Peran software, hardware dan
brainware dalam sistem informasi manajemen sekolah
Hendri Setiawan
SMA Negeri 1 Peringsewu, Jl. Olahraga No.1, Pringsewu Bar., Kec. Pringsewu, Kabupaten Pringsewu, Lampung, 35373.
Abstrak
Sistem informasi manajemen memainkan peran strategis dalam menghadapi persaingan bebas pada saat ini dalam membentuk proses bisnis yang baik yang merupakan kunci keberhasilan dari suatu organisasi/perusahaan. Sistem informasi manajemen sangat bergantung dari komponen-komponen dalam menghasilkan sistem informasi dalam kebutuhannya. Kesenjangan yang terjadi dalam pelaksanaan komponen tersebut akan menghasilkan informasi yang kurang akurat, kurang detail, kurang tepat waktunya dan kurang relevan akan mengaki-batkan kesalahan dalam pengambilan keputusan pada perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu perlu adanya pemahaman yang mendalam mengenai komponen-komponen dalam sistem informasi manajemen kususnya hardware, software dan brainware agar dapat memperoleh keunggulan
kompetitif yang berkelanjutan.
Kata kunci: e-learning, manajemen sekolah, teknologi, smart school
Pendahuluan
Persaingan dunia sekarang yang semakin ketat mengakibatkan perusahaan untuk melakukan strategi usaha yang paling tepat agar dapat memenangkan atau bertahan untuk menghadapinya. Dalam organisasi modern agar perusahaan itu bertahan dalam persaingan usaha perlu memperhatikan market driven dan customer driven sehingga sustainable competitive advantage dapat diperoleh.
Perusahaan tersebut harus memperhatikan focus pada unsur kinerjanya dengan memperhatikan customer satisfaction. Peran sistem informasi manajemen memainkan peran strategis dalam menghadapi persaingan bebas pada saat ini.
Dimana sistem informasi dan teknologi informasi yang dipadukan dengan komponen terkait lainnya dalam membentuk sistem informasi manajemen yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dari suatu perusahaan.
Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau elemen yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu:
Komponen Sistem, Batasan Sistem, Lingkungan Luar Sistem, Penghubung Sistem, Diterima 23/06/2021
Direvisi 30/12/2021 Disetujui 01/02/2022 Korespondensi:
H. Setiawan,
hendrisetiawanhensen@
gmail.com Distributed under creative commons CC-BY 4.0
OPEN ACCESS
Masukan Sistem, Keluaran Sistem, Pengolahan Sistem dan Sasaran Sistem (Sutanta, 2009).
Menurut pendapat dari James O’Brien, management information
system merupakan suatu kombinasi dari setiap unit yang dikelola oleh user atau pengguna, hardware, software, jaringan komputer serta jaringan komunikasi data, dan juga database yang mengumpulkan, mengubah, sekaligus menyebarkan informasi mengenai sebuah organisasi.
Sistem informasi manajemen atau yang sering disingkat sebagai SIM adalah sebuah sistem perencanaan yang ada di dalam perusahaan yang melibatkan pengendalian internal. Hasil yang diperoleh dari SIM pada umumnya akan selalu menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan sebuah keputusan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Sistem informasi merupakan satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (mendapatkan kembali), memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Selain itu sisten informasi juga membantu para manajer untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk-produk yang baru. Dapat dikatakan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data itu akan dikumpulkan. Sistem informasi juga dikatakan paduan dari berbagai resource baik itu software, hardware dan brainware dan data. Dalam sistem informasi juga juga ada input, model, proses, output, penyimpanan dan kontrol sihangga sistem informasi tersebut dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah,
mengendalikan, meracik, data dalam suatu organisasi berdasarkan atas critical success untuk menentukan suatu keberhasilan dalam suatu perusahaan.
Tujuan utama dari sistem computer adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna (brainware). Ketiga elemen sistem tersebut harus saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan.
