2017 02 14 1487035499 Manual IKU Biro Umum 2016

(1)

2016

2017

2.1 1 Berkurangnya jumlah keluhan

terhadap pelayanan kebersihan, alat

pendingin dan penerangan bangunan

N/A

60 kali

Rumah Tangga

CP

2.2 2 Persentase konten informasi yang

diamankan dengan persandian

110 100%

100%

Rumah Tangga

CP

2.3 3 Indeks Kepuasan Pelayanan Pimpinan

N/A

3,5

3,6

Rumah Tangga

C

3.1 4 Indeks Kepuasan Pelayanan Tamu

N/A

3.5 3,75

Protokol

C

3.2 5 Persentase kepatuhan pelaksanaan

Undang-Undang Pelayanan Publik

(Zona Hijau)

N/A

100%

Protokol

N

1.1 6 Persentase sarana dan prasarana yang

berkualitas baik

80%

83%

85%

Tata Usaha

CP

1.2 7 Persentase peningkatan kuantitas

sarana dan prasarana

N/A

20%

21%

Tata Usaha

CP

4.1 8 Jumlah naskah dinas yang dilayani

dengan e-Arsip

N/A

1.500bh

1.550bh

Tata Usaha

CP

4.2 9 Indeks Kepuasan Pelayanan Surat

Masuk

N/A

3,5

3,6

Tata Usaha

CP

5.1 10 Waktu rata-rata penerbitan Surat

Perintah Membayar (SPM)

2 hari

Keuangan

CP

5.2 11 Waktu rata-rata penerbitan Surat

Perintah Pembayaran (SPP)

N/A

2 hari

Keuangan

CP

6 Meningkatnya penerimaan

retribusi daerah

6.1 12 Persentase bertambahnya penerimaan

retribusi pemakaian Aset Daerah

N/A

3%

3,1%

Keuangan

CP

2 Meningkatnya kualitas

pengelolaan kerumahtanggaan

dan persandian

Baseline

2015

Unit in Charge

Jenis

Cascading

No

Perspektif

Sasaran Strategis

Kode

Nama Indikator Kinerja Utama (IKU)

1 Stakeholders

Perspective

3 Meningkatnya kualitas pelayanan

yang berorientasi pelayanan

prima

4 Meningkatnya kualitas

pengelolaan ketatausahaan

1 Meningkatnya kualitas dan

kuantitas sarana dan prasarana

(2)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Sasaran Strategis :

Deskripsi Sasaran Strategis :

Indikator Kinerja Utama:

Deskripsi IKU: Definisi:

Formula:

Unit/Pihak Penanggung jawab IKU :

Unit/Pihak Penyedia Data :

Sumber Data :

Jenis Cascading IKU : ( ) Cascading Peta ( x ) Cascading Non Peta ( ) Non-Cascading

Metode Cascading : ( ) Direct ( x ) Indirect

Jenis Konsolidasi Periode : ( ) Sum ( ) Average

Polarisasi Indikator Kinerja : ( x ) Maximize ( ) Minimize ( ) Stabilize

Periode Pelaporan : ( ) Bulanan ( ) Triwulanan ( x ) Semesteran ( ) Tahunan

2017

Target Realisasi Target Realisasi Target

Semester I 50% 66,8% 55%

Semester II 80% 72,14% 83%

Tahunan 80% 72,14% 83%

INISIATIF STRATEGIS

Nama IS Anggaran Biaya

( x ) Take Last Known Value Internal Process Perspective

1. Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana

Semakin meningkatnya sarana dan prasarana kerja Biro Umum yang berkualitas maka semakin tercapai tujuan strategis ke-1 yaitu Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana.

1.1 Persentase sarana dan prasarana yang berkualitas baik

Mengukur jumlah sarana dan prasarana kerja Biro Umum yang berkualitas baik dilakukan melalui monitoring sarpras setiap satu kali persemester oleh Tim Akuntabilitas Kinerja dengan memperhatikan jumlah dan kondisi barang. Kelompok barang yang dimonitor terdiri dari perlengkapan kantor, rumah dinas, kendaraan dinas dan gedung/bangunan.

Mengukur jumlah sarpras yang berkualitas baik dapat diartikan bahwa barang tersebut dalam kondisi baik sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintah daerah secara berdaya guna dan berhasil guna.

%

Eselon II

Bagian Tata Usaha

Buku Inventaris Biro Umum

∑ sarpras ya g baik

∑ total sarpras x 100 % Realisasi (R) =

Periode Pelaporan 2015 2016

Periode Pelaksanaan IS Penanggung jawab Aktifitas

(3)

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

Jenis Konsolidasi Periode : ( x ) Sum ( ) Average

2017

Semester I - - 5%

Semester II - - 15%

Tahunan - - 20%

%

Internal Process Perspective

1. Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana

Semakin meningkatnya jumlah sarana dan prasarana kerja Biro Umum maka semakin terpenuhi kebutuhan sarpras biro dan menunjukan tercapainya tujuan strategis ke-1 yaitu Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana.

