BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

(1)

1

Politeknik Negeri Sriwijaya

Bab I Pendahuluan BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Pelayanan publik sudah menjadi kebutuhan dan perhatian di era otonomi daerah sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang pelayanan publik. Undang-undang yang mengatur tentang prinsip-prinsip pemerintahan yang baik merupakan fungsi pemerintahan itu sendiri. Dalam tugas pokok fungsinya pemerintahan yang baik adalah yang dapat memperkuat demokrasi dan hak azasi manusia, meningkatkan kualitas ekonomi, sosial budaya, mengurangi angka kemiskinan, memperkuat perlindungan terhadap masyarakat dan lingkungan, serta bijak dalam memanfaatkan sumber daya alam sehingga meningkatkan kepercayaan terhadap pemerintah.

Negara berkewajiban melayani setiap warga Negara dan penduduk untuk memenuhi hak dan kebutuhan dasar masyarakat dalam kerangka pelayanan publik yang merupakan amanat dari Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, membangun kepercayaan masyarakat melalui pelayanan publik yang dilaksanakan seiring dengan harapan dan tuntutan masyarakat atas peningkatan pelayanan publik sebagai upaya untuk mempertegas capaian pemerintahan yang baik.

Dewasa ini kehidupan masyarakat mengalami banyak perubahan sebagai akibat dari kemajuan yang telah dicapai dalam proses pembangunan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat. Perubahan yangdapat dirasakan sekarang ini adalah terjadinya perubahan pola pikir masyarakat ke arah yang semakin kritis. Hal tersebut dimungkinkan karena semakin hari masyarakat semakin cerdas dan semakin memahami hak dan kewajibannya sebagai warga negara. Kondisi masyarakat yang demikian menuntut hadirnya pemerintah yang mampu memenuhi berbagai tuntutan kebutuhan dalam segala aspek kehidupan mereka, terutama dalam mendapatkan pelayanan yang sebaikbaiknya dari pemerintah.

Dalam Undang-Undang Pelayanan Publik terdapat pengertian bahwa pelayanan publik merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka

(2)

Bab I Pendahuluan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peratuan perundang- undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Penyelenggara merupakan setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lainyang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. Atasan satuan kerja Penyelenggara merupakan pimpinan satuan kerja yang membawahi secara langsung satu atau lebih satuan kerja yang melaksanakan pelayanan publik. Organisasi penyelenggara pelayanan publik atau Organisasi Penyelenggara merupakan satuan kerja penyelenggara pelayanan publik yang berada di lingkungan institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan undang-undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-matauntuk kegiatan pelayanan publik. Pelaksana pelayanan publik atau Pelaksana merupakan pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam Organisasi Penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik.

Masyarakat merupakan seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk sebagai orang-perseorangan, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara langsung maupun tidak langsung. Standar pelayanan merupakan tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Maklumat pelayanan merupakan pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan. merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braille, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik. Mediasi merupakan penyelesaian sengketa pelayanan publik antar para pihak melalui bantuan,baik-

(3)

Bab I Pendahuluan oleh ombudsman sendiri maupun melalui mediator yang dibentuk oleh ombudsman. Ajudikasi merupakan proses penyelesaian sengketa pelayanan publik antar para pihak yang diputus oleh ombudsman. Menteri merupakan menteri dimana kementerian berada yang bertanggung jawab pada bidang pendayagunaan aparatur Negara. Ombudsman merupakan sebuah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik, baik yang diselenggarakan oleh penyelenggara negara dan pemerintahan termasuk yang diselenggarakan oleh badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, dan badan hukum milik negara serta badan swasta, maupun perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah

Lembaga pemerintah sebagai alat penyelenggara negara mempunyai kewajiban memberikan layanan kepada publik, dalam rangka menjalankan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Pelayanan informasi adalah salah satu hak yang dimiliki publik sebagai akses untuk mendapatkan informasi tentang berbagai produk pemerintah dan laporan tentang program pemerintahan yang telah dilakukan. Hal ini didasarkan atas Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), yang mengatur hak warga negara dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi. Setiap orang mempunyai kesempatan yang sama dalam mendapatkan hak tersebut, terkecuali beberapa informasi yang bersifat rahasia dan terbatas sebagai bentuk perlindungan terhadap kepentingan yang lebih besar. Instansi Pemerintahan yang semakin berkembang membutuhkan peningkatan sistem informasi yang efisien dan efektif. Hal ini juga yang dibutuhkan oleh Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN). Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 62 tahun 2010, tugas Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) adalah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan Keluarga Berencana. Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, salah satu fungsi yang diselenggarakan BKKBN adalah

pelatihan, penelitian dan pengembangan di bidang pengendalian penduduk dan

(4)

Bab I Pendahuluan penyelenggaraan Keluarga Berencana yang dilaksanakan oleh Deputi Bidang Pelatihan, Penelitian dan Pengembangan (Latbang) sebagai unsur pelaksana sebagian tugas dan fungsi tersebut.

