PERLUNYA BUKU PANDUAN
PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK
LATAR BELAKANG
Aktivitas akademik merupakan
core business
dari seluruh kegiatan yang berjalan di
perguruan tinggi.
Aktivitas tersebut bisa berjalan baik jika
didukung oleh administrasi yang berkualitas.
Maka, diperlukan adanya tata kelola yang
sistematis dan baku.
Oleh
karena
itu,
UIN
Sunan
Kalijaga
DASAR ACUAN
Panduan Administrasi Akademik ini disusun dengan
mengacu pada konsep Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik (SADA).
Dimana semua aspek yang terkait dengan
pelaksanaan administrasi akademik diarahkan terpusat dan sebisa mungkin menjadi tugas dan wewenang administratur di tingkat universitas.
Harapan dengan diberlakukannya konsep SADA ini
adalah :
1. Instruksi serta kendali terhadap proses bisnis dan
pelaporan menjadi lebih cepat, singkat, dan sederhana.
2. Terdapat standar pelayanan dan penanganan terhadap
TUJUAN
Tujuan akhir dari penyusunan panduan
administrasi akademik ini adalah:
1.
Terwujudnya tata kelola yang baku dan
sistematis sehingga dapat memperbaiki
jalannya administrasi yang selama ini telah
berjalan.
2.
Memberikan layanan yang prima (
excellent
REGISTRASI MAHASISWA BARU
1. Membayar UKT sesuai yang tertuang dalam SK
Rektor, mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan Password (PIN) yang tertuang dalam kwitansi.
2. Mengisi Data Pribadi Mahasiswa (DPM) dilaman:
akademik.uin-suka.ac.id, akan mendapat Form
Kesediaan Menaati Kode Etik Mahasiswa dari sistem Registrasi.
3. Menyerahkan berkas registrasi di loket LAYANAN
TERPADU seperti: Bukti pembayaran, ijazah, akta kelahiran, surat sehat dan lainnya.
4. Pengambilan foto untuk mendapatkan Kartu Tanda
HERREGISTRASI
1. Melakukan Pembayaran UKT di bank yang ditunjuk sesuai waktu yang ditentukan.
2. Mengupdate DPM dan Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) secara online dilaman: akademik.uin-suka.ac.id.
3. Melakukan pengesahan KRS ke Dosen Pembimbing Akademik
4. Mahasiswa yang tdk Herregistrasi pada waktunya
secara otomatis akan diberikan status Cuti oleh sistem, dan tidak bisa menggunakan layanan
PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI
(KRS)
1. Setiap awal semester mahasiswa yang telah membayar biaya pendidikan wajib mengisi KRS secara online sesuai Kalender Akademik.
2. Sebelum pengisian KRS mahasiswa wajib
berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik. 3. Pengambilan matakuliah berprasarat harus sesuai
aturan yang berlaku pada Fakultas/Program Studi masing-masing.
4. Perubahan rencana studi hanya dapat dilakukan pada masa Revisi KRS.
PENGAMBILAN JUMLAH SKS
1. Mahasiswa baru mengambil jumlah sks sesuai paket matakuliah
masing-masing Jurusan/Program Studi.
2. Mahasiswa lama (aktif) mengambil sks sesuai Indeks Prestasi (IP)
semester sebelumnya, dengan ketentuan:
IP Semester 3.00 ke atas : maksimum 24 sks IP Semester 2.50-2.99 : maksimum 22 sks IP Semester 2.00-2.49 : maksimum 20 sks IP Semester 1.50-1.99 : maksimum 18 sks IP Semester < 1.50 : maksimum 16 sks
3. Kesalahan dalam pengisian KRS (input KRS) menjadi
tanggungjawab mahasiswa.
4. Mahasiswa yang aktif kembali dari Cuti Akademik pengambilan
jumlah sks-nya didasarkan pada IP Semester terakhir.
5. Mahasiswa yang mengambil Kuliah Kerja Nyata (KKN) tdk
KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)
1. Setiap mahasiswa wajib memiliki KTM yang
dikeluarkan UIN Sunan Kalijaga
2. KTM juga berlaku sebagai Kartu Perpustakaan
setelah mengikuti User Education
3. Masa berlaku KTM adalah 8 semester untuk
program S1 dan dapat diperpanjang hingga 14 semester; 6 semester untuk program D3 dan dapat diperpanjang hingga 10 semester.
4. Jika KTM hilang atau rusak Mahasiswa dapat
mengajukan KTM Pengganti dengan
KARTU TANDA MAHASISWA
(LANJUTAN)
5. Jika mahasiswa sampai 8 semester
untuk program S1 dan 6 semester
untuk program D3 dapat diperpanjang
setiap semester dengan melampirkan
kwitansi biaya pengganti KTM.
