14 BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1. Kedudukan dan Koordinasi
Selama kegiatan praktik kerja magang yang dilakukan oleh penulis di GOLIN Jakarta, penulis berkesempatan mendapatkan pengalaman kerja di lingkup Konsultan Public Relations. Posisi dan koordinasi penulis di GOLIN Jakarta ini adalah sebagai Public Relations Intern. Selama kurang lebih tiga bulan atau 60 hari kerja, penulis melakukan koordinasi kerja bersama dengan partner kerja yang menduduki posisi yang sama sebagai intern dan juga berkoordinasi dengan Associate (Gilang dan Nadine dari Hyundai Motor Indonesia (HMID), dan Talitha dari Clubhouse) hingga Senior Associate (Thio dan Sisca dari Hyundai Motor Indonesia (HMID), dan Novi dari Clubhouse).
Praktik kerja magang yang telah dilakukan, penulis lebih sering untuk bekerjasama dengan Associate, dimana akan memberikan tugas dan bimbingan langsung kepada penulis. Tugas yang diberikan kepada penulis adalah seperti membuat laporan media monitoring yang dilakukan berdasarkan kegiatan yang diluncurkan oleh klien, melakukan update media list, menghubungi media untuk menghadiri acara yang diluncurkan oleh klien yaitu Hyundai Motor Indonesia (HMID) dan Clubhouse.
15 3.2. Tugas Selama Kegiatan Magang
Selama praktik kerja magang yang dilakukan, penulis telah melaksanakan beberapa kegiatan yang berhubungan dengan dua klien GOLIN Jakarta, Hyundai Motor Indonesia (HMID) dan Clubhouse. Berikut penjabaran kegiatan selama praktik kerja magang yang dilakukan oleh penulis:
Tabel 3. 1 Penjabaran Kegiatan Magang
No Nama Kegiatan Kegiatan dilakukan pada minggu ke- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1 Media Coverage 2 Membuat media list 3 Melengkapi media
database
4 Follow-up Media 5 Kegiatan public
relations pada event
6 Media Monitoring 7 Monthly
Compilation
(Sumber Penulis, 2021)
3.3. Uraian Kegiatan Magang 3.3.1. Media Monitoring
Selama praktik kerja magang, penulis setiap hari melakukan kegiatan Media Monitoring. Pada praktiknya, seorang humas atau praktisi public
16
relations dapat menggunakan media massa untuk membangun reputasi yang positif dari sebuah individu, organisasi, perusahaan, bahkan negara (Gunawan
& Anisa, 2020, p. 123). Cara mengetahui keberhasilan terbentuknya reputasi positif, maka perlu dilakukannya media monitoring untuk mengetahui pemberitaan yang dilakukan media massa. Media monitoring bertujuan untuk membantu perusahaan mengambil kebijakan dan merupakan kegiatan yang penting dilakukan oleh seorang public relations.
Aditya & Renata (2020, p. 125) menjelaskan bahwa media monitoring merupakan kegiatan yang lebih ditujukan kepada output yang dihasilkan media massa. Analisis yang dilakukan dalam media monitoring biasa disebut dengan analisis konten media. Analisis konten media adalah untuk mengkategorikan pemberitaan berdampak positif, negatif, atau netral. Pada praktik kerja magang yang dilakukan, penulis setiap harinya melakukan monitor terhadap media online maupun tradisional (yang dibantu oleh Associate dikarenakan pandemi).
Kegiatan media monitoring yang dilakukan oleh penulis juga sesuai dengan arahan yang diberikan oleh klien (Hyundai Indonesia dan Clubhouse) yang disalurkan dari associate. Pada klien Hyundai Indonesia, penulis melakukan media monitoring yang berhubungan dengan isu spesifik yang berkemungkinan menjadi potential issue untuk perusahaan. Sehingga, kegiatan media monitoring tidak setiap hari dilakukan untuk Hyundai.