Pada bagian Admin dikelola oleh subkoordinator data dan informasi di bkkbn yang menangani pengajuan informasi. Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 61 tahun 2010 definisi informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya sesuai dengan Undang-Undang tentang keterbukaan informasi publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Pada bagian ini semua proses transaksinya masih dikerjakan secara manual serta dengan banyaknya permintaan Informasi yang ada, maka yang menjadi kendala dalam pekerjaan bagian Admin antara lain pencatatan registrasi permintaan data, permohonan permintaan data, saran dan pengaduan yang kurang efektif.

Begitupula dengan pengawasan atau monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Media monitoring adalah kegiatan meneliti, mengontrol dan juga merupakan cara evaluasi terhadap perkembangan melalui media yang berkaitan dengan organisasi. Monitoring (pemantauan) merupakan sebuah proses penaksiran atau penilaian kualitas kinerja sistem dari waktu ke waktu. Pemantauan ini dilakukan secara berkelanjutan sejalan dengan kegiatan usaha yang mencakup kegiatan sehari hari. Pengawasan adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang operasionalnya. Penggunaan sistem monitoring bertujuan untuk dapat mengontrol, mengawasi serta mengecek sejumlah aktivitas yang telah dilakukan Penggunaan sistem monitoring bertujuan untuk dapat mengontrol, mengawasi serta mengecek sejumlah aktivitas yang telah dilakukan. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa monitoring adalah proses pengumpulan informasi secara berkelanjutan dengan tujuan untuk dapat mengawasi kegiatan yang telah dilakukan guna meningkatkan dan

(5)

Bab I Pendahuluan menyempurnakan tujuan yang akan dicapai (Prambudi, 2014). Monitoring digunakan juga untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengkoreksi kesalahan yang terjadi serta untuk mengupayakan agar tujuan tercapai seefektif dan seefisien mungkin. Masalah inilah yang terjadi pada BKKBN Provinsi Sumsel bila terjadi pelaksanaan lebih dari satu kegiatan internal dalam waktu yang bersamaan. BKKBN Provinsi Sumsel harus membagi seluruh tugas dalam pelaksanaan kegiatan internal.

Dengan menggunakan pengawasan kegiatan internal yang masih kurang efektif, kegiatan pengawasan menghabiskan banyak sumber daya waktu karena Pimpinan masih harus menunggu laporan kegiatan dari penanggung jawab kegiatan yang dikelola admin bagian staf subbag humas yang ditugaskan untuk melihat secara langsung situasi dan kegiatan yang ada di lapangan untuk mengawasi perkembangan pelaksanaan kegiatan internal mulai dari mencatat jadwal kegiatan apa saja yang telah dilakukan, data berita acara dan membuat laporan kegiatan internal yang masih dilakukan dengan menggunakan Google Calender dan belum terorganisir dengan baik karena data-datanya masih dalam bentuk media file tanpa sengaja terhapus dan hilang. Dengan adanya sistem layanan informasi dan pengawasan kegiatan internal yang telah terkomputerisasi bertujuan untuk mempermudah pekerjaan admin.

Berdasarkan permasalahan tersebut,maka penulis berencana membangun sebuah Aplikasi yang akan dijadikan penulis sebagai bahan Laporan Akhir dengan judul

“Aplikasi Layanan Informasi dan Monitoring Kegiatan Internal Berbasis Web Pada BKKBN (Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional) Provinsi Sumsel”. Penulis berharap dapat memecahkan masalah tersebut dan mampu meningkatkan proses kegiatan kerja pada BKKBN Provinsi Sumsel dalam melakukan pelayanan informasi dan memonitoring kegiatan internal.