6. Pada saat mahasiswa melakukan
PERPANJANGAN DAN ATAU PENGGANTIAN KTM
PROSEDUR PENGAJUAN SEBAGAI BERIKUT:
1. KTM HILANG:
Menyerahkan Surat Kehilangan dari Kepolisian. Melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
Semua persyaratan diajukan ke Subbag. Layanan Akademik, Bagian Akademik Biro AAKK
2. KTM Perpanjangan (habis masa berlaku)
atau Rusak:
LANJUTAN
Melampirkan kwitansi biaya pengganti
KTM.
Semua persyaratan di ajykan ke Subbag.
Layanan Akademik, Bagian Akademik
Biro AAKK
Masa berlaku KTM adalah 1 (satu)
semester dan selanjutnya dapat
CUTI AKADEMIK
1. Cuti Akademik dapat dilakukan karena
beberapa alasan: Kesehatan, tidak dapat
membayar biaya pendidikan (UKT) pada waktu yang telah ditentukan, atau karena musibah (force major).
2. Cuti Akademik diberikan paling banyak 2
semester selama masa studi, dan dapat diambil secara berturut-turut.
3 Mahasiswa yang telah memiliki status cuti 2
PERKULIAHAN
1. Pada setiap pertemuan kuliah,
mahasiswa wajib mengisi daftar hadir
kuliah.
2. Perkuliahan dalam satu semester
dilaksanakan paling sedikit 16 (enam
belas) minggu termasuk evaluasi/ujian
tengah semester dan evaluasi akhir
semester dengan tatap muka 50 menit
per sks per minggu sesuai dengan
EVALUASI EFEKTIFITAS PEMBELAJARAN
1. Setiap akhir perkuliahan mahasiswa
diwajibkan mengisi Kuesioner Online Penilaian Mahasiswa terhadap Efektifitas Pembelajaran.
2. Masa pengisian kuesioner online tersebut
dibuka sejak 3 minggu sebelum perkuliahan berakhir sampai perkuliahan berakhir.
3. Mahasiswa yang sampai batas akhir yang
telah ditentukan belum mengisi Kuisioner
EVALUASI HASIL STUDI
1. Evaluasi Akhir Semester
* Hasil Evaluasi ini digunakan untuk menentukan beban studi yang boleh diambil
pada semester berikutnya.
* Jika mahasiswa memperoleh IPK kurang dari 2,0 maka mahasiswa tersebut oleh sistem diblokir sehingga tidak dapat membayar
biaya pendidikan untuk semester berikutnya. Mahasiswa tersebut harus download surat peringatan dan menghadap Kaprodi untuk mendapat bimbingan akademik. Selanjutnya mahasiswa
menandatangani Bukti Tanda Terima Surat Peringatan di atas materai 6000 (enam ribu rupiah) dan harus ditandatangani oleh Kajur/Kapodri dan Wakil Dekan I, kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan dan
Akuntansi untuk dibukakan blokir pembayaran. 2. Evaluasi Hasil Studi 4 Semester Pertama
Setelah 4 semester pertama, mahasiswa bisa melanjutkan studi apabila lulus minimal 30 sks dengan IPK minimal 2,0 dan nilai terendah adalah C, mahasiswa yang tidak dapat memenuhi
EVALUASI HASIL STUDI (LANJUTAN)
3. Evaluasi Hasil Studi 8 Semester
Mahasiswa yang tidak memenuhi
sekurang-kurangnya 80 sks dengan IPK 2.0 pada akhir
semester ke delapan, maka diberi peringatan
dan perhatian khusus untuk memperlancar
studinya oleh fakultas.
4. Evaluasi Akhir Program/ 14 Semester
Mahasiswa sampai 14 semester tidak
memenuhi syarat –syarat yang ditentukan
oleh Jurusan/Program Studi, maka yang
KULIAH KERJA NYATA (KKN)
Syarat mengikuti KKN
a. Syarat mengikuti KKN Reguler adalah:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada
semester yang berjalan.
2. Mahasiswa telah lulus
sekurang-kurangnya 110 sks dari sks yang wajib
ditempuh dengan nilai terendah C.
3. Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga.
6. Mendaftar secara online dan
mencantumkan KKN dalam KRS.
7. Tidak boleh mengambil matkuliah
lain kecuali Tugas Akhir atau Skripsi.
8. Sanggup di tempatkan di lokasi
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
b. Syarat mengikuti KKN
Non-Reguler/Mandiri:
1.
Terdaftar sebagai mahasiswa aktif
pada semester berjalan
2.