1.2 Persentase peningkatan kuantitas sarana dan prasarana

Mengukur persentase bertambahnya jumlah sarana dan prasarana kerja Biro Umum dibandingkan dengan jumlah tahun lalu. Pengukuran dilakukan melalui monitoring sarpras setiap satu kali persemester oleh Tim Akuntabilitas Kinerja berdasarkan dokumen inventaris barang. Kelompok barang yang dimonitor terdiri dari perlengkapan kantor, rumah dinas, kendaraan dinas dan gedung/bangunan.

Realisasi (R) = ∑ sarpras tahu i i - ∑ Sarpras tahu lalu x 100 ∑ Sarpras tahu lalu

Peningkatan jumlah sarpras setiap tahunnya dapat diartikan bahwa kebutuhan sarpras semakin terpenuhi sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintah daerah secara berdaya guna dan berhasil guna.

Eselon II

Bagian Tata Usaha

Buku Inventaris Biro Umum

( ) Take Last Known Value

(4)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Formula:

Realisasi konversi (Rk) Target (T)

Sumber Data :

Polarisasi Indikator Kinerja : ( x ) Maximize ( x ) Minimize ( ) Stabilize

2017

Semester I - - - - 20

Semester II - - - - 40

Tahunan - - - - 60

Nama IS Periode Pelaksanaan IS Penanggung jawab Aktifitas Anggaran Biaya

Eselon II

Bagian Rumah Tangga

Subbag Urusan Dalam

untuk melihat tingkat kualitas pengelolaan kerumahtanggan dapat dilakukan dengan mengukur banyaknya keluhan pengguna layanan terhadap pelayanan yang diberikan seperti kebersihan, alat pendingin dan penerangan bangunan.

kali

Stakeholders Perspective

2. Meningkatnya kualitas pengelolaan kerumahtanggaan dan persandian

Semakin meningkatnya kualitas pengelolaan kerumahtanggaan dan persandian maka semakin tercapai tujuan mewujudkan pengelolaan kerumahtanggaan dan persandian yang handal

2.1 Berkurangnya jumlah keluhan terhadap pelayanan kebersihan, alat pendingin dan penerangan bangunan

Mengukur jumlah keluhan dari pengguna fasilitas terhadap pelayanan kebersihan. alat pendingin dan penerangan bangunan yang diukur melalui seberapa banyak keluhan yang disampaikan ke Biro Umum. Semakin kecil jumlah keluhan yang diterima maka pencapaian indikator ini semakin baik.

Capaian Kinerja (CK) = x 100

(5)

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

Periode Pelaporan : ( ) Bulanan ( ) Triwulanan ( x ) Semesteran ( x ) Tahunan

2017

Semester I 50 49 100% 100% 100%

Semester II 110 100 100% 100% 100%

Tahunan 110 100 100% 100% 100%

Realisasi (R) = ∑ ko te ya g dia a ka x 100

∑ ko te ya g asuk Stakeholders Perspective

2.2 Persentase konten informasi yang diamankan dengan persandian

Frekuensi banyaknya konten informasi yang dapat teramankan dengan sistem persandian. Pengamanan konten informasi merupakan tugas dan pelayanan utama dari sistem persandian. Tidak semua konten informasi dengan klasifikasi rahasia/sangat rahasia yang perlu diamankan, namun setiap informasi yang masuk dan keluar dengan klasifikasi rahasia menurut aturannya harus dirahasiakan menjadi tanggung jawab persandian.

Untuk melihat kinerja sistem persandian dari kehandalannya menjaga/mengamankan berita jangan sampai bocor. Pengukuran dilakukan dengan melihat banyaknya berita yang diproses oleh sistem dibandingkan dengan jumlah berita yang teramankan. teramankan dapat diasumsikan bahwa berita tersebut tidak diketahui oleh selain Pimpinan.

%

Eselon II

Bagian Rumah Tangga

Subbag Sandi dan Telekomunikasi

(6)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

Jenis Cascading IKU : ( x ) Cascading Peta ( ) Cascading Non Peta ( ) Non-Cascading

Periode Pelaporan : ( ) Bulanan ( ) Triwulanan ( ) Semesteran ( x ) Tahunan

2017

Tahunan - - 3,5 3,75 3,6

( x ) Take Last Known Value

Kuesioner (Laporan Hasil Survei) Stakeholders Perspective

2.3 Indeks Kepuasan Pelayanan Pimpinan

Indeks yang menunjukan nilai persepsi stakeholders/sampel pengguna layanan dengan skala tertentu yang dapat mewakili gambaran kualitas dari sebuah pelayanan yang berorientasi pelayanan prima. Pegguna layanan Biro Umum dalam hal ini adalah stakeholders yaitu Pimpinan, terdiri dari Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekda, Para Asisten dan Staf Ahli Gubernur.