(6)

Bab I Pendahuluan 1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah yang akan dibahas pada laporan akhir ini yaitu:

1. Belum tersedianya suatu aplikasi layanan informasi dan monitoring kegiatan internal pada BKKBN Prov Sumsel.

2. Dalam proses menangani pengajuan permintaan data, masyarakat masih harus datang langsung untuk mendaftar dan membawa berkas persyaratan administrasi.

3. Proses monitoring kegiatan internal di BKKBN masih dilakukan dengan menggunakan Google Calender yang artinya monitoring kegiatan masih kurang efektif dan kurangnya keamanan data.

4. Proses pendaftaran masih menggunakan form formulir yang di cetak terlebih dahulu dan masyarakat harus mengantar form tersebut ke BKKBN jika ingin mengajukan formulir pengajuan informasi.

Berdasarkan masalah di atas penulis menarik rumusan masalah yang akan dibahas dalam laporan ini adalah “Bagaimana Merancang Sebuah Aplikasi Layanan Informasi dan Monitoring Kegiatan Internal Berbasis Website pada BKKBN Prov Sumsel.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, agar penyusunan Laporan Akhir ini menjadi lebih terarah dan tidak menyimpang dari tujuan pembahasan, maka penulis membatasi pokok permasalahan sebagai berikut:

1. Pembuatan aplikasi layanan informasi dan monitoring kegiatan internal ini difokuskan pada kebutuhan BKKBN Provinsi Sumsel.

2. Penelitian penulis hanya dalam lingkup kegiatan internal dan berita acara di BKKBN dengan data sampel dari bulan mei 2022.

3. Output dari aplikasi ini berupa laporan kegiatan dan berita acara yang ada dalaman halaman web.

(7)

Bab I Pendahuluan 1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1 Tujuan

Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Akhir ini,yaitu:

1. Membangun aplikasi Layanan Informasi dan Monitoring Kegiatan Internal pada kantor BKKBN Provinsi Sumsel berbasis website menggunakan bahasa pemrograman php dan menggunakan database MySql.

2. Mengidentifikasi permasalahan selama proses registrasi layanan informasi dan monitoring kegiatan internal.

3. Membantu instansi dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan mempermudah pegawai dan pimpinan.

4. Sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Sriwijaya.

5. Memudahkan masyarakat untuk mendapatkan infomasi terkait pelayanan publik dan registrasi permintaan data tanpa harus datang langsung ke BKKBN.

6. Memudahkan Pegawai dan Pimpinan untuk melihat jadwal kegiatan dan berita acara.

7. Memudahkan admin dalam mengelola data registrasi permintaan data dan juga monitoring kegiatan internal yang ada pada BKKBN Provinsi Sumsel.

1.4.2 Manfaat

Adapun manfaat dari penyusunan Laporan Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Dapat meningkatkan sistem layanan informasi dan monitoring kegiatan internal yang tadinya pengajuan informasi masih menggunakan cara manual dan monitoring kegiatan internal menggunakan google calender menjadi aplikasi Layanan Informasi dan Monitoring Kegiatan Internal Berbasis Website.

2. Menyediakan Informasi dengan lekas, jitu dan cermat tentang laporan yang diperlukan baik bagi masyarakat maupun bagi pegawai.

3. Memudahkan masyarakat untuk mendapatkan infomasi terkait pelayanan publik dan registrasi permintaan data tanpa harus datang langsung ke BKKBN.

4. Memudahkan Pegawai dan Pimpinan untuk melihat jadwal kegiatan dan berita acara.

(8)

Bab I Pendahuluan

5. Memudahkan admin dalam mengelola data registrasi permintaan data dan juga monitoring kegiatan internal yang ada pada BKKBN Provinsi Sumsel.

6. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selaam kuliah di Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.

1.5 Metodologi Penulisan 1.5.1 Lokasi Pengumpulan Data

Lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis dilaksanakan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana di Jl. Demang Lebar Daun No.4266, Lorok Pakjo, Kec. Ilir Bar. I, Kota Palembang, Sumatera Selatan 30151.

1.5.2 Metode Pengumpulan Data

Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam rangka mendukung tercapainya pengumpulan data dengan melakukan kegiatan sebagai berikut :

1. Data Primer

Data primer adalah data yang didapatkan dengan melakukan interaksi secara langsung, pengumpulan data primer dapat dilakukan dengan cara berikut:

a. Observasi

Metode Observasi merupakan metode dengan cara melakukan pengamatan langsung atau terjun langsung ke lapangan untuk melihat langsung bagaimana sistem yang berjalan pada BKKBN Provinsi Sumsel dalam melakukan pelayanan informasi dan kegiatan monitoring kegiatan internal.