Mahasiswa telah lulus minimal 120 sks
dari sks wajib ditempuh dengan nilai
terendah adalah C
3.
Mendaftar secara online sebagai
peserta Pra KKN
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5.
Mendapatkan Surat Keterangan
Sehat dari Poliklinik UIN Sunan
Kalijaga
6. Mendaftar secara
online
dan
mencantumkan KKN dalam KRS
7. Mahasiswa boleh mengambil mata
kuliah maksimal 12 sks termasuk
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
8. Mahasiswa membentuk kelompok KKN
sendiri yang terdiri dari 8-10
mahasiswa (minimal terdiri dari 2
fakultas dan 3 Program Studi)
9. Mahasiswa boleh mengusulkan lokasi
KKN dan DPL
SKRIPSI ATAU TUGAS AKHIR
Persyaratan Seminar Proposal Skripsi/Tugas Akhir
1. Telah lulus minimal 100 sks dengan IPK
minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C.
2. Mencantumkan Skripsi/Tugas Akhir dalam KRS.
3. Sudah pernah mengikuti seminar proposal
Skripsi/Tugas Akhir sebanyak 3 kali.
4. Bagi prodi yang mempunyai konsentrasi studi,
topik skripsi harus sesuai dengan konsentrasi yang dipilih.
5. Memenuhi persaratan lain yang ditetapkan
LANJUTAN
Prosedur Pengajuan Skripsi/Tugas
Akhir
1. Mahasiswa mengajukan
tema/topik skripsi/tugas akhir
kepada Kajur/Kaprodi atas
persetujuan DPA, dan mengisi
formulir pengajuan penyusunan
skripsi/tugas akhir dengan
mencantumkan Skripsi/Tugas akhir
pada KRS.
2. Dosen pembimbing skripsi/tugas
LANJUTAN
3. Setelah proposal disetujui oleh Pembimbing
Skripsi/Tugas Akhir, mahasiswa diwajibkan
mempresentasikan proposalnya pada seminar proposal sesuai aturan yang berlaku difakultas.
4. . Mahasiswa yang tdk menyelesaikan
Skripsi/Tugas Akhir pada rentang waktu 2
semester aktif sejak dicantumkan dalam KRS, diberi perpanjangan 2 bulan. Jika batas waktu tersebut belum selesai, maka diminta
mengganti judul dengan proses pengajuan baru. Jika tidak selesai sampai batas akhir masa
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
Syarat Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Munaqasyah
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada saat
Munaqasyah
2. Telah menyelesaikan semua beban teori 3. Telah Lulus KKN dan PPL/PLP/PKL/KP/PPS
4.IPK minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C 5. Menyerahkan bukti telah menyerahkan
Skripsi/tugas Akhir yang disetujui pembimbing.
6. Lulus SOSPEM, TOEC dan atau IKLA dengan
nilai minimal 400 dari P2B, serta ICT dengan nilai minimal B dari Pusat Teknologi Informasi dan
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
(LANJUTAN)
7. Menyerahkan sertifikat Bahasa Indonesia dengan
score minimal 70 dari 100, yang dikeluarkan oleh Pusat Pengembangan Bahasa (P2B)
8. Menyerahkan fotokopi Ijazah SLTA dan Akte kelahiran. 9. Menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4
sebanyak 5 lembar dengan background merah berjas dan berdasi.
10. Memenuhi persyaratan lain yang ditentukan oleh
fakultas masing-masing.
11. Melakukan pendaftaran Munaqasyah secara online
melalui laman: http://akademik.uin-suka.ac.id.
12. Pelaksanaan munaqasyah diatur dan ditentukan
YUDISIUM
A. Syarat Yudisium
1. Mahasiswa berstatus aktif pada saat mendaftar
yudisium secara online.
2.Menyerahkan skripsi/tugas akhir dalam bentuk
sofcopy dan hardcopy ke Fakultas.
3. Memproses surat keterangan bebas pustaka di
UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dengan cara mengunggah/mengupload
skrpsi/tugas akhir dalam format pdf ke laman http://pustaka.uin-suka.ac.id dan menyerahkan hardcopy ke UPT Perpustakaan dan telah
YUDISIUM (LANJUTAN)
4.Mahasiswa telah dinyatakan lulus
munaqasyah dan telah menyelesaikan
seluruh administrasi akademik, wajib
mendaftar yudisium secara online ke
laman http://akademik.uin-suka.ac.id..
5 Mencetak draft ijazah, transkrip
akademik, dan SKPI dari laman
http://akademik.uin-suka.ac.id.
6. Memastikan telah terdaftar yudisium
LANJUTAN
B. Pendaftaran Yudisium
1. Mahasiswa wajib melakukan pendaftaran yudisium melalui sistem
2. Paling lambat 1 hari kerja sebelum pelaksanaan yudisium, fakultas (operator sistem) wajib mencetak
daftar peserta yudisium dan berkas lain yang diperlukan. 3. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas
(operator sistem) wajib meng-entry-kan tanggal yudisium bagi peserta yang dinyatakan lulus ke dalam sistem.
PROSES CETAK IJAZAH
TAHUN INPUT DATA PENULISAN/CETAK
IJAZAH
...S.D. MEI 2006 PETUGAS PROSES IJAZAH
TULIS TANGAN PETUGAS KHUSUS MEI 2006 - APRIL
2014 DIKETIK OLEH PETUGAS PROSES IJAZAH DI BAGIAN AKADEMIK
CETAK KOMPUTER
AGUSTUS 2014 -SISTEM INFORMASI AKADEMIK
-- PENDAFTARAN
WISUDA ONLINE OLEH MAHASISWA
-- INPUT DATA
.
Berkas untuk Penerbitan Ijazah
:
Surat permohonan penerbitan ijazah
secara kolektif dari
Fakultas/Pascasarjana
Berita Acara Lulus Munaqasyah/ Lulus
Ujian Tesis/ Lulus Ujian Terbuka
Promosi Doktor
Fotocopy Ijazah SLTA/S1/S2 dan atau
Akta Kelahiran, beserta Ralat ijazah
(jika ada).
PROSES PENERBITAN IJAZAH (LANJUTAN)
Pas foto terbaru berwarna dengan latar belakang
merah, ukuran 3x4 cm, posisi badan tegap
menghadap ke depan, posisi badan tidak boleh
miring, pakaian kemeja warna cerah, berjas warna gelap dan berdasi, bukan foto selfie.
Surat pernyataan bermeterai bahwa data pribadi
yang diisi mahasiswa secara online adalah sudah sesuai dengan ijazah terakhir dan atau akta
kelahiran.
Draft/contoh Ijazah yang diprint dari sistem yang
PENGAMBILAN IJAZAH
Di Fakultas
Waktu : Setelah Hari Pelaksanaan
Wisuda
PERMASALAHAN PERBEDAAN DATA PADA PENERBITAN IJAZAH:
Adanya perbedaan data di SIA dengan dokumen pendukung:
1. Penulisan nama, tempat dan tanggal lahir harus sesuai dengan ijazah sebelumnya (SLTA/S1/S2)
atau jika ada ralat pada ijazah sebelumnya maka harus dilampirkan.
Yang sering muncul adalah perbedaan spasi nama, singkatan nama, penambahan huruf pada nama, spasi penulisan tempat lahir, perbedaan tempat lahir.
WISUDA
1. Mahasiswa telah melakukan pendaftaran
munaqasyah dan yudisium secara online melalui laman http://akademik.uin-suka.ac.id
2. Mahasiswa telah dinyatakan lulus munaqasyah
dan sidang yudisium yang dilaksanakan oleh
fakultas sesuai Kalender Akademik yang berlaku.
3. Mahasiswa berstatus lulus pada Sistem
Informasi Akademik (SIA)
4. Membayar biaya wisuda sesuai ketentuanyang
berlaku.
5. Melakukan pengisian data pribadi secara online
WISUDA (LANJUTAN)
6. Mencetak surat pernyataan kebenaran data
wisuda, draf Ijazah dan draf Transkrip Akademik.
7. Menyerahkan KTM dan menunjukkan draf
Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda, dan melakukan foto di Subbag. Layanan terpadu .
8. Menyerahkan draf Ijazah, Transkrip Akademik
dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda di fakultas.
9. Waktu pengambilan toga, undangan dan samir
PELAPORAN PD-DIKTI
Penyelenggara pendidikan tinggi wajib
melaporkan transaksi akademik
mahasiswa nya dalam laman
forlap.dikti.go.id. (awal perkuliahan dan di
akhir perkuliaan)
Mahasiswa merangkap kuliah di perguruan
tinggi lain dapat menyebabkan transaksi
akademik mahasiswa di salah satu
perguruan tinngi yang diikutinya tidak
KURIKULUM
Tahun Akademik 2016/2017
kurikulum yang berlaku bagi
mahasiswa baru UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta adalah Kurikulum
Mengacu Kerangka Kualifikasi
Nasional Indonesia (KKNI) dan
Standar Nasional Pendidikan Tinggi
(SN-DIKTI) dengan
mengintegrasikan dan
KURIKULUM (LANJUTAN)
Mahasiswa lulus berhak mendapatkan: Ijazah, Transkrip
Akademik dan Surat Keterangan Pendamping Ijazah(SKPI)
Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar,
