commit to user
10 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PERGUDANGAN
Gudang adalah suatu tempat atau bangunan di sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk mentah maupun jadi dan selain itu gudang dapat pula digunakan sebagai tempat mengolah, menyortir, membungkus, dan mengepak barang-barang jadi yang akan dijual ataupun dikirim. Semakin banyak tempat penyimpanan berarti barang dapat dikirimkan ke pelanggan lebih cepat.
Gudang dapat dimaksudkan secara sederhana sebagai suatu tempat atau bangunan yang dipergunakan untuk menimbun, menyimpan barang baik berupa bahan baku (raw material), barang setengah jadi (work in process), atau barang jadi (finished product) ( Siahaya Willem, 2013: 88 ).
Manajemen logistik adalah segala aktivitas perusahaan yang ada didalam pergudangan yang meliputi pengiriman barang, penyimpanan barang persediaan digudang demi mendapatkan tujuan sistem logistic yang baik dan teratur. Tujuan dari manajemen logistik tersebut yaitu adalah untuk mencapai optimalnya suatu kegiatan produksi melalui aktivitas seperti pengadaan barang, pemindahan barang, penataan barang dan penyimpanan barang atau bahan baku (Heizer, Jay dan Barry, Render. 2010).
Pergudangan merupakan bagian terpenting dari sistem logistik yang bertugas melayani konsumen dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu pergudangan juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan konsumen
commit to user
11 yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik sedang berjalan. Pergudangan diperlukan dalam rangka :
1. Mencapai transportasi yang ekonomis 2. Mencapai produksi yang ekonomis
3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan.
4. Memelihara sumber persediaan.
5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.
6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi permintaan, kompetisi).
7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara produsen dan konsumen.
8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.
9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.
B. MACAM – MACAM GUDANG
Macam – macam gudang yang terdapat pada sebuah perusahaan adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal, 2009: 49 – 50) :
1. Gudang Campuran (Mixing warehouse)
Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, C) yang mengirimkan produk (produk A, B, C) ke gudang pusat dengan
commit to user
12 jumlah yang banyak, dimana pesanan pelangga sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.
2. Gudang Breakbulk (Breakbulk warehouse)
Gudang breakbulk adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan di gabungkan ke dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian pesanan akan dibagi atau dibuat menjadi pengiriman LTL (Least – than – truckload / kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.
3. Gudang Konsolidasi (Consolidation warehouse)
Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least – than – truckboard) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan
sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.
C. JENIS – JENIS GUDANG
Konsep gudang dalam dunia Industri sangatlah berbeda dengan konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang sering kita ketahui. Seringkali banyak orang mengasumsikan bahwa gudang adalah sebuah ruangan, dimana ruangan tersebut digunakan untuk menyimpan barang yang sudah tidak terpakai.
Berikut jenis – jenis gudang dalam dunia industri.
Terdapat 6 ( enam ) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu :
commit to user
13 1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (General
merchandise warehouses for manufactured goods)
2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigerated or cold storage warehouse)
3. Gudang dengan bea atau pajak (bonded warehouse)
4. Gudang barang – barang rumah tangga (household goods warehouse).
5. Gudang barang – barang khusus yang bersifat berbahaya, contoh bahan peledak (specific goods warehouse)
6. Gudang penimbunan, contoh pertamina (hoarding warehouse)
Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa alternatif penyimpanan :
1. Konsep penyimpanan terbuka.
2. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan.
3. Penyimpanan dalam wadah.
4. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouse) 5. Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage warehouse).
D. JENIS GUDANG MANUFAKTUR
Seiring dengan perkembangan dunia usaha saat ini yang menuntut adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka jenis-jenis gudang yang sering dijumpai dalam perusahaan manufaktur adalah sebagai berikut (Willem Siahaya, 2013:88–
89):
commit to user
14 1. Gudang Operasional
Gudang operasional digunakan guna menyimpan bahan baku ( raw material ), dan suku cadang ( spareparts ) yang di perlukan untuk proses
dan menunjang produksi serta bahan setengah jadi ( work in process ).
2. Gudang Perlengkapan
Gudang perlengkapan digunakan untuk menyimpan perlengkapan guna menunjang dan memperlancar proses produksi yang terletak di dekat line produksi.
3. Gudang Distribusi
Gudang distribusi digunakan untuk menyimpan barang jadi (finished goods) yang siap untuk dikirim ke distributor atau retailer.