Pada klien Clubhouse, penulis melakukan kegiatan media monitoring
17
setiap hari atau biasa disebut dengan daily media monitoring. Kegiatan ini dilakukan dalam 5 bagian topik yaitu direct mention, regulations, industry, Indonesia cultural moment, dan content creator. Pada topik direct mention, penulis melakukan monitoring terhadap pemberitaan yang berkaitan dan membicarakan mengenai Clubhouse secara langsung. Pada topik regulations, penulis melakukan monitoring terkait perkembangan regulasi di Indonesia yang berpotensi menjadi pengaruh dari kebijakan dari Clubhouse nantinya.
Pada topik industry, penulis melakukan kegiatan monitoring terkait isu dari lingkup industri yang sejenis dengan Clubhouse, yaitu seperti media sosial dan perkembangan industri teknologi lainnya. Topik cultural moment merupakan topik monitoring yang juga dilakukan penulis yaitu dengan memperhatikan perkembangan hari-hari nasional yang ada di Indonesia dan mungkin dapat mempengaruhi kebijakan dari Clubhouse nantinya. Lalu yang terakhir yaitu content creator, yaitu topik monitoring yang lebih membahas mengenai kreator yang baru saja bergabung di aplikasi Clubhouse atau isu yang berhubungan antara kreator dengan Clubhouse.
Pada kegiatan media monitoring untuk Hyundai, karena berkaitan dengan beberapa isu yang mungkin berkaitan atau mempengaruhi kebijakannya, maka diperlukan monitor isu yang lebih mendetail dan cepat.
Ketika adanya isu yang berkemungkinan untuk memunculkan sebuah isu atau krisis, monitor akan terus dilakukan setiap 2 jam sekali. Kegiatan monitor juga
18
dilakukan pada pemberitaan media online dan media sosial (Instagram, Facebook, Twitter, dan YouTube). Sedangkan pada kegiatan media monitoring Clubhouse, tetap dilakukan dalam frekuensi yang sama setiap harinya. Namun, pada kegiatan media monitoring Clubhouse, jenis pemberitaan yang dikumpulkan hanya dari jenis first tier media. First tier media merupakan jenis media yang memiliki sirkulasi pembaca harian yang banyak, atau jika dalam perhitungan di GOLIN, media tersebut memiliki jumlah sirkulasi per- hari dari 10.000 pembaca atau lebih. Perhitungan untuk jenis first tier media juga dibantu dengan web analytics bernama HypeStat.
Pada kegiatan media monitoring Hyundai, penulis melengkapi informasi seperti nama media, tanggal pemberitaan, headline berita dalam Bahasa Indonesia, headline berita yang diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris, jumlah sirkulasi media, jenis tier media, dan juga jumlah PR Value. Pada perhitungan PR Value dari GOLIN Jakarta mengacu pada rumus dimana Ad Value dikalikan 3.
Sedangkan untuk Ad Value sendiri mengacu pada rumus dari jumlah sirkulasi media yang dilihat dari web analytics, HypeStat dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Jika circulation, < 500 = Tier 3 = Ad Value Rp5.000.000
b. Jika circulation, 500<=10.000 = Tier 2 = Ad Value Rp10.000.000 c. Jika circulation, >10.000 = Tier 1 = Ad Value Rp15.000.000
19
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 1 Contoh Media Monitoring Isu HMID
Pada kegiatan media monitoring untuk Clubhouse, penulis melengkapi informasi seperti summary singkat mengenai pemberitaan yang ditemukan, kemudian mencari similar news yang berkaitan, nama media, nama jurnalis atau editor, dan juga tanggal diberitakannya artikel tersebut. Pada media monitoring Clubhouse, penulis melakukan report dengan menggunakan Bahasa Inggris.
