BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

13

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1. Kedudukan dan Koordinasi

Shopee memiliki beberapa project yang didalamnya mempunyai berbagai divisi yang saling mendukung. Selama melakukan praktek kerja magang, penulis ditempatkan di divisi brand management dengan project Shopee Live. Divisi brand management ini memiliki ruang lingkup kerja yang sesuai dengan konsentrasi yang penulis tempuh yaitu marketing communication. Divisi ini dipimpin oleh Dewi Rachmawati selaku Senior Marketing Analysis dan pembimbing lapangan penulis.

Selama praktek kerja magang berlangsung, penulis diberikan beberapa tugas yang berhubungan dengan marketing communication. Penulis tidak hanya melakukan aktivitas-aktivitas di brand management saja, akan tetapi terkadang penulis juga mendapatkan instruksi untuk mengerjakan tugas dari divisi lain.

Contohnya seperti menjadi host dari suatu webinar edukasi, kemudian merancang social media planning untuk 1 bulan dan memonitor aktivitas kompetitor.

Walaupun begitu, penulis tetap bekerja di bawah divisi brand management.

3.2. Tugas yang dilakukan

Selama penulis melakukan praktik kerja magang di Shopee dengan bagian project Shopee Live, penulis diberikan tugas yang sangat bervariasi yang berhubungan dengan marketing communication. Tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan kepada penulis adalah memonitor performance brand di Shopee Live, menjalin hubungan atau komunikasi rutin dengan brand yang bergabung di Shopee Live, memonitor setiap project yang berjalan di Shopee Live, menganalisis output dari project untuk dijadikan pembelajaran di project

(2)

14

selanjutnya, membantu memenuhi kebutuhan brand yang berhubungan dengan Shopee Live, daily checking brand yang melakukan live streaming di Shopee Live, mempersiapkan kebutuhan sebuah project seperti creative assets, judul dari sesi live streaming, link sesi live streaming, dan exposures.

Dalam mengerjakan tugas tersebut, dibutuhkan keahlian, kerja sama serta komunikasi yang baik agar tujuan dari setiap tugas maupun target tersebut dapat tercapai. Maka dari itu penulis sangat diharapkan untuk aktif dalam bertanya dan berkonsultasi dengan pembimbing lapangan agar meminimalisir kesalahan dan juga target bisa tercapai dengan maksimal. Berikut penulis lampirkan beberapa tugas yang penulis lakukan selama melaksanakan praktek kerja magang di Shopee

Tabel 3.1 Kerja Magang Mingguan di Brand Management

No Kegiatan Agus Sep Okt Nov

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Daily Checking

Shopee Live dan performance dari brands

2. Membuat

guidelines, SOP, dan materi mengenai Shopee Live dan campaign yang akan berjalan

(3)

15 3. Menghubungi dan

menawarkan brands untuk mengedukasi atau memprospek mengenai Shopee Live

4. Mengedukasi atau memprospek brand (melalui meeting, menjadi host webinar)

5. Menghandle brand dan EO yang melakukan kerja sama dengan Shopee Live

6. Memonitor live stream brand atau O2O Project, kemudian

menganalisa hasil live stream tersebut.

3.3. Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

Selama praktek kerja magang, penulis diberikan tugas untuk melakukan kegiatan marketing communication Shopee Live khususnya di personal selling.

Beberapa tugas yang penulis kerjakan adalah sebagai berikut ;

(4)

16

a. Melakukan daily checking Shopee Live dan performance dari brands Penulis melakukan pengecekkan performance brands di Shopee Live setiap hari untuk memastikan bahwa sesi live streaming berjalan dengan lancar. Kemudian juga penulis menganalisa sesi-sesi live stream dari brand, hal ini bertujuan untuk meningkatkan performance brand di sesi live stream yang selanjutnya.