Proses data terdistribusi merupakan suatu konsep penyebaran computer dan perlatan, perangkat lunak dan data yang dihubungkan dengan alat komunikasi pada alat yang ada pada lokasi lain. Proses data terdistribusi sudah menjadi keharusan dan kemajuan sistem operasi pada saat ini khususnya pada kompnen software, hardware dan brainware.
Metode Riset
Peneliti melakukan study literatur terhadap dokumen-dokumen yang terdapat di SMA Negeri 1 Pringsewu, yang berkaitan dengan visi, misi, tujuan, dan strategi sekolah, serta menganalisisnya. setelah melakukan observsi awal dan studi awal mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan, peneliti melakukan
pengumpulan data-data yang dibutuhkan agar penelitian dapat berlangsung dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
Tujuan dari penelitian peranan software, hardware dan brainware pada sistem informasi manajemen khususnya saya ambil pada SMA Negeri 1 Pringsewu Pada tahapan ini, peneliti menentukan bagian-bagian apa saja yang akan dilakukan untuk melihat seberapa besar peranan software, hardware dan barinware yang ada disekolah. Peneliti melihat seberapa besar pengaruh atau peranan software, hardware dan brainware pada sistem informasi manajaemen disekolah tersebut.
Peneliti melakukan observasi atau pengamatn langsung ke sekolah tersebut.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dan observasi atau pengamatan langsung.
Waktu dan tempat
Penelitian ini dilaksanakan pada semester kedua Tahun Ajaran 2019-2020.
Target atau sasaran dari penelitian ini adalah khususnya dibagian labarotorium komputer atau hardware komputer yang lainnya yang ada dilingkungan sekolah sebagai tolak ukur spesifikasi apa yang digunakan pada hadware tersebut.
Kemudian software apa saja yang telah dipakai atau dimiliki disekolah tersebut dan braiware-nya siapa saja yang memakai untuk mendukung keputusan sistem informasi manajemen disekolahan tersebut.
Subjek kajian
Subyek yang dilakukan oleh peneliti disini adalah melihat dari hasil keputusan yang dikelurkan dari berbagai sistem yang ada di manajemen sekolah guna mencapai keputusan yang tepat, baik dan akurat sesuai dengan visi, misi yang ada disekolah.
Analisa kebutuhan sistem terbagi menjadi
a. Hardware atau perangkat keras komputer adalah sebuah komponen fisik pada komputer yang digunakan oleh sistem untuk menjalankan perintah yang telah diprogramkan atau dalam arti singkatnya sebuah komponen pada komputer yang bisa disentuh, dilihat dan diraba.
b. Software adalah istilah khusus untuk data yang diformat, dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca, dan ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak berwujud.
c. Brainware adalah orang yang menggunakan, memakai ataupun
mengoperasikan perangkat komputer. Seperti contoh dari brainware yaitu programmer, netter (sebutan untuk orang yang sedang melakukan surfing di internet), serta orang yang sedang menggunakan perangkat komputer. Atau definisi brainware yaitu manusia yang terlibat dalam mengoperasikan atau pemakaian serta mengatur sistem di dalam perangkat komputer
Prosedur
Prosedur disini adalah memastikan Integrasi komponen software, hardware dan brainware saling bekerja sama atau mengandung arti semua kelompok software, hardware dan brainware tersebut harus dapat bekerja sama secara harmonis
dalam mendukung beroperasinya sistem informasi manajemen. Brainware (user) meru-pakan personil-personil yang terlibat langsung dalam pemakaian
computer, seperti sistem analis, programmer, operator, user dan lain-lain.
Sedangkan hardware (perangkat keras) merupakan alat yang dipakai untuk memproses informasi seperti computer, laptop, CPU dll. Sedangkan pada
software (perangkat lunak) adalah aplikasi-aplikasi apa saja yang sudah terinstal kedalam sistem computer tersebut.
Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan data,
mengobservasi, mengaudit dari data yang ada bagaimana kinerja atau peranan dari software, hardware dan brinware tersebut selama ini apakah sudah berjalan dengan baik atau belum, kalau belum harus mencari jalan keluar atau solusi dari permasalahan tesebut.