20
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 2 Contoh Daily Media Monitoring Clubhouse
3.3.2. Media Coverage
Pada kegiatan praktik magang ini, penulis juga turut melakukan kegiatan media coverage. Khairina (2021) memaparkan bahwa keberadaan media coverage berperan penting dalam mempertahankan reputasi merek. Media coverage sendiri merupakan konten yang menyebut, menampilkan, atau mendiskusikan sebuah brand. Hasil media coverage dapat menilai bagaimana brand awareness di kalangan masyarakat.
Kegiatan media coverage yang dilakukan penulis juga mengacu pada press release yang dikeluarkan oleh klien. Selama bulan Agustus, penulis
21
melakukan media monitoring dari rilis Hyundai mengenai pemasok oksigen dan Product Launching Hyundai STARIA Setelah itu penulis juga melakukan media monitoring pada Clubhouse mengenai perkembangan teknologi, industry, dan juga direct mention terhadap Clubhouse. Selain itu penulis juga melakukan monitor terkait Clubhouse Spatial Audio.
Pada bulan September, penulis melakukan kegiatan yang sama namun dengan adanya beberapa tambahan rilis. Tambahan rilis yang penulis monitor adalah seperti Robot SPOT Hyundai, Hyundai Service Point Surabaya, STARIA Launched di Surabaya, Hyundai City Store di Pondok Indah Mall, Brand Campaign Hyundai ‘Meaningful Innovation’, kolaborasi Hyundai dan LG Energy Solution, Hyundai Service Point di Summarecon Bekasi dan coverage mengenai kegiatan media drive dari Hyundai STARIA. Selain itu, untuk Clubhouse, penulis melakukan monitoring tambahan terkait Clubhouse
‘Newest Feature’ dan juga peluncuran fitur ‘Wave’.
Pada bulan Oktober, penulis melakukan media coverage untuk klien Hyundai terkait rilis peluncuran Dealer di Sulawesi, kolaborasi antara Hyundai dan LG terkait Pabrik Mobil Listrik di Karawang, peluncuran sketsa desain untuk Hyundai CRETA, peluncuran dealer di Tajur, pelatihan mitra lokal bernama ‘R&D Training, pemberitaan digunakannya Hyundai Genesis 80 untuk KTT Bali, Spyshot dari Hyundai CRETA, dan juga melakukan monitoring terkait direct competitor Hyundai yaitu mengenai peluncuran
22
Honda BR-V dan kegiatan media drive dari Mazda. Sedangkan untuk klien Clubhouse, penulis melakukan kegiatan media coverage monitoring terkait peluncuran fitur ‘Clips, Replay, dan Universal Search’, peluncuran fitur
‘Links’, peluncuran fitur ‘Music Mode’, fitur ‘Pinned Links’, kegiatan ‘Virtual Class: Sunflower Class’, dan coverage dari acara ‘Diskusi 24 Jam dalam Memperingati World Mental Health Day di Clubhouse’.
Pada bulan November, penulis melakukan kegiatan media coverage untuk klien Hyundai terkait rilis yang sama, namun terdapat beberapa rilis tambahan yaitu mengenai acara Start Up Challenge: Demoday, Peluncuran Hyundai CRETA pada GIIAS, dan pelaksanaan acara GIIAS 2021 yang memberitakan mengenai Hyundai Indonesia. Sedangkan untuk klien Clubhouse, penulis melakukan kegiatan media coverage monitoring tekait rilis yang sama pula, namun untuk bulan November ini penulis juga turut melakukan monitoring rilis tambahan seperti peluncuran opsi Bahasa Indonesia pada aplikasi, peluncuran fitur Replays, dan juga coverage dari kegiatan press conference Clubhouse mengenai “Satu Tahun Perjalanan Clubhouse di Indonesia”.
Kegiatan media coverage ini dilakukan setiap hari untuk melihat perkembangan coverage dari rilis yang dikeluarkan oleh masing-masing klien.
