bertambah terus seiring dengan bertambahnya penyedia yang berminat untuk menjual barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. Instansi pemerintah juga tertarik mengusulkan barang/jasa yang dibutuhkan untuk dimasukkan kedalam sistem katalog elektronik, sehingga mempermudah dan mempercepat mereka dalam melakukan proses pengadaannya.
Sebagaimana yang terjadi pada transaksi ekonomi lainnya, aspek pembayaran pada transaksi pengadaan merupakan hal yang sangat penting, terlebih lagi ketika kita sudah memasuki era
e-commerce. Sayangnya aspek pembayaran ini masih kurang mendapatkan perhatian, bahkan
seringkali tidak dianggap sebagai domain pengadaan. Padahal syarat dan ketentuan pembayaran sangat mempengaruhi kemampuan dan minat penyedia untuk berpartisipasi dalam pengadaan pemerintah. Sistem pembayaran yang masih manual dan lama dapat menjadi hambatan karena praktik yang terjadi pada e-commerce di negara lain maupun di dunia bisnis, pembayaran dilakukan secara cepat dan online. Perkembangan e-commerce atau
online shopping yang pesat sebenarnya sangat dipengaruhi oleh kemajuan dalam sistem
penagihan dan pembayaran. Tanpa adanya sistem penagihan dan pembayaran secara online,
e-commerce menjadi kurang menarik bagi pembeli maupun penjual.Bahkan sebenarnya kita
tidak dapat menyebut suatu pembelian sebagai suatu transaksi online kecuali penagihan dan pembayaran dilakukan secara online.
Oleh karena itu, jika kita ingin mengembangkan government e-commerce dan mempercepat jumlah barang/jasa yang tersedia di katalog elektronik, dibutuhkan dukungan sistem penagihan dan pembayaran yang lebih mudah dan efisien. Kita harus beralih dari sistem penagihan dan pembayaran secara manual menuju elektronik karena ini merupakan cara yang mudah, cepat dan efisien. Dengan sistem ini manfaat dari pengadaan/pembelian secara
1 Ketua Dewan Pengawas Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI), dan Lektor pada Sekolah Paska Sarjana,
elektronik dapat lebih dimaksimalkan. Artikel ini akan menjelaskan manfaat dari sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik. Namun sebelum itu penulis ingin menjelaskan pentingnya aspek pembayaran yang tepat waktu, cepat dan efisien dengan menunjukkan dampak yang ditimbulkan dari pembayaran yang terlambat atau tidak tepat waktu.
2. Pentingnya pembayaran tepat waktu: dampak keterlambatan pembayaran
Pembayaran yang tepat waktu dapat diartikan bahwa ketika pemerintah sudah menerima barang atau pekerjaan dari penyedia, maka penyedia juga dapat segera menerima pembayaran yang menjadi haknya karena penyedia sudah selesai melaksanakan kewajibannya sesuai kontrak. Salah satu masalah yang dikeluhkan oleh penyedia ketika mereka berbisnis dengan instansi pemerintah adalah pembayaran yang seringkali tidak tepat waktu dan lama. Keluhan ini biasanya hanya dijawab dengan kalimat ‘pasti akan dibayar, tinggal menunggu pencairan’. Ini tentu saja merupakan jawaban yang sifatnya apologetic. Masalah seperti ini sebenarnya tidak hanya terjadi di Indonesia tetapi juga di negara lain, bahkan di negara maju sekalipun. Namun demikian negara maju sudah memahami masalah ini sejak lama dan mereka menyadari dampak kerugian yang ditimbulkannya. Di Inggris misalnya, ada Debbie Abrahams - politisi yang mengkampanyekan dan memperjuangkan praktik bisnis yang adil dengan mengusung jargon ‘be fair, pay on time’. Dia menyatakan bahwa pembayaran yang tepat waktu dan cepat sangat krusial bagi usaha kecil dan menengah (UKM) karena hal ini dapat membantu mereka memotong kesulitan ketika mencari dana dari bank. Kesulitan akses kepada pembiayaan, biaya pembiayaan dan asuransi penjaminan disebutkan sebagai masalah yang terkait dengan pembayaran yang terlambat.
Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masalah ini memang sangat faktual. Hal ini secara empiris terbukti berdasarkan survey yang dilakukan oleh ApexPeak Pte Ltd pada tahun 2013. Mereka melakukan survey terhadap UKM di beberapa negara Asia Pasifik, hasilnya 35 persen UKM menyatakan bahwa hambatan paling besar bagi mereka untuk menghasilkan keuntungan adalah ketidakmampuan untuk mempertahankan aliran kas (cash flow) yang mencukupi. Dan ini disebabkan oleh keterlambatan pembayaran. Kita tidak boleh meremehkan hal ini karena akibat dari pembayaran yang lama/terlambat tersebut perusahaan bahkan bisa mengalami insolvency yang pada akhirnya dapat membuat mereka bangkrut. Pembayaran yang terlambat/lama dampaknya jelas sangat tidak kondusif bagi iklim usaha dan persaingan. Hal ini juga ditunjukkan oleh kajian yang dilakukan Directorate General of Enterprise and Industry Uni Eropa pada tahun 2010. Dalam kajian tersebut sebanyak 38 persen penyedia dari beberapa negara Uni Eropa menilai bahwa pembayaran yang lama/terlambat dianggap sebagai hambatan utama bagi mereka untuk mengikuti pengadaan pemerintah. Hal ini tentunya sangat tidak kondusif bagi iklim usaha, karena ketika penyedia sudah menganggap pembayaran yang lambat/lama sebagai norma dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, yang terjadi adalah sebagian penyedia enggan untuk mengikuti pengadaan pemerintah. Di Indonesia indikasi seperti ini juga ada, dimana kita bisa melihat bahwa banyak penyedia/perusahaan tidak pernah mengikuti pengadaan pemerintah meskipun mereka memenuhi persyaratan. Barangkali perusahaan seperti ini juga sudah punya persepsi bahwa pembayaran yang dilakukan oleh pemerintah selalu lama atau tidak tepat waktu, sehingga tidak menarik bagi mereka.
Di Eropa masalah ini sudah disadari sejak lama, bahkan pada tahun 2008 di Inggris muncul Prompt Payment Code yang dikelola oleh Chartered Institute of Credit Management (CICM) atas nama Department of Business Innovation and Skills (BIS). Para perusahaan dan instansi pemerintah yang menandatangani Code ini berkomitmen untuk membayar penyuplai (supplier) mereka secara tepat waktu serta berkomitmen untuk melakukan proses yang benar dalam menangani permasalahan yang muncul terkait pembayaran. Mereka mengerti bahwa pembayaran yang tepat waktu sangat penting bagi setiap perusahaan untuk mempertahankan aliran kas. Meskipun tidak ada kewajiban untuk menandatangani Code ini, hingga saat ini jumlah yang sudah menandatangani mewakili lebih dari 60 persen total nilai rantai pasokan
(supply chain) di Inggris, sehingga dampaknya terhadap perekonomian cukup signifikan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pembayaran yang terlambat atau lama sangat merugikan. Pertama, hal tersebut dianggap sebagai hambatan masuk bagi perusahaan untuk mengikuti pengadaan pemerintah. Hal ini pada gilirannya akan mempengaruhi tingkat partisipasi dan kompetisi pengadaan pemerintah. Kedua, penyedia yang sudah berkontrak dengan pemerintah - khususnya kelompok UKM - sangat mengandalkan cashflow dari pembayaran pemerintah, sehingga pembayaran yang lambat sangat merugikan bahkan dapat membawa mereka kedalam risiko kebangkrutan.
Oleh karena itu, pembayaran yang dilakukan secara cepat atau tepat waktu sangat penting bagi penyedia karena hal ini mempengaruhi likuiditas perusahaan – aspek yang sangat penting bagi bisnis mereka untuk berpartisipasi dan bersaing dalam pengadaan pemerintah, apalagi bagi UKM atau kontraktor kecil. Jika hal ini diatasi maka pengadaan dapat menarik lebih banyak perusahaan termasuk UKM untuk bermitra dengan pemerintah sebagai penyedia barang/jasa, dan juga membuat UKM mampu bersaing dengan perusahaan besar yang memiliki permodalan atau keuangan yang kuat.