Berdasarkan observasi yang penulis lakukan di BKKBN Prov Sumsel, data observasi dalam penelitian ini antara lain:

1. Situasi dan kondisi kegiatan pelayanan informasi dan monitoring kegiatan internal pada BKKBN Provinsi Sumsel.

2. Dalam pelayanan informasi pada BKKBN Provinsi Sumsel yaitu dimana dalam pendaftaran pengajuan informasi masih menggunakan metode manual

(9)

Bab I Pendahuluan

3. sehingga masyarakat harus mencetak formulir terlebih dahulu dan mendatangi BKKBN.

4. Dalam memonitoring kegiatan internal pada BKKBN Provinsi Sumsel masih menggnakan Google Calender sehingga kurang efektif dan efesien, dimana staff subbag humas dengan pegawai harus berkoordinasi melalui WhatsApp, sehingga membuat staff subbag humas kewalahan jika ingin menyampaikan kegiatan internal yang akan ataupun telah berlangsung.

b. Wawancara

`Metode wawancara adalah proses memperoleh keterangan atau data untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab. Dalam menerapkan metode wawancara ini, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan staff subbag humas yaitu Aulia Rizqi Ramadhani dan staff subkoordinator data dan informasi yaitu Erlita Aisyah di BKKBN Provinsi Sumsel. Wawancara tersebut membahas sebuah permasalahan, yaitu:

1. Bagaimana proses pelayanan informasi di BKKBN Provinsi Sumsel selama ini?

2. Bagaimana proses monitopring kegiatan internal di BKKBN Provinsi Sumsel pada saat ini?

3. Apakah yang menjadi permasalahan pada proses pelayanan informasi dan monitoring kegiatan internal pada BKKBN Provinsi Sumsel?

4. Apa yang diharapkan dari instansi setelah adanya aplikasi ini?

5. Siapa saja yang bisa menggunakan aplikasi ini?

2. Data Sekunder

Menurut Supriyono (dalam Rudianto, Mislinawati, dan Audi, 2020:12) “Data sekunder adalah sumber data penelitian yang diperoleh penelitian secara tidak langsung, melalui media perantara. Data sekunder pada umunya berupa bukti, catatan atau laporan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip baik yang dipublikasi dan yang tidak dipublikasi”. Dalam proses penyusunan Laporan Akhir ini, data sekunder yang penulis dapatkan diantaranya sebagai berikut:

(10)

Bab I Pendahuluan a. Data resmi mengenai perusahaan yang menjadi lokasi penelitian.

b. Referensi dari buku, jurnal, dan Laporan Akhir alumni Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.

1.6 Sistematika Penulisan

Agar mendapatkan gambaran yang jelas mengenai penyusunan Laporan Akhir ini,maka laporan akhir ini akan dibagi dalam lima bab. Secara garis besar sebagi berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi atau akan membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan laporan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini mengemukakan teori-teori serta pendapat para ahli yang digunakan dalam penulisan laporan akhir ini. Teori ini terdiri dari teori umum, teori khusus dan teori program yang berkaitan dengan sistem informasi yang akan dibuat. Teori umum menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan judul dan istilahistilah yang digunakan dalam membangun aplikasi tersebut. Teori khusus menjelaskan tentang secara singkat mengenai pengertian dari Data Flow Diagram (DFD), Blockchart, Flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD), Kamus Data serta simbol-simbol yang akan digunakan. Teori judul yang berisi tentang pengertian dari hal-hal yang berkaitan dengan judul yang diangkat. Sedangkan, Teori program berkaitan dengan program yang akan digunakan seperti Bahasa Pemrograman PHP dan Database MySQL yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan mengenai program.

(11)

Bab I Pendahuluan BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini akan diuraikan mengenai sejarah, visi dan misi, struktur organisasi, dan hal lain yang berhubungan dengan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana (BKKBN) Provinsi Sumsel.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas mengenai perancangan pemrograman meliputi alat dan bahan, studi kelayakan, rancangan sistem baru, serta proses pembuatan progam aplikasi tersebut.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dari keseluruhan isi-isi bab sebelumnya dan saran dari penulis yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dibahas