Kegiatan media coverage untuk Hyundai Indonesia dan Clubhouse juga memiliki format yang berbeda. Pada kegiatan media coverage Hyundai
23
Indonesia, penulis melengkapi informasi seperti nama media, headline pemberitaan dalam Bahasa Indonesia dan diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris, jenis tier media, melampirkan link untuk pemberitaan, menghitung Ad Value dan juga PR Value dalam format rupiah (IDR) dan juga dollar (USD).
Kegiatan media coverage Hyundai Indonesia juga dilakukan dengan melihat pemberitaan dari sumber media online, media cetak, dan juga media sosial untuk beberapa rilis terkait. Pada beberapa rilis dari Hyundai terkadang juga turut disebarkan ke media-media internasional, maka penulis juga bertugas untuk mengumpulkan coverage dari media internasional tersebut.
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 3 Contoh Media Coverage Report HMID
24
Selain itu, untuk klien Clubhouse, penulis melengkapi informasi seperti nama media, headline pemberitaan yang diterjemahkan ke Bahasa Inggris, dan dilengkapi link pemberitaan dari media online yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris. Media coverage Clubhouse tidak memerlukan perhitungan PR Value dan Ad Value, sehingga hanya memerlukan berapa jumlah coverage dari press release yang telah disebarkan. Clubhouse juga memerlukan media coverage dari media sosial yaitu Twitter di setiap press release yang telah dikeluarkan. Hal tersebut berbeda dengan Hyundai Indonesia, dimana memerlukan coverage media sosial pada beberapa press release tertentu saja dan juga dari beberapa jenis media sosial sekaligus, seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan YouTube.
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 4 Contoh Media Coverage Report Clubhouse
25 3.3.3. Melengkpi Media Database
Selama kegiatan praktik kegiatan magang, penulis juga berkesempatan untuk melengkapi media database khususnya untuk klien Hyundai Indonesia dan Clubhouse. Kegiatan melengkapi media database dilakukan pada waktu tertentu apabila diperlukan. Biasanya penulis melakukan kegiatan ini dari adanya arahan associate, dimana ketika diperlukannya alamat atau tanggal lahir dari jurnalis terkait. Hal tersebut dilakukan untuk membangun hubungan yang baik dengan jurnalis terkait. Dikarenakan Hyundai merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di industri otomotif, maka penulis juga melengkapi media database dengan mencari jurnalis dengan ranah sejenis.
Hal tersebut juga sama dilakukan pada klien Clubhouse. Dikarenakan Clubhouse merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di industri media sosial, maka penulis melengkapi media database yang mengarah pada jurnalis yang memiliki ranah Lifestyle, ataupun teknologi. Selain data jurnalis, penulis juga ditugaskan untuk melengkapi data informasi redaksi media, baik nasional maupun lokal. Hal tersebut dilakukan karena terkadang, klien melakukan kegiatan yang membutuhkan coverage dari beberapa media lokal, sehingga juga mempermudah karena telah dilengkapi jauh-jauh hari.
3.3.4. Membuat Media List
Setelah melengkapi media database, penulis juga melakukan kegiatan untuk mencari media list untuk dihubungi saat acara klien GOLIN Jakarta.
26
Penulis bertugas untuk mencari list media yang cocok dengan coverage acara yang akan dilakukan oleh klien, yaitu Hyundai Indonesia dan Clubhouse.
Dikarenakan telah memiliki media database sebelumnya, maka penulis hanya perlu mencari data jurnalis dari media database tersebut. Terkadang terdapat pula beberapa informasi jurnalis yang belum lengkap. Apabila hal tersebut terjadi, penulis mencari informasi tersebut melalui platform Telum Media.
Telum Media merupakan sebuah platform kolaborasi media yang menyediakan database rekan media khususnya di kawasan Asia Pasifik.