4. Gudang Musiman
Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil pada saat gudang operasional dan gudang distribusi penuh.
E. LOKASI GUDANG
Untuk penentuan lokasi gudang sebaiknya disediakan ruang yang cukup luas dari yang dibutuhkan. Dengan kata lain, janganlah merencanakan penggunaan tempat untuk satu gedung, melainkan rencanakanlah penggunaan secara bertahap. Serta gudang di tempatkan dekat dengan yang membutuhkan, sehingga penyaluran bahan yang dibutuhkan dapat berlangsung dengan lancar (Warman, 2012 : 21).
Dalam mengambil keputusan dimana gudang itu harus di tempatkan di pengaruhi oleh beberapa faktor yang berperan, yaitu : tersedianya jenis tenaga
commit to user
15 terampil yang tepat, dekatnya dengan sumber suplai, dan sukar atau mudahnya masalah penanganan (misalnya kilang minyak ditempatkan dekat dengan Bandar kapal tangki di pantai). Hal lain yang perlu di pertimbangkan ialah faktor yang berpengaruh dalam jangka panjang, seperti perubahan kepadatan penduduk, dan kestabilan ekonomis di suatu daerah.
Faktor – faktor penting yang harus diperhatikan adalah :
1. Wilayah yang akan di layani.
2. Daya serap dan potensi konsumen.
3. Volume masing – masing barang yang akan di tangani.
4. Metode pengangkutan.
5. Mutu jalan dan terminal.
6. Kemudahan mencapai pelabuhan, jalan kereta api, dan lapangan terbang.
7. Dekatnya dengan titik tunda penyaluran dan jika pabrik harus ikut dipertimbangkan, maka perlu pula diperhatikan hal – hal sebagai berikut :
a. Tempat yang optimal di dalam kompleks pabrik.
b. Kebutuhan akan barang masuk dan barang keluar.
c. Kedudukan gudang bahan baku dan gudang peralatan terhadap keperluan produksi.
d. Penyediaan tempat untuk sediaan barang setengah jadi, barang dalam proses, dan barang jadi.
commit to user
16 F. POLA LOKASI GUDANG
Terdapat 3 tipe pola lokasi dalam penggunaan gudang. Dengan menggunakan klasifikasi yang di kembangkan oleh Hoover, (2007) ketiga tipe tersebut dapat dikenali sebagai berikut :
1. Gudang posisi pasar
Yaitu gudang yang letaknya di dekatkan dengan konsumsi produk tersebut.
Fungsi dari suatu gudang posisi pasar adalah untuk mengisi kembali (replenishment) persediaan toko – toko eceran dan mengantarkan barang kepada konsumen.
Maksud tujuan gudang itu adalah untuk menggabungkan pembelian – pembelian dari tempat yang jauh dan mengisi persediaan pada toko eceran dan juga mampu memberikan penghematan transport yang maksimum dari tempat – tempat pengiriman yang jauh dengan pengangkutan produk yang relatif pendek dalam pengangkutan lokal.
2. Gudang posisi produksi
Yaitu gudang yang letaknya di dekatkan dengan pabrik produksi agar dapat bertindak sebagai penghimpun untuk produk yang dibuat di berbagai pabrik.
Tujuan dari gudang tersebut adalah keinginan pengusaha untuk memaksimalkan pelanggan dengan cara produk dari masing – masing pabrik ini dikirimkan kepusat pengumpilan tersebut.
3. Gudang posisi antara
Yaitu gudang yang terletak diantara langganan dan pabrik.
commit to user
17 Tujuan dari gudang tersebut adalah untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan cara mengelompokkan semua produk dalam gudang posisi antara (Bowersox, 2002:16)
G. TATA LETAK GUDANG
Tujuan dari tata letak gudang (Warehouse layout) adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya – biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam gudang.
Tujuan manajemen adalah memaksimalkan penggunaan setiap kotak dalam gudang yaitu memanfaatkan volume penuhnya sambil menjaga agar biaya penanganan bahannya tetap rendah (Render & Heizer, 2009 : 540)
Struktur fisik dan tata letak merupakan kompromi dari efisiensi penyimpanan dan penanganan. Jika perputaran sediaan rendah, dengan banyak barang yang pergerakannya lambat, maka penyimpanan merupakan hal yang penting. Sebaliknya, jika perputaran sediaan tinggi, dengan banyak barang yang pergerakannya cepat, maka efisiensi penanganan menjadi penting ( Viale, 2000:
84 ).