Teknik analisis data
Metode pengamatan data disini dinilai dari aspek penggunaan hardware, software dan brainware yang ada disekolah sudah mumpuni kah orang orang yang menjalankan semua itu, karena ini berkaitan dangan hardskil dan softskil, hardskil adalah kemampuan seseorang untuk menjalankan tugasnya sesuai dengan bidang atau kemampuan yang dimiliki dengan baik dan benar sedangkan softskil adalah kemampuan atau sikap seseorang untuk melakukan suatu tugas denagn penuh tanggung jawab, disiplin, jujur, berintegritas dan lain-lain.
Peneliti anak melakukan observasi atau Tanya jawab dan mengumpulkan data- data terkait dengan tugas dari masing masing - masing komponen yang berkaitan dengan peran software, hardware dan brainware guna untuk memastikan output atau keputusan yang nantinya berkualitas dan baik.
Hasil dan Pembahasan
Sistem mengandung arti unsur keterkaitan antar komponen-komponen, sedangkan sistem informasi mengandung arti kumpulan komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi dalam rangka menghasilkan proses
penciptaan dan pengaliraninformasi. Sehingga dalam sisteminformasi manajemen dibutuhkankeseimbangan antar komponen-komponendalam menghasilkan suatusistem informasi sesuai dengankebutuhannya. Sistem informasimanajemen ini juga dapat dianalogikansebagai unsur permintaan dan penawaran seperti dalam ilmu ekonomi. Sisi permintaan merupakan permintaan akan sarana pengolahan data informasi secara cepat, akurat, detail dan relevan, sementara di sisi penawaran berupa produk-produk teknologi informasi dalam memenuhi kebutuhan akan informasi seperti software dan hardware.
Keseimbangan dalam sisi permintaan dan penawaran sangat penting bagi
perusahaan atau organisasi. Dimana kebutuhan perusahaan atau organisasi akan teknologi informasi sangat beragam tergantung dari jenis dan karakteristik dari perusahaan atau organisasi masing-masing. Suatu sistem informasi yang baik belum tentu harus dimiliki dengan produk-produk teknologi yang canggih,
misalnya perusahaan pengrajin dengan omset milyaran rupiah, akan tetapi berbeda dengan perusahaan manufaktur seperti perakitan mobil yang
membutuhkan perangkat produk-produk teknologi canggih dalam memproses produksinya. Perkembangan informasi khususnya internet menimbulkan suatu keseimbangan antara brainware, hardware dan software.
Pada saat ini internet yang merupakan hasil dari teknologi informasi memegang peranan penting bagi perusahaan khususnya perusahaan yang berorientasi pada pengembangan inovasi. Brabham (2008) dan Corrocher (2011) menyatakan perkembangan internet mengkibatkan terbentuknya suatu open innovation web- based platforms (OIPs),yaitu kolaborasi antara perusahaan-perusahaan dengan individu-individu sebagai pengembang suatu sisstem operasi serta perangkat produk teknologi informasi. Inovasi merupakan suatu keniscayaan yang harus dikembangkan oleh perusahaan untuk meningkatkandaya saingnya dalam dunia usaha. Pada saat ini perusahaan mengetahui tentang potensi komunitas dari pelanggan, karyawan, rekan bisnis dan stakeholders sebagai sumber dari informasi yang bernilai guna bagi keputusan manajemen (Battistella & Nonino, 2012).