3.3.5. Follow-up Media
Pada praktik kerja magang yang dilakukan, penulis juga menghubungi rekan media untuk acara yang dilaksanakan oleh klien GOLIN Jakarta yaitu pada kesempatan kali ini penulis bertanggung jawab pada Hyundai Indonesia dan Clubhouse. Penulis menghubungi rekan media dan juga Key Leaders Opinion (KOL) untuk menghadiri acara Hyundai. Kegiatan ini penulis lakukan ketika Hyundai mengadakan kegiatan Media Test Drive STARIA, kegiatan peluncuran robot Hyundai ‘SPOT’, dan juga peluncuran EV Exhibition. Pada acara Media Test Drive STARIA penulis berkesempatan menghubungi 2 KOL untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka, pada acara peluncuran robot Hyundai ‘SPOT’ penulis menghubungi 3 jurnalis terkait, dan pada acara EV Exhibition penulis menghubungi 5 jurnalis. Selain itu, penulis juga berkesempatan untuk menghubungi kurang lebih 10 jurnalis untuk
27
mengundang mereka dalam peluncuran Hyundai CRETA pada acara GIIAS 2021.
Pada klien Clubhouse, penulis melakukan hal yang sama yaitu menghubungi jurnalis untuk mengkonfirmasi kehadiran dan undangan media yang telah dikirimkan. Penulis berkesempatan untuk mendapatkan pengalaman ini pada acara Clubhouse dalam memperingati World Mental Health Day, dimana Clubhouse mengadakan kegiatan obrolan selama 24 jam di aplikasinya dengan mendatangkan berbagai narasumber dari berbagai jenis negara dan melibatkan pengguna aplikasinya di seluruh dunia. Penulis bertugas untuk mengkonfirmasi dan menghubungi sekitar 5 jurnalis untuk menghadiri acara ini. Penulis juga melakukan follow-up untuk kegiatan press conference dari Clubhouse, dimana penulis menghubungi kurang lebih 10 jurnalis untuk mengkonfirmasi kehadirannya di acara ini. Penulis juga berkesempatan untuk menghubungi rekan media dan melakukan konfirmasi kehadiran mereka dalam acara konferensi pers untuk memperingati satu tahun Clubhouse di Indonesia dan dunia yang juga merupakan salah satu konferensi pers pertama yang langsung diadakan pada aplikasi Clubhouse. Selain itu, penulis juga turut melakukan follow-up kepada 27 jurnalis untuk mengkonfirmasi kehadirannya dalam konferensi pers mengenai perjalanan satu tahun Clubhouse di Indonesia.
3.3.6. Kegiatan Public Relations Selama Event
Selama kegiatan praktik magang di GOLIN Jakarta, penulis
28
berkesempatan untuk merasakan peran dari public relations ketika berjalannya sebuah acara tertentu. Pada klien Hyundai Indonesia, penulis ikut terlibat dalam kegiatan seperti Media Drive Hyundai STARIA, peluncuran robot Hyundai
‘SPOT’, dan juga EV Exhibition. Kegiatan tersebut dilaksanakan secara offline, namun penulis melakukan kegiatan praktik secara Work from Home atau remote. Sehingga, peran penulis adalah sebagai narahubung antara jurnalis atau KOL dengan tim associate yang hadir secara offline pada acara terkait. Selain itu, penulis juga berperan untuk melakukan report after event dimana melakukan media coverage monitoring terkait acara Media Test Drive STARIA dan juga peluncuran robot Hyundai ‘SPOT’. Penulis juga turut dipercayai sebagai narahubung dan antara jurnalis dengan tim associate pada peluncuran Hyundai CRETA pada acara GIIAS 2021.
Selain itu, penulis juga terlibat dalam acara yang dilaksanakan Clubhouse dalam memperingati World Mental Health Day. Kegiatan ini dilakukan secara online pada aplikasi Clubhouse. Peran penulis adalah menjadi narahubung dari jurnalis yang telah dihubungi (follow-up) sebelumnya, dan juga melakukan report after event berupa dokumentasi singkat selama acara berlangsung, merangkum sesi tanya jawab selama acara, dan juga melakukan media coverage monitoring terkait acara.