Gambar 3.1 Halaman Shopee Live

Sumber : PT Shopee International Indonesia

b. Membuat guidelines, SOP, dan materi mengenai Shopee Live dan campaign yang akan berjalan

Sebelum melakukan edukasi atau prospek kepada brand maupun EO, tugas yang harus dilakukan adalah menyusun materi, SOP mauoun guidelines. Hal ini bertujuan agar pihak eksternal yang akan kita edukasi

(5)

17

lebih mengerti info yang akan kita sampaikan. Selain itu juga nantinya materi tersebut bisa dibagikan kepada pihak eksternal agar mereka bisa mendapatkan info yang cukup mengenai Shopee Live.

c. Menghubungi dan menawarkan brands untuk mengedukasi atau memprospek mengenai Shopee Live

Setelah itu, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menghubungi kontak brand yang mempunyai potensi untuk bekerja sama dengan Shopee Live atau menjadikan Shopee Live sebagai platform berjualan mereka. Disini penulis melakukan lobbying kepada brand melalui chat WA.

d. Mengedukasi atau memprospek brand (melalui meeting, menjadi host webinar, chat WA)

Penulis melakukan meeting dengan brand atau mengadakan webinar dan menjadi host yang kemudian bertugas untuk mengedukasi dan menawarkan produk (fitur) dari Shopee Live. Edukasi yang diberikan kepada brand adalah bagaimana cara menggunakan Shopee Live dan apa saja benefits dari Shopee Live. Selain itu penulis juga menawarkan brand untuk menggunakan fitur Shopee Live dalam meningkatkan kualitas live stream seperti bonus koin, lelang, polling dan lain lain. Hal ini dilakukan agar sesi live stream dari brand tersebut bisa mencapai target dan juga performance dari brand tersebut di Shopee Live meningkat.

(6)

18

Gambar 3.2 Webinar edukasi Shopee LIVE

Gambar 3.3 Materi edukasi Shopee Live

e. Menghandle brand dan EO yang melakukan kerja sama dengan Shopee Live

Penulis diberi tugas untuk selalu mengecek keperluan brand dan juga menjalin komunikasi rutin dengan mereka agar kebutuhan mereka di Shopee Live terpenuhi. Kebutuhan yang dimaksud adalah kebutuhan dalam meningkatkan perfomance mereka, seperti mengikuti campaign yang diadakan Shopee Live, info2 terbaru mengenai Shopee Live dan lain lain.

(7)

19

Selain itu, hal ini juga bertujuan untuk membantu brand dalam mencapai target mereka dan memaksimalkan performance mereka di Shopee Live.

Performance yang dimaksud adalah jumlah viewers dan juga total order pada saat mereka live stream.

Gambar 3.4 Koordinasi dengan brand

f. Memonitor live stream brand atau O2O Project, kemudian menganalisa hasil live stream tersebut.

Pada saat sebuah event sedang berlangsung, penulis harus memonitor semua sesi live stream yang merupakan bagian dari event tersebut. Hal ini bertujuan agar event dapat berjalan dengan lancar dan meminimalisir kesalahan atau kendala teknis. Disaat yang bersamaan,

(8)

20

penulis juga harus menganalisa sesi live streaming tersebut. Bentuk analisa bisa bervariasi, contohnya seperti total viewers dari live streaming, bagaimana konten live stream yang menarik viewers, apakah title clickbait mempengaruhi sebuah sesi live stream dari segi viewers dan lain lain.

Setelah itu penulis mempunyai tugas untuk mengumpulkan atau menarik data melalui backend. Kemudian data tersebut dikumpulkan menjadi satu dalam sebuah file dan penulis melakukan analisa akan data- data tersebut. Setelah analisa, file tersebut akan diberikan kepada EO atau brand dan juga penulis presentasikan kepada lead Shopee Live pada saat weekly meeting.

Gambar 3.5 Koordinasi dengan EO O2O project

(9)

21

Gambar 3.6 Banner top header project O2O

Gambar 3.7 O2O project yang penulis handle

Selama praktek kerja magang, penulis mengerjakan tugas yang berhubungan dengan salah satu elemen dari promotion mix yaitu personal selling

(10)

22

di divisi brand management Shopee Live. Sesuai dengan definisinya, Kotler dan Keller mengatakan bahwa personal selling adalah tatap muuka dengan satu atau lebih calon prospect untuk tujuan membuat presentasi, menjawab pertanyaan, dan pengadaan pemesanan (2012, p. 478). Dalam hal ini penulis diberikan tugas seperti melakukan lobbying dan menjalin komunikasi rutin dengan brand, membantu brand dalam memenuhi kebutuhannya yang berkaitan dengan Shopee Live, kemudian memonitor performance brand di Shopee Live, membantu brand untuk meningkatkan performance mereka dengan cara mengikuti event yang diadakan oleh Shopee, hingga membantu meningkatkan kualitas live stream mereka dengan mengedukasi mereka tentang penggunaan fitur Shopee Live. Tugas-tugas tersebut dilakukan dengan cara negotiation dan lobbying