3. Manfaat pembayaran secara elektronik
Untuk mewujudkan pembayaran yang tepat waktu dan cepat, dapat difasilitasi dengan sistem pembayaran secara elektronik. Pembayaran secara elektronik terdiri dari proses penagihan yang dilakukan secara elektronik (e-invoicing) diikuti dengan proses verifikasi dan persetujuan secara elektronik (e-verification) dan dilanjutkan dengan proses pembayaran secara elektronik (e-payment). Pembayaran secara elektronik ini selain menjamin pembayaran dilakukan tepat waktu dan cepat, juga memiliki manfaat yang besar bagi pemerintah, penyedia dan ekonomi serta lingkungan.
3.1. Manfaat bagi pemerintah
Dari sudut pandang pemerintah, pembayaran secara elektronik dapat mendukung penyelenggaraan adminstrasi publik yang efisien dan efektif. Jika proses administrasi publik efisien dan efektif maka ekonomi akan lebih berdaya saing. Dalam konteks ini pembayaran secara elektronik menjadi salah satu langkah lanjutan yang penting menuju administrasi pemerintah yang paperless (e-government) yang merupakan salah satu agenda penting pemerintah. Selanjutnya dengan meninggalkan proses penagihan dan pembayaran secara manual maka akan mengurangi bahkan meniadakan kesalahan data, menghindari proses duplikasi tagihan dan duplikasi proses tagihan. Manajemen arsip menjadi lebih sederhana, dan staf dapat diarahkan untuk aktivitas yang lebih penting.
Dari aspek kepatuhan atau compliance, tingkat kepatuhan terhadap regulasi dan kontrak menjadi lebih baik, penagihan dan pembayaran secara elektronik dapat mengurangi kecurangan dalam penagihan (invoice fraud), pelaporan dan audit menjadi lebih mudah, cepat dan akurat. Dari aspek kinerja anggaran maka kinerja penyerapan anggaran menjadi lebih baik dan konsisten dengan kemajuan fisik pekerjaan, karena relatif tidak ada delay antara realisasi fisik dan realisasi anggaran. Dengan demikian diharapkan penyerapan anggaran tidak lagi menumpuk di triwulan ketiga dan keempat.
Manfaat lain bagi pemerintah adalah terkait dengan adminsitrasi pajak pertambahan nilai (PPN). Seperti kita ketahui PPN masih menjadi salah satu sumber pendapatan yang sangat penting bagi Indonesia. Dengan sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik maka dapat sekaligus menyempurnakan administrasi PPN dan mengurangi faktur fiktif. Hal ini akan sangat memudahkan Direktorat Jenderal Pajak dalam memungut, mengadministrasikan dan mempertanggungjawabkan pajak pertambahan nilai.
Sementara itu dilihat dari aspek kebijakan dan proses pengadaan, pembayaran secara elektronik bermanfaat karena merupakan bagian integral dari proses pengadaan secara elektronik baik melalui e-tendering maupun e-purchasing. Syarat dan ketentuan yang terkait dengan aspek pembayaran bahkan menjadi salah satu bagian penting dalam kontrak pengadaan/pembelian. Jika ketentuan mengenai pembayaran tidak menarik bagi penyedia maka akan berpengaruh pada harga yang ditawarkan kemungkinan menjadi lebih tinggi. Sebaliknya, jika kita dapat menjanjikan pembayaran yang lebih cepat dan tepat waktu, hal ini dapat memperkuat posisi tawar pemerintah sebagai pembeli.
3.2. Manfaat bagi penyedia
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa pembayaran yang cepat dan tepat waktu sangat penting bagi perusahaan untuk mengelola arus kasnya. Selain bermanfaat untuk meningkatkan cash flow perusahaan, penggunaan sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik juga memiliki banyak manfaat bagi penyedia yang berkontrak dengan pemerintah. Manfaat tersebut antara lain: (1) tidak diperlukan biaya pengiriman dan pencetakan tagihan; (2) pengiriman tagihan secara elektronik dijamin lebih aman dan cepat; (3) proses validasi tagihan yang dilakukan secara otomatis memungkinkan kesalahan dapat segera diketahui dan dikoreksi; (4) mengeliminir potensi tagihan yang hilang atau terselip; (5) pembayaran lebih cepat dan pasti waktunya; (6) meningkatkan transparansi dan visibility proses pembayaran; (7) mengurangi komunikasi untuk menanyakan status pembayaran. Semua manfaat tersebut pada gilirannya akan membuat proses bisnis dan transaksi yang dilakukan oleh penyedia menjadi lebih efisien dan murah.