Penulis turut menjadi narahubung dan melakukan report after event terkait acara konferensi pers pertama yang diadakan langsung di aplikasi Clubhouse untuk memperingati satu tahun Clubhouse di Indonesia dan dunia.
29
Pada konferensi pers kedua yaitu untuk memperingati perjalanan satu tahun Clubhouse di Indonesia, penulis juga turut berpartisipasi untuk menjadi narahubung, melakukan report after event dan juga memberikan reminder kepada jurnalis sebelum acara dimulai.
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 5 Contoh Report After Event Clubhouse
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 6 Contoh QnA Report After Event Clubhouse
30 3.3.7. Monthly Compilation
Setelah beberapa kegiatan yang dilakukan oleh penulis setiap harinya, penulis juga bertanggung jawab untuk melakukan monthly compilation khususnya untuk klien Hyundai Indonesia. Pada tugas ini, penulis merangkum media coverage terkait Hyundai selama 1 bulan. Kegiatan ini dibagi dalam 6 jenis yaitu initiative, non-initiative, coverage YouTube, coverage Instagram, coverage Twitter, dan juga Facebook. Pada initiative, penulis merangkum media coverage yang didapatkan dari adanya press release dari Hyundai sendiri. Pada non-initiative, penulis merangkum pemberitaan mengenai Hyundai di luar isu yang disebarkan melalui press release. Lalu, penulis juga mencari media coverage dari media YouTube, Twitter, Facebook, dan Instagram terkait Hyundai Indonesia. Hal tersebut dilakukan setiap bulannya dan akan dilaporkan dengan skema dua kali pelaporan yaitu tanggal 30 atau 31 akhir bulan terkait dan keesokan harinya yaitu tanggal 1 untuk meminimalisir adanya pemberitaan yang belum dirangkum.
31
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 7 Monthly Compilation HMID (Intiative)
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 8 Monthly Compilation HMID (Non-Initiative)
32
(Sumber Penulis, 2021)
Gambar 3. 9 Monthly Compilation HMID (Media Sosial)
3.4. Kendala yang Dihadapi
Selama proses kerja magang, penulis beradaptasi dengan lingkungan kerja work from home. Kondisi ini mengakibatkan informasi yang diberikan terkadang kurang jelas karena kebanyakan melalui obrolan chat. Penulis juga merasa kurang adanya sosialisasi lebih untuk membangun hubungan kerja karena lingkup kerja yang dilaksanakan secara virtual. Pekerjaan dari rumah atau work from home ini juga bergantung dengan keberadaan internet sebagai penyokong komunikasi utama dalam praktik kerja magang. Selain itu, pada awal kegiatan magang dilaksanakan, penulis kesulitan beradaptasi terlebih dalam menghitung PR Value dari masing-masing coverage yang di dapatkan, baik media sosial ataupun media pemberitaan online dan cetak. Hal ini dikarenan belum pernah adanya pembekalan mengenai hal ini dalam masa perkuliahan.
3.5. Solusi atas Kendala
Penulis melakukan beberapa kegiatan untuk meminimalisir kendala yaitu seperti bertanya dan meminta kesempatan untuk berdiskusi atas permasalahan kerja melalui Zoom ataupun Google Meet, kemudian meminimalisir
33
kecanggungan komunikasi dengan menggunakan bahasa yang santai namun juga sopan. Lalu, untuk meminimalisir kesulitan karena banyaknya pekerjaan sekaligus, penulis menentukan skala prioritas dari masing-masing pekerjaan dan deadline. Sehingga, penulis dapat memilah pekerjaan mana yang membutuhkan penanganan yang cepat dan mana yang dapat dikesampingkan terlebih dahulu. Penulis juga terus beradaptasi, aktif bertanya dan belajar mengenai hal baru, seperti perhitungan PR Value yang sebelumnya belum pernah dipelajari di masa perkuliahan.