Peran komunitas terhadap perusahaan sebagaisumber informasi merupakan asset yangberharga dalam menghasilkan informasi yang akurat dan bernilai bagi perusahaan (Mourillo, 2011). Dengan mengoptimalkan open innovation
webbased platforms (OIPs) maka manajemen dapat memperoleh informasi yang akurat dan relevan dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan dari
pelanggannya (Nakki dan Antikainen, 2008). Lebih lanjut hasil pengolahan informasi yang bernilai guna bagi perusahaan atau organisasi sangat ditentukan oleh identifikasi atas sisi kebutuhan akan informasi yang akurat, detail, tepat waktu dan relevan serta atas sisi penggunaan produk-produk teknologi informasi. Becker (2002) yang melakukan penelitian terhadap perusahaan di Negara Eropa mengenai bagaimana perusahaan dalam mengidentifikasi
perubahan pasar dan konsumen serta kesiapan perusahaan dalam menghadapi ketidak pastian pada masa depan dan cara agar tetap bertahan pada persaingan yang sangat ketat, dalam kaitannya dengan pengolaan sistem informasi
manajemen, perusahaan perlu untuk memanfaatkan komponen-komponen yang ada agar dapat menghasilkan informasi yang bernilai guna bagi perusahaan.
Dengan demikian perlu adanya identifikasi terhadap kebutuhan user dalam peru- sahaan. Hal ini diungkapkan oleh Indrajit (2007) yang menyatakan bahwa perlu adanya identifikasi terhadap user agar proses sistem manajemen dapat berjalan dengan baik. Demikian pula Susanto (2004) yang menyatakan bahwa user perlu diperhatikan lebih dalam karena menyangkut penentuan masalah yang harus dipecahkan, kesempatan yang harus diambil, kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi dan batasan-batasan bisnis yang harus termuat dalam sistem informasi manajemen. Leung (1996) menyatakan terdapat tujuh aspek penting dalam mengidentifikasikan kebutuhan user yaitu;
1. understanding the business,
2. find out what the users want, 3. beware what the users tell you, 4. select appropriate interview schedule, 5. don’t bring I/T into conversation, 6. don’t forget the operational site, dan 7. get ready to document everything.
Mengetahui kebutuhan users dalam akan meningkatkankeberhasilan dalam melak-sanakansistem informasi manajemen untukmenghasilakan informasi yang bernilaiguna tinggi dalam rangka pengambilan keputusan. Peranan brainware dalam sistem informasi manajemen dapat dilihat dari penggunaan asset tenologi informasi. Ross et al., dalam Indrajit (2007) menyatakan bahwa hasil risetnya terhadap perusahaan di Amerika terdapat 3 aset penting agar perusahaan dapat memenangkan persaingan dalam persaingan usaha yaitu sumber dayamanusia, teknologi dan relasi yang biasadi sebut dengan the three information technology assets (Ross et al. 1995, Gambar 1).
Pada Gambar 1 dapat dilihat terdapat Aset Sumber daya manusia, berupa para staff penanggung jawab dan pengembangan teknologi diperusahaan. Aset Teknologi, merupakan seluruh infrastruktur teknologi informasi yang meliputi hardware dan software. Aset relasi, yaitu hubungan teknologi informasi dengan para pemegang
manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan. Lebih lanjut Indrajit (2007) menyatakan dalam aset sumber daya manusia perlu untuk
memperhatikan keahlian teknis, pengetahuan bisnis dan orientasi pada pemecahaan masalah karena kebutuhan akan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan teknis merupakan critical factor dalam perusahaan atau instansi atas pesatnya kemajuan teknologi informasi. Aset teknologi merupakan tulang punggung bagi perusahaan atau instansi agar ter-ciptaintegrasi sistem informasi dengan biayaseefektif mungkin baik untukpengem-bangan,
operasional maupunpemeliharaan. Dalam hal aset relasi berhubungan de-ngan membagi resiko dan tanggung jawab dalam kaitannya dengan membangun hubungan dengan teknologi informasi. Senada dengan itu Romero dan Molina (2011) menemukan bahwa kolaborasi network perusahaan dengan pelanggan sangat berpengaruh terhadap penciptaan nilai perusahaan dalam meningkatkan innovasi khususnya terhadap produk teknologi informasi serta metode dalam melakukan iden-tifikasi terhadap ekosistem lingkungan bisnis sangat
berpengaruh erat dalam meng-hasilkan informasi yang bernilai guna bagi perusahaan. Dengan demikian dapat di-pahami bahwa komponen brainware ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan da-ri komponen lainnya dalam suatu sistem informasi manajemen sebagai hasil dari per-encanaan, analisis,
perancangan, dan strategi implementasi yang didasarkan pada transformasi informasi diantara sumber daya manusia yang terlibat dalam perusahaan.