(Pengolahan data oleh tim survey)

Untuk mengukur berapa bobot/nilai persepsi pengguna layanan terhadap pelayanan yang diberikan sesuai dengan kaidah-kaidah pelayanan prima.

Indeks

Eselon II

Bagian Rumah Tangga

(7)

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

Jenis Cascading IKU : ( x ) Cascading Peta ( ) Cascading Non Peta ( ) Non-Cascading

Metode Cascading : ( x ) Direct ( x ) Indirect

2017

Tahunan 3,75 3,83 3,85 4,3 3,9

Kuesioner (Laporan Hasil Survei) Customers Perspective

3. Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang berorientasi Pelayanan Prima

Sasaran strategis merupakan cascading dari strategy map Sekda, yaitu kepuasan pengguna layanan yang tinggi. Sesuai dengan visi dan misi Biro yang mengedepankan pelayanan prima pada setiap unit kerja/pelayanan. Menilai kualitas pelayanan dari persepsi customer/pengguna layanan merupakan cara yang paling tepat mendapatkan nilai yang objektif.

3.1 Indeks Kepuasan Pelayanan Tamu

Indeks yang menunjukan nilai persepsi customer/sampel pengguna layanan dengan skala tertentu yang dapat mewakili gambaran kualitas dari sebuah pelayanan yang berorientasi pelayanan prima. Pengguna layanan Biro Umum dalam hal ini adalah tamu Pemda yang dilayani mulai dari kedatangan di VIP Room BIM, keprotokolan, acara sampai

keberangkatannya kembali.

Indeks

Eselon II

(8)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

Jenis Cascading IKU : ( ) Cascading Peta ( ) Cascading Non Peta ( x ) Non-Cascading

2017

Tahunan - - 100% - 100%

Ombudsman Republik Indonesia Customers Perspective

3. Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang berorientasi Pelayanan Prima

Sasaran strategis merupakan cascading dari strategy map Sekda, yaitu kepuasan pengguna layanan yang tinggi. Sesuai dengan visi dan misi Biro yang mengedepankan pelayanan prima pada setiap unit kerja/pelayanan. Menilai kualitas pelayanan dari persepsi customer/pengguna layanan merupakan cara yang paling tepat mendapatkan nilai yang objektif.

3.2 Persentase kepatuhan pelaksanaan Undang-Undang Pelayanan Publik (Zona Hijau)

Indeks yang menunjukan tingkat kepatuhan badan publik terhadap pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang dilaksanakan oleh Ombudsman Republik Indonesia.

(Pengolahan data survey oleh Ombudsman)

Penilaian badan publik oleh Ombudsman merupakan amanah undang-undang guna melihat implementasi pelayanan publik dalam skala atau zona-zona penilaian yang merepresentasikan kepatuhan badan publik.

%

Eselon II

Bagian Protokol

SS - 3.2

(9)

Perspektif :

Formula:

Tujuan Strategis:

Satuan Pengukuran :

Jenis Aspek Target : ( x ) Kuantitas ( ) Kualitas ( ) Waktu ( ) Biaya

Tingkat Kendali IKU : ( ) High ( x ) Moderate ( ) Low

Tingkat Validitas IKU : ( x ) Exact ( ) Proxy ( ) Activity

Sumber Data :

2017

Semester I - - 600 625

Semester II - - 900 925

Tahunan - - 1.500 2.056 1.550

Subbag Arsip dan Ekspedisi Internal Process Perspective

4. Meningkatnya kualitas pengelolaan ketatausahaan

Semakin meningkatnya kualitas pengelolaan ketatausahaan maka semakin tercapai tujuan mewujudkan pelayanan pimpinan dan pelayanan administrasi yang prima

4.1 Jumlah surat yang dilayani dengan e-Arsip

Frekuensi banyaknya surat/naskah dinas yang dapat dilayani melalui sistim e-Arsip. E-Arsip ini dipersiapkan sebagai pelayanan utama dibidang ketatausahaan yang telah memanfaatkan teknologi terkini sehingga diharapkan pengelolaannya semakin baik.

(Jumlah surat yang terlayani e-Arsip selama satu tahun)

Untuk mengukur kapasitas pelayanan sistim e-arsip

buah

Eselon II

(10)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Formula:

Sumber Data :

2017

Tahunan - - 3,5 4,22 3,6

4. Meningkatnya kualitas pengelolaan ketatausahaan

Semakin meningkatnya kualitas pengelolaan ketatausahaan maka semakin tercapai tujuan mewujudkan pelayanan pimpinan dan pelayanan administrasi yang prima

4.2 Indeks Kepuasan Pelayanan Surat Masuk

Indeks yang menunjukan nilai persepsi customer/sampel pengguna layanan dengan skala tertentu yang dapat mewakili gambaran kualitas dari sebuah pelayanan yang berorientasi pelayanan prima. Pengguna layanan Biro Umum dalam hal ini adalah masyarakat/ASN yang memasukan surat untuk Pimpinan dan biro di lingkup Setda.

