Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
2
1. Latar Belakang
1) Sertifikasi Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 Pengadilan Negeri Bau Bau, Pengadilan Negeri Mempawah dan terakhir Pengadilan Negeri Jakarta, Pengadilan Negeri Cibinong dan Pengadilan Negeri Sleman.
2) Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum MA RI memberikan apresiasi yang tinggi atas upaya untuk memperoleh pengakuan dari lembaga penilai indepanden melalui audit penjaminan mutu sesuai standar internasional dengan menggunakan anggaran swadaya.
3) Tidak semua pengadilan negeri mampu untuk menyediakan anggaran swadaya tersebut apabila tidak disediakan oleh DIPA pengadilan negeri.
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
3
Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum membentuk Tim Akreditasi Internal dengan Surat Keputusan nomor. 1639/DJU/SK/OT01.1/9/2015 untuk melalukan penilaian dan penjaminan mutu pada pengadilan negeri dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia sesuai standar sertifikasi ISO 9001 : 2008, diperkaya dengan penerapan International Framework for Court Excellent, Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PRB), Standar Pengawasan dari Badan Pengawasan Mahkamah Agung, pembangunan Zona Integritas dan Standar Penilaian yang pernah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum pada tahun 2014. Tim ini juga diharapkan dapat bekerja sebagaimana Badan Akreditasi lainya seperti Badan Akreditasi Perguruan Tinggi (BAN PT) dan Badan Akreditasi Rumah Sakit (BAN RS) dalam memberikan standar penilaian kepada pengadilan negeri dan juga pengadilan tinggi.
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
4
2. Tujuan :
Tujuan Akreditasi Penjaminan Mutu ini adalah untuk
mewujudkan Performa/Kinerja Peradilan Indonesia Yang
Unggul/Prima (Indonesia Court Performance Excellent
–
ICPE)
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
5
3. Lingkup Kegiatan ini meliputi :
1) Perumusan standarisasi sistem manajemen mutu pelayanan Pengadilan secara lengkap dan
menyeluruh.
2) Penyusunan Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum.
3) Sosialisasi Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu
Badan Peradilan Umum ke seluruh pengadilan negeri dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia.
4) Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu pada pengadilan tinggi dan pengadilan negeri seluruh Indonesia.
5) Penyusunan laporan seluruh kegiatan Akreditasi Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum.
ICPE DAPAT DICAPAI MELALUI :
1. EVALUASI DIRI (SELF EVALUATION)
Merupakan kegiatan refleksi terhadap keadaan diri sendiri berdasarkan data maupun fakta yang ada, baik itu kekuatan, keterbatasan, peluang/kesempatan dan ancaman (strength, limitation, opportunity and threat) yang dilaksanakan oleh seluruh jajaran pada pengadilan dan ditindaklanjuti dengan membangun semangat perubahan (Improvement to Change)
2. AKREDITASI (ACREDITATION)
Merupakan suatu penilaian menyeluruh yang dilakukan oleh Tim Audit Penjaminan Mutu (TAPM) Ditjen Badilum untuk menentukan peringkat pengakuan terhadap
kualitas penyelenggaraan seluruh aktivitas
penjaminan mutu pada pengadilan tinggi dan pengadilan negeri.
3. SERTIFIKASI (CERTIFICATION)
Merupakan keputusan Komite Pengambil Keputusan Akreditasi Ditjen Badilum atas penilaian hasil audit/assessment pengadilan tinggi atau pengadilan negeri dalam bentuk pemberian sertifikat akreditasi.
PEMBINA Dirjen Badilum H. Herri Swantoro SH. MH.
PENANGGUNG JAWAB Sekretaris Dirjen Badilum Dr. Zarof Ricar, SH, S.Sos, M.Hum KETUA TIM AKREDITASI
PENJAMINAN MUTU PERADILAN UMUM Drs. Wahyudin M.Si QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE Ahmad Hakir, SH, MH WAKIL QMR Fardi Faisal, SE KOORDINATOR TEKNIKAL Ingan Malem Sitepu, SH
WAKIL KOORDINATOR TEKNIKAL H. Maliki, SH STAFF TECHNICAL Nurbaeti, A.Md Suwarni KOORDINATOR OPERATION Partini, SH WAKIL KOORDINATOR OPERATION Kurnia Arry S. SE, SH
STAFF OPERATION Krisna Sofiadi, SH
Rudi Faizal N. Andreas Purba, SE
Sigit Tri Nugroho, SE Tati Hartati, SH
INTERNAL AUDITOR DOCUMENT CONTROL
Roslina Napitupulu, SH, MH Edwin Ruliawan, SH. MH
Aris Priyanto, ST
Arif Hidayat, S.Kom Nurlena, SH Friska Viradiba, S.Psi
ASISTEN/ASESSOR
Marsudin Nainggolan Agung Sulistiyono Arif Sapto Nugroho Syamsul Arief. Sainal Akbar Barita Sinaga
Auditor/Asessor Ditjen Badilum
KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN TINGGI
KPT
INTERNAL AUDITOR (IA) DOCUMENT CONTROL
(DC)
HAKIM TINGGI YANG DITUGASKAN SBG AUDITOR
INTERNAL
KABAG UMUM & KEUANGAN PT ASISTEN/ASESSOR HAKIM TINGGI HAKIM TINGGI HAKIM TINGGI SEKRETARIS PT PANITERA PT KOORDINATOR OPERASIONAL SEKRETARIS PT QUALITY MANAGER REPRESENTATIVE (QMR) WKPT
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN TINGGI (PMPT)
KOORDINATOR TEKNIK PANITERA PT
KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
(PMPN) KPN
INTERNAL AUDITOR (IA) TIM SURVEI KEPUASAN PELANGGAN
DOCUMENT CONTROL (DC)
HAKIM PENGAWAS BIDANG
SEKRETARIS PN
PANMUD HUKUM QUALITY MANAGER REPRESENTATIVE (QMR)
WKPN
Tugas Top Manager adalah:
1.