3.3. Manfaat bagi ekonomi dan lingkungan
Dari perspektif yang lebih makro, pembayaran yang cepat sangat bermanfaat bagi ekonomi karena mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk berinvestasi dan menciptakan kesempatan kerja. Dengan demikian dampaknya tidak hanya dirasakan oleh penyedia tetapi juga berpengaruh pada perputaran kegiatan ekonomi yang lebih cepat. Jika hal ini terjadi maka dapat mendukung pembangunan ekonomi melalui pengembangan usaha, produktivitas dan pertumbuhan. Bagi pemerintah sendiri kinerja penyerapan anggaran akan jauh lebih baik jika pembayaran dapat segera dilaksanakan terhadap pekerjaan yang sudah selesai atau barang yang sudah diterima. Hal ini juga berarti menambah likuiditas terhadap perekonomian karena uang tidak lama tersimpan di bank, tapi cepat berputar, sehingga ekonomi lebih produktif. Pembayaran yang cepat dan tepat waktu juga sangat positif dilihat dari perspektif
etika bisnis dan penerapan tata kelola yang baik (good governance) karena pembayaran yang tepat waktu merupakan hak dari penyedia. Ini tentunya membuat iklim usaha menjadi lebih menarik.
Dari sisi lingkungan transaksi pengadaan yang prosesnya masih melibatkan penggunaan kertas pasti menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan. Sistem yang masih manual memiliki dampak negatif terhadap lingkungan akibat penggunaan kertas dan tinta yang masih cukup tinggi. Jika kita bisa meninggalkan sistem penagihan dan pembayaran secara manual, kita dapat meminimalisir kerusakan lingkungan dan sekaligus memperoleh manfaat ekonomi yang sangat besar. Dengan sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik maka ribuan hingga jutaan tagihan yang masih menggunakan kertas (paperbase) bisa diubah menjadi
paperless sehingga diperoleh penghematan yang luar biasa. Tidak diperlukan lagi kertas,
amplop/sampul, perangko. Hal ini tentu saja sejalan dengan konsep pengadaan yang berkelanjutan atau sustainable public procurement (SPP). Sebagai contoh, negara Turki telah mulai menggunakan sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik di berbagai bidang sejak tahun 2010, dan terjadi penghematan sebesar $293 juta serta mencegah terjadinya penebangan 100 ribu pohon. Ini hanya sekedar ilustrasi yang menunjukkan bahwa penggunaan sistem pembayaran secara elektronik memberikan dampak yang luar biasa terhadap lingkungan.
4. Kesimpulan
Penerapan sistem penagihan dan pembayaran secara elektronik pada pengadaan barang/jasa pemerintah memberikan banyak manfaat. Manfaat ini tidak hanya dinikmati oleh penyedia yang berkontrak dengan pemerintah tapi juga oleh pemerintah sendiri dan bahkan masyarakat yang lebih luas. Manfaat tidak hanya secara ekonomi yaitu efisiensi sumberdaya waktu, uang dan SDM tetapi juga manfaat lingkungan.
Dari perspektif pengadaan, sistem ini akan melengkapi upaya efisiensi yang sedang kita lakukan di sepanjang proses pengadaan dari hulu ke hilir, mulai dari perencanaan, pemilihan yang dilakukan secara sistem elektronik, kontrak payung (framework agreement), manajemen kontrak secara elektronik, dan pembayaran secara elektronik. Diharapkan sistem ini membawa pengaruh besar dan perubahan yang signifikan bagi pengelolaan keuangan negara khususnya pengelolaan belanja pengadaan barang/jasa.
Sudah saatnya pemerintah mendorong efisiensi dan produktivitas di berbagai bidang, termasuk bidang yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan negara khususnya menyangkut aspek pembayaran. Kita harus dapat memanfaatkan dan mengeksploitasi kemajuan teknologi informasi untuk kepentingan peningkatan kesejahteraan melalui efisiensi proses, dan efisiensi penggunaan sumberdaya baik waktu, uang, SDM serta sumberdaya alam. Tentu saja penerapan sistem tersebut harus didukung dengan regulasi, infrastruktur dan jaringan internet yang lebih baik, standarisasi, keamanan, serta kelembagaan yang melayani dan mengelola penagihan secara elektronik.