Indeks

Eselon II

Bagian Tata Usaha

Subbag Arsip dan Ekspedisi

SS - 4.2

(11)

Perspektif :

Formula:

Capaian Kinera =

Jenis Aspek Target : ( ) Kuantitas ( ) Kualitas ( x ) Waktu ( ) Biaya

Sumber Data :

Jenis Konsolidasi Periode : ( ) Sum ( x ) Average

Polarisasi Indikator Kinerja : ( ) Maximize ( x ) Minimize ( ) Stabilize

2017

Tahunan 2 hari 2 hari 2 hari 1,4 hari 2 hari

Waktu rata-rata (r) =

+ — r / target x % ∑ Total waktu pe erbita

∑ Ju lah pe erbita Internal Process Perspective

5. Meningkatnya kualitas pengelolaan keuangan Setda

Meningkatkan kualitas proses dan keluaran dari pengelolaan keuangan penting sekali karena sangat menentukan keberhasilan keseluruhan sistem dan keberhasilan organisasi melalui dukungan anggaran.

5.1 Waktu rata-rata penerbitan SPM

Kecepatan penerbitan surat perintah membayar (SPM) merupakan bentuk pengukuran tingkat keberhasilan implementasi pelayanan yang cepat dan akuntabel pada jenis pelayanan penatausahaan keuangan Sekretariat Daerah. Vaiabel yang diukur adalah lama penerbitan SPM dalam satuan hari yang dikategorikan berdasarkan target kinerjanya yaitu selama 2 hari (waktu pelayanan yang ideal atau praktik terbaik)

Untuk mengukur peningkatan lama pelayanan yang diberikan dalam penerbitan SPM, dan menjadi umpan balik dalam mengukur implementasi pelayanan keuangan yang cepat dan akuntabel

hari

Eselon II

Bagian Keuangan

Dokumen pada Subbag TUK

(12)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Perspektif :

Formula:

Capaian Kinera =

Jenis Aspek Target : ( ) Kuantitas ( ) Kualitas ( x ) Waktu ( ) Biaya

Sumber Data :

Jenis Konsolidasi Periode : ( ) Sum ( x ) Average

Polarisasi Indikator Kinerja : ( ) Maximize ( x ) Minimize ( ) Stabilize

2017

Tahunan 2 hari 2 hari 2 hari 1,61 hari 2 hari

Eselon II

Bagian Keuangan

hari

Internal Process Perspective

5. Meningkatnya kualitas pengelolaan keuangan Setda

Meningkatkan kualitas proses dan keluaran dari pengelolaan keuangan penting sekali karena sangat menentukan keberhasilan keseluruhan sistem dan keberhasilan organisasi melalui dukungan anggaran.

5.1 Waktu rata-rata pengesahan Surat Pertanggungjawaban (SPj)

Kecepatan pengesahan Surat Pertanggungjawaban (SPj) merupakan bentuk pengukuran tingkat keberhasilan implementasi pelayanan yang cepat dan akuntabel pada jenis pelayanan penatausahaan keuangan Sekretariat Daerah. Vaiabel yang diukur adalah lama pengesahan Surat Pertanggungjawaban (SPj) dalam satuan hari yang dikategorikan berdasarkan target kinerjanya yaitu selama 2 hari (waktu pelayanan yang ideal atau praktik terbaik)

Waktu rata-rata (r) = ∑ Total waktu pe erbita

∑ Ju lah pe erbita

+ — r / target x %

Untuk mengukur peningkatan lama pelayanan yang diberikan dalam pengesahan Surat Pertanggungjawaban (SPj), dan menjadi umpan balik dalam mengukur implementasi pelayanan keuangan yang cepat dan akuntabel

(13)

Perspektif :

Formula:

Realisasi konversi (Rk) Target (T)

Sumber Data :

2017

Tahunan N/A N/A 3% - 3,10%

6. Meningkatnya penerimaan retribusi daerah

Semakin meningkatnya penerimaan retribusi daerah maka semakin tercapai tujuan meningkatkan pendapatan asli daerah

6.1 Persentase bertambahnya penerimaan retribusi pemakaian kekayaan daerah dan tempat penginapan

Tingkat persentase bertambahnya penerimaan retribusi pemakaian aset Biro Umum tahun n dibandingkan dengan tahun n-1.

Capaian Kinerja (CK) = x 100

Rk = x 100

Untuk mengukur meningkatnya penerimaan retribusi dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

%

Eselon II

Bagian Keuangan