Menurut Kotler dan Keller (2012, p. 550) lobbying merupakan suatu upaya untuk membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan legislasi dengan tujuan untuk mempromosikan sesuatu. Di Shopee Live sendiri, brand management didirikan dengan tujuan untuk menjalin hubungan dan relasi dengan brand yang akan melakukan aktivitas live streaming, memberikan mereka edukasi dan info event di Shopee Live. Edukasi diadakan dalam bentuk webinar yang dilakukan secara virtual. Selama praktek kerja magang berlangsung penulis ditugaskan untuk mendukung dan bertanggung jawab atas terselenggaranya webinar tersebut dan membangun kerja sama dengan brand yang sudah ditargetkan. Bentuk dukungan yang penulis lakukan adalah seperti menjadi host webinar.

Selain itu juga penulis bergabung dalam grup whatsapp bersama dengan brand yang tujuannya adalah membantu menjawab semua pertanyaan yang diberikan oleh brand dan menginfokan hal-hal terbaru seputar Shopee Live. Info- info yang penulis berikan kepada brand biasanya berisi tentang event yang akan diadakan, kemudian kompetisi-kompetisi yang ada di Shopee Live, dan juga info- info lain yang biasanya ditanyakan oleh brand.

(11)

23

Gambar 3.8 Koordinasi dengan brand

Selain brand, penulis juga ditugaskan untuk menjalin hubungan dan komunikasi dengan event organizer yang ingin menggunakan Shopee Live dalam menjalankan event secara virtual. Event ini biasa disebut dengan Offline to Online Project (O2O project) di Shopee Live. Penulis diberi tugas untuk membantu mencapai target (total viewers dan order) dari project tersebut, memberikan edukasi mengenai Shopee Live, menyiapkan kebutuhan creative assets seperti banner dan exposures, memonitor project dan juga menganalisa project tersebut. Beberapa project yang penulis tangani selama melakukan praktek kerja magang adalah Beauty Fest Asia, Indonesia International Pet Expo, Indonesia International Book Fair, Trademark, Kickfest, Basha Market, Fittual Fest, IMOBY, Indonesia Modest Fashion Week, Wall of Fades, dan lain lain.

(12)

24

Gambar 3.9 Banner O2O project yang penulis handle

Sumber : PT Shopee International Indonesia

3.4. Kendala dan Solusi 3.4.1. Kendala

Selama melakukan praktek kerja magang di PT Shopee International Indonesia, penulis belajar banyak hal baru dan mendapatkan pengalaman yang sangat berharga dan pastinya akan membantu penulis untuk kedepannya nanti.

Akan tetapi, selain pengalaman penulis juga mengalami beberapa kendala selama melakukan praktek kerja magang, yaitu:

1. Pada awal kegiatan kerja magang berjalan, penulis mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas dikarenakan kurangnya panduan atau SOP mengenai tugas yang diberikan.

2. Penulis melakukan sebagian besar kegiatan praktek kerja magang secara WFH atau work from home, hal ini membuat penulis sulit berkomunikasi dan berkoordinasi dengan rekan kerja penulis dan terkadang penulis mengalami kebingungan akan tugas yang diberikan. Pada saat akan

(13)

25

berkoordinasi dengan brand atau pihak eksternal, penulis mengalami kebingungan akan instruksi yang diberikan oleh pembimbing lapangan.

3. 3 minggu sebelum O2O project berjalan, penulis ditugaskan untuk berkoordinasi dengan EO project tersebut dan meminta data atau kebutuhan file yang penulis butuhkan untuk meng-request creative assets ke team graphic design. Disini penulis sering mengalami kendala karena EO dari beberapa project seringkali terlambat dalam melengkapi kebutuhan atau file yang diminta. Hal ini membuat pekerjaan lain penulis menjadi terhambat.

3.4.2. Solusi

Dari kendala yang sudah dituliskan diatas, penulis mendapatkan solusi sebagai berikut :

1. Membuat SOP, guidelines, dan panduan sehingga tugas-tugas yang diberikan mempunyai penjelasan mengenai petunjuk pengerjaannya.

2. Jika mengalami kebingungan akan tugas yang diberikan, penulis akan langsung menghubungi pembimbing lapangan dan bertanya untuk meluruskan kebingungan tersebut, sehingga tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik.

3. Memberikan deadline 4 hari sebelum project berjalan kepada EO tersebut dalam mengumpulkan data atau file yang diperlukan oleh penulis.