M
engupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali.2. Menetapkan Kebijakan Mutu serta Sasaran Mutu di Pengadilan Tinggi.
3. Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu dipahami dan diterapkan di seluruh
bagian.
4. Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran Pengadilan mengenai
pentingnya memenuhi standar pelayanan serta ketentuan maupun peraturan yang berlaku.
5. Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan.
6. Memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan
tujuan pencapaian kepuasan pelanggan
7. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dengan dibantu oleh
bagian kepegawaian.
8. Mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan
lancar.
9. Top Manager memfasilitasi dilakukannya Rapat Tinjauan Manajemen setiap
3 bulan sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan penerapan sistem manajemen mutu.
Tugas Management Representative adalah:
1. Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2. Sebagai penanggung jawab kegiatan Internal Audit
3. Memastikan sistem dokumentasi berjalan dengan baik.
4. Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standart.
5. Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi dan
berkesinambungan.
6. Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem
manajemen mutu
7. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan
dengan sistem manajemen mutu.
8. Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai/hakim.
9. Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh pegawai/hakim.
10. Membuat laporan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang kinerja
KOORDINATOR TEKNIK :
1. Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2. Menunjuk/menentukan teknikal (Assessor atau Assistensi) ke
setiap project audit Akreditasi Penjaminan Mutu dengan mengacu pada kompetensi, bebas dari konflik kepentingan dan ketersediaan sumber daya yang ada .
3. Memastikan pelaksanaan audit Akreditasi Penjaminan Mutu berjalan sesuai prosedur
4. Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh project audit Akreditasi Penjaminan Mutu.
5. Merencanakan dan membuat program audit satu siklus Akreditasi Penjaminan Mutu dan mengevaluasi keefektifannya.
6. Melakukan evaluasi dan monitoring secara periodik terhadap teknikal (Assessor atau Assistensi) .
7. Melaksanakan proses rekrutmen dan evaluasi awal Teknikal (Assessor atau Assistensi).
8. Melakukan Review terhadap laporan hasil audit Akreditasi Penjaminan Mutu yang dilaksanakan oleh Assessor.
9. Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi Penjaminan Mutu
10. Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang kegiatan Teknikal secara periodik.
KOORDINATOR OPERASIONAL :
1. Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan
Mutu PT.
2. Membuat kebijakan kebutuhan operasional proses Akreditasi
Penjaminan Mutu PN.
3. Memastikan proses pendataan Akreditasi Penjaminan Mutu
berjalan sesuai prosedur
4. Bertanggungjawab atas penyediaan akomodasi dan transportasi
Tim dalam melakukan Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
5. Membuat program/jadwal pelaksanaan Akreditasi Penjaminan
Mutu PN.
6. Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi
Penjaminan Mutu PN.
7. Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu tentang
Tugas Tim Audit Internal adalah:
1. Melakukan audit internal untuk memastikan sistem
manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi.
2. Membuat rencana audit dengan mempertimbangkan
tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit
3. Melakukan audit sesuai dengan prosedur audit yang telah
ditetapkan, yaitu 6 bulan sekali.
4. Mengevaluasi efektivitas hasil audit terdahulu.
5. Melaporkan hasil audit internal kepada Management
Tugas Document Control adalah:
1. Bertanggung jawab langsung kepada Quality Management Representative (QMR)/wakil.
2. Melakukan penyimpanan arsip hasil kegiatan akreditasi penjaminan mutu.
3. Melakukan control terhadap kesesuaian dokumen yang beredar.
4. Menjadi pusat data dokumentasi tim akreditasi penjaminan mutu.
5. Memastikan kecukupan dokumentasi.
6. Memastikan system dokumentasi berjalan dengan baik. 7. Membuat laporan kepada wakil atau Quality Management
Representative (QMR) tentang kegiatan dokumentasi Tim Akreditasi Penjaminan Mutu .