H. AKTIVITAS PERGUDANGAN
Penggolongan aktivitas dalam pergudangan terdiri dari (Siahaya Willem, 2013:89) :
1. Penerimaan (receiving)
Kegiatan penerimaan fisik dan administrasi terhadap barang pesanan, berupa bahan baku untuk proses produksi dan barang jadi untuk di
commit to user
18 distribusikan ke pelanggan serta barang penunjang ( parts ) untuk mendukung operasional perusahaan.
2. Penyimpanan (storage)
Kegiatan penyimpanan barang di dalam gudang sesuai kaidah untuk memudahkan penanganan fisik dan pengenalan barang.
3. Penanganan (handling)
Kegiatan penanganan barang atau persediaan dengan mempergunakan alat angkat sesuai karakteristik barang.
4. Perawatan (Up – keep)
Kegiatan pemeliharaan dan perawatan barang supaya terhindar dari kerusakan akibat cuaca, kontaminasi, dan karat.
5. Pengemasan (packing)
Kegiatan pembuatan kemasan untuk melindungi dan mengamankan barang.
6. Pengeluaran (dispatching)
Kegiatan pengeluaran fisik dan administrasi barang dari gudang.
7. Pengiriman (expediting)
Kegiatan pengiriman barang mentah ke unit produksi dan barang jadi ke gudang distribusi.
8. Distribusi (distribution)
Kegiatan pendistribusian barang jadi ke distributor.
9. Pemeriksaan dan Pengawasan (control)
Kegiatan pemeriksaan dan pengawasan atas persediaan dan tata kerja secara berkala.
commit to user
19 Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu dan kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier terutama selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan persediaan jangka pendek sebagai akibat kerusakan dalam pengangkutan, stockout penjual, ataupun pemogokan pada salah satu supplier perusahaan.
Mayoritas perusahaan-perusahaan yang ada menggunakan pergudangan dengan tujuan untuk mencapai total biaya logistik seminimal mungkin dalam melayani pelanggan karena pergudangan memungkinkan manajemen untuk menyeleksi model transport dan tingkat persediaan sehingga bila digabungkan dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta alternatif produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan pelanggan.
Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudangan, antara lain (Miranda dan Tunggal, 2003:51) :
1. Waktu
Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik adalah gudang yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan.
2. Kualitas
Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan.
commit to user
20 3. Perhatian
Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset. Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan kembali dan daur ulang.
4. Perkembangan jaman
Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja untuk berubah secara signifikan.
I. FUNGSI GUDANG
Fungsi – fungsi gudang yaitu (Suwanda Roy, 2010) : 1. Fungsi Penyimpanan:
Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang paling mendasar dari gudang. Karena digudang menyediakan tempat untuk penyimpanan barang atau bahan baku.
2. Fungsi Melayani Permintaan Pelanggan:
Fungsi ini memenuhi pihak pelanggan ataupun permintaan konsumen dengan menjadikan gudang sebagai fokus aktifitas logistik. Dan gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menyimpan stok barang yang akan sampai ke konsumen.
3. Fungsi Distribusi dan Konsolidasi:
Barang yang telah di simpan agar sampai ke tangan pelanggan harus melalui proses distribusi. Yaitu mengatur dan menjamin agar barang yang dikirim, benar-benar sampai ke tangan pelanggan dengan baik.
Artinya, pelanggan menerima barang sesuai pesanannya tanpa ada
commit to user
21 yang kurang, tanpa ada yang salah ambil, dll. Untuk menjamin itu semua, gudang perlu mengadakan konsolidasi. Artinya, akan ada proses pengambilan barang, pengecekan dan pengepakan. Konsolidasi yang baik sangat berperan agar distribusi kepelanggan benar-benar sempurna.
J. TUGAS GUDANG
Pada umumnya tugas dari semua gudang adalah sama, baik itu gudang bahan-bahan dasar maupun gudang barang jadi. Untuk memperlancar kinerja pada manajemen logistic juga diperlukan penjaga gudang yang akan menjadi pengawas jalanya proses operasional pergudagan.