Keterlibataan ini berkaitan dengan pemantau, pengoperasian, dan penggunaan sistem informasi yang memberikan dampak pada manajemen serta ikut dalam menentukan tingkat kesuksesan perusahaan untuk memperoleh sustainable
competitive advantages. Berdasarkan pada pembahasan diatas maka penulis mengajukan proposisi sebagai berikut;
Software, hardware dan brainware berpengaruh signifikan terhadap pelak- sanaan sistem manajemen informasi dalam rangka menghasilkan
informasi yang akurat, detail, tepat waktu dan relevan sesuai dengan tujuan perusahaan atau sekolah untuk memperoleh sustainable competitive advantages.
Gambar 1. Ilustrasi grafis the three-information technology assets (Ross et al., 1995)
Kesimpulan
Software, hardware, dan brainware merupakan salah satu dari komponen dalam sis-tem informasi manajemen. Keberhasilan sistem informasi manajemen dalam mengha-silkan informasi yang akurat, detail, tepat waktu dan relevan sangat bergantung dari komponen-komponen tersebut. Analisis gap terhadap sistem infomasi manajemen yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dapat meminimalisir kesenjangan tersebut. Sehingga tujuan perusahaan atau organisasi dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen dapat tercapai dengan maksimal dan bernilai guna tinggi. Dengan demikian peranan software, hardware dan brainware yang merupakan salah satu komponen sistem informasi manajemen sangat penting untuk diperhatikan dan diperlakukan sama
pentingnya dengan komponen yang lainnya dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Persantunan
Penulis menyampaikan terimakasih kepada BPPMPV KPTK dapat memfasilitasi penyusunan karya tulis ilmiah ini.
Daftar Pustaka
Battistella, C., Nonino, F,. (2012). Open innovation web-based platforms: The impact of different forms of motivation on collaboration. Innovation: Management, Policy &
Practice. 14(4), 557-575.
Becker, P., (2002). Corporate foresight in Europe: A first overview. Institute for Science and Technology Studies. Retrieved
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/foresight/docs/st_corporate_for esight_040109.pdf Brabham, D, C., (2008). Crowdsourcing as a model for problem-solving: An introduction
and cases. Convergen: The International Journal of Research into New Media Technologies. 14(1), 75-90.
Corrocher, N., (2011). The adoption of Web 2.0 services: An empirical investigation.
Technological Forecasting and Social Change. 78(4), 547-558.
Sutanta E. (2009). Konsep dan implementasi E-learning. Yogyakarta: IST Akprind.
Indrajit, R, E., (2007). Pengantar Konsep Dasar: Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 215 p.
Leung, L., (1996). Computing. September 12 Edition.
Romero, D,. Molina, A., (2011). Collaborative networked organizations and customer communities: Value cocreation and co-innovation in the networking era. Production Planning and Control. 22(56),477-472.
Ross JW, Beath CM, Goodhue DL. 1995. Developing long-term competitiveness through information technology assets. Cambride: MIT. 1-24
Susanto, A. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya.
Bandung: Penerbit Lingga Jaya.
Informasi Artikel
Konflik kepentingan: Penulis menyampaikan bahwa tidak teradapat konflik kepentingan.
Catatan Editor: Jurnal Oase Nusantara bersikap netral berkaitan dengan konflik atau klaim informasi dan data yang digunakan dalam setiap artikel yang diterbitkan, termasuk yurisdiksi dan afiliasi institusi.
Hak cipta: © Penulis (tim), 2022. Diterbitkan oleh BPPMPV KPTK melalui Tim Editor Jurnal Oase Nusantara.
Menyunting artikel ini: Setiawan, H. (2022) Peran software, hardware dan brainware dalam sistem informasi manajemen sekolah. Jurnal Oase Nusantara 1(1): 51-58.