Tugas Tim Survei Kepuasan Pelanggan
adalah:
1) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh setiap pelanggan.
2) Tim survey kepuasan pelanggan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan kepada
seluruh staf unit mengenai persyaratan pelanggan.
3) Melakukan survei kepuasan pelanggan secara periodik.
4) Menganalisis hasil survei sebagai rekomendasi perbaikan.
5) Membuat laporan hasil survei kepuasan pelanggan dan melaporkannya kepada Top Manager dan Management Representative.
PENJAMINAN MUTU :
Serangkaian proses yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data mengenai kinerja dan pelayanan untuk ditindaklanjuti dengan program peningkatan mutu secara berkelanjutan.
KEBIJAKAN MUTU :
1. Kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan
organisasi tentang komitmen dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi.
2. Tujuan dan arahan sebuah organisasi secara
menyeluruh yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak (ISO 9001:2008)
3. Kebijakan mutu merupakan bentuk komitmen
organisasi kepada para pelanggannya terkait kualitas, perbaikan berkesinambungan, capaian sasaran mutu dan kebutuhan pelanggan.
CONTOH KEBIJAKAN MUTU :
1. Kami PT ABCD akan konsisten menyediakan
produk dan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan.
2. Pengadilan Negeri Mempawah bertekad
mengoptimalkan kualitas pelayanan yang
berkeadilan kepada masyarakat pencari keadilan di wilayah hukum Pengadilan Negeri Mempawah.
SASARAN MUTU :
Goal atau target dari suatu organisasi dalam melakukan suatu proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
Metode yang sering digunakan dalam menyusun sasaran mutu adalah SMART (specific, measurable, Achievable, Relevan, Time-Bound).
Contoh Sasaran Mutu :
Mengurangi produk reject untuk hasil proses produksi sebesar 2 % dalam waktu 3 bulan.
PT / PN Submit Doc Assistens Tinjauan persyaratan doc Audit Lapangn Laporan Audit Komite Keputusan Akreditasi Surveillanc Surv 1 Surv 2 Re Akdreditasi
Siklus Akreditasi selama 3 tahun
N Y
Skema Akreditasi
Kriteria 1 : Leadership ---200
Kriteria 2 : Strategic Planning ---100
Kriteria 3 : Customer Focus ---200
Kriteria 4 : Document System ---100
Kriteria 5 : Resource Management ---100
Kriteria 6 : Process Management ---200
Kriteria 7 : Performance Results ---100
---
Total : 1000
KRITERIA PENILAIAN
Kriteria 1 : Leadership
Komitmen Manajemen Kebijakan Mutu
TJ, Wewenang dan Komunikasi Tinjauan Manajemen
Kriteria 3 : Customer Focus
Proses berkait dg pelanggan Komunikasi pelanggan
Produk milik pelanggan
Kriteria 6 : Proses Manajemen
Pengendalian proses
KRITERIA PENILAIAN
Kriteria 2 : Strategic Planning
Perencanaan sist manajemen mutu Realisasi Produk
Analisa dan perbaikan
Kriteria 4 : Document System
Persyaratan Dokumen Pengelolaan Dokumen
Kriteria 5 : Resource Management
Sumberdaya manusia
Sumberdaya Infrastruktur Sumberdaya lingkungan
KRITERIA PENILAIAN
Kriteria 7 : Performance Result.
Pengawasan dan Pengendalian
Analisis data dan Perbaikan
KRITERIA PENILAIAN
INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT
DITITIKBERATKAN PADA :
QM 9004 Scoring & Hierarchy
• DISCLAIMER (0-299) = D • Improvement Commitment (300-499) = C • Performance Management (500-699) =B • Business Excellence (700-1000) = A4 5
6
7 9 8 1 2 3 1 0 1 0 1 0 Approach Deployment Results & Improvement Excellence 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10T P
National Quality Award Level
• Above 300 Points on 1000 scale
• One significant improvement project completed • Assessment of Category 1,2 & 7 are optional
Improvement Commitment Level
Performance Management Level
Business Excellence Level
• Above 500 Points on 1000 scale • Min 30% is required in each Category • All Category to be assessed
• Above 700 Points on 1000 scale • Min 50% is required in each Category • All Category to be assessed
3 Levels of ICPE
T P
National Quality Award Level
• Above 300 Points on 1000 scale
• One significant improvement project completed • Assessment of Category 1,2 & 7 are optional
Improvement Commitment Level
Performance Management Level
Business Excellence Level
• Above 500 Points on 1000 scale • Min 30% is required in each Category • All Category to be assessed
• Above 700 Points on 1000 scale • Min 50% is required in each Category • All Category to be assessed