Secara ringkas tugas gudang antara lain:
1. Menyimpan barang-barang dan melaporkan apabila ada penerimaan dari luar.
2. Menyimpan dan memelihara dengan baik barang-barang yang telah diterima maupun barang yang sudah siap jual.
3. Menyerahkan barang-barang tersebut kepada para konsumen atau pelanggan.
4. Memberikan pertanggung jawaban pada setiap waktu atas penerimaan, penyimanan, dan pengeluaran barang.
(Wagimin. 2009).
K. EFEKTIFITAS
Menurut Griffin (2004:8), efektif yaitu membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses.
commit to user
22 Menurut Heizer dan Render (2006) bahwa, efektif adalah mengerjakan pekerjaan dengan benar.
Pendefinisian mengenai efektifitas oleh para pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah di tetapkan.
L. EFEKTIFITAS GUDANG
Gudang pada umumnya seringkali di gambarkan sebagai tempat yang kotor dan tempat untuk menyimpan barang yang sudah tidak terpakai.
Pemahaman seperti ini harus di hilangkan ketika kita membahas atau mendefinisikan gudang dalam suatu perusahaan. Gudang dalam perusahaan khususnya pada perusahaan manufaktur. Gudang dalam perusahaan manufaktur merupakan perantara untuk bahan yang akan di proses maupun perantara untuk produk yang sudah jadi sebelum sampai ke tangan konsumen. Hal inilah yang menjadi latar belakang dan pertimbangan bahwa gudang harus efektif.
Makna daripada gudang yang efektif adalah gudang yang ada harus dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat adanya penanganan bahan atau barang. Jadi keberadaan gudang merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan atau barang yang dihasilkan.
Setiap perusahaan mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia,
commit to user
23 uang, dan fisik untuk mencapai tujuan tersebut. Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan dicapai dan cara menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.
Efektif mengacu pada pencapaian tujuan untuk menghasilkan keluaran (output) yang telah di tentukan. Bagi manajemen biasanya yang di utamakan adalah efektif dahulu baru kemudian efisien. Jadi, organisasi atau perusahaan membutuhkan peran serta manajemen untuk :
1. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.
2. Menyeimbangkan tujuan – tujuan yang saling bertentangan dan menentukan skala prioritas.
3. Mempunyai keunggulan daya saing (competitive advantage) dalam menghadapi persaingan global.
Selain itu dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu akan menjamin ketersediaan barang pada saat dibutuhkan oleh bagian produksi sehingga kesesuaian bahan yang di berikan oleh bagian gudang dengan bahan yang diminta oleh bagian produksi sesuai sehingga proses produksi berjalan lancar.
Dalam rangka mendukung fungsi gudang sebagai support system bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi operasional yang sistematis dan terstandar, sehingga pengawasan terhadap aktivitas dapat dilakukan dengan mudah dan akurat.
commit to user
24 M. SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
Barang di dalam gudang seharusnya diatur, ditata, dan disimpan sesuai dengan jenisnya. Oleh karna itu dalam pengaturan dan penyimpanan barang dagangan harus di perhatikan cara-cara pengelompokannya. ( Ruswandi, 2007: 64) prosedur penyimpanan barang dagangan di gudang harus di lakukan adalah sebagai berikut :
1. Mengelompokkan golongan barang.
2. Mengelompokkan sub golongan barang.
3. Mengelompokkan jenis barang.
4. Mengelompokkan merek atau cap dagang.
5. Mengelompokkan article N. DIAGRAM ALIR ( Flow Chart )
Diagram alir sistem adalah suatu model yang menggambarkan aliran secara fisik dan proses untuk mengolah data dalam sistem. Tujuan dalam pembuatan diagram alir untuk mengevaluasi langkah-langkah proses atau prosedur aktifitas dalam situasi yang lebih jelas serta memungkinkan untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam proses yang sudah ada.
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan diagram alir :
commit to user
25 Simbol- simbol dalam diagram alir
Simbol Nama Fungsi
Terminator Mulai / selesainya proses
Flow/ Line Arah aliran proses
Preparation Persiapan untuk memulai proses.
Process Kegiatan proses.
Document Melampirkan
dokumen yang ada.
Decision Keputusan untuk
langkah selanjutnya.
Ya/tidak
Offpage Connector Penghubung berbeda halaman.
Data Pembuatan data/
administrasi.
Manual Operation Data informasi data secara manual.
Sumber: Sukoco ( 2007: 43